Auteursarchief: Arjan Kloosterboer

Digitale wereld kan niet zonder metadatering

Metadata
Lees het gehele artikel

Langzamerhand werken we steeds meer digitaal en genereren we meer en meer digitale dossiers en documenten. Net zoals papieren exemplaren willen we ze niet alleen bewaren maar vooral kunnen vinden en gebruiken. Het toekennen van zogenaamde metagegevens (metadata) is hiervoor randvoorwaardelijk.

Logo TMLO

TMLO – Archief 2020

Om welke metagegevens het minimaal gaat, is vastgelegd in het ‘Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden’, kortweg: TMLO. De 1.1-versie is begin 2014 opgeleverd door het Nationaal Archief en is opgesteld door KING. Op 21 april jl. hielden het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel hun jaarlijkse DIV-dag. Onze adviseur Arjan Kloosterboer, mede-opsteller namens KING van versie 1.1 van het TMLO, verzorgde een sessie over het belang van metadatering en de rol van het TMLO. Eleonore Manning was vanuit het Erfgoedcentrum betrokken bij de organisatie van deze dag.

Digitalisering vereist metadata

Eleonore:  “Op de DIV-dag nemen wij onze klanten mee in nieuwe ontwikkelingen. Wij merken dat sommige gemeenten in de Achterhoek al bezig zijn om een metadataschema op te stellen en het TMLO daarvoor gebruiken. Sommige partijen is dat volledig zelfstandig gelukt, voor anderen was het een worsteling”, aldus Eleonore. Met een metadataschema specificeert een organisatie de vast te leggen metagegevens van archiefbescheiden. Ze benadrukt dat metadateren van groot belang is in het digitale tijdperk. “Op papier zag en zie je al snel de context, digitaal gaat dit minder snel. In de Achterhoek zijn veel gemeenten al bezig met het opstellen van handboeken voor vervanging (digitaal archiveren) en sommige zelfs met de implementatie. Het daarbij vastleggen van metadata staat in de Archiefregeling beschreven.”

Standaardisering op basis van het TMLO

Het Erfgoedcentrum adviseert bij het opstellen van de metadataschema’s en toetst die op juistheid en volledigheid. Eleonore: “Wij sturen hierbij op een mate van standaardisering. Wij hebben te maken met acht gemeenten en een waterschap  waarvoor wij de archieven in beheer hebben. De informatie die zij brengen moeten wij op een zo eenvoudige mogelijke wijze beheren, bewaren en opnieuw beschikbaar stellen. Standaardisering is dan prettig, voor digitale bescheiden is eenduidigheid nóg meer van belang.” Het TMLO is hiervoor het uitgangspunt. In het project ‘e-depot’ wordt onder meer een hiervan afgeleid toepassingsprofiel voor het e-depot Achterhoek ontwikkeld. Het project wordt uitgevoerd door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel in samenwerking met de acht betrokken gemeenten. Eleonore: “Er ligt nu een begeleidend stuk voor dit toepassingsprofiel voor minimaal verplichte velden die zorgdragers zouden moeten vullen.

TMLO poster

Figuur: TMLO poster (bron: informatie2020.pleio.nl)

Die minimale velden zullen de grondslag vormen voor het overbrengen van archiefbescheiden met metadata naar het e-depot. Op een aantal velden geven wij advies over de wijze waarop deze gevuld zouden kunnen worden.  Over niet-verplichte velden kunnen wij wel een uitspraak doen, maar zorgdragers staan vrij om deze zaken op hun eigen manier aan te pakken.” Het bleek nog niet zo eenvoudig om een eigen toepassingsprofiel te ontwikkelen op basis van het TMLO. Eleonore: “In onze werkgroepgroep hadden we regelmatig discussies over velden en de invulling daarvan. Op sommige momenten hadden we moeite om bepaalde velden te vullen, omdat er bijvoorbeeld behoefte was aan sub-velden.” In september wordt het toepassingsprofiel in een demo-omgeving getest. Onder meer worden enkele archiefbestanden met afgesloten series bouwvergunningen getoetst aan het toepassingsprofiel van de metadata. Vraag daarbij is  onder andere hoe destijds kenmerken aan de dossierstukken zijn toegekend en hoe zich dat verhoudt tot wat wij nu vragen van zorgdragers.”

