Auteursarchief: Ad van Dijck

Nieuw informatiebeleidsplan? Zo pakte Gemeente Veldhoven het aan

Informatiebeleidsplan veldhoven Telengy
Lees het gehele artikel

De vele maatschappelijke, I- en ICT-ontwikkelingen maakten dat gemeente Veldhoven in 2019 besloot een nieuw informatiebeleidsplan op te stellen, zodat deze weer goed zou aansluiten op de wereld anno nu. Een nieuwe I-visie of informatiebeleidsplan geeft richting aan automatisering, informatiebeheer en -management zodat de bedrijfsvoering maximaal wordt ondersteund.

Het uitgangspunt voor dit informatiebeleidsplan was vooral dat dit pragmatisch en bondig zou worden geformuleerd. In de pragmatisch ingestelde gemeentelijke organisatie van Veldhoven heeft men immers geen behoefte aan dikke plannen. De lijn is ook dat voor het opstellen van het informatiebeleid geen organisatiebrede informatievergaring nodig is. Het gaat immers slechts om een actualisering van gebruikte werkwijzen en van de uitvoering van ICT-projecten.

In de I&A-projectgroep is tevens voldoende kennis aanwezig van de Veldhovense eisen en wensen ten aanzien van dienstverlening, bedrijfsvoering en informatiemanagement. De aanwezige missie/visie van de organisatie geeft voldoende richting aan die eisen.
Met deze kleinschalige aanpak belast de werkgroep niet de hele organisatie voor het samenstellen van het informatiebeleidsplan. Voor het opstellen van het plan mogen ook recente beleidsplannen van andere gemeenten als basis worden gebruikt. Men wil het wiel zeker niet opnieuw uitvinden!

Informatiebeleidsplan veldhoven Telengy

Slim volgen in plaats van koploper

Het idee voor een bondig informatiebeleidsplan kwam voort uit de wijze waarop de gemeente Veldhoven gewoonlijk verbeteringen doorvoert. Inwoners zijn tevreden over de dienstverlening die Veldhoven hen biedt. Veel werkprocessen in de bedrijfsvoering en dienstverlening zijn al efficiënt ingericht. De verschillende vakafdelingen zijn continue zelf bezig om verbeteringen in hun dienstverlening door te voeren. Veelal kleinschalig en voortkomend uit eigen initiatief. Veldhoven voelt dus minder de urgentie om daarnaast grote en van bovenaf opgelegde verbeterslagen door te voeren. Daarom hoeft het nieuwe informatiebeleidsplan niet echt omvangrijke verbeteringen in gang te zetten. Qua ICT-veranderingen is Veldhoven dan ook vooral een slimme volger in plaats van koploper.

Twee kanten

Aan deze invulling van ‘continue verbeteren’ door de vele afdelingen zelf kleven ook enkele nadelen, met name voor de I&A-organisatie en het informatiemanagement. Wat en wanneer ICT-aanpassingen worden doorgevoerd en dus investeringen nodig zijn, is zo vooraf lastiger te bepalen. I&A moet op deze wijze meer versnipperd steun leveren. Uniformiteit in ICT-oplossingen is lastiger te bereiken, met gevolgen daarvan voor het beheer. Initiatieven vanuit I&A om tijdig en juist in te spelen op de vele technologische ontwikkelingen passen niet altijd goed op de verbeterplannen van de verschillende vakafdelingen. Zodat die initiatieven minder vaak genomen kunnen worden, terwijl ze wel nodig zijn om de informatievoorziening in Veldhoven op een kwalitatief hoog niveau te houden.

Uitvoering

Tijdens de sessies met de I&A-projectgroep voor het opstellen van het informatiebeleidsplan komt naar voren dat er binnen de gemeente Veldhoven meer belangrijke ICT-ontwikkelingen spelen dan gedacht. Ontwikkelingen die voor de gehele organisatie van belang zijn en die de organisatie eigenlijk snel op moet pakken. Niet alleen om de dienstverlening verder te kunnen verbeteren, maar ook omdat er ontwikkelingen zijn die door het Rijk worden opgelegd. Het besef groeit dat die ontwikkelingen centraal door I&A moeten worden opgepakt. Verbeteropgaven die dan centraal gestuurd en op gelijke wijze voor alle afdelingen worden uitgevoerd. Hierdoor kan de hele organisatie met uniforme ICT-oplossingen werken en is efficiënt beheer mogelijk. Op die wijze is een essentiële digitaliseringsslag mogelijk, die de organisatie verbeteringen in de dienstverlening gaat leveren.

Dit alles leidt ertoe dat de projectgroep in het beleidsplan een aantal duidelijke statements en beleidsuitgangspunten neerlegt. Anders dan vooraf voorgenomen, worden in het informatiebeleidsplan substantiële verbetervoorstellen gedaan en ook voorgesteld om I&A een sterkere initiërende rol te geven in die verbeterslagen. In het plan is daarnaast een aanpak voorgesteld die past bij gemeente Veldhoven: stap voor stap en gedoseerd tussenresultaten opleveren.

Mede door steun van de manager die het I&A-team leidde, reageren directie en management positief en staan zij achter de initiatieven uit het beleidsplan. Op basis hiervan zijn in de begroting van 2020 gelden gereserveerd voor het uitvoeren van die initiatieven en is daarvoor een programma-organisatie opgezet. Zo heeft het open staan voor een andere opzet tot een mooi resultaat geleid.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

ICT outsourcen of zelf doen?

