In de ledenvergadering van november 2014 hebben gemeenten de VNG de opdracht gegeven om snel een collectieve gemeentelijke aanpak uit te werken op het gebied van ‘dienstverlening en informatiebeleid’, inclusief een meerjarige projectenagenda, governance en financiering. Daarbij stonden drie vragen centraal: hoe verbeteren we de aansluiting tussen de samenleving en het lokale bestuur, wat kunnen wij als gemeenten zelf regelen en wat zijn lokale of regionale vraagstukken die we als gemeenten de komende jaren gezamenlijk willen oppakken?

Digitale Agenda 2020

Dit resulteerde in een opdracht aan VNG om een plan te maken voor de volgende doelstellingen:

• Efficiënt samenwerken aan digitale dienstverlening, de informatiesamenleving en e-overheid.
• Het innovatievermogen van het gemeentelijke veld vergroten.
• De gemeentelijke processen stroomlijnen.
• Een sterkere beïnvloeding van het Rijk door gemeenten.
• Een krachtiger opdrachtgeverschap richting softwareleveranciers.

Het resultaat van de opdracht is de Digitale Agenda Dienstverlening en Informatiebeleid 2020, kortweg ‘DA2020’. In deze agenda definieert VNG drie ambities: open en transparant deelnemen aan de participatiesamenleving, werken als één efficiënte overheid en massaal digitaal werken en lokaal maatwerk leveren. De kern van de agenda is: ‘Wat gemeenten niet onderscheidt, moet in principe op gestandaardiseerde wijze collectief worden gedaan’. ‘Samen doen wat samen kan’ is het motto waaronder de gemeenten hun krachten willen bundelen. In de algemene ledenvergadering (hierna ‘ALV’) van 2015 is dat vertaald in de opdracht om de I-voorzieningen en dienstverlening te collectiviseren. Begin dit jaar is, in opdracht van VNG, een verkenning gedaan en een rapport ‘Coöperatief vernieuwen’ opgesteld door Berenschot. Dat rapport geeft het volgende kernadvies:

1. Organiseer collectivisering langs drie lijnen: een uitvoeringsorganisatie, een regiegroep en mandatering van de gemeenten onderling.
2. Creëer vertrouwen door succes (boek kleine betekenisvolle successen).
3. Ga aan de slag: maak een realisatieplan.

Collectivisering

In de ALV van juni 2016 is inmiddels besloten om de collectivisering in te richten, daarvoor een realisatieplan te maken en € 26.970.000 uit het gemeentefonds beschikbaar te stellen voor het realiseren van DA2020 (€ 20.820.000), het project Informatievoorziening Omgevingswet (€ 3.600.000) en het inrichten van een intergemeentelijke coöperatieve uitvoeringsorganisatie (€ 2.550.000). Zo’n coöperatie moet een doorbraak geven in de collectivisering: de innovatie versterken, de te schaarse kennis binnen gemeenten bundelen (met name op het terrein van informatiebeveiliging en privacy) en een gemeenschappelijke cloud vormen. De collectivisering maakt voor gemeenten middelen vrij om lokaal echte toegevoegde waarde te leveren, bijvoorbeeld in het sociaal domein of in de fysieke leefomgeving. Door uitwisseling van initiatieven, experimenten, pilots en best practices op lokaal niveau wordt het innovatievermogen versterkt. Binnen DA2020 wordt ervoor gezorgd dat de condities voor succesvolle innovatie verbeteren.

Ontwikkeling en uitrol

De aanpak van de VNG om innovatievermogen te ontwikkelen en gebruik te maken van elkaars ideeën en ontwikkelingen bestaat uit de volgende stappen:

1. Binnen zes thema’s worden initiatieven ontwikkeld of opgehaald uit de samenleving.
2. Voor een initiatief worden pilots gestart.
3. Voor kansrijke initiatieven wordt een impactanalyse uitgevoerd (onderzoek naar de realiseerbaarheid en de impact ervan).
4. Is de impactanalyse positief, dan wordt grootschalige implementatie mogelijk gemaakt via ondersteuningsprogramma’s voor de overheden.

Om deze aanpak te faciliteren heeft de VNG de zogenaamde ‘Pilotstarters’ ontwikkeld, waarmee iedereen initiatieven kan inbrengen, men steun kan mobiliseren en we met elkaar zien wat er al wordt ontwikkeld.

Groei naar ‘e-overheid’

Een essentieel onderdeel van DA2020 is verdere groei van gemeenten naar een ‘e-overheid’: een overheid waarin via één poort de dienstverlening volledig digitaal wordt verzorgd en waarbij uiteindelijk de burger zelf regie voert op die dienstverlening. Gemeenten moeten die groei in digitale dienstverlening in vier fasen doorlopen:

1. Alle informatie digitaal en eenvoudig vindbaar;
2. De dienstverlening digitaal verzorgen (digitaal verwerken, verstrekken en informeren);
3. Naast volledig digitaal ook eenvoudig aanbieden (integrale toegang hele overheid, via e-formulieren);
4. Burgers voeren regie over zaken met de overheid (co-creatie, overheidsparticipatie).

