De werkorganisatie CGM is ontstaan op 1 januari 2014 uit een ambtelijke fusie en werkt voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert. Binnen het sociaal domein wordt gewerkt met de Suite4Sociaal Domein van Centric. Ondanks dat CGM gemeentebreed al vanaf de start werkt met het zaaksysteem van Decos, waren binnen het sociaal domein de papieren dossiers nog steeds leidend.  

Van papier naar digitaal

Het management wilde hier graag vanaf om efficiënter te kunnen werken en heeft in eerste instantie een Quick Scan uit laten voeren door Telengy. Hierin zijn twee mogelijkheden aangegeven om met digitale dossiers te kunnen werken. Uiteraard was een voor de hand liggende oplossing om een koppeling te realiseren tussen de Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem van Decos. Een alternatief was echter om alle documenten digitaal op te slaan per werkproces in de Suite4Sociaal Domein. Dit voorkomt dat een koppeling gelegd moet worden, wat vaak moeizaam gaat. Bovendien lopen de kosten vaak flink op. Het alternatief was snel en goedkoop te realiseren. Een snelle implementatie was extra belangrijk omdat de huurperiode van de ruimte, waarin alle papieren dossiers opgeslagen waren, zou eindigen.  

Een gesprek met Centric maakte duidelijk dat er zeker voldoende aanknopingspunten waren voor het alternatief. Het management heeft gekozen om dit als eerste fase uit te voeren. Een koppeling met het zaaksysteem van Decos kan dan later alsnog ingevoerd worden. Het belangrijkste doel is dat medewerkers leren om volledig digitaal te werken. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat dit alternatief mogelijk niet voor alle gemeenten een optie is. Indien een gemeente namelijk als beleid heeft om via een centraal KCC alle klanten te kunnen bedienen door gebruik te maken van een centraal zaaksysteem en onderliggend DMS, dan is dit alternatief niet goed mogelijk. In veel gemeenten wordt dat beleid echter losgelaten, mede als gevolg van de AVG. 

Werkt het alternatief?

Begin 2019 is gestart met een projectteam, bestaande uit verschillende disciplines. Naast functioneel  beheer bestaat het team uit een kwaliteitsmedewerker sociaal domein, een DIV-medewerker van het sociaal domein, de DIV-coördinator van CGM en natuurlijk de projectleider van Telengy. Vervolgens is afgetrapt met een toets of het alternatief inderdaad werkbaar zou zijn. Sommige teamleden hadden daar op voorhand twijfels over.   

Al snel bleek het idee goed realiseerbaar. De kern van de aanpak is dat elke fase is uitgebreid met twee optionele taken: het toevoegen van een extern document en het raadplegen van de documenten die bij het werkproces horen. Belangrijk is dat alle inkomende documenten aan het werkproces worden toegevoegd, of dat nu papieren of digitale documenten zijn (bijvoorbeeld e-mail). Een belangrijk punt is dat digitale documenten veilig per mail kunnen worden ontvangen en verstuurd. CGM gebruikt daarvoor Cryptshare. Sinds de release in juni is de gebruiksvriendelijkheid daarvan sterk toegenomen. 

Wmo naar ‘digitaal’

Nadat het “digitale dossier” aan alle kanten onderzocht is, zijn gesprekken gevoerd moet vertegenwoordigers van gebruikers. Gestart is met de Wmo-processen. Dit ging zo goed dat eind mei van dit jaar besloten is om alle Wmo-processen ineens om te zetten naar ‘digitaal’. Op 1 juli zijn daar de processen voor aanvraag levensonderhoud en bestandsbeheer aan toegevoegd. Daardoor wordt op dat moment al voor een groot deel digitaal gewerkt. Er is dus niet gekozen voor een ‘Big Bang’.  

Om medewerkers te laten wennen is een ‘groen formulier’ geïntroduceerd. Wanneer een nieuw werkproces wordt gestart dat volledig digitaal zal verlopen, wordt als énige papieren document een groen formulier aangemaakt. Dit gaat van bureau naar bureau als teken dat er een digitaal dossier is. Zo wordt verwarring voorkomen met de werkprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn. Ook zorgt het ervoor dat medewerkers eraan wennen dat nieuwe werkprocessen zichtbaar worden in de  werkvoorraad. De ontvangst van een groen formulier is een teken dat er een nieuw werkproces in de werkvoorraad in de Suite4Sociaal Domein is toegevoegd. De inhoud van het dossier is echter alleen digitaal beschikbaar. 

Geen handtekening

Een andere maatregel die is genomen is dat uitgaande documenten niet meer getekend worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat daar voor beschikkingen en andere uitgaande brieven geen juridische basis voor bestaat. Ook blijft het datumstempel achterwege. De datum wordt vlak voor de verzending ingevuld. Bij verzending via Cryptshare is een leesbevestiging ook mogelijk. 