Lees het gehele artikel

Twee middelgrote buurgemeenten werken op het vlak van ICT (lees ‘automatisering’ c.q. de technische infrastructuur) al enige tijd intensief samen en hebben een ICT-omgeving van een goed niveau opgebouwd. Ze maken gebruik van moderne technologie, met virtuele werkplekken dankzij VDI (Virtual Desktop Infrastructure), die stabiel en goed presterend is. Ook het beheer en de servicedesk hebben zich tot een hoog niveau ontwikkeld, waarmee een tevreden gebruikersorganisatie tot stand is gekomen. Daarnaast werken de twee gemeenten nog samen met andere gemeenten op het vlak van informatievoorziening: het I-taakveld. 

Zijn we groot genoeg?

Ondanks deze goede ICT-voorzieningen rijst bij beide gemeenten toch de vraag of ze samen gereed zijn voor toekomst. Kunnen ze met deze omvang de toekomstige ontwikkelingen aan? Hebben ze voldoende kennis en ontwikkelruimte in huis om de vele innovaties te onderzoeken, te implementeren en te beheren? En dit alles te bekostigen? Moet er worden gezocht naar aansluiting bij grote ICT-uitvoeringsorganisaties zoals Shared Service Centers (SSC’s) om bij groei van de ICT-voorzieningen de beheerkosten niet te laten stijgen of wellicht zelfs wat in te dammen? Een uitvoeringsorganisatie die door haar schaalgrootte in staat is om hoogwaardige kennis op te bouwen en te behouden en die de ruimte heeft voor onderzoek en innovatie? 

Advies

Deze gedachten waren aanleiding voor de gemeenten om Telengy te vragen om een advies uit te brengen over het onderbrengen van hun ICT-voorzieningen bij een regionaal SSC. Wat zijn de plussen en minnen van toetreding tot dat SSC, zowel nu als in toekomst?  

Telengy-adviseurs Eric Leroi en Ad van Dijck hebben dit verzoek opgepakt. Na het doorlezen van relevante documenten zoals strategische plannen, I- en ICT-visies, ontwikkelplannen, architecturen, beheermodellen, servicemodellen, DVO’s en SLA’s en kwaliteitsmetingen van zowel de betreffende gemeenten als het aanbiedend SSC, hebben zij gesprekken gevoerd met de juiste mensen binnen de gemeenten en het SSC. Deze gesprekken vonden plaats op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Het doel van de gesprekken was meerledig: 

  • Analyseren wat het ICT-niveau in de gemeenten en bij het SSC is.
  • Analyseren hoe de beheermodellen zijn ingericht en worden uitgevoerd, zowel bij de gemeenten als het SSC.
  • Analyseren hoe de serviceorganisaties opereren, zowel bij gemeenten als SSC.
  • Achterhalen wat de verwachtingen omtrent technologische innovatie en service bij de gemeenten zijn.
  • Achterhalen hoe de innovatiekracht van het SSC is en welke rol de nieuw aan te sluiten gemeenten daarin spelen.
  • Onderzoeken wat de veranderkracht van het SSC is: hoe Lean zijn zij in het snel aanbieden van nieuwe gewenste functionaliteiten, oftewel: kunnen zij daarin een korte ‘time-to-market’ bieden.
  • Achterhalen welke visie het SSC heeft in het samenspel tussen de informatiekant (die bij de gemeenten ligt) en de automatiseringskant (die dan bij het SSC zou komen) indien deze scheiding wordt gemaakt.
  • Onderzoeken hoe het SSC haar positie over 5 jaar ziet.

Technische verbeterslag

Allereerst bleek dat de technische verbeterslag, waar het SSC met haar huidige gebruikers nog middenin zit, van invloed was op de toetredingsmogelijkheden. Dit behelst een omslag naar een zeer moderne ICT-infrastructuur met goede beheervoorzieningen en een hoge beveiligingsgraad. Een omslag waarin van meerdere ICT-omgevingen van alle deelnemende gemeenten, die allemaal separaat moeten worden beheerd, naar één beheeromgeving voor alle deelnemende gemeenten werd gegaan. Deze forse verandering maakt het minder makkelijk om nieuw toetredende gemeenten direct mee te nemen. 

Hoe kijkt het SSC aan tegen de toekomst?

In de gesprekken met het SSC is vooruitgekeken naar de veranderingen die het nu al oppakt en nog verder wil oppakken, met een doorkijk naar de positie van het SSC over vijf jaar. Hierbij werd ingegaan op hoe het SSC omgaat met snel innoveren. Ook werd besproken hoe het SSC ervoor zorgt dat nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen worden vertaald naar nieuwe ICT-voorzieningen en functionaliteiten, die de deelnemende gemeenten direct kunnen inzetten voor hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Met andere woorden: biedt het een korte time-to-market?   

Het is dus zoeken naar een balans tussen een uniforme, stabiele en makkelijk te beheren ICT-omgeving met lage beheerkosten enerzijds en het snel inzetten van de allerlaatste technologische innovaties anderzijds. Veel SSC’s hebben met veel overleg en inzet alle deelnemers in een uniforme architectuurlijn gekregen en proberen met harmonisaties de beheerkosten zo laag mogelijk te houden. Het is niet makkelijk om deze afspraken steeds weer op te breken met nieuwe ontwikkelingen. Het is daarbij moeilijk om Lean te reageren op de continue veranderingen binnen een strategie om alle ICT uniform en binnen de gemaakte architectuurafspraken te laten passen. Efficiënt beheren en daarnaast ook snel anticiperen op innovaties vragen veelal verschillende organisatiemodellen en strategieën. 