Fase 3 moet op 1 januari 2018 zijn gerealiseerd en fase 4 op 1 januari 2020. Onder leiding van Digicommissaris Bas Eenhoorn wordt de visie op de digitale overheid uitgewerkt, de governance daarop verder vormgegeven en de Generieke Digitale Infrastructuur verder ingericht. Veel onderdelen daarvan, o.a. MijnOverheid, het Ondernemingsdossier, het eID-stelsel, het Stelsel van Basisregistraties en de Omgevingswet, beïnvloeden de komende jaren de richting van de gemeentelijke ICT en worden wettelijke plicht. Verder blijft VNG werken aan het opzetten en implementeren van open standaarden, het ontwikkelen van uniforme informatiearchitecturen, het ontwikkelen van uniform beveiligingsbeleid en aan de beïnvloeding van de (software)leveranciersmarkt. Ze voert een actief beleid richting de gemeenten om deze producten te implementeren en draagt bij om die implementatie succesvol te laten zijn.

Implementatieagenda (plateaus)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

In mei jl. zijn de drie colleges van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel akkoord gegaan met de vorming van een gezamenlijke ICT-coöperatie. Naar verwachting zal ook de gemeente Woerden hierbij aansluiten. De GR ‘MijnGemeenteDichtbij’, de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel, zal in de coöperatie de actieve deelnemende partij zijn.

Grip op de markt

Met de coöperatie geven deze gemeenten invulling aan de ambities om grip te krijgen op de markt van de ICT-leveranciers en daarmee grip te krijgen en te bezuinigen op de ICT-kosten. Met de samenwerking volgen de gemeenten de nieuwe koers van de VNG om te collectiviseren. De coöperatie loopt vooruit op de collectiviseringsplannen van de VNG, die in de ledenvergadering van juni 2016 inmiddels heeft besloten vaart te maken met de collectiviseringsplannen. De uiteindelijke vorm van zo’n landelijke coöperatie (of coöperaties) moet nog worden uitgewerkt. De VNG volgt daarom intensief de vooruitlopende coöperatie van Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel. Zij levert ook actief juridische ondersteuning.

Ook ieder z’n eigen weg

In aanloop naar de coöperatie zijn de genoemde ‘pilot’-gemeenten al enige tijd individueel actief met de ontwikkeling van nieuwe softwareapplicaties. Zo ontwikkelt de gemeente Woerden een zogenaamde ‘inwonerscloud’ waarmee zij op participerende wijze haar inwoners kan ondersteunen op het terrein van zorg. De gemeente Eindhoven ontwikkelt op dit moment een subsidiesysteem en in Boxtel zijn testontwikkelingen geweest van verschillende GBA-modules en afhandeling van Bezwaar en beroep.

De ontwikkeling van deze softwareapplicaties geschiedt op basis van de ‘Scrum’-methode, waarbij in periodes van twee weken, gedurende interactieve ‘sprints’ met gebruikers, brokken functionaliteit worden opgeleverd. De gebruikers beoordelen en testen deze zelf en eventuele aanpassingen worden direct doorgevoerd. De ervaringen met deze methode zijn positief. In hele korte tijd worden goed passende softwareapplicaties opgeleverd, die draaien in de cloud. Zo worden de eerste stappen van de coöperatie samen met leverancier Gemboxx gezet, maar in principe kan de coöperatie met vele ICT-leveranciers op eenzelfde manier samenwerken. De coöperatie voert daarbij de regie en werkt vanuit een sterke opdrachtgeverschapsgedachte.

Collectiviteitsgedachte

De kern van het coöperatiemodel is dat alle leden een eenmalige toetredingsinleg betalen en daarbij de beschikking krijgen over de oplossingen die door de vooroplopende gemeenten zijn ontwikkeld. Dat is de collectiviteitsgedachte: maak of koop niet wat al door een andere gemeente is bedacht en gebouwd. In de komende maanden moeten de spelregels en governance van de coöperatie nog verder vorm krijgen. De coöperatie wil de komende jaren verder groeien met tientallen gemeenten. Zodra vanuit de VNG de landelijke coöperatie definitieve vorm krijgt, zal deze vooruitlopende coöperatie van de gemeenten Eindhoven, Boxtel en Sint-Michielsgestel daar waarschijnlijk in overvloeien.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Het gebruik van de Berichtenbox van MijnOverheid wordt inmiddels meer en meer een ‘normale’ service waar iedereen aan went. Inmiddels hebben 5,3 miljoen burgers een actief MijnOverheid-account. “Wat organisaties nog wel eens vergeten, is dat zij bij het aansluiten op MijnOverheid beginnen met nul ‘klanten’ op de Berichtenbox”, vertelt accountmanager MijnOverheid en Telengy-adviseur Peter ter Telgte. “Vaak vergeten gemeenten en andere overheidsorganisaties dat de burger zelf bepaalt van welke organisatie hij/zij berichten via MijnOverheid wil ontvangen (met de Belastingdienst natuurlijk als bekende uitzondering).”

“Elke eerste dag van de maand publiceert MijnOverheid via het blauwe beginscherm de nieuwe organisaties die gaan aansluiten op de Berichtenbox. Via dat scherm kunnen burgers de organisatie ‘aanvinken’ en op die manier kenbaar maken dat zij post via de Berichtenbox willen ontvangen.” Organisaties hoeven alleen het aanvraagformulier in te leveren om op deze lijst te komen.

Ondersteuning bij campagnes

Logius kan organisaties ondersteunen bij een  publiciteitscampagne over MijnOverheid. Daarvoor is een speciale toolkit ontwikkeld met communicatiemateriaal. U vindt de toolkit op www.toolkitmijnoverheid.nl. Deze toolkit bevat onder andere kernboodschappen, video’s, advertenties en online banners.