De verwachting is dat alle bestaande soorten werkprocessen (meer dan 100) in 2019 digitaal gemaakt kunnen worden. Daarnaast zullen ook werkprocessen ontwikkeld worden voor andere werkzaamheden. Binnen een jaar kan de doelstelling gerealiseerd worden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

In 2018 hebben Telengy-adviseurs Jacob Ubbels en Willem Isendoorn een rol gespeeld bij de inrichting van de gemeente Altena; een herindeling van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Jacob was aangesteld als adviseur van de werkgroep Informatiemanagement. Willem was projectleider burgerzakenapplicatie en datadistributie en projectleider website.  

Inrichting BRP 

Bij een herindeling is de Basisregistratie Personen (BRP) een van de belangrijkste administraties. Het gaat immers om de persoonsgegevens van de inwoners, dus de conversie móet goed gaan en op tijd gereed zijn. Willem vertelt: “Gelukkig hebben de leveranciers hier in de afgelopen 25 jaar zoveel ervaring mee opgedaan dat dit zelden fout gaat. Natuurlijk moet ook de inrichting op tijd af zijn en denk ook aan alle sjablonen die een andere huisstijl moeten krijgen. Verder zullen de gebruikers voor wie het softwarepakket nieuw is opgeleid moeten worden.” 

Waar kan het traject dan toch vertraging opleveren? Dat zit met name in de relatie met andere partijen die een dienst leveren. Denk aan zaken als Logius (DigiD en toekenning OIN), KPN (voor certificaten en eHerkenning), Ingenico (betalen via pinapparaten), de leveranciers van pinapparaten en andere balie-apparatuur, de KvK voor toekenning van een nieuw vestigingsnummer, ID&D voor de RAAS-apparatuur, het RDW voor het aanvraagstation voor rijbewijzen en de Belastingdienst voor de toekenning van een fiscaal nummer.  

Ontdekken wie kennis heeft 

De kennis van wat er precies gedaan moet worden om het traject succesvol te laten verlopen, is vaak erg versnipperd. De leverancier van de software weet maar deels wat nodig is, de leveranciers van de genoemde diensten kennen ook alleen hun eigen stukje van de puzzel en bij de betrokken gemeenten weet vaak ook niemand meer hoe dit destijds – vaak jaren geleden – geregeld is. Het is dus zaak om tijdig na te gaan wie nog kennis bezit bij de gemeente, hoe de aanvraagprocessen precies lopen (en in welke volgorde) en welke informatie daar precies voor nodig is. 

De herindeling Altena is desondanks succesvol verlopen. Jacob vertelt: “Dit kwam dankzij veel inspanning van diverse medewerkers, leidinggevenden en leveranciers.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06  50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Op 1 januari 2019 zal een flink aantal gemeenten gaan herindelen. Een belangrijk onderdeel van zo’n herindelingsproces betreft de harmonisatie van het applicatielandschap. Het is namelijk onwenselijk dat een nieuwe gemeente met meerdere softwarepakketten voor hetzelfde vakgebied blijft werken. Bij bijvoorbeeld Burgerzaken is dat zelfs onmogelijk.

Telengy-medewerkers spelen bij diverse herindelingen een rol als adviseur of projectleider. Zo ook bij de drie gemeenten waarover deze casus gaat. Deze drie gemeenten gaan op in één nieuwe gemeente. Daarbij hebben twee gemeenten een website van leverancier X en de andere gemeente een van leverancier Y. Volgens de opgestelde spelregels betekende dit het selecteren van een nieuwe oplossing via een aanbesteding. Daarom is een projectgroep ingesteld met deelnemers van de gemeenten op het gebied van communicatie en informatiemanagement, ondersteund door een regionaal inkoopbureau.

Marktconsultatie

Na een voorlopige bepaling van de scope is een marktconsultatie georganiseerd met vier leveranciers, zodat een aantal vraagstukken bentwoord kon worden voor de start van de aanbesteding. Zo is bepaald dat de website geen digitaal loket hoeft te bevatten. Met andere woorden: geen aanvraagprocessen met e-formulieren, identificatie via DigiD en eHerkenning, en afrekening via Ingenico. Dit maakte al onderdeel uit van het gekozen zaaksysteem, dat tevens een KlantContactSysteem (KCS) bevat. Een Social Intranet was ook niet nodig, want het systeem dat voor het herindelingsproces is opgetuigd bevalt goed en mag doorgaan. Wel moet de website een Producten en Dienstencatalogus (PDC) bevatten en uiteraard de mogelijkheid om dynamisch toptaken te presenteren.

De aanbesteding

Uit de prijsindicaties bleek dat een Europese aanbesteding niet nodig was. Er is daarom besloten tot een meervoudige onderhandse aanbesteding met dezelfde vier leveranciers. Gekozen is voor selectie op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding, waarbij gebruik wordt gemaakt van de gunningssystematiek ‘gunning op waarde’. Dat betekent dat de totale inschrijfsom verlaagd wordt met een fictieve aftrek, die ‘verdiend’ kan worden door meer toegevoegde waarde te leveren. De projectgroep heeft een mix bepaald van functionaliteit, implementatieplan en de Service Level Agreement (SLA). Daaraan toegevoegd is het verplichte onderdeel Duurzaamheid en Social Return on Investment. Voor de functionaliteit waren 39 wensen opgesteld. Dat lijkt wellicht veel, maar is al veel minder dan de honderden eisen die we een aantal jaren geleden nog wel eens meemaakten.

