Auteursarchief: Arjan Kloosterboer

Procesgericht wijzigen van een omgevingsplan

Lees het gehele artikel
29 maart 2023

De VNG heeft onlangs een nieuwe infographic op hun website geplaatst: ‘Aan de slag met het omgevingsplan’. Het verbeeldt onder meer de alternatieven om nieuwe initiatieven mogelijk te maken en nieuw beleid om te zetten in regels. Dit kan d.m.v. een BOPA of TAM-IMRO of direct door nieuwe of aangepaste omgevingsplanregels (o.b.v. STOP/TPOD). De keuze voor één van deze alternatieven markeert de start van een complex proces waarin uiteenlopende aspecten een rol spelen die zorgvuldig moeten worden afgewogen. Toch gaat het per alternatief telkens om de uitvoering van hetzelfde proces. Dat geeft het belang aan van procesgericht werken. Het biedt structuur, geeft houvast en bevordert transparantie.

Proces uitgewerkt

Er zijn diverse oorzaken dat het wijzigen van een omgevingsplan complex maakt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de betrokkenheid van verschillende partijen, zoals initiatiefnemers, belanghebbenden, belangengroepen, bewoners, ondernemers en mede-overheden maar ook aan wet- en regelgeving en aan technische aspecten zoals het gebruik van plan- en toepasbare regel-software en het DSO-LV.

Wanneer er gekozen wordt voor nieuwe of aangepaste omgevingsplanregels cq. het werken met STOP/TPOD, dan is het proces van wijziging van het omgevingsplan al helemaal uitgewerkt door de VNG in het ‘Stappenplan wijziging omgevingsplan’. Het proces kent veel stappen, dat is eigen aan de omgevingswetgeving en het bestuursrecht. Participatie, inspraak en een ontwerpbesluit zijn onderdeel van het proces. Desondanks oogt het proces gestructureerd en overzichtelijk, wat de kans op fouten en misverstanden verkleint. Doordat het proces houvast geeft in wat er gedaan moet worden, kan de focus liggen op hoe dat gedaan wordt. Want daarin zit ‘m de complexiteit. Hoe voer je die participatie uit, hoe verwoord je de regels, hoe publiceer je een besluit et cetera.

Gedeelte van proces ‘Wijzigen omgevingsplan’ (bron: GemmaOnline)

Transparantie, kwaliteit en efficiëntie

Het wijzigen van een omgevingsplan heeft invloed op de leefomgeving van mensen en organisaties. Het werken volgens een gestandaardiseerd proces schept waarborgen om belanghebbenden tijdig te informeren en te betrekken bij het proces. Hierdoor wordt de transparantie en participatie bevorderd, wat kan leiden tot meer draagvlak voor de wijzigingen. Structurele betrokkenheid in een uitgekiend proces kan ook zorgen voor een betere analyse van de huidige en van de gewenste situatie. Zo kunnen alle betrokken partijen bijdragen aan een hogere kwaliteit en consistentie van het wijzigingsbesluit. Een uitgekiend proces is gestructureerd en geoptimaliseerd. Dit biedt kansen voor efficiënte procesuitvoering.

Uitbesteding van de wijziging

Veel gemeenten gaan het voorbereiden van een besluit tot wijziging van het omgevingsplan uitbesteden aan ruimtelijk adviesbureau’s. De vraag is dan in hoeverre het door de VNG ontworpen proces nog van toepassing is. De onderliggende vraag is welke stappen de gemeente nog uitvoert en wat de rol is van de gemeente bij de stappen die het adviesbureau voor z’n rekening neemt. Wie doet de participatie, wie verzorgt de inspraak, wie coördineert de besluitvorming? Het voorliggende proces biedt elke gemeente een goede basis om tot het procesontwerp bij uitbesteding te komen. Of gaat de VNG met deze variant komen?

Rust

Een uitgekiend proces zorgt voor structuur en duidelijkheid over de stappen die genomen moeten worden om tot een wijziging van het omgevingsplan te komen. Door bij elke wijziging hetzelfde proces te volgen raken medewerkers daarmee vertrouwd. Wat er gedaan moet worden is iedereen duidelijk; dat geeft rust. De aandacht kan daardoor maximaal liggen op de inhoud: in regelgeving gevat omgevingsbeleid waar alle betrokkenen belang bij hebben. In het begin, bij de eerste wijzigingen, zal het nog niet geolied verlopen. De leercurve wordt steiler door na afronding van een wijzigingstraject de procesuitvoering en het resultaat te evalueren. En met de betrokken medewerkers te bekijken wat daarvan valt te leren. Zo slijt het proces geleidelijk in vormt dat het houvast bij volgende wijzigingen.

Werkingsgebieden vereisen specifiek beheer

Lees het gehele artikel
6 oktober 2022

In een omgevingsplan legt de gemeente haar beleid voor de fysieke leefomgeving in regels vast. Elke regel heeft een werkingsgebied: de plek of plekken binnen het gemeentelijk grondgebied waar die regel geldt. Zo’n werkingsgebied baken je af met de begrenzing er van; preciezer: de geometrie van de buitengrens van dat werkingsgebied. Die geometrie kan veranderen bij wijziging van regels of bij veranderingen in het grondgebied. Dat roept de vraag op hoe je dat beheersbaar houdt oftewel hoe je werkingsgebieden beheert.

Alleen werkingsgebied creëren is niet genoeg

Eén van de aspecten waarop het omgevingsplan verschilt van een bestemmingsplan is dat het omgevingsplan gewijzigd kan worden. Vernieuwing van beleid en ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving kunnen aanleiding zijn het omgevingsplan daarop aan te passen. Dat kan met zich mee brengen dat werkingsgebieden veranderen en dus de geometrie daarvan moet wijzigen. Dat is nieuw in vergelijking met een bestemmingsplan. De bestemmingsplankaart wordt gemaakt ten behoeve van de vaststelling van dat plan en wijzigt daarna niet meer. De vertrouwde werkwijze voor het samenstellen van de bestemmingsplankaart moet dus op de schop. Het werken met een omgevingsplan vereist niet alleen het initieel creëren van werkingsgebieden maar vooral aandacht voor het beheren van – de geometrie van – die werkingsgebieden.

Objectgericht werken met CAD- èn GIS-technologie

Stel, er zijn regels in het omgevingsplan opgenomen om woning-(gebieds-)ontwikkeling mogelijk te maken op een paar plekken binnen de gemeente. Die plekken vormen gezamenlijk het werkingsgebied van de regels voor die ontwikkeling. Die geometrie kan gemaakt zijn met bijvoorbeeld CAD-software (of software met CAD-functionaliteit). Voor zover ik weet bevat plansoftware dergelijke functionaliteit niet omdat hiervoor al goede oplossingen zijn. In de plansoftware zijn dan één of meer zgn. ‘Locaties’ (STOP/TPOD-term) opgenomen die aan de desbetreffende regels gekoppeld zijn als zijnde het werkingsgebied daarvan. Enige tijd later besluit de gemeente om op meer plekken dergelijke ontwikkelingen mogelijk te maken. Een bestaande plek wordt bijvoorbeeld vergroot en er komen plekken bij. Aan de regels verandert niets, alleen het werkingsgebied wordt groter. De geometrie daarvan moet dus aangepast worden. En die ligt vast in de plansoftware bij de desbetreffende Locaties. Maar voor aanpassing is CAD-functionaliteit nodig. Hoe exporteer je die geometrie zodanig dat die na aanpassing weer geïmporteerd kan worden bij de desbetreffende Locaties? Door objectgericht te denken en werken en gebruik te maken van de juiste software!

