“Niets is zo constant als verandering”, zei de Griekse filosoof Heraclitus al zo’n 2500 jaar geleden. De afgelopen jaren is ook voor diverse toepassingen het hanteren van rekenmethoden met vierkante (m2) en/of kubieke meters (m3) nogal eens gewijzigd. Zo is de gebruiksoppervlakte in de BAG destijds voor een deel gevuld met een omrekenformule vanuit m3 uit andere registraties. Voor de WOZ wordt het vanaf 2022 verplicht om woningen getaxeerd te hebben op basis van gebruiksoppervlakten. 

Nú beginnen

Dit betekent dat je als gemeente of belastingsamenwerking vanaf nu nog (maar) twee jaar hebt om de registratie van de gebruiksoppervlakten voor woningen op orde te hebben. In 2021 worden die gegevens dan gebruikt om de WOZ-waarden te bepalen die begin 2022 vastgesteld worden. Daarbij wordt met name bij woningen veel gebruik gemaakt van de modelmatige waardebepaling, waarbij eventuele  afwijkingen wel gesignaleerd zullen worden door taxatiesystemen. Desalniettemin is het natuurlijk beter om al eerder waarschijnlijkheidscontroles uit te voeren op de verzamelde en vastgelegde gegevens.  

Slimme oplossingen

In diverse WOZ-journaals van de Waarderingskamer zijn de afgelopen tijd verhalen gepubliceerd van gemeenten die voorop lopen met deze transitie. De gebruiksoppervlakten mogen namelijk al eerder toegepast worden bij de taxaties. Hierbij wordt de inzet van innovatieve methoden genoemd, ondersteund door intelligente software. De vraag is dan natuurlijk of alle gemeenten die innovaties goed kunnen inzetten. Diverse factoren spelen dan een rol zoals de mate van beschikbaarheid van digitale bouwtekeningen, maar ook de aanwezige nauwkeurigheid van de BAG, en überhaupt het profiel van de bebouwing in de gemeente. Samenwerking met woningcorporaties wordt ook toegejuicht omdat die ook gebruiksoppervlakten gaan registreren. 

Feit is dat er dan toch nog veel handmatig werk bij kan komen. Een veelzeggend citaat van een gemeente in een van de WOZ-journaals:

“We waren ons ervan bewust dat een deel van het woningbestand vanuit de bouwdossiers, volgens de NEN2580, nagerekend moest worden.”

Bij veel gemeenten is een groot deel van de bouwdossiers nog steeds analoog. Je zou zeggen: beste afdelingen WOZ en DIV, sla de handen ineen en kies een slimme oplossing die beide vraagstukken oplost.  

BouwInformatieModel

Je vraagt je wel eens af waarom we toch niet sneller gaan met de inzet van innovaties die de digitalisering kunnen versnellen. Er zijn al jaren technologieën en concepten die elkaar versterken en ons al lang verder hadden kunnen helpen. Ik noem slechts drie voorbeelden: inwinning met LIDAR, toepassing van sensoren (Internet of Things) in Smart Cities, en detailgegevens van bouwwerken in BIM (BouwInformatieModellen), die al toegepast worden door architecten en projectontwikkelaars.  

Vooral de laatste ontwikkeling is van belang in het kader van de spreekwoordelijke kraan en dweil: alle nieuwe bouwwerken zouden volgens mij met een BIM opgeleverd moeten worden. Maar tot die tijd is het vergaren van benodigde gegevens zoals over de gebruiksoppervlakte monnikenwerk. Naast de genoemde innovatieve software kan i-Spiegel 3.0 wellicht als controle- hulpmiddel ingezet worden om het edele handwerk te verlichten. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een gemeente van zo’n 60.000 inwoners vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt een jaar geleden om als projectleider de implementatie van een nieuw systeem in het Sociaal Domein te begeleiden. Dat betrof zowel de frontofficeprocessen, uitgevoerd door het Sociaal Team (ST) en het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG), als die van de backoffice. Er werden op dat moment systemen van twee verschillende leveranciers gebruikt. 

De behoefte aan een nieuw systeem was enerzijds ingegeven door ontevredenheid over de huidige systemen. Dat had allereerst te maken met het ontbreken van integratie: in twee systemen werken leidde tot veel dubbele handelingen en grotere foutkans. Daarnaast kwam de ontevredenheid voort uit de manier waarop het frontofficesysteem de processen van het ST en het CJG ondersteunde. Tot slot, en dat was een niet onbelangrijke aanleiding, had de gemeente besloten met vier andere gemeenten voor de uitvoering van de backofficeprocessen te gaan samenwerken. Eénzelfde systeem werd daarvoor als randvoorwaardelijk beschouwd. 

Procesoptimalisatie en samenwerking als ambitie

De ambitie was om niet alleen een nieuw systeem te implementeren, maar om dat op zo’n manier te doen dat daarmee de processen maximaal ondersteund worden zodat de klant beter bediend wordt. Ook zou er dan beter samengewerkt kunnen worden en processen efficiënter worden uitgevoerd. Dat is best een uitdaging, want het raakt niet alleen de inrichting maar ook de manier van werken van medewerkers en de wijze waarop deze met de klanten communiceren. 