GIBIT

Daarnaast is dankbaar gebruik gemaakt van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) zoals opgesteld door de VNG. Ook handig is dat de VNG een generator beschikbaar stelt om overeenkomsten te maken op basis van een groot aantal keuzes. Dat nog niet alle leveranciers zich hierin kunnen vinden, blijkt uit het feit dat een groot deel van de 39 vragen in de Nota van Inlichtingen (NvI) hierover gingen. Een mooie service van de VNG is dat ze standaardantwoorden leveren op vaak gestelde vragen over de GIBIT. Slechts enkele vragen gingen over de eisen en wensen, waaruit bleek dat deze wel duidelijk waren: een voordeel van de gehouden marktconsultatie.

Lessons learned

De beoordeling van de inschrijvingen heeft een duidelijke winnaar opgeleverd. Dat was niet de partij met de hoogste fictieve aftrek, zoals vooraf verwacht was. Dat leverde de vraag op of ‘gunning op waarde’ voor deze aanbesteding de meest optimale variant is geweest. Een belangrijke les voor toekomstige aanbestedingen.

Andere geleerde lessen:

• Een marktconsultatie vooraf heeft veel toegevoegde waarde.
• De GIBIT vangt veel van de contractvoorwaarden af.
• Bij ‘gunning op waarde’ is er geen vaste verhouding tussen prijs en kwaliteit.

De spanning is er in ieder geval af! Het implementatietraject met de winnende leverancier is met groot enthousiasme gestart.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Montferland is een gemeente met ongeveer 35.000 inwoners op de rand van de Achterhoek, ontstaan in 2005 uit een herindeling van de gemeenten Didam en Bergh. In eerste instantie is gestart met het werken met een documentmanagementsysteem (DMS), in tweede instantie met een zaaksysteem. Deze systemen zijn van twee verschillende leveranciers. In de praktijk liep men er steeds vaker tegenaan dat het aan elkaar knopen van de systemen en het leggen van koppelingen met front- en backofficeapplicaties en landelijke voorzieningen erg moeizaam ging. Dat er gestart is in een tijd dat er nog weinig standaards beschikbaar waren, hielp niet. Maar ook nu die standaards er wél zijn is het nog steeds geen gemakkelijke opgave. Met veel doorzettingsvermogen is Montferland er in geslaagd om, een behoorlijk doorontwikkeld informatielandschap neer te zetten, zeker voor een gemeente met deze omvang. De mate van digitaal werken, zowel intern als extern, is relatief hoog.

Hoe gaan we verder?

Dan komt na 12 jaar de onvermijdelijke vraag: hoe gaan we verder? De leveranciers van het zaaksysteem en DMS die, ten tijde van de start in Montferland, nog een innige samenwerking kenden, hebben in de tussentijd ieder hun productaanbod aangepast en de samenwerking van destijds is op een laag pitje komen te staan. Tijd voor een herbezinning dus, waarbij het sterke idee bestond dat het “gras aan de overkant” groener was. In een gesprek met Marco Robins, informatiemanager, Hillie Schut, hoofd afdeling Informatie en Willem Isendoorn van Telengy is het idee besproken om een marktconsultatie te houden. Dit wordt tegenwoordig steeds vaker gebruikt in de aanloop naar een aanbesteding maar kan in een situatie als deze ook goed toegepast worden.

Demo in marktconsultatie

De marktconsultatie had de volgende doelen:

• Bepaling van de scope voor een eventuele aanbesteding van midofficecomponenten (waaronder een zaaksysteem en DMS) ter vervanging van de huidige systemen.
• Een indicatie krijgen van de incidentele en structurele kosten voor een ander systeem. Een vergelijking met de beschikbare budgetten moest duidelijk maken of een eventuele aanbesteding financieel haalbaar is.

De kennis die in deze marktconsultatie is opgedaan zou ook gebruikt kunnen worden voor het opstellen van een programma van eisen en wensen voor een aanbesteding, mocht het zover komen. Er is gekozen om 5 leveranciers uit te nodigen, waaronder de twee bestaande. Daarnaast is een goede mix gemaakt uit het speelveld van de andere leveranciers. Per leverancier is 2 uur uitgetrokken voor een presentatie én demonstratie. Het voordeel van een demonstratie is dat de ‘mooie verhalen’ ook tot leven komen. Voor de gemeentelijke deelnemers leverden deze sessies een goed beeld op van het huidige aanbod in de markt.

