In ieder nummer van M&C beschrijft een organisatieprofessional een casus uit de praktijk, onder redactie van Rob Wagenaar. In deze editie beschrijft Ad van Dijck de casus Digitalisering bij twee fusiegemeenten.

Ad verwijst in zijn casus naar ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Veel gemeenten zijn de in de afgelopen jaren samenwerkingsverbanden met elkaar aangegaan. Dit om de krachten te bundelen en met elkaar de talrijke marktontwikkelingen aan te kunnen, maar ook om door schaalgrootte kosten te besparen. Dit heeft geleid tot een scala aan regionale uitvoeringsorganisaties zoals intergemeentelijke belastingdiensten, RUD’s, veiligheidsregio’s, ISD’s en SSC’s (Shared Service Centra). Dat heeft aantoonbare voordelen gebracht. Maar aan de uitbesteding van deze taken zitten eveneens minder gewenste aspecten.

Verandering van dienstverlening bij uitbesteding

Gemeenten hebben jarenlang gewerkt aan een integrale dienstverlening in lijn met het Antwoord©-concept. Zaaksystemen zijn ingevoerd om werkprocessen integraal uit te voeren en regie te krijgen op de afhandeling van verzoeken van burgers en bedrijven. Ondertussen zijn hele onderdelen van die dienstverlening uitbesteed aan andere organisaties en worden de werkprocessen weer opgeknipt en over andere organisaties verdeeld. Kwaliteitsnormen in dienstverlening kunnen niet meer integraal gemanaged worden omdat iedere uitvoeringsorganisatie dat op haar eigen wijze doet en niet in maatwerkvarianten voor specifieke burgers en bedrijven in de betreffende gemeenten. Controle op de kwaliteit van de externe taakuitvoering wordt daarnaast bemoeilijkt, omdat de deskundigheid die daarvoor nodig is verdwenen is bij de gemeenten toen de vakspecialisten werden overgeheveld naar de uitvoeringsorganisaties.

Weg van ‘bedrijfsdoel naar ICT’ omgedraaid

Het verbinden van afdelingen met behulp van zaaksystemen is al een hele opgave, maar een geoliede samenwerking met ketenpartners en regionale uitvoeringsorganisaties is nog moeilijker. Iedere organisatie werkt met haar eigen zaaksysteem en er zijn niet altijd toereikende uitwisselstandaarden. Vaak vindt informatie-uitwisseling en dossieroverdracht plaats via e-mail, op een wijze die niet altijd voldoet aan de eisen op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Met het ontstaan van de SSC’s zien we dat de vakkolom ‘informatiemanagement’ niet optimaal kan worden ingevuld. Dat komt omdat we zijn begonnen met het uitbesteden van de technische ICT-infrastructuur. Daar konden immers het snelst de ICT-kosten worden verkleind of in ieder geval de kostengroei worden tegengehouden. Er is echter het principe dat de ambities en strategische doelen van een gemeente bepalen welke informatiehuishouding, informatiebeleid en informatiearchitecturen het beste passen. Die informatiekolom op zijn beurt bepaalt weer welke ICT-oplossingen (applicaties) en infrastructuren daarbij het best passen.

Conflicterende doelstellingen

Een SSC probeert voor alle deelnemende gemeenten een uniforme ICT-infrastructuur en applicatie-laag op te zetten. Immers alleen daarmee kan zij de kosten voor de deelnemende gemeenten laag maken door de vermindering van de beheerlasten. Alleen hoeft die ICT-eindoplossing niet voor iedere deelnemende gemeente de oplossing te zijn die het best past bij de informatiedoelstellingen en strategische bedrijfsdoelen van de gemeente. In plaats van O (organisatie) naar I (informatiebeleid) naar A (automatisering ICT) te gaan, loopt nu de weg van A naar O, met potentiële weerstand tot gevolg, omdat gemeenten niet meer hun eigen koers kunnen uitzetten. Bij SSC’s die het taakgebied ‘informatiemanagement’ hebben overgenomen wordt het nog problematischer. De afstand met de organisatie en de bedrijfsdoelen is daarbij groter. De centrale informatiemanagers of I-adviseurs vormen geen continu onderdeel van de gemeentelijke organisatie en kunnen de wensen en behoeften ook moeilijker bepalen en vertalen naar ICT. We zien dat de centrale I-adviseur vaak denkt en handelt vanuit de uniformiteitsdoelen van het SSC zelf. Helaas zien we nog te weinig dat deelnemende organisaties in een samenwerking ook investeren in gezamenlijke en gedragen eenduidige organisatiedoelstellingen. Pas dan kunnen de afdelingen Organisatie, Informatiebeleid en Automatisering optimaal renderen in een samenwerking.

