Het is bijna het einde van het jaar en dan is het weer tijd om lijstjes op te stellen! Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet over amper 2 maanden wil  Kim Yen KIm een lijst presenteren met top 3 adviezen voor Toepasbare Regels. Deze adviezen zijn gebaseerd op situaties die hij nu als regelanalist, werkzaam voor meerdere gemeenten, tegenkom.

1. Compleet

Zorg dat je Toepasbare Regels ‘compleet’ zijn. Van het Rijk krijg je als gemeente alle indieningsvereisten (aanvraagformulieren) uit de Bruidsschat. Dat geldt echter alleen voor de vergunningaanvraag. Gemeenten kunnen bij het maken van een vergunningcheck voor de lokale activiteiten ook gekozen hebben voor andere conclusies, zoals een meldplicht of informatieplicht. Zorg er dan voor dat je in de functionele structuur bij die lokale activiteiten een ‘haakje’ hebt gemaakt zodat je dat andere type aanvraagformulier ook daadwerkelijk aan kunt hangen. Als je dat niet doet, dan heb je al dat harde werk gedaan om een Toepasbare Regel te maken van een activiteit met een toepasselijke conclusie die overeenkomt met de regels van de gemeente, maar geen aanvraagformulier.

2. Conclusie

Over conclusies gesproken, sinds september zijn er nieuwe conclusiepagina’s bij een vergunningcheck. Niet alleen de opmaak maar vooral de opzet is anders. De nieuwe conclusiepagina is nu meer opgezet als een actielijst die de initiatiefnemer een duidelijk lijst geeft van wat hij of zij moet doen. Deze opzet zorgt enerzijds wel voor meer duidelijkheid maar anderzijds introduceert de nieuwe conclusiepagina ook nieuwe termen voor bepaalde conclusies, zoals toestemmingsvrij.
Het advies voor gemeenten is om de conclusies voor de zelfgemaakte Toepasbare Regels een keer langs te lopen via het DSO-loket zodat je die in ieder geval een keer hebt gezien en eventueel aanvult met een extra toelichting of juist een toelichting of voorbehoud aanpast zodat die meer in lijn zijn met de nieuwe opzet van de conclusiepagina.

3. Productie-omgeving

Je hebt als gemeente de Toepasbare Regels gebouwd, gecheckt en getest maar dit alles gedaan op de pre-omgeving! Zorg dat je op tijd weet hoe je al het harde werk over kan zetten op de productieomgeving. Neem op tijd contact op met de Toepasbare Regels-softwareleverancier om uit te zoeken hoe dat precies moet. Over het algemeen zal het daadwerkelijk overzetten naar de productieomgeving niet moeilijk zijn, maar het kan wel tijd kosten.
Andere tip: je kunt nu al op het Beheerportaal van het DSO  zien of de overzetting goed is gegaan door de datum naar 1 januari 2024 te zetten.

Tot slot als algemene tip, vooral voor diegene die in aanraking zullen komen met Toepasbare Regels (bijvoorbeeld medewerkers van het klantcontactcentrum of vergunningverleners en handhavers): ga naar het DSO-loket en probeer het uit. Je kan naar demo-filmpjes kijken of webinars volgen, maar uit mijn eigen ervaring en uit de verschillende testsessies is gebleken dat de beste manier om Toepasbare Regels te leren kennen, is door gewoon te doen.

In het moderne digitale tijdperk is data een waardevol goed geworden. Organisaties die beslissingen nemen op basis van data kunnen aanzienlijke voordelen behalen. Dit geldt ook voor de overheid. Datagedreven werken biedt de mogelijkheid om efficiëntie te vergroten, beleidsbeslissingen te verbeteren en de dienstverlening aan burgers te optimaliseren. In dit artikel bespreken we de waarde van datagedreven werken bij de overheid. Daarnaast geven we praktische tips om deze waardecreatie te verhogen. 

Welke waarde kan datagedreven werken opleveren?

Beter begrip

Door datagedreven werken kan de overheid beter begrijpen wat de behoeften en wensen van burgers zijn. Het analyseren van data uit verschillende bronnen, zoals enquêtes, sociale media en klantfeedback, biedt inzichten die kunnen leiden tot effectievere beleidsmaatregelen en diensten.  