Projectactiviteiten

We hebben een projectteam samengesteld met leden vanuit het ST en het CJG, de backoffice en de afdeling informatievoorziening. Met zijn vieren trokken wij de projectkar. Naast het projectteam zijn verschillende werkgroepen actief geweest: werkgroep front-processen, werkgroep backoffice-processen, werkgroep financiële processen, werkgroep stuurinformatie, werkgroep architectuur, techniek & koppelingen en een werkgroep migraties. Naast de leden van het projectteam hebben met name de werkgroepen voor de processen en voor de migraties veel tijd in het project gestoken. 

Binnen de werkgroepen bespraken we hoe medewerkers van het ST, het CJG en de backoffice willen (samen)werken. Samen met de leverancier hebben we ervoor gezorgd dat het systeem daar zo goed mogelijk op aan zou sluiten. Daarnaast hebben we alle brieven herschreven naar begrijpelijke, klantgerichte teksten; een voornemen dat al een paar jaar ‘lag te rijpen’, maar waar nu het momentum voor was. Ook hebben we voorgesorteerd op een adequaat archiefbeheer. 

Aan de andere kant moesten de koppelingen met het Gemeentelijk GegevensKnooppunt (GGK), de GBA en CORV worden gerealiseerd. Ook moest de gegevensuitwisseling met het financiële systeem, het CAK en de SVB worden ingericht. Er is tevens een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en er zijn SaaS- en verwerkersovereenkomsten opgesteld en ondertekend. Kortom: veel activiteiten tegelijkertijd. 

De livegang

Voorafgaand aan de livegang hebben we uitgebreid getest. Dat deden we als projectteam en met key users. Op basis van de testresultaten hebben we kunnen finetunen, maar het heeft er ook toe bijgedragen dat de key users goed in het systeem thuis raakten. 

Vanuit de twee uit te faseren systemen zijn data en bestanden gemigreerd. Dat was een complexe operatie, omdat de inrichtingen van die systemen op andere uitgangspunten gebaseerd waren dan het nieuwe. Daarnaast leverde een van de twee oude leveranciers tot driemaal toe de bestanden onvolledig aan. Hierdoor kostte de migratie niet alleen veel meer tijd dan nodig, maar kostte het ook veel extra tijd van medewerkers omdat zij veel dossierinformatie misten. Hiervan ondervond de gemeente ernstige hinder. 

Om de medewerkers goed voor te bereiden hebben ze allen een training gevolgd, verzorgd door een van de leden van het projectteam. Daarnaast zijn er key users ingezet om als eerste aanspreekpunt te dienen. Binnen het systeem zijn veel toelichtende tekstjes opgenomen die men zo nodig kan raadplegen. Ter aanvulling zijn er instructiefilmpjes gemaakt die medewerkers hebben bekeken en ook later nog kunnen raadplegen. Tenslotte is er in de periode na livegang intensieve begeleiding op de werkvloer geweest en is er een hulplijn ingezet die van 8.00 – 20.00 uur, 6 dagen per week bemensd was. 

Resultaten

De resultaten waren heel positief. Medewerkers waren, en dat maak je niet vaak mee, enthousiast over het nieuwe systeem en er was nauwelijks ‘ruis’. Door uit te leggen waar we nog mee aan de slag zijn, zoals de naweeën van de migratie, was er begrip voor eventuele tijdelijke onvolkomenheden. 

Heel bepalend voor deze positieve resultaten was dat we goed hebben gekeken hoe medewerkers (samen)werken en dit hebben vertaald naar de applicatie. We hebben de processen met elkaar geïnventariseerd en vastgelegd. Het systeem hebben we daarop, samen met de leverancier, ingericht. Die aanpak maakte dat bij het testen en trainen, en later bij livegang, medewerkers snel hun weg in het systeem wisten te vinden. Zij zagen direct hun werkwijze terug in de ingerichte processtappen. 

Ook bepalend voor het succes was de kwaliteit van de leden van het projectteam. De drie mensen uit de organisatie waarmee ik in het projectteam zat waren niet alleen deskundig; ze waren ook positief ingesteld en zetten stappen extra voor een goed resultaat. Dit was heel prettig samenwerken. 

Tot slot we hebben een prima leverancier getroffen, die zowel een goed product heeft als goede mensen. Zij zijn samen met ons voor een goed resultaat gegaan; een mooi voorbeeld van partnership. 

Borgingsfase

Nu zitten we in de fase van borgen: zorgen dat de medewerkers het systeem ook gebruiken waar het voor bedoeld is. Dat doen we onder andere door vragenuurtjes te organiseren, maar ook door lijsten uit het systeem te draaien en met medewerkers te bespreken zodat zij op de juiste manier gaan vastleggen. Daarnaast finetunen we het systeem zodat het nog beter aansluit op het werkproces. Ten slotte zorgen we voor goede stuur- en verantwoordingsinformatie, zodat de teams en het management goed zicht hebben op de prestaties en resultaten. 

Binnenkort ronden we het project af met een grootse borrel met muziek, hapjes en drankjes, waar alle betrokkenen voor zijn uitgenodigd: gebruikers, managers en leden van werkgroepen en projectteam. 