Voorkeur integraal systeem

Duidelijk werd dat doorgaan met de huidige combinatie van zaaksysteem en DMS een doodlopende weg is. Een belangrijke conclusie was ook dat één systeem, waarin DMS en zaaksysteem geïntegreerd opgenomen zijn, de voorkeur heeft boven twee losse systemen van twee verschillende leveranciers. Voordelen van zo’n geïntegreerd systeem zijn:

• Alle informatie m.b.t. zaken en documenten is opgenomen in één consistent systeem.
• Het gebruikersgemak neemt toe (slechts één systeem in plaats van twee).
• Er is geen externe koppeling tussen zaaksysteem en DMS nodig (dat is duur, moeizaam om te realiseren en is vaak instabiel).
• Er is geen functionele beperking t.a.v. de interne gegevensoverdracht (de zaak-documentservices zijn ‘geknepen’);
• De performance is meestal beter.

“Doorpakken met het zaaksysteem”

Hoe is het verder gegaan? Er is voor gekozen om eerst met één van de twee huidige leveranciers verder in gesprek te gaan om te bepalen of hun huidige aanbod een goede toekomst biedt voor Montferland. Dit traject loopt nog dus de uitkomst is nog ongewis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Gemeenten zijn de afgelopen jaren volop bezig geweest om hun sociaal domein zodanig in te richten dat ze de 3 decentralisaties zo goed als mogelijk op de rit krijgen. Her en der zijn Sociale teams, Gebiedsteams, Wijkteams, Jeugdteams en andere varianten uit de grond gestampt, samengesteld uit eigen (regelmatig nieuw aangetrokken) medewerkers of bemenst vanuit de verschillende ketenpartners, waarmee overeenkomsten gesloten zijn. Ook voor veel ketenpartners heeft deze operatie grote gevolgen gehad waarbij sommigen zelfs omgevallen zijn.

Onzekerheid zorgt voor stress

Processen zijn ingericht, zonder dat duidelijk was hoe zij precies zouden moeten gaan lopen. Er bestond simpelweg nog veel onzekerheid over de gevolgen van de nieuwe taken. Veel gemeenten zijn nu bezig met een evaluatie en bijstelling van de organisatie en processen. Ook de administratieve gevolgen waren vooraf moeilijk in te schatten. Wel was bekend dat er veel extra werk op gemeenten af zou komen. En dat hebben we geweten. De PGB-problematiek en de opdrachten en declaraties via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) hebben nog steeds een flinke impact op de werkdruk van veel gemeenten. Bij kleinere gemeenten rust dit meestal op de schouders van een enkeling. Wethouders keken vanaf het eerste kwartaal van 2015 reikhalzend uit naar de eerste cijfers om te bepalen of de veronderstelde grote financiële risico’s zich in werkelijkheid voordeden.

Softwareondersteuning voor regisseurs

Te midden van deze hectiek is het natuurlijk van belang dat alle aangepaste en nieuwe processen goed ondersteund worden door adequate software en dat deze software in staat is om de gewenste en zich snel wijzigende bestuurs- en managementinformatie op te leveren. Voor de ondersteuning van de Sociale teams met passende software hebben zich wel meer dan 20 leveranciers aangediend, die zich allen op dit nieuwe gat in de markt gestort hebben. De VISD (Verkenning Informatiesystemen Sociaal Domein) voorzag ons van het etiket ‘Regiesysteem’.

Een onderzoek in de GEMMA-softwarecatalogus van KING laat inmiddels zien dat slechts een handvol leveranciers kans heeft gezien om minstens 10 gemeenten aan zich te binden. Naast de ‘usual suspects’ Centric en PinkRoccade zijn dat LostLemon, Solviteers, Topicus en ZorgNed. Gemeenten die voor één van de andere leveranciers gekozen hebben, mogen zich gerust zorgen maken over de continuïteit van hun software. Dat de ‘grotere’ leveranciers ook niet bij elke klant goed scoren, blijkt uit het feit dat er nu al gemeenten zijn die een overstap overwegen. Voor een langdurige doorontwikkeling en ondersteuning door een leverancier zijn toch zeker tientallen klanten nodig. En dan zien we natuurlijk nog gemeenten die ervoor gekozen hebben om het regiesysteem vorm te geven in hun zaaksysteem, om kosten voor een dedicated systeem uit te sparen of vanuit de overtuiging dat de werkzaamheden in het Sociaal team zaakgericht benaderd kunnen worden.

Betrokkenheid van informatieadviseurs

In de aanloop naar 1 januari 2015 zijn bij de meeste gemeenten en samenwerkingsverbanden nog informatieadviseurs betrokken geweest. Gewapend met de architectuurplaat en de archetypen van VISD konden zij hun positie in de programmaorganisatie innemen. Het lijkt er echter op dat zij inmiddels verder getrokken zijn, wellicht om zich te richten op de Laan van de Leefomgeving en de Generieke Digitale Infrastructuur. Dat wil echter niet zeggen dat alles koek en ei is wat betreft de informatievoorziening in het sociaal domein. In onze eigen praktijk komen we helaas te vaak tegen dat er (dure) software aangeschaft is waar onvoldoende gebruik van gemaakt wordt. Daar waar digitaal werken mogelijk is, voeren papieren dossiers nog steeds de boventoon. De voorbeelden waarbij documenten, die in essentie digitaal zijn, geprint worden om ze daarna door te geven aan een collega, liggen voor het oprapen. Met enige regelmaat worden de papieren dossiers zelfs meegenomen naar een keukentafelgesprek met alle risico’s voor privacyverlies van dien!