Figuur 1: Drie locaties die samen een werkingsgebied vormen (ontleend aan: Toepassingsprofiel Omgevingsplan; Geonovum, 2022)

Die objecten, dat zijn de Locaties in de plansoftware. Bijvoorbeeld het ‘Woningbouwontwikkelingsgebied Zeeheldenbuurt’ en ‘Woningbouwontwikkelingsgebied Buitengebied-Oost’ (zgn. noemers van de Locaties). Met die noemers hebben de Locaties een unieke en betekenisvolle aanduiding en kunnen ze als object uitgewisseld worden tussen de benodigde software. Maar dan moet die software wel objecten kunnen verwerken. CAD-software kan dat m.i. niet, hier komt de GIS-software in beeld, met CAD-functionaliteit om geometrische grenzen nauwkeurig te kunnen karteren. GIS-software is wel in staat om objectgericht te beheren. Een overstap van CAD- naar GIS-software lijkt dan ook onvermijdelijk.

Dit is slechts een simpel voorbeeld. In de praktijk zullen er voor de diverse regels allerlei verschillende werkingsgebieden nodig zijn die samengesteld worden uit nog veel meer Locaties. De uitdaging is om die Locaties goed te kunnen beheren.

Praktijkervaring opdoen

Het proces en de werkwijze voor het creëren en aanpassen van de geometrie van werkingsgebieden verschilt al met al van dat voor het opstellen van de bestemmingsplankaart. Dit grijpt vooral in op de werkzaamheden van bestemmingsplantekenaars en geo-specialisten. Ik raad hen, en andere betrokkenen bij het omgevingsplan, aan zich te verdiepen in wat het omgaan met het omgevingsplan vraagt en zich de nieuwe werkwijze en tools eigen te maken, voor inwerkingtreding van de Omgevingswet. Bevraag ook je plansoftwareleverancier hierover. En wordt het wijzigen van het omgevingsplan uitbesteed aan een ruimtelijk adviesbureau, stem dit dan met hen af. Zelf ben ik betrokken bij een werkgroep van enkele gemeenten en de VNG waarin we deze problematiek pogen te doorgronden. Ik merk dat meerdere gemeenten hiermee ‘aan het stoeien’ zijn. Prima, vooral doen! En zeker de ervaringen uitwisselen. We kunnen veel van elkaar leren, er moet nog veel ‘ontdekt’ worden. Genoemde werkgroep publiceert haar ervaringen op de website van het Gemeentelijk GeoBeraad. Ik ben benieuwd naar andere ervaringen.

Hoeveel omgevingswetsoftware heb je nodig?

Lees het gehele artikel
3 december 2020

Voor uitvoering van de Omgevingswet hebben gemeenten software nodig zoals plansoftware, toepasbare regelsoftware en VTH-software. De druk is hoog om deze software aan te besteden en in gebruik te nemen. Maar stel nou dat je het maken van bestemmingsplannen altijd uitbesteedde aan een ruimtelijk adviesbureau? En dat je overweegt om dat te blijven doen voor het Omgevingsplan en de Omgevingsvisie? Heb je dan nog plan- en toepasbare regel-software nodig? Het korte antwoord lijkt: ja. Maar, in welke mate? In dit artikel verkennen we de mogelijkheden met de focus op het uitbouwen van het Omgevingsplan.  

Werkwijze bij bestemmingsplannen

Een gemeente die het maken van bestemmingsplannen uitbesteed kan relatief eenvoudig daartoe opdrachten verstrekken en beheren: elk bestemmingsplan heeft haar eigen afgebakend gebied. Meerdere tegelijkertijd lopende opdrachten ‘bijten’ elkaar niet. Ook voor de besluitvorming en publicatie is het telkens een aparte dataset die andere plannen niet beïnvloedt. De gemeente heeft software nodig om het van een ruimtelijk adviesbureau ontvangen plan te kunnen ‘viewen’, daarover te kunnen besluiten en te publiceren. 

Werkwijze bij het omgevingsplan

Het omgevingsplan is één geheel waarin telkens wijzigingen worden aangebracht. Het valt te vergelijken met een registratie waarin continu gemuteerd wordt. De vraag is hoe een afgebakende opdracht uitbesteed kan worden. In het bijzonder als er tegelijkertijd meerdere wijzigingstrajecten onderhanden zijn, eventueel bij verschillende adviesbureaus. Is die opdracht voor een deel van het grondgebied en kan dan bewaakt worden dat andere wijzigingen geen invloed op de regels in dat gebied hebben? En wat te doen bij het themagewijs wijzigen van het omgevingsplan? Hoe dan ook, de wijzigingen die door het externe adviesbureau zijn doorgevoerd moeten verwerkt worden in de omgevingsplanregistratie. Daarna kan besluitvorming en publicatie plaatsvinden.  

Waar een bestemmingsplan vooral bestaat uit ‘regels en kaart’, is er bij een omgevingsplan sprake van regels, kaart en annotaties. En ook nog ’s toepasbare regels. Twee uitgebreide registraties, van plan en van toepasbare regels, die geactualiseerd worden vanuit de van het adviesbureau ontvangen mutaties.   

Het continue wijzigen van het omgevingsplan en toepasbare regels maakt dat de bestaande beheerverantwoordelijkheid van de gemeente (‘viewen’ en publiceren) zich verbreed met het beoordelen van de wijzigingen op impact op andere delen, op de toepasbare regels en op de procesketens die met de software worden ingeregeld. Dit vergt meer expertise en controle van de gemeente.   

Waarvoor software nodig?

Als je als gemeente het wijzigen van het omgevingsplan en bijbehorende toepasbare regels uitbesteed, welke functionaliteit heb je dan nog nodig? Je zou zeggen: in ieder geval niet voor het wijzigen van omgevingsplan en toepasbare regels, oftewel software voor ‘zelf doen’. Software voor het ‘viewen’ en publiceren is in ieder geval noodzakelijk. Of zou het wenselijk zijn om kleine aanpassingen en correcties zelf te kunnen doorvoeren? Het is de vraag of dat verstandig is. Het vergt veel kennis om dat goed te kunnen doen. Ter ondersteuning van de regierol, om te borgen dat het Omgevingsplan één geheel blijft, lijkt functionaliteit noodzakelijk om de registraties van plan en toepasbare regels te kunnen beheren, in de zin van bewaking van kwaliteit, integriteit en volledigheid. En functionaliteit om wijzigingsopdrachten af te kunnen bakenen, de desbetreffende delen van de registraties te kunnen ‘vergrendelen’ tegen wijziging door andere opdrachten en regie te kunnen voeren op de lopende wijzigingsopdrachten. Belangrijk is dat er functionaliteit is om de van adviesbureaus ontvangen wijzigingen te kunnen verwerken. Functionaliteit voor besluitvorming, waaronder het kunnen bekijken van de gewijzigde situatie en de verschillen met de bestaande situatie, en voor publicatie zijn uiteraard benodigd.  

Het verschil met software voor ‘zelf doen’ (t.o.v. software bij uitbesteden) lijkt enerzijds het niet nodig zijn van functionaliteit voor het zelf doorvoeren van wijzigingen – het geheel van nieuwe en vervallen regels, inclusief annotaties en geo–informatie – en anderzijds de wel benodigde functionaliteit voor het verstrekken van opdrachten aan, en het verwerken van wijzigingen van de adviesbureaus. Functionaliteit voor het beheer, voor het afbakenen van wijzigingsprojecten en voor het voeren van regie daarop lijkt ook bij ‘zelf doen’ relevant al zal dit bij het kunnen verstrekken van opdrachten aan, en het verwerken van wijzigingen van adviesbureaus zwaardere eisen stellen.  

De VNG onderscheidt in haar softwarerequirements voor plansoftware1 vier groepen functionaliteiten: tekst- en geometriecomponent als onderdeel van de regeling- cq. maakcomponent, de werkprocescomponent, de publicatiecomponent en de viewercomponent. Zij licht daarbij toe dat een “gemeente die het wijzigen van haar plan uitbesteed […] vermoedelijk voldoende [zal] hebben aan de publicatie- en viewer component.” In het licht van het voorafgaande lijkt het dat bij uitbesteding ook de werkprocescomponent benodigd is waaraan extra eisen gesteld worden qua verstrekking en bewaking van opdrachten en het voeren van regie. En verder dat extra functionaliteit nodig is voor het verwerken van de wijzigingen van het adviesbureau en voor het bewaken van de kwaliteit van de registratie.     

