Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft Hoeveel omgevingswetsoftware heb je nodig?
Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft
Arjan Kloosterboer en Ton de Wit, experts KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseurs beschrijven Annnoteren, wat is het en wat moet en kan ik er mee?
Zo stelde de minister van BZK in haar brief van 29 november jl. over de voortgang van de stelselherziening Omgevingsrecht. Om er klaar voor te zijn hebben we nog welgeteld één jaar: 2020. Gaat dat lukken? Gaat u dat lukken?
Op 11 december jl. vond een hoorzitting (rondetafelgesprek) over de Omgevingswet plaats van de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken van de Tweede Kamer. Diverse partijen namen deel waaronder de VNG, Geo-business Nederland en een gemeente. Algemeen beeld was dat de deelnemers willen vasthouden aan invoering per 1-1-2021. Maar wel in het besef dat de invoering dan niet op houdt. Af is het de komende jaren niet. Dat is ook niet verwonderlijk bij zo een ingrijpende wijziging: niet alleen wet- en regelgeving maar ook houding en gedrag van de overheid, een andere rol van burgers en bedrijven en vergaande digitalisering. Hoe ver is uw organisatie al?
De afgelopen maanden hebben Telengy-adviseurs voor meerdere gemeenten impactanalyses uitgevoerd: een verkenning van de beoogde situatie onder de Omgevingswet ten opzichte van de bestaande situatie, met maatregelen om het verschil te overbruggen. Wat mij opviel is dat gemeenten wel een start gemaakt hebben met de invoering maar nog beperkt voortgang boeken. Bij ruimtelijk beleidsmedewerkers gebeurt al het een en ander maar bijvoorbeeld vergunningverleners en medewerkers van dienstverlening, document- en archiefbeheer, geo-informatie en beheer basisregistraties bleken slechts beperkt op de hoogte te zijn van wat de Omgevingswet inhoudt en gaat betekenen. Zo’n interview voor de impactanalyse blijkt dan ook nuttig voor kennisoverdracht. Bij andere ‘verder weg’ domeinen is inzicht amper aanwezig. Aan de ene kant begrijpelijk, aan de andere kant is participatie een onderwerp dat ook daar speelt en waarmee ervaring is opgedaan.
De termijn voor invoering wordt steeds korter, nog maar één jaar. De focus in die impactanalyses verschuift dan ook: wat moeten we minimaal doen om op 1-1-2021 klaar te zijn? Daar zijn meerdere lijstjes van. Op AanDeSlagMetDeOmgevingswet (ADSMO) staat het in mijn ogen absolute minimum: slechts vijf criteria. Voor gemeenten is dit beperkt tot twee:
Het lijstje van de VNG is langer. Het werkt deze punten nader uit en voegt resultaten toe die uit oogpunt van bedrijfsvoering en dienstverlening zo niet noodzakelijk dan toch wel dringend gewenst zijn.
Wat opvalt is dat veel gemeenten zich al wel verdiepen in het Omgevingsplan. Aan de ene kant begrijpelijk. Dit wordt hèt instrument om ruimtelijk beleid in regels te vertalen, waar nodig. Aan de andere kant, per 1-1-2021 heb je als vanzelf een Omgevingsplan: de bestaande bestemmingsplannen in combinatie met ‘de bruidsschat’ en de verordeningen die de fysieke leefomgeving betreffen. Aandacht zou ook uit moeten gaan naar goed toegankelijke bestemmingsplannen en inzicht in de van toepassing zijnde verordeningen.
Dit is één van de drie aandachtsgebieden bij invoering van de Omgevingswet, zoals gevisualiseerd in bijgaande figuur. De digitalisering, een ander aandachtsgebied, krijgt tot op zekere hoogte de aandacht die het verdient, simpelweg omdat een zeker minimum daarvan vereist is. Maar over de wijze van invulling moeten veelal nog harde noten gekraakt worden. Zo lijkt aanschaf en dus aanbesteding van nieuwe software inmiddels amper realistisch: de tijd is te kort. Dan maar verlenging van het huidige contract en in de tweede helft van 2021 bekijken of de leverancier echt voldoet. En plansoftware: aanschaffen, contract verlengen of gebruik maken van een ruimtelijk adviesbureau?
Maar dan het anders werken. Aanpassing van de processen is nog redelijk concreet. Maar medewerkers daarin meekrijgen, los laten en mogelijk maken dat het kan, dat vereist veranderingen in houding en gedrag. En het daadwerkelijk participeren door initiatiefnemers en belanghebbenden, dat gaat niet vanzelf. Niet te vergeten heroriëntatie van de gemeenteraad op haar rol. Het VNG-lijstje gaat hierin bewust verder dan het ADSMO-lijstje. Ik merk nog weinig voortgang in deze ‘zachte’ aspecten van de invoering van de Omgevingswet. Tijd voor actie!
Al met al nog veel te doen voor de invoeringsdatum. Maar, genoeg is genoeg. Het hoeft op 1-1-2021 niet af te zijn. Dan kan zelfs niet. Focus in 2020 is dan ook noodzakelijk, om de juiste dingen te doen en op tijd klaar te zijn. 2020 stond gepland als een oefenjaar. Dat lijkt beperkt te worden tot de tweede helft van 2020. Desondanks kan het een mooi en succesvol jaar worden. Telengy draagt graag een steentje bij. En dan even het nieuwe jaar en de mijlpaal vieren en vooral verder: af is het dan nog niet. Hierbij alvast deze verwachting gemanaged.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.