TMLO nog geen gemeengoed

Arjan heeft in zijn presentatie het TMLO toegelicht en onder meer benadrukt dat metadateren niet alleen ‘van de DIV-er is’ maar grotendeels in de primaire processen plaats zou moeten vinden. Vervolgens hebben de deelnemers aan de DIV-dag zelf ‘gestoeid’ met het TMLO. Eleonore: “Wij merken dat het TMLO nog niet bij iedereen bekend is of op de agenda staat. Men is nog teveel bezig met de waan van de dag, bijvoorbeeld de drukte van de afgelopen tijd met het opzetten van omgevingsdiensten en het stroomlijnen van de bijbehorende informatievoorziening. Daarnaast heeft iedere gemeente natuurlijk te maken met de ontwikkelingen in het sociaal domein, maar ook met de invoering van digitaal en zaakgericht werken. Het punt is dat wanneer het metadataschema op orde is, informatie veel gemakkelijker doorgesluisd kan worden over beleidsterreinen heen. Ik denk dat op de DIV-dag voor velen de ogen zijn geopend. De DIV-er is binnen de gemeente  belangrijk in het aanjagen van ontwikkelingen. Als ook de leveranciers van zaak- en documentmanagementsystemen zich gaan richten op het TMLO, kunnen ontwikkelingen in dit gebied snel gaan. Het belangrijkste is nu dat iedereen in beweging komt met metadatering.

Vorm geven aan metadatering

Er zijn diverse aanleidingen om in beweging te komen. De invoering van een e-depot is er zo één. De belangrijkste is wel het digitaal gaan werken en het daarbij passend vervangingsbesluit, gebruik makend van het ‘Handboek vervanging’. Eleonore: “Start nu met het opstellen van een metadateringsschema, stel dit niet uit. Maak de verbinding met een archiefdienst om te kijken wat nodig is om archiefbescheiden over te dragen. De betrokkenheid van de gemeentearchivaris of archiefinspecteur is hierbij van belang. Start met intern overleg, niet alleen bij de DIV-afdeling;  wat willen gemeentelijke afdelingen met de niet-verplichte metadata en wat heeft een gemeentelijke organisatie nodig om extra metadata toe te kennen aan bepaalde digitale informatie?” Ze voegt daar aan toe: “Aan zaken als social media, bewegend beeld en geluid en websitedatabases hebben wij nog geen aandacht besteed. Zorgdragers dienen ook na te denken hoe daarmee om te gaan. Mensen die ideeën hebben; laat ze het vertellen!”

Metadatering en het TMLO staan in de belangstelling. Zo organiseert de provincie Noord-Brabant in mei en juni regiosessies waaraan Arjan een bijdrage levert. Op het belang van metadatering als één van de maatregelen voor digitale dossiervorming wordt gewezen in het artikel “Bestuurders waarschuwen voor ‘digitale dementie’” (Binnenlands Bestuur, 24 april 2015).

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eleonore Manning (www.ecal.nu) en met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy. U kunt hem bereiken via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl. Het TMLO is te vinden op www.archief2020.nl.

Grip op samenwerking met zaakgericht werken in Sociaal Domein

Lees het gehele artikel

De verbindingen leggen in het Sociaal Domein is komende jaren voor alle partners in de zorg en ondersteuning een stevige uitdaging. “Je kunt een probleem tenslotte niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”, aldus Albert Einstein. De weg naar 1 gezin, 1 plan en 1 regisseur vraagt een stevige afstemming tussen beleid, informatievoorziening en slimme werkwijzen.

Work in Progress: 6 Zaaktypen Sociaal Domein @Telengy

Er is volop Work In Progress bij Telengy om de Zaaktypecatalogus Sociaal Domein gereed te krijgen. Op dit moment zijn 6 zaaktypen uitgewerkt:

1.    Signaal behandelen

2.    Ondersteuningsvraag behandelen

3.    Ondersteuningsplan bepalen

4.    Deelvoorzieningen inplannen

5.    Deelplan uitvoeren

6.    Voortgang monitoren

Tijdens het KING Work in Progress-congres op 27 maart presenteerde Telengy de ZTC Sociaal Domein in wording. Inmiddels is samen met diverse gemeenten op 1 juli jl. de ZTC vervolmaakt. Wil je meedenken en -werken aan de ZTC, geef je dan op bij Arjan Kloosterboer.

