Al 4 jaar werk ik voor Rijkswaterstaat als Regel Analist voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), maar ik krijg vaak de vraag: wat doet een Regel Analist eigenlijk?
Kim Yen KIm, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft Van Jurist naar Regel Analist.
Mijn eerste associatie bij het woord adviseur was altijd: reizen door heel het land om klanten op diverse vraagstukken te adviseren. Toen ik 1 maart 2020 begon als adviseur bij Telengy kwam ik er al snel achter dat deze theorie anders was dan de praktijk. Ik hoef niemand uit te leggen dat we in deze tijd veel vanuit huis werken via beeldbellen vanwege de coronacrisis.
Bij mijn eerste opdracht als functioneel beheerder mocht ik gelijk met een nieuwe applicatie bij een opdrachtgever aan de slag: Squit 20/20. Bij deze opdracht heb ik geholpen bij de implementatie van een applicatie voor iedereen die werkzaam is in het Omgevingsdomein. Daarnaast heb ik functioneel beheerders gecoacht bij het inrichten van processen bij het zaakgericht werken. Ook ben ik al snel gevraagd als projectleider om diverse overheidsinstanties te helpen bij het implementeren van de VTH applicatie. Kortom, mijn eerste jaar is voorbijgevlogen! Ik heb niet alleen veel geleerd, maar ook veel leuke en uitdagende opdrachten uitgevoerd. Ik kijk nu al uit naar de volgende opdrachten die op mijn pad komen.
Ondanks het vele thuiswerken heb ik het eerste jaar als adviseur bij Telengy als zeer positief ervaren. Collega’s maken graag tijd om hun kennis en ervaring te delen en helpen elkaar daar waar nodig. Hierdoor heb ik altijd de nabijheid van collega’s gevoeld, ook toen het thuiswerken het nieuwe normaal werd. Daarnaast zorgt Telengy er ook voor dat de kennis van iedere adviseur op peil blijft door thema- en academysessies te organiseren. Ook heb ik het afgelopen jaar mijn PRINCE2-certificaat behaald. Hier ben ik ook zeker trots op en ben ervan overtuigd dat er nog meer certificaten zullen volgen. Samengevat heeft dit alles ervoor gezorgd dat ik in staat ben geweest om in een jaar tijd diverse opdrachten succesvol af te ronden.
Terugkomend op de inleiding: de reistijd is een stuk efficiënter en effectiever geworden. Een van de weinige voordelen van de coronacrisis is dat het digitale werken op afstand een boost heeft gekregen. Het afgelopen jaar heb ik gemerkt dat we er allemaal in slagen om digitaal met elkaar in verbinding te blijven. Toch kijk ik er naar uit dat ik snel opdrachtgevers en collega’s weer fysiek kan ontmoeten.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
Vele gemeenten digitaliseren en leggen een grotere focus op datagedreven werken, maar de vertaling ervan naar de praktijk blijkt nog erg lastig te zijn. Raadsleden en wethouders vertellen dat gemeenteraden er momenteel nog maar weinig aandacht aan besteden (Raad weten met digitalisering, Rathenau Instituut, 2020).
Datagedreven werken is van praktische noodzaak om op alle vlakken binnen het publieke en sociale domein de groeiende hoeveelheid data passend te verwerken. Met deze data kan men doelgericht en adequatere beslissingen nemen, die voor ieder binnen én buiten de organisatie erg relevant kunnen zijn. Denk maar eens aan de effecten die veranderende wetgeving kunnen brengen aan gemeentes en burgers of het uitwisselen van informatie binnen het publieke en sociaal domein.
Een goed voorbeeld is de Omgevingswet die op 1 januari 2022 in werking treedt. Deze wet voegt 26 wetten samen op het gebied van de fysieke leefomgeving over bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur. Om deze reden vraagt de Omgevingswet om een goede inrichting en structurering van data, wat van noodzaak is bij het maken van accurate beleidsvoornemens. Assertief en hands-on naar de voorspelde effecten binnen je organisatie kijken en daarop een preventieve aanpak toe te passen is helemaal van deze tijd. Dit in tegenstelling tot een reactieve aanpak, die nu vooral wordt toegepast door overheden.
Datagedreven werken is iets waar voorheen nog weinig gebruik van gemaakt werd, maar waar onderschat wordt wat voor positieve effecten het kan brengen voor organisaties en de samenleving in zijn geheel. Bijvoorbeeld in de Wmo, waar men verwacht dat met de toenemende vergrijzing ook veel toenemende kosten zullen komen. Door deze vergrijzing per wijk te analyseren kan een gemeente een wijkgericht beleidsplan maken (zoals collectieve voorzieningen en zorg, woningaanpassingen). Werken met data en de juiste implementatie daarvan geeft je organisatie de mogelijkheid beter beleid te maken, betere voorspellingen te maken van (drastische) aanpassingen en geven je een beter overzicht van de huidige stand van zaken. Echter, bij de implementatie van datagedreven werk komt nog iets kijken… De juiste implementatie van data ethiek.