Onlangs werd Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer uitgenodigd door een gemeente om mee te denken over vernieuwing van hun applicaties voor het toegankelijk maken van geo-informatie. Het gaat dan om tools zoals een geo-viewer, een transformatietool (ETL) en een geo-database. Dat bracht een discussie op gang over wat je wilt zijn als ‘Team Geo-informatie’, hoe dat past in de organisatie, en welke tooling daar dan voor nodig is. Het zette mij als Telengy-adviseur aan het denken hoe geo-informatie-expertise maximaal kan bijdragen aan de organisatie.
Zes jaar geleden had die gemeente haar geo-tooling aangeschaft en die was nu aan vernieuwing toe. Terecht koos de gemeente niet zomaar een aanbesteding in te gaan ter vervanging van die tooling. Zij wilde eerst nadenken over ‘hoe de wereld is veranderd’ en welke eisen dat stelt aan nieuwe tooling. Onder andere is dat de opkomst van de Common Ground-beweging, waarbij gegevens bij de bron worden opgeslagen en onderhouden en ‘voor iedereen’ beschikbaar zijn met behulp van zogenoemde API’s (digitale aanroepen om o.a. gegevens op te vragen).
Om zicht te krijgen op de rol van een team Geo-informatie in de organisatie is ‘outside-in’-denken een mooie aanpak: wie zijn mijn klanten en welke behoefte hebben zij? Traditioneel levert een geo-informaticus geo-informatie: onbewerkt en bewerkt. In onbewerkte vorm is dat het toegankelijk maken van allerlei geo-gerelateerde basis- en kernregistraties, zoals over gebouwen (BAG), topografie (BGT), groen, weg en riool (technisch beheer) en archeologie. In bewerkte vorm is dat geo-informatie zoals het bedoeld is: toegespitst op de behoefte van een specifieke gebruikersgroep, zoals een geografische analyse van de bevolkingsontwikkeling en de locaties van basisscholen. De vraag is echter: heeft die gebruiker alleen behoefte aan geo-informatie, of gewoon aan informatie, geo– en niet-geo? Het lijkt mij het laatste.
Geo-informatie maken we vooral toegankelijk in geo-viewers. Ik heb me altijd al afgevraagd: en de niet-geo-viewer dan? Oftewel: hoe en waar kan ik dan andere informatie dan geo-informatie raadplegen? Is dit voor de gebruiker een verschil? Of wil die gewoon bij alle informatie kunnen die voor hem of haar relevant is ? De vraag stellen is hem beantwoorden. En is zo’n (geo-)viewer dan de enige manier? Het lijkt me van niet; met de stand van de technologie is er meer mogelijk. Het liefst heeft de gebruiker volledig toegespitste informatie in de applicatie waarmee dagelijks gewerkt wordt. Denk hierbij aan een burgerzakenapplicatie waarin, in een hoekje van het scherm, in een kaartje wordt getoond waar die burger woont, of een sociaal domeinapplicatie die in een kaartje laat zien in welke buurt de cliënt woont en welke winkels en openbare voorzieningen er dichtbij zijn. Een ander voorbeeld is een zaaksysteem dat geografisch laat zien op welk pand de verbouwvergunning betrekking heeft. De tooling om dit alles mogelijk te maken is er en de benodigde data komt met Common Ground beschikbaar. De opkomst van ‘big data’ versterkt dit: ook daarbij gaat het om allerlei soorten informatie.
Een risico van de Common Ground-beweging is dat data weliswaar eenvoudig beschikbaar is, maar dat de afstemming tussen databronnen en de kwaliteit van die bronnen te wensen overlaat (of dat daar geen inzicht in is). Dat zou de gebruiker met problemen op kunnen zadelen. Dit is juist een vakgebied waarop de geo-informaticus expertise heeft. In de geo-wereld zijn we bekend met een veelheid aan registraties en zijn methoden en technieken ontwikkeld om de kwaliteit daarvan te bewaken. Die vind je onder meer terug in de geo-tooling, zoals ETL-tools. En vooral ook in houding, gedrag en bewustwording van die geo-informaticus. Maar ja, als eindgebruikersapplicaties data rechtstreeks opvragen bij bronregistraties, dan zit die geo-tooling daar niet meer tussen. Dat betekent een uitdaging om in een Common-Ground-landschap de gegevenskwaliteit te borgen. En niet alleen voor geo-data.
Door een geo-informatieteam worden soms diverse registraties onderhouden. Dat heeft voordelen: je hebt volledig grip op de kwaliteit en maakt je eigen data toegankelijk, wel zo beheersbaar. In een Common Ground-landschap onderhoudt elke bron z’n eigen gegevens in z’n eigen registratie. De API’s zorgen voor toegankelijkheid, maar die kwaliteit…? Dat zou het verleggen van focus betekenen: van zelf onderhouden naar toezicht op onderhoud door anderen. Of dat voor alle registraties geldt, lijkt me van niet. Voor een aantal basis- en kernregistraties is het beheer dusdanig verweven en de kwaliteit dusdanig essentieel dat het verstandig kan zijn dat beheer ‘in één hand’ te brengen, zoals BAG, BGT, WOZ en IMGeo-objecten (de samenhangende objectenregistratie zoals BZK die laat onderzoeken).