Wat te doen?

Het begint er mee te kiezen tussen ‘zelf doen’, alles uitbesteden of een combinatie van deels ‘zelf doen’ en deels uitbesteden. Elke keuze stelt andere eisen aan de te verwerven software, zoals hiervoor toegelicht. De derde keuze stelt de meeste eisen. Als een gemeente nu al uitbesteed (bestemmingsplannen) lijkt het me verstandig om in overleg te treden met de desbetreffende adviesbureaus. Hoe kijken zij hier tegenaan? Welke risico’s zijn er in de drie varianten qua automatisering? Maak met de verkregen inzichten de meest verstandige keus en baken daarmee de gewenste functionaliteit af . Die keus kan wel ’s een pragmatische zijn, voor de korte termijn. Een eerste stap in een groeipad waarvan richting en tempo nog niet inzichtelijk is. We moeten met z’n allen nog gaan ondervinden wat uitvoering van de omgevingswet in de praktijk gaat betekenen. En hoe we dat technisch goed ondersteund krijgen. Zo is er nog geen uitwisselstandaard tussen adviesbureau en gemeente (door de VNG is dit wel al onderkend)  Het kan wel eens verstandig zijn vooralsnog te kiezen voor één adviesbureau dat zowel plan als toepasbare regels maakt.  

Hoe dan ook, 2021 staat te boek als ‘oefenjaar’. Als je kiest voor (alles) uitbesteden en de daarvoor benodigde software aanschaft, dan kun je zelf geen plan maken. Lijkt me geen probleem. Ga oefenen met je adviesbureau, zij gaan immers het plan uitwerken.  

Ik wens je succes bij je overwegingen en keuzes. Foute keuzes zijn er m.i. niet. Voortschrijdend inzicht wel. Maar dat krijg je pas als je stappen zet.     

Omgevingswetprocessen: anders inrichten?

Lees het gehele artikel
3 september 2020

Eén van de aandachtsgebieden om goed voorbereid te zijn op uitvoering van de Omgevingswet staat te boek als: richt uw processen opnieuw in. Op het eerste gezicht lijkt er evenwel niet zoveel te veranderen. Hoe groot is nu deze uitdaging?

Bestaande processen

Door de VNG zijn de processen voor uitvoering uitgewerkt in procesmodellen. Zo is er bijvoorbeeld een (bedrijfs-)proces ‘Behandelen vergunningaanvraag’. Op het eerste gezicht lijkt er niet zo veel veranderd. Het proces kent als ‘hoofdstappen’ achtereenvolgens:

Intake > Inhoudelijk behandelen > Besluiten > Bekendmaken

Een degelijke indeling kenden we bij de WRO ook al. Het ‘anders inrichten’ zit ‘m dan ook niet op dit niveau maar meer in detail (het ‘wat’) en met name het ‘hoe’. En daar vergt de Omgevingswet, en vooral de achterliggende doelen, het een en ander aan aanpassing van de uitvoering van processen. Was bij de behandeling van een vergunningaanvraag de insteek ‘toetsen of het mag’, onder de Omgevingswet is dat ‘mogelijk maken dat het kan’. Dat betekent een andere manier van omgaan met de aanvraag door de vergunningverleners. Participatie zou georganiseerd moeten zijn door de aanvrager. Maar als dat niet of onvoldoende heeft plaatsgevonden, wat doe je dan als bevoegd gezag om het initiatief mogelijk te maken? Ga je de aanvrager daarbij helpen? Dergelijke aspecten maken deel uit van het anders inrichten. Meer concretere aspecten zijn de beperking, in veel gevallen, van de doorlooptijd tot 8 weken en meer samenwerking met ketenpartners. Als het laatste het geval is, moet dat passen binnen die 8 weken. Dat vergt goede afspraken en duidelijkheid over hoe je elkaar vindt en met elkaar communiceert (samenwerkingsruimte, mail, telefoon e.d.). Weer wat anders is het kunnen inspelen van de uitvoering van het proces op de klantreizen van de aanvragers. Die kunnen heel verschillende reizen maken met bijbehorende serviceformules. Hoe wil je daarmee omgaan als vergunningverlenende organisatie? Al met al meer dan genoeg aanleidingen om werk te maken van het herinrichten van processen.

Nieuwe processen

Het vooroverleg komt in het eerder genoemde processenmodel van VNG terug als (bedrijfs-)proces ‘Verkennen en begeleiden initiatief’. Was het vooroverleg al als proces onderkend en ingericht? En zo ja, lijkt dat op het nieuwe proces? Als je wat meer gedetailleerd kijkt, waarschijnlijk niet. Een belangrijk nieuw instrument hierin is bijvoorbeeld de Omgevingstafel. En die moet ‘klaar gezet’ worden. En juist in deze fase ligt het accent op meedenken en mogelijk maken. Is dat al voldoende ingebed in de uitvoering?

En dan zijn er nog de planprocessen, met name het (bedrijfs-)proces ‘Wijzigen omgevingsplan’ in het VNG-processenmodel. In de huidige situatie zijn er grofweg twee: maken van een bestemmingsplan en (partieel) wijzigen van een bestemmingsplan. Het eerste is eerder een project dan een proces. En is voor het tweede een proces ingericht en wordt dat ook telkens als proces uitgevoerd? Ik meen waar te nemen dat procesgericht werken hierbij nog niet sterk ontwikkeld is. Hoe dan ook, ook hier is sprake van een andere insteek bij de uitvoering ervan. Alleen al het effectueren van participatie. Procesgericht werken, en het zaakgericht registreren daarvan, wordt mijns inziens hierbij belangrijker. En wat te denken van nu gescheiden beleidsterreinen (Bestemmingsplannen, APV e.d.) die geïntegreerd aan het Omgevingsplan moeten werken?
Het opstellen van een nieuw plan vervalt. Er is een omgevingsplan waarop frequent wijzigingen doorgevoerd worden. Op elke wijziging moet besloten worden en worden gepubliceerd. En dan kunnen er ook nog een meerdere wijzigingsprocessen tegelijkertijd lopen. Dat vergt het een en ander aan afstemming tussen de in uitvoering zijnde wijzigingsprocessen en van de ondersteunende software.

Anders inrichten? Jazeker!

Je bent er niet met het inrichten van processen in de te gebruiken software: vergunningapplicatie, plansoftware. Dat zou ‘oude wijn in nieuwe zakken’ zijn. Waar het om draait is dat alle betrokkenen bij een proces, in- en extern, weten wat er van hen gevraagd wordt, wat hen te doen staat en vanuit welke ambitie ze ‘er in moeten zitten’. En dat dat zoveel mogelijk ondersteund wordt door de gebruikte software. Door de VNG is in beeld gebracht hoe je dit kunt aanpakken en waar je op moet letten.
Invoering van de Omgevingswet vergt inderdaad het opnieuw en anders inrichten van processen. Of dat dan geslaagd is, moet de praktijk uitwijzen. Hoe ervaren burgers en bedrijven hun rollen als initiatiefnemers en belanghebbenden? ‘Anders inrichten’ zal ook na 1-1-2022 aandacht moeten houden om continu te leren en te verbeteren.

Annoteren, wat is het en wat moet en kan ik er mee?

Geo-informatie
Lees het gehele artikel
6 februari 2020

Om de Omgevingswet en daarop gebaseerde regelgeving, zoals een Omgevingsplan, goed toegankelijk te maken voor burgers en bedrijven wordt gebruik gemaakt van zogenoemde annotaties. Omdat we hier veel vragen over krijgen van gemeenten geven we in dit artikel een toelichting.

Wat is annoteren?