De cloud

Een tweede aspect dat doet nadenken zijn de snelle cloud-ontwikkelingen. Steeds meer ICT-leveranciers, ook die in de gemeentespecifieke markt, bieden hun functionele oplossingen in de cloud aan. Deze oplossingen draaien in een ICT-omgeving bij de aanbieders of bij grootschalige en gespecialiseerde outsourcingaanbieders waarmee zij een partnerschap hebben. Gemeenten hebben dus steeds minder servers en andere ICT-voorzieningen nodig waarop de applicaties draaien. De behoefte aan het gebruiken van een serverpark en bijbehorende voorzieningen bij een gezamenlijk regionaal SSC neemt daarmee ook in hoog tempo af. Gemeenten moeten zich afvragen of ze niet meer moeten inzetten op het toenemende cloud-aanbod voor hun commodity-werkplekken, en zelfs of ze hun ICT niet bij een grote landelijke of op wereldniveau opererende professionele aanbieder moeten gaan afnemen. Dat kunnen ook aanbieders zijn die dit niet gemeentespecifiek aanbieden, omdat dit bijvoorbeeld voor een werkplekomgeving niet nodig is. Daarmee is tevens meer kans op zeer lage prijzen.   

Pas op de plaats

Al met al hebben de twee gemeenten vanwege deze laatste ontwikkelingen en de grote verbeterslag die het SSC nu maakt, besloten om even te wachten met aansluiten in 2018. Daarbij speelt mee dat de gemeenten in hun samenwerking ook goede stappen voorwaarts hebben gezet en kunnen leunen op een eigen moderne ICT-omgeving van hoog niveau. Over enkele jaren zullen zij met de nieuwe omstandigheden nogmaals onderzoeken of toetreden alsnog zinvol is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Digitalisering bij twee fusiegemeenten

Lees het gehele artikel

In ieder nummer van M&C beschrijft een organisatieprofessional een casus uit de praktijk, onder redactie van Rob Wagenaar. In deze editie beschrijft Ad van Dijck de casus Digitalisering bij twee fusiegemeenten.

Ad verwijst in zijn casus naar ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Keerzijden van samenwerken tegengaan in 2017

Lees het gehele artikel

Veel gemeenten zijn de in de afgelopen jaren samenwerkingsverbanden met elkaar aangegaan. Dit om de krachten te bundelen en met elkaar de talrijke marktontwikkelingen aan te kunnen, maar ook om door schaalgrootte kosten te besparen. Dit heeft geleid tot een scala aan regionale uitvoeringsorganisaties zoals intergemeentelijke belastingdiensten, RUD’s, veiligheidsregio’s, ISD’s en SSC’s (Shared Service Centra). Dat heeft aantoonbare voordelen gebracht. Maar aan de uitbesteding van deze taken zitten eveneens minder gewenste aspecten.

Verandering van dienstverlening bij uitbesteding

Gemeenten hebben jarenlang gewerkt aan een integrale dienstverlening in lijn met het Antwoord©-concept. Zaaksystemen zijn ingevoerd om werkprocessen integraal uit te voeren en regie te krijgen op de afhandeling van verzoeken van burgers en bedrijven. Ondertussen zijn hele onderdelen van die dienstverlening uitbesteed aan andere organisaties en worden de werkprocessen weer opgeknipt en over andere organisaties verdeeld. Kwaliteitsnormen in dienstverlening kunnen niet meer integraal gemanaged worden omdat iedere uitvoeringsorganisatie dat op haar eigen wijze doet en niet in maatwerkvarianten voor specifieke burgers en bedrijven in de betreffende gemeenten. Controle op de kwaliteit van de externe taakuitvoering wordt daarnaast bemoeilijkt, omdat de deskundigheid die daarvoor nodig is verdwenen is bij de gemeenten toen de vakspecialisten werden overgeheveld naar de uitvoeringsorganisaties.

Weg van ‘bedrijfsdoel naar ICT’ omgedraaid

Het verbinden van afdelingen met behulp van zaaksystemen is al een hele opgave, maar een geoliede samenwerking met ketenpartners en regionale uitvoeringsorganisaties is nog moeilijker. Iedere organisatie werkt met haar eigen zaaksysteem en er zijn niet altijd toereikende uitwisselstandaarden. Vaak vindt informatie-uitwisseling en dossieroverdracht plaats via e-mail, op een wijze die niet altijd voldoet aan de eisen op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Met het ontstaan van de SSC’s zien we dat de vakkolom ‘informatiemanagement’ niet optimaal kan worden ingevuld. Dat komt omdat we zijn begonnen met het uitbesteden van de technische ICT-infrastructuur. Daar konden immers het snelst de ICT-kosten worden verkleind of in ieder geval de kostengroei worden tegengehouden. Er is echter het principe dat de ambities en strategische doelen van een gemeente bepalen welke informatiehuishouding, informatiebeleid en informatiearchitecturen het beste passen. Die informatiekolom op zijn beurt bepaalt weer welke ICT-oplossingen (applicaties) en infrastructuren daarbij het best passen.

Conflicterende doelstellingen

Een SSC probeert voor alle deelnemende gemeenten een uniforme ICT-infrastructuur en applicatie-laag op te zetten. Immers alleen daarmee kan zij de kosten voor de deelnemende gemeenten laag maken door de vermindering van de beheerlasten. Alleen hoeft die ICT-eindoplossing niet voor iedere deelnemende gemeente de oplossing te zijn die het best past bij de informatiedoelstellingen en strategische bedrijfsdoelen van de gemeente. In plaats van O (organisatie) naar I (informatiebeleid) naar A (automatisering ICT) te gaan, loopt nu de weg van A naar O, met potentiële weerstand tot gevolg, omdat gemeenten niet meer hun eigen koers kunnen uitzetten. Bij SSC’s die het taakgebied ‘informatiemanagement’ hebben overgenomen wordt het nog problematischer. De afstand met de organisatie en de bedrijfsdoelen is daarbij groter. De centrale informatiemanagers of I-adviseurs vormen geen continu onderdeel van de gemeentelijke organisatie en kunnen de wensen en behoeften ook moeilijker bepalen en vertalen naar ICT. We zien dat de centrale I-adviseur vaak denkt en handelt vanuit de uniformiteitsdoelen van het SSC zelf. Helaas zien we nog te weinig dat deelnemende organisaties in een samenwerking ook investeren in gezamenlijke en gedragen eenduidige organisatiedoelstellingen. Pas dan kunnen de afdelingen Organisatie, Informatiebeleid en Automatisering optimaal renderen in een samenwerking.