Verschuivingen
Al met al zie ik diverse ontwikkelingen die aanleiding geven om na te denken over de rol en plaats van een team Geo-informatie of de geo-informaticus in de gemeentelijke organisatie:
Als er aanleiding is om geo-tooling te vervangen, dan beveel ik van harte aan om deze ontwikkelingen te analyseren op consequenties voor de eigen organisatie en pas dan de benodigde tooling te bepalen. Een mogelijke uitkomst is een team informatiebeheer en -advies waarin geo-informatie één van de expertisegebieden is, maar wel als onderdeel van het grotere geheel: toegankelijkheid, toepasbaarheid en kwaliteit van informatie, waarover dan ook. Desgewenst ga ik hierover graag in gesprek.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.
Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft De juiste software voor uitvoering Omgevingswet.
Het uitvoering geven aan de Omgevingswet vraagt al snel samenwerking tussen initiatiefnemers, belanghebbenden, bevoegde gezagen en hun ketenpartners zoals omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s. Daarom is het van belang dat de samenwerkende partijen en personen snel en eenvoudig kunnen beschikken over alle relevante informatie. Hoe regel je dat?
Arjan Kloosterboer, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft samenwerken en delen van informatie voor de Omgevingswet.
U heeft een applicatie aanbesteed en in gebruik genomen. In het programma van eisen is opgenomen dat voldaan moet worden aan diverse gegevensuitwisselingsstandaarden, veelal op StUF gebaseerd. En toch blijkt het koppelen met andere applicaties problemen te geven. Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer werd te hulp geroepen om dit probleem voor te zijn.
Een regionale brandweerorganisatie was voornemens een contract af te sluiten voor levering en implementatie van een applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-applicatie). Van belang was dat de architectuur van de applicatie leveranciersonafhankelijkheid waarborgt. Koppelingen met andere applicaties moeten op basis van standaard koppelvlakken plaats kunnen vinden. Een eventuele overgang, op termijn, naar een andere applicatie moet zonder gegevensverlies mogelijk zijn oftewel de applicatie dient invulling te geven aan standaard gegevensarchitecturen. In concreto betekende dit dat de applicatie voldoet aan de gegevens- en berichtenstandaarden op het gebied van zaakgericht werken: RGBZ (zaken en documenten), ImZTC (‘ZTC 2’, zaaktypen) en de ZaakDocumentServices (ZDS). Maar ja, hoe verzeker je je hiervan?
Is het voldoende van de leverancier te eisen dat al deze standaarden ondersteund worden door de applicatie? De brandweerorganisatie vond van niet. Een toets hierop geeft meer zekerheid en vooral helderheid voorafgaand aan de ondertekening van het contract in plaats van op het moment van koppelen of overgang naar een andere applicatie. Indien de applicatie niet volledig aan de standaarden blijkt te voldoen, kunnen met de leverancier in het contract afspraken gemaakt worden over het alsnog gaan voldoen aan die standaarden. Of, in het meest ongunstige geval, wordt er afgezien van aankoop van de applicatie. Niet zozeer omdat gebleken zou zijn dat de applicatie niet geheel voldoet aan de standaarden maar omdat geen afspraken gemaakt kunnen worden op onderdelen van die standaarden, die cruciaal zijn voor de brandweerorganisatie. Zo was het voor de organisatie essentieel dat VTH-zaaktypen conform de ZTC2 vastgelegd kunnen worden. De zaaktypecatalogus die ze opgebouwd heeft, wil ze namelijk onderhouden met de VTH-applicatie en op termijn wellicht gebruiken in een generiek zaaksysteem.
Het toetsen op het voldoen aan standaarden is geen sinecure. Het vereist grondige kennis van die standaarden en het doeltreffend kunnen analyseren van de applicatie. Arjan heeft dat mogen uitvoeren op grond van zijn ervaring met onder andere VTH-applicaties en uitgebreide expertise van de gegevens- en berichtenstandaarden voor het zaakgericht werken. Er is gewerkt aan de hand van een toetsprotocol zodat voor beide partijen, organisatie én leverancier, transparant is wat en hoe getoetst wordt. Het is niet nodig om diep de software in te duiken. Maatgevend is dat de gegevens beheerd kunnen worden conform de structuur en semantiek van die standaarden. Dat valt op te maken uit de gebruikersinterface. Cruciaal is verder dat de leverancier voor de applicatie op het StUF-testplatform heeft aangetoond dat alle berichten technisch correct geleverd en verwerkt kunnen worden.
De applicatie bleek in belangrijke mate te voldoen aan de specificaties van RGBZ en ImZTC en de ZaakDocumentServices technisch correct te ondersteunen. Er bleken evenwel afwijkingen en niet-ondersteunde specificaties te zijn. De applicatie maakt het in redelijke mate mogelijk om leverancier-onafhankelijk zaakgericht te kunnen werken. Op één aspect bleek evenwel aanpassing nodig, voor ingebruikname, om voldoende zaakgericht te kunnen werken. Aanpassing op enkele andere aspecten is dringend gewenst. De uitkomsten van de toets verschaffen de inzichten om hierover afspraken te maken met de leverancier, met name over het tijdspad. Dit alles voordat tot het sluiten van het contract overgegaan wordt. Je staat dan als organisatie sterker dan te moeten onderhandelen als het contract eenmaal afgesloten is.