Een van de uitgangspunten van de Omgevingswet en het DSO-lv is dat de regelgeving toegankelijker wordt. Onder andere door regelgeving aan werkingsgebieden (de kaart) en activiteiten te koppelen. Dit gebeurt door regelgeving te voorzien van annotaties: metadata die aangeven waar een artikel of lid betrekking op heeft. Door annotatie kun je bijvoorbeeld het werkingsgebied van een regel op de kaart laten zien en omgekeerd kun je vanuit een punt op de kaart zien welke regelgeving daar van toepassing is. In combinatie met een activiteit kan een initiatiefnemer achterhalen waaraan hij of zij zich op die locatie dient te houden. Toegankelijkheid wordt ook bevorderd met vragenbomen, de zogenoemde toepasbare regels. Een voorwaarde om toepasbare regels te kunnen maken is dat werkingsgebied en activiteit geannoteerd zijn, een vragenboom ‘hangt’ aan één of meer activiteiten.

Annotaties zijn onderdeel van de nieuwe STOP/TPOD-standaard voor het publiceren van omgevingswetbesluiten. Om omgevingswetbesluiten vanaf 1-1-2021 beschikbaar te stellen in het DSO-LV en de LVBB moeten minimaal de voor publicatie verplichte annotaties gevuld zijn (zie ook het Conceptueel InformatieModel Omgevingswet op www.geonovum.nl). Dit wordt het juridische spoor genoemd en betreft (de locaties van) werkingsgebieden en van normwaarden indien deze aan locaties gekoppeld zijn. Daarnaast zijn er de zogenoemde annotaties in het servicespoor. Deze zijn optioneel maar dringend aanbevolen voor de vindbaarheid van regelgeving. Zoals hierboven aangegeven zijn bijvoorbeeld activiteit-annotaties noodzakelijk om vragenbomen aan te kunnen bieden.

Wat is er per 1-1-2021 voor een gemeente?

Het (tijdelijk) Omgevingsplan bestaat op 1-1-2021 uit de dan vigerende bestemmingsplannen, de zogenoemde bruidsschat en van toepassing zijnde regels in plaatselijke verordeningen. Bestemmingsplannen op basis van de IMRO2012 zijn standaard voorzien van (andersoortige) annotaties. Die worden waar mogelijk benut in het DSO-lv. Daar hoef je als gemeente dus niets voor te doen. Deze annotaties zijn echter niet te gebruiken om er toepasbare regels ‘aan te hangen’. Als de bestemmingsplankaart alleen een PDF is, dan is de annotatie zeer beperkt. Er is dan maar één werkingsgebied: het gehele gemeentelijke grondgebied. Te overwegen is daarom die kaarten nog in 2020 om te zetten naar de IMRO2012 standaard.

De bruidsschat, met de naar decentrale regels omgezette rijksregels, bevat al de verplichte annotaties (werkingsgebieden zijnde het grondgebied van het bevoegd gezag) en waarschijnlijk ook service-annotaties en toepasbare regels. Daar hoef je als gemeente dus ook niets voor te doen. Tenzij je als gemeente ‘jouw bruidsschat’ aan wil passen of vragenbomen hebt opgenomen in het huidige Omgevingsloket.

Relevante regelgeving die nu nog in gemeentelijke verordeningen is vastgelegd, is nog niet gerelateerd aan werkingsgebieden. Dat gebeurt bij het opnemen van regels uit die verordeningen in het nieuwe omgevingsplan. Dat kan overigens al nodig zijn vóór 1-1-2021 als dergelijke regels in het huidige Omgevingsloket verwerkt zijn in vragenbomen t.b.v. de vergunningcheck of als eigen aanvraagformulieren aangeboden worden. Om diezelfde dienstverlening in het nieuwe (DSO-lv-) Omgevingsloket aan te kunnen bieden, moeten toepasbare regels of aanvraagformulieren gemaakt worden. En dat vereist geannoteerde activiteiten en werkingsgebieden en dat kan alleen als er bijbehorende regels in het Omgevingsplan zijn opgenomen. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de zogenoemde staalkaarten, met bijbehorende annotaties en toepasbare regels, die de VNG de komende maanden oplevert. Wellicht kunnen sommige vragenbomen ‘gehangen’ worden aan activiteiten en werkingsgebieden in de bruidsschat. Dan zijn omgevingsplanregels nog niet per se direct nodig maar dit is vooral een technische oplossing.

Wat moet je minimaal doen voor 2021?

  1. Inventariseer voor welke activiteiten het uitvoeren van een vergunningcheck nu al mogelijk is, beoordeel wat er voor nodig is (omgevingsplanregels, annotaties en/of toepasbare regels) om dat in 2021 te continueren en onderneem actie(s) om dat te realiseren. Maak waar mogelijk gebruik van de staalkaarten en de bruidsschat.
  2. Zorg voor (plan)software die vanaf 1-1-2021 (of eerder, zie punt 1) de STOP/TPOD-standaard ondersteunt met daarin de minimaal verplichte en de optionele service-annotaties. Als het nodig is om voor 1-1-2021 toepasbare regels op te stellen (zie punt 1), zorg dan tevens tijdig voor toereikende toepasbare regelsoftware of een dienstverlener die dit als dienst aanbiedt. Als het vervaardigen van omgevingswetbesluiten wordt uitbesteed moet annoteren in de opdrachtverstrekking worden opgenomen.
  3. Zet bestemmingsplannen die nog niet in IMRO2012 gepubliceerd zijn, zo mogelijk alsnog om naar IMRO2012 zodat deze op een acceptabele wijze toegankelijk zijn.

Het voorgaande is opgesteld op basis van de nu bij ons bekende inzichten. We beogen zeker niet volledig te zijn; het onderwerp is nog volop in ontwikkeling, van voortschrijdend inzicht zal sprake zijn.

De Omgevingswet: het hoeft niet af om er klaar voor te zijn

aandachtsgebieden Omgevingswet
Lees het gehele artikel
17 december 2019

Zo stelde de minister van BZK in haar brief van 29 november jl. over de voortgang van de stelselherziening Omgevingsrecht. Om er klaar voor te zijn hebben we nog welgeteld één jaar: 2020. Gaat dat lukken? Gaat u dat lukken?

1 januari 2021, en verder

Op 11 december jl. vond een hoorzitting (rondetafelgesprek) over de Omgevingswet plaats van de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken van de Tweede Kamer. Diverse partijen namen deel waaronder de VNG, Geo-business Nederland en een gemeente. Algemeen beeld was dat de deelnemers willen vasthouden aan invoering per 1-1-2021. Maar wel in het besef dat de invoering dan niet op houdt. Af is het de komende jaren niet. Dat is ook niet verwonderlijk bij zo een ingrijpende wijziging: niet alleen wet- en regelgeving maar ook houding en gedrag van de overheid, een andere rol van burgers en bedrijven en vergaande digitalisering. Hoe ver is uw organisatie al?

Voorzichtig van start

De afgelopen maanden hebben Telengy-adviseurs voor meerdere gemeenten impactanalyses uitgevoerd: een verkenning van de beoogde situatie onder de Omgevingswet ten opzichte van de bestaande situatie, met maatregelen om het verschil te overbruggen. Wat mij opviel is dat gemeenten wel een start gemaakt hebben met de invoering maar nog beperkt voortgang boeken. Bij ruimtelijk beleidsmedewerkers gebeurt al het een en ander maar bijvoorbeeld vergunningverleners en medewerkers van dienstverlening, document- en archiefbeheer, geo-informatie en beheer basisregistraties bleken slechts beperkt op de hoogte te zijn van wat de Omgevingswet inhoudt en gaat betekenen. Zo’n interview voor de impactanalyse blijkt dan ook nuttig voor kennisoverdracht. Bij andere ‘verder weg’ domeinen is inzicht amper aanwezig. Aan de ene kant begrijpelijk, aan de andere kant is participatie een onderwerp dat ook daar speelt en waarmee ervaring is opgedaan.