In onze maatschappij verwerken we veel informatie. De steun op data als middel voor een betere samenleving wordt met de dag belangrijker. Dat betekent ook dat het gebruik van beschikbare informatie kritisch moet worden bekeken, zeker als een deel van de informatie bestaat uit persoonsgegevens. Overheidsinstanties worden geacht om hun verantwoordelijkheden serieus te nemen en zo transparant en eerlijk mogelijk te zijn. Data ethiek is een belangrijke drijfveer in de juiste omgang met deze data. Het wordt over het algemeen gezien als een lastig te begrijpen concept, veelal omdat het voor iedereen iets anders kan betekenen en het vele invalshoeken omvat. Toch is het belangrijk dat er goed aandacht aan wordt besteed binnen overheden. Ethiek omvat een stroming binnen de filosofie en houdt zich vooral bezig met de vraag: “hoe moet men zich verantwoord gedragen?”. Data ehiek op zichzelf, is een specifieke sub-sectie binnen de stroming van ethiek:
“Een nieuwe tak binnen de ethiek, die morele problemen bestudeert en evalueert met betrekking tot data (inclusief de generatie, registratie, curatie, verwerking, verspreiding, deling en het gebruik ervan), algoritmen (inclusief kunstmatige intelligentie (AI), kunstmatige middelen, machine learning en robots) en overeenkomstige praktijken (zoals verantwoord programmeren, hacken en professionele coderingen), om moreel goede oplossingen te formuleren en te ondersteunen (door bijvoorbeeld juist gedrag of juiste morele waarden).” (Floridi and Taddeo 2016, 1)
Echter, dit concept specificeert vooral de technologische aspecten van data ethiek. Daarnaast kent het de volgende uitdagingen:
De Europese verordening AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) bevat duidelijke richtlijnen over wat er wel én niet geaccepteerd wordt, maar waarom wordt er dan binnen de overheidsinstanties nog steeds te weinig aandacht besteed aan digitalisering, data ethiek en de implementatie van beiden?
Gemeenten hebben ambities en plannen met datagedreven werken, het verantwoord implementeren is nog regelmatig een uitdaging. Regelmatig komt het daarbij voor dat de bredere impact op de leefwereld van de inwoners te weinig aandacht krijgt, misschien zelfs meer dan gemeenten op het eerst oog denken.
De Utrecht Data School (UDS) heeft onderzoek gedaan naar de implementatie van dataprojecten bij verschillende gemeenten in Nederland en heeft een ethisch impact assessment uitgevoerd met behulp van de Ethische Data Assistent (DEDA). Dit, zodat er steun is voor het stimuleren van data ethiek vanuit de politiek en de actiepunten die opgesteld worden, correct worden opgevolgd (Op weg naar een datagedreven gemeente, 2021). De VNG heeft enkele dataprojecten onderzocht en belangrijke randvoorwaarden opgesteld voor het implementeren van dataprojecten. In mijn opinie zijn doelbinding, verantwoording en integraal werken de voorwaarden die de meeste aandacht nodig hebben, omdat deze mogelijke aanknopingspunten geven waar college en gemeenteraad op kan inspelen.
Onder doelbinding wordt verstaan dat een dataproject een heldere koppeling maakt met een concreet doel. Het is cruciaal om vooraf een juist beeld te hebben waarom en hoe data ingezet gaat worden binnen organisaties (VNG-rapport, 2021). Ook zou het gemeenten ontbreken aan datageletterdheid, dat wil zeggen te weinig kennis van data, data praktijken en hun potentieel.
Onder verantwoording wordt de noodzaak verstaan tot het kunnen uitleggen waarom er voor een specifiek project is gekozen. Juridische, maatschappelijke maar ook ethische verantwoording is erg belangrijk. Ethiek omvat meer dan alleen het anonimiseren van data, het omvat ook de nood voor ethische reflectie op de processen in je project. Hier zouden goede ethische kaders van pas komen, zoals het A&O-rapport aankaart (Arets et al, 2019) en zouden ambtenaren zichzelf daar meer om moeten bekommeren. De meeste raadsleden zijn al tevreden met een belofte dat men voldoet aan de eisen van de AVG en dat de data zoveel mogelijk geanonimiseerd worden (Raad weten met digitalisering, Rathenau Insituut, 2020), maar daarmee ontbreekt er een juiste reflectie op gebied van ethiek. Niet te vergeten dat er momenteel amper handelingskaders, afspraken of specifieke overeenkomsten gemaakt zijn over ethiek binnen de gemeente in zijn algeheel.
Tot slot, is het natuurlijk ook erg handig wanneer verschillende betrokkenen in een dataproject, maar ook binnen de verschillende domeinen van gemeenten, een goede communicatie onderhouden. Dit is integraal werken; waar verschillende domeinen met elkaar in een duidelijke conversatie kunnen gaan over hun project, weten waar hun huidige positie staat en waar ze aan toe zijn in hun toekomstige projectverloop.
Momenteel mist de begrenzing en begeleiding van ethische richtlijnen voor organisaties, wat leidt tot verschillende denkwijzen over wie bij ethische overwegingen de eindverantwoordelijke is. Ook is er nog maar weinig hulp geboden vanuit de politieke voor het werken met data en data ethiek. Bij gemeenten waar deze interesse al wel is, hebben de betrokken wethouders toevallig affiniteit met datagedreven werken.