Zo’n slimme werkwijze die flink kan helpen is zaakgericht samenwerken in de keten:

• We verenigen proces en informatie in de keten.

• We gebruiken zaken als bouwstenen om flexibel trajecten te kunnen uitvoeren.

• We verkrijgen een kader voor afspraken tussen ketenpartners.

• We verkrijgen overzicht door zaken en informatie te koppelen aan een gezin, een plan en een regisseur.

• We kunnen inhoudelijke kenmerken specificeren van zaken voor de uitvoering van het proces.

De uitdagingen met zaakgericht werken die ons in het sociaal domein staan te wachten, zijn toegelicht in deze presentatie, gehouden tijdens de Werkconferentie Decentralisaties van 12 december jl. Ga samen met ons op weg naar een zaaktypecatalogus voor het Sociaal Domein. U kunt hier een voorbeeld zaaktype bekijken (pdf). Voor meer informatie kunt uw contact opnemen met Arjan Kloosterboer.

 

Gericht werken aan zaken

Lees het gehele artikel

Zaakgericht werken is een actueel thema. Het is zeker geen uitgekristalliseerde materie. We merken in de praktijk dat het nog veel vragen oproept. We helpen organisaties om zaakgericht werken succesvol en resultaatgericht in te voeren en te vertalen naar de eigen situatie, behoeften en ambities.

Met deze publicatie willen we het zaakgericht werken van diverse kanten belichten. Het is niet allesomvattend en boven twijfel verheven. Wij staan open voor opmerkingen, discussies en aanvullingen. In het belang van steeds beter functionerende en presterende organisaties.

Waarschijnlijk is elke ambtenaar in Nederland in het laatste jaar wel eens geconfronteerd met het begrip “zaakgericht werken”. Want je kunt er bijna niet aan ontkomen. Of het nu een KING congres is, publicatie of een blog op internet, men raakt er niet over uitgesproken. Is er sprake van een nieuwe hype of hebben we echt te maken met een blijvend fenomeen?

Dagelijkse praktijk

Gelukkig hebben enkele gemeenten de afgelopen jaren ervaring opgedaan met de invoering van zaakgericht werken en de bijbehorende zaaksystemen. De tijd is daarom rijp om de balans op te maken en van de theoretische modellen af te dalen naar de vragen uit de dagelijkse praktijk zoals:

  • Wat willen we met zaakgericht werken bereiken: efficiëntere bedrijfsvoering, betere en digitale dienstverlening, digitaliseren van onze (documentaire) informatievoorziening, of willen we gewoon alles?
  • Hoe vertalen we onze ambities naar een project dat deze ook waar gaat maken?
  • hoe past dat in het grotere geheel en in onze ICT-, applicatie- en procesarchitectuur)?
  • Hoe voorkomen we dat we in de verkeerde processen investeren, kunnen we het simpeler maken?
  • Hoe zorgen we dat het niet een eenmalige ingreep is maar dat we onszelf blijvend verbeteren?

Het biedt concrete hulp aan gemeenten die op het punt staan om zaakgericht te gaan werken of die al bezig zijn. Verder schetst het voor managers een helder beeld van de (on)mogelijkheden en maakt het inzichtelijk welke resultaten je kunt bereiken. Maar bovenal geeft het richting en houvast aan die mensen in de organisatie die de uitdagende maar lastige opdracht hebben gekregen om zaakgericht werken in te voeren.

Opvragen whitepaper ‘Gericht werken aan zaken’

Vul hieronder uw gegevens in. U krijgt dan direct een exemplaar per e-mail toegestuurd.

    Uw naam (verplicht)

    Uw e-mail (verplicht)

    Uw organisatie

    RSGB: voor meervoudig gegevensgebruik

    Lees het gehele artikel

    Standaarden zijn nodig voor een beter presterende en maximaal dienstverlenende (elektronische) overheid. In juni 2009 bracht EGEM i-teams zo’n standaard uit: versie 2.0 van het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijk Basisgegevens (RSGB) uit. Het RSGB biedt gemeenten, hun keten partners en softwareleveranciers de standaard om gegevens meervoudig te kunnen gebruiken. Het maakt deel uit van GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur, eveneens van EGEMi-teams maar vooral voor gemeenten.