1-1-2021 als mijlpaal, niet als finish

De termijn voor invoering wordt steeds korter, nog maar één jaar. De focus in die impactanalyses verschuift dan ook: wat moeten we minimaal doen om op 1-1-2021 klaar te zijn? Daar zijn meerdere lijstjes van. Op AanDeSlagMetDeOmgevingswet (ADSMO) staat het in mijn ogen absolute minimum: slechts vijf criteria. Voor gemeenten is dit beperkt tot twee:

  1. Het Omgevingsplan kunnen wijzigen en (digitaal) uploaden naar het DSO-lv.
  2. Voor wat betreft vergunningen informatie voor het aanvraagformulier beschikbaar stellen aan het DSO-lv en aanvragen en meldingen (digitaal) kunnen ontvangen van het DSO-lv en deze kunnen behandelen conform de Omgevingswet.

Het lijstje van de VNG is langer. Het werkt deze punten nader uit en voegt resultaten toe die uit oogpunt van bedrijfsvoering en dienstverlening zo niet noodzakelijk dan toch wel dringend gewenst zijn.

Focus op de juiste activiteiten en resultaten

Wat opvalt is dat veel gemeenten zich al wel verdiepen in het Omgevingsplan. Aan de ene kant begrijpelijk. Dit wordt hèt instrument om ruimtelijk beleid in regels te vertalen, waar nodig. Aan de andere kant, per 1-1-2021 heb je als vanzelf een Omgevingsplan: de bestaande bestemmingsplannen in combinatie met ‘de bruidsschat’ en de verordeningen die de fysieke leefomgeving betreffen. Aandacht zou ook uit moeten gaan naar goed toegankelijke bestemmingsplannen en inzicht in de van toepassing zijnde verordeningen.

aandachtsgebieden Omgevingswet

Dit is één van de drie aandachtsgebieden bij invoering van de Omgevingswet, zoals gevisualiseerd in bijgaande figuur. De digitalisering, een ander aandachtsgebied, krijgt tot op zekere hoogte de aandacht die het verdient, simpelweg omdat een zeker minimum daarvan vereist is. Maar over de wijze van invulling moeten veelal nog harde noten gekraakt worden. Zo lijkt aanschaf en dus aanbesteding van nieuwe software inmiddels amper realistisch: de tijd is te kort. Dan maar verlenging van het huidige contract en in de tweede helft van 2021 bekijken of de leverancier echt voldoet. En plansoftware: aanschaffen, contract verlengen of gebruik maken van een ruimtelijk adviesbureau?
Maar dan het anders werken. Aanpassing van de processen is nog redelijk concreet. Maar medewerkers daarin meekrijgen, los laten en mogelijk maken dat het kan, dat vereist veranderingen in houding en gedrag. En het daadwerkelijk participeren door initiatiefnemers en belanghebbenden, dat gaat niet vanzelf. Niet te vergeten heroriëntatie van de gemeenteraad op haar rol. Het VNG-lijstje gaat hierin bewust verder dan het ADSMO-lijstje. Ik merk nog weinig voortgang in deze ‘zachte’ aspecten van de invoering van de Omgevingswet. Tijd voor actie!

Vooral doorgaan

Al met al nog veel te doen voor de invoeringsdatum. Maar, genoeg is genoeg. Het hoeft op 1-1-2021 niet af te zijn. Dan kan zelfs niet. Focus in 2020 is dan ook noodzakelijk, om de juiste dingen te doen en op tijd klaar te zijn. 2020 stond gepland als een oefenjaar. Dat lijkt beperkt te worden tot de tweede helft van 2020. Desondanks kan het een mooi en succesvol jaar worden. Telengy draagt graag een steentje bij. En dan even het nieuwe jaar en de mijlpaal vieren en vooral verder: af is het dan nog niet. Hierbij alvast deze verwachting gemanaged.

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.

Geo-informatie in het Common Ground-tijdperk 

Geo-informatie
Lees het gehele artikel
30 oktober 2019

Onlangs werd Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer uitgenodigd door een gemeente om mee te denken over vernieuwing van hun applicaties voor het toegankelijk maken van geo-informatie. Het gaat dan om tools zoals een geo-viewer, een transformatietool (ETL) en een geo-database. Dat bracht een discussie op gang over wat je wilt zijn als ‘Team Geo-informatie’, hoe dat past in de organisatie, en welke tooling daar dan voor nodig is. Het zette mij als Telengy-adviseur aan het denken hoe geo-informatie-expertise maximaal kan bijdragen aan de organisatie.  

Nieuwe geo-tooling

Zes jaar geleden had die gemeente haar geo-tooling aangeschaft en die was nu aan vernieuwing toe. Terecht koos de gemeente niet zomaar een aanbesteding in te gaan ter vervanging van die tooling. Zij wilde eerst nadenken over ‘hoe de wereld is veranderd’ en welke eisen dat stelt aan nieuwe tooling. Onder andere is dat de opkomst van de Common Ground-beweging, waarbij gegevens bij de bron worden opgeslagen en onderhouden en ‘voor iedereen’ beschikbaar zijn met behulp van zogenoemde API’s (digitale aanroepen om o.a. gegevens op te vragen).  

Meer dan alleen geo-informatie

Om zicht te krijgen op de rol van een team Geo-informatie in de organisatie is ‘outside-in’-denken een mooie aanpak: wie zijn mijn klanten en welke behoefte hebben zij? Traditioneel levert een geo-informaticus geo-informatie: onbewerkt en bewerkt. In onbewerkte vorm is dat het toegankelijk maken van allerlei geo-gerelateerde basis- en kernregistraties, zoals over gebouwen (BAG), topografie (BGT), groen, weg en riool (technisch beheer) en archeologie. In bewerkte vorm is dat geo-informatie zoals het bedoeld is: toegespitst op de behoefte van een specifieke gebruikersgroep, zoals een geografische analyse van de bevolkingsontwikkeling en de locaties van basisscholen. De vraag is echter: heeft die gebruiker alleen behoefte aan geo-informatie, of gewoon aan informatie, geo– en niet-geo? Het lijkt mij het laatste.  

Een geo-viewer en meer

Geo-informatie maken we vooral toegankelijk in geo-viewers. Ik heb me altijd al afgevraagd: en de niet-geo-viewer dan? Oftewel: hoe en waar kan ik dan andere informatie dan geo-informatie raadplegen? Is dit voor de gebruiker een verschil? Of wil die gewoon bij alle informatie kunnen die voor hem of haar relevant is ? De vraag stellen is hem beantwoorden. En is zo’n (geo-)viewer dan de enige manier? Het lijkt me van niet; met de stand van de technologie is er meer mogelijk. Het liefst heeft de gebruiker volledig toegespitste informatie in de applicatie waarmee dagelijks gewerkt wordt. Denk hierbij aan een burgerzakenapplicatie waarin, in een hoekje van het scherm, in een kaartje wordt getoond waar die burger woont, of een sociaal domeinapplicatie die in een kaartje laat zien in welke buurt de cliënt woont en welke winkels en openbare voorzieningen er dichtbij zijn. Een ander voorbeeld is een zaaksysteem dat geografisch laat zien op welk pand de verbouwvergunning betrekking heeft. De tooling om dit alles mogelijk te maken is er en de benodigde data komt met Common Ground beschikbaar. De opkomst van ‘big data’ versterkt dit: ook daarbij gaat het om allerlei soorten informatie.  

