De traditie zetten we voort, maar misschien was het beter geweest om de vooruitblik naar het nieuwe jaar anders te noemen: wat nemen we mee uit 2022 naar 2023 en wat brengt 2023 verder nog? Helaas zijn er ook in 2022 thema’s die uitgesteld of vertraagd zijn of onvoldoende tot implementatie gekomen zijn. Bekendste voorbeeld is natuurlijk de inwerkingtreding van de Omgevingswet, maar ook de Wmebv en bijvoorbeeld PLOOI laten op zich wachten.

Toch zijn er ook voor 2023 voldoende interessante ontwikkelingen om op te pakken, naast de overige vertraagde ontwikkelingen. In ieder geval ligt de focus in 2023 voor Telengy ook op de volgende thema’s:

• Voorbereiding Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein
• De loketfunctie voor niet-zelfredzame burgers
• Verder aan de slag met de Woo
• Digitale grondrechten en ethiek
• Waarde met datagedreven werken

Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. De eerste stap is dat gemeenten vanaf december 2022 informatie over producten en diensten moeten ontsluiten via YourEurope.eu. Gemeenten kunnen nu al aan de slag met deze informatie via een centrale voorziening.

Centrale voorziening klaar voor gebruik

U hoeft zelf géén oplossing te regelen voor de eerste fase van de verordening (ontsluiten van informatie per december 2022). De VNG heeft een centrale oplossing gerealiseerd waar de gemeente gebruik van kan maken. De gemeente krijgt toegang tot deze SDG-Invoervoorziening met daarin standaardteksten voor gemeentespecifieke informatie in het Nederlands en Engels. ​Gemeenten moeten deze standaardteksten controleren, aanvullen en publiceren. Het gaat om 82 producten, met een gemiddelde bewerkingstijd van 1 uur per product. U moet de informatie vervolgens zelf blijven onderhouden. Daarnaast voeren gemeenten hun specifieke lokale informatie in zoals contactgegevens, openingstijden en leges. Uw gemeente beheert zelf deze specifieke teksten.

Nog geen toegang?

In juni heeft elke gemeente met een bekend contactpersoon toegang gekregen tot de SDG-Invoervoorziening. Nog geen contactpersoon doorgegeven, dat kan via het formulier op de VNG website. Meer uitleg over de Single Digital Gateway, kijk dan ook eens naar:

• Instructiefilm starten met SDG
• Pleio-groep SDG-groep voor gemeenten

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Vele gemeenten digitaliseren en leggen een grotere focus op datagedreven werken, maar de vertaling ervan naar de praktijk blijkt nog erg lastig te zijn. Raadsleden en wethouders vertellen dat gemeenteraden er momenteel nog maar weinig aandacht aan besteden (Raad weten met digitalisering, Rathenau Instituut, 2020).

Datagedreven werken is van praktische noodzaak om op alle vlakken binnen het publieke en sociale domein de groeiende hoeveelheid data passend te verwerken. Met deze data kan men doelgericht en adequatere beslissingen nemen, die voor ieder binnen én buiten de organisatie erg relevant kunnen zijn. Denk maar eens aan de effecten die veranderende wetgeving kunnen brengen aan gemeentes en burgers of het uitwisselen van informatie binnen het publieke en sociaal domein.

Omgevingswet

Een goed voorbeeld is de Omgevingswet die op 1 januari 2022 in werking treedt. Deze wet voegt 26 wetten samen op het gebied van de fysieke leefomgeving over bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur. Om deze reden vraagt de Omgevingswet om een goede inrichting en structurering van data, wat van noodzaak is bij het maken van accurate beleidsvoornemens. Assertief en hands-on naar de voorspelde effecten binnen je organisatie kijken en daarop een preventieve aanpak toe te passen is helemaal van deze tijd. Dit in tegenstelling tot een reactieve aanpak, die nu vooral wordt toegepast door overheden.