Zo wil ik nog wel een project….! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Op uiterlijk 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Aansluiten is in principe heel eenvoudig. Zorgen dat u ook de vruchten plukt, is echter een ander verhaal. Wij helpen u daar graag bij. In dit artikel leest u wat e-factureren is, hoe het werkt, en waarom u dit eigenlijk gewoon zou moeten willen.  

Wat is E-factureren? 

Elektronisch factureren (e-factureren) is het automatisch uitwisselen van gestandaardiseerde elektronische facturen (e-facturen) tussen het systeem van de leverancier en het systeem van de klant, bijvoorbeeld uw gemeente. Dit heeft als doel om facturen automatisch te verwerken, zonder dat daarbij gegevens overgetypt hoeven te worden. 

Het elektronisch uitwisselen van e-facturen zorgt voor minder (administratieve) fouten, het bespaart tijd en kosten en zorgt voor een snellere verwerking van de facturen. Dat klinkt wel heel aantrekkelijk. Is dat ook zo? 

Hoe werkt het? 

Om e-facturen te kunnen ontvangen, dien je als organisatie aangesloten te zijn op het Simpler Invoicing/ PEPPOL-netwerk via een van de access points. 

Als uw leveranciers zijn aangesloten op Simpler Invoicing/PEPPOL-netwerk, dan kan de e-factuur via deze beveiligde omgeving direct naar uw organisatie (financiële administratie) verstuurd worden. U bent er dan zeker van dat de factuur ook echt van de betreffende afzender afkomstig is. Voorwaarde is dat uw financiële systeem klaar is voor het ontvangen van een e-factuur; daarvoor dient de leverancier van het betreffende softwarepakket te zorgen.   

Welke kansen biedt het u? 

Binnenkomende facturen op papier of via email met een pdf als bijlage, bevatten ongestructureerde data. De papieren facturen moeten veelal eerst als pdf gescand worden alvorens de factuurdata met behulp van scan- en herkensoftware of (deels) handmatig kan worden overgenomen in het systeem van de gemeente. Gemeenten ontvangen veel facturen van relatief veel verschillende leveranciers. Het automatisch en in één keer goed registreren en verwerken van facturen is daarom een lastige zaak, die veel handwerk vraagt. De gemiddelde handelingskosten worden geschat op €40,- per factuur.  

Door gebruik te maken van e-factureren biedt dit uw organisatie een aantal kansen. Dit betekent onder andere dat de rechtmatigheid van betalingen wordt verhoogd, de uitval van onvolledige facturen wordt terug gedrongen, en spookfacturen niet meer binnenkomen.  

Overgangsfase 

Het duurt naar verwachting nog even voordat alle binnenkomende facturen als e-factuur aangeleverd worden. Niet alle leveranciers zijn ermee bekend dat het versturen van een e-factuur eenvoudig ingericht kan worden. De meeste overheidsinstellingen blijven voorlopig dan ook diverse vormen van facturen accepteren: de papieren factuur, een email met een pdf-factuur, een email met een xml-/ubl-factuur, en straks ook de echte e-factuur (via Simpler Invoicing). Aanbieders van software spelen hier op verschillende manieren op in.  

Samen kijken wat past 

Afhankelijk van uw huidige situatie is het meer of minder eenvoudig om snel op de toekomst in te spelen, en voordeel te halen uit de nieuwe mogelijkheden. Kiest u voor de traditionele manier van factuurverwerking, dan zult u nu minder investering hoeven te doen, maar is de efficiencyslag ook kleiner. Zet u in op het elektronisch verwerken van factuurdata, dan zult u nu uw processen mogelijk moeten aanpassen. Het loont dan om energie te steken in het meenemen van uw leveranciers (leveranciers verzoeken/verleiden om zo snel mogelijk e-facturen te sturen in plaats van papier of pdf). De handelingskosten van een e-factuur zijn namelijk vele malen lager dan die van een pdf-factuur. Met deze variant kunt u al snel tijdswinst gaan boeken en kostenbesparing teweeg brengen op de verwerking van facturen. 

Bij het kijken naar wat past voor uw organisatie is het belangrijk om een multidisciplinair team samen te stellen; de afdelingen Financiële Administratie, Inkoop en ICT spelen een rol, maar ook organisatorische aspecten zijn van belang. 

Meer weten? 

De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen kan ook als kans gezien worden om de processen rondom facturering te herzien en een flinke efficiencyslag te maken. Of dat zinvol is voor uw organisatie is erg afhankelijk van de huidige situatie. 

Telengy is er klaar voor! Wij kunnen desgewenst onze facturen als e-factuur aanleveren en helpen u daarmee tijd en kosten te besparen.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl, adviseur bij Telengy. 

Een gemeente in Gelderland, eentje in Zuid-Holland en twee in Friesland hebben de handen ineen geslagen om de digitale dienstverlening aan hun inwoners te verbeteren. Door de bijzondere samenwerking kunnen de vier gemeenten praktijkgerichter werken én kosten besparen.

