Auteursarchief: Thor Berns

Uitstel Wmebv: nog meer kansen voor gemeenten en uitvoeringsorganisaties om digitale dienstverlening te optimaliseren

Lees het gehele artikel

 Het in september bekend geworden uitstel van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) tot 1 januari 2026 brengt zowel uitdagingen als kansen met zich mee voor Nederlandse gemeenten en uitvoeringsorganisaties. Dit uitstel biedt extra tijd om de implementatie van de wet niet alleen te voldoen aan de minimale vereisten, maar ook om de digitale interacties met inwoners en ondernemers te heroverwegen en te verbeteren. De uitdaging is om iedereen aan boord te houden! 

Uitbreiding van de scope?

Met het uitstel kunnen gemeenten overwegen om de scope van digitale diensten uit te breiden. Waar de oorspronkelijke focus lag op officiële berichten, zoals bijvoorbeeld vergunningaanvragen en bezwaarschriften, biedt de extra tijd de mogelijkheid om ook minder formele interacties te digitaliseren. Dit kan leiden tot een meer geïntegreerde en gebruikersvriendelijke ervaring voor alle diensten bij gemeenten en uitvoeringsorganisaties. 

Kwaliteitsborging en Innovatie

De extra tijd maakt het mogelijk voor organisaties om dieper in te gaan op de kwaliteitsaspecten van digitale diensten. Door betere betrokkenheid van inhoudelijke teams bij de ontwikkeling van betrouwbare digitale kanalen, kunnen organisaties hogere betrouwbaarheidsniveaus en gebruikerstevredenheid bereiken. Dit is ook een uitgelezen kans om andere oplossingen, zoals geavanceerde e-formulieren en persoonlijke internetpagina’s (PIP) en de Berichtenbox te testen en te integreren. 

Versterken interne en externe Samenwerking

Het uitstel geeft organisaties de kans om intensiever samen te werken met technologiepartners en andere overheidsorganen. Door het delen van kennis en best practices kunnen zij efficiëntere en effectievere oplossingen ontwikkelen. Deze samenwerking kan leiden tot een meer uniforme aanpak in digitale dienstverlening over verschillende organisaties en bestuurslagen heen. 

Scenario’s voor Implementatie 

  1. Doorgaan zoals gepland: organisaties kunnen ervoor kiezen om de oorspronkelijke plannen voort te zetten en te voldoen aan de minimale eisen van de Wmebv op de oorspronkelijk geplande data. Dit scenario is vooral geschikt voor gemeenten die al vergevorderd zijn in hun voorbereidingen. 
  2. Uitbreiden en optimaliseren: Door het uitstel kunnen gemeenten en uitvoeringsorganisaties hun digitale strategie heroverwegen. Dit kan inhouden dat ze verder gaan dan de oorspronkelijke plannen door nieuwe digitale kanalen te ontwikkelen of bestaande processen te verbeteren voor een hogere gebruikerstevredenheid en efficiëntie. 
  3. Innovatie: Met extra tijd kunnen organisaties experimenteren met nieuwe technologieën en benaderingen. Door projecten integraal aan te pakken kan de digitale dienstverlening effectief en efficiënt worden verbeterd. Dit scenario is ideaal voor vooruitstrevende organisaties die technologische leiderschap willen tonen. 

De geest van de wet

Dit uitstel is een uitnodiging aan alle gemeenten en uitvoeringsorganisaties om niet alleen aan de wet te voldoen, maar ook om te streven naar een dienstverlening die klaar is voor de toekomst. Door nu te investeren in digitale dienstverlening, kunnen organisaties een sterke basis leggen die verder reikt dan enkel ‘voldoen aan de wet’ en die daadwerkelijk waarde toevoegt voor inwoners en ondernemers. 

Meer weten? 

Thor Berns is binnen Telengy een van de adviseurs die zich richt op de implementatie van de Wmebv. Hij deelt graag zijn ervaringen van eerdere projecten en gaat met u in gesprek over het best passende scenario voor uw organisatie. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23, t.berns@telengy.nl. 

