Vanaf 1 juli 2026 voert Microsoft een aantal belangrijke wijzigingen door op zijn Microsoft 365 E3 en E5 licenties. De licentiekosten stijgen, maar daar staat tegenover dat iedere medewerker standaard wordt uitgerust met een digitale assistent, die helpt bij het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Deze assistent, Copilot Chat, wordt automatisch onderdeel van Microsoft 365.

Mooie nieuwe functionaliteit dus: Copilot Chat maakt AI laagdrempelig beschikbaar en ondersteunt medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Het leidt alleen ook tot reële risico’s op het gebied van informatiebeheer, compliance en governance. Het is daarom voor (IT-)managers, Privacy Officers, Aico’s en Ciso’s belangrijk om te begrijpen wat deze digitale assistent wel en niet is, wat dit betekent voor medewerkers en welke keuzes en verantwoordelijkheden bij de organisatie blijven liggen.

Wat is Copilot Chat?

Copilot Chat is de AI‑chatfunctie binnen Microsoft 365 waarmee gebruikers vragen kunnen stellen en taken kunnen laten uitvoeren op basis van hun eigen documenten en werkomgeving. Met Copilot Chat krijgt elke medewerker dus een persoonlijke digitale assistent binnen de vertrouwde Microsoft 365‑omgeving. Deze assistent komt beschikbaar in onder andere Word, Outlook, Teams, Excel en PowerPoint en ondersteunt medewerkers bij onder andere:

• Het samenvatten, reviewen en herschrijven van teksten.
• Het opstellen van e‑mails, documenten en presentaties.
• Het verduidelijken van informatie.
• Het stellen van inhoudelijke vragen.

Copilot Chat werkt binnen de bestaande Microsoft 365‑rechtenstructuur. Dit betekent dat medewerkers via Copilot alleen informatie zien waar zij zelf al toegang toe hebben. Copilot Chat gebruikt daarnaast openbare informatie van het internet om antwoorden te onderbouwen.

Belangrijk om te vermelden: Copilot Chat is niet hetzelfde als Microsoft 365 Copilot (de volledige Copilot‑oplossing). Microsoft 365 Copilot is een uitgebreidere AI‑assistent die organisatiebrede data kan combineren, bijvoorbeeld uit SharePoint, Teams en e‑mail. Deze volledige Copilot is geen standaard onderdeel van E3 of E5, maar vereist een aparte add‑on licentie per gebruiker.

Wat betekent dit voor gemeenten?

Copilot Chat biedt om te beginnen een aantal kansen. Productiviteitswinst bijvoorbeeld, doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn met het opstellen van teksten, spreadsheets en presentaties. Daarnaast wordt informatie beter vindbaar. Medewerkers hoeven niet meer te weten waar iets staat, doordat informatie uit SharePoint, Teams en Outlook contextueel wordt ontsloten. Kennis wordt hierdoor breder toegankelijk in de organisatie. Ook kan Copilot Chat leiden tot een versnelling van (beleids-)processen, doordat grote hoeveelheden tekst en verschillende beleidsopties snel kunnen worden geanalyseerd en samengevat.

Om een en ander in goede banen te leiden is het noodzakelijk om een aantal zaken goed te regelen. Omdat Copilot Chat werkt binnen de bestaande Microsoft 365‑rechtenstructuur is het bijvoorbeeld van belang om kritisch te kijken naar de rechten die medewerkers hebben binnen SharePoint/Teams. Als autorisaties niet op orde zijn kan Copilot documenten tonen waar een medewerker eigenlijk niet bij zou moeten kunnen of kan het informatie combineren tot nieuwe inzichten waar dat niet gewenst is. Ook is er een risico dat Copilot Chat informatie verkeerd interpreteert, onjuiste conclusies trekt of niet-bestaande feiten presenteert (het bekende “hallucineren” van AI).

Een ander risico is dat het lastig is om te achterhalen hoe AI gegenereerde informatie tot stand is gekomen, omdat niet (meer) duidelijk is welke prompts zijn opgesteld en welke data is gebruikt. Niet onbelangrijk is verder de factor ‘mens’. Medewerkers zijn niet altijd voldoende op de hoogte van de werking en de beperkingen van AI. Hierdoor is er een risico dat zij te veel vertrouwen op de output van Copilot Chat, of dat zij gevoelige informatie delen in prompts.

Hou regie!

Copilot Chat biedt gemeenten dus volop kansen ten aanzien van productiviteit, betere informatiebenutting en snellere besluitvoorbereiding. Echter, Copilot Chat ondersteunt slechts, de mens blijft aan het roer. Regie blijft daarom noodzakelijk. Om het gebruik van Copilot Chat (en andere AI-tools) verantwoord in te zetten zijn goede governance en degelijk informatiebeheer cruciaal. Het is daarom van belang om kaders te formuleren rondom onder andere:

• Licentiebeleid:
  Bepaal of en voor wie de Copilot Chat wenselijk of nodig is.
• Configuratie en beheer:
  Richt instellingen, zichtbaarheid en gebruik zorgvuldig in en hou daar regie op.
• Informatiebeveiliging:
  Zorg voor passende autorisaties, classificatie en logging.
• Gebruik:
  Train en begeleid medewerkers in het verantwoord gebruik van AI.

Meer weten?

Neem dan contact op met de auteurs Frank Huijbregts en Luc Aarts via de contactpagina  voor een nadere toelichting of om samen te kijken hoe u deze digitale assistent op een verantwoorde manier kunt laten landen in uw organisatie.