Wmo

Datagedreven werken is iets waar voorheen nog weinig gebruik van gemaakt werd, maar waar onderschat wordt wat voor positieve effecten het kan brengen voor organisaties en de samenleving in zijn geheel. Bijvoorbeeld in de Wmo, waar men verwacht dat met de toenemende vergrijzing ook veel toenemende kosten zullen komen. Door deze vergrijzing per wijk te analyseren kan een gemeente een wijkgericht beleidsplan maken (zoals collectieve voorzieningen en zorg, woningaanpassingen). Werken met data en de juiste implementatie daarvan geeft je organisatie de mogelijkheid beter beleid te maken, betere voorspellingen te maken van (drastische) aanpassingen en geven je een beter overzicht van de huidige stand van zaken. Echter, bij de implementatie van datagedreven werk komt nog iets kijken… De juiste implementatie van data ethiek.

Data ethiek en overheden

In onze maatschappij verwerken we veel informatie. De steun op data als middel voor een betere samenleving wordt met de dag belangrijker. Dat betekent ook dat het gebruik van beschikbare informatie kritisch moet worden bekeken, zeker als een deel van de informatie bestaat uit persoonsgegevens. Overheidsinstanties worden geacht om hun verantwoordelijkheden serieus te nemen en zo transparant en eerlijk mogelijk te zijn. Data ethiek is een belangrijke drijfveer in de juiste omgang met deze data. Het wordt over het algemeen gezien als een lastig te begrijpen concept, veelal omdat het voor iedereen iets anders kan betekenen en het vele invalshoeken omvat. Toch is het belangrijk dat er goed aandacht aan wordt besteed binnen overheden. Ethiek omvat een stroming binnen de filosofie en houdt zich vooral bezig met de vraag: “hoe moet men zich verantwoord gedragen?”. Data ehiek op zichzelf, is een specifieke sub-sectie binnen de stroming van ethiek:

“Een nieuwe tak binnen de ethiek, die morele problemen bestudeert en evalueert met betrekking tot data (inclusief de generatie, registratie, curatie, verwerking, verspreiding, deling en het gebruik ervan), algoritmen (inclusief kunstmatige intelligentie (AI), kunstmatige middelen, machine learning en robots) en overeenkomstige praktijken (zoals verantwoord programmeren, hacken en professionele coderingen), om moreel goede oplossingen te formuleren en te ondersteunen (door bijvoorbeeld juist gedrag of juiste morele waarden).” (Floridi and Taddeo 2016, 1)

Echter, dit concept specificeert vooral de technologische aspecten van data ethiek. Daarnaast kent het de volgende uitdagingen:

• Hoe wordt de data verantwoord gebruikt (op een juiste manier gegevens verzamelen, analyseren en verspreiden).
• Hoe het de privacy van mensen kan beschermen (Saltz en Dewar, 2019).

De Europese verordening AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) bevat duidelijke richtlijnen over wat er wel én niet geaccepteerd wordt, maar waarom wordt er dan binnen de overheidsinstanties nog steeds te weinig aandacht besteed aan digitalisering, data ethiek en de implementatie van beiden?

Data ethiek bij gemeenten

Gemeenten hebben ambities en plannen met datagedreven werken, het verantwoord implementeren is nog regelmatig een uitdaging. Regelmatig komt het daarbij voor dat de bredere impact op de leefwereld van de inwoners te weinig aandacht krijgt, misschien zelfs meer dan gemeenten op het eerst oog denken.

De Utrecht Data School (UDS) heeft onderzoek gedaan naar de implementatie van dataprojecten bij verschillende gemeenten in Nederland en heeft een ethisch impact assessment uitgevoerd met behulp van de Ethische Data Assistent (DEDA). Dit, zodat er steun is voor het stimuleren van data ethiek vanuit de politiek en de actiepunten die opgesteld worden, correct worden opgevolgd (Op weg naar een datagedreven gemeente, 2021). De VNG heeft enkele dataprojecten onderzocht en belangrijke randvoorwaarden opgesteld voor het implementeren van dataprojecten. In mijn opinie zijn doelbinding, verantwoording en integraal werken de voorwaarden die de meeste aandacht nodig hebben, omdat deze mogelijke aanknopingspunten geven waar college en gemeenteraad op kan inspelen.