Deze nadelen mogen geen afbreuk doen aan de samenwerkingsinspanningen. Meer samenwerken blijft nodig in 2017. Alleen moeten we goed kijken naar de juiste samenwerkingsvormen en van iedere vorm ook de keerzijden onderkennen. Vervolgens moeten we daar een werkbare oplossing voor creëren, zodat ze later niet tot spanningen of ontevredenheid gaan leiden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Is één centraal DMS een utopie?

Lees het gehele artikel

Om grip te krijgen op de informatiehuishouding en met name de vele documenten, zijn gemeenten in de afgelopen jaren aan de slag gegaan met opslag in documentmanagementsystemen (DMS-en). Het helpt niet alleen om grip te krijgen op de dynamische (nog te bewerken en actuele) documenten maar ook op het archiveren, bewaren en vernietigen van de statische documenten.

De invoering van opslag in een centraal DMS

De meeste op de markt beschikbare documentmanagementsystemen voor gemeenten hebben een Records Management-toepassing waarmee ze gearchiveerde documenten en andere relevante informatie regelen. Het DMS is veelal centraal gepositioneerd, al dan niet als onderdeel van een centrale midoffice, waarbij alle inkomende en door de organisatie geproduceerde archiefwaardige documenten (waaronder e-mails) worden opgeslagen. Inkomende analoge documenten worden gescand, van metadata voorzien en opgeslagen in het DMS. Werkprocessen zijn zo ingeregeld dat centrale opslag van vervaardigde documenten in het DMS op enig moment plaatsvindt. Via uniforme sjabloongeneratoren maakt men documenten die direct in het DMS worden opgeslagen. Digitale standaardkoppelingen tussen vakapplicaties en het DMS zorgen dat documenten automatisch overgedragen worden. Medewerkers is, als het goed is, de discipline bijgebracht om alle documenten centraal en via de sjabloongeneratoren in het DMS op te slaan.

In hoeverre gerealiseerd?

Alles bij elkaar goede maatregelen om grip op het documentbeheer te krijgen en daarmee inzichtelijkheid en goede ontsluiting te realiseren. Maar in hoeverre is dit streven naar een centrale digitale opslag van alle documenten bij de gemeenten gerealiseerd? En tegen welke kosten?
Resultaten van een recent onderzoek bij een gemeentelijk samenwerkingsverband:

  • 80% van informatie (documenten, mail,
    kaarten enz.) is archiefwaardig, 20% niet
  • Van de archiefwaardige informatie zit:
    • slechts 28% in DMS;
    • 25% op afdelingsschijf;
    • 22% onder vakapplicaties (op schijf);
    • 13% in persoonlijk mailbox;
    • 4% op persoonlijke schijf;
    • 8% als papier in kasten.

Tegenvallend resultaat

Deze cijfers tonen aan dat in deze organisatie slechts 28% met DMS- en RMA-functionaliteit gemanaged wordt. Maar liefst 72% is verspreid opgeslagen en wordt niet in een goed DMS beheerd. Dat betekent dat veel documenten makkelijk verloren raken en er geen versiebeheer is. Documenten worden dubbel opgeslagen en niet tijdig gearchiveerd of vernietigd. Ze zijn moeilijk vindbaar en er vindt veelal geen dossiervorming plaats. Als we in dit onderzoek niet alleen de archiefwaardige maar ook alle andere informatie meenemen, die we toch ook graag snel kunnen ontsluiten, blijkt dat slechts 23% via het DMS worden beheerd. Een teleurstellend resultaat na vele jaren DMS-gebruik. Maar deze organisatie staat daarin niet alleen. Onderzoeken en gesprekken met gemeenten en DMS-leveranciers maken duidelijk dat dit de praktijk is bij veel gemeenten en gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Het streven om alles in een centraal DMS vast te leggen wordt bij verre na niet gehaald.

Hoe centraal opslaan bij uitbesteding?

Naast dit gegeven zien we bij gemeenten een uitbestedingsgolf waarbij taakvelden worden verplaatst naar regionale uitvoeringsorganisaties (RUD’s, belastingdiensten, ISD’s enz.). Niet altijd zijn daarbij heldere afspraken gemaakt over wie het archief vormt. Is de afspraak dat de archiefvorming bij de gemeente plaatsvindt (wat de vindbaarheid makkelijker maakt), dan is de levering van de documenten niet altijd goed. Als de archiefplicht (deels) is overgedragen naar de externe instanties, dan is integrale dienstverlening naar de burgers en bedrijven vanwege de versnippering moeilijker. We moeten ons dus afvragen of we ernaar moeten blijven streven om alle informatie in een centraal DMS op te slaan. Jagen we niet op een utopie? Kunnen we niet beter decentraal opslaan toestaan en het beheer op een andere wijze regelen?

Alternatieve oplossingen zinvoller?