Een kader met richtlijnen en handelingen zou een eerste stap kunnen zijn om verantwoorde data ethiek te implementeren binnen overheden. In het eindrapport “Datagedreven sturing bij gemeenten” van de VNG blijkt dat het juist aankaarten van het vraagstuk over data ethiek, een uitmuntend effect heeft op de datagedreven werken. Het is een gebied waar voor veel gemeenten nog veel te leren valt en waar zeker meer aandacht aan besteed moet worden. Het Rathenau Instituut heeft een denkraam ontworpen om raadsleden enig houvast te bieden bij de consequenties van digitalisering:
Denkraam |
|
| 1. | Het expliciteren van de authentieke beleidsdoelen. |
| 2. | Het onderscheiden van mogelijke interventiemogelijkheden: de instrumenten waar de gemeente mee kan sturen. |
| 3. | Het inventariseren van de mogelijke digitalisering: voordelen, nadelen, neveneffecten. |
| 4. | Het nagaan wat de sturingsopties zijn om de resultaten te realiseren en daarmee de beleidsdoelen te dienen. |
| 5. | Het maken van een politieke keuze: hoe te sturen op een maatschappelijk wenselijke uitkomst. |
Dit denkraam geeft overigens geen duidelijke begeleiding en beschrijft geen richtlijnen data ethiek. Van beleidsmedewerkers wordt wel verwacht dat zij de morele dimensie van beleidsdossiers herkennen, de morele problemen analyseren, deze in beeld brengen en morele argumenten onderzoeken en afwegen. Ethische reflectie hoort een vast onderdeel te zijn in beleidsontwikkeling (Ethiek in beleid, Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, 2011). 
Intuïtie en gevoelens zijn vaak de grootste drijfveren voor het herkennen van ethische vraagstukken en het is dan dus goed om deze te onderzoeken, omdat ze mogelijk op belangrijke waarden en normen terugvallen. Wanneer ethische begrippen worden toegepast in de praktijk, wordt gesproken van toegepaste ethiek en wanneer beleidsmedewerkers zich bezighouden met ethiek spreken wij dus ook van deze term.
Bij wetgeving komen we regelmatig ethische vraagstukken tegen. Een goed voorbeeld is de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, waar de gemeenten verantwoordelijk zijn voor preventie van schulden. Vanuit toegepaste ethiek kun je de vraag stellen of het eigenlijk wel écht wenselijk is voor een gemeente om zich hier preventief in te mengen? En moet je dat eigenlijk wel wíllen?” Het Ethiek Instituut van de Universiteit van Utrecht heeft een stappenplan ontwikkeld dat is gebaseerd op de gedachte dat ethiek als reflectieproces gezien moet worden en betreft een methode waar stap voor stap een denkproces wordt doorlopen (Ethiek in Beleid, Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, 2011). Het stappenplan kan gebruikt worden om de morele dimensie van het beleidsprobleem beter in beeld te brengen en voor de bevordering van het zoeken naar andere beleidsopties binnen de overheden:
Fase 1: is de explicitering van het beleidsprobleem, om een juist beeld te schetsen over de context en gevoelens rondom het probleem zelf. De volgende vragen zijn hier relevant:
Fase 2 is de analyse van de morele dimensie van het beleidsprobleem. Hier worden de waarden en principes van de betrokken partijen benadrukt. Als er wordt verwacht dat over de oplossing van het beleidsprobleem verscheidene morele opvattingen zullen ontstaan, dan heb je te maken met een ethisch vraagstuk. Hierna, is het van belang dat er een morele vraag gesteld wordt en gezocht wordt naar een antwoord op de vraag wat in deze situatie juist handelen is; rekening houdende met alle betrokkenen in beeld. Na het inventariseren van alle morele waarden, is het belangrijk om conflicterende waarden (wat dus duidt op een ethisch dilemma) bespreekbaar te maken onder alle partijen. Dit maakt dat je sneller de kern van de zaak kunt herkennen. Er kunnen binnen projecten en beleidsproblemen ook meerdere ethische problemen kunnen spelen.
Fase 3 is de weging van de argumenten en waarden, hier wordt het moreel oordeel gevormd en komt men tot een consensus over welke handelingswijze in de betreffende situatie het meest moreel is. Tot slot komt men aan bij de laatste fase.
Fase 4 is de aanpak van het echte beleidsprobleem:
Dit is de fase waar verdere afspraken gemaakt moeten worden over: hoe nu verder. Na het gehele proces, ook wel de ethische reflectie, is het van belang dat deze afspraken worden meegenomen in de voorbereiding van de (politieke) besluitvorming. Instrumenten die dan ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld de DEDA-tool, trainingen en begeleidingstrajecten.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Sabrina de Graaf, via e-mail: s.d.graaf@telengy.nl.
Sinds 1 februari 2021 ben ik werkzaam als Junior Consultant bij Telengy en ik zal mijzelf even aan jullie voorstellen. Ik ben Sabrina de Graaf en op het moment ben ik bezig met mijn master Data Science aan de Universiteit van Tilburg. Ik heb een achtergrond in het internationale bedrijfsleven en heb tussen mijn bachelor in International Business Administration en mijn huidige master een jaartje in Silicon Valley (USA) gewerkt.