“Voorheen waren we afhankelijk van de planning van grote leveranciers”, vertelt informatieadviseur en initiatiefnemer van het Open Webconcept Holger Peters van gemeente Buren (Gelderland).

“Nu we zelf aan de knoppen zitten, kunnen we sneller vernieuwen en onze dienstverlening aanpassen aan de wensen van onze inwoners.”

Open Webconcept

In 2015 ging Heerenveen als eerste gemeente live met een WordPress website. Buren volgde kort daarna en startte in 2016 het initiatief van het Open Webconcept. De OpenPDC (producten en dienstencatalogus) was de eerste module in rij. Inmiddels is de OpenPDC uitgebreid en gebruiken steeds meer gemeenten deze. Zo ging 5 november gemeente Lansingerland (Zuid-Holland) live. Gemeente Súdwest-Fryslân volgt en lanceert op 29 november haar nieuwe website.

“Deze samenwerking bevestigt dat wij in 2015 een goed keuze hebben gemaakt”, zegt wethouder Hans Broekhuizen van Heerenveen. “We kijken er naar uit om onze kennis en ervaringen in te zetten voor meer dan alleen onze gemeente. Tegelijkertijd voelen we ons gesteund en geïnspireerd door de inbreng van onze vakgenoten van Lansingerland, Buren en Súdwest-Fryslân.”

Innovatiever en voordeliger

De nieuwe werkwijze van de vier is volgens het zogeheten Open Webconcept. Vanuit de overtuiging dat de digitale dienstverlening voor gemeenten innovatiever en voordeliger kan is de samenwerking Open Webconcept ontstaan. Het doel van de samenwerking is praktisch samenwerken met gemeenten en leveranciers om doorontwikkeling, flexibiliteit en continuïteit te realiseren.

Continu ontwikkelen

“We willen dat onze inwoners en ondernemers 24/7 de mogelijkheid hebben om benodigde informatie snel te vinden en producten en diensten aan te vragen of te regelen”, zegt Eduard Witteveen, procesbegeleider innovatie  van Súdwest-Fryslân. “De website wordt hierin een steeds belangrijker kanaal. Het is daarom nodig om continu ontwikkeling mogelijk te maken. Deze samenwerking stelt ons in staat om dit te doen.”

Common Ground

“We geloven erin samen te ontwikkelen en kennis en ervaringen te delen. En de regie hierin te pakken. Dit in navolging van de ontwikkelingen die op dit moment ook spelen bij ander gemeenten in Nederland zoals de Common Ground gedachte”, aldus burgemeester Jan de Boer van Buren. “Tijdens de Fieldlab Dienstverlening in Zwolle van de VNG hebben we hier al gezamenlijk concrete resultaten neergezet. Samen ontwikkelden we de basis voor een webapp voor meldingen woon- en leefomgeving met gebruik van NLX. Hiermee hebben we laten zien dat samenwerkende (kleinere) gemeenten flinke stappen kunnen zetten.”

Over grenzen heen

Samenwerking met buurgemeenten is dagelijkse praktijk in gemeenteland. Maar hoe vonden de Gelderse, Zuid-Hollandse en twee Friese gemeenten elkaar? Waar WordPress het meest gebruikte content management systeem in de wereld is, wordt deze nog maar weinig gebruikt door gemeenten. “Alle vier hebben wij de keuze gemaakt om te werken met dit systeem, dat zoveel doorontwikkeling mogelijk maakt”, zegt wethouder Simon Fortuyn van Lansingerland. “Daarom gaan wij graag over provinciegrenzen heen om onze ambities te realiseren.”

Ondertekening verklaring

Om de samenwerking en verdere ontwikkeling van het concept te bekrachtigen tekenden de vier gemeenten op 8 november een verklaring. Daarin maken ze afspraken over het beheren van de verschillende bouwstenen, zodat deze veilig beschikbaar blijven voor andere gemeenten en leveranciers. De gemeenten liggen fysiek ver uit elkaar. De ondertekening vond daarom plaats via een live-verbinding. Wel zo passend gezien het onderwerp.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie over het Open Webconcept op www.openwebconcept.nl of bel met Holger Peters van de gemeente Buren: 14 03 44.

In 2017 gaven gemeenten bijna 20% meer uit aan jeugdzorg en de verwachting is dat de kosten in 2018 verder zullen stijgen. Door meer in te zetten op preventie, dure jeugdzorg eerder af te schalen en de samenwerking met de huisartsen te verbeteren verwachten gemeenten de kosten beter in de hand te houden. Deze interventies zijn al vaker genoemd, maar hebben nog niet tot het gewenste resultaat geleid. Opvallend daarbij is dat besluiten die in het kader van de Jeugdwet zijn genomen verhoudingsgewijs veel minder vaak in bezwaar worden bestreden. Ligt daar mogelijk een causaal verband met de hoge kosten? De hamvraag is dan ook: welke interventies zijn effectief en hoe pak je dat aan? Uiteraard hangt dit sterk af van de lokale situatie, maar een aantal maatregelen die effect sorteerden en waarbij ik nauw betrokken was, wil ik graag met u delen.  

