Na het meest recente uitstel van de Omgevingswet betoogde collega Arno van Waesberghe in het artikel “Ja mits… ook zonder de Omgevingswet vanaf 1 januari 2023!” om de organisatie warm te houden voor de veranderingen die de Omgevingswet voorstaat. Als onderdeel van het warm houden beschrijven we hoe de gemeente concreet met de VTH-processen aan de slag kan en hoe de organisatie met het uitstel van de Omgevingswet haar voordeel kan doen.
De Kempengemeenten (Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel – De Mierden) werken op veel vlakken samen. Ook op het gebied van geo-basisregistraties. Deze registraties zijn op verschillende momenten en gescheiden van elkaar ontstaan en hadden nog te weinig samenhang. Gegevens over hetzelfde object werden meervoudig ingewonnen en geregistreerd, waardoor gebruikers regelmatig aanliepen tegen inconsistenties in de diverse registraties. Ook kregen burgers meerdere malen een ambtenaar aan de deur om dezelfde gegevens in te winnen voor een andere registratie.
In 2018 onderzochten de Kempengemeenten daarom de mogelijkheid om het beheer van de BGT (Basregistratie Grootschalige Topografie), BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), WOZ (Waardering Onroerende Zaken) en BOR (Beheer Openbare Ruimte) gezamenlijk integraal te borgen. Het beheer onderbrengen bij één gezamenlijk Kempenteam leek daarbij het meest voor de hand liggend, maar bleek niet mogelijk binnen de bestuurlijke context.
Om binnen de bestaande organisaties de bijhouding en samenhang tussen de registraties te optimaliseren was het daarom van belang om de processen goed op elkaar af te stemmen en afspraken te maken over het wijzigen van gegevens (geografisch en administratief). Ook moest er afstemming komen over het doen van mutatie-meldingen over en weer tussen de diverse beheerteams.
Telengy-adviseur Ron de Vet heeft daarvoor samen met de gemeenten de processen waarin gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen basis- en kernregistraties onder de loep genomen en deze opnieuw ontworpen en beschreven.
Door een brede aanpak met inbreng van alle beheerders van de registraties, de teamleiders en de afdelingshoofden ontstond er vanaf het begin betrokkenheid en draagvlak voor de verandering. Het bewustzijn van de onderlinge afhankelijkheid nam snel toe waardoor de onderlinge communicatie sterk verbeterde. Er werd zelfs aanvullend een ambitieus doel gedefinieerd: er zijn straks geen bezwaren meer naar aanleiding van onjuiste basis- of kerngegevens. Dit doel maakt het resultaat van het project voor iedereen, ook buiten de organisaties, concreet en ‘tastbaar’.
Het eindresultaat van het project is een uitgewerkt model dat de samenhang tussen verschillende registraties gedetailleerd beschrijft. Door de wijze van organisatorische inrichting met beheerders, proceseigenaren en stelselcoördinatoren is de werking ervan geborgd. De processen zijn bovendien zodanig ontworpen dat ze een automatische kwaliteitscontrole op een juiste, volledige en actuele inhoud van de BAG, BGT, WOZ en BOR bevatten. Hierdoor komt het ambitieuze doel binnen bereik.
Met de integrale borging van het beheer van de geo-basisregistraties zetten de Kempengemeenten tevens al een flinke stap in de richting van de samenhangende objectenregistratie. De samenhangende objectenregistratie is onderdeel van het programma “registratie in samenhang” dat het ministerie van BZK momenteel voorbereidt. Het wordt één centraal georganiseerde uniforme registratie, met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid aangevuld met objecten zoals woonplaatsen en openbare ruimten.
De Kempengemeenten zijn al voorbereid!
Voor vragen kunt u terecht bij Ron de Vet via telefoonnummer 06 42 46 84 14 of via e-mail: r.d.vet@telengy.nl.
“Het verlenen van excellente dienstverlening aan onze klanten” is het doel van de organisatieontwikkeling die gemeente Utrechtse Heuvelrug in 2016 heeft ingezet. Excellent betekent daarbij voor de gemeente ‘betrouwbaar, efficiënt en effectief’. Vanuit de thema’s structuur, sturing, personeel en cultuur wordt onder andere gewerkt aan eigenaarschap, procesgericht werken en flexibiliteit om de dienstverlening vorm en inhoud te geven.
Voor de dienstverlening van de gemeente is vaak informatie nodig over de plaats, vorm of grootte van bijvoorbeeld een gebouw, perceel, weg of groenstrook evenals bijvoorbeeld het antwoord op de vraag waar iemand woont, waar dat precies is en wat daar in de buurt is. Voor het beheer en het gebruik van haar geo-informatie heeft Utrechtse Heuvelrug heeft in het verleden een projectplan opgesteld dat zij hanteert als leidraad. In het verlengde van de organisatieontwikkeling vroeg de gemeente zich af of de toenmalige ideeën en ambities nog wel passen bij de huidige trends en ontwikkelingen en bij haar organisatiebehoefte.
