Auteursarchief: Tim van der Pol

Data Governance: De organisatie als bewaker van datakwaliteit

DAMA DMBOK
Lees het gehele artikel

Gegevens zijn hót en worden ook wel het nieuwe goud genoemd. Veel bedrijven en organisaties zitten op een berg met gegevens, maar weten vaak niet wat ze er mee moeten of hoe ze gegevens kunnen gebruiken. Vaak ligt dat ook aan het feit dat gegevens niet worden gezien als een ‘asset’. Gebouwen, machines en de inventaris staan gewoon op de balans van een organisatie en worden ook als belangrijk productiemiddel gezien. Daarom wordt er aandacht besteed aan het onderhoud van gebouwen en machines en wordt er periodiek nieuwe inventaris ingekocht wanneer er een tekort aan is. Er wordt dus gestuurd op deze ‘assets’.

Waarde van data

Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze de waarde, oftewel de kwaliteit, van data kunnen borgen binnen de organisatie. Vaak wordt de kwaliteit van data projectmatig aangepakt en wordt er eenmalig gedweild (data wordt geschoond of verrijkt), maar vergeet men de spreekwoordelijke kraan dicht te draaien en de kwaliteit van data structureel te borgen. Het gebruik van gegevens is niet eindig en blijft herhaaldelijk plaatsvinden. Om gegevens duurzaam te kunnen gebruiken, moet er ook constant aandacht zijn voor de kwaliteit van gegevens. De manier waarop deze aandacht is geborgd en geregeld binnen een organisatie noemen we data governance. In dit artikel willen wij verschillende onderdelen van data governance onder de aandacht brengen, om op die manier te laten zien hoe gegevensmanagement in een organisatie kan worden geborgd. Ten eerste zullen we bespreken wat data governance is en waarom het belangrijk is. Vervolgens gaan we in op de functies en rollen binnen data governance. Daarna op de rechten en plichten die daarbij hoort en tenslotte op het dragen van verantwoordelijkheid.

Wat is Data Governance?

Data governance is de manier waarop datamanagement is georganiseerd binnen een bedrijf, publieke instelling of andere organisatie. Data governance is een onderdeel van en vaak het begin van gegevensmanagement. Dit gebeurt door duidelijke afspraken te maken wie voor welke gegevens(set) (eind)verantwoordelijk is, en wie welke rol heeft ten aanzien van de diverse gegevens die binnen een organisatie worden gebruikt en beheerd. Dit wordt gedaan door duidelijke afspraken te maken over de functies, verantwoordelijkheden, taken, rechten en plichten die te maken hebben met het verwerken van gegevens. Het eindproduct van een data governance traject is een framework van functies en organen met verschillende plichten, rechten, taken en verantwoordelijkheden waarbinnen constant aandacht is om de betrouwbaarheid, actualiteit, beschikbaarheid, bruikbaarheid en beveiliging van de data te verbeteren.

DAMA DMBOK

Bron: DAMA DMBOK

In het model van DAMA DMBOK vormt data governance het hart van gegevensmanagement zoals te zien is in de figuur hierboven. Data governance is de kern die de andere parten samenbrengt en de deelgebieden verbindt.

Waarom Data governance?

In een eerder artikel wordt al de complexiteit en veelzijdigheid van gegevens beschreven, doordat gegevens dwars door de hele organisatie en de diverse processen gaan. Gegevens zijn dan ook niet zomaar terug te herleiden naar één persoon. Zeker wanneer verschillende collega’s van verschillende afdelingen binnen eenzelfde applicatie gegevens kunnen inzien en beheren. Daardoor ontstaat een data governance-vraagstuk: van wie zijn die gegevens? En wie is er voor die data verantwoordelijk wanneer er fouten optreden? Daarnaast kan het zijn dat gegevens voor de ene niet goed zijn, maar voor iemand anders binnen een organisatie wel. De pijn van ‘foute’ gegevens wordt vaak niet bij de maker van de gegevens gevoeld, maar ergens anders in de organisatie. Moeten gegevens dan veranderd of gewijzigd worden, of niet? Door dit van tevoren binnen een organisatie duidelijk af te spreken, kan er een hoop leed worden voorkomen. Zo weten mensen binnen een organisatie precies bij wie ze terecht kunnen wanneer er fouten zijn en door wie gegevens gecorrigeerd mogen worden.