Doelbinding

Onder doelbinding wordt verstaan dat een dataproject een heldere koppeling maakt met een concreet doel. Het is cruciaal om vooraf een juist beeld te hebben waarom en hoe data ingezet gaat worden binnen organisaties (VNG-rapport, 2021). Ook zou het gemeenten ontbreken aan datageletterdheid, dat wil zeggen te weinig kennis van data, data praktijken en hun potentieel.

Verantwoording

Onder verantwoording wordt de noodzaak verstaan tot het kunnen uitleggen waarom er voor een specifiek project is gekozen. Juridische, maatschappelijke maar ook ethische verantwoording is erg belangrijk. Ethiek omvat meer dan alleen het anonimiseren van data, het omvat ook de nood voor ethische reflectie op de processen in je project. Hier zouden goede ethische kaders van pas komen, zoals het A&O-rapport aankaart (Arets et al, 2019) en zouden ambtenaren zichzelf daar meer om moeten bekommeren. De meeste raadsleden zijn al tevreden met een belofte dat men voldoet aan de eisen van de AVG en dat de data zoveel mogelijk geanonimiseerd worden (Raad weten met digitalisering, Rathenau Insituut, 2020), maar daarmee ontbreekt er een juiste reflectie op gebied van ethiek. Niet te vergeten dat er momenteel amper handelingskaders, afspraken of specifieke overeenkomsten gemaakt zijn over ethiek binnen de gemeente in zijn algeheel.

Integraal werken

Tot slot, is het natuurlijk ook erg handig wanneer verschillende betrokkenen in een dataproject, maar ook binnen de verschillende domeinen van gemeenten, een goede communicatie onderhouden. Dit is integraal werken; waar verschillende domeinen met elkaar in een duidelijke conversatie kunnen gaan over hun project, weten waar hun huidige positie staat en waar ze aan toe zijn in hun toekomstige projectverloop.

Data ethiek kaderstellend?

Momenteel mist  de begrenzing en begeleiding van ethische richtlijnen voor organisaties, wat leidt  tot verschillende denkwijzen over wie bij ethische overwegingen de eindverantwoordelijke is. Ook is er nog maar weinig hulp geboden vanuit de politieke voor het werken met data en data ethiek. Bij gemeenten waar deze interesse al wel is, hebben de betrokken wethouders toevallig affiniteit met datagedreven werken.

Een kader met richtlijnen en handelingen zou een eerste stap kunnen zijn om verantwoorde data ethiek te implementeren binnen overheden. In het eindrapport “Datagedreven sturing bij gemeenten” van de VNG blijkt dat het juist aankaarten van het vraagstuk over data ethiek, een uitmuntend effect heeft op de datagedreven werken. Het is een gebied waar voor veel gemeenten nog veel te leren valt en waar zeker meer aandacht aan besteed moet worden. Het Rathenau Instituut heeft een denkraam ontworpen om raadsleden enig houvast te bieden bij de consequenties van digitalisering:

Dit denkraam geeft overigens geen duidelijke begeleiding en beschrijft geen richtlijnen data ethiek. Van beleidsmedewerkers wordt wel verwacht dat zij de morele dimensie van beleidsdossiers herkennen, de morele problemen analyseren, deze in beeld brengen en morele argumenten onderzoeken en afwegen. Ethische reflectie hoort een vast onderdeel te zijn in beleidsontwikkeling (Ethiek in beleid, Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, 2011). Intuïtie en gevoelens zijn vaak de grootste drijfveren voor het herkennen van ethische vraagstukken en het is dan dus goed om deze te onderzoeken, omdat ze mogelijk op belangrijke waarden en normen terugvallen. Wanneer ethische begrippen worden toegepast in de praktijk, wordt gesproken van toegepaste ethiek en wanneer beleidsmedewerkers zich bezighouden met ethiek spreken wij dus ook van deze term.