Meerdere berichten via Berichtenbox

Inmiddels groeit de diversiteit van de berichten die gepost worden via de Berichtenbox. Onderstaand een opsomming van de meest voorkomende berichten:

1. WOZ-beschikkingen, aanslagen decentrale belastingen
2. Herinneringsbrief ID-bewijzen
3. Uitkeringsspecificaties Sociale Zaken
4. Schuldhulpverlening
5. Parkeervergunningen/ontheffingen
6. Leerlingenvervoer
7. Leerplicht
8. Verslagen keukentafelgesprek, zorgplan
9. Producten Werk & Inkomen
10. Bewonersbrieven
11. Uitnodiging gesprek
12. Verhuisbevestiging
13. APV-vergunningen
14. Uniform Pensioenoverzicht

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

De Special Olympics Nationale Spelen 2016 staan op het punt van beginnen! Sporters met een verstandelijke beperking uit het hele land gaan in 18 verschillende sporten de strijd met elkaar aan op 1, 2 en 3 juli in Nijmegen, Groesbeek en Wijchen.

Als trotse sponsor nodigen wij u graag uit om een kijkje te gaan nemen bij de Spelen. Op vrijdagavond 1 juli is er een openingsceremonie in het Goffertstadion te Nijmegen. Nadat de sporters hun ereronde over het veld hebben gemaakt staan dans, zang en spektakel van formaat op het programma. Ook komt Frans Bauer optreden. Vervolgens zullen de sportwedstrijden plaatsvinden op zaterdag 2 en zondag 3 juli. Via de volgende link kunt u het programmaboekje van de Special Olympics Nationale Spelen 2016 bekijken. Wij wensen alle sporters en vrijwilligers heel veel plezier!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy en vicevoorzitter van de stichting Special Olympics Nationale Spelen 2016, via telefoonnummer 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl.

UPDATE 19 juli 2016

In deze videoreportage zie je een uitgebreid verslag van de Special Olympics 2016. Dit grootste landelijke sportevenement voor mensen met een verstandelijke beperking vond plaats op 1, 2 en 3 juli 2016.

Telengy-adviseur Evelien van Deursen ondersteunt momenteel de gemeente Den Bosch bij de doorontwikkeling van de Sociale Wijkteams. Transformatie is hierbij het sleutelwoord. Ruim anderhalf jaar zijn de teams nu aan het werk. Nu de ‘nieuwe’ taken eindelijk geland zijn, is het tijd voor de echte transformatieslag binnen het sociaal domein. Om deze transformatie vorm te geven, werkt de gemeente Den Bosch met zes Sociale Wijkteams. Deze wijkteams ondersteunen bewoners van alle leeftijden met meervoudige complexe zorgbehoeften en werken hierbij nauw samen met de basisprofessionals en zorgaanbieders.

Medewerkers als regisseurs

De gemeente Den Bosch heeft bij de inrichting van de wijkteams gekozen voor het ‘regisseursmodel’. Dit betekent dat de medewerkers van de wijkteams regisseurs zijn en niet zelf hulpverlenen. Samen met de bewoner(s) zorgen zij ervoor dat de juiste ondersteuning wordt gearrangeerd en zien hierin toe op het behalen van vooraf gedefinieerde (regie)doelen. Hierbij komt het spanningsveld tussen zelfredzaamheid en de verantwoordelijkheid van de professional ten aanzien van het borgen van veiligheid en kwaliteit om de hoek kijken. Evelien van Deursen: “Ondersteuning bij deze doorontwikkeling is een uitdagende maar leuke klus. De decentralisaties hebben grote gevolgen voor de werkprocessen binnen de gemeente én in de keten. Nieuwe aanvraagprocedures en werkwijzen maar ook de doorvertaling van beleid naar uitvoering vragen om optimalisatie van werkprocessen. De wijkteams draaien nu anderhalf jaar en de inhoudelijke processen zijn vaak alweer gewijzigd ten opzichte van de beginsituatie.”

Verduidelijking, vernieuwing, verbetering

“Wat is de rol van het Sociale Wijkteam? Hoe maken we de transformatie zichtbaar? Wat mag wel of juist niet in het kader van de privacywetgeving? Hoe verhoudt het Sociale Wijkteam zich tot andere afdelingen binnen de gemeente of tot de (basis)professionals? Hoe gaan we om met de ontwikkelingen om ons heen? Zo kan ik nog wel even doorgaan, dit zijn immers vragen van alledag. Om te komen tot concrete antwoorden op deze vragen en handvatten voor de uitvoering zijn allerlei disciplines nodig uit de gemeentelijke organisatie en de samenwerkende partners. De essentie van mijn opdracht is het bij elkaar brengen van deze disciplines en ervoor zorgen dat er daadwerkelijk verduidelijking, vernieuwing en verbetering komt in de werkprocessen van de wijkteams”, aldus Evelien van Deursen.

Lean maken van processen

“Het bij elkaar brengen van disciplines wordt gedaan vanuit de Lean-gedachte, een managementfilosofie die zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen en activiteiten, zonder daarbij de toegevoegde waarde uit het oog te verliezen. De klant staat steeds centraal. Deze methodiek wordt momenteel steeds verder uitgerold binnen de gemeente Den Bosch”, zo stelt Evelien van Deursen vast. “Wat ik belangrijk vind aan het Lean maken van processen is dat de organisatie meegaat in deze Lean-gedachte. Bewustwording van het concept is essentieel voor het bereiken van het doel. Lean focust zich op het doel, het proces en de mensen om continu de effectiviteit en efficiëntie te verbeteren en zo blijvend toegevoegde waarde te bieden. Al met al een leuke opdracht op het snijvlak informatievoorziening en het sociaal domein!”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Evelien van Deursen, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: e.v.deursen@telengy.nl.