 

Grip op de netwerkschijven 

Lees het gehele artikel

Ah, die traditionele netwerkschijf. We kennen het allemaal wel. Even snel een document voor onszelf opslaan, voor de zekerheid een eigen administratie aanmaken of verschillende versies van verslagen bewaren. Het is eenvoudig en efficiënt.
Het resultaat? Een wildgroei aan structuren en eigen interpretaties van gemaakte afspraken. Wat begon als een handige tool, verandert al snel in een onoverzichtelijke wirwar van bestanden en mappen.  

Het verschil tussen een netwerkschijf en een documentmanagementsysteem (DMS) 

In de wereld van digitale opslag en documentbeheer zijn twee termen die vaak worden gebruikt: netwerkschijf en documentmanagementsysteem (DMS). Hoewel ze beiden worden gebruikt voor het opslaan van documenten, zijn er belangrijke verschillen tussen deze twee systemen. Laten we deze verschillen eens nader bekijken. 

Het belangrijkste verschil tussen een netwerkschijf en een DMS ligt in hun functionaliteit. Een netwerkschijf is in wezen een opslagapparaat, terwijl een DMS een tool is voor documentbeheer en -verwerking. Een DMS is binnen overheden veelal onderdeel van een zaakomgeving. 

Een netwerkschijf is ideaal voor het eenvoudig opslaan en beschikbaar stellen van bestanden binnen een netwerk. Aan de andere kant biedt een DMS uitgebreide functies voor documentbeheer, zoals versiebeheer, workflow-automatisering, en geavanceerde zoek- en indexeerfuncties. 

Zowel een netwerkschijf als een DMS hebben hun eigen unieke voordelen en kunnen een waardevolle rol spelen in uw documentbeheerstrategie. Het kiezen van de juiste oplossing hangt af van uw specifieke behoeften en doelstellingen. 

Beheren van documenten 

Zoals gezegd kan het gebruik van een netwerkschijf een eenvoudige oplossing bieden. Helaas is in de praktijk weinig grip op de data in de netwerkschijven. Een efficiënt beheer is voor overheden van cruciaal belang om verschillende redenen: 

Verbeterde Dienstverlening

Overheden hebben de verantwoordelijkheid om diensten te leveren aan hun burgers. Door documenten efficiënt te beheren, kunnen overheden de kwaliteit en snelheid van hun dienstverlening verbeteren. 

Naleving van de wet

Overheden moeten voldoen aan talrijke wetten en voorschriften met betrekking tot het beheer van documenten. Dit omvat het bewaren van documenten voor een bepaalde periode, het waarborgen van de privacy en beveiliging van gevoelige informatie. En daarnaast het kunnen ophalen en presenteren van documenten bij juridische procedures.  

Kostenbesparing

Het efficiënt beheren van documenten kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door documenten digitaal te beheren, kunnen overheden de kosten voor het afdrukken, verzenden en opslaan van papieren documenten verminderen. Bovendien kunnen digitale documenten gemakkelijker worden gezocht en opgehaald, wat de efficiëntie verhoogt en de tijd die medewerkers besteden aan het zoeken naar documenten vermindert. 

Transparantie en verantwoording

Transparantie en verantwoording zijn fundamentele principes van goed bestuur. Door documenten efficiënt te beheren, kunnen overheden de toegang tot informatie verbeteren, de besluitvorming transparanter maken en de verantwoording aan hun burgers verhogen. 

Hoe kun je de situatie verbeteren? 

