Auteursarchief: Eline van Lieshout

Informatiemanagers en netwerken

Lees het gehele artikel

Deze artikelen zijn tot stand gekomen door observaties van collega’s en informatiemanagers in het wild.

In 2022/2023 heeft een informatiemanager aan kennis en projectmanagementvaardigheden niet meer genoeg. De informatiemanager is een ambassadeur geworden van digitalisering en digitale technologie. Hij/Zij beweegt zich tussen afdelingen, groepen, netwerken en organisaties en tot slot vertelt de informatiemanager het mooie verhaal van de samenwerking tussen de mens en digitale technologie om het welzijn van inwoners en de organisatie te verbeteren.

In drie artikelen schrijven Eline van Lieshout en Roel Ottens over nieuwe vaardigheden van een informatiemanager. Deze keer staat netwerken centraal.

Netwerken

Waar een informatiemanager vroeger nog gewoon kon wachten tot advies werd gevraagd, zal deze nu zelf op de hoogte moeten zijn van de laatste ontwikkelingen in de organisatie, regio en in het land om adequaat bij te dragen aan de besluitvorming.

Hier komt de vaardigheid netwerken van pas. Veel mensen denken “netwerken dat is voor populaire sociale dieren”. Niets is minder waar. Netwerken is een puzzel die je als persoon moet leggen om door te krijgen waar en wie de besluiten neemt en welke mensen jouw informatie moeten krijgen om de juiste besluiten te nemen.

Het is belangrijk dat je als informatiemanager aansluit bij netwerken rondom een vraagstuk, probleem, thema, opgave of agenda. Netwerken hebben niet ‘de’ oplossing, maar vormen door middel van een sociaal proces het besluit over het vraagstuk dat jij wil oppakken.

Het netwerk ontwikkelen in de praktijk

Linda van Duiven van de gemeente Kapelle is een informatiemanager die haar netwerk optimaal benut om de laatste ontwikkelingen te volgen en toe te passen bij haar gemeenten. Vanaf 2019 heeft zij, mede via het netwerken, datagedreven werken op de kaart weten te zetten binnen haar gemeente en de Bevelanden-regio. Dit deed zij aan de hand van de volgende stappen:

Stap 1. Welke richting gaan we op? Breng in kaart welke bestuurlijke opgaven er liggen, wetgeving en welke regionale thema’s spelen

Kapelle is een gemeente waar vernieuwing voorop staat. Op deze wijze kan de gemeente unieke dienstverlening blijven verzorgen voor inwoners en blijft de gemeente van waarde voor haar omgeving.

Om op de hoogte te blijven van alle vernieuwingen organiseert Linda in 2019 de regiobijeenkomst Zeeland. Verschillende organisaties delen daar ervaringen en oplossingen op het gebied van informatisering en automatisering. Eén van de thema’s die blijft hangen is de meerwaarde van oplossingen op basis van data.

Stap 2. Wat doet de informatiemanager? Bepaal de rol van de informatiemanager en het raakvlak met de I&A-organisatie

Samen met haar interne opdrachtgever kiest Linda in 2020 het thema datagedreven werken uit om te experimenteren. Linda krijgt het mandaat om een verkenning uit te voeren wat datagedreven werken de gemeente kan bieden.

Binnen de organisatie gaat Linda op zoek naar soortgelijke projecten of projecten met een datagedreven element. Daarnaast gaat zij op zoek naar mogelijke organisatievraagstukken die kunnen worden opgelost door middel van datagedreven werken, een rol die bij de informatiemanager past.

Stap 3. Waar staan we? Bepaal de positie van de gemeente t.o.v. het onderwerp, de ontwikkeling, i-visie en/of het informatiebeleidsplan

Linda gaat met verschillende experts het gesprek aan, dit kunnen organisatieadviesbureaus zijn die meer vertellen over de datavolwassenheid van organisaties of technische consultants die de gemeente voorlichten wat haalbaar is.

Deze informatie houdt zij niet voor zichzelf. In de regio zet zij een werkgroep op. De presentaties/trainingen worden vaak in de werkgroep gegeven en de werkgroep praat elkaar bij over de laatste ontwikkelingen binnen de organisaties. Op deze wijze  ontstaat er een goed beeld welke overeenkomsten er zijn tussen de Bevelandse gemeenten en waar zij gezamenlijk kunnen optrekken.

Stap 4. Waar en wie zijn sleutelfiguren? Identificeer welke personen/netwerken relevant zijn 

In de eigen organisatie is voorlichting nodig over het onderwerp. Mensen zijn niet bekend met datagedreven werken of hebben angst voor potentiële risico’s. In samenwerking met haar interne opdrachtgever brengt zij de interne hoofdrolspelers in kaart, o.a.: het managementteam, het college van B&W, de gemeenteraad. Maar ook de domeinexperts die betrokken moeten worden bij de eerste pilots.