Verantwoordelijkheden

Data Governance is niet een project met een begin en een vooraf bepaald eind. Het gaat om bewustzijn van het belang van gegevens en het dragen van verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van gegevens. Het dragen van verantwoordelijkheid bestaat uit het voelen van verantwoordelijkheid en hiernaar handelen. Voorbeelden hiervan zijn structurele kwaliteitscontroles op gegevens en het melden van fouten. Door verantwoordelijkheden te benoemen en te koppelen aan functies en rollen ontstaat er een datamanagementorganisatie. Het belangrijkste hiervan is dat iedereen gaat handelen bij fouten, passend bij zijn/haar rol.

Functies en rollen

Gemeenten onderkennen het belang van informatiemanagement en de applicaties die daarbij horen. Dat zie je terug in functies als ‘informatiemanager’ en ‘applicatiebeheerder’. Dan zijn er ook gemeenten die een gegevensbeheerder kennen. Deze is vaak op operationeel niveau verantwoordelijk voor het beheer van gegevens. Op strategisch niveau zien we dat gegevens nog te weinig aandacht krijgen in de vorm van functies of rollen. In gemeenteland wordt ‘datagedreven werken’ als toverbegrip gezien: hip en nieuw. Maar neemt het management ook de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van gegevens? En wordt die verantwoordelijkheid ook beschreven, benoemd en meest belangrijk; gevoeld? Managers zullen dan ook moeten gaan sturen op de kwaliteit van gegevens en zorgen dat medewerkers binnen de afdeling, maar ook afnemers van gegevens die door de hun afdeling worden verwerkt beschikken over kwalitatief goede gegevens.

Rechten en plichten

Bij de functies en rollen die iemand heeft horen rechten en plichten. De plichten die iemand heeft zijn in feite zijn of haar functietaken. Bijvoorbeeld het registreren of verwerken van gegevens, maar ook het terugmelden van fouten of het verrijken van gegevens. Op deze plichten kunnen gebruikers, verstrekkers of verwerkers van data worden aangesproken wanneer zij deze niet nakomen. Het aanspreken van een collega op het feit dat hij niet bijdraagt aan kwalitatief goede gegevens is een recht dat je hebt. Net als de autorisaties om gegevens in te kunnen zien, te creëren, aan te passen, of te verwijderen. Rechten en plichten moeten in balans zijn met de verantwoordelijkheden die een ambtenaar of medewerker heeft zodat hij of zij het werk goed uit kan voeren.

Gegevensmanagement georganiseerd

Om data gedreven te kunnen werken moeten gegevens op de juiste momenten van voldoende kwaliteit zijn. Dat betekent dat gegevens moeten voldoen aan de eisen van de gebruikers op punten als correctheid, actualiteit, betrouwbaarheid, leesbaarheid en punctualiteit. Door ontwikkelingen als BI, machine learning en Big Data worden de eisen die aan gegevens worden gesteld steeds hoger en complexer, de lat voor kwaliteit ligt hoger en hoger. Om op die kwaliteit te sturen zullen gemeenten hun organisatie moeten voorbereiden. Zoals het beleggen van verantwoordelijkheden ten aanzien van gegevensmanagement. En het creëren van functies en rollen die zijn gericht op het beheer van gegevens van strategisch tot operationeel niveau. Ook zullen medewerkers zich verantwoordelijk moeten gaan voelen voor de kwaliteit van hun gegevens. Om die verantwoordelijkheid te dragen zullen plichten en rechten hierbij moeten aansluiten. Dit kan enkel als gemeenten sturen op de kennis en vaardigheden van hun werknemers. Pas dan kunnen ontwikkelingen als datagedreven werken of toepassingen als Machine Learning echt toegevoegde waarden krijgen voor gemeenten. Andersom gaat voor veel organisatieonderdelen gegevensmanagement pas echt leven als zij concrete voorbeelden zien zoals in visuele rapporten/dashboards. Hierdoor kan er extra motivatie ontstaan om tot zo betrouwbaar mogelijke data te komen.