Gegevenskwaliteit

Een risico van de Common Ground-beweging is dat data weliswaar eenvoudig beschikbaar is, maar dat de afstemming tussen databronnen en de kwaliteit van die bronnen te wensen overlaat (of dat daar geen inzicht in is). Dat zou de gebruiker met problemen op kunnen zadelen. Dit is juist een vakgebied waarop de geo-informaticus expertise heeft. In de geo-wereld zijn we bekend met een veelheid aan registraties en zijn methoden en technieken ontwikkeld om de kwaliteit daarvan te bewaken. Die vind je onder meer terug in de geo-tooling, zoals ETL-tools. En vooral ook in houding, gedrag en bewustwording van die geo-informaticus. Maar ja, als eindgebruikersapplicaties data rechtstreeks opvragen bij bronregistraties, dan zit die geo-tooling daar niet meer tussen. Dat betekent een uitdaging om in een Common-Ground-landschap de gegevenskwaliteit te borgen. En niet alleen voor geo-data.    

Beheer van geo-registraties

Door een geo-informatieteam worden soms diverse registraties onderhouden. Dat heeft voordelen: je hebt volledig grip op de kwaliteit en maakt je eigen data toegankelijk, wel zo beheersbaar. In een Common Ground-landschap onderhoudt elke bron z’n eigen gegevens in z’n eigen registratie. De API’s zorgen voor toegankelijkheid, maar die kwaliteit…? Dat zou het verleggen van focus betekenen: van zelf onderhouden naar toezicht op onderhoud door anderen. Of dat voor alle registraties geldt, lijkt me van niet. Voor een aantal basis- en kernregistraties is het beheer dusdanig verweven en de kwaliteit dusdanig essentieel dat het verstandig kan zijn dat beheer ‘in één hand’ te brengen, zoals BAG, BGT, WOZ en IMGeo-objecten (de samenhangende objectenregistratie zoals BZK die laat onderzoeken).  

Verschuivingen  

Al met al zie ik diverse ontwikkelingen die aanleiding geven om na te denken over de rol en plaats van een team Geo-informatie of de geo-informaticus in de gemeentelijke organisatie:  

  • opkomst van een Common Ground–gegevens- en -applicatielandschap; 
  • steeds meer data digitaal beschikbaar, ongeacht de aard daarvan; 
  • minder onderscheid in wel- en niet-geo-informatie en meer geïntegreerd gebruik van informatie, ongeacht de soort;  
  • meer gebruik van geo-informatie in eindgebruikersapplicaties i.c.m. niet-geo-informatie en gebruik van een geo-viewer vooral door specialisten;  
  • minder focus op het bijhouden en ontsluiten van registraties en meer op het adviseren en ondersteunen van eindgebruikers om de informatie te verkrijgen die zij nodig hebben, geo-informatie en meer;  
  • verschuiving van het bijhouden van allerlei geo-registraties naar het bijhouden van alleen de essentiële basis- en kernregistraties en toezicht op de gegevenskwaliteit van andere registraties.   

Als er aanleiding is om geo-tooling te vervangen, dan beveel ik van harte aan om deze ontwikkelingen te analyseren op consequenties voor de eigen organisatie en pas dan de benodigde tooling te bepalen. Een mogelijke uitkomst is een team informatiebeheer en -advies waarin geo-informatie één van de expertisegebieden is, maar wel als onderdeel van het grotere geheel: toegankelijkheid, toepasbaarheid en kwaliteit van informatie, waarover dan ook. Desgewenst ga ik hierover graag in gesprek.  

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.

 

De juiste software voor uitvoering Omgevingswet

Lees het gehele artikel
3 mei 2019

Met nog anderhalf jaar te gaan, wordt het zo langzamerhand tijd de beschikbaarheid van de benodigde software voor de Omgevingswet zeker te stellen. Zo staat in de VNG-roadmap voor het tweede kwartaal het “Verwerven van de benodigde functionaliteit voor het aansluiten op DSO-LV” gepland. Het gaat natuurlijk om meer dan aansluiten: de software is ook nodig om de Omgevingswet goed te kunnen uitvoeren. Hoe kom je aan de juiste software?

Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft De juiste software voor uitvoering Omgevingswet.

Samenwerken onder de Omgevingswet vraagt om gedeelde informatie

Lees het gehele artikel
31 januari 2019

Het uitvoering geven aan de Omgevingswet vraagt al snel samenwerking tussen initiatiefnemers, belanghebbenden, bevoegde gezagen en hun ketenpartners zoals omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s. Daarom is het van belang dat de samenwerkende partijen en personen snel en eenvoudig kunnen beschikken over alle relevante informatie. Hoe regel je dat? 

Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft samenwerken en delen van informatie voor de Omgevingswet.

Toets: Hoe standaard is standaard?

Lees het gehele artikel
29 november 2017

U heeft een applicatie aanbesteed en in gebruik genomen. In het programma van eisen is opgenomen dat voldaan moet worden aan diverse gegevensuitwisselingsstandaarden, veelal op StUF gebaseerd. En toch blijkt het koppelen met andere applicaties problemen te geven. Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer werd te hulp geroepen om dit probleem voor te zijn.

VTH-applicatie

Een regionale brandweerorganisatie was voornemens een contract af te sluiten voor levering en implementatie van een applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-applicatie). Van belang was dat de architectuur van de applicatie leveranciersonafhankelijkheid waarborgt. Koppelingen met andere applicaties moeten op basis van standaard koppelvlakken plaats kunnen vinden.  Een eventuele overgang, op termijn, naar een andere applicatie moet zonder gegevensverlies mogelijk zijn oftewel de applicatie dient invulling te geven aan standaard gegevensarchitecturen. In concreto betekende dit dat de applicatie voldoet aan de gegevens- en berichtenstandaarden op het gebied van zaakgericht werken: RGBZ (zaken en documenten), ImZTC (‘ZTC 2’, zaaktypen) en de ZaakDocumentServices (ZDS). Maar ja, hoe verzeker je je hiervan?

Afspraken vooraf

Is het voldoende van de leverancier te eisen dat al deze standaarden ondersteund worden door de applicatie? De brandweerorganisatie vond van niet. Een toets hierop geeft meer zekerheid en vooral helderheid voorafgaand aan de ondertekening van het contract in plaats van op het moment van koppelen of overgang naar een andere applicatie. Indien de applicatie niet volledig aan de standaarden blijkt te voldoen, kunnen met de leverancier in het contract afspraken gemaakt worden over het alsnog gaan voldoen aan die standaarden. Of, in het meest ongunstige geval, wordt er afgezien van aankoop van de applicatie. Niet zozeer omdat gebleken zou zijn dat de applicatie niet geheel voldoet aan de standaarden maar omdat geen afspraken gemaakt kunnen worden op onderdelen van die standaarden, die cruciaal zijn voor de brandweerorganisatie. Zo was het voor de organisatie essentieel dat VTH-zaaktypen conform de ZTC2 vastgelegd kunnen worden. De zaaktypecatalogus die ze opgebouwd heeft, wil ze namelijk onderhouden met de VTH-applicatie en op termijn wellicht gebruiken in een generiek zaaksysteem.

Toetsen, een vak apart

Het toetsen op het voldoen aan standaarden is geen sinecure. Het vereist grondige kennis van die standaarden en het doeltreffend kunnen analyseren van de applicatie. Arjan heeft dat mogen uitvoeren op grond van zijn ervaring met onder andere VTH-applicaties en uitgebreide expertise van de gegevens- en berichtenstandaarden voor het zaakgericht werken.  Er is  gewerkt aan de hand van een toetsprotocol zodat voor beide partijen, organisatie én leverancier, transparant is wat en hoe getoetst wordt. Het is niet nodig om diep de software in te duiken. Maatgevend is dat de gegevens beheerd kunnen worden conform de structuur en semantiek van die standaarden. Dat valt op te maken uit de gebruikersinterface. Cruciaal is verder dat de leverancier voor de applicatie op het StUF-testplatform heeft aangetoond dat alle berichten technisch correct geleverd en verwerkt kunnen worden.