Processen optimaliseren

Data-analyse kan de overheid helpen inefficiënties en knelpunten in processen te identificeren. Door gebruik te maken van datagestuurde inzichten kan de overheid haar operationele processen optimaliseren en kosten besparen. Bijvoorbeeld, door verkeersgegevens te analyseren kan de overheid verkeerspatronen begrijpen en files aanpakken met gerichte maatregelen. 

Misbruik voorkomen

Datagedreven analyses kunnen de overheid helpen patronen te identificeren die wijzen op mogelijke fraude of misbruik van middelen. Geavanceerde algoritmes en machine learning-technieken kunnen verdachte activiteiten opsporen en proactief optreden om fraude te voorkomen.  

Effectiever beleid

Het gebruik van data stelt de overheid in staat beslissingen te nemen op basis van feiten en bewijs, in plaats van intuïtie of vermoedens. Door data te analyseren en te interpreteren, kan de overheid beter geïnformeerde beslissingen nemen en beleid formuleren dat gebaseerd is op solide gegevens. Dit leidt tot meer effectieve en doelgerichte beleidsmaatregelen.  

Kortom, datagedreven werken levert de volgende waarde op: 

• Inzicht in behoeften van burgers 
• Verbetering van operationele efficiëntie 
• Preventie van fraude en misbruik 
• Evidence-based beleidsvorming 

Tips om waardecreatie te verhogen

Nu we de waarde van datagedreven werken bij de overheid hebben besproken, is het tijd om praktische tips te geven om deze waarde te verhogen: 

• Bevorder een datacultuur: creëer bewustwording en bied training en opleiding aan medewerkers. Wijs dataverantwoordelijken aan binnen je organisatie. 
• Stimuleer samenwerking: bevorder gegevensuitwisseling en samenwerking tussen overheidsinstanties. Door data en kennis te delen, kunnen synergieën ontstaan en kan breder inzicht worden verkregen. 
• Investeer in technologie en infrastructuur: om datagedreven werken mogelijk te maken, is het belangrijk te investeren in moderne technologieën en infrastructuur. Richt gegevensplatforms, cloudopslag en analysesystemen op die schaalbaar en veilig zijn. 
• Waarborg privacy en ethiek: respecteer de privacy van burgers en volg ethische richtlijnen bij het verzamelen, opslaan en analyseren van data. Transparantie en verantwoording zijn essentieel om het vertrouwen van burgers te behouden. 
• Hanteren van een agile aanpak: profiteer van een agile aanpak bij de implementatie van datagedreven initiatieven. Werk iteratief en neem kleine stappen om sneller resultaten te boeken en waardevolle feedback te verzamelen.
  

Datagedreven werken heeft potentieel om de waardecreatie bij de overheid aanzienlijk te verhogen. Door inzicht in de behoeften van burgers te vergroten, operationele efficiëntie te verbeteren, fraude te voorkomen en evidence-based beleid te formuleren, kan de overheid effectiever zijn in het vervullen van haar taken. Implementeer praktische tips, zoals het bevorderen van een datacultuur, samenwerking, technologische investeringen en het waarborgen van privacy en ethiek, om de voordelen van datagedreven werken binnen de overheidssector te maximaliseren. 

Telengy is continu op zoek naar nieuwe collega’s om ons te komen versterken. Daarom verschijnen er binnenkort diverse filmpjes over werken bij Telengy. En oefening baart kunst. Dat is soms best even wennen…

Verschillende dorpen uit de gemeente Noardeast-Fryslân kregen afgelopen jaarwisseling een nieuwe plaatsnaam die aansluit bij de Friese taal. Dit was een initiatief van de FNP (Fryske Nasjonale Partij). De plaatsnaam ‘Kollumerzwaag’ is bijvoorbeeld ‘Kollumersweach’ geworden en de plaats ‘Oostrum’ heet nu ‘Eastrum’. Van de 53 plaatsnamen werden er 22 gewijzigd. Herhaaldelijk waren de kosten van deze wijziging een onderwerp van gesprek. Wat gebeurt er bij het wijzigen van een plaatsnaam? Wat kost het nog meer dan de nieuwe bebording? 