Geoliede 3D-machine

Ook komt de digitale dienstverlening maar moeizaam van de grond terwijl er toch steeds betere mogelijkheden verschijnen. De kansen om de processen echt efficiënter te maken én de klant sneller en beter te bedienen laten we onbenut. Hier ligt een schone taak voor het management in het sociaal domein om samen met de informatieadviseurs door te pakken en zowel de eigen gemeente als de burger te geven waar ze recht op hebben: een goed geoliede machine waarin de professionals zich helemaal kunnen richten op de echte doelstellingen van de 3D’s.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Vier gemeenten in West-Brabant, gezamenlijk goed voor zo’n 220.000 inwoners, opereren onder de naam ‘BERM’ (Bergen op Zoom, Etten-Leur, Roosendaal en Moerdijk). Al langere tijd werd gesproken over samenwerking op ICT-gebied en in augustus 2015 heeft dat zijn beslag gekregen door de officiële vorming van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling onder de naam ‘ICT West-Brabant West’ (kortweg: ICT WBW). Er is gekozen voor de recent toegevoegde vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie waarin alle activiteiten op het gebied van ICT zijn ondergebracht. Onder ICT moet in dit verband de automatisering verstaan worden. De I-kant (de informatievoorziening) valt hier dus niet onder. Telengy is nadrukkelijk betrokken bij ICT WBW.

GR in de praktijk

De vorming van een GR heeft veel voeten in de aarde, ook voor de medewerkers. Hun dienstverband bij de gemeente is beëindigd want ICT WBW is nu hun nieuwe werkgever. In het Sociaal Plan is beschreven hoe de inpassing van de medewerkers in het formatieplan vorm moet krijgen. Voor de medewerkers is dit een spannende periode geweest waarin de P&O-afdeling van de gemeente Moerdijk onder hoogspanning heeft gewerkt. De bestuurlijke inrichting kost ook de nodige aandacht. Een bestuur is gevormd uit de portefeuillehouders van de gemeenten en een directie uit de directeuren Bedrijfsvoering. Omdat de gemeente Moerdijk de gastheer is voor ICT WBW is ervoor gekozen om de directeur van Moerdijk een bijzondere rol te geven in de aansturing. Dit is vastgelegd in de GR-statuten en reglementen.

Op weg naar harmonisatie

Ook moest er gewerkt worden aan de relatie tussen de deelnemende gemeenten en ICT WBW. Hiervoor is een intensief periodiek overleg met de contactpersonen van de gemeenten opgericht. Ook is een DVO (dienstverleningsovereenkomst) opgesteld met daaraan gekoppeld een catalogus van producten en diensten. Voor de ontwikkeling van een goede werkwijze tussen functioneel en technisch beheer is een apart project opgezet. Het financiële aspect vraagt uiteraard de nodige aandacht. De GR moet een eigen begroting en rekening krijgen, waarin de verdeelsleutels een grote rol spelen. In eerste instantie is gekozen voor een aantal accounts maar dit zal verder verfijnd worden.

Natuurlijk is goede communicatie tussen en met alle betrokken partijen nodig. Een website (www.ictwbw.nl) en eigen intranet, periodieke medewerkersbijeenkomsten en een nieuwsbrief zijn daar elementen van. Omdat elke gemeente nog een eigen ICT-infrastructuur kent is een project gestart om te komen tot een nieuwe, uniforme infrastructuur waarop alle gemeenten aangesloten worden. Vanwege de Europese aanbesteding kent dit project een behoorlijke doorlooptijd.

Rol Telengy

Voor de vorming van ICT WBW heeft Willem Isendoorn van Telengy gedurende een jaar de rol van projectmanager vervuld. “Bij de start was de voorbereiding voor de vorming van de GR al volop in uitvoering. Ik ben gestart met een inventarisatie van alle uit te voeren activiteiten en heb deze, in overleg met de verschillende werkgroepen, in een detailplanning uitgezet. Vervolgens heb ik gekeken in welke bestuursvergaderingen over welke documenten een formeel besluit genomen zou moeten worden. Vervolgens heb ik teruggerekend wanneer bepaalde documenten gereed zouden moeten zijn voor behandeling in diverse gremia. Daarop heb ik vervolgens gestuurd.”

De voorbereiding van en deelname aan de bestuurs- en directievergaderingen gaven de gelegenheid om toelichtingen te geven en direct feeback te verkrijgen zodat de verschillende deadlines gehaald konden worden. Een belangrijke mijlpaal was dat de medewerkers op 1 januari 2016 in dienst zijn getreden van ICT WBW. Omdat de ‘winkel open moest blijven tijdens de verbouwing’ heeft Telengy-collega Frank Huijbregts in deze periode de rol van operationeel manager van ICT WBW op zich genomen.

