Telengy is continu op zoek naar nieuwe collega’s om ons te komen versterken. Daarom verschijnen er binnenkort diverse filmpjes over werken bij Telengy. En oefening baart kunst. Dat is soms best even wennen…
Verschillende dorpen uit de gemeente Noardeast-Fryslân kregen afgelopen jaarwisseling een nieuwe plaatsnaam die aansluit bij de Friese taal. Dit was een initiatief van de FNP (Fryske Nasjonale Partij). De plaatsnaam ‘Kollumerzwaag’ is bijvoorbeeld ‘Kollumersweach’ geworden en de plaats ‘Oostrum’ heet nu ‘Eastrum’. Van de 53 plaatsnamen werden er 22 gewijzigd. Herhaaldelijk waren de kosten van deze wijziging een onderwerp van gesprek. Wat gebeurt er bij het wijzigen van een plaatsnaam? Wat kost het nog meer dan de nieuwe bebording?
Tijdens de initiatiefase van het project werd er gezocht naar een geschikte werkwijze. Dit bleek lastig te zijn, omdat het wijzigen van plaatsnamen niet iets is wat regelmatig voorkomt. Met het huidige stelsel van basisregistraties is de complexiteit toegenomen en waren de eerder toegepaste oplossingen, zoals herindelingsscenario’s en externe conversies, niet toepasbaar op de situatie van Noardeast-Fryslân. Dit dwong ons om het wiel uit te vinden.
Een buitenstaander denkt dat het wijzigen van een plaatsnaam niet meer is dan het aanpassen van bebording. Helaas zijn we er niet zo makkelijk mee weg gekomen. De grootste uitdaging zat met name in het wijzigen van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Om dit iets praktischer te laten klinken: De nieuwe plaatsnamen moeten doorgevoerd worden