Toegenomen complexiteit

Tijdens de initiatiefase van het project werd er gezocht naar een geschikte werkwijze. Dit bleek lastig te zijn, omdat het wijzigen van plaatsnamen niet iets is wat regelmatig voorkomt. Met het huidige stelsel van basisregistraties is de complexiteit toegenomen en waren de eerder toegepaste oplossingen, zoals herindelingsscenario’s en externe conversies, niet toepasbaar op de situatie van Noardeast-Fryslân. Dit dwong ons om het wiel uit te vinden. 

Gevolgen voor 25 applicaties

Een buitenstaander denkt dat het wijzigen van een plaatsnaam niet meer is dan het aanpassen van bebording. Helaas zijn we er niet zo makkelijk mee weg gekomen. De grootste uitdaging zat met name in het wijzigen van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Om dit iets praktischer te laten klinken: De nieuwe plaatsnamen moeten doorgevoerd worden binnen alle gemeentelijke applicaties die gebruik maken van adressen. Dat zijn er nog aardig wat, dit aantal kwam neer op 25 applicaties. Na het onderzoekswerk zijn er drie categorieën tot stand gekomen: 

• Categorie 1: Applicaties waar de plaatsnamen via het DDS-berichtenverkeer (Centric Datadistributie Systeem) gewijzigd worden.
• Categorie 2: Applicaties waar de plaatsnamen door de leverancier aangepast moeten worden.
• Categorie 3: Applicaties waar de plaatsnamen in het eigen beheer gewijzigd worden.  

Het merendeel van de applicaties viel in categorie 1. Voornamelijk bestond deze categorie uit grote gemeentelijke applicaties waar veel in gemuteerd werd. Het wijzigen van de applicaties via het DDS-berichtenverkeer kostte veel tijd en was daarom de grootste kostenpost.  

Meerdere testtrajecten

Om de gegevens binnen de applicaties te kunnen wijzigen via het DDS-berichtenverkeer moest er flink wat getest worden. In eerste instantie stond er maar één testtraject gepland, maar de vork zat toch complexer in de steel; uiteindelijk werden het drie testtrajecten. Deze drie testmomenten waren verspreid over vijf maanden en duurde soms meerdere dagen. Een grote groep mensen van verschillende disciplines waren bij dit proces betrokken. Ook wethouders Aant Jelle Soepboer en Bert Koonstra, beide van de FNP, kwamen regelmatig langs om te kijken hoe de (Friese) vlag erbij hing.  

Wij waren erg blij met de drie testtrajecten. Deze waren ook hard nodig aangezien we bij elke test unieke obstakels tegenkwamen. De tweede test liep zelfs spaak omdat we tegen problemen aanliepen waar we op dat moment niet uit konden komen. Na een hoop gepuzzel wisten we gelukkig voor alle problemen weer oplossingen te vinden. Dit zorgde ervoor dat het doorvoeren van de wijziging rond de jaarwisseling bijzonder soepel verliep. Het ging zelfs zo soepel waardoor ik mezelf begon af te vragen of we niet iets over het hoofd zagen; dit was gelukkig niet het geval. 

Op tijd en binnen budget

Het kostte aardig wat tijd, geld en middelen om voor elk gat een spijker te weten. Dit resulteerde uiteindelijk in een (bijna) vlekkeloze doorvoering rond de jaarwisseling. Maar ik wil er ook even bij vermelden dat we, dankzij ons geweldige team, ruim € 26.000 minder hebben uitgegeven dan dat we oorspronkelijk hadden begroot. 

Bedankt Harold Bijmolt, Ronald Sluiter, Aukje Dijkstra, Anne Brouwer, Noardeast-Fryslân, Centric, RvIG en SSC Leeuwarden voor de fantastische samenwerking.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ilse Verbruggen, adviseur bij Telengy, i.verbruggen@telengy.nl.