Telengy is betrokken bij vele gebieden binnen de lokale overheidsorganisatie. Zo ondersteunen en adviseren wij gemeenten bij selectievraagstukken rondom de outsourcing van ICT en helpen wij bij de inkoopvraagstukken die hieruit volgen. Om onze dienstverlening op dit gebied te versterken gaat Telengy als onafhankelijk adviesbureau het initiatief van Outsourcing Hub ondersteunen.

Ontbrekende link

Outsourcing Hub is de ontbrekende link tussen uitbesteders, ICT-serviceproviders en hun externe adviseurs als het gaat om het selectieproces bij ICT-outsourcing. Outsourcing Hub is een online matchingplatform voor ICT-outsourcing. Het risico op mismatches en het missen van goede matches wordt geminimaliseerd, terwijl de benodigde inspanning en kosten van het selectieproces voor alle betrokken partijen omlaag gaan. Het systeem van Outsourcing Hub is erop gericht om via slimme search- & matchcriteria uitbesteders en providers aan elkaar te koppelen. Dit maakt het mogelijk om in een vroeg stadium van het selectieproces betere keuzes voor te bereiden en te maken.

Dienstverlening naar een hoger plan

De missie van Outsoucing Hub is dat betere matches leiden tot betere outsourcingdeals en contracten en een betere start van de relatie. Het doel is om IT-outsourcing significant en structureel te verbeteren door middel van een slimmer selectieproces van leveranciers. Het besluit van Telengy om dit onafhankelijke platform te ondersteunen komt voort uit het feit dat wij onze relaties op een snelle, effectieve en objectieve wijze wegwijs willen maken in hun vragen rondom ICT-outsourcing. Het systeem van Outsoucing Hub faciliteert onze dienstverlening op het gebied van ICT-selectietrajecten, inkoop- en aanbestedingsbegeleiding en leveranciers- en contractmanagementvraagstukken.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over Outsourcing Hub, kijk dan op www.outsourcinghub.nl of kijk deze video. Indien u meer wilt weten over de dienstverlening van Telengy ten aanzien van ICT-selectie, inkoop- en aanbesteding en/of leveranciers- en contractmanagement, dan kunt u contact opnemen met commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

De afhankelijkheid die gemeenten ondervinden van softwareleveranciers is een actueel thema. Op allerlei niveaus ontstaan initiatieven om hier grip op te krijgen. Soms op gebundelde wijze, soms op zichzelf staand. Zeker als buitenstaander is het lastig de thema’s leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap volledig te doorgronden. Vorige maand gaven wij al een sneak preview van ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers, waarmee een poging wordt gedaan helderheid te krijgen op de eerder genoemde thema´s. Inmiddels is de volledige publicatie gereed en bij ons op te vragen.

Softwaremarkt anno 2016

Op dit moment worden de 390 Nederlandse gemeenten bediend door 180 softwareleveranciers in verschillende domeinen. Er lijkt dus sprake van stevige concurrentie in die domeinen, maar dat beeld schetst niet de werkelijkheid. Getuige recente berichtgeving in de pers zijn gemeenten niet blij met hun afhankelijkheid van softwareleveranciers; zij voelen zich ‘gegijzeld’. Is de gemeentelijke softwaremarkt een markt met slechte of onvoldoende marktwerking? En zo ja, welke oorzaak ligt hieraan ten grondslag?

Leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap

Telengy heeft ruime ervaring op het gebied van onder andere opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement in relatie tot bedrijfssoftware en leveranciersbeleid. Vanuit die expertise publiceert Telengy ‘De Gijzeling’: Op weg naar betere marktwerking in de gemeentelijke ICT-markt. In deze whitepaper schetsen we de gemeentelijke ICT-markt, zijn omgeving en de ontstaansgeschiedenis, om deze vervolgens te analyseren aan de hand van het vijfkrachtenmodel van Porter*. Daardoor krijgen we zicht op de concurrentiekrachten. Op basis van deze analyse sluiten we af met mogelijke maatregelen ter verbetering van de marktwerking: deels collectieve maatregelen, deels op het niveau van de individuele gemeente.

Collectief vs. individu

‘De gijzeling’ is een handvat voor managers, bestuurders en vakspecialisten van gemeenten hoe om te gaan met diverse initiatieven: Enerzijds op het gebied van collectief opdrachtgeverschap (op het niveau van het Rijk, VNG/KING, betrekking hebbende op gegevensdistributie, landelijke voorzieningen en het standaardisatiestelsel), anderzijds op het gebied van individueel leveranciersmanagement (per gemeente), gericht op contractmanagement, conflictmanagement en compliance-gereedschap.

Meer weten?

U kunt nu via onderstaand formulier ‘De Gijzeling’ opvragen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Gooskens, via telefoonnummer 06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.

*Bron: Porter, M. E. (1980). Competitive Strategy. New York, NY: Free Press.

Opvragen whitepaper ‘De Gijzeling’

Vier gemeenten in West-Brabant, gezamenlijk goed voor zo’n 220.000 inwoners, opereren onder de naam ‘BERM’ (Bergen op Zoom, Etten-Leur, Roosendaal en Moerdijk). Al langere tijd werd gesproken over samenwerking op ICT-gebied en in augustus 2015 heeft dat zijn beslag gekregen door de officiële vorming van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling onder de naam ‘ICT West-Brabant West’ (kortweg: ICT WBW). Er is gekozen voor de recent toegevoegde vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie waarin alle activiteiten op het gebied van ICT zijn ondergebracht. Onder ICT moet in dit verband de automatisering verstaan worden. De I-kant (de informatievoorziening) valt hier dus niet onder. Telengy is nadrukkelijk betrokken bij ICT WBW.