Tijdens dat jaar heb ik een grote affiniteit en fascinatie ontwikkeld voor het bedrijfsleven in combinatie met technologie en dan met name op het gebied van data-gedreven werk. “Data is knowledge and knowledge is power” en laat het publieke domein nou over veel data beschikken.
Mijn visie hierin is om binnen de lokale overheden tot een efficiënte manier te komen om data om te zetten in kennis en innovaties. Gezien de huidige maatschappij zich op grote snelheid voortbeweegt, zijn er ook hogere verwachtingen en is er ook meer vraag naar innovatie en ontwikkelingen; ook binnen de overheden. Hier hoop ik samen met Telengy en mijn collega’s op een vernieuwende manier een verschil te gaan maken in de publieke sector.
Van origine ben ik eigenlijk een beetje van alles; half Nederlands en half Tunesisch, maar geboren in de Verenigde Arabische Emiraten. Ik kan durven stellen dat dit een grote rol speelt in de manier waarop ik ruimdenkend en analytisch probeer te kijken naar specifieke vraagstukken. Eigenlijk is niks me te gek, zolang een open communicatie in de grote lijnen de wederzijdse drijfveer is van een samenwerking.
Ontzettend enthousiast ga ik bij Telengy aan de slag. De cohesie binnen het team, de mogelijkheid om mij persoonlijk verder te ontwikkelen binnen het bedrijf en de kans om een duidelijk verschil te maken binnen de huidige maatschappij, zijn belangrijke drijfveren die Telengy de juiste plek voor mij maken.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Sabrina de Graaf, via e-mail: s.d.graaf@telengy.nl.
Op 1 januari 2021 ben ik gestart als adviseur bij Telengy. Ik ben van huis uit een jurist, maar heb hiervoor al ruim 10 jaar in de consultancy-wereld gewerkt en specifiek in het overheidsdomein. Wat ik tijdens mijn opdrachten altijd opmerk en erg grappig vind, is dat men juristen graag in bepaalde hokjes plaatst: een beetje stoffig, rechtlijnig en altijd alles strak doen volgens de regels.
Maar zo ben ik helemaal niet, niet als jurist en niet als mens. Ik vind wat er in de wet staat belangrijk, maar de ervaring leert dat niet alle regels altijd goed uit te voeren zijn in de praktijk. De wet zie ik meer als een leidraad, een kader waarin gewerkt moet worden. Luisteren naar de ervaringen en kennis en expertise van anderen vind ik minstens zo belangrijk. Daarom werk ik ook graag samen met mensen die denken vanuit verschillende disciplines en achtergronden. Ieder met kennis vanuit zijn of haar eigen discipline maar door samen te werken en naar elkaar te luisteren te komen tot de beste resultaten.
Het mooie van deze manier van werken vind ik eigenlijk nooit het resultaat, maar de reis ernaartoe. Door die reis te nemen met je opdrachtgever en je collega’s verander je niet alleen de inzichten van je opdrachtgever maar stiekem ook jezelf: elke keer leer je iets weer nieuws en dat maakt dit vak zo mooi of je nou een rekkelijke jurist bent zoals ik of een business- en informatieanalist of een projectmanager.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Yen Kim, adviseur bij Telengy, via e-mail: info@telengy.nl of 040 290 12 12.
Het is bijna traditie dat we eind van het jaar vooruitkijken naar de ontwikkelingen voor het komende jaar die op gemeenten en andere overheden afkomen. Een zeker niet uitputtend overzicht laat een stevige agenda zien voor 2021.
Op landelijk niveau zijn de ontwikkelingen rond dienstverlening en informatievoorziening gebundeld in het actieprogramma NL DIGIbeter met 5 actielijnen.Concreet vertaald streeft NL DIGIbeter de volgende top 5 na:
Diverse wetten ondersteunen het realiseren van de beoogde doelstellingen NL DIGIbeter. Wetten, die deels al van kracht zijn en deels komende jaren van kracht worden:
De Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) verplicht gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Meer informatie.
De AMvB voorziet in de verplichting om websites en in de toekomst mobiele apps toegankelijk te maken voor mensen met een beperking. Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid is per 1 juli 2018 in werking getreden in Nederland. In het besluit staat dat websites en mobiele apps van overheidsinstanties op de volgende datums aan het besluit moeten voldoen:
De wet verankert taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom de voorzieningen voor de generieke digitale infrastructuur (GDI), verplichtingen voor bestuursorganen en aanspraken van burgers en bedrijven. Er wordt gewerkt in tranches; de eerste tranche regelt onder meer de toegang tot digitale dienstverlening van de overheid middels elektronische identificatie/authenticatie, informatieveiligheid en standaarden (eID en hogere mate van betrouwbaarheid dan het huidige DigiD). Meer informatie.
De kern van de wet is tweeledig. Ten eerste verplicht de wet overheidsorganisaties documenten in elf categorieën actief openbaar te maken. Ten tweede verplicht de Woo gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. De Eerste Kamer heeft de behandeling van het wetsvoorstel voorlopig opgeschort om ruimte te geven voor nader onderzoek naar de impact van de wet voor overheden. Er bestaat brede consensus over het belang van de Open Overheid, maar nog niet over hoe daar invulling aan te geven. Invoering is een meerjarig traject. Meer informatie.