Toetsresultaat

De applicatie bleek in belangrijke mate te voldoen aan de specificaties van RGBZ en ImZTC en de ZaakDocumentServices technisch correct te ondersteunen. Er bleken evenwel afwijkingen en niet-ondersteunde specificaties te zijn. De applicatie maakt het in redelijke mate mogelijk om leverancier-onafhankelijk zaakgericht te kunnen werken. Op één aspect bleek evenwel aanpassing nodig, voor ingebruikname, om voldoende zaakgericht te kunnen werken. Aanpassing op enkele andere aspecten is dringend gewenst. De uitkomsten van de toets verschaffen de inzichten om hierover afspraken te maken met de leverancier, met name over het tijdspad. Dit alles voordat tot het sluiten van het contract overgegaan wordt. Je staat dan als organisatie sterker dan te moeten onderhandelen als het contract eenmaal afgesloten is.

Altijd toetsen?

Ja en nee. Het is verstandig om over dergelijke toets-resultaten te beschikken voordat een aankoopcontract overeengekomen wordt en in dat koopcontract afspraken vast te leggen over het oplossen van eventuele afwijkingen. Kan dat ook bij een aanbesteding, onderhandelen voor definitieve gunning? Ja, mits dat in de aanbestedingsprocedure beschreven is en transparant is hoe een en ander plaats vindt. Aan te bevelen is als laatste fase van de aanbesteding, voor definitieve gunning, een zgn. concretiseringsfase (ontleend aan de BVP-methode van aanbesteden) uit te voeren waar deze toets deel uit van kan maken. Moet dan altijd zelf een toets uitgevoerd worden? Nee, bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de toets-resultaten van een andere organisatie op dezelfde versie van de applicatie. Dat zou betekenen dat organisaties toets-resultaten met elkaar delen en dat is nog geen gemeengoed. Dat kan actief, door elk toets-resultaat openbaar te maken. Niet elke leverancier zal dat, vermoedelijk, even ‘leuk’ vinden. Een andere mogelijkheid is passief: informeer bij de leverancier bij welke organisatie de toets-uitkomsten opgevraagd kunnen worden.

Toetsen voor meer grip

Toetsen op het voldoen aan standaarden geeft in de contractonderhandelingen helderheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over eventuele tekortkomingen en het oplossen daarvan. Ook na afsluiten van het contract blijft goed opdrachtgeverschap essentieel om het nakomen van afspraken af te dwingen. Het toegankelijk maken van toets-resultaten zorgt voor een efficiënt toets-proces, waarbij niet vaker getoetst wordt dan nodig is. Vraag er naar bij uw potentiële leverancier!

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.

Zaakgericht werken in Overbetuwe

Gemeentehuis Overbetuwe
Lees het gehele artikel
22 maart 2017

De gemeente Overbetuwe heeft enkele jaren geleden zaakgericht werken omarmd, ter verbetering van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering. We stellen 10 vragen aan Frans Erinkveld, projectleider ICT & Informatievoorziening bij de gemeente Overbetuwe. Onderwerpen van gesprek zijn de ontwikkelingen en perspectieven rondom zaakgericht werken binnen de gemeente en de rol die Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer daarbij heeft gespeeld.

  1. De gemeente Overbetuwe heeft enige tijd geleden besloten om een doorstart te maken met zaakgericht werken. Wat waren tot dat moment de ervaringen met zaakgericht werken en wat was de reden voor de doorstart?

Frans Erinkveld: “De gemeente Overbetuwe is in 2008 gestart met de invoering van zaakgericht werken, als een van de speerpunten van het informatiebeleidsplan. In eerste instantie was de invoering van zaakgericht werken alleen geënt op de afdeling Publiekszaken. Destijds is een aanbesteding in de markt gezet voor de aanschaf van een zaaksysteem en een CMS. Vervolgens hebben we doorgepakt en zijn we onder andere aan de slag gegaan met de verbeteringsslag van het oude e-loket en een nieuwe look & feel van de website. Dit is deels gelukt, maar in 2012 kwam de gemeente in onstuimig weer terecht. Vanwege een op handen zijnde verhuizing naar een nieuw pand en later een reorganisatie, is jarenlang niet meer in nieuwe ICT geïnvesteerd. De ambitie was om zaakgericht werken, in lijn met het EGEM-i programma, organisatiebreed uit te rollen. Helaas bleek onze ICT-infrastructuur hier niet klaar voor. Uiteindelijk is de verhuizing naar een nieuw pand niet doorgegaan en is er snel aan de slag gegaan om de ICT-infrastructuur op orde te krijgen in de bestaande gebouwen. Door de komst van een nieuwe directie wordt strakker gestuurd op data. Het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering staat inmiddels volop in de spotlight.”

  1. Hoe is het traject gestart?

“Om de aanpak helder te krijgen en draagvlak op managementniveau te creëren heeft Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer interviews afgenomen met 12 teammanagers over de bereidheid en de behoefte om zaakgericht te gaan werken. Het doel tijdens deze gesprekken was om het enthousiasme voor zaakgericht werken te vergroten door de meerwaarde aan te geven.”

  1. Hoe zijn deze interviews verder uitgewerkt?

“Aan de hand van de interviews hebben Arjan en ik samen de contouren bepaald voor de aanpak. Arjan heeft een analyse gemaakt van de mogelijkheden, prioriteiten, doelstellingen en impact op de gemeentelijke organisatie. Deze bevindingen zijn in een kick-off sessie gepresenteerd aan de betrokkenen. Parallel daaraan is een evaluatie uitgevoerd van de geschiktheid van het huidige zaaksysteem.

De kick-off was erg belangrijk. Arjan kwam meteen met een aantal sterke vragen: “Hoe zitten jullie er zelf in? Wat is het verwachtingspatroon? Wanneer heb ik mijn werk goed gedaan?” De Implementatie van zaakgericht werken gaat verder dan de publieke dienstverlening: het moet de totale gemeentelijke dienstverlening afdekken. Dit was voor mij een echte eye-opener. Ook onder de teammanagers was er geen eenduidig beeld over de meerwaarde van zaakgericht werken. Daar is Arjan op een voortvarende wijze mee aan de slag gegaan.”

  1. Wat was de houding van het management?

“Bij de peiling onder de teammanagers hebben we gevraagd waar de informatievoorziening op dat moment tekort schoot. Dezelfde antwoorden kwamen naar voren: geen overzicht (grip) op lopende zaken, geen beschikking over managementinformatie en geen eenduidig beeld. Op basis van deze reacties zijn we aan de slag gegaan met het opmaken van monitoringsoverzichten. Dit heeft niet zozeer een relatie met zaakgericht werken, maar toont wel de omslag aan om te gaan sturen op informatie. Zaakgericht werken kan daar uiteindelijk wel bij helpen en de software is faciliterend.”

  1. Waar staat de gemeente Overbetuwe op dit moment?

“Op het moment dat ik de DIV-afdeling in beweging zag komen, wist ik dat we draagvlak aan het creëren waren. Zij zijn nu bezig met een praktische leergang om, in samenwerking met een LEAN-adviseur, processen verder te stroomlijnen. Mensen leren na te denken over manieren om hun werk slimmer in te richten. De DIV-afdeling heeft inmiddels een digitaal postproces gerealiseerd. Uiteindelijk zou deze efficiencyslag ook kosten kunnen besparen, maar dat gaat niet van vandaag op morgen.”

Gemeentehuis Overbetuwe

  1. Zoekt de gemeente Overbetuwe ook naar inspiratie van buitenaf?

“De gemeente Overbetuwe is een redelijk kleine gemeente met een beperkte bandbreedte, dus we blijven kritisch kijken naar onze bedrijfsvoering. We hebben gesprekken gevoerd met buurgemeenten. Lingewaard is voor ons een voorbeeld ten aanzien van zaakgericht werken. Zij hebben de ondersteunende software in de Cloud draaien en kijken ook kritisch naar rolverdelingen. Ook daar is de vraag: wat blijft er voor de DIV-afdeling over? We proberen te leren van de ervaringen daar.”