De huisarts en toegang tot jeugdzorg 

Naast de gemeentelijke toegang kan jeugdzorg ook worden ingezet op basis van een verwijzing van de huisarts of jeugdarts. Landelijk gezien betreft dit ongeveer de helft van alle verwijzingen naar jeugdzorg. Weliswaar heeft de gemeente de formele bevoegdheid om de door de zorgaanbieder geïndiceerde zorg op basis van die verwijzing ter discussie te stellen, maar in de praktijk gebeurt dit vrijwel nooit. Ik vermoed dat inmiddels alle toegangsteams wel op een of andere manier met huisartsen samenwerken. Echter, nog steeds zien we dat het percentage verwijzingen via de huisarts gelijk blijft en dat daarmee ruim de helft van de gemeentelijke uitgaven voor jeugdzorg zijn gemoeid. Uitgaven waar gemeenten lastig grip op krijgen.  

Belangrijk is dan ook dat de samenwerking met huisartsen en POH-ers (praktijkondersteuners) wordt geïntensiveerd vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de meest effectieve zorg in te zetten. Als sociale problematiek een belangrijke reden is dat het met het kind niet goed gaat, is een verwijzing van een huisarts naar een GGZ-instelling waar daar niet aan wordt gewerkt weinig zinvol. Daar zullen gesprekken met huisartsen en POH-ers dus over moeten gaan. Ik heb goede ervaringen opgedaan met een verwijskaart die huisartsen en POH-ers ondersteunt bij het maken van een  bewuste afweging welke organisatie het beste de jeugdhulp kan bieden. Indien blijkt dat er door tijdgebrek (te) snel wordt verwezen, zorg er dan voor dat er voldoende POH-uren beschikbaar komen. Investeer als gemeente zo nodig zelf daarin. Tenslotte is een lange wachttijd bij de toegangsteams funest. Ouders willen immers het beste voor hun kind en zullen bij een lange wachttijd de huis- of jeugdartsentoegang kiezen.  

Het toegangsteam 

Naast een goede samenwerking met de huisartsen is voldoende deskundigheid binnen een toegangsteam en het zelf kunnen bieden van kortdurende hulp belangrijk. Daardoor hoeft minder snel te worden doorverwezen. Zo heb ik voor een gemeente waar ik actief ben ervaren dat het toevoegen van een psycholoog (die zelf ook behandelt) aan het toegangsteam leidt tot een grondigere analyse van de hulpvraag en minder doorverwijzingen. Daarnaast kan dan ook ingezet worden op gesprekken met ouders om de gevolgen van een dreigende (v)echtscheiding zoveel mogelijk te beperken.  

Samenwerken met het onderwijs 

Problemen met kinderen zijn meestal al vroeg bekend binnen het onderwijs. Door samen te werken met scholen en daar regelmatig aanwezig te zijn, kan afwijkend gedrag van kinderen vroegtijdig worden onderkend. Door snel de juiste ondersteuning te bieden wordt voorkomen dat op latere leeftijd de problemen verergeren en duurdere zorg nodig is. Zo bleek in een gemeente die ik adviseer bijvoorbeeld dat het product diagnostiek opvallend vaak werd ingezet. Door intensiever samen te werken bleek een diagnose in veel gevallen niet nodig te zijn. Betere samenwerking leidde ertoe dat het aantal indicaties diagnostiek gehalveerd kon worden.  

Eén gezin, één plan en één regisseur 

Bij de start van de transities was de opdracht aan gemeenten duidelijk. Samenwerken, informatie delen en indien nodig dienstverlening aan inwoners op elkaar afstemmen. Bij gezinnen waar meerdere problemen tegelijk spelen zal regie gevoerd moeten worden. Dat blijkt in de praktijk niet mee te vallen. Regievoering wordt namelijk op verschillende manieren ingericht. Dat is niet erg, zolang regievoering maar wordt gezien als middel en niet als doel op zich. In de meeste gevallen is regievoering niet nodig, is mijn stelling. Zelfs als er twee of meer ondersteuningsvragen van een inwoner gelijktijdig worden behandeld, hoeft daarop in veel gevallen geen regie te worden gevoerd. Zelf hanteer ik de volgende uitgangspunten voor regievoering: 

• Indien er twee of meer ondersteuningsvragen op meerdere leefgebieden spelen die in samenhang met elkaar opgepakt moeten worden voer je regie (vanuit de klant bezien en/of vanuit financieel oogpunt).
• De regievoerder stuurt op de voortgang van de dienstverlening. De regievoerder heeft doorzettingsmacht of kan escaleren.
• Voor iedereen binnen het sociaal domein is zichtbaar dat regie wordt gevoerd. Deel alleen dat er regie wordt gevoerd, en niet wat er speelt binnen het gezin.
• Doe wat nodig is, denk ‘out of the box’ en kijk daarna of dit binnen de regels past. Durf af te wijken van regels als dit in het belang is van het kind en/of gezin.  

Er kan op veel manieren gestuurd worden om meer ‘in control’ te komen. Een aantal mogelijkheden zijn hierbij de revue gepasseerd.

Meer weten?