Toegepaste ethiek in fasen

Bij wetgeving komen we regelmatig ethische vraagstukken tegen. Een goed voorbeeld is de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, waar de gemeenten verantwoordelijk zijn voor preventie van schulden. Vanuit toegepaste ethiek kun je de vraag stellen of het eigenlijk wel écht wenselijk is voor een gemeente om zich hier preventief in te mengen? En moet je dat eigenlijk wel wíllen?” Het Ethiek Instituut van de Universiteit van Utrecht heeft een stappenplan ontwikkeld dat is gebaseerd op de gedachte dat ethiek als reflectieproces gezien moet worden en betreft een methode waar stap voor stap een denkproces wordt doorlopen (Ethiek in Beleid, Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, 2011). Het stappenplan kan gebruikt worden om de morele dimensie van het beleidsprobleem beter in beeld te brengen en voor de bevordering van het zoeken naar andere beleidsopties binnen de overheden:

Fase 1: is de explicitering van het beleidsprobleem, om een juist beeld te schetsen over de context en gevoelens rondom het probleem zelf. De volgende vragen zijn hier relevant:

• Wat is het probleem en welke maatschappelijke zorg is er?
• Over welke gegevens en feiten beschikken we?
• Wat is de aanleiding van het probleem
• Wie is erbij betrokken?

Fase 2 is de analyse van de morele dimensie van het beleidsprobleem. Hier worden de waarden en principes van de betrokken partijen benadrukt. Als er wordt verwacht dat over de oplossing van het beleidsprobleem verscheidene morele opvattingen zullen ontstaan, dan heb je te maken met een ethisch vraagstuk. Hierna, is het van belang dat er een morele vraag gesteld wordt en gezocht wordt naar een antwoord op de vraag wat in deze situatie juist handelen is; rekening houdende met alle betrokkenen in beeld. Na het inventariseren van alle morele waarden, is het belangrijk om conflicterende waarden (wat dus duidt op een ethisch dilemma) bespreekbaar te maken onder alle partijen. Dit maakt dat je sneller de kern van de zaak kunt herkennen. Er kunnen binnen projecten en beleidsproblemen ook meerdere ethische problemen kunnen spelen.

Fase 3 is de weging van de argumenten en waarden, hier wordt het moreel oordeel gevormd en komt men tot een consensus over welke handelingswijze in de betreffende situatie het meest moreel is. Tot slot komt men aan bij de laatste fase.

Fase 4 is de aanpak van het echte beleidsprobleem:

• Moet het huidige beleid worden aangepast?
• Moeten er nieuwe of aanvullende regels worden opgesteld?

Dit is de fase waar verdere afspraken gemaakt moeten worden over: hoe nu verder. Na het gehele proces, ook wel de ethische reflectie, is het van belang dat deze afspraken worden meegenomen in de voorbereiding van de (politieke) besluitvorming. Instrumenten die dan ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld de DEDA-tool, trainingen en begeleidingstrajecten.

Bronnen

• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• van Rij, H. & Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie. (2011). Ethiek in beleid: Waarden wegen met gevoel en verstand. Rijksoverheid.Nl. https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2011/12/01/ethiek-in-beleid-waarden-wegen-met-gevoel-en-verstand
• VNG, Utrecht Data School (Universiteit Utrecht), van den Berg, D., Schaefer, M. T., Muis, I., de Graaf, L., Banning, R., & Klein, S. (2021, February 1). Op weg naar een datagedreven gemeente: Randvoorwaarden voor verantwoord datagedreven bestuur. VNG.nl. http://mtschaefer.net/entry/op-weg-naar-een-datagedreven-gemeente/

Sinds 1 februari 2021 ben ik werkzaam als Junior Consultant bij Telengy en ik zal mijzelf even aan jullie voorstellen. Ik ben Sabrina de Graaf en op het moment ben ik bezig met mijn master Data Science aan de Universiteit van Tilburg. Ik heb een achtergrond in het internationale bedrijfsleven en heb tussen mijn bachelor in International Business Administration en mijn huidige master een jaartje in Silicon Valley (USA) gewerkt.

Tijdens dat jaar heb ik een grote affiniteit en fascinatie ontwikkeld voor het bedrijfsleven in combinatie met technologie en dan met name op het gebied van data-gedreven werk. “Data is knowledge and knowledge is power” en laat het publieke domein nou over veel data beschikken.