Deze nadelen mogen geen afbreuk doen aan de samenwerkingsinspanningen. Meer samenwerken blijft nodig in 2017. Alleen moeten we goed kijken naar de juiste samenwerkingsvormen en van iedere vorm ook de keerzijden onderkennen. Vervolgens moeten we daar een werkbare oplossing voor creëren, zodat ze later niet tot spanningen of ontevredenheid gaan leiden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Om grip te krijgen op de informatiehuishouding en met name de vele documenten, zijn gemeenten in de afgelopen jaren aan de slag gegaan met opslag in documentmanagementsystemen (DMS-en). Het helpt niet alleen om grip te krijgen op de dynamische (nog te bewerken en actuele) documenten maar ook op het archiveren, bewaren en vernietigen van de statische documenten.

De invoering van opslag in een centraal DMS

De meeste op de markt beschikbare documentmanagementsystemen voor gemeenten hebben een Records Management-toepassing waarmee ze gearchiveerde documenten en andere relevante informatie regelen. Het DMS is veelal centraal gepositioneerd, al dan niet als onderdeel van een centrale midoffice, waarbij alle inkomende en door de organisatie geproduceerde archiefwaardige documenten (waaronder e-mails) worden opgeslagen. Inkomende analoge documenten worden gescand, van metadata voorzien en opgeslagen in het DMS. Werkprocessen zijn zo ingeregeld dat centrale opslag van vervaardigde documenten in het DMS op enig moment plaatsvindt. Via uniforme sjabloongeneratoren maakt men documenten die direct in het DMS worden opgeslagen. Digitale standaardkoppelingen tussen vakapplicaties en het DMS zorgen dat documenten automatisch overgedragen worden. Medewerkers is, als het goed is, de discipline bijgebracht om alle documenten centraal en via de sjabloongeneratoren in het DMS op te slaan.

In hoeverre gerealiseerd?

Alles bij elkaar goede maatregelen om grip op het documentbeheer te krijgen en daarmee inzichtelijkheid en goede ontsluiting te realiseren. Maar in hoeverre is dit streven naar een centrale digitale opslag van alle documenten bij de gemeenten gerealiseerd? En tegen welke kosten?
Resultaten van een recent onderzoek bij een gemeentelijk samenwerkingsverband:

• 80% van informatie (documenten, mail,
  kaarten enz.) is archiefwaardig, 20% niet
• Van de archiefwaardige informatie zit:
  • slechts 28% in DMS;
  • 25% op afdelingsschijf;
  • 22% onder vakapplicaties (op schijf);
  • 13% in persoonlijk mailbox;
  • 4% op persoonlijke schijf;
  • 8% als papier in kasten.

Tegenvallend resultaat

Deze cijfers tonen aan dat in deze organisatie slechts 28% met DMS- en RMA-functionaliteit gemanaged wordt. Maar liefst 72% is verspreid opgeslagen en wordt niet in een goed DMS beheerd. Dat betekent dat veel documenten makkelijk verloren raken en er geen versiebeheer is. Documenten worden dubbel opgeslagen en niet tijdig gearchiveerd of vernietigd. Ze zijn moeilijk vindbaar en er vindt veelal geen dossiervorming plaats. Als we in dit onderzoek niet alleen de archiefwaardige maar ook alle andere informatie meenemen, die we toch ook graag snel kunnen ontsluiten, blijkt dat slechts 23% via het DMS worden beheerd. Een teleurstellend resultaat na vele jaren DMS-gebruik. Maar deze organisatie staat daarin niet alleen. Onderzoeken en gesprekken met gemeenten en DMS-leveranciers maken duidelijk dat dit de praktijk is bij veel gemeenten en gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Het streven om alles in een centraal DMS vast te leggen wordt bij verre na niet gehaald.

Hoe centraal opslaan bij uitbesteding?