Wilt u meer weten over deze of andere mogelijkheden om de kosten van jeugdzorg te beperken? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

De Omgevingswet is een ingrijpende verandering met een lange aanloop en 1-1-2021 lijkt nog ver weg. Dit zorgt ervoor dat gemeenten geen gevoel van urgentie hebben. Echter, welbeschouwd hebben we nog maar iets meer dan twee jaar. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is natuurlijk nog niet klaar en sommigen vragen zich af of het überhaupt wel gaat werken. Ook dat nodigt gemeenten nog niet uit om in actie te komen. Waarom zijn er dan toch gemeenten die al wel prioriteit geven aan de voorbereidingen?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft waarom sommige gemeente wél de urgentie voelen om met de Omgevingswet aan de slag te gaan.

De afgelopen jaren heb ik binnen verschillende digitaliseringsprojecten diverse rollen mogen vervullen. Wat mij opvalt is dat de focus bijna altijd ligt op het digitaal maken van de informatie, terwijl de meeste inspanning vaak zit in de verandering die het voor de medewerker brengt. Ik merk dat wanneer medewerkers een nieuwe machine krijgen om mee te werken, de gebruiksaanwijzing van deze machine nog niet in hun systeem zit. Ze weten niet waarvoor alle functionaliteiten zijn en welke gevolgen hieraan vast hangen. Daarnaast missen ze de basisvaardigheden om de computer de gebruiken; basisvaardigheden die randvoorwaarden zijn om digitaal te werken.

Maar eerst het verschil tussen…

De termen digitaal, digitaliseren, digitalisering en digitale transformatie worden vaak door elkaar gebruikt. De digitale transformatie is veel meer dan digitalisering alleen. Meestal worden opdrachten in eerste instantie gedefinieerd als digitaliseringsopdrachten. Echter, daarbij gaat het om veel meer dan het digitaliseren van informatie: het zijn digitale transformaties met een bredere focus.

“Met de juiste inrichting van systemen, in combinatie met begeleiding van medewerkers in deze systemen, kan er nog zoveel meer efficiëntie bereikt worden”

Medewerkers en digitale vaardigheden

In mijn opdrachten werk ik vooral met medewerkers van vakafdelingen zoals sociale zaken. Het digitaal werken zit vaak niet in hun DNA. Ze hebben het gevoel dat ze digitaal werken, puur omdat ze vanuit digitale dossiers werken. Echter werken en denken ze nog niet volledig digitaal; wat ik zie is dat het meestal schort aan digitale basiskennis.

Ambtenaren beschikken veelal over onvoldoende vaardigheid en kennis om hun taak uit te oefenen in het digitale landschap. Dit betekent niet dat het eindresultaat beter of slechter is, maar dat het resultaat wel op minder efficiënte wijze wordt behaald dan mogelijk is. Digitale vaardigheden lijken steeds meer een randvoorwaarde geworden om je werk goed te kunnen uitvoeren. Digitale vaardigheden zijn niet langer voor ‘erbij’, maar vormen een wezenlijk onderdeel van het uitvoeren van het werk.

Hoe pak ik dit aan?

Tijdens implementaties van projecten schenkt ik hier dan ook aandacht aan. Dit gaat mijns inziens alleen als je echt meekijkt met de medewerker. Daarnaast is het op deze manier gemakkelijker te achterhalen hoe de medewerker denkt. Medewerkers blijken tijdens implementaties van bijvoorbeeld zaakgericht werken vaak ook open te staan om zaken zoals digitaal werken bij te leren. Dit kan dan direct opgepakt worden.

Tot slot

De kern van de huidige digitale transformatie zit hem dus niet in snellere computersystemen, maar op de toepasbaarheid van deze systemen, de mensen en hun cultuur. Het toepassen van machines zoals het bedoeld is, zal dan geen frustratie en weerstand, maar juist efficiëntie opleveren. De focus in de digitale transformaties moet dus niet liggen op nieuwe technologie, maar op mensen en cultuur.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Overheidsinstellingen doen steeds meer digitaal. Diensten worden online aangeboden (zoals het inplannen van een afspraak), producten worden digitaal aangevraagd (bijvoorbeeld een vergunning) en communicatie gaat via digitale kanalen (bijvoorbeeld met behulp van een video). Maar is dit wel voor iedereen toegankelijk? De gemeente Helmond houdt zich onder andere bezig met dit vraagstuk.

Ongeveer een kwart van de Nederlandse bevolking heeft een beperking. Denk bijvoorbeeld aan blinden, doven en lichamelijk gehandicapten, maar ook aan kleurenblinden, mensen met dyslexie en laaggeletterden. Overheidsinstanties zorgen vaak voor de juiste voorzieningen, zoals een blindenstok en ICT-hulpmiddelen op school voor kinderen met dyslexie. Echter, ze vergeten vaak dat deze mensen de overheid ook moeten kunnen bereiken, omdat ook zij verhuizen en een nieuw paspoort nodig hebben.