Burgers en bedrijven krijgen met dit voorstel meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Meer informatie.
De verwachting is dat op 1 juli 2021 de wijziging van de Bekendmakingswet in werking treedt. Deze wetswijziging heeft als doelstelling om burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Meer informatie.
Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. Belangrijkste maatregelen:
De Single Digital Gateway (Europese verordening) heeft impact op de huidige dienstverlening van gemeenten. De verordening vereist bijvoorbeeld om een deel van de huidige informatie en diensten in een andere taal aan te bieden. Uitgangspunt is dat als een procedure beschikbaar is voor een burger of ondernemer van een lidstaat, deze ook toegankelijk moet zijn voor gebruikers uit andere lidstaten. Deze informatie moet vervolgens worden aangeleverd aan het Europese portaal. Meer informatie.
Komend jaar staat er veel op de rol voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Een goede planning voor implementatie helpt daarbij. Alle organisaties die bij de invoering van de Omgevingswet betrokken zijn, hebben samen een roadmap opgesteld: Route 2022.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.
redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt
Bij een gemeente in het oosten des lands waren als gevolg van een recente reorganisatie, met direct daaraan gekoppelde afname van de bezetting, flinke achterstanden ontstaan bij de backoffice van het sociaal domein. Die afname van de bezetting hoorde bij de keuze om het berichtenverkeer en de financiële afhandeling van declaraties uit te besteden aan een externe partij. Een beoogde besparing, dus.
Door het vertrek van ervaren medewerkers en door oplopende achterstanden nam de druk op de achterblijvers toe. Er was veel onduidelijkheid binnen de processen, ook in de afstemming tussen consulenten en backoffice-medewerkers. En de systemen en koppelingen lieten te wensen over.
De gemeente vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt om als projectleider te helpen ‘rust in de tent’ te brengen door processen voor backoffice, Wmo en Jeugd te stroomlijnen, half afgemaakte koppelingen te realiseren en de systemen zo in te richten dat deze het proces goed ondersteunen. En dat er goede managementinformatie beschikbaar komt.
Dat klonk als een heel mooie opdracht, want dit kun je niet alleen. Samenwerken, met elkaar de schouders er onder, energie krijgen, stap voor stap de uitdagingen aangaan en verbeteren. Leuk!
Allereerst heeft Philippe door gesprekken, bestuderen van documenten en meekijken, in kaart gebracht waar de knelpunten en verbeterkansen liggen. En die beelden met de teams besproken. En we bespraken met elkaar hoe we dit op kunnen lossen. Die informatie is aan de stuurgroep gepresenteerd, inclusief een verbeterplan. Na hun akkoord zijn we aan de slag gegaan.
Gelukkig was er ruimte om extra handen in te huren. De backoffice heeft eerst flink aangepakt om de achterstanden weg te werken. Er waren veel uitgevallen 301-berichten in het verkeer tussen de frontapplicatie (Mens Centraal van Lost Lemon), in gebruik door de Wmo- en Jeugdconsulenten, en het systeem van de leverancier die de financiële afhandeling verzorgt (Zorg Portaal van ZorgLokaal). De uitval is ontstaan doordat de Producten Diensten-catalogi (PDC) van die systemen onvoldoende met elkaar overeen kwamen en omdat de koppeling tussen de systemen niet goed functioneerde. Nadat de achterstanden waren weggewerkt kwam er binnen de backoffice wat ruimte om de processen aan te pakken.
We hebben met elkaar processen herontworpen en ingericht: behandelproces (de hoofdzaak), aanvraagprocessen, facturatieproces, beëindigingsproces, proces wijziging AGB-code, 315-proces et cetera. Ook het beheerproces van de PDC’s is vastgelegd, zodat die voortaan actueel en synchroon blijven.
Ook hebben we verschillende koppelingen met Mens Centraal vlot getrokken: de koppeling tussen Mens Centraal en ZorgPortaal, de koppeling met de GBA/GBA-V. De koppelingen tussen Mens Centraal enerzijds en JOIN en Smart Documents anderzijds staan voor september in de agenda.
Door de functionaliteit van Mens Centraal beter te benutten kunnen consulenten en backofficemedewerkers hun werk beter doen. Er zijn verschillende checks in de processen ingebouwd, waardoor verantwoording eenvoudiger is (functiescheiding, 4-ogen-principe, checkboxes etc.). En het is mogelijk, door ook het berichtenverkeer voor wonen, rollen en vervoer in te zetten, over enige tijd de Suite voor Sociaal Domein voor Wmo uit te faseren. Dat reduceert de complexiteit.
Er zijn trainingen gegeven om de applicaties beter te kunnen gebruiken. Ook de procesmatige inrichting is telkens voor livegang toegelicht en uitgelegd. Dit, in combinatie met de grote betrokkenheid van Wmo-, Jeugd- en backofficemedewerkers bij het ontwerp en de inrichting, gaf een groot draagvlak voor de implementatie. Daardoor worden de systemen nu goed gebruikt. Er is een duidelijk positievere sfeer merkbaar nu de processen goed lopen en er meer ‘rust in de tent’ is.