GR in de praktijk

De vorming van een GR heeft veel voeten in de aarde, ook voor de medewerkers. Hun dienstverband bij de gemeente is beëindigd want ICT WBW is nu hun nieuwe werkgever. In het Sociaal Plan is beschreven hoe de inpassing van de medewerkers in het formatieplan vorm moet krijgen. Voor de medewerkers is dit een spannende periode geweest waarin de P&O-afdeling van de gemeente Moerdijk onder hoogspanning heeft gewerkt. De bestuurlijke inrichting kost ook de nodige aandacht. Een bestuur is gevormd uit de portefeuillehouders van de gemeenten en een directie uit de directeuren Bedrijfsvoering. Omdat de gemeente Moerdijk de gastheer is voor ICT WBW is ervoor gekozen om de directeur van Moerdijk een bijzondere rol te geven in de aansturing. Dit is vastgelegd in de GR-statuten en reglementen.

Op weg naar harmonisatie

Ook moest er gewerkt worden aan de relatie tussen de deelnemende gemeenten en ICT WBW. Hiervoor is een intensief periodiek overleg met de contactpersonen van de gemeenten opgericht. Ook is een DVO (dienstverleningsovereenkomst) opgesteld met daaraan gekoppeld een catalogus van producten en diensten. Voor de ontwikkeling van een goede werkwijze tussen functioneel en technisch beheer is een apart project opgezet. Het financiële aspect vraagt uiteraard de nodige aandacht. De GR moet een eigen begroting en rekening krijgen, waarin de verdeelsleutels een grote rol spelen. In eerste instantie is gekozen voor een aantal accounts maar dit zal verder verfijnd worden.

Natuurlijk is goede communicatie tussen en met alle betrokken partijen nodig. Een website (www.ictwbw.nl) en eigen intranet, periodieke medewerkersbijeenkomsten en een nieuwsbrief zijn daar elementen van. Omdat elke gemeente nog een eigen ICT-infrastructuur kent is een project gestart om te komen tot een nieuwe, uniforme infrastructuur waarop alle gemeenten aangesloten worden. Vanwege de Europese aanbesteding kent dit project een behoorlijke doorlooptijd.

Rol Telengy

Voor de vorming van ICT WBW heeft Willem Isendoorn van Telengy gedurende een jaar de rol van projectmanager vervuld. “Bij de start was de voorbereiding voor de vorming van de GR al volop in uitvoering. Ik ben gestart met een inventarisatie van alle uit te voeren activiteiten en heb deze, in overleg met de verschillende werkgroepen, in een detailplanning uitgezet. Vervolgens heb ik gekeken in welke bestuursvergaderingen over welke documenten een formeel besluit genomen zou moeten worden. Vervolgens heb ik teruggerekend wanneer bepaalde documenten gereed zouden moeten zijn voor behandeling in diverse gremia. Daarop heb ik vervolgens gestuurd.”

De voorbereiding van en deelname aan de bestuurs- en directievergaderingen gaven de gelegenheid om toelichtingen te geven en direct feeback te verkrijgen zodat de verschillende deadlines gehaald konden worden. Een belangrijke mijlpaal was dat de medewerkers op 1 januari 2016 in dienst zijn getreden van ICT WBW. Omdat de ‘winkel open moest blijven tijdens de verbouwing’ heeft Telengy-collega Frank Huijbregts in deze periode de rol van operationeel manager van ICT WBW op zich genomen.

Uitbreiding

Naast de genoemde 4 gemeenten maken ook enkele andere overheidsorganisaties gebruik van de diensten van ICT WBW. Dit zijn met name samenwerkingen waarin één of meer BERM-gemeenten al participeren. Ook hebben enkele gemeenten in de regio interesse om aan te sluiten op deze samenwerking. Dit kan de gemeenten ontzorgen, zodat ze zich kunnen concentreren op hun publieke taken.

We zijn benieuwd hoe deze samenwerking zich verder zal ontwikkelen. Directeur Eduard Kerssemakers: “Als het aan mij ligt, is de tijd rijp voor een flinke opschaling in het Brabantse ICT-landschap.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl. U kunt tevens contact opnemen met opdrachtgever Eduard Kerssemaker van ICT WBW via eduard.kerssemakers@ictwbw.nl

De gemeentelijke softwaremarkt anno 2016 bestaat uit 180 leveranciers en 390 gemeenten. Die cijfers doen vermoeden dat het een markt is met stevige concurrentie waarvan de klanten profiteren. In zo’n markt zitten de klanten doorgaans aan het stuur, maar getuige recente berichtgeving in de pers is dat niet het geval. Regelmatig lezen we dat gemeenten zeer ontevreden zijn over de leveranciers en de macht die zij hebben en ook bij de Rijksoverheid manifesteren zich regelmatig ICT-problemen. Er lijkt een gijzeling gaande, op onderdelen zelfs een wederzijdse.

Doel

Telengy heeft in de afgelopen decennia ruime ervaring opgebouwd op het gebied van onder andere opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement in relatie tot bedrijfssoftware en leveranciersbeleid. Telengy brengt binnenkort een publicatie uit genaamd ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door hun softwareleveranciers, het ontstaan daarvan, de kenmerken en een oplossingsrichting voor betere marktwerking. Het vijfkrachten-model van econoom Michael Porter (1980)* dient hierbij als basis.