Wetgeving

Daarom is vanaf 1 juli 2018 het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ in werking getreden. Dit besluit verplicht overheidsinstanties om te zorgen dat hun websites en mobiele applicaties toegankelijk zijn conform de geldende standaard EN 301 549 en daarover een actuele toegankelijkheidsverklaring af te geven. In het besluit is bepaald dat websites en mobiele apps van overheidsinstanties op de volgende datums aan het besluit moeten voldoen:

• Op 23 september 2019 voor websites die zijn gepubliceerd vanaf 23 september 2018;
• Op 23 september 2020 voor websites die zijn gepubliceerd vóór 23 september 2018;
• Op 23 juni 2021 voor mobiele applicaties.

Toegankelijkheidscriteria

De wet schrijft een lange lijst met toegankelijkheidscriteria voor. Voorbeelden hiervan zijn:

• Een tekstueel alternatief voor afbeeldingen aanbieden.
• Video’s voorzien van ondertiteling.
• De mogelijkheid tot het pauzeren van animaties.
• Duidelijk geschreven teksten.
• Toetsenbordnavigatie voor mensen die geen muis (kunnen) gebruiken.

Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van hoe het niet moet.

Deze afbeelding laat een probleem zien waar veel kleurenblinden tegenaan lopen. Dit oplossen is heel gemakkelijk, maar er wordt vaak niet aan gedacht. Zo kun je bijvoorbeeld verschillende patronen toevoegen aan de onderdelen (zoals streepjes of bolletjes).

Gemeente Helmond: inventariseren en daarna aanpakken

De gemeente Helmond is gestart met het inventariseren van alle websites en mobiele applicaties die de gemeente kent. Hierbij bleek het al snel lastig om te definiëren voor welke websites de wet nu wel of niet geldt. Een gemeente heeft naast haar eigen website namelijk nog veel andere websites in samenwerking met andere organisaties. Denk aan samenwerkingen met zorginstellingen en websites ten behoeve van ontwikkelprojecten in de regio. In hoeverre moeten deze websites ook voldoen aan de toegankelijkheidsnorm? En wiens verantwoordelijkheid is dit dan? Dit zijn we nu aan het uitzoeken.

Daarnaast nemen we in de inventarisatie mee wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de te ondernemen actie. Websites die de gemeente in eigen beheer heeft, zal de gemeente zelf aan moeten passen. Websites en apps die in beheer van een andere organisatie zijn, zullen daarentegen door deze partij moeten worden aangepast. In dat laatste geval wordt er een informerende brief aan de betreffende partij gestuurd met vraag om actie.

Zodra de inventarisatie compleet is, wordt er gestart met het controleren van de huidige toegankelijkheid van de websites en mobiele applicaties. Daarna zal in een plan van aanpak worden uitgelegd welke maatregelen genomen moeten worden om op tijd aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Uitgangspunt zal in ieder geval zijn om websites en apps met het grootste afbreukrisico als eerste aan te pakken. Zo kan de gemeente ervoor zorgen dat de digitale toegankelijkheid voor iedereen zo goed mogelijk is gewaarborgd.

Meer weten?

Telengy-adviseur Kim Lenders werkt aan de DigiToegankelijkheid van de gemeente Helmond. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.

Als je als gemeente bezig bent met de voorbereidingen van de Omgevingswet, dan zou dat gevoel van een zwart gat je kunnen bekruipen. Het fenomeen lijkt oneindig groot, heeft een enorme zwaartekracht en dreigt alle energie op te slorpen.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft samen met Theo Timmermans over hun ervaringen met het springen in een zwart gat.

In de jaren ’80 zijn gemeenten al op grote schaal gestart met in-huis automatisering. Vanaf dat moment leunden zij sterk op leveranciers van gemeentelijke software. Deze leveranciers zorgden voor het doorvoeren van wetswijzigingen in de gemeentelijke software, zoals de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften en de GBA, de decentralisaties en de aankomende Omgevingswet. Dit is weliswaar gemakkelijk voor gemeenten, maar het maakt hen ook afhankelijk van de leveranciers.

De gemeentelijke softwaremarkt kenmerkt zich door een veelheid aan gemeentespecifieke oplossingen. Voor unieke gemeentelijke processen, zoals bijvoorbeeld de GBA en het sociaal domein, lijkt dat ook onontkoombaar. Er worden daarentegen ook veel toepassingen voor gemeenten ontwikkeld waarvoor ook generieke toepassingen beschikbaar zijn. Hierbij kan gedacht worden aan digitale loketten, zaaksystemen, klantvolgsystemen of financiële pakketten. Echter, er is tot nu toe relatief weinig aandacht voor de mogelijkheden buiten de gemeentemarkt. Gemeenten blijven daardoor, wellicht onnodig, afhankelijk van software die door de gemeentelijke leveranciers wordt ontwikkeld en aangeboden.

Behoefte aan innovatie

Modernisering en digitalisering van de overheid vraagt om innovatie. Denk aan de toepassing van kunstmatige intelligentie, robotisering, blockchain en zelflerende systemen om administratieve processen te vereenvoudigen en selfservice aan te kunnen bieden. Het is voor leveranciers en gemeenten in een relatief kleine gemeentemarkt met beperkte ontwikkelbudgetten moeilijk om voldoende en tijdig nieuwe technologie te vertalen naar gemeentelijke toepassingen. Ook het onderhoud van de complexe en zeer verschillende gemeentelijke applicatielandschappen staan deze ontwikkelingen in de weg. Een gevolg hiervan is dat gemeenten gaan achterlopen in de toepassing van nieuwe technologie.