Extern trekt Linda op met verschillende gemeenten, materiedeskundigen, de gemeenschappelijke regeling en leveranciers om de technische randvoorwaarden te organiseren.

Stap 5. Wie nemen er besluiten? Benut de cirkel van invloed

Om zowel de ambtelijke organisatie als de politieke organisatie te informeren organiseert zij informerende sessies. Mede op basis van deze bijeenkomsten wordt besloten om de verdere financiering vast te stellen.

Het lobbyen werpt zijn vruchten af en de gemeente Kapelle gaat aan de slag met een pilot rondom afvalinzameling. De vraag naar expertise op het gebied van data-analyse leidt in 2022 tot een gezamenlijke inhuur van een data-analist met de gemeente Borsele. Daarnaast wisselen de gemeenten verschillende projecten uit.

Resultaat

De gemeente Kapelle heeft in 2022 een datateam dat zowel voor de gemeente als in de regio werkt aan dataoplossingen. De werkgroep bestaat nog steeds en het netwerk wordt steeds verder uitgebreid, onder andere met de Hogeschool Zeeland. Ook de nieuwe leden van het datateam zorgen voor interessante en verfrissende nieuwe relaties. De ontwikkelingen en het delen van oplossingen wordt op deze manier versneld. Voor ons een goed voorbeeld hoe netwerken een informatiemanager versterkt.

Digitale empathie

Het succes van digitalisering wordt voor een groot gedeelte bepaald door bereidwilligheid om mee te werken en gebruik te maken van de digitale oplossing oftewel: digitale empathie. Dat behandelen we een volgende keer.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl,  of Eline van Lieshout 06 14 31 62 03, e.v.lieshout@telengy.nl.

Innoveren: van incidenteel project naar continu proces

Lees het gehele artikel

In onze vorige artikelen spraken we over Design Thinking en de toegevoegde waarde van deze aanpak voor de gemeentelijke praktijk. Hoe kan een succesvol Design Thinking project leiden tot duurzame veranderingen binnen een organisatie?

Traditionele projecten kennen een vast begin en eind. Uiteraard biedt dit een mooi houvast voor het projectteam, maar sommige projecten of processen zijn meer gebaat bij een continu proces. Denk hierbij aan het vormen van een visie die om de paar jaar aangepast wordt aan de hand van feedback, of het optimaliseren van de dienstverlening op diverse vlakken binnen een organisatie. Dit soort onderwerpen zijn abstract, beweeglijk en gedijen goed bij een “ongoing” focus op deze thema’s. Daar waar een traditioneel project stopt, kan een geborgd proces zorgen voor een duurzame verandering.

Wendbaar en continu innoveren

Design Thinking is een methodiek die voor menig organisatie nieuw is. Een manier van denken en projectmatig werken die nog niet van tevoren is uitgestippeld door het iteratieve karakter van de methodiek en doordat de eindgebruiker de koers bepaalt. De kracht van deze methodiek zit hem dan ook in de wendbaarheid van het proces. Door kleine stappen te maken en constant bij te sturen.

Door het inzetten van Design Thinking wordt er een proces binnen de organisatie opgestart dat continu innoveren bevordert. Door de inzet van een multidisciplinair team draagt deze vorm van werken bij aan de daadkracht binnen een organisatie. Nog een manier om blijvende resultaten te waarborgen. Door diverse disciplines uit de organisatie in het projectteam te betrekken ontstaat er een manier van werken waarbij niet alleen de belangen van de verschillende afdelingen gewaarborgd zijn, maar worden er op deze manier kanalen gecreëerd om de resultaten vanuit het project over te brengen en te waarborgen.

Houvast voor strategie en doelen

Om van een incidenteel innovatief project naar een innovatieve organisatie te groeien zijn er verschillende succesfactoren. Een zeer belangrijke factor, en ook een open deur voor menig lezer is namelijk strategie en het vormen van doelen. Een belangrijke factor waar veel organisaties mee stoeien. Sommige organisaties hebben een uitdaging bij het vormen van een duidelijke strategie en doelen die bij elk niveau in de organisatie passen. In dit artikel reik ik daarom graag het 3H-model van McKinsey aan. Dit model kan een houvast bieden op de innovaties die jouw organisatie verder kunnen brengen. De innovaties die op dit model worden geplot dienen het doel dat op dat niveau van toepassing is. Daarnaast is dit een manier om inzichtelijk te krijgen hoe de verschillende projecten met elkaar uitlijnen. Zo kan het zijn dat de projecten van vandaag schuren met de innovaties van de toekomst of markt. Dit is niet verkeerd en juist sterk om van bewust te zijn als innoverende organisatie.