Laat bijvoorbeeld alle documenten die door vakapplicaties worden vervaardigd onder die applicatie opslaan en duurzaam toegankelijk (en vindbaar) maken, in overeenstemming met de archiefwet. Ga op zoek naar ICT-instrumenten die op andere manieren de breed verspreide documenten en e-mails beheren en vindbaar maken. Beheer de documenten in een overkoepelend platform waar de verschillende afdelingsmappen en persoonlijke mappen zijn opgeslagen. Daarmee kunnen alle documenten die binnen projecten en programma’s worden gemaakt juist worden beheerd en slim ontsloten, op een wijze waarop een standaard DMS dat zou doen.

Digitale samenwerkingsplatformen zoals bijvoorbeeld Microsoft Office365 met daarbinnen Sharepoint voor het documentmanagement, bieden al veel functionele hulpmiddelen om dat voor elkaar te krijgen. De kracht van zulke platformen is niet alleen dat ze de DMS-functionaliteit bieden, maar vooral dat ze organisatiebreed geïmplementeerd zijn en iedere medewerker er voor vele andere kantoorfuncties continue mee werkt. De medewerkers hoeven dan niet de drempel over om naar een DMS te gaan voor het produceren of vinden van documenten. Door de integraliteit binnen het platform verdwijnt die drempel. Het documentmanagement wordt voor hen onder de motorkap geregeld. Blijft natuurlijk wel zaak om fatsoenlijke metadatering toe te passen, dossiervorming in te regelen en de archieffunctie (overdracht en vernietiging) tijdig uit te voeren. Ook kan nog gemeente specifieke archieffunctionaliteit, NEN2082 gespecificeerd, aanvullend op het platform worden gepositioneerd. We zouden daarmee de grip op de documenten kunnen vergroten van 28% naar mogelijk 80%. Of wellicht  naar 100%? Wat is uw streven voor 2017?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.

Collectivisering, de koers van de VNG

Lees het gehele artikel

In de ledenvergadering van november 2014 hebben gemeenten de VNG de opdracht gegeven om snel een collectieve gemeentelijke aanpak uit te werken op het gebied van ‘dienstverlening en informatiebeleid’, inclusief een meerjarige projectenagenda, governance en financiering. Daarbij stonden drie vragen centraal: hoe verbeteren we de aansluiting tussen de samenleving en het lokale bestuur, wat kunnen wij als gemeenten zelf regelen en wat zijn lokale of regionale vraagstukken die we als gemeenten de komende jaren gezamenlijk willen oppakken?

Digitale Agenda 2020

Dit resulteerde in een opdracht aan VNG om een plan te maken voor de volgende doelstellingen:

  • Efficiënt samenwerken aan digitale dienstverlening, de informatiesamenleving en e-overheid.
  • Het innovatievermogen van het gemeentelijke veld vergroten.
  • De gemeentelijke processen stroomlijnen.
  • Een sterkere beïnvloeding van het Rijk door gemeenten.
  • Een krachtiger opdrachtgeverschap richting softwareleveranciers.

Het resultaat van de opdracht is de Digitale Agenda Dienstverlening en Informatiebeleid 2020, kortweg ‘DA2020’. In deze agenda definieert VNG drie ambities: open en transparant deelnemen aan de participatiesamenleving, werken als één efficiënte overheid en massaal digitaal werken en lokaal maatwerk leveren. De kern van de agenda is: ‘Wat gemeenten niet onderscheidt, moet in principe op gestandaardiseerde wijze collectief worden gedaan’. ‘Samen doen wat samen kan’ is het motto waaronder de gemeenten hun krachten willen bundelen. In de algemene ledenvergadering (hierna ‘ALV’) van 2015 is dat vertaald in de opdracht om de I-voorzieningen en dienstverlening te collectiviseren. Begin dit jaar is, in opdracht van VNG, een verkenning gedaan en een rapport ‘Coöperatief vernieuwen’ opgesteld door Berenschot. Dat rapport geeft het volgende kernadvies:

  1. Organiseer collectivisering langs drie lijnen: een uitvoeringsorganisatie, een regiegroep en mandatering van de gemeenten onderling.
  2. Creëer vertrouwen door succes (boek kleine betekenisvolle successen).
  3. Ga aan de slag: maak een realisatieplan.


Collectivisering

In de ALV van juni 2016 is inmiddels besloten om de collectivisering in te richten, daarvoor een realisatieplan te maken en € 26.970.000 uit het gemeentefonds beschikbaar te stellen voor het realiseren van DA2020 (€ 20.820.000), het project Informatievoorziening Omgevingswet (€ 3.600.000) en het inrichten van een intergemeentelijke coöperatieve uitvoeringsorganisatie (€ 2.550.000). Zo’n coöperatie moet een doorbraak geven in de collectivisering: de innovatie versterken, de te schaarse kennis binnen gemeenten bundelen (met name op het terrein van informatiebeveiliging en privacy) en een gemeenschappelijke cloud vormen. De collectivisering maakt voor gemeenten middelen vrij om lokaal echte toegevoegde waarde te leveren, bijvoorbeeld in het sociaal domein of in de fysieke leefomgeving. Door uitwisseling van initiatieven, experimenten, pilots en best practices op lokaal niveau wordt het innovatievermogen versterkt. Binnen DA2020 wordt ervoor gezorgd dat de condities voor succesvolle innovatie verbeteren.