Nu de inwerkingtreding per 1 januari 2024 er echt van gaat komen, is het ‘alle hens aan dek’. Zijn alle systemen ingericht en op orde zodat binnen de organisatie en in de keten uitgebreid geoefend kan worden? Een cruciale rol in deze oefenperiode én na inwerkingtreding is functioneel beheer. In de afgelopen periode heeft het Kenniscentrum daar de nodige aandacht aan besteed. Als opfrisser nogmaals de nodige aandachtspunten en tips:

• Beheerorganisatie succesfactor voor Omgevingswet
• Functioneel beheer centraal organiseren 
• DSO-beheerders gezocht
• Brieven bouwen, tijd besparen
• Beperkt functioneel beheer? Houdt het simpel

Steeds prangender wordt de vraag naar ‘oliemensen’ in gemeentelijke organisaties die zorgen dat applicaties optimaal renderen. Ongewild krijgt functioneel beheer de aandacht die het al langer verdient nu er grote behoefte is aan functioneel beheerders. Met een servicedesk voor gemeentelijke applicaties wil Telengy organisaties de helpende hand bieden door functioneel beheer as a service in te zetten, ook voor de Omgevingswet.

• Functioneel beheer as a Service

Per 1 februari mag ik mezelf met trots onderdeel van Telengy noemen. Telengy is op mijn pad gekomen via mijn traineeship bij Young Colfield. Na het eerste gesprek met Roel Ottens werd ik direct enthousiast om met mijn IT-achtergrond betekenisvol te kunnen zijn in de publieke sector. Ik ben Tijmen de Graaf en ik streef om met kritisch denken tot positieve en menselijke oplossingen te komen waarbij geen wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden.

Op mijn 27^ste behaalde ik mijn bachelor informatiekunde aan de Universiteit Utrecht. Mijn leeftijd verraadt meteen dat ik niet het standaard pad heb bewandeld. Na een periode van flinke tegenslagen, was ik enorm trots op mezelf dat ik me daar doorheen wist te slaan en mijn studie succesvol wist af te ronden. Diezelfde motivatie en inspanning wilde ik direct inzetten voor mijn professionele loopbaan. Ik ging op zoek naar een traineeship om mezelf een kickstart te geven en kwam via Young Colfield bij Telengy terecht.

In de afgelopen jaren ben ik via mijn bijbaan als allround IT-specialist en via vrijwilligerswerk vaak bij mensen achter de deur gekomen. Of dat nou de deur van hun huis of verzorgingshuiskamer was, ik kreeg een kijkje hoe divers het leven door iedereen ingevuld wordt en welke mogelijkheden ze daarvoor hebben. Het heeft bij mij een diep verlangen bevestigd dat ik me graag maatschappelijk in wil zetten. Bij Telengy weet ik dat ik de kans krijg om op verschillende domeinen binnen de publieke sector een significante maatschappelijke bijdrage kan leveren.

Vanuit huis uit ben ik altijd degene geweest die mijn omgeving helpt met alle zaken rondom IT. Niet enkel door alleen problemen voor iemand op te lossen, maar ze juist enthousiast proberen te maken om zelf meer over het product te leren. Mijn doel is dan om de persoon te overtuigen extra tijd samen met mij te besteden om meer over de techniek te leren, zodat die vervolgens in staat is om beter te begrijpen waarom een probleem zich voordoet. In mijn ervaring levert dit uiteindelijk veel meer op dan dat het initieel kost.

Dat brengt me dan ook direct bij mijn grootste kwaliteit: door creatief denken op gepaste oplossingen komen, waarin de eindgebruiker altijd centraal staat. En ja, door constant de focus te willen leggen op verschillende perspectieven vanuit de eindgebruiker, kan dat je initieel extra tijd kosten. Toch leidt dit in mijn ervaring altijd tot een beter product en tot meer tevredenheid onder de gebruikers. En dat is waar we het uiteindelijk ook voor doen. Dit betekent trouwens niet dat ik enkel gesprekken met gebruikers wil voeren zonder pragmatische aanpak en realistisch resultaat. Ik sluit me namelijk volledig aan bij de Telengy-filosofie van ‘Gewoon doen’ en ben enthousiast om vanaf 1 februari samen gewoon te kunnen doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Tijmen de Graaf, adviseur bij Telengy, t.d.graaf@telengy.nl of 06 36 30 53 91.