Naast dit gegeven zien we bij gemeenten een uitbestedingsgolf waarbij taakvelden worden verplaatst naar regionale uitvoeringsorganisaties (RUD’s, belastingdiensten, ISD’s enz.). Niet altijd zijn daarbij heldere afspraken gemaakt over wie het archief vormt. Is de afspraak dat de archiefvorming bij de gemeente plaatsvindt (wat de vindbaarheid makkelijker maakt), dan is de levering van de documenten niet altijd goed. Als de archiefplicht (deels) is overgedragen naar de externe instanties, dan is integrale dienstverlening naar de burgers en bedrijven vanwege de versnippering moeilijker. We moeten ons dus afvragen of we ernaar moeten blijven streven om alle informatie in een centraal DMS op te slaan. Jagen we niet op een utopie? Kunnen we niet beter decentraal opslaan toestaan en het beheer op een andere wijze regelen?

Alternatieve oplossingen zinvoller?

Laat bijvoorbeeld alle documenten die door vakapplicaties worden vervaardigd onder die applicatie opslaan en duurzaam toegankelijk (en vindbaar) maken, in overeenstemming met de archiefwet. Ga op zoek naar ICT-instrumenten die op andere manieren de breed verspreide documenten en e-mails beheren en vindbaar maken. Beheer de documenten in een overkoepelend platform waar de verschillende afdelingsmappen en persoonlijke mappen zijn opgeslagen. Daarmee kunnen alle documenten die binnen projecten en programma’s worden gemaakt juist worden beheerd en slim ontsloten, op een wijze waarop een standaard DMS dat zou doen.

Digitale samenwerkingsplatformen zoals bijvoorbeeld Microsoft Office365 met daarbinnen Sharepoint voor het documentmanagement, bieden al veel functionele hulpmiddelen om dat voor elkaar te krijgen. De kracht van zulke platformen is niet alleen dat ze de DMS-functionaliteit bieden, maar vooral dat ze organisatiebreed geïmplementeerd zijn en iedere medewerker er voor vele andere kantoorfuncties continue mee werkt. De medewerkers hoeven dan niet de drempel over om naar een DMS te gaan voor het produceren of vinden van documenten. Door de integraliteit binnen het platform verdwijnt die drempel. Het documentmanagement wordt voor hen onder de motorkap geregeld. Blijft natuurlijk wel zaak om fatsoenlijke metadatering toe te passen, dossiervorming in te regelen en de archieffunctie (overdracht en vernietiging) tijdig uit te voeren. Ook kan nog gemeente specifieke archieffunctionaliteit, NEN2082 gespecificeerd, aanvullend op het platform worden gepositioneerd. We zouden daarmee de grip op de documenten kunnen vergroten van 28% naar mogelijk 80%. Of wellicht  naar 100%? Wat is uw streven voor 2017?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.

In de ledenvergadering van november 2014 hebben gemeenten de VNG de opdracht gegeven om snel een collectieve gemeentelijke aanpak uit te werken op het gebied van ‘dienstverlening en informatiebeleid’, inclusief een meerjarige projectenagenda, governance en financiering. Daarbij stonden drie vragen centraal: hoe verbeteren we de aansluiting tussen de samenleving en het lokale bestuur, wat kunnen wij als gemeenten zelf regelen en wat zijn lokale of regionale vraagstukken die we als gemeenten de komende jaren gezamenlijk willen oppakken?

Digitale Agenda 2020

Dit resulteerde in een opdracht aan VNG om een plan te maken voor de volgende doelstellingen:

• Efficiënt samenwerken aan digitale dienstverlening, de informatiesamenleving en e-overheid.
• Het innovatievermogen van het gemeentelijke veld vergroten.
• De gemeentelijke processen stroomlijnen.
• Een sterkere beïnvloeding van het Rijk door gemeenten.
• Een krachtiger opdrachtgeverschap richting softwareleveranciers.

Het resultaat van de opdracht is de Digitale Agenda Dienstverlening en Informatiebeleid 2020, kortweg ‘DA2020’. In deze agenda definieert VNG drie ambities: open en transparant deelnemen aan de participatiesamenleving, werken als één efficiënte overheid en massaal digitaal werken en lokaal maatwerk leveren. De kern van de agenda is: ‘Wat gemeenten niet onderscheidt, moet in principe op gestandaardiseerde wijze collectief worden gedaan’. ‘Samen doen wat samen kan’ is het motto waaronder de gemeenten hun krachten willen bundelen. In de algemene ledenvergadering (hierna ‘ALV’) van 2015 is dat vertaald in de opdracht om de I-voorzieningen en dienstverlening te collectiviseren. Begin dit jaar is, in opdracht van VNG, een verkenning gedaan en een rapport ‘Coöperatief vernieuwen’ opgesteld door Berenschot. Dat rapport geeft het volgende kernadvies:

1. Organiseer collectivisering langs drie lijnen: een uitvoeringsorganisatie, een regiegroep en mandatering van de gemeenten onderling.
2. Creëer vertrouwen door succes (boek kleine betekenisvolle successen).
3. Ga aan de slag: maak een realisatieplan.