Mijn visie hierin is om binnen de lokale overheden tot een efficiënte manier te komen om data om te zetten in kennis en innovaties. Gezien de huidige maatschappij zich op grote snelheid voortbeweegt, zijn er ook hogere verwachtingen en is er ook meer vraag naar innovatie en ontwikkelingen; ook binnen de overheden. Hier hoop ik samen met Telengy en mijn collega’s op een vernieuwende manier een verschil te gaan maken in de publieke sector.

Van origine ben ik eigenlijk een beetje van alles; half Nederlands en half Tunesisch, maar geboren in de Verenigde Arabische Emiraten. Ik kan durven stellen dat dit een grote rol speelt in de manier waarop ik ruimdenkend en analytisch probeer te kijken naar specifieke vraagstukken. Eigenlijk is niks me te gek, zolang een open communicatie in de grote lijnen de wederzijdse drijfveer is van een samenwerking.

Ontzettend enthousiast ga ik bij Telengy aan de slag. De cohesie binnen het team, de mogelijkheid om mij persoonlijk verder te ontwikkelen binnen het bedrijf en de kans om een duidelijk verschil te maken binnen de huidige maatschappij, zijn belangrijke drijfveren die Telengy de juiste plek voor mij maken.

Het is bijna traditie dat we eind van het jaar vooruitkijken naar de ontwikkelingen voor het komende jaar die op gemeenten en andere overheden afkomen. Een zeker niet uitputtend overzicht laat een stevige agenda zien voor 2021.

NL DIGIbeter

Op landelijk niveau zijn de ontwikkelingen rond dienstverlening en informatievoorziening gebundeld in het actieprogramma NL DIGIbeter met 5 actielijnen.Concreet vertaald streeft NL DIGIbeter de volgende top 5 na:

1. We zorgen dat iedereen mee kan doen in de digitale wereld.
2. We werken aan vernieuwing.
3. We geven je regie over jouw eigen gegevens.
4. We zorgen voor veilig en verstandig datagebruik.
5. We ontwikkelen een veilige digitale identiteit.

Diverse wetten ondersteunen het realiseren van de beoogde doelstellingen NL DIGIbeter. Wetten, die deels al van kracht zijn en deels komende jaren van kracht worden:

Wet hergebruik overheidsinformatie, reeds van kracht

De Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) verplicht gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Meer informatie.

Tijdelijk besluit Digitale Toegankelijkheid, reeds van kracht

De AMvB voorziet in de verplichting om websites en in de toekomst mobiele apps toegankelijk te maken voor mensen met een beperking. Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid is per 1 juli 2018 in werking getreden in Nederland. In het besluit staat dat websites en mobiele apps van overheidsinstanties op de volgende datums aan het besluit moeten voldoen:

• Op 23 september 2019 voor websites die zijn gepubliceerd vanaf 23 september 2018;
• Op 23 september 2020 voor websites die zijn gepubliceerd voor 23 september 2018;
• Op 23 juni 2021 voor mobiele applicaties.
  Meer informatie

Wet digitale overheid, invoering 2021

De wet verankert taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom de voorzieningen voor de generieke digitale infrastructuur (GDI), verplichtingen voor bestuursorganen en aanspraken van burgers en bedrijven. Er wordt gewerkt in tranches; de eerste tranche regelt onder meer de toegang tot digitale dienstverlening van de overheid middels elektronische identificatie/authenticatie, informatieveiligheid en standaarden (eID en hogere mate van betrouwbaarheid dan het huidige DigiD). Meer informatie.

Wet open overheid, invoering onbekend

De kern van de wet is tweeledig. Ten eerste verplicht de wet overheidsorganisaties documenten in elf categorieën actief openbaar te maken. Ten tweede verplicht de Woo gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. De Eerste Kamer heeft de behandeling van het wetsvoorstel voorlopig opgeschort om ruimte te geven voor nader onderzoek naar de impact van de wet voor overheden. Er bestaat brede consensus over het belang van de Open Overheid, maar nog niet over hoe daar invulling aan te geven. Invoering is een meerjarig traject. Meer informatie.

Wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, invoering 2021

Burgers en bedrijven krijgen met dit voorstel meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Meer informatie.

Wijziging van de Bekendmakingswet, invoering per 1 juli 2021

De verwachting is dat op 1 juli 2021 de wijziging van de Bekendmakingswet in werking treedt. Deze wetswijziging heeft als doelstelling om burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Meer informatie.

Modernisering Archiefwet, wetgevingsjaar waarschijnlijk 2022

Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. Belangrijkste maatregelen:

1. De wet gebruikt modernere taal en toelichtingen, zodat de wet beter te begrijpen is.
2. Overheidsinformatie die we voor altijd willen bewaren, wordt eerder naar een openbaar archief gebracht. Na 10 jaar in plaats van 20 jaar.
3. In een openbaar archief zijn documenten in principe toegankelijk voor iedereen.
4. De wet verplicht overheden een archivaris aan te stellen met kennis van zaken, maar schrijft niet langer een specifiek diploma voor.

Meer informatie

Single Digital Gateway, naar verwachting 2025

De Single Digital Gateway (Europese verordening) heeft impact op de huidige dienstverlening van gemeenten. De verordening vereist bijvoorbeeld om een deel van de huidige informatie en diensten in een andere taal aan te bieden. Uitgangspunt is dat als een procedure beschikbaar is voor een burger of ondernemer van een lidstaat, deze ook toegankelijk moet zijn voor gebruikers uit andere lidstaten. Deze informatie moet vervolgens worden aangeleverd aan het Europese portaal. Meer informatie.

En natuurlijk de inwerkingtreding Omgevingswet per 1-1-2022

Komend jaar staat er veel op de rol voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Een goede planning voor implementatie helpt daarbij. Alle organisaties die bij de invoering van de Omgevingswet betrokken zijn, hebben samen een roadmap opgesteld: Route 2022.

En niet te vergeten…

• Digitale Agenda gemeenten 2024
• Common Ground
• Stelsel van basisregistraties
• BAG 2.0
• Wkpb
• Samenhangende ObjectenRegistratie (SOR)
• Wet vereenvoudiging beslagvrije voet (Wvbvv)
• Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)
• Wet maatschappelijke ondersteuning
• Beschermd wonen

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Bij een gemeente in het oosten des lands waren als gevolg van een recente reorganisatie, met direct daaraan gekoppelde afname van de bezetting, flinke achterstanden ontstaan bij de backoffice van het sociaal domein. Die afname van de bezetting hoorde bij de keuze om het berichtenverkeer en de financiële afhandeling van declaraties uit te besteden aan een externe partij. Een beoogde besparing, dus.

Door het vertrek van ervaren medewerkers en door oplopende achterstanden nam de druk op de achterblijvers toe. Er was veel onduidelijkheid binnen de processen, ook in de afstemming tussen consulenten en backoffice-medewerkers. En de systemen en koppelingen lieten te wensen over.

De gemeente vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt om als projectleider te helpen ‘rust in de tent’ te brengen door processen voor backoffice, Wmo en Jeugd te stroomlijnen, half afgemaakte koppelingen te realiseren en de systemen zo in te richten dat deze het proces goed ondersteunen. En dat er goede managementinformatie beschikbaar komt.
Dat klonk als een heel mooie opdracht, want dit kun je niet alleen. Samenwerken, met elkaar de schouders er onder, energie krijgen, stap voor stap de uitdagingen aangaan en verbeteren. Leuk!

Analyseren en plannen maken

Allereerst heeft Philippe door gesprekken, bestuderen van documenten en meekijken, in kaart gebracht waar de knelpunten en verbeterkansen liggen. En die beelden met de teams besproken. En we bespraken met elkaar hoe we dit op kunnen lossen. Die informatie is aan de stuurgroep gepresenteerd, inclusief een verbeterplan. Na hun akkoord zijn we aan de slag gegaan.