Uitbreiding

Naast de genoemde 4 gemeenten maken ook enkele andere overheidsorganisaties gebruik van de diensten van ICT WBW. Dit zijn met name samenwerkingen waarin één of meer BERM-gemeenten al participeren. Ook hebben enkele gemeenten in de regio interesse om aan te sluiten op deze samenwerking. Dit kan de gemeenten ontzorgen, zodat ze zich kunnen concentreren op hun publieke taken.

We zijn benieuwd hoe deze samenwerking zich verder zal ontwikkelen. Directeur Eduard Kerssemakers: “Als het aan mij ligt, is de tijd rijp voor een flinke opschaling in het Brabantse ICT-landschap.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl. U kunt tevens contact opnemen met opdrachtgever Eduard Kerssemaker van ICT WBW via eduard.kerssemakers@ictwbw.nl

Op 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo 2015, de Participatiewet en de Jeugdwet. De manier waarop Doesburg de organisatie op wil zetten om de nieuwe verantwoordelijkheden in te vullen, krijgt steeds meer gestalte. De noodzakelijke veranderingen vragen om een integrale aanpak om problemen in samenhang op te lossen.

Doesburg heeft gekozen voor een organisatie-inrichting waarbij de dienstverlening aan inwoners uitgevoerd wordt door een drietal teams: een jeugdteam (al langer operationeel), een sociaal team en een consulententeam. De eerste twee teams bestaan voornamelijk uit medewerkers van ketenpartners en zij ondersteunen huishoudens waarbij meer complexe vraagstukken spelen. Het consulententeam ondersteunt inwoners bij minder complexe vraagstukken en bestaat uit medewerkers die bij de gemeente in dienst zijn. De eerste toegang wordt geregeld in samenspraak met verschillende maatschappelijke instellingen.

ICT-voorzieningen zijn dringend gewenst om de nieuwe processen en dienstverlening te ondersteunen. VISD heeft een groot aantal functionaliteiten benoemd waarover de informatievoorziening 3D dient te beschikken. KING heeft de Softwarecatalogus uitgebreid met de mogelijkheid om een architectuurplaat te maken die gericht is op de decentralisaties in het Sociaal Domein. Hier heeft de gemeente Doesburg dankbaar gebruik van gemaakt. In eerste instantie heeft Telengy-adviseur Willem Isendoorn de huidige softwarepakketten opgevoerd in de Softwarecatalogus, waardoor de architectuurplaat van de gemeente Doesburg op dit terrein vorm kreeg. Dit gaf een mooi beeld van de referentiecomponenten die al beschikbaar zijn en die nog ontbreken.

Tijdens een interne werkconferentie met een groot aantal deelnemers is bepaald welke prioriteiten er zouden moeten gelden. Er is vooral gekeken naar de componenten die op 1  januari 2015 minimaal beschikbaar dienen te zijn. Willem heeft de architectuurplaat uitgelegd en vervolgens aan drie werkgroepen de vraag voorgelegd om voor een fictief bedrag van €100.000 de minimaal benodigde componenten in te kopen. Deze werkgroepen hebben zich onafhankelijk van elkaar over de architectuurplaat gebogen en hun top 5 samengesteld. De uitkomsten van deze werkgroepen kwamen in hoge mate met elkaar overeen, dus dat was een goede basis voor de planning. De behoefte aan een regiesysteem bleek het hoogst. Ook een website voor digitale vraagverheldering (incl. Sociale Kaart), een signaalsysteem en klantcontactbeheer scoorden hoog. Willem heeft projecten benoemd om te voorzien in de ontbrekende componenten.

Vervolgens heeft Willem de door VISD opgestelde lijst met actiepunten beoordeeld (bron: https://www.visd.nl/visd/wat-moet-u-doen). Dit leverde een overzicht op met aanvullende actiepunten voor de gemeente Doesburg, zoals het uitvoeren van de privacyscan op het gebied van informatiebeveiliging rondom de 3D’s. Ten slotte heeft hij vastgesteld wat er lokaal nog meer nodig is, zoals de technische voorzieningen voor het voorportaal.

Het bovenstaande heeft Willem uitgewerkt in een projectplan met daarin de definitie van 14 deelprojecten die in de tweede helft van 2014 uitgevoerd dienen te worden. Er is extra capaciteit en geld gevraagd én toegewezen voor de realisatie van deze deelprojecten. Er wordt nu hard gewerkt om de eindstreep te halen zodat alle minimaal benodigde voorzieningen op tijd klaar zijn zodat ook de gemeente Doesburg kan zeggen dat het ‘transitieproof’ is!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl

Voor gemeenten wordt het steeds moeilijker de vele (ICT-)projecten tegen redelijke kosten uit te voeren. Vier gemeenten zoeken daarom samenwerking om de moderniseringsslag naar digitale dienstverlening betaalbaar uit te kunnen voeren. Het doel van de samenwerking is het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Haalbaarheid

Allereerst is er met steun van EGEM een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is uitgevoerd door een werkgroep met vertegenwoordigers uit de 4 gemeenten, aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de 4 gemeentesecretarissen en begeleid door adviseurs van Telengy. De stuurgroep heeft zich met name gericht op het motiveren en doorzetten van de ambities voor de samenwerking. De werkgroep heeft het inhoudelijke onderzoekswerk verricht, met de focus op architectuur en organisatie.