Het delven van het ‘data goud’ is dus pas echt mogelijk als je gegevensmanagement op orde is. Datagedreven werken is tot die tijd vooral zwoegen in de mijn…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met  Tim van der Pol, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 21 36 68 58, t.v.d.pol@telengy.nl.

 

 

 

Herindeling gemeente West Betuwe

Lees het gehele artikel

Telengy-adviseur Tim van der Pol leidde het project ICT sociaal domein van de gemeente Westgemeente West Betuwe Betuwe, een herindeling van de gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal. 

Sociaal domein: Heel Holland Bakt

Drie applicaties, drie dataconversies, zeven koppelingen, compleet nieuwe werkprocessen, ruim een halfjaar de tijd: dat was de uitdaging in het sociaal domein voor de nieuwe gemeente West Betuwe. “Het doet mij denken aan een aflevering Heel Holland Bakt. Veel ingrediënten, veel technieken, en dat onder hoge tijdsdruk, wat allemaal moet leiden tot één grote, mooie en smaakvolle taart. Projectleiders op uw plaats, bakken maar…!” aldus Tim. 

De lastigheid in een dergelijk project is dat de juryleden (eindgebruikers) allemaal hun eigen beeld hebben bij het eindresultaat. Tim stelt: “Hoe die taart eruit moet komen te zien en zou moeten smaken, is voor iedereen anders. Om tot een taart te komen die door de hele organisatie gegeten kan worden, hebben we eindgebruikers tussentijds de subonderdelen van de taart laten proeven. Hierdoor kregen zij al in een vroeg stadium een beeld bij het eindresultaat. Ook kregen we nuttige feedback op de smaak van de taart of suggesties voor andere ingrediënten. In dit proces hebben we af en toe een baksel weg moeten gooien, maar vaak was het toevoegen van een toefje slagroom of wat bijsnijden voldoende om tot het gewenste resultaat te komen.” 

Het resultaat mag er wezen. “De taart is gaar en goudbruin uit de oven gekomen en is smaakvol opgediend binnen het sociaal domein van West Betuwe,” zo vertelt Tim. De koppelingen zijn gerealiseerd, de dataconversies met alle onderliggende documenten zijn geslaagd en de werkprocessen zijn aangepast op de nieuwe werkwijze van West Betuwe. Tim: “Ik zeg: smaakt naar meer!” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Tim van der Pol, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 36 68 58 of via e-mail: t.v.d.pol@telengy.nl.

Stevig fundament informatiebeveiliging en privacy Loon op Zand

Lees het gehele artikel

Voor de gemeente Loon op Zand heb ik me de afgelopen vijf maanden ingezet op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Dit resulteerde in een organisatorisch advies dat leidt tot structurele borging van informatiebeveiliging en privacy. Ook leidde dit tot de initiatie van het project Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en uitvoering hiervan.

Passende scenario’s

De focus van het advies lag voornamelijk op de rol, positionering en invulling van diverse functies. Denk hierbij aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Chief Information Security Officer (CISO) en eventuele Privacy Officer (PO) en Security Officer (SO). Voor een gemeente van rond de 25.000 inwoners is het haast onmogelijk om deze functies zelfstandig te werven en is creativiteit vereist. Door veel gesprekken intern en in de regio te voeren zijn meerdere passende scenario’s geformuleerd waarop de gemeente Loon op Zand zelf zijn afweging kan maken. Een combinatie van regionale samenwerking en slimme combinatiefuncties intern zal leiden tot een stevig fundament op informatiebeveiliging en privacy voor de gemeente.