Achterstanden wegwerken

Gelukkig was er ruimte om extra handen in te huren. De backoffice heeft eerst flink aangepakt om de achterstanden weg te werken. Er waren veel uitgevallen 301-berichten in het verkeer tussen de frontapplicatie (Mens Centraal van Lost Lemon), in gebruik door de Wmo- en Jeugdconsulenten, en het systeem van de leverancier die de financiële afhandeling verzorgt (Zorg Portaal van ZorgLokaal). De uitval is ontstaan doordat de Producten Diensten-catalogi (PDC) van die systemen onvoldoende met elkaar overeen kwamen en omdat de koppeling tussen de systemen niet goed functioneerde. Nadat de achterstanden waren weggewerkt kwam er binnen de backoffice wat ruimte om de processen aan te pakken.

Processen herontwerpen

We hebben met elkaar processen herontworpen en ingericht: behandelproces (de hoofdzaak), aanvraagprocessen, facturatieproces, beëindigingsproces, proces wijziging AGB-code, 315-proces et cetera. Ook het beheerproces van de PDC’s is vastgelegd, zodat die voortaan actueel en synchroon blijven.

Koppelen met het regiesysteem

Ook hebben we verschillende koppelingen met Mens Centraal vlot getrokken: de koppeling tussen Mens Centraal en ZorgPortaal, de koppeling met de GBA/GBA-V. De koppelingen tussen Mens Centraal enerzijds en JOIN en Smart Documents anderzijds staan voor september in de agenda.

Systemen aanpassen

Door de functionaliteit van Mens Centraal beter te benutten kunnen consulenten en backofficemedewerkers hun werk beter doen. Er zijn verschillende checks in de processen ingebouwd, waardoor verantwoording eenvoudiger is (functiescheiding, 4-ogen-principe, checkboxes etc.). En het is mogelijk, door ook het berichtenverkeer voor wonen, rollen en vervoer in te zetten, over enige tijd de Suite voor Sociaal Domein voor Wmo uit te faseren. Dat reduceert de complexiteit.

Mensen meenemen

Er zijn trainingen gegeven om de applicaties beter te kunnen gebruiken. Ook de procesmatige inrichting is telkens voor livegang toegelicht en uitgelegd. Dit, in combinatie met de grote betrokkenheid van Wmo-, Jeugd- en backofficemedewerkers bij het ontwerp en de inrichting, gaf een groot draagvlak voor de implementatie. Daardoor worden de systemen nu goed gebruikt. Er is een duidelijk positievere sfeer merkbaar nu de processen goed lopen en er meer ‘rust in de tent’ is.

Managementinformatie

Door het systeem op basis van processen in te richten en rekening te houden met de behoefte aan rapportage- en stuurinformatie, is het ook goed mogelijk om managementrapportages te maken. De behoefte aan informatie is geïnventariseerd, beschreven en momenteel worden de rapportages door Lost Lemon gebouwd.

Doelen behaald

Inmiddels zijn de belangrijkste doelstellingen van het project behaald. En dat in een periode waarin de zorg regionaal opnieuw werd aanbesteed, wat heel veel werk voor backoffice, consulenten en functioneel beheer opleverde. En een periode waarin de continuïteit van financiering in verband met COVID-19 moest worden geborgd en waarin veel vanuit huis werd gewerkt…
De stuurgroep is tevreden over de resultaten. Er is nog een beetje nawerk, waarbij opvalt dat het soms heel erg lang duurt voordat van leveranciers offertes worden ontvangen en voordat de uitvoering van werkzaamheden door hen wordt ingepland. Maar we maken het wel af.

Afrondend

Binnenkort wordt het project opgeleverd. Het was heel erg leuk om dit resultaat met elkaar neer te zetten. Mooi om te zien hoe het nu op de rails is en dat men met vertrouwen en positieve instelling verder kan. Daar word ik blij van!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

De meest voorkomende foutmeldingen op het gebied van pdf toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden. 

Op 1 juli 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid ingegaan. Deze verplicht overheidsinstellingen al hun digitale kanalen toegankelijk te maken, zodat ook mensen met een beperking hier gebruik van kunnen maken. 