Door het systeem op basis van processen in te richten en rekening te houden met de behoefte aan rapportage- en stuurinformatie, is het ook goed mogelijk om managementrapportages te maken. De behoefte aan informatie is geïnventariseerd, beschreven en momenteel worden de rapportages door Lost Lemon gebouwd.
Inmiddels zijn de belangrijkste doelstellingen van het project behaald. En dat in een periode waarin de zorg regionaal opnieuw werd aanbesteed, wat heel veel werk voor backoffice, consulenten en functioneel beheer opleverde. En een periode waarin de continuïteit van financiering in verband met COVID-19 moest worden geborgd en waarin veel vanuit huis werd gewerkt…
De stuurgroep is tevreden over de resultaten. Er is nog een beetje nawerk, waarbij opvalt dat het soms heel erg lang duurt voordat van leveranciers offertes worden ontvangen en voordat de uitvoering van werkzaamheden door hen wordt ingepland. Maar we maken het wel af.
Binnenkort wordt het project opgeleverd. Het was heel erg leuk om dit resultaat met elkaar neer te zetten. Mooi om te zien hoe het nu op de rails is en dat men met vertrouwen en positieve instelling verder kan. Daar word ik blij van!
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.
De meest voorkomende foutmeldingen op het gebied van pdf toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden.
Op 1 juli 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid ingegaan. Deze verplicht overheidsinstellingen al hun digitale kanalen toegankelijk te maken, zodat ook mensen met een beperking hier gebruik van kunnen maken.
Niet alleen de websites en applicaties zelf moeten toegankelijk zijn, maar ook alle content die erop gepubliceerd wordt. Het meeste voorkomende document dat we op onze websites publiceren is een pdf-bestand. Een pdf is een universeel bestandsformaat waarmee de opmaak van een document behouden blijft, zodat het uit elke printer er hetzelfde uitziet. Het is niet gemaakt om online te publiceren en aan te passen. Dit maakt dat pdf’s moeilijk achteraf toegankelijk te maken zijn.
Voordat je begint met het toegankelijk maken van de pdf, is het van belang dat de instellingen in Adobe Pro goed staan. Download de handleiding Digitale Toegankelijkheid Instellingen om Adobe Pro in te stellen!
Ons advies is om alleen documenten van enkele pagina’s achteraf toegankelijk te maken. Voor langere documenten neemt dit erg veel tijd op beslag. In dat geval is het handiger om dit document terug te leggen bij de opsteller en vanuit het bronbestand de toegankelijkheid te waarborgen. Ook is het aan te raden om zoveel mogelijk documenten op te stellen door middel van sjablonen die al toegankelijk zijn. Dit scheelt veel correctiewerk achteraf.
Het uiteindelijke uitgangspunt is dat de documenten alleen gecontroleerd worden. Voldoet het document niet? Dan wordt het niet gepubliceerd. Dit geldt dan ook voor korte documenten. Dit is echter een bewustwordings- en veranderingsproces voor de hele organisatie, en naar deze wenselijke situatie moet toegewerkt worden.
Met de toegankelijkheidscontrole wordt een pdf gecontroleerd op de meeste kenmerken van toegankelijke pdf’s. Je kunt kiezen naar welke toegankelijkheidsproblemen wordt gezocht, en hoe de resultaten worden weergegeven. In hoofdstuk 5 van de handleiding lees je hoe dit toe te passen.
Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn, is bijzonder complex. Wij bieden een tweede handleiding en een bewustwordingstraining aan en laten zien wat de meest voorkomende foutmeldingen zijn op het gebied van toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden. Daarnaast geven wij meer informatie over de foutmeldingen die in deze handleiding voorkomen of het corrigeren van foutmeldingen die niet in deze handleiding worden voorkomen.
Mocht u vragen hebben of interesse hebben in het tweede deel van de handleiding, vul dan onderstaand formulier in. Roel Ottens neemt dan contact met u op.
Veel succes!
Is uw organisatie al klaar voor 2021 waarbij publiekrechtelijke beperkingen centraal toegankelijk zijn bij het Kadaster? Of is de organisatie de komende tijd nog druk bezig met het handmatig anonimiseren van de brondocumenten? Vanaf 1 januari 2021 kunnen inwoners, ondernemers en overige partijen namelijk alle informatie over beperkingen en bijbehorende brondocumenten bij één partij vinden: het Kadaster. Er komt namelijk 1 registratie van publiekrechtelijke beperkingen in de Basisregistratie Kadaster, de BRK-PB. De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) verplicht gemeenten en andere overheden dat deze documenten geanonimiseerd raadpleegbaar zijn bij het Kadaster. Gelukkig laat de technologie het anno 2020 ons toe om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren en gereed te maken voor de BRK-PB.