Ja en nee. Het is verstandig om over dergelijke toets-resultaten te beschikken voordat een aankoopcontract overeengekomen wordt en in dat koopcontract afspraken vast te leggen over het oplossen van eventuele afwijkingen. Kan dat ook bij een aanbesteding, onderhandelen voor definitieve gunning? Ja, mits dat in de aanbestedingsprocedure beschreven is en transparant is hoe een en ander plaats vindt. Aan te bevelen is als laatste fase van de aanbesteding, voor definitieve gunning, een zgn. concretiseringsfase (ontleend aan de BVP-methode van aanbesteden) uit te voeren waar deze toets deel uit van kan maken. Moet dan altijd zelf een toets uitgevoerd worden? Nee, bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de toets-resultaten van een andere organisatie op dezelfde versie van de applicatie. Dat zou betekenen dat organisaties toets-resultaten met elkaar delen en dat is nog geen gemeengoed. Dat kan actief, door elk toets-resultaat openbaar te maken. Niet elke leverancier zal dat, vermoedelijk, even ‘leuk’ vinden. Een andere mogelijkheid is passief: informeer bij de leverancier bij welke organisatie de toets-uitkomsten opgevraagd kunnen worden.
Toetsen op het voldoen aan standaarden geeft in de contractonderhandelingen helderheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over eventuele tekortkomingen en het oplossen daarvan. Ook na afsluiten van het contract blijft goed opdrachtgeverschap essentieel om het nakomen van afspraken af te dwingen. Het toegankelijk maken van toets-resultaten zorgt voor een efficiënt toets-proces, waarbij niet vaker getoetst wordt dan nodig is. Vraag er naar bij uw potentiële leverancier!
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.
De gemeente Overbetuwe heeft enkele jaren geleden zaakgericht werken omarmd, ter verbetering van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering. We stellen 10 vragen aan Frans Erinkveld, projectleider ICT & Informatievoorziening bij de gemeente Overbetuwe. Onderwerpen van gesprek zijn de ontwikkelingen en perspectieven rondom zaakgericht werken binnen de gemeente en de rol die Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer daarbij heeft gespeeld.
Frans Erinkveld: “De gemeente Overbetuwe is in 2008 gestart met de invoering van zaakgericht werken, als een van de speerpunten van het informatiebeleidsplan. In eerste instantie was de invoering van zaakgericht werken alleen geënt op de afdeling Publiekszaken. Destijds is een aanbesteding in de markt gezet voor de aanschaf van een zaaksysteem en een CMS. Vervolgens hebben we doorgepakt en zijn we onder andere aan de slag gegaan met de verbeteringsslag van het oude e-loket en een nieuwe look & feel van de website. Dit is deels gelukt, maar in 2012 kwam de gemeente in onstuimig weer terecht. Vanwege een op handen zijnde verhuizing naar een nieuw pand en later een reorganisatie, is jarenlang niet meer in nieuwe ICT geïnvesteerd. De ambitie was om zaakgericht werken, in lijn met het EGEM-i programma, organisatiebreed uit te rollen. Helaas bleek onze ICT-infrastructuur hier niet klaar voor. Uiteindelijk is de verhuizing naar een nieuw pand niet doorgegaan en is er snel aan de slag gegaan om de ICT-infrastructuur op orde te krijgen in de bestaande gebouwen. Door de komst van een nieuwe directie wordt strakker gestuurd op data. Het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering staat inmiddels volop in de spotlight.”
“Om de aanpak helder te krijgen en draagvlak op managementniveau te creëren heeft Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer interviews afgenomen met 12 teammanagers over de bereidheid en de behoefte om zaakgericht te gaan werken. Het doel tijdens deze gesprekken was om het enthousiasme voor zaakgericht werken te vergroten door de meerwaarde aan te geven.”
“Aan de hand van de interviews hebben Arjan en ik samen de contouren bepaald voor de aanpak. Arjan heeft een analyse gemaakt van de mogelijkheden, prioriteiten, doelstellingen en impact op de gemeentelijke organisatie. Deze bevindingen zijn in een kick-off sessie gepresenteerd aan de betrokkenen. Parallel daaraan is een evaluatie uitgevoerd van de geschiktheid van het huidige zaaksysteem.
De kick-off was erg belangrijk. Arjan kwam meteen met een aantal sterke vragen: “Hoe zitten jullie er zelf in? Wat is het verwachtingspatroon? Wanneer heb ik mijn werk goed gedaan?” De Implementatie van zaakgericht werken gaat verder dan de publieke dienstverlening: het moet de totale gemeentelijke dienstverlening afdekken. Dit was voor mij een echte eye-opener. Ook onder de teammanagers was er geen eenduidig beeld over de meerwaarde van zaakgericht werken. Daar is Arjan op een voortvarende wijze mee aan de slag gegaan.”