Opschonen van de netwerkschijf 

Het opschonen van de netwerkschijf is een belangrijk onderdeel van het beheer van digitale documenten. Dit proces omvat het verwijderen, het organiseren in logische mappen, en het zorgen voor een duidelijke en consistente naamgeving van bestanden en mappen.
Er zijn verschillende softwaretools beschikbaar die kunnen helpen bij het analyseren van de inhoud van de netwerkschijf. Deze tools kunnen de inhoud van documenten scannen, visuele rapportages genereren en bijdragen aan het creëren van bewustzijn over de informatie die is opgeslagen op de schijven.
Een opschoonkader helpt bij het organiseren van het opschoningsproces. Dit kader bepaalt in hoofdlijnen de criteria die je toepast bij het opschonen. Voorbeelden om op te nemen in het opschoonkader zijn: 

  • Kopieën van documenten
  • Documenten die al in een DMS opgeslagen zijn 
  • Een leeftijdscategorie, zoals 5 jaar niet geopend en niet gewijzigd 
  • Afspraken over persoonlijke documenten van medewerkers, bijvoorbeeld het aanvullend belonen, kilometervergoedingen of foto’s van teamuitjes 
  • Afspraken over privédocumenten die niet relevant zijn voor iemands werkzaamheden, denk hierbij aan vakantiefoto’s of privé administratie.  

Borging na opschonen 

Na het opschonen is het van belang om te voorkomen dat over een aantal jaar weer een vergelijkbare situatie ontstaat. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken en te zoeken naar passende en alternatieve manieren van opslag. 

Werkdocumenten, zoals vergadernotulen, personeelsplanningen en vergaderverslagen, kunnen worden opgeslagen op een netwerkschijf of in Microsoft Teams. Microsoft Teams biedt de mogelijkheid om documenten op te slaan in specifieke kanalen, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle leden van het team. Bovendien kunnen documenten in Teams in realtime worden bewerkt, wat de samenwerking en efficiëntie bevordert. Daarnaast voorkomt het meerdere versies van hetzelfde document. 

SharePoint kan worden gebruikt voor het opslaan en delen van grotere bestanden, zoals foto’s. Het biedt de mogelijkheid om een persoonlijke omgeving te creëren, waarin gebruikers hun eigen persoonlijke documenten kunnen opslaan en beheren. 

Documentatie die behoort tot de dienstverlening, zoals beleidsdocumenten, contracten en officiële correspondentie, kan worden opgeslagen in een documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem. Hier is een goed werkende inrichting voor nodig. Op die manier zijn documenten uniform en makkelijk vindbaar voor de organisatie. 

Aan de slag! 

Start vandaag nog met een inventarisatie van de netwerkschijf. Heb je enig idee hoeveel data er opgeslagen is? Zijn dit duizenden documenten of wel honderdduizenden? Hoeveel terabyte aan data staat er eigenlijk bij u? Start met het maken van een inventarisatie en een opschoonkader. Naar aanleiding hiervan kun je een doordacht plan van aanpak opstellen om de controle over de netwerkschijven terug te winnen. 

Meer weten? 

Meer weten of hulp nodig bij het opstarten van een opschoon project? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23, t.berns@telengy.nl. 

 

 

Expeditie algoritmes

Lees het gehele artikel

Op 9 oktober vond in Amersfoort de “Expeditie Algoritmes” plaats, een evenement georganiseerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De middag begon met een gemeenschappelijke lunch en werd geopend door wethouder Johnas van Lammeren van de gemeente Amersfoort en Staatssecretaris Alexandra van Huffelen. Hun boodschap was helder en gericht op actie: “ga er mee aan de slag, maar denk goed na over waarom en welke algoritmes je inzet.”

In de loop van de middag werden diverse lezingen gegeven. Het programma van de dag was gelukkig niet bepaald door een algoritme. Het programma liep uiteen van praktische voorbeelden tot aan AI tot aan ethische verantwoording en transparantie.

Oproep van de staatssecretaris

De overheid wil transparant zijn over het gebruik van algoritmes. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat algoritmes voldoen aan publieke waarden en wettelijke normen en dat er uitleg is over hoe ze werken. Het centrale algoritmeregister levert een belangrijke bijdrage aan het transparant en uitlegbaar maken van de toepassing en uitkomst van algoritmes. De boodschap van staatssecretaris Van Huffelen was duidelijk: “er is nog veel werk te doen! Het is belangrijk dat iedereen meedoet. Juist dan krijg je het overzicht en heb je transparantie.”