De traditie zetten we voort, maar misschien was het beter geweest om de vooruitblik naar het nieuwe jaar anders te noemen: wat nemen we mee uit 2022 naar 2023 en wat brengt 2023 verder nog? Helaas zijn er ook in 2022 thema’s die uitgesteld of vertraagd zijn of onvoldoende tot implementatie gekomen zijn. Bekendste voorbeeld is natuurlijk de inwerkingtreding van de Omgevingswet, maar ook de Wmebv en bijvoorbeeld PLOOI laten op zich wachten.

Toch zijn er ook voor 2023 voldoende interessante ontwikkelingen om op te pakken, naast de overige vertraagde ontwikkelingen. In ieder geval ligt de focus in 2023 voor Telengy ook op de volgende thema’s:

• Voorbereiding Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein
• De loketfunctie voor niet-zelfredzame burgers
• Verder aan de slag met de Woo
• Digitale grondrechten en ethiek
• Waarde met datagedreven werken

In het afgelopen jaar heb ik het voorrecht gehad als onderzoekscoördinator betrokken te zijn bij het landelijke programma: de loketfunctie van de overheid.  In dit artikel vertel ik graag meer over deze uitdagende opdracht. Werk aan uitvoering is een overheidsbreed programma ter verbetering van de dienstverlening. De opdracht van ons programma is: 

Stel een loketfunctie in voor de niet-zelfredzame burger, met een casemanager voor de gezamenlijke overheden en uitvoeringsorganisaties, die regie voert om tot oplossingen te komen vanuit de bedoeling van de wetgever.

Niet-zelfredzame burger?

De eerste vraag die bovenkomt is: wie is de niet-zelfredzame burger? Zelfredzaamheid is in de afgelopen 15 jaar een belangrijk speerpunt geworden in de inrichting van het overheidsbeleid. Het gaat bij zelfredzaamheid om het vermogen zonder professionele ondersteuning te redden op alle levensgebieden. Toch wordt steeds duidelijker dat deze zelfredzaamheid door diverse factoren onder druk kan komen te staan. Dat kan bijvoorbeeld gaan om mensen die door een levensgebeurtenis tijdelijk minder goed in staat zijn om hun zaken te regelen. Daarnaast zijn de regelingen van die overheden en uitvoeringsorganisaties vaak dermate complex, dat ook daardoor de zelfredzaamheid afneemt. We moeten zelfredzaamheid dus niet alleen interpreteren als een kenmerk van de individuele burger. Hoe toegankelijker de dienstverlening is, hoe meer mensen in staat worden gesteld zelfredzaam te zijn. 

Afname zelfredzaamheid, toename complexiteit

Vanuit het programma hebben we onderzoek gedaan naar levensgebeurtenissen waarbij we enerzijds zien dat de zelfredzaamheid afneemt en de complexiteit en regeldruk toeneemt. Voorbeelden hiervan zijn: ziek worden, het overlijden van een naaste of het verlies van een baan. Een van de casussen waar we bijvoorbeeld mee te maken kregen was die van Eva:   

Rechtenstudent Eva is 22 als er bij haar leukemie wordt geconstateerd. Haar leven verandert hierdoor in korte tijd ingrijpend. Naast de emotionele klap en de intensieve chemotherapie die ze moet ondergaan, heeft ze een enorme waslijst aan zaken te regelen.  Zo moet ze tijdelijk stoppen met haar studie en bijbaan, en moeten er aanpassingen in de woning van haar ouders worden gedaan zodat ze thuis kan blijven wonen tijdens haar behandeling. Ze moet zaken regelen met het UWV, de gemeente, de universiteit, DUO, de belastingdienst en haar werkgever.

Integrale dienstverlening

De loketfunctie die we als programma onderzoeken moet een intergrale dienstverleningsoplossing gaan bieden voor dit type casuïstiek. Mensen die door een levensgebeurtenis in de knel komen en veel zaken moeten regelen met meerdere overheden en uitvoerders. 