“Bij de peiling onder de teammanagers hebben we gevraagd waar de informatievoorziening op dat moment tekort schoot. Dezelfde antwoorden kwamen naar voren: geen overzicht (grip) op lopende zaken, geen beschikking over managementinformatie en geen eenduidig beeld. Op basis van deze reacties zijn we aan de slag gegaan met het opmaken van monitoringsoverzichten. Dit heeft niet zozeer een relatie met zaakgericht werken, maar toont wel de omslag aan om te gaan sturen op informatie. Zaakgericht werken kan daar uiteindelijk wel bij helpen en de software is faciliterend.”
“Op het moment dat ik de DIV-afdeling in beweging zag komen, wist ik dat we draagvlak aan het creëren waren. Zij zijn nu bezig met een praktische leergang om, in samenwerking met een LEAN-adviseur, processen verder te stroomlijnen. Mensen leren na te denken over manieren om hun werk slimmer in te richten. De DIV-afdeling heeft inmiddels een digitaal postproces gerealiseerd. Uiteindelijk zou deze efficiencyslag ook kosten kunnen besparen, maar dat gaat niet van vandaag op morgen.”
“De gemeente Overbetuwe is een redelijk kleine gemeente met een beperkte bandbreedte, dus we blijven kritisch kijken naar onze bedrijfsvoering. We hebben gesprekken gevoerd met buurgemeenten. Lingewaard is voor ons een voorbeeld ten aanzien van zaakgericht werken. Zij hebben de ondersteunende software in de Cloud draaien en kijken ook kritisch naar rolverdelingen. Ook daar is de vraag: wat blijft er voor de DIV-afdeling over? We proberen te leren van de ervaringen daar.”
“Arjan is als Telengy-adviseur eerder betrokken geweest bij een aanbesteding voor de aanschaf van ons huidige zaaksysteem en CMS. Hij is breed geïnteresseerd en kan zaken goed verwoorden en analyseren. Het is niet eenvoudig om te schakelen met 12 teammanagers en toch de kern eruit te halen. Dat heeft Arjan uitstekend gedaan.”
“Het project loopt nog, Arjan heeft de piketpalen geslagen. Uiteindelijk willen we toe naar een toekomstbestendige dienstverlening en tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Hierdoor groeien we door als zelfbewuste en coöperatieve gemeente. De meerwaarde en het bewustzijn onder de medewerkers wordt steeds groter. Het momentum om zaakgericht werken succesvol in te gaan voeren is nu, ook vanuit een externe blik gezien. De markt is enorm in beweging, de gevestigde orde moet concurreren met nieuwe spelers. De zaaksystemen anno nu zijn totaal geïntegreerde systemen.”
“Eind maart willen we de aanbesteding de deur uit hebben. Daarna is het stap voor stap bekijken hoe we doorpakken. Dat stukje verwachtingsmanagement ligt voornamelijk bij mij. Van de betrokken teams wordt natuurlijk ook het nodige gevraagd. Wat de planning betreft zal ook de gemeente Lingewaard ons van belangrijke inzichten kunnen voorzien. Voor mijn gevoel moeten we dit jaar de grootste slagen maken, zodat we volgend jaar al een heel eind op weg zijn!”
“Zoals gezegd kan zaakgericht werken niet in slechts één, maar in alle bedrijfsprocessen ondersteuning bieden. Kijk als gemeente goed rond wat er in de markt van de zaaksystemen te koop is! Ook het interne draagvlak op directie- en managementniveau is erg belangrijk. Vanwege de impact op de organisatie is het belangrijk dat een traject als dit top-down geleid wordt. Blijf tenslotte als kartrekkers de voordelen van zaakgericht werken met enthousiasme verkondigen. De kracht zit hem in de herhaling!”
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Marcel Lemmen, commercieel manager bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.
Zaakgericht werken betekent onder meer het zaakgericht uitvoeren van (bedrijfs)processen. Daarvoor is een procesontwerp nodig dat vastgelegd wordt in een zaaktype. KING heeft daarvoor een sjabloon ontworpen. Kenmerkend is dat het proces slechts op hoofdlijnen wordt uitgewerkt: de zaakstatussen. Wat nu als er behoefte is het proces verder te detailleren? Of dat de aanleiding procesoptimalisatie of LEAN was? Valt procesmodellering te verbinden met het ontwerpen van zaaktypen? Die vraag kwam bij ons op na een presentatie van de Engage Process Modeler.
Zaakgericht werken is een mooi middel om dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Waar begin je? Dat verschilt per organisatie, naar gelang uitdagingen en problematiek. Bijvoorbeeld: de bedrijfsvoering. Steeds meer organisaties omarmen LEAN als aanpak om processen efficienter, ‘leaner’, te maken. We merken dat in onze adviestrajecten. Resultaat van zo’n LEAN-traject is dat er een efficiënt procesontwerp ligt en dat de procesmedewerkers daarover enthousiast zijn. En graag met dat proces aan de slag willen. En dat dan zaakgericht met een zaaksysteem. Dat betekent proces vertalen naar een zaaktype, configureren in een zaaksysteem en dan kun je dat ‘LEANe proces’ zaakgericht uitvoeren. Juist dat ontwerpen van een zaaktype kost tijd. Een zaaktype vraagt allerlei te specificeren details, om niet alleen het proces maar ook de zaakinformatie te sturen. Het ‘LEAN gemaakte’ proces kan daardoor niet direct (zaakgericht) in productie genomen worden.
