Wie kent het niet? Je bent bezig met een routineklusje maar waarom is die ene stap nu nodig? Sommige taakjes voelen als overbodig maar of dat werkelijk zo is, weet je eigenlijk niet. Hoe mooi is het dan om dat inzichtelijk te maken. Zet het hele proces eens op papier (of teken het uit in Visio of Engage om zomaar wat softwareoplossingen te noemen) en kijk eens welke inzichten dit oplevert.

Dat is ook nog eens een hele mooie eerste stap om tot procesverbetering te komen. Zet het huidige proces zoals het nu loopt op papier. En ben jij de enige die die taken uitvoert of zijn er meerdere personen die misschien vanuit een ander proces ook precies die taken doen? Betrek deze personen bij jouw onderzoek.

Dezelfde gegevens verzamelen op meerdere plekken

Om een voorbeeld te noemen. Om de BAG registratie (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) op orde te houden worden veel gegevens verzameld uit vergunningsaanvragen, vergunningsbesluiten, mutatiesignalering, start- en gereedmeldingen en terugmeldingen. De BAG-beheerder is niet de enige die deze gegevens verzameld. Ook de WOZ (Waardering Onroerende Zaken) verzamelt deels dezelfde gegevens. En de BRP (Basis Registratie Personen). Toezichthouders van de gemeente verzamelen ook deels weer dezelfde gegevens en de Omgevingsdienst verzamelt gegevens over het slopen van gebouwen.

Dubbel werk voorkomen

Hoe zonde is het dat dit deels dubbel werk is? Uitschrijven van de huidige processen brengt in beeld of de huidige manier van werken juist is en waar dubbele taken zitten (of losse eindjes). En dan kun je gaan nadenken hoe het ideale proces er uitziet. Denk dan vooral ‘out of the box’ want dat geeft de meest verrassende inzichten. En tenslotte kun je een plan maken om de huidige processen zoveel mogelijk te gaan verbeteren richting ideale situatie. Dit zal niet altijd in een keer lukken en dat hoeft ook niet. Kleine stapjes maken is ook goed.

Efficiënter werk vraagt goede afspraken

Bij meerdere betrokken partijen kan het dan ook gebeuren dat de een wat meer taken op zich neemt omdat dat voor het proces handiger is. Maak daar goede afspraken over met alle betrokken partijen. Al deze stappen leiden tot een grotere efficiëntie zonder verlies van volledigheid en nauwkeurigheid. En dat is de kracht van procesverbetering.

Meer weten

Wil je meer weten over de aanpak en de rol die AI en robotisering hierin kan betekenen? Neem dan contact op met Masja Roselaar via de contactpagina.