Ontwikkeling en uitrol

De aanpak van de VNG om innovatievermogen te ontwikkelen en gebruik te maken van elkaars ideeën en ontwikkelingen bestaat uit de volgende stappen:

  1. Binnen zes thema’s worden initiatieven ontwikkeld of opgehaald uit de samenleving.
  2. Voor een initiatief worden pilots gestart.
  3. Voor kansrijke initiatieven wordt een impactanalyse uitgevoerd (onderzoek naar de realiseerbaarheid en de impact ervan).
  4. Is de impactanalyse positief, dan wordt grootschalige implementatie mogelijk gemaakt via ondersteuningsprogramma’s voor de overheden.

Om deze aanpak te faciliteren heeft de VNG de zogenaamde ‘Pilotstarters’ ontwikkeld, waarmee iedereen initiatieven kan inbrengen, men steun kan mobiliseren en we met elkaar zien wat er al wordt ontwikkeld.

Groei naar ‘e-overheid’

Een essentieel onderdeel van DA2020 is verdere groei van gemeenten naar een ‘e-overheid’: een overheid waarin via één poort de dienstverlening volledig digitaal wordt verzorgd en waarbij uiteindelijk de burger zelf regie voert op die dienstverlening. Gemeenten moeten die groei in digitale dienstverlening in vier fasen doorlopen:

  1. Alle informatie digitaal en eenvoudig vindbaar;
  2. De dienstverlening digitaal verzorgen (digitaal verwerken, verstrekken en informeren);
  3. Naast volledig digitaal ook eenvoudig aanbieden (integrale toegang hele overheid, via e-formulieren);
  4. Burgers voeren regie over zaken met de overheid (co-creatie, overheidsparticipatie).

Fase 3 moet op 1 januari 2018 zijn gerealiseerd en fase 4 op 1 januari 2020. Onder leiding van Digicommissaris Bas Eenhoorn wordt de visie op de digitale overheid uitgewerkt, de governance daarop verder vormgegeven en de Generieke Digitale Infrastructuur verder ingericht. Veel onderdelen daarvan, o.a. MijnOverheid, het Ondernemingsdossier, het eID-stelsel, het Stelsel van Basisregistraties en de Omgevingswet, beïnvloeden de komende jaren de richting van de gemeentelijke ICT en worden wettelijke plicht. Verder blijft VNG werken aan het opzetten en implementeren van open standaarden, het ontwikkelen van uniforme informatiearchitecturen, het ontwikkelen van uniform beveiligingsbeleid en aan de beïnvloeding van de (software)leveranciersmarkt. Ze voert een actief beleid richting de gemeenten om deze producten te implementeren en draagt bij om die implementatie succesvol te laten zijn.

Implementatieagenda collectivisering VNG

Implementatieagenda (plateaus)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

ICT-coöperatie Zuidoost-Brabant loopt voorop

Lees het gehele artikel

In mei jl. zijn de drie colleges van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel akkoord gegaan met de vorming van een gezamenlijke ICT-coöperatie. Naar verwachting zal ook de gemeente Woerden hierbij aansluiten. De GR ‘MijnGemeenteDichtbij’, de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel, zal in de coöperatie de actieve deelnemende partij zijn.

Grip op de markt

Met de coöperatie geven deze gemeenten invulling aan de ambities om grip te krijgen op de markt van de ICT-leveranciers en daarmee grip te krijgen en te bezuinigen op de ICT-kosten. Met de samenwerking volgen de gemeenten de nieuwe koers van de VNG om te collectiviseren. De coöperatie loopt vooruit op de collectiviseringsplannen van de VNG, die in de ledenvergadering van juni 2016 inmiddels heeft besloten vaart te maken met de collectiviseringsplannen. De uiteindelijke vorm van zo’n landelijke coöperatie (of coöperaties) moet nog worden uitgewerkt. De VNG volgt daarom intensief de vooruitlopende coöperatie van Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel. Zij levert ook actief juridische ondersteuning.

Ook ieder z’n eigen weg

In aanloop naar de coöperatie zijn de genoemde ‘pilot’-gemeenten al enige tijd individueel actief met de ontwikkeling van nieuwe softwareapplicaties. Zo ontwikkelt de gemeente Woerden een zogenaamde ‘inwonerscloud’ waarmee zij op participerende wijze haar inwoners kan ondersteunen op het terrein van zorg. De gemeente Eindhoven ontwikkelt op dit moment een subsidiesysteem en in Boxtel zijn testontwikkelingen geweest van verschillende GBA-modules en afhandeling van Bezwaar en beroep.

De ontwikkeling van deze softwareapplicaties geschiedt op basis van de ‘Scrum’-methode, waarbij in periodes van twee weken, gedurende interactieve ‘sprints’ met gebruikers, brokken functionaliteit worden opgeleverd. De gebruikers beoordelen en testen deze zelf en eventuele aanpassingen worden direct doorgevoerd. De ervaringen met deze methode zijn positief. In hele korte tijd worden goed passende softwareapplicaties opgeleverd, die draaien in de cloud. Zo worden de eerste stappen van de coöperatie samen met leverancier Gemboxx gezet, maar in principe kan de coöperatie met vele ICT-leveranciers op eenzelfde manier samenwerken. De coöperatie voert daarbij de regie en werkt vanuit een sterke opdrachtgeverschapsgedachte.