Valt het zaaktype al te specificeren tijdens het modelleren van een geoptimaliseerd proces? Met deze vraag zijn we aan de slag gegaan met medewerkers van Engage Process. Als casus hebben we het behandelen van een ‘Melding openbare ruimte’ genomen: de melding door een burger aan de gemeente dat er bijvoorbeeld iets kapot is (zoals gaten in weg) of dat er sprake is van rondzwervend afval.
Een zaak vergt statussen terwijl je bij het modelleren van een proces vooral kijkt naar volgordelijkheid en afhankelijkheid van stappen. Die statussen zijn er niet voor niets: het zijn mijlpalen voor het informeren van anderen (burgers, bedrijven, managers, KCC’ers) over de voortgang van het proces cq. de zaak. Maar niet altijd is een status een logische stap in elk alternatief procespad. In sommige situaties ‘spring’ je in het proces bijna van begin naar eind. De ‘truc’ is de zaakstatus niet als processtap te modelleren maar als mijlpaal die in meerdere alternatieve procespaden gepasseerd kan worden. Zo wordt het kenmerkende van zaakgericht werken, de externe focus, gecombineerd met de gestructureerde uitvoering van het proces.
Een zaaktype vergt allerlei specificaties. Die bepaal je tijdens het modelleren van het proces en wil je daarbij kunnen vastleggen. Dat kan in en met het procesmodelleringstool. We hebben daarvoor een aantal sjablonen ontworpen. Dat geeft de mogelijkheid om van het gemodelleerde proces een rapportage te maken waarmee het zaaktype in het zaaksysteem geconfigureerd kan worden. Tijdens het modelleren kwamen we er achter dat er allerlei details (zaaktypespecificaties) zijn die je op dat moment niet wilt, of zelfs niet kunt bepalen. Het vertraagt het uitwerken van het proces en geeft vermindering van de focus op de optimalisatie daarvan. Later doen, dus. Tijdens het procesmodelleren richt je je op de hoofdlijnen: welke documenten, welke resultaten e.d. Niet de specificaties daarvan. Dat kan later, in kleiner comité. Het proces wil je optimaliseren met zoveel mogelijk betrokkenen; het uitwerken naar een zaaktype doe je vervolgens met bijvoorbeeld een functioneel beheerder en ‘key-users’. De sjablonen helpen daarbij om de relevante elementen in beeld te hebben. De rapportage van het aldus uitgewerkte proces cq. zaaktype kunt u hier downloaden.
De charme van een procesmodelleringstool is het visuele: je ziet het proces ontstaan. Dat is belangrijk om met betrokkenen aan een procesontwerp te kunnen werken. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor bijvoorbeeld doorrekening van een proces en een consistente rapportage. Een zaaktype is essentieel om processen zaakgericht uit te voeren, optimaal ondersteund door een zaak-of vergelijkbaar systeem. Door bij het procesmodelleren, alvast na te denken over het zaakgericht uitvoeren en het procesmodelleringstool daarop in te richten, kunnen beide voordelen benut worden. De ‘werelden’ van enerzijds procesoptimalisatie en LEAN en anderzijds zaakgericht werken, komen hiermee bij elkaar. Voorwaarde is een procesmodelleringstool dat de mogelijkheid biedt om zaaktypekenmerken op hoofdlijnen vast te kunnen leggen. Met Engage Process is dat redelijk gelukt. Verbetering moet uit praktijkervaringen komen. Wij ondersteunen u daar graag bij.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseurs Philippe van Hartingsveldt (06 10 40 51 36 / p.v.hartingsveldt@telengy.nl) en Arjan Kloosterboer (06 27 62 59 71 / a.kloosterboer@telengy.nl).
Sinds eind november 2015 toert de ‘TMLO Roadshow’ door het land. Op initiatief van het Nationaal Archief wordt, in samenwerking met regionale archieforganisaties, in elke provincie een sessie gehouden over het nut van metadateren en het gebruik van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) daarbij. Arjan Kloosterboer van Telengy neemt de toehoorders mee in het ‘waarom en hoe’ van het metadateren. Verder komen praktijkervaringen en een vingeroefening aan bod. Overijssel, Friesland, Groningen, Drenthe en Zeeland zijn al aan de beurt geweest, andere provincies volgen.
In april 2015 waarschuwden enkele bestuurders van gemeenten, waterschappen en een provincie voor onvindbare informatie. Dit “zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden.” (Bron: https://vng.nl/files/vng/20150417_brief_aido_1.1.pdf) Aanleiding was de constatering in een ICTU-onderzoek dat de digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden niet op orde is. In de papieren wereld hebben we de vindbaarheid van informatie redelijk voor elkaar, in ieder geval vanaf het moment dat er gearchiveerd is. Digitale informatie is veel vluchtiger. Wat komt er binnen, wat wordt er gecreëerd, waar ligt dat vast, wie heeft er weet van, is het toegankelijk, wordt het gearchiveerd?