Zoek de 10 verschillen….

Na inventarisatie van de huidige situatie in de deelnemende gemeenten bleek dat er grote verschillen zijn in de vier ICT-infrastructuren en dat de gemeenten ook sterk verschillen in de toepassing van ICT. Cruciaal is dat deze verschillen niet beschouwd worden als een belemmering voor de samenwerking, maar als een grote kans om door samenwerking veel winst te behalen. Ook de culturen van de gemeenten waren verschillend. Een van de gemeentesecretarissen: “de verschillende culturen hebben tijd nodig om naar elkaar toe te groeien, zeg maar samensmelten”. Hierin heeft de verkennende fase van het haalbaarheidsonderzoek een belangrijke rol gespeeld.

Snel beginnen, maar zorgvuldig opbouwen

Een periode van 3-6 jaar wordt uitgetrokken om de gewenste eindsituatie te bereiken: één ICT-dienst die één ICT-infrastructuur beheert op basis van één ICT-beleid. Voor de stuurgroep was vanaf het begin aan helder, de samenwerking levert een grote bijdrage aan het verbeteren van de ICT en de dienstverlening, maar leidt ook tot een grote organisatieverandering. Voor een verandering is draagvlak nodig. Het creëren van draagvlak binnen de vier gemeenten is bepalend geweest voor het samenstellen van de werkgroep.

De rol van de Telengy-adviseurs

De toevoeging van de adviseurs van Telengy aan de werkgroep lag voor de hand. De gemeentesecretaris; “er was meteen een klik en dat is belangrijk in een proces waar onderling vertrouwen noodzakelijk is”. Er was vanuit de stuurgroep vertrouwen in hun meerwaarde en neutraliteit in het onderzoek. Vanuit hun ervaring met veranderende organisaties weten zij als geen ander dat verandering begint bij het enthousiasmeren van sleutelfiguren binnen de organisatie. Vanuit de overtuiging (of het gevoel van urgentie) dat de samenwerking écht de beoogde voordelen oplevert, kan worden begonnen met samen nadenken en praten over hoe de samenwerking eruit moet zien en welke stappen en acties daarvoor genomen moeten worden.

Winst op meerdere fronten

In de werkgroep is gaandeweg veel draagvlak ontstaan voor het kiezen van een samenwerkingsverband dat alle ICT-aspecten omvat. Het voorstel is, om de gezamenlijke ICT-dienst verantwoordelijk te maken voor het ICT-beleid én voor het beheer. De werkgroep is unaniem van mening dat door samenwerking op ICT-gebied:

• De kwaliteit van de ICT-functie aanzienlijk verbetert waardoor de dienstverlening aan burgers en bedrijven op termijn sterk kan verbeteren;
• De kwetsbaarheid van de ICT-functie sterk afneemt;
• Meer tempo kan worden gemaakt in de realisatie van noodzakelijke en gewenste ICT-ontwikkelingen;

Aanzienlijke kosten kunnen structureel worden bespaard op ICT-budgetten. De financiële voordelen, maar zeker ook de kwaliteitsvoordelen, rechtvaardigen een grote investering om de gezamenlijke ICT-dienst te realiseren. Deze investering zal in 2011 terugverdiend zijn.

Telengy geeft met de publicatie ‘De informatiecrisis smeult en laait op bij elke ramp’ inzicht in de stand van zaken van de implementatie Wet veiligheidsregio’s (Wvr) bij gemeenten en veiligheidsregio’s. Het onderzoek focust behalve op de invoering van de Wvr specifiek op informatiemanagement in de veiligheidsketen.

Niet voor niets besteden de Wvr en het Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) ruim aandacht aan het onderwerp informatiemanagement en noemt de IOOV dit als bijzonder aandachtspunt na haar meting in 2009. Grote branden die begin dit jaar hebben plaatsgevonden (Moerdijk, Kijfhoek, Amsterdam) bevestigen dat het hebben en delen van actuele informatie, zowel binnen als buiten de rampenbestrijdingsorganisatie, essentieel is.