Mede vanwege de huidige afhankelijkheid van leveranciers kiezen sommige gemeenten ervoor om zelf toepassingen te (laten) ontwikkelen, bijvoorbeeld in samenwerking met innovatieve lokale of regionale technologische ontwikkelbureau’s als Brightlands Smart Service Campus en Smart Society Eindhoven. Kosten en beheersbaarheid vormen bij dergelijke maatwerkoplossingen mogelijk een nieuwe uitdaging en risico. ICT en informatisering zijn weliswaar een cruciaal middel om burgers en bedrijven steeds beter en efficiënter van dienst te kunnen zijn, maar applicatieontwikkeling is nu eenmaal geen core business voor gemeenten.

Nieuwe kansen met Common Ground

Een ontwikkeling die de informatievoorziening en digitale dienstverlening van de overheid een impuls kan geven, is Common Ground. In de huidige gemeentelijke applicaties zijn gegevens, bedrijfslogica en gebruikersinterface met elkaar vervlochten. Deze applicaties communiceren met elkaar via complexe koppelingen en kopieslagen. De filosofie van Common Ground is het scheiden van data en applicaties en het ontsluiten van data via zogenoemde Application Programming Interfaces (API’s), wat relatief kleine programma’s zijn om gegevens uit te kunnen wisselen. Dit moet het onder andere mogelijk maken om nieuwe toepassingen te ontwikkelen die zonder de huidige complexe koppelingen en kopieslagen toch gebruik kunnen maken van bestaande gegevens.

Low- of no-code platformen

Een andere ontwikkeling is de opkomst van zogenoemde low- of no-code platformen. Er zijn inmiddels de nodige low- en no-code tools en platformen zoals bijvoorbeeld Mendix, Betty Blocks, Grexx en Pegasystems. Het aanbod varieert van geavanceerde tools voor softwareontwikkeling tot Business Process Modeling (BPM) en Case- en Customer Relation Management (CASE/CRM) platformen. Daarmee zijn op relatief laagdrempelige wijze processen in te richten en te onderhouden. Op basis daarvan is het mogelijk om automatisch bijbehorende toepassingen te genereren, inclusief mobiele versies. Niet alleen leveranciers maar ook gemeenten kunnen daarmee, individueel en collectief, applicaties en softwarecomponenten (laten) ontwikkelen. Uiteraard passend binnen de door gemeenten geformuleerde eisen zoals de Common Ground-filosofie.

Toegang tot geavanceerde technologie

Enkele van deze platformen bieden gebruikers ook toegang tot geavanceerde en beproefde functionaliteiten en technologische ontwikkelingen uit andere sectoren. Gemeenten kunnen hierover beschikken zonder deze innovaties zelf te moeten (laten) ontwikkelen. Bijvoorbeeld dynamisch casemanagement, zelflerende en voorspellende systemen en omnichannel dienstverlening. De platformen worden veelal door meerdere implementatiepartners ondersteund. Er is inmiddels ervaring opgedaan met bijvoorbeeld een subsidiesysteem in Grexx, een jeugdzorgsysteem in Betty Blocks en een zaaksysteem op basis van Pegasystems.

De platformen kunnen gebruik maken van externe softwarecomponenten voor landelijke voorzieningen en wetgeving, zoals het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Het biedt volop ruimte aan leveranciers, gemeenten en medeoverheden om componenten te ontwikkelen. Gemeenten kunnen kiezen voor ‘standaard’ oplossingen van een leverancier of bijvoorbeeld een gemeentelijk samenwerkingsverband, maar kunnen desgewenst ook zelf een platform en componenten kiezen die hen het beste past.

In combinatie met een filosofie en architectuur als Common Ground, bieden moderne platformen en tools gemeenten een nieuwe markt met ongekende mogelijkheden. Platformen met geavanceerde functionaliteiten maken het mogelijk om snel werkende, innovatieve en flexibele oplossingen te realiseren. Het kan een impuls geven aan de modernisering en digitalisering van dienstverleningsprocessen en de adoptie van nieuwe technologie. Het verkennen en onderzoeken van de mogelijkheden lijkt dan ook zeer de moeite waard.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99, m.verbeeten@telengy.nl of met Ton de Wit, 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.

Met gepaste trots verwelkomen we Roel Ottens in de functie van commercieel manager. Roel krijgt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en de verdere ontwikkeling van de commerciële kant van Telengy. Hierin ondersteunt hij de adviseurs in het creëren van een productieve samenwerking met opdrachtgevers bij de (lokale) overheid. Voor bestaande en nieuwe relaties zal Roel de contactpersoon zijn en met veel enthousiasme en gedrevenheid vorm geven aan de relaties. Roel neemt de functie over van Marcel Lemmen, die recent wethouder is geworden in de gemeente Cranendonck. Wij danken Marcel hartelijk voor zijn grote inzet en betrokkenheid bij Telengy in de afgelopen jaren. Wij wensen Roel veel succes en plezier in zijn nieuwe functie en kijken alvast uit naar een aangename samenwerking!