Metadateren is een middel, geen doel op zich. Daarbij wordt van elke informatieset een aantal kenmerken (de metadata) vastgelegd waarmee die informatie geduid en gevonden kan worden. Het gaat bijvoorbeeld niet alleen om aanvragen en vergunningen maar ook om registraties van procesuitvoering, digitale kaarten, e-mails en andere minder voor de hand liggende informatiesets. Door de hele organisatie rond te gaan en afspraken te maken over het metadateren van deze informatiesets, wordt overzicht verkregen van de (digitale) informatie die door de organisatie ontvangen en gecreëerd wordt. Daar ligt dan ook de bijdrage: het nut van metadateren. Het gaat hier om grip op informatie, weten welke informatie er in de organisatie aanwezig is en het borgen van de toegankelijkheid daarvan: tijdelijk, gedurende langere tijd of voor eeuwig. De indruk is hier en daar ontstaan dat metadateren bedoeld is om een eDepot te vullen. Ja, het is daarvoor een randvoorwaarde. Het eDepot draagt bij aan duurzame toegankelijkheid en dat is het doel van metadateren, ook voor alle informatie die nog niet of nooit overgedragen wordt naar een eDepot.
Komt metadateren er als taak of activiteit bij, terwijl er al zoveel ontwikkelingen zijn die tot nieuwe of andere taken leiden? In veel gevallen niet! Van veel informatiesets worden in desbetreffende applicaties en registraties al gegevens vastgelegd. Eenvoudigweg omdat die voor de uitvoering van het proces noodzakelijk zijn. Kijkend door ‘een procesbril’ naar de TMLO-metadata blijken die metadata overeen te komen met bepaalde procesgegevens. Een mooi voorbeeld is een zakensysteem of zakenmagazijn in combinatie met een documentmanagementsysteem. Verwacht mag worden dat die gebaseerd zijn op RGBZ en ImZTC. En die zijn weer geharmoniseerd met het TMLO. Oftewel, houd uw zaak- en documentgegevens goed bij en u voorziet als vanzelf in de TMLO-metadata. Steeds meer processen worden zaakgericht uitgevoerd, met een zakensysteem of een procesapplicatie die zaakgericht kan uitwisselen. Metadateren is dan vooral afspraken maken, niet zozeer meer werk.
Duurzame toegankelijkheid is een onderwerp dat veelal bij ‘DIV-ers’ en archiefbeheerders leeft. Gelukkig maar! Het belang is evenwel breder dan alleen op het gebied van archivering. Het gaat om grip op informatie en zou dan ook een aandachtsgebied van informatiemanagement moeten zijn. Er zijn al organisaties waarbij de DIV-functie deel uit maakt van dat taakveld. Voor degenen met wie afspraken gemaakt moeten worden over het metadateren, de procesuitvoerders, is archivering dan ook niet (het enige) argument: het gaat om het verantwoord omgaan met informatie. Het metadateren ‘op de werkvloer’ brengt voor de ‘DIV-er’ een taakverschuiving met zich mee. Het gaat meer om het bezig zijn met afspraken maken (over het metadateren) en met het ondersteunen van en toezien op het nakomen daarvan. Uitvoerende werkzaamheden aan dossiers nemen af (die zijn immers digitaal en gemetadateerd).
Bezoek één van de provinciale sessies of neem contact op met Arjan Kloosterboer via telefoonnummer 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.
Agenda TMLO-roadshows
Agenda Archief2020
Informatie over het TMLO
Grote opkomst TMLO-Roadshow
Verslag TMLO-roadshow Zeeland
Langzamerhand werken we steeds meer digitaal en genereren we meer en meer digitale dossiers en documenten. Net zoals papieren exemplaren willen we ze niet alleen bewaren maar vooral kunnen vinden en gebruiken. Het toekennen van zogenaamde metagegevens (metadata) is hiervoor randvoorwaardelijk.
TMLO – Archief 2020
Om welke metagegevens het minimaal gaat, is vastgelegd in het ‘Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden’, kortweg: TMLO. De 1.1-versie is begin 2014 opgeleverd door het Nationaal Archief en is opgesteld door KING. Op 21 april jl. hielden het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel hun jaarlijkse DIV-dag. Onze adviseur Arjan Kloosterboer, mede-opsteller namens KING van versie 1.1 van het TMLO, verzorgde een sessie over het belang van metadatering en de rol van het TMLO. Eleonore Manning was vanuit het Erfgoedcentrum betrokken bij de organisatie van deze dag.
Eleonore: “Op de DIV-dag nemen wij onze klanten mee in nieuwe ontwikkelingen. Wij merken dat sommige gemeenten in de Achterhoek al bezig zijn om een metadataschema op te stellen en het TMLO daarvoor gebruiken. Sommige partijen is dat volledig zelfstandig gelukt, voor anderen was het een worsteling”, aldus Eleonore. Met een metadataschema specificeert een organisatie de vast te leggen metagegevens van archiefbescheiden. Ze benadrukt dat metadateren van groot belang is in het digitale tijdperk. “Op papier zag en zie je al snel de context, digitaal gaat dit minder snel. In de Achterhoek zijn veel gemeenten al bezig met het opstellen van handboeken voor vervanging (digitaal archiveren) en sommige zelfs met de implementatie. Het daarbij vastleggen van metadata staat in de Archiefregeling beschreven.”