In de praktijk onderzoeken we verschillende vormen van een dergelijke loketfunctie in diverse gemeenten in het land. We werken daarin intensief samen met alle overheidspartijen en uitvoerders. Zo werken we aan een professioneel netwerk achter de schermen, experimenteren we met verschillende vormen van casemanagment en blijven ondertussen meten wat het beste werkt voor zowel de burger als de medewerker. Dit allemaal met oog voor de grenzen van de wetgeving rond bijvoorbeeld gegevensuitwisseling tussen organisaties.  

Zelf aan de slag

Een gemeente kan al een aantal dingen doen om de niet-zelfredzame burgers verder te helpen. Zo is het toegankelijk en vooral stress-sensitief inrichten van de dienstverlening een manier om het leven iets gemakkelijker te maken. Stress-sensitief dienstverlenen houdt rekening met het feit dat de hersenen van mensen met veel en/of langdurige stress anders functioneren en minder informatie tegelijkertijd kan verwerken. Dit betekent concreet dat hulp bij prioriteren en organiseren al enorm kan helpen. Ook kan ketensamenwerking opzetten bij processen die meestal organisatie overstijgend zijn voorkomen dat de organisatielast bij de overbelaste burger komt te liggen.  

Ervaringen delen?

Een belangrijk speerpunt van het programma is dat we graag willen leren van initiatieven die al goed lopen in de praktijk. Deze willen we vervolgens helpen uitbouwen en ondersteunen met kennis, onderzoek en een overheidsbreed netwerk. Mocht je na het lezen van dit artikel enthousiast zijn geworden en mee willen denken en werken met ons programma? Neem dan gerust contact op. 

Nieuwe software is ‘an sich’ geen garantie voor succes. Het heeft impact op mensen en werkwijzen van een organisatie. Nieuwe software implementeren is daarom ook geen IT-project, maar een verandertraject. Als projectleider moet je dus ook van veel markten thuis zijn om het project tot een succes te maken. In dit artikel neem ik je graag mee in mijn ervaringen als projectleider bij implementaties van software.

Vier fasen implementatietraject

Voorafgaand aan de implementatie van nieuwe software is het offertetraject afgerond en zijn de projecteisen al gedefinieerd vanuit de gemeenten. Het implementatietraject van de nieuwe software kent daarom de volgende vier fasen:

• Project kick-off: gezamenlijk met de projectleider vanuit de gemeente was ik verantwoordelijk voor de kick-off. Hierin worden de diverse stakeholders van de gemeenten meegenomen in de verschillende fasen van het project. Elementen van de kick-off zijn o.a. de structuur van de projectorganisatie, projectplanning, afspraken over samenwerking en de demo van het softwarepakket.
• Opleveren van (test) acceptatieomgeving: hierbij wordt de basis van het softwarepakket technisch en functioneel klaargezet voor de functioneel beheerder. De functioneel beheerder kan deze verder inrichten naar de wensen van de eindgebruikers. Daarnaast worden ook gelijk alle koppelingen met landelijke en gemeentelijke voorzieningen gerealiseerd.
• Opleveren van productieomgeving: het softwarepakket wordt opgeleverd aan de eindgebruikers binnen de gemeenten. Het resultaat van deze fase is de live-gang; de eindgebruikers nemen de applicatie daadwerkelijk in gebruik.
• Nazorg: nadat de software in gebruik is genomen (live-gang) blijft het projectteam nog enige tijd stand-by voor het leveren van nazorg. Hierbij kan gedacht worden aan o.a. beantwoorden van gebruikersvragen, het oplossen van kleine issues en natuurlijk de evaluatie van het project zelf.

Als projectleider was ik verantwoordelijk voor het succesvol implementeren van software bij verschillende gemeenten. Hierbij coördineerde ik alle fasen binnen het verandertraject: van project-kick off tot nazorg. Enige kennis van de software is wenselijk, maar ik was geen inhoudsdeskundige.

Verschillende belangen

Tijdens de diverse projecten moest ik laveren tussen enerzijds de belangen en wensen van de softwarelevernacier en anderzijds de belangen en wensen van de verschillende stakeholders binnen de gemeenten. Het is dus een kunst om al die belangen te verenigen tot een gezamenlijk doel. Het goed omgaan met de belangen in en rond een project vormt daarom een belangrijk aspect van het leiderschap van een projectleider. Het vermogen tot verbinden is hiermee een belangrijk onderdeel van het leiderschap. Het vraagt dat je je richt op het proces om met de partijen tot een gemeenschappelijke visie en doelen te komen vanuit oprechte interesse in ieders belangen.