3 Horizons model van McKinsey

Horizon 1 is op operationeel niveau, dit gaat om de behoefte van vandaag, ook wel procesontwikkeling. Innovatie op dit niveau gaat over procesoptimalisatie van de huidige business. Dit zorgt voor behoud en versteviging van de basis van de organisatie. Denk hier bijvoorbeeld aan het digitaliseren van ondertekenprocessen bij gemeenten.

Horizon 2 is op tactisch niveau, dit gaat om de nabije toekomst, ook wel businessontwikkeling. Innovaties op deze horizon bieden een brug tussen de ontwikkelingen op horizon 1 en horizon 3. Tevens richten deze innovaties zich op ontwikkeling van de organisatie bijvoorbeeld op basis van grotere plannen met als doel om de business als geheel verder te ontwikkelen. Denk hierbij aan totale organisatiestructuren aanpassen, zodat de dienstverlening beter past bij de behoefte van de inwoner.

Horizon 3 is op strategisch niveau, dit gaat om de behoefte over een aantal jaren, ook wel marktontwikkeling. Innovaties op deze horizon kunnen disruptief zijn ten opzichte van de huidige gang van zaken. Deze innovaties bieden niet alleen de mogelijkheid om als organisatie te ontwikkelen, maar ook om de markt te beïnvloeden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld concepten zoals “Smart Cities”.

Hoe kan Design Thinking leiden tot een duurzame verandering?

Door de inzet van Design Thinking wordt niet alleen een abstract en uitdagend puzzelstuk opgepakt, maar deze methodiek biedt ook een toegang tot het vormen van een innovatief proces of zelfs een innovatieve organisatie. Dit wordt gecreëerd door de manier waarop het proces is ontworpen, maar ook door de mensen die betrokken worden.

Om het geheel in elkaar te laten vallen zijn realistische doelen op elk niveau cruciaal voor blijvende veranderingen en het vormen van een innovatieve organisatie.

In een volgend artikel gaan wij in gesprek met een gemeente die zich op dit moment bezighoudt met het omvormen van een incidenteel project naar een blijvende verandering in de organisatie. Zij hebben gekozen voor de Design Thinking methode en wij gaan graag in gesprek met de gemeente over dit onderwerp.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Eline van Lieshout, e.v.lieshout@telengy.nl, 06 14 31 62 03 of Latara Schellen, l.schellen@telengy.nl, 06 21 49 38 29.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Even voorstellen… Eline van Lieshout

Lees het gehele artikel

Vanaf 1 juni mag ik mezelf met trots adviseur bij Telengy noemen. In deze introductie stel ik mijzelf graag voor. Mijn naam is Eline van Lieshout en in het kort ben ik een georganiseerde creatieveling met een passie voor innovatie.

Na mijn studie psychologie ben ik in de wereld van ICT voor overheidsorganisaties aan de slag gegaan. Niet voor iedereen een voor de hand liggende keus, maar voor mij een goede stap. Ik zie de uitdaging om een brug te vormen tussen mens en techniek. Een brug die nodig is om succesvol te groeien als organisatie. Dit ben ik als projectmanager gaan inzetten in projecten en procesoptimalisaties. Zo heb ik mij ingezet voor diverse grootschalige technische migratieprojecten, maar ook creatieve processen zoals design sprints en validatie-onderzoeken.

De wereld verandert snel en de wens naar flexibiliteit wordt groter. Zo ook de mogelijkheid om op een slimme en flexibele manier zaken te doen met de overheid. Dit vraagt om ontwikkeling op zowel de interne als de externe processen en technologie bij deze organisaties. Om op de juiste zaken te innoveren is het centraal stellen van de eindgebruiker “key”. Hiervoor zet ik mij dan ook graag in. In mijn werk als adviseur houd ik oog voor de mens, mijn drijfveer om mij elke dag weer in te zetten en de wereld makkelijker, toegankelijker en sneller te maken waar nodig.

In mijn ideale wereld houden we op deze manier meer tijd over voor een persoonlijke benadering  daar waar die behoefte ligt.

Als adviseur zet ik mijn analytische, empathische en verbindende vermogen graag in om op een actiegerichte wijze concrete optimalisaties voor de maatschappij te realiseren. Dit doe ik graag op een open, energieke en stimulerende wijze.  Mooie woorden op papier, die ik graag mijn omgeving laat ervaren.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eline van Lieshout, adviseur bij Telengy, 06 14 31 62 03 of e.v.lieshout@telengy.nl.