Het Erfgoedcentrum adviseert bij het opstellen van de metadataschema’s en toetst die op juistheid en volledigheid. Eleonore: “Wij sturen hierbij op een mate van standaardisering. Wij hebben te maken met acht gemeenten en een waterschap waarvoor wij de archieven in beheer hebben. De informatie die zij brengen moeten wij op een zo eenvoudige mogelijke wijze beheren, bewaren en opnieuw beschikbaar stellen. Standaardisering is dan prettig, voor digitale bescheiden is eenduidigheid nóg meer van belang.” Het TMLO is hiervoor het uitgangspunt. In het project ‘e-depot’ wordt onder meer een hiervan afgeleid toepassingsprofiel voor het e-depot Achterhoek ontwikkeld. Het project wordt uitgevoerd door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel in samenwerking met de acht betrokken gemeenten. Eleonore: “Er ligt nu een begeleidend stuk voor dit toepassingsprofiel voor minimaal verplichte velden die zorgdragers zouden moeten vullen.
Figuur: TMLO poster (bron: informatie2020.pleio.nl)
Die minimale velden zullen de grondslag vormen voor het overbrengen van archiefbescheiden met metadata naar het e-depot. Op een aantal velden geven wij advies over de wijze waarop deze gevuld zouden kunnen worden. Over niet-verplichte velden kunnen wij wel een uitspraak doen, maar zorgdragers staan vrij om deze zaken op hun eigen manier aan te pakken.” Het bleek nog niet zo eenvoudig om een eigen toepassingsprofiel te ontwikkelen op basis van het TMLO. Eleonore: “In onze werkgroepgroep hadden we regelmatig discussies over velden en de invulling daarvan. Op sommige momenten hadden we moeite om bepaalde velden te vullen, omdat er bijvoorbeeld behoefte was aan sub-velden.” In september wordt het toepassingsprofiel in een demo-omgeving getest. Onder meer worden enkele archiefbestanden met afgesloten series bouwvergunningen getoetst aan het toepassingsprofiel van de metadata. Vraag daarbij is onder andere hoe destijds kenmerken aan de dossierstukken zijn toegekend en hoe zich dat verhoudt tot wat wij nu vragen van zorgdragers.”
Arjan heeft in zijn presentatie het TMLO toegelicht en onder meer benadrukt dat metadateren niet alleen ‘van de DIV-er is’ maar grotendeels in de primaire processen plaats zou moeten vinden. Vervolgens hebben de deelnemers aan de DIV-dag zelf ‘gestoeid’ met het TMLO. Eleonore: “Wij merken dat het TMLO nog niet bij iedereen bekend is of op de agenda staat. Men is nog teveel bezig met de waan van de dag, bijvoorbeeld de drukte van de afgelopen tijd met het opzetten van omgevingsdiensten en het stroomlijnen van de bijbehorende informatievoorziening. Daarnaast heeft iedere gemeente natuurlijk te maken met de ontwikkelingen in het sociaal domein, maar ook met de invoering van digitaal en zaakgericht werken. Het punt is dat wanneer het metadataschema op orde is, informatie veel gemakkelijker doorgesluisd kan worden over beleidsterreinen heen. Ik denk dat op de DIV-dag voor velen de ogen zijn geopend. De DIV-er is binnen de gemeente belangrijk in het aanjagen van ontwikkelingen. Als ook de leveranciers van zaak- en documentmanagementsystemen zich gaan richten op het TMLO, kunnen ontwikkelingen in dit gebied snel gaan. Het belangrijkste is nu dat iedereen in beweging komt met metadatering.
Er zijn diverse aanleidingen om in beweging te komen. De invoering van een e-depot is er zo één. De belangrijkste is wel het digitaal gaan werken en het daarbij passend vervangingsbesluit, gebruik makend van het ‘Handboek vervanging’. Eleonore: “Start nu met het opstellen van een metadateringsschema, stel dit niet uit. Maak de verbinding met een archiefdienst om te kijken wat nodig is om archiefbescheiden over te dragen. De betrokkenheid van de gemeentearchivaris of archiefinspecteur is hierbij van belang. Start met intern overleg, niet alleen bij de DIV-afdeling; wat willen gemeentelijke afdelingen met de niet-verplichte metadata en wat heeft een gemeentelijke organisatie nodig om extra metadata toe te kennen aan bepaalde digitale informatie?” Ze voegt daar aan toe: “Aan zaken als social media, bewegend beeld en geluid en websitedatabases hebben wij nog geen aandacht besteed. Zorgdragers dienen ook na te denken hoe daarmee om te gaan. Mensen die ideeën hebben; laat ze het vertellen!”
Metadatering en het TMLO staan in de belangstelling. Zo organiseert de provincie Noord-Brabant in mei en juni regiosessies waaraan Arjan een bijdrage levert. Op het belang van metadatering als één van de maatregelen voor digitale dossiervorming wordt gewezen in het artikel “Bestuurders waarschuwen voor ‘digitale dementie’” (Binnenlands Bestuur, 24 april 2015).
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eleonore Manning (www.ecal.nu) en met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy. U kunt hem bereiken via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl. Het TMLO is te vinden op www.archief2020.nl.