Niet alleen de websites en applicaties zelf moeten toegankelijk zijn, maar ook alle content die erop gepubliceerd wordt. Het meeste voorkomende document dat we op onze websites publiceren is een pdf-bestand. Een pdf is een universeel bestandsformaat waarmee de opmaak van een document behouden blijft, zodat het uit elke printer er hetzelfde uitziet. Het is niet gemaakt om online te publiceren en aan te passen. Dit maakt dat pdf’s moeilijk achteraf toegankelijk te maken zijn.  

Voordat je begint met het toegankelijk maken van de pdf, is het van belang dat de instellingen in Adobe Pro goed staan. Download de handleiding Digitale Toegankelijkheid Instellingen om Adobe Pro in te stellen! 

Vooraf controleren

Ons advies is om alleen documenten van enkele pagina’s achteraf toegankelijk te maken. Voor langere documenten neemt dit erg veel tijd op beslag. In dat geval is het handiger om dit document terug te leggen bij de opsteller en vanuit het bronbestand de toegankelijkheid te waarborgen. Ook is het aan te raden om zoveel mogelijk documenten op te stellen door middel van sjablonen die al toegankelijk zijn. Dit scheelt veel correctiewerk achteraf.  

Het uiteindelijke uitgangspunt is dat de documenten alleen gecontroleerd worden. Voldoet het document niet? Dan wordt het niet gepubliceerd. Dit geldt dan ook voor korte documenten. Dit is echter een bewustwordings- en veranderingsproces voor de hele organisatie, en naar deze wenselijke situatie moet toegewerkt worden. 

Met de toegankelijkheidscontrole wordt een pdf gecontroleerd op de meeste kenmerken van toegankelijke pdf’s. Je kunt kiezen naar welke toegankelijkheidsproblemen wordt gezocht, en hoe de resultaten worden weergegeven. In hoofdstuk 5 van de handleiding lees je hoe dit toe te passen. 

Achteraf corrigeren

Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn, is bijzonder complex. Wij bieden een tweede handleiding en een bewustwordingstraining aan en laten zien wat de meest voorkomende foutmeldingen zijn op het gebied van toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden. Daarnaast geven wij meer informatie over de foutmeldingen die in deze handleiding voorkomen of het corrigeren van foutmeldingen die niet in deze handleiding worden voorkomen. 

Interesse

Mocht u vragen hebben of interesse hebben in het tweede deel van de handleiding, vul dan onderstaand formulier in. Kim Lenders, Anouk Kersten of Roel Ottens neemt dan contact met u op.

Veel succes! 

Telengy en de woningcorporatie Stadlander werken inmiddels een jaar samen. Uit deze samenwerking is een gegevenskoppeling met de gemeente voortgekomen, een belangrijk middel om woonfraude te kunnen bestrijden. U heeft er ook over gelezen in dit artikel van adviseur Eric Leroi van vorig jaar.

Na een jaar is het voor beide partijen een passend moment om terug te blikken en te zien wat de gegevenskoppeling heeft opgeleverd. Hiervoor spreken we met twee collega’s die zich in hun dagelijks werk bezighouden met woonfraude en hoe de samenwerking hun werk beïnvloedt; Esther en Kees. Zij geven een unieke inkijk achter gesloten deuren bij de woonfraude-afdeling van de woningcorporatie.

Lees het volledige artikel via de PDF: Woonfraude gegevenskoppeling interview – Stadlander en Telengy.

Op 23 september 2020

• moeten ALLE websites van gemeenten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria;
• moeten op ALLE websites van gemeenten toegankelijkheidsverklaringen zijn gepubliceerd.

Hoe zat het ook alweer?

• 1 juli 2018: Tijdelijk besluit digitale overheid.
• Medio 2020: Wet digitale overheid.
• Overheidsinstanties moeten hun websites en mobiele applicaties (gefaseerd) digitaal toegankelijk maken.

Voor wie doen we dit?

Meer weten?

Telengy-adviseur Kim Lenders werkt aan de Digitale Toegankelijkheid bij meerdere organisaties. Zij heeft daar afgelopen periode al meerdere artikelen over geschreven met handige tips:

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.