Momenteel is de registratie van algoritmes op vrijwillige basis, maar in de toekomst kan dit wettelijk verplicht worden. In 2022 werd aangekondigd dat er wetgeving wordt ontwikkeld voor het gebruik van algoritmes. Deze wetgeving zal in samenhang worden bekeken met de ontwikkelingen rondom de AI-verordening. De Europese concept AI-verordening streeft ernaar om documentatie verplicht te stellen voor hoog-risico AI-algoritmes, die uiteindelijk in het algoritmeregister worden opgenomen. Het algoritmeregister is niet beperkt tot alleen hoog-risico algoritmes, maar staat open voor alle soorten algoritmes.

Telengy adviseurs Wouter Le Febre en Roel Ottens hebben een artikel geschreven over hoe uw organisatie zich kan voorbereiden op het algoritmeregister: Het algoritmeregister wordt opgezet in 2023, maar wat kunnen we nu al doen?

IAMA in je Pyjama
In het verleden hebben algoritmes helaas geleid tot discriminatie, zoals aangetoond in de toeslagenaffaire. Dit onderstreept het cruciale belang van een ethische beoordeling van algoritmes. Een bruikbare methodologie hiervoor is de Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmes (IAMA).

Tijdens de Expeditie Algoritmes vond de sessie “IAMA in je pyjama” plaats, waar de IAMA-methode werd toegelicht. IAMA is een instrument voor discussie en besluitvorming binnen de overheid. Het bevordert een interdisciplinaire dialoog tussen degenen die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling en/of implementatie van systemen. De opdrachtgever is primair verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van IAMA.

IAMA omvat tal van vragen waarover discussie moet plaatsvinden en waarop antwoorden moeten worden geformuleerd in alle gevallen waarin een overheidsorgaan overweegt een algoritme in te zetten. Zelfs wanneer een algoritme al in gebruik is, kan IAMA dienen als een instrument voor reflectie.

De kernboodschap

  • Vul het algoritmeregister.
  • Schending van rechten kan worden voorkomen door het uitvoeren van een IAMA.
  • We moeten voorzichtig zijn met blind vertrouwen in algoritmes en kunstmatige intelligentie.
  • Menselijke controle blijft van vitaal belang.

Voor meer informatie over de presentaties tijdens de “Expeditie Algoritmes” verwijzen we u naar de volgende link: Algoritmes Expeditie (pleio.nl)

U kunt ook de ontwikkelingen op het gebied van algoritmes volgen via de volgende website: Algoritmes (pleio.nl)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact met opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23,   t.berns@telengy.nl of Marleen van Dongen, 06 39 67 84 61 of m.v.dongen@telengy.nl.

Even voorstellen…Thor Berns

Lees het gehele artikel

Mijn naam is Thor Berns en ik ben verheugd dat ik sinds 1 september ben gestart bij Telengy. Mijn carrière ben ik begonnen bij Accenture, waar ik waardevolle ervaring heb opgedaan in de energiesector en de beheer- en onderhoudssector. Deze uitdagende opdrachten hebben me geholpen snel te groeien als beginnende consultant en hebben mijn kennis en vaardigheden in verschillende aspecten van programma’s, projecten, services en management uitgebreid.

In de loop van een masterclass consultancy heb ik mijn kennis op het gebied van verschillende projectmanagementmethoden aanzienlijk verdiept. Het is noemenswaardig dat ik niet alleen gecertificeerd ben in Lean, Prince2, Agile en Scrum, maar ook waardevolle werkervaring heb opgedaan in deze vakgebieden. Dit heeft me in staat gesteld om niet alleen de theorie te begrijpen, maar ook om deze concepten met succes toe te passen in praktijksituaties.

Wat anderen over mij zeggen, is dat ik een gedreven en eerlijke probleemoplosser ben. Ik haal voldoening uit analytische uitdagingen en de interactie met mensen. Het is voor mij van essentieel belang om betrokken te zijn bij het succes van mijn collega’s en onze klanten.