Collectiviteitsgedachte

De kern van het coöperatiemodel is dat alle leden een eenmalige toetredingsinleg betalen en daarbij de beschikking krijgen over de oplossingen die door de vooroplopende gemeenten zijn ontwikkeld. Dat is de collectiviteitsgedachte: maak of koop niet wat al door een andere gemeente is bedacht en gebouwd. In de komende maanden moeten de spelregels en governance van de coöperatie nog verder vorm krijgen. De coöperatie wil de komende jaren verder groeien met tientallen gemeenten. Zodra vanuit de VNG de landelijke coöperatie definitieve vorm krijgt, zal deze vooruitlopende coöperatie van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel daar waarschijnlijk in overvloeien.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Digitale Agenda 2020 meer dan vervolg NUP

Digitale Agenda 2020 meer dan vervolg NUP
Lees het gehele artikel

Digitale Agenda 2020 meer dan vervolg NUP

Minister Plasterk heeft vanuit BZK met de visiebrief ‘Digitale Overheid 2017’ aangegeven hoe de overheid haar dienstverlening naar burgers en bedrijven moet gaan verbeteren door die dienstverlening digitaal te maken. De VNG-commissie ‘Dienstverlening en informatiebeleid’ heeft daarnaast de ambities neergelegd om als gemeenten intensiever en innovatiever te gaan werken aan digitale dienstverlening en e-overheid.  Deze ambities zijn door KING/VNG vertaald in het strategische plan ‘Digitale Agenda 2020’ (DA 2020), dat in juni van dit jaar op de algemene ledenvergadering door de gemeenten is goedgekeurd. Met DA2020 neemt VNG de opgave van BZK mee maar niet één op één. Ze vult die aan met eigen ambities en een eigen aanpak en prioritering. Zij neemt in die aanpak de participatie van burgers en bedrijven mee. Daarmee probeert ze invulling te geven aan die bottom-up aanpak: burgers en bedrijven geven meer aan hoe de overheid haar dienstverlening naar hen invult.

Opdracht VNG-commissie

Deze koers is een van de kenmerken van DA 2020 en geeft invulling aan een van de vijf opdrachten die de VNG-commissie ‘Dienstverlening en Informatiebeleid’ in 2014 heeft meegegeven: een sterkere rol van burgers en bedrijven in de vorming van het beleid van de overheid. Maar ook op andere punten heeft de commissie aangegeven dat de lokale overheid fundamenteel anders moet gaan denken en werken. Naar burgers en bedrijven toe maar ook de overheidsonderdelen naar elkaar toe. Die veranderambitie is vertaald in nog vier andere doelstellingen:

  • Efficiënt samenwerken aan digitale dienstverlening en e-overheid.
  • Het innovatievermogen van gemeenten vergroten.
  • De gemeentelijke processen stroomlijnen.
  • Opdrachtgeverschap richting softwareleveranciers krachtiger maken.

Om daaraan invulling te geven geeft DA 2020 aandacht aan het aspect ‘samenwerken’: binnen ketens,  tussen overheden en tussen overheden en burgers en bedrijven. Dat vertaalt zich in richtlijnen als ‘niet meer als gemeente eigen werkwijzen en innovaties oppakken, maar samen doen’. Gebruiken wat door een ander al is opgepakt. Conformeren aan landelijk gedefinieerde processen en standaarden. Collectief organiseren dat gelijksoortige grootschalige werkzaamheden zoals een belastingproces centraal en digitaal worden verzorgd. Daarnaast kan kleinschalig de burger op maat bediend blijven worden. VNG gaat deze collectieve aanpak voor gemeenten faciliteren. Er zijn in 2015 reeds tientallen projecten opgestart zoals het uniformeren (en digitaliseren) van een gemeenschappelijk verhuisproces, de dienstverlening aan begrafenisondernemers, regie op eigen gegevens, transactiepoort ondernemers enz. In lijn met deze veranderdoelstelling zullen gemeenten moeten leren om los te laten: niet steeds het wiel uitvinden en eigen(zinnige) ICT-oplossingen kiezen, maar bereid zijn de landelijke normen en oplossingen te omarmen.

De inwoner participeert

Het aspect ‘participatie’ is een ander belangrijk aspect van DA 2020: Zorgen dat met inwonersgroepen initiatieven wordt opgestart en verder uitgewerkt. Digitale ondersteuning daarvan met behulp van bijvoorbeeld ‘inwonersclouds’ moet zo’n samenlevingsparticipatie faciliteren. Denken en werken vanuit hetgeen de burgers en bedrijven willen krijgt daarmee vorm. Tegelijkertijd helpt dat om het aspect ‘innovatie’ inhoud te geven. Het benut innovatieve ideeën van burgers, bedrijven en andere gemeenten om nieuwe manieren van werken en dienstverlenen op te pakken. Met ondersteuningsinstrumenten zoals de ‘Pilotstarter’ helpt VNG om goede ideeën en initiatieven te laten landen, er enthousiaste participanten (mede-investeerders) bij te vinden, geïnteresseerden te informeren, op te schalen en uiteindelijk landelijke standaarden en uniforme werkwijzen en (ICT-)oplossingen te creëren.

Hoge ambities voor gemeenten

Met deze aspecten geeft DA 2020 invulling aan haar ambities voor gemeenten:

  • Open en transparant in de participatiesamenleving staan.
  • Werken als één efficiënte overheid.
  • Massaal digitaal en maatwerk lokaal.

Tegelijkertijd geeft DA 2020 ook vervolg aan de implementatie van de NUP-bouwstenen. De uitbouw van de landelijke voorzieningen (massaal digitaal) binnen de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) is daar een voorbeeld van. Met de implementatieagenda 2017 geeft DA 2020 sturing aan vele projecten die gemeenten gaan helpen hun dienstverlening verder te verbeteren door die digitaal te maken en de burgers en bedrijven daarin een rol te geven. De gemeenten helpen om niet meer alles op een eigen(zinnige) wijze te doen en te investeren, maar dat op een efficiënte wijze samen tegen lagere kosten.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Operatie koppelvlakken zaakgericht werken in Best

Lees het gehele artikel

De gemeente Best is in 2013 gestart met de invoering van ‘digitaal en zaakgericht werken’, als onderdeel van haar verbeterprogramma ‘DOEN’. In Best heeft men de keuze gemaakt voor het zaaksysteem Liber van BCT als ondersteunende applicatie. Zoals vele gemeenten in Nederland heeft ook de gemeente Best ervaren dat het erg moeilijk is om de koppelvlakken tussen verschillende applicaties, die de overdracht van zaakgegevens en zaakdocumenten moeten verzorgen, werkend te krijgen.

Ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld, toch blijkt in de praktijk dat ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe leiden dat de gegevensoverdracht niet goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties en daarmee tussen afdelingen moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Reden voor de gemeente Best om begin 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken, met behulp van de leveranciers. KING levert die ondersteuning vanuit het team ‘Leveranciersmanagement’. In Best zijn daarop de negen leveranciers bij elkaar gekomen die de belangrijkste applicaties  leveren. Zij hebben allen hun steun toegezegd. Voor hen is het van belang standaard koppelvakken te kunnen leveren die voldoen aan de uitwisselstandaarden. Best betrof hiermee direct een goede gemeentelijke praktijkcase waar de vele nieuwe uitwisselformaten en koppelvlakken beproefd konden worden. Er is een zogenaamde ‘showcase’ gedefinieerd waarin het gehele proces van ‘Evenementenvergunningen en -meldingen’ via standaard koppelvlakken operationeel gemaakt zou worden. Voor dit proces leveren vier leveranciers ondersteuning voor de in dat proces gebruikte applicaties, te weten:

  • BCT, leverancier van het zaaksysteem, het zakenmagazijn en het documentmanagementsysteem.
  • PinkRoccade Local Government, leverancier van de servicebus voor het transport van zaakgegevens en documenten en het gegevensmagazijn voor de aanlevering van basisgegevens als pre-fill.
  • Roxit, leverancier van het vergunningensysteem, waarin de evenementenvergunning wordt geregistreerd.
  • Care, leverancier van de website (digitaal loket) en de e-formulierengenerator.

Zij leveren alle vier kennis en capaciteit door inzet van hun architecten en integratieconsultants. Tevens denken de leveranciers mee over de inrichting van het proces, eventuele conversie vanuit de oude omgevingen en andere architectuurvraagstukken. De leveranciers zorgen tevens voor het snelle aanpassen van de applicaties en koppelvlakken, mochten deze niet werken. De gemeente Best levert de testomgeving en menskracht om te kunnen testen. Hierbij fungeert Ad van Dijck als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de showcase.

Met de showcase willen de gemeente Best en de betrokken leveranciers qua ketenproces de zogenaamde ‘koninklijke weg’ inrichten. Dit houdt het volgende in:

  • Via de website kan een burger (via DigiD) of bedrijf (via eHerkenning) een e-formulier gebruiken om een aanvraag voor een evenementenvergunning te doen.
  • Vanuit DigiD en eHerkenning worden vanuit het gegevensmagazijn de basisgegevens van de klant of bedrijf als pre-fill geleverd aan het e-formulier. Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak Stuf-BG
  • Na indiening wordt het e-formulier via het koppelvlak StUF-EF aangeboden aan het zaaksysteem, dat vervolgens een zaaknummer toekent en het formulier opslaat in het documentmanagementsysteem. Het zaaknummer wordt in het zakenmagazijn geplaatst met bijbehorende kenmerken. De overdracht verloopt ook hier weer via de servicebus.
  • Het zaaksysteem levert het zaaknummer terug aan de klant (naar de website). Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document.
  • Het zaaksysteem levert, met behulp van de zaaktypecatalogus en via de servicebus, de evenementaanvraag (de ‘zaak’)  aan het vergunningensysteem.
  • In het vergunningensysteem vindt verder afhandeling van de vergunning plaats. Nieuwe documenten die worden aangemaakt, worden via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document naar het zaaksystem gestuurd. Vervolgens plaats het zaaksysteem de documenten in het documentmanagementsysteem.
  • Ook levert het vergunningensysteem via de service en StUF Zaak/Document de zaakstatussen aan het zaaksysteem, die deze in het zakenmagazijn plaatst. Het zaaksysteem brengt deze zaakstatussen via de service weer met StUF Zaak/Document naar de website als de klant daarop vraagt hoe het met de afhandeling van de zaak staat.
  • Medewerkers kunnen de afhandeling van de status ook via het zaaksysteem volgen, zodat zij ook op andere manieren snel klanten kunnen informeren over de status van de afhandeling en snel de bijbehorende dossiers kunnen vinden.

Deze ‘koninklijke weg’, waarbij de overdracht van gegevens en documenten steeds geschiedt via de centrale service op basis van koppelvlakstandaarden, biedt de gemeente Best een toekomstvaste oplossing. Met deze architectuur is het aantal verbindingslijnen minimaal en tevens geordend. Toekomstige vervangingen van onderdelen van die architectuur door andere componenten worden daardoor eenvoudiger.

Eind dit jaar willen de gemeente Best en haar leveranciers de showcase werkend hebben. Het traject leert nu al dat er veel keuzes gemaakt moeten worden over inrichtingsvraagstukken, conversies en de tijdelijke situaties als sommige processen al digitaal en zaakgericht ingericht zijn, terwijl andere processen nog op de oude weg doorgaan. Keuzes worden zeker van belang als deze processen door dezelfde applicaties worden ondersteund. Vóór de invoering van zaakgericht werken moeten gemeenten goed over deze zaken nadenken en daarop de meest passende invoeringsaanpak kiezen.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Ook iBestuur heeft een artikel gewijd aan deze casus bij de gemeente Best:
Link naar artikel iBestuur