Het biedt gemeentelijke managers, bestuurders en vakspecialisten adviezen over hoe om te gaan met initiatieven op het gebied van collectief opdrachtgeverschap (Rijk, VNG/KING) en individueel leveranciersmanagement (per gemeente). De whitepaper kan als fundament worden gebruikt voor gerichte verbetering via maatregelen op deze gebieden.

Verbetersuggesties

In De Gijzeling benoemen we collectieve en individuele verbetersuggesties. De collectieve aanbevelingen gaan over gegevensdistributie naar landelijke voorzieningen en over verdere standaardisering van het zakenmagazijn. De individuele verbetersuggesties betreffen contractmanagement, conflictmanagement en het gebruik van compliance gereedschap.

Meer weten? 

U kunt nu via onderstaand formulier de management samenvatting van De Gijzeling opvragen. Houd onze website in de gaten voor de volledige publicatie van deze whitepaper!

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Gooskens, via telefoonnummer 06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.

*Bron: Porter, M. E. (1980). Competitive Strategy. New York, NY: Free Press.

Opvragen management samenvatting De Gijzeling

“Door integrale, domeinoverstijgende oplossingen kunnen gemeenten efficiënter werken”, aldus het Rijk. Gemeenten zijn inmiddels ruim een jaar onderweg om veranderingen binnen het sociaal domein te realiseren. Hoe ver zijn gemeenten met hun integrale aanpak? Regievoeren en de burger centraal stellen komt in veel beleidsplannen voor maar deze opgave vergt een fundamenteel andere manier van kijken naar dienstverlening en bedrijfsvoering. Vooral de burger daarbij betrekken, want deze staat immers centraal. Jos van Dijk, adviseur sociaal domein, ziet dat verschillende gemeenten in de praktijk worstelen met de vraag hoe zij de veranderopgave op moeten pakken.

Regievoeren: hoe doe je dat?

Wat is regievoeren en hoe doe je dat? Dat is niet mensen bij elkaar brengen in een sociaal team en een regiesysteem aanschaffen, in de verwachting dat het vanzelf wel goed komt. Regievoeren betekent strategische en tactische keuzes maken en bepalen welke resultaten je wilt bereiken. Het betekent ook aangepaste werkprocessen om te zorgen dat de beoogde effecten ook gerealiseerd worden. Eén gezin, één plan en regievoering is bijvoorbeeld niet nodig voor alle zorgvragen. Maak een onderscheid tussen eenvoudige en complexe ondersteuningsvragen en richt bedrijfsvoering daarop in. Dat vergt wel een aangepaste organisatorische inrichting en een daarop aangepaste informatiehuishouding.

Gekanteld werken: wat moet je daar voor doen?

Binnen de Wmo is het begrip ‘gekanteld werken’ geïntroduceerd: uitgaan van de mogelijkheden van de klant en zijn netwerk en samen (klant en gemeente) kijken naar wat er nodig is. Deze benadering wordt inmiddels breed binnen het sociaal domein gehanteerd. In de praktijk zien we van de essentie nog weinig terug, de burger wordt nog maar mondjesmaat als volwaardige gesprekspartner gezien. Gemeenten en zorgaanbieders weten immers vaak het beste ‘wat goed is voor de klant’. Mijn ervaring is dat medewerkers onvoldoende worden uitgedaagd door hun managers om de grenzen op te zoeken. De vraag aan de burger of deze zelf vindt dat hij goed is geholpen, wordt nauwelijks gesteld. Creatieve oplossingen kiezen die afwijken van hetgeen gangbaar is, blijkt lastig.  Medewerkers stimuleren om dit te doen blijkt tot nieuwe energie te leiden bij medewerkers en tevreden klanten. Ik stuur daar zelf op en zie dat dit leidt tot nieuwe energie bij medewerkers en tevreden klanten. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het invoeren van mediation.

Informatievoorziening: hoe komt de uitwisseling van informatie tot stand?

De informatie-uitwisseling met zorgaanbieders verloopt via gestandaardiseerde berichten via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGK). Veel aanbieders zijn nog niet aangesloten op het GGK waardoor informatie langs meerdere wegen binnenkomt. Veel gemeenten werken er hard aan om de basis op orde te krijgen, terwijl  hun ambitie reikt om te komen tot een integrale benadering van ondersteuningsvragen. Het is dan ook te vroeg om een goede keuze te maken voor een regiesysteem. Mijn advies: laat de systeemwereld van gemeenten aansluiten bij de leefwereld van de klant en niet andersom. Dit betekent dat eerst de indicatoren bepaald moeten worden voordat een verantwoorde keuze voor een regiesysteem gemaakt kan worden.

Contractmanagement: hoe leveren zorgaanbieders de gewenste resultaten?

Zorgaanbieders worden veelal regionaal gecontracteerd door gemeenten die hun beleid en inkoopvoorwaarden op elkaar hebben afgestemd. Tot 2015 hadden gemeenten te maken met enkele aanbieders, maar door de nieuwe taken is het aantal aanbieders verveelvoudigd. Dit vraagt om het professioneel organiseren van contractmanagement, zo mogelijk in regionaal verband. Professioneel contractmanagement staat nog in de kinderschoenen. Klanten mogen zelf de aanbieder kiezen die het beste past bij hun behoeften, maar ontdekken welke aanbieders er zijn blijkt lastig. Zorg dan ook voor een actueel bestand van zorgaanbieders dat wordt beheerd en digitaal benaderd kan worden. Mijn ervaring is dat dat klanten helpt om de juiste aanbieder te kiezen. Een soort TripAdvisor-app kan tevens helpen om klanten op basis van reviews te laten kiezen welke aanbieder het beste aansluit bij hun ondersteuningsvraag.