Collectivisering

In de ALV van juni 2016 is inmiddels besloten om de collectivisering in te richten, daarvoor een realisatieplan te maken en € 26.970.000 uit het gemeentefonds beschikbaar te stellen voor het realiseren van DA2020 (€ 20.820.000), het project Informatievoorziening Omgevingswet (€ 3.600.000) en het inrichten van een intergemeentelijke coöperatieve uitvoeringsorganisatie (€ 2.550.000). Zo’n coöperatie moet een doorbraak geven in de collectivisering: de innovatie versterken, de te schaarse kennis binnen gemeenten bundelen (met name op het terrein van informatiebeveiliging en privacy) en een gemeenschappelijke cloud vormen. De collectivisering maakt voor gemeenten middelen vrij om lokaal echte toegevoegde waarde te leveren, bijvoorbeeld in het sociaal domein of in de fysieke leefomgeving. Door uitwisseling van initiatieven, experimenten, pilots en best practices op lokaal niveau wordt het innovatievermogen versterkt. Binnen DA2020 wordt ervoor gezorgd dat de condities voor succesvolle innovatie verbeteren.

Ontwikkeling en uitrol

De aanpak van de VNG om innovatievermogen te ontwikkelen en gebruik te maken van elkaars ideeën en ontwikkelingen bestaat uit de volgende stappen:

1. Binnen zes thema’s worden initiatieven ontwikkeld of opgehaald uit de samenleving.
2. Voor een initiatief worden pilots gestart.
3. Voor kansrijke initiatieven wordt een impactanalyse uitgevoerd (onderzoek naar de realiseerbaarheid en de impact ervan).
4. Is de impactanalyse positief, dan wordt grootschalige implementatie mogelijk gemaakt via ondersteuningsprogramma’s voor de overheden.

Om deze aanpak te faciliteren heeft de VNG de zogenaamde ‘Pilotstarters’ ontwikkeld, waarmee iedereen initiatieven kan inbrengen, men steun kan mobiliseren en we met elkaar zien wat er al wordt ontwikkeld.

Groei naar ‘e-overheid’

Een essentieel onderdeel van DA2020 is verdere groei van gemeenten naar een ‘e-overheid’: een overheid waarin via één poort de dienstverlening volledig digitaal wordt verzorgd en waarbij uiteindelijk de burger zelf regie voert op die dienstverlening. Gemeenten moeten die groei in digitale dienstverlening in vier fasen doorlopen:

1. Alle informatie digitaal en eenvoudig vindbaar;
2. De dienstverlening digitaal verzorgen (digitaal verwerken, verstrekken en informeren);
3. Naast volledig digitaal ook eenvoudig aanbieden (integrale toegang hele overheid, via e-formulieren);
4. Burgers voeren regie over zaken met de overheid (co-creatie, overheidsparticipatie).

Fase 3 moet op 1 januari 2018 zijn gerealiseerd en fase 4 op 1 januari 2020. Onder leiding van Digicommissaris Bas Eenhoorn wordt de visie op de digitale overheid uitgewerkt, de governance daarop verder vormgegeven en de Generieke Digitale Infrastructuur verder ingericht. Veel onderdelen daarvan, o.a. MijnOverheid, het Ondernemingsdossier, het eID-stelsel, het Stelsel van Basisregistraties en de Omgevingswet, beïnvloeden de komende jaren de richting van de gemeentelijke ICT en worden wettelijke plicht. Verder blijft VNG werken aan het opzetten en implementeren van open standaarden, het ontwikkelen van uniforme informatiearchitecturen, het ontwikkelen van uniform beveiligingsbeleid en aan de beïnvloeding van de (software)leveranciersmarkt. Ze voert een actief beleid richting de gemeenten om deze producten te implementeren en draagt bij om die implementatie succesvol te laten zijn.