Het verzamelen en beoordelen van alle documenten die aangeleverd moeten worden bij het Kadaster is een flinke klus. Dit betekent dat landelijk 136.900 actuele beperkingen in het Kadaster moeten worden opgenomen en jaarlijks komen hier nog ruim 7.000 bij. Daarnaast dient de privacygevoelige informatie uit brondocumenten ‘weggelakt’ te worden alvorens deze worden aangeleverd aan het Kadaster. Naast dat het handmatig anonimiseren van brondocumenten tijdrovend is, kost het de gemeente en andere overheden ook veel geld. De potentiële kosten van het moeten ‘weglakken’ van informatie kunnen groot zijn voor gemeenten en andere overheden. Volgens de uitvoeringstoets van VNG Realisatie kost het anonimiseren van brondocumenten voor de gemeenten alleen al €0,5 miljoen. Naar schatting zullen de kosten voor alle gemeenten en overheden rond de €1,3 miljoen uitkomen. Alle reden om het handmatig anonimiseren van brondocumenten te digitaliseren via software.
De overheid stimuleert al jaren het open source beleid en dit werpt zijn vruchten af. Gelukkig is het niet nodig om een duur softwarepakket aan te schaffen waar je als overheid vast zit aan stevige licentiekosten. Via het gratis open source pakket LibreOffice is het mogelijk om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren. Via de software van LibreOffice is het mogelijk om alle privacygevoelige informatie automatisch ‘weg te lakken’. Onze eerste ervaringen om de brondocumenten met LibreOffice te anonimiseren zijn bemoedigend.
Mocht u nog vragen hebben of heeft u behoefte aan ondersteuning en advies met betrekking tot het anonimiseren van de publiekrechtelijke beperkingen, dan kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy. Hij is bereikbaar via tel. nr. 06 21 61 65 86 of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
In maart 2020 begon ik aan mijn eerste opdracht voor Telengy bij de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Ik werd direct betrokken bij het project Zaak-, Omgevings- en Risicogerichte RCB Oplossing (ZORRO). Daarnaast werd ik als ‘ZORRO’ ook direct geconfronteerd met de gevolgen van de coronacrisis. Dus in plaats van ‘te paard’ naar de Veiligheidsregio, moest ik nu alles vanuit mijn bureaustoel thuis doen. Dankzij de beschikbare digitale middelen heb ik dit project vanuit huis naar een goed einde gebracht.
ZORRO is het vervolg op het project Digitaal Werken van de VRHM, waarbij het zaak- en omgevingsgericht werken een belangrijk onderdeel was. Het doel van ZORRO is om de primaire processen bij Risico- en Crisisbeheersing (RCB) op een eenduidige en standaard wijze te ondersteunen. Hierdoor kan de RCB het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten efficiënt en effectief uitvoeren. Voor deze uitvoering heeft de VRHM Squit 20/20 aangeschaft.
Als functioneel beheerder heb ik geholpen bij de implementatie van Squit 20/20 bij VRHM. Hierbij heb ik uniforme sjablonen ontworpen in InProcess en ervoor gezorgd dat informatie vanuit het Omgevingsdossier en het zaakdossier automatisch in de sjablonen opgehaald kon worden. Uit ervaring merk ik dat er veel behoefte is aan het uniformeren van sjablonen om zo meer een eenheid uit te stralen richting de klanten. Daarnaast kunnen de sjablonen zo ingericht worden dat deze op een efficiënte manier voor meerdere producten kunnen worden gebruikt.
Na de inrichting van Squit 20/20 en de testfase was het moment aangebroken om live te gaan. Door de coronacrisis was de live-gang extra spannend, omdat normaal gesproken de begeleiding en coaching tijdens de live-gang fysiek gebeurt. Dankzij het digitale tijdperk waarin we momenteel leven, waren er diverse digitale middelen om de begeleiding en coaching op afstand plaats te laten vinden. Via Teams heb ik de eindgebruikers ondersteunt in het gebruik van Squit 20/20. Niet alleen moesten de eindgebruikers wennen aan het gebruik van Squit 20/20, maar ook aan het nieuwe normaal van werken op afstand en vergaderen op afstand via Teams.
Ik vond het erg leuk om de eindgebruikers op afstand te helpen bij het gebruik van Squit 20/20. Het scherm delen via Teams werd erg positief ervaren en zo kon ik de eindgebruiker ook gerichter helpen bij de vragen die ze hadden. Ondanks het wennen aan de nieuwe applicatie zagen de eindgebruikers de meerwaarde van Zaakgericht werken in Squit 20/20. Het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten wordt nu efficiënt en effectief uitgevoerd bij de VHRM.
Ondanks dat de omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2022, hoeft dit niet te betekenen dat u nu al niet meer efficiënt en effectief aangevraagde producten en diensten kan verwerken. Ik help u graag bij het inrichten van de processen bij het zaakgericht werken.
Mocht u nog vragen hebben of heeft u behoefte aan ondersteuning en advies, dan kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
Veel gemeenten hebben al jaren geleden gekozen voor bepaalde software, bijvoorbeeld voor Belastingen, Financiën of Sociaal Domein. Destijds is daarvoor een vaste looptijd van enkele jaren afgesproken, en daarna is het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd.