Om deze vraag te beantwoorden is door Telengy-adviseur Ron de Vet een onderzoek uitgevoerd naar de rol en toekomst van geo informatie binnen Utrechtse Heuvelrug. Daarbij zijn allereerst de wettelijke verplichtingen, zoals de aanstaande wijzigingen in de wet BAG, en relevante ontwikkelingen uit bijvoorbeeld de digitale agenda 2020 benoemd. Daarna is de huidige situatie in beeld gebracht door medewerkers op zowel uitvoerend als managementniveau te interviewen.
De behoefte aan en de inrichting van geo-informatie wordt, naast de wettelijke verplichtingen, voor een groot deel bepaald door de ambitie van de gemeente ten aanzien van haar taken en de eerdergenoemde dienstverlening. Om weloverwogen keuzes te kunnen maken over de inrichting van geo-informatie was inzicht nodig in het ambitieniveau van de gehele informatievoorziening binnen de organisatie. Ron heeft daarvoor een aantal bijeenkomsten georganiseerd waarin samen met het management de ambitie werd bepaald.
De huidige situatie is vervolgens in het perspectief gezet van de verplichtingen die de gemeente heeft, de relevante ontwikkelingen en haar ambities. Daardoor werd duidelijk dat de wijze waarop geo-informatie nu is ingericht onvoldoende basis en ruimte biedt voor de koers die de gemeente wil varen. Het onderzoek is afgesloten met adviezen vanuit de eerdergenoemde thema’s structuur, sturing, personeel en cultuur. Met deze adviezen wordt op het gebied van geo-informatie inhoud en vorm gegeven aan eigenaarschap, procesgericht werken en flexibiliteit.
De rode draad van het advies is om geografische gegevens integraal onderdeel te maken van de gehele informatievoorziening van de gemeente. We spreken dan niet meer expliciet van geo-informatie maar informatie met een geografische component. Dit lijkt wellicht een kleinigheid maar maakt een wereld van verschil doordat vanuit de vraag van de klant, de taken en dienstverlening met een integrale blik wordt gekeken welke gegevens daarvoor nodig zijn in plaats van aanbod gedreven vanuit de vakgebieden.
Het integreren van geo-informatie in de gemeentebrede informatievoorziening zal bijdragen aan de ontwikkeling tot de netwerkorganisatie die Utrechtse Heuvelrug wil zijn. Een organisatie die midden in de informatiesamenleving staat en excellente dienstverlening aan haar klanten kan leveren.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron de Vet op 06 42 46 84 14 of via r.d.vet@telengy.nl.
Telengy heet weer een collega welkom: Ron de Vet. Hieronder stelt hij zichzelf aan u voor:
Ron de Vet
Sinds 1 januari jl. ben ik werkzaam bij Telengy als adviseur / projectmanager. Ik doe dat vanuit een brede kennis en ervaring die ik heb opgedaan tijdens mijn studies landmeten, informatica, geografische informatiesystemen (GIS) en mijn werkzaamheden in het bedrijfsleven en bij de overheid. Jezelf blijven ontwikkelen en je omgeving daarin meenemen vind ik belangrijk, daarom volg ik op dit moment een masterclass verandermanagement (als onderdeel van een MBA-opleiding). Ontwikkelen betekent voor mij ook bijdragen aan de ontwikkeling van anderen en hen kansen bieden. Daarom ben ik onder meer lid van de commissie van toezicht bij Hogeschool Utrecht en bestuurslid van een stichting die kinderen een (financieel) laagdrempelige mogelijkheid biedt om te sporten.
Als adviseur en manager help ik organisaties en medewerkers verder in hun ontwikkeling, door het initiëren van of begeleiden bij (strategische) veranderingen, te stroomlijnen, samen te werken en door te coachen. Soms bestaat mijn werk uit ‘even op de winkel passen’, maar ook dan is een volgende stap of een verbetering dichtbij omdat dat vaak een frisse kijk vereist. De ontwikkelingen naar minder en overzichtelijkere regels, meer zelfstandigheid en meer ruimte voor eigen initiatief hebben mijn bijzondere aandacht. Mijn uitgesproken kracht ligt daarbij in het leggen van de verbinding met de inhoud als er een relatie is met het ontwerp, de realisatie of het beheer van onze leefomgeving.
Om die zelfstandigheid en initiatieven mogelijk te maken willen we goede dienstverlening en dat het liefst de klok rond. De basis hiervoor ligt naar mijn mening in bekwame en gemotiveerde medewerkers, een goede informatiehuishouding, degelijke digitale basisvoorzieningen, duidelijkheid en vertrouwen. Mijn uitgangspunt bij een initiatief van een burger of bedrijf is altijd het doel van het initiatief in plaats van de vraag of het wel mag. Processen en informatiestromen worden bij voorkeur zodanig ingericht dat dienstverlening digitaal gebeurt waar dat kan en persoonlijk waar dat moet. Mijn aanpak is doelgericht, zonder dat de route daarheen een rechte lijn hoeft te zijn. Mijn keuze voor Telengy komt voort uit het feit dat zowel Telengy als ikzelf de drijfveer en kwaliteiten hebben om kennis, menskracht en oplossingen in te zetten voor vraagstukken op strategisch en tactisch niveau. En daarbij geldt bovenal: gewoon doen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron de Vet op 06 42 46 84 14 of via r.d.vet@telengy.nl.