  1. Wat was de reden om Telengy in dit traject te betrekken?

“Arjan is als Telengy-adviseur eerder betrokken geweest bij een aanbesteding voor de aanschaf van ons huidige zaaksysteem en CMS. Hij is breed geïnteresseerd en kan zaken goed verwoorden en analyseren. Het is niet eenvoudig om te schakelen met 12 teammanagers en toch de kern eruit te halen. Dat heeft Arjan uitstekend gedaan.”

  1. Hoe kijkt u terug op de afgelopen periode?

“Het project loopt nog, Arjan heeft de piketpalen geslagen. Uiteindelijk willen we toe naar een toekomstbestendige dienstverlening en tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Hierdoor groeien we door als zelfbewuste en coöperatieve gemeente. De meerwaarde en het bewustzijn onder de medewerkers wordt steeds groter. Het momentum om zaakgericht werken succesvol in te gaan voeren is nu, ook vanuit een externe blik gezien. De markt is enorm in beweging, de gevestigde orde moet concurreren met nieuwe spelers. De zaaksystemen anno nu zijn totaal geïntegreerde systemen.”

  1. Wat is de planning voor de komende periode?

“Eind maart willen we de aanbesteding de deur uit hebben. Daarna is het stap voor stap bekijken hoe we doorpakken. Dat stukje verwachtingsmanagement ligt voornamelijk bij mij. Van de betrokken teams wordt natuurlijk ook het nodige gevraagd. Wat de planning betreft zal ook de gemeente Lingewaard ons van belangrijke inzichten kunnen voorzien. Voor mijn gevoel moeten we dit jaar de grootste slagen maken, zodat we volgend jaar al een heel eind op weg zijn!”

  1. Heeft u tips voor gemeenten in vergelijkbare situaties?

“Zoals gezegd kan zaakgericht werken niet in slechts één, maar in alle bedrijfsprocessen ondersteuning bieden. Kijk als gemeente goed rond wat er in de markt van de zaaksystemen te koop is! Ook het interne draagvlak op directie- en managementniveau is erg belangrijk. Vanwege de impact op de organisatie is het belangrijk dat een traject als dit top-down geleid wordt. Blijf tenslotte als kartrekkers de voordelen van zaakgericht werken met enthousiasme verkondigen. De kracht zit hem in de herhaling!”

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Marcel Lemmen, commercieel manager bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Procesmodellering en zaakgericht werken verbonden

Procesmodellering
Lees het gehele artikel
24 maart 2016

Zaakgericht werken betekent onder meer het zaakgericht uitvoeren van (bedrijfs)processen. Daarvoor is een procesontwerp nodig dat vastgelegd wordt in een zaaktype. KING heeft daarvoor een sjabloon ontworpen. Kenmerkend is dat het proces slechts op hoofdlijnen wordt uitgewerkt: de zaakstatussen. Wat nu als er behoefte is het proces verder te detailleren? Of dat de aanleiding procesoptimalisatie of LEAN was? Valt procesmodellering te verbinden met het ontwerpen van zaaktypen? Die vraag kwam bij ons op na een presentatie van de Engage Process Modeler.

‘LEANe zaken’

Zaakgericht werken is een mooi middel om dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Waar begin je? Dat verschilt per organisatie, naar gelang uitdagingen en problematiek. Bijvoorbeeld: de bedrijfsvoering. Steeds meer organisaties omarmen LEAN als aanpak om processen efficienter, ‘leaner’, te maken. We merken dat in onze adviestrajecten. Resultaat van zo’n LEAN-traject is dat er een efficiënt procesontwerp ligt en dat de procesmedewerkers daarover enthousiast zijn. En graag met dat proces aan de slag willen. En dat dan zaakgericht met een zaaksysteem. Dat betekent proces vertalen naar een zaaktype, configureren in een zaaksysteem en dan kun je dat ‘LEANe proces’ zaakgericht uitvoeren. Juist dat ontwerpen van een zaaktype kost tijd. Een zaaktype vraagt allerlei te specificeren details, om niet alleen het proces maar ook de zaakinformatie te sturen. Het ‘LEAN gemaakte’ proces kan daardoor niet direct (zaakgericht) in productie genomen worden.

Procesmodellering stappen

Zaakstatussen en processtappen

Valt het zaaktype al te specificeren tijdens het modelleren van een geoptimaliseerd proces? Met deze vraag zijn we aan de slag gegaan met medewerkers van Engage Process. Als casus hebben we het behandelen van een ‘Melding openbare ruimte’ genomen: de melding door een burger aan de gemeente dat er bijvoorbeeld iets kapot is (zoals gaten in weg) of dat er sprake is van rondzwervend afval.

Een zaak vergt statussen terwijl je bij het modelleren van een proces vooral kijkt naar volgordelijkheid en afhankelijkheid van stappen. Die statussen zijn er niet voor niets: het zijn mijlpalen voor het informeren van anderen (burgers, bedrijven, managers, KCC’ers) over de voortgang van het proces cq. de zaak. Maar niet altijd is een status een logische stap in elk alternatief procespad. In sommige situaties ‘spring’ je in het proces bijna van begin naar eind. De ‘truc’ is de zaakstatus niet als processtap te modelleren maar als mijlpaal die in meerdere alternatieve procespaden gepasseerd kan worden.  Zo wordt het kenmerkende van zaakgericht werken, de externe focus, gecombineerd met de gestructureerde uitvoering van het proces.

Niet te veel zaakdetails

Een zaaktype vergt allerlei specificaties. Die bepaal je tijdens het modelleren van het proces en wil je daarbij kunnen vastleggen. Dat kan in en met het procesmodelleringstool. We hebben daarvoor een aantal sjablonen ontworpen. Dat geeft de mogelijkheid om van het gemodelleerde proces een rapportage te maken waarmee het zaaktype in het zaaksysteem geconfigureerd kan worden. Tijdens het modelleren kwamen we er achter dat er allerlei details (zaaktypespecificaties) zijn die je op dat moment niet wilt, of zelfs niet kunt bepalen. Het vertraagt het uitwerken van het proces en geeft vermindering van de focus op de optimalisatie daarvan. Later doen, dus. Tijdens het procesmodelleren richt je je op de hoofdlijnen: welke documenten, welke resultaten e.d. Niet de specificaties daarvan. Dat kan later, in kleiner comité. Het proces wil je optimaliseren met zoveel mogelijk betrokkenen; het uitwerken naar een zaaktype doe je vervolgens met bijvoorbeeld een functioneel beheerder en ‘key-users’. De sjablonen helpen daarbij om de relevante elementen in beeld te hebben. De rapportage van het aldus uitgewerkte proces cq. zaaktype kunt u hier downloaden. 

Geoptimaliseerde zaaktypen

De charme van een procesmodelleringstool is het visuele: je ziet het proces ontstaan. Dat is belangrijk om met betrokkenen aan een procesontwerp te kunnen werken. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor bijvoorbeeld doorrekening van een proces en een consistente rapportage. Een zaaktype is essentieel om processen zaakgericht uit te voeren, optimaal ondersteund door een zaak-of vergelijkbaar systeem. Door bij het procesmodelleren, alvast na te denken over het zaakgericht uitvoeren en het procesmodelleringstool daarop in te richten, kunnen beide voordelen benut worden. De ‘werelden’ van enerzijds procesoptimalisatie en LEAN en anderzijds zaakgericht werken, komen hiermee bij elkaar. Voorwaarde is een procesmodelleringstool dat de mogelijkheid biedt om zaaktypekenmerken op hoofdlijnen vast te kunnen leggen. Met Engage Process is dat redelijk gelukt. Verbetering moet uit praktijkervaringen komen. Wij ondersteunen u daar graag bij.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseurs Philippe van Hartingsveldt (06 10 40 51 36 / p.v.hartingsveldt@telengy.nl) en Arjan Kloosterboer (06 27 62 59 71 / a.kloosterboer@telengy.nl).