Zo kan het voorkomen dat gemeenten al 10-15 jaar gebruik maken van hetzelfde pakket. En alle betrokkenen vinden dat eigenlijk prima: de medewerkers zijn gewend om met de software te werken, het afdelingshoofd is daardoor tevreden en de leverancier kan elk jaar aan het begin een factuur voor het onderhoud sturen. Die factuur krijgt trouwens wel elk jaar een hoger bedrag vanwege het volgen van een prijsindex. En elke extra aangeschafte module of optie zorgt voor een verdere verhoging van de kosten. Vaak ligt het budgethouderschap bij de centrale ICT-organisatie. Deze heeft wel moeite met de toename van de jaarlijkse kosten, maar een vervangingsproject doet een flinke aanslag op de capaciteit én brengt een hoop extra gedoe met zich mee. Terwijl de agenda al zo vol zit.
Bij steeds meer gemeenten signaleert de accountant echter dat deze werkwijze niet strookt met de aanbestedingswet. Bijvoorbeeld omdat het totaalbedrag over de jaren heen hoger is geworden dan de drempel voor Europese aanbesteding. Wanneer een softwarepakket al meer dan 10 jaar gebruikt wordt, is deze drempel vaak al overschreden. Ook kan het zijn dat deze verlenging strijdig is (geworden) met het eigen gemeentelijke inkoopbeleid.
De accountant meldt in zijn verslag dat de gemeente niet rechtmatig handelt en stelt dat het aanbesteden van de software nodig is.
Zoals gezegd zitten de betrokkenen bij de gemeente vaak niet te wachten op een aanbestedingsproject. En ook de leverancier van de software is hier niet blij mee. Die loopt immers de kans dat hij een klant kwijtraakt.
Sommige leveranciers houden klanten nu een “ontsnappingsmogelijkheid” voor. Ze wijzen namelijk op artikel 2.32 van de Aanbestedingswet. Dit artikel voorziet in een “Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging”. Onder bepaalde voorwaarden kan deze uitzondering worden toegepast, onder andere wanneer:
In zo’n geval voert de aanbestedende gemeente achtereenvolgens de stappen uit:
Eén van onze klanten heeft het voorstel van zo’n leverancier voorgelegd aan een onafhankelijke aanbestedingsjurist. Ook na overleg met de jurist van de leverancier is de conclusie dat dit artikel niet van toepassing is.
Toch zien we dat gemeenten regelmatig een beroep doen op dit artikel. Dit voorkomt het tijdrovende aanbesteden en mogelijk een dure omschakeling naar een ander softwarepakket. Het feit dat een omschakeling extra kosten met zich meebrengt, is echter geen gegronde reden om artikel 2.32 toe te passen. Het moet écht gaan om technische redenen en er moet geen alternatief bestaan.
Hoewel het vaak een bittere pil is voor de gebruikers, is een aanbesteding de enige juiste weg om weer een flink aantal jaren vooruit te kunnen. Overigens zorgt dit er wel voor dat gekozen wordt voor een relatief lange maximale looptijd van het nieuwe contract. Zodat je er voorlopig weer even tegenaan kunt.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
Sinds 1 maart 2020 ben ik begonnen als adviseur bij Telengy. Ik weet nog heel goed dat ik als jongen van 8 jaar vanuit Afghanistan voor het eerst naar Nederland kwam. Ik werd gelijk in het diepe gegooid; alles was nieuw voor mij. Juist de opvang en steun die wij hebben gekregen, heeft mij altijd getriggerd om iets terug te doen voor de maatschappij. Vandaar ook mijn keuze voor de master Bestuurskunde: besturen van veiligheid. Door deze master heb ik de overheid van binnen en van buiten leren kennen. Daarnaast zag ik genoeg kansen waar de publieke sector zich in zou kunnen verbeteren.
Na mijn master ben ik dan ook ondernemer geworden. Ik zag een kans om WOB-verzoeken op een efficiëntere manier te anonimiseren. Momenteel gebeurt dit handmatig, maar door middel van een softwareoplossing maakte ik het mogelijk dat WOB-verzoeken automatisch werden geanonimiseerd. De maatschappij is dan ook altijd de rode draad door mijn leven geweest. Ik ben iemand die altijd overal nieuwe mogelijkheden, kansen en veranderingen ziet om situaties te verbeteren. Niet alleen binnen professionele context, maar ook binnen mijn persoonlijke leven. Juist nu de technologische ontwikkelen elkaar snel opvolgen, is het belangrijk dat de overheid hierop inspeelt. Ik vind het belangrijk om de nieuwe kansen en mogelijkheden die de techniek met zich mee brengt, te implementeren binnen de overheid.
Door de jaren heen heb ik internationale ervaring opgedaan in Ierland, Zuid-Afrika en Afghanistan. Ik heb hierdoor veel interculturele kennis opgebouwd, waardoor ik andere mensen snel weet te begrijpen. Dit is een belangrijk aspect bij het tot uitvoer brengen van veranderingen, omdat je hiermee weerstand wegneemt. In een multiculturele samenleving zoals Nederland, is het de kunst om iedereen mee te nemen in deze veranderingen en elkaar hiermee te verbinden.
Telengy is de organisatie die precies in lijn staat met mijn toekomstvisie voor een innovatieve, veranderende en duurzamere overheid. De mogelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling, de persoonlijke aanpak en een hecht team waar je veel van elkaar kan leren zijn belangrijke aspecten waarom ik voor Telengy heb gekozen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