Implementatieagenda (plateaus)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

In mei jl. zijn de drie colleges van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel akkoord gegaan met de vorming van een gezamenlijke ICT-coöperatie. Naar verwachting zal ook de gemeente Woerden hierbij aansluiten. De GR ‘MijnGemeenteDichtbij’, de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel, zal in de coöperatie de actieve deelnemende partij zijn.

Grip op de markt

Met de coöperatie geven deze gemeenten invulling aan de ambities om grip te krijgen op de markt van de ICT-leveranciers en daarmee grip te krijgen en te bezuinigen op de ICT-kosten. Met de samenwerking volgen de gemeenten de nieuwe koers van de VNG om te collectiviseren. De coöperatie loopt vooruit op de collectiviseringsplannen van de VNG, die in de ledenvergadering van juni 2016 inmiddels heeft besloten vaart te maken met de collectiviseringsplannen. De uiteindelijke vorm van zo’n landelijke coöperatie (of coöperaties) moet nog worden uitgewerkt. De VNG volgt daarom intensief de vooruitlopende coöperatie van Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel. Zij levert ook actief juridische ondersteuning.

Ook ieder z’n eigen weg

In aanloop naar de coöperatie zijn de genoemde ‘pilot’-gemeenten al enige tijd individueel actief met de ontwikkeling van nieuwe softwareapplicaties. Zo ontwikkelt de gemeente Woerden een zogenaamde ‘inwonerscloud’ waarmee zij op participerende wijze haar inwoners kan ondersteunen op het terrein van zorg. De gemeente Eindhoven ontwikkelt op dit moment een subsidiesysteem en in Boxtel zijn testontwikkelingen geweest van verschillende GBA-modules en afhandeling van Bezwaar en beroep.

De ontwikkeling van deze softwareapplicaties geschiedt op basis van de ‘Scrum’-methode, waarbij in periodes van twee weken, gedurende interactieve ‘sprints’ met gebruikers, brokken functionaliteit worden opgeleverd. De gebruikers beoordelen en testen deze zelf en eventuele aanpassingen worden direct doorgevoerd. De ervaringen met deze methode zijn positief. In hele korte tijd worden goed passende softwareapplicaties opgeleverd, die draaien in de cloud. Zo worden de eerste stappen van de coöperatie samen met leverancier Gemboxx gezet, maar in principe kan de coöperatie met vele ICT-leveranciers op eenzelfde manier samenwerken. De coöperatie voert daarbij de regie en werkt vanuit een sterke opdrachtgeverschapsgedachte.

Collectiviteitsgedachte

De kern van het coöperatiemodel is dat alle leden een eenmalige toetredingsinleg betalen en daarbij de beschikking krijgen over de oplossingen die door de vooroplopende gemeenten zijn ontwikkeld. Dat is de collectiviteitsgedachte: maak of koop niet wat al door een andere gemeente is bedacht en gebouwd. In de komende maanden moeten de spelregels en governance van de coöperatie nog verder vorm krijgen. De coöperatie wil de komende jaren verder groeien met tientallen gemeenten. Zodra vanuit de VNG de landelijke coöperatie definitieve vorm krijgt, zal deze vooruitlopende coöperatie van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel daar waarschijnlijk in overvloeien.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

De gemeente Best is in 2013 gestart met de invoering van ‘digitaal en zaakgericht werken’, als onderdeel van haar verbeterprogramma ‘DOEN’. In Best heeft men de keuze gemaakt voor het zaaksysteem Liber van BCT als ondersteunende applicatie. Zoals vele gemeenten in Nederland heeft ook de gemeente Best ervaren dat het erg moeilijk is om de koppelvlakken tussen verschillende applicaties, die de overdracht van zaakgegevens en zaakdocumenten moeten verzorgen, werkend te krijgen.

Ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld, toch blijkt in de praktijk dat ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe leiden dat de gegevensoverdracht niet goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties en daarmee tussen afdelingen moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Reden voor de gemeente Best om begin 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken, met behulp van de leveranciers. KING levert die ondersteuning vanuit het team ‘Leveranciersmanagement’. In Best zijn daarop de negen leveranciers bij elkaar gekomen die de belangrijkste applicaties  leveren. Zij hebben allen hun steun toegezegd. Voor hen is het van belang standaard koppelvakken te kunnen leveren die voldoen aan de uitwisselstandaarden. Best betrof hiermee direct een goede gemeentelijke praktijkcase waar de vele nieuwe uitwisselformaten en koppelvlakken beproefd konden worden. Er is een zogenaamde ‘showcase’ gedefinieerd waarin het gehele proces van ‘Evenementenvergunningen en -meldingen’ via standaard koppelvlakken operationeel gemaakt zou worden. Voor dit proces leveren vier leveranciers ondersteuning voor de in dat proces gebruikte applicaties, te weten:

• BCT, leverancier van het zaaksysteem, het zakenmagazijn en het documentmanagementsysteem.
• PinkRoccade Local Government, leverancier van de servicebus voor het transport van zaakgegevens en documenten en het gegevensmagazijn voor de aanlevering van basisgegevens als pre-fill.
• Roxit, leverancier van het vergunningensysteem, waarin de evenementenvergunning wordt geregistreerd.
• Care, leverancier van de website (digitaal loket) en de e-formulierengenerator.

Zij leveren alle vier kennis en capaciteit door inzet van hun architecten en integratieconsultants. Tevens denken de leveranciers mee over de inrichting van het proces, eventuele conversie vanuit de oude omgevingen en andere architectuurvraagstukken. De leveranciers zorgen tevens voor het snelle aanpassen van de applicaties en koppelvlakken, mochten deze niet werken. De gemeente Best levert de testomgeving en menskracht om te kunnen testen. Hierbij fungeert Ad van Dijck als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de showcase.

Met de showcase willen de gemeente Best en de betrokken leveranciers qua ketenproces de zogenaamde ‘koninklijke weg’ inrichten. Dit houdt het volgende in:

• Via de website kan een burger (via DigiD) of bedrijf (via eHerkenning) een e-formulier gebruiken om een aanvraag voor een evenementenvergunning te doen.
• Vanuit DigiD en eHerkenning worden vanuit het gegevensmagazijn de basisgegevens van de klant of bedrijf als pre-fill geleverd aan het e-formulier. Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak Stuf-BG
• Na indiening wordt het e-formulier via het koppelvlak StUF-EF aangeboden aan het zaaksysteem, dat vervolgens een zaaknummer toekent en het formulier opslaat in het documentmanagementsysteem. Het zaaknummer wordt in het zakenmagazijn geplaatst met bijbehorende kenmerken. De overdracht verloopt ook hier weer via de servicebus.
• Het zaaksysteem levert het zaaknummer terug aan de klant (naar de website). Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document.
• Het zaaksysteem levert, met behulp van de zaaktypecatalogus en via de servicebus, de evenementaanvraag (de ‘zaak’)  aan het vergunningensysteem.
• In het vergunningensysteem vindt verder afhandeling van de vergunning plaats. Nieuwe documenten die worden aangemaakt, worden via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document naar het zaaksystem gestuurd. Vervolgens plaats het zaaksysteem de documenten in het documentmanagementsysteem.
• Ook levert het vergunningensysteem via de service en StUF Zaak/Document de zaakstatussen aan het zaaksysteem, die deze in het zakenmagazijn plaatst. Het zaaksysteem brengt deze zaakstatussen via de service weer met StUF Zaak/Document naar de website als de klant daarop vraagt hoe het met de afhandeling van de zaak staat.
• Medewerkers kunnen de afhandeling van de status ook via het zaaksysteem volgen, zodat zij ook op andere manieren snel klanten kunnen informeren over de status van de afhandeling en snel de bijbehorende dossiers kunnen vinden.

Deze ‘koninklijke weg’, waarbij de overdracht van gegevens en documenten steeds geschiedt via de centrale service op basis van koppelvlakstandaarden, biedt de gemeente Best een toekomstvaste oplossing. Met deze architectuur is het aantal verbindingslijnen minimaal en tevens geordend. Toekomstige vervangingen van onderdelen van die architectuur door andere componenten worden daardoor eenvoudiger.

Eind dit jaar willen de gemeente Best en haar leveranciers de showcase werkend hebben. Het traject leert nu al dat er veel keuzes gemaakt moeten worden over inrichtingsvraagstukken, conversies en de tijdelijke situaties als sommige processen al digitaal en zaakgericht ingericht zijn, terwijl andere processen nog op de oude weg doorgaan. Keuzes worden zeker van belang als deze processen door dezelfde applicaties worden ondersteund. Vóór de invoering van zaakgericht werken moeten gemeenten goed over deze zaken nadenken en daarop de meest passende invoeringsaanpak kiezen.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Ook iBestuur heeft een artikel gewijd aan deze casus bij de gemeente Best:
Link naar artikel iBestuur