    ‘Een overheid die niet iedere keer naar de bekende weg vraagt, weet waar ze het over heeft, niet meer uitgeeft dan nodig is en heeft haar zaken op orde heeft:’ Wie kent deze zinsnede inmiddels niet? Al jaren prijkt deze op artikelen en webpagina’s waarin de basisregistraties aangeprezen worden. En niet voor niets. Als de overheid een gegeven op meerdere plekken gebruikt, dan moet duidelijk zijn hoe het gegeven toegepast moet worden. Die eenduidigheid bieden de catalogi van de basisregistraties, voor landelijke basisgegevens. Gemeenten hebben hier en daar net iets meer nodig: eigen basisgegevens. Soms ook wat minder, landelijke basisgegevens die slechts van belang zijn voor een enkel gemeentelijk taakveld en niet verder binnengemeentelijk uitgewisseld worden.

    Daarom is er het RSGB, het gegevensmodel van de gemeentelijke basisgegevens. Dat qeeft eenduidigheid over de toepassing van basisgegevens door gemeenten en hun ketenpartners. Nu zijn we er niet met alleen eenduidigheid over gegevens. Meervoudig gebruik vereist het kunnen uitwisselen van deze gegevens. Daartoe is, tegelijkertijd met 14 Geo-Info 2009-11 het RSGB ,de uitwisselingsstandaard StUF-BasisGegevens (StUF-BG versie 3.10) uitgebracht. Daar waar het RSGB eenduidigheid verschaft over de semantiek van de uit te wisselen gegevens, specificeert StUF-BG de berichten waarmee deze gegevens uitgewisseld kunnen worden. RSGB en StUF-BG kunnen gerust als een twee-eenheid worden gezien.

    Meerwaarde

    Het RSGB ,in combinatie met StUF-BG, biedt gemeenten en hun ketenpartners kansen en voordelen. Het vormt hét afsprakenkader om meervoudig gebruik van basisgegevens efficiënt en zonder spraakverwarring mogelijk te maken. Gegevensmanagement, het toezicht op de kwaliteit en het juiste gebruik van – vooral- basisgegevens, is belangrijk in een omgeving waar gegevens meervoudig gebruikt en vooralsnog meermalen vastgelegd worden. Het RSGB verschaft hiervoor de kaders en maakt duidelijk wat er’te managen valt: In het RSGB zijn alle relevante landelijke basisregistraties verwerkt, aangevuld gemeente-eigen basisgegevens. Door bij gebruik en beheer van basisgegevens uit te gaan van het RSGB en niet (alleen) van landelijke basisregistraties, wordt aangesloten bij het landelijk stelsel en wordt de eigen informatievoorziening optimaal bediend. Zo vormt het RSGB bijvoorbeeld het programma van eisen voor wat betreft het functionele gegevensmodel van een gegevensmagazijn. Samenwerken met gegevens Dankzij de StUF-berichten kunnen (gemeentelijke) basisgegevens gedeeld worden in een service-gerichte informatie- architectuur (een zogenoemde SOA). Al langer toegepast zijn de mutatieberichten of -services waarmee mutaties op basisgegevens tussen softwarecomponenten worden uitgewisseld. Meer recent zijn vraag/antwoordberichten (of -services) waarmee softwarecomponenten elkaar kunnen bevragen. Dit wordt bijvoorbeeld toegepast bij de communicatie tussen het Omgevingsloket en gemeentelijke zaak- en vergunningsystemen en in (gemeentelijke) websites die informatie uit een gegevensmagazijn tonen.

    Nieuwe toepassingsmogelijkheden betreffen de ondersteuning van processen. Bijvoorbeeld voor het ‘aanschoppen; door de BAG-beheerder (vanuit zijn BAGapplicatie) van de CAD/GIS-professional (in zijn CAD/GIS-applicatie) voor het tekenen van nauwkeurige voorlopige geometrie en het terugleveren daarvan. Bij gebrek aan standaarden hebben leveranciers hiervoor vaak eigen ‘standaarden’ ontworpen wat de combinatie van software van verschillende leveranciers bemoeilijkt zo niet onmogelijk maakt. De RSGB-en StUF-BG-standaarden effenen de weg om basisgegevens overal te benutten waar dat gewenst is.