Urgentie

40% Van de gemeenten heeft gekozen voor een lokale brandweer. Dit komt deels vanwege bedrijfsvoeringsaspecten, zoals de BTW-compensatie. Deze gemeenten zijn – zo lijkt het – nog niet overtuigd van de urgentie van regionalisering. Dit levert een risico op bij het realiseren van de doelstellingen van de Wvr, te weten een meer effectieve en efficiënte organisatie van de crisisbeheersing. Schaalvergroting en congruentie van de regio’s zijn immers belangrijke voorwaarden. Bezuinigingen in de veiligheidsregio’s blijven beperkt tot minder dan 10% van het totale budget. Ruim een kwart van de gemeenten heeft nog geen piketregeling.

Ambitie

56% Van de regio’s bevestigt dat er plannen zijn of concrete voorbeelden van interregionale samenwerking. Dit sluit aan bij de ontwikkeling binnen de politie; ook daar is sprake van steeds intensievere samenwerking tussen de regio’s. De oefeninspanning van de regio’s ligt nog niet op het wettelijk verplichte niveau. Slechts 63% van de regio’s oefent jaarlijks met alle gemeenten.

Het overgrote deel van de gemeenten en veiligheidsregio’s geeft aan dat er overleg gevoerd wordt over het beschikbaar stellen van gemeentelijke informatie voor het vormgeven van informatiemanagement in de regio. Dit blijft voornamelijk beperkt tot het ontwikkelen van netcentrisch werken en het delen van operationele informatie. Opvallend genoeg wordt er veel minder informatie uitgewisseld op het gebied van de gemeentelijke basisregistraties, zoals de GBA en BAG. Informatie over Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving wordt heel beperkt uitgewisseld. Ondanks enige scepsis bij bestuurders en management wordt in crisissituaties steeds vaker gebruik gemaakt van social media. Ongeveer de helft van gemeenten en veiligheidsregio’s geeft aan deze nieuwe media te gebruiken. Het overgrote deel van de gemeenten en regio’s geeft aan dat voor crisiscommunicatie beleid is ontwikkeld. Op het niveau van GBT en COPI is in bijna alle gevallen het informatie-management belegd.

De bedrijfsvoering van de veiligheidsregio’s is door de invoering van de Wvr in ontwikkeling, maar ook door ‘De strategische reis’ en de adviezen van de commissie Mans. Er wordt aandacht besteed aan het verzamelen van sturings- en verantwoordingsinformatie naar de gemeenten. Bijna de helft van de gemeenten heeft daartoe met de veiligheidsregio een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Planning

Op het gebied van planvorming is veel in voorbereiding, maar veel is ook nog niet gereed; variërend per plan is 25 tot 30% niet op tijd gereed; dit is een belangrijk aandachtspunt. Het aanwijzen dan wel formeel benoemen van functionarissen is zeker nog niet gereed. 69% Van de gemeenten heeft nog geen Leider Team Bevolkingszorg en 18% heeft nog geen Coördinator Voorlichting.

Interactie

Gemeenteraden worden actief betrokken bij de implementatie van de Wvr: ruim 80% van de gemeenten heeft de gemeenteraad geïnformeerd over de inhoud van de Wvr en de gevolgen daarvan voor het gemeentebestuur. In tegenstelling tot de gemeenteraden lijkt het of de burgemeester en het college minder geïnformeerd zijn over de Wvr en de gevolgen hiervan: in 60% van de gemeenten is zowel de burgemeester als het college geïnformeerd. In 30% van de gemeenten is alleen de burgemeester geïnformeerd. Voor het overbrengen van deze informatie wordt slechts beperkt gebruik gemaakt van opleidingen.

Voor wat betreft de interactie binnen gemeenten blijkt dat niet alleen de bestuurlijke aandacht voor rampenbestrijding en crisisbeheersing versterkt moet worden. Het is ook van belang om op ambtelijk niveau zo breed mogelijk de organisatie te betrekken bij rampenbestrijding en crisisbeheersing.

“Voordat de eerste mannen in de brandweerauto zaten, stond de brand al op twitter! De politie gebruikt wel sms-alert. Voor de gemeente is dit nog in ontwikkeling. Overigens liep er eind vorig jaar en begin dit jaar een interessante pilot in Moerdijk: een sms-alert gekoppeld aan risicoscenario’s en meldingen. Er gaan meteen sms’jes uit als er op basis van meteogegevens, meldingen en dat in combinatie van vooraf ingevoerde scenario’s een verhoging van het alerteringniveau plaatsvindt. Dat systeem werkte helaas nog niet in januari 2011.”
Sander Scholten, adviseur crisisbeheersing gemeente Breda.

Leiderschap

Het bereiken van verandering is naast urgentie, ambitie, planning en interactie ook afhankelijk van het leiderschap van sleutelfiguren in het veranderingsproces. Voor lokale bestuurders kan het lastig zijn om een keuze te moeten maken, als het gemeentebelang niet gelijk is aan het regionale belang. Bijna alle regio’s hebben een coördinerend functionaris benoemd, die de gemeentelijke processen regionaal moet leiden; desondanks zouden regio’s nog meer kunnen investeren in de relaties met de gemeenten.

Lees de volledige publicatie

Werkt onderstaande Google viewer niet, dan kunt u hier de volledige publicatie (pdf) downloaden.