De reden dat ik voor Telengy heb gekozen, is omdat ontwikkeling en persoonlijk contact hier hoog in het vaandel staan. Ik geloof sterk in voortdurende groei en het delen van kennis om te blijven verbeteren als professional en als mens. Telengy’s toewijding aan deze waarden spreekt mij enorm aan en ik ben dan ook enthousiast om bij te dragen aan de visie van dit bedrijf.

Verplichte invoering e-mailarchivering vanaf 1-1-2024?

Lees het gehele artikel

In de snel ontwikkelende digitale wereld waarin we leven, is het archiveren van e-mailberichten voor overheidsinstanties een uitdaging geworden. Gelukkig is er goed nieuws voor gemeenten en intergemeentelijke organen in Nederland. De algemene rijksarchivaris heeft de “Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024” vastgesteld. Dit biedt een effectieve oplossing voor de problemen waarmee deze instanties te maken hebben bij het beheren van e-mailverkeer.

Voor gemeenten en intergemeentelijke organen die zich hebben aangesloten bij de selectielijst, wordt het implementeren van de selectielijst e-mailbewaring verplicht vanaf 1 januari 2024. Dit biedt een duidelijke deadline en stimuleert organisaties om tijdig in actie te komen.

Termijn van bewaring

Een van de meest opvallende kenmerken van deze selectielijst is dat deze gebaseerd is op de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit betekent dat e-mailberichten van sleutelfiguren binnen de organisatie permanent bewaard zullen worden. Voor deze groep wordt dus geen houdbaarheidsdatum ingesteld voor hun e-mails. Sleutelfiguren zijn bijvoorbeeld:

  • Leden van het college van B&W
  • Ambtelijke topfuncties
  • Compliancy officers
  • De (jeugd)ombudsman
  • Voorzitters
  • Leden en/of directeuren van de rekenkamer en de raadsgriffier.

Voor overige functionarissen geldt dat hun e-mailberichten na 7 jaar vernietigd worden. Dit biedt een duidelijke richtlijn voor het beheren van e-mails van medewerkers die niet tot de sleutelfiguren behoren. Daarnaast biedt de selectielijst ook termijnen voor e-mailberichten die zich bevinden in gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen. Dit zorgt voor een gestructureerd en georganiseerd archiveringsproces, waarbij e-mailberichten op een consistente manier worden behandeld.

Niet helemaal nieuw

Het is belangrijk op te merken dat de selectielijst e-mailbewaring 2024 een aanvulling is op de selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Deze laatste blijft van kracht voor e-mailberichten die ook in een documentmanagementsysteem (DMS) worden bewaard, zelfs als het om een ander exemplaar van hetzelfde bericht gaat.

Kom in actie

Met de selectielijst e-mailbewaring 2024 voor gemeenten en intergemeentelijke organen op komst, is het nu essentieel dat gemeenten stappen ondernemen om zich voor te bereiden. Hier zijn de stappen die gevolgd kunnen worden:

1. Onderzoek de veranderingen

Begrijp de impact van de nieuwe selectielijst op uw gemeente; wie vallen onder de sleutelfiguren en welke e-mails moeten permanent bewaard worden?

2. Analyseer uw huidige archivering

Evalueer uw huidige archiveringspraktijken, identificeer de verschillen tussen de huidige manier van archivering en de gewenste manier van archivering met de selectielijst.

3. Ontwikkel een strategie

Creëer een strategie om uw archiveringsprocessen te verbeteren en aan de eisen van de selectielijst te voldoen.

4. Implementeer de veranderingen

Voer de strategie uit, zorg voor training en bewustwording en wijs verantwoordelijkheden toe.

Tot slot

Al met al biedt de Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen in Nederland een gestructureerde en effectieve aanpak voor e-mailarchivering. Het helpt organisaties om hun digitale archieven te beheren en te voldoen aan de wettelijke vereisten, wat essentieel is in de moderne tijd van informatiemanagement. Het is een stap in de juiste richting om de archiveringsprocessen te stroomlijnen en te zorgen voor transparantie en verantwoordingsplicht in de publieke sector.

Meer informatie is beschikbaar  op de website van de VNG:

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact met opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23,   t.berns@telengy.nl.