    Basisregistraties

    Diegenen die al wat langer meelopen in de gemeentelijke informatievoorziening zullen zich afvragen of het RSGB niet erg lijkt op het GFO Basisgegevens uit 1998. In zekere zin is dat zo. Het RSGB is de opvolger van dit GFO-BG.Vernieuwing was dringend gewenst, vooral door de komst van de landelijke basisregistraties. Die zetten immers nieuwe standaarden voor gegevensspecificaties. De Basisregistraties van Adressen en Gebouwen (BAG), de BasisRegistratie Kadaster (BRK), de BasisRegistratie WOl (BRWOl), de BasisRegistratie Personen (BRP:GBA en RNI- Register Niet-Ingezetenen) en het NHR (Nieuw HandelsRegister), zij zijn alle in het RSGB verwerkt. Daar waar er landelijk nog onduidelijkheid was (of is) over de koppelingen tussen deze basisregistraties, zijn zij in het RSGB wel geïntegreerd. Voor gemeenten is immers het stelsel van belang, niet (alleen) de individuele basisreg istraties.

    Geometrie

    Een belangrijk deel van de objecten in het RSGB betreft geo-objecten. Het RSGB bevat dan ook veel geografische gegevens. Een groot verschil met het GFO-BG is dat geometrie nu op verantwoorde wijze is opgenomen, in GML-formaat. En veel completer! De BasisRegistratie kleinschalige Topografie (BRT) is om eerder genoemde redenen niet opgenomen, maar wel de Grootschalige BasisKaart (GBK).Vooruitlopend op de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is het Informatiemodel Geo (IMGeo) verwerkt. Administratieve en geometrische gegevens zijn geïntegreerd pergeo-object: de in de ‘geo-wereld’ bekende object-gerichte benadering. Zo komt een pand maar een keer in het model voor, met gegevens uit de BAG en uit IMGeo. Dankzij de vertaling naar StUF-BG kunnen nu dus ook geometrische gegevens op verantwoorde wijze uitgewisseld worden ‘in StUF: Met alle mogelijkheden van de mutatie- en vraag/antwoord berichten op objectniveau. Dat lijkt op een overlap met de in ‘de geo-wereld’ gebruikelijke gegevensuitwisseling in NEN3610 en met WMS- en WFS-services. Hiernaar loopt momenteel een onderzoek van Geonovum en EGEM i-teams om RSGB, StUF, NEN3610 en IM-modellen op elkaar af te stemmen. Met als streven dat er een set aan samenhangende standaarden gaat ontstaan voor de uitwisseling van geo- en niet-geo-gegevens binnen gemeenten en met hun ketenpartners.

     

    Uitdagingen

    Daar waar gebruikgemaakt wordt van hetzelfde gegeven worden idealiter ook dezelfde specificaties van dat gegeven toegepast. Dit betekent dat er over die gegevens gecommuniceerd kan worden, er wordt ‘dezelfde taal gesproken’. Dat gaat alleen dan goed als die gegevens met de juiste specificaties in software verwerkt zijn. Het RSGB verschaft de eisen die aan de leveranciers van die software gesteld kunnen worden. Als die leveranciers dan ook nog eens StUF-BG 3.10 ondersteunen, dan heeft dat tot gevolg dat software van verschillende leveranciers probleemloos met elkaar kan communiceren over’ basisgegevens. Een niet mis te verstaan voordeel hiervan is meer vrijheid in de keuze van software per toepassingsgebied. En het is randvoorwaardelijk om naar een service-georiënteerde informatie- architectuur toe te groeien. Ik roep alle leveranciers van gemeentelijke software dan ook op zo snel mogelijk RSGB 2.0 en StUF-BG 3.10 in hun software te verwerken zodat gemeenten en hun ketenpartners werk kunnen maken van het verbeteren van hun dienstverlening en bedrijfsvoering waarbij zij ‘niet meer uitgeven dan nodig is en hun zaken op orde hebben’.

    Literatuur:

    • EGEMi-teams, Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens, deel I: Beschrijving. 2009.
    • EGEMi-teams, Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens, deel II: Specificaties. 2009.

    Dit artikel is verschenen in Geo-Info van november 2009. Download als pdf