Plan op maat per afdeling

De andere grote uitdaging voor de gemeente is de voorbereiding op de invoering van de AVG per 25 mei 2018. De vele administratieve klussen die gepaard gaan met de voorbereiding op de AVG hebben een grote impact op een organisatie als Loon op Zand. Van de helft van de medewerkers wordt een inspanning verwacht. Vooraf is in kaart gebracht welke taken, wanneer uitgevoerd moeten zijn en welke inspanning dit per afdeling vergt. Hierdoor kon met elk afdelingshoofd per afdeling een op maat gemaakt plan gemaakt worden. Capaciteitsproblemen zijn hierdoor snel gekanaliseerd en aangekaart bij de directie om op bij te sturen.

Passende lokale oplossingen

Door gebruik te maken van landelijke kennis en modellen van bijvoorbeeld VNG Realisatie en het kennisplatform Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) wordt veel tijd bespaard. Deze informatie aangevuld met regionale aanvullingen en verbeteringen zorgt voor passende lokale oplossingen. Regionale samenwerking is daarom cruciaal gebleken om voor 25 mei de meest essentiële zaken op orde te hebben voor de komst van de AVG.

Borging privacy

Wat ik mooi vind om te zien is dat de door mij verwachtte weerstand op de werkvloer op het gebied van privacy niet uit bleek te komen. Dooddoeners als ‘door privacy-regelgeving mag ik niks meer delen en kan ik mijn werk niet meer doen’ heb ik nauwelijks gehoord. Door bewustwordingscampagnes op informatiebeveiliging zijn medewerkers zich ook eerder bewust van de risico’s op het gebied van privacy. Medewerkers willen vooral hun werk goed doen en daarbij rekening houden met een goede borging van privacy. Voor mij was het vooral aansluiten op deze beweging. Cruciaal om hierbij te denken in mogelijkheden en oplossingen in plaats van enkel te toetsen wat volgens de AVG wel of niet mag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Tim van der Pol, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 36 68 58 of via e-mail: t.v.d.pol@telengy.nl.

Even voorstellen… Tim van der Pol

Lees het gehele artikel
Tim van der Pol

Tim van der Pol

Op 1 augustus a.s. start ik bij Telengy in mijn nieuwe rol van adviseur. Ik heb al mijn hele leven een interesse in politiek en techniek. Voor mij waren dat altijd twee werelden die redelijk los van elkaar stonden en niet snel te verenigen zijn. Sinds mijn Master in het vakgebied van Science, Technology and Society (STS) heb ik deze vakgebieden leren verbinden. In mijn zoektocht deze inzichten toe te passen binnen mijn werk voor de overheid zag ik al snel dat bij informatievraagstukken een wereld te winnen is. Door bruggen te slaan tussen vakgebieden en mensen, en ieders taal te spreken en als vertaler tussen de mensen op te treden, bleken resultaten voor het oprapen te liggen.

Vanuit de overtuiging dat mensen bereid zijn om te veranderen, maar niet altijd de middelen hebben of de taal spreken van die verandering, wil ik hierbij helpen om deze verandering te kunnen realiseren. Door te luisteren en te kijken waar de behoefte ligt, kunnen passende oplossingen gevonden worden en kunnen deze vaak eenvoudig geïmplementeerd worden. Het moment dat iemand zichtbaar de omslag maakt en enthousiast wordt over de geboden oplossing is voor mij goud waard en geeft me energie voor volgende uitdagingen.

In mijn traineeprogramma bij de VNG heb ik het geluk gehad dit soort momenten mee te kunnen maken bij verschillende gemeenten. Ik zag veel medewerkers worstelen tussen enerzijds de nieuwe technieken die op hun af kwamen en de doorgaande dagelijkse praktijk. Vaak resulterend in veel frustratie bij gebruik en een hoop extra stress. Door niet direct oplossingen aan te reiken, maar te luisteren naar hoe men werkt en wil werken, kan ik het maatwerk bieden dat aansluit bij hun werkroutine.

Bij Telengy wil ik dit werk voortzetten om bij nog meer organisaties het verschil te maken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Tim van der Pol, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 21 36 68 58 of via e-mail: t.v.d.pol@telengy.nl