Burgerparticipatie: staat de burger eigenlijk wel centraal?

Hoewel gemeenten stellen dat de burger centraal staat, wordt hij nog maar nauwelijks betrokken bij de beleidsvorming en uitvoering. Dat is jammer en een gemiste kans om de burger in zijn kracht te zetten en om de verandering (transformatie) te realiseren.

Eigen bijdrage: hoe informeer ik de burger beter daarover?

Voor ondersteuning op grond van de Wmo is veelal een eigen bijdrage verschuldigd. De hoogte hangt af van het inkomen en het vermogen. Achteraf wordt de eigen bijdrage opgelegd door het Centraal Administratiekantoor (CAK). Dit leidt nogal eens tot onaangename verrassingen en soms tot het laten stopzetten van de zorg, met alle negatieve consequenties van dien. Dat kan en moet beter! Met toestemming van de klant kan tijdens het keukentafelgesprek al inzicht worden gegeven in de te verwachten eigen bijdrage. Binnenkort start ik met een pilot om deze werkwijze in de praktijk te toetsen.

Integraal werken: hoe nu verder?

Het blijkt lastig om daadwerkelijk veranderingen te realiseren. Een integrale benadering van de klantvraag, los van de verschillende wetten, staat nog in de kinderschoenen. Er wordt nog steeds teveel gedacht vanuit regelgeving en van binnen naar buiten in plaats van andersom. Gemeenten moeten loskomen van het huidige systeemdenken en de burger écht centraal stellen. Zonder deze beweging zal de verandering niet slagen!

Telengy gaat een onderzoek instellen om na te gaan in hoeverre de klant op dit moment centraal staat in het sociaal domein. Deze uitkomst betrekken wij in onze opdrachten en in de communicatie met onze (potentiële) opdrachtgevers. Zo leveren wij als Telengy onze bijdrage aan de veranderopdracht waar Nederland voor staat.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseurs Jos van Dijk via telefoonnummer: 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl). U kunt ook contact opnemen met Ruud Groot via telefoonnummer: 06 15 47 92 90 of via e-mail: r.groot@telengy.nl.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat; het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel worden de teamrollen van Belbin toegelicht.

Geniale individuen vormen zelden een geniaal team. Hoe vormen we dan ‘het beste team’? Wanneer is een team succesvol? Hierover is de afgelopen decennia veel onderzoek gedaan. Een van de belangrijkste theorieën is afkomstig van Meredith Belbin (1926)* en is bekend geworden onder de naam ‘de teamrollen van Belbin’. Belbin heeft in de vorige eeuw onderzoek gedaan naar de effectiviteit van teams. De belangrijkste uitkomst is dat een effectief team, gericht op de taak die het moet uitvoeren, in samenstelling een goede balans heeft tussen negen teamrollen.

Uitgangspunten teamrollen

De theorie van Belbin is gebaseerd op een aantal uitgangspunten:

1) De leden van een team dragen op drie manieren bij aan het bereiken van het gezamenlijke resultaat:

• op basis van hun professionele rol (deskundigheid)
• op basis van hun organisatorische rol (positie, taken en verantwoordelijkheden);
• op basis van hun persoonlijkheid of teamrol (de kenmerkende manier waarop iemand zich gedraagt).

2) Elk team heeft behoefte aan een optimaal evenwicht tussen de verschillende teamrollen.

3) Ieder mens heeft van nature twee of drie teamrollen die goed bij hem of haar passen. Elke teamrol staat voor een karakteristiek temperament, een manier van informatie verwerken en een strategie om problemen op te lossen.

Belbin gaat bij zijn teamrollen uit van het belang van ‘complementariteit’. Complementaire bijdragen leiden tot betere resultaten dan concurrerende bijdragen. De sterke punten die elke teamrol heeft, gaan samen met wat Belbin ‘toelaatbare zwakheden’ noemt. Deze zwakheden leiden niet tot een mindere effectiviteit van het team omdat ze – bij een goede mix- worden opgevangen door de sterke punten van anderen. Op internet zijn veel Belbin-tests te vinden om er snel achter te komen welke teamrollen bij jou dominant zijn en welke rollen juist niet bij je passen.

Wat is het nut?

Een team bestaat bijna nooit uit 9 mensen die allemaal een andere rol hebben. Het ideale team bestaat vaak uit vier tot zes mensen. En bij de samenstelling is er waarschijnlijk helemaal geen rekening gehouden met de teamrollen. Sterker nog, vaak wordt een projectteam samengesteld met mensen die beschikbaar zijn op dat moment, kennis hebben van het onderwerp of er op een andere manier betrokken bij zijn en kan je als projectleider niet of nauwelijks kiezen.

Daarbij laat onderzoek van Charles Duhigg (2016)* zien dat, ook al stel je een team zorgvuldig samen aan de hand van de Belbin teamrollen, er nog grote verschillen zijn in de teamresultaten! Er lijken dus meer factoren van belang dan de samenstelling van het team; teams zijn succesvoller als iedereen evenredig aan bod komt, elkaar laat uitspreken en wanneer men rekening houdt met elkaars gevoelens.

Bied de ruimte!