Samenwerking is cruciaal

Een project staat of valt met samenwerking, zowel intern als extern. Intern betekent dit dat ik medeverantwoordelijk was dat de afdelingen van de softwareleverancier goed met elkaar samenwerkten voor de klant. Juist hierdoor konden de wensen en verzoeken van de klant vertaald worden naar concrete softwareoplossingen. Daarnaast is het ook noodzakelijk dat de afdelingen binnen de gemeenten goed samenwerken. Zij moeten er namelijk voor zorgen dat de organisatie klaar is om de software te kunnen implementeren. Gedurende het implementatietraject is het dus noodzakelijk om voortdurend te schakelen tussen de softwareleverancier en de klant. Indien de samenwerking niet goed functioneert, heeft dit gevolgen voor de doorlooptijd van het implementatietraject.

Mijn projecten waren omvangrijk en erg intensief. Je moet van aanpakken houden, veel schakelen met verschillende partijen en je hebt veel verantwoordelijkheid. Daarnaast is het goed om te beseffen dat software nooit af is. Denk maar eens aan alle nieuwe inzichten die er ontstaan zodra de software in gebruik wordt genomen of als er een extra doelgroep wordt toegevoegd. Mede hierdoor zijn de interne en externe samenwerking cruciaal voor het succesvol laten slagen van het implementatietraject.

Mijn kracht als projectleider

Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Zowel harde als zachte vaardigheden zijn essentieel. Aspecten waar ik als projectleider extra aandacht voor heb tijdens een project zijn:

• Open en transparante communicatie: ik vind het belangrijk om alle stakeholders goed te betrekken bij het verandertraject. Dit zorgt voor groter commitment van iedereen die werkt aan het project en hierdoor is de kans kleiner dat het project vertraging oploopt.
• Helder projectplan en projectstructuur: een project kan soms hectisch en complex zijn. Structuur is dan erg belangrijk om het overzicht te behouden. Het is helder wie waar verantwoordelijk voor is en dit zorgt voor rust bij de projectleden.
• Veilig en vertrouwd: ik vind het daarnaast belangrijk om een omgeving te creëren waarin mensen zich veilig en vertrouwd voelen. Het toewerken naar de live-gang kan soms best spannend zijn voor alle stakeholders. Juist met mijn empathisch vermogen zorg ik ervoor dat het team optimaal kan samenwerken.

Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. De eerste stap is dat gemeenten vanaf december 2022 informatie over producten en diensten moeten ontsluiten via YourEurope.eu. Gemeenten kunnen nu al aan de slag met deze informatie via een centrale voorziening.

Centrale voorziening klaar voor gebruik

U hoeft zelf géén oplossing te regelen voor de eerste fase van de verordening (ontsluiten van informatie per december 2022). De VNG heeft een centrale oplossing gerealiseerd waar de gemeente gebruik van kan maken. De gemeente krijgt toegang tot deze SDG-Invoervoorziening met daarin standaardteksten voor gemeentespecifieke informatie in het Nederlands en Engels. ​Gemeenten moeten deze standaardteksten controleren, aanvullen en publiceren. Het gaat om 82 producten, met een gemiddelde bewerkingstijd van 1 uur per product. U moet de informatie vervolgens zelf blijven onderhouden. Daarnaast voeren gemeenten hun specifieke lokale informatie in zoals contactgegevens, openingstijden en leges. Uw gemeente beheert zelf deze specifieke teksten.

Nog geen toegang?

In juni heeft elke gemeente met een bekend contactpersoon toegang gekregen tot de SDG-Invoervoorziening. Nog geen contactpersoon doorgegeven, dat kan via het formulier op de VNG website. Meer uitleg over de Single Digital Gateway, kijk dan ook eens naar:

• Instructiefilm starten met SDG
• Pleio-groep SDG-groep voor gemeenten

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.