Toch kan inzicht in de teamrollen van Belbin je helpen. De kans is namelijk groot dat wél (bijna) alle teamrollen vertegenwoordigd zijn in jouw projectteam als je ook naar de tweede en derde rol kijkt. Mensen zijn in staat om te schakelen tussen de verschillende rollen, indien ze daartoe de ruimte krijgen en hierin uitgedaagd worden. Zorg er als projectleider voor dat iedereen doet waar hij goed in is. Aanvaard dat je teamleden ‘anders zijn’ en respecteer ieders rol, omdat ze allen iets kunnen bijdragen wat een ander niet kan. Wees je als projectleider bewust van de verschillende fases die het project doorloopt en benut de kracht en de mogelijkheden van de diverse teamrollen die de projectmedewerkers kunnen vervullen in een dergelijke fase. Juist het aanspreken van ieders kwaliteiten (inhoudelijk, procesmatige of intermenselijk) op het juiste moment, maakt dat er binnen een team energie vrijkomt. Dit haalt het beste in iedereen naar boven, hetgeen de samenwerking ten goede komt en daarmee ook het teamresultaat!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten via telefoonnummer: 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl. 

Met vriendelijke toestemming van Belbin: www.belbin.com

* Bron: Duhigg, C. (2016). Slimmer, sneller, beter: het geheim van productiviteit thuis en op het werk. Link: http://www.amboanthos.nl/boek/slimmer-sneller-beter/

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat, het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen.

Het model dat in dit artikel wordt toegelicht is: het overheidsontwikkelmodel.

Elke gemeente kent zo haar problemen en uitdagingen, dat zal niemand verbazen. Maar hoe die te lijf gaan, is een worsteling van menig managementteam. In veel gevallen worden de issues per afdeling of thema op de MT-tafel gelegd. De vraag is dan: stuk voor stuk aanpakken en/of kiezen voor een meer structurele benadering?

Het overheidsontwikkelmodel is een ‘instrument’ dat daarbij kan helpen. Het model is afgeleid van het INK managementmodel. De basis van het model stamt uit 1988, is daarna nog enkele malen op specifieke onderdelen aangepast en is in de afgelopen decennia een praktijkbestendig model gebleken. Het overheidsontwikkelmodel (kwaliteitsmodel overheidsorganisaties) is een gemeente-specifiek model dat wordt beheerd door De Bestuursacademie Nederland, dat op haar website een uitgebreide definitie geeft van het model.

Kenmerken model

Enkele kenmerken verdienen evenwel kort de aandacht:

• Het INK model telt 9 velden, het overheidsontwikkelmodel telt er 10, waarbij ‘informatie’ expliciet als organisatiegebied is opgenomen. Zeker voor gemeenten, die we toch wel zeer informatie-intensieve organisaties kunnen noemen, is dat een pluspunt.
• Het model moet van rechts naar links worden gelezen: “Om …. (doelstellingen in de resultaatgebieden) te bereiken, gaan we  …. (acties en projecten in de organisatie) doen”.
• Het model kent zowel een sterk instrumentele/blauwe insteek (PDCA: Plan-Do-Check-Act cyclus) als een meer menselijke/zachte kant (IMWR: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen, Reflecteren).
• Het model waarborgt een integrale benadering van de organisatievraagstukken i.p.v. een geïsoleerde aanpak. De lijnen tussen de velden illustreren de samenhang en onderlinge afhankelijkheden.
• Door de verander- en verbeterenergie op de juiste velden te richten komt de organisatie als geheel meer in balans.
• Het model blijkt een prima ‘praatplaat’ te zijn aan de managementtafel.

Toepassingen

Het overheidsontwikkelmodel (en de ondersteunende hulpmiddelen) kent meerdere toepassingen. Zo is het een instrument om met het MT (en eventueel een schaduwgroep uit de organisatie) een doorlichting te doen van de gemeente op de genoemde velden. Daar zijn ondersteunende vragenlijsten en stellingen voor beschikbaar. Duidelijk wordt welke de sterke en zwakke plekken in de organisatie zijn. Na de organisatiediagnose is het model toepasbaar bij het opstellen van de organisatie-ontwikkelagenda. Verbetering kan plaatsvinden op één specifiek (achtergebleven) terrein, maar ook is het mogelijk een actieplan uit te zetten op het geheel. Door de opzet van het model met kenmerken per ontwikkelgebied, krijgt het MT als het ware verbeterhandreikingen aangereikt. Via deze wijze kan periodiek (bijvoorbeeld tweejaarlijks) met een doorlichting de voortgang gemonitord worden.

Een geheel andere toepassing is om het model te gebruiken als een soort leidraad voor het opstellen van uw concernplan of de afdelingsplannen. Het is zelfs mogelijk om het uitgewerkte plan vervolgens te ‘plotten’ op het model. Daarmee heeft u een jaarplan in één oogopslag. Het overheidsontwikkelmodel zou je een paraplumodel kunnen noemen, het model behandelt namelijk alle organisatiethema’s. Op elk van de genoemde 10 velden zijn er vervolgens modellen/methodieken beschikbaar voor meer detail en diepgang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het 9 vlaks model van Rick Maes (informatie), ITIL, BISL en LEAN (processen), de veranderaanpak van Annemarie Mars (leiderschap), de SWOT-analyse (beleid en strategie), het inkoopmodel van Kraljic (middelen) en het ServQual model van Zeithaml (waardering door klanten).

Meer weten?

Adviseurs van Telengy hebben veel ervaring met het overheidsontwikkelmodel en hebben in meerdere situaties geadviseerd en begeleid bij de toepassingen. Dit betroffen onder andere het begeleiden van een doorlichting met het MT  en het uitwerken van een ontwikkelagenda of een directieplan. Dit artikel is de eerste in een reeks waarin wij laten zien welke methoden en technieken de Telengy-adviseurs gebruiken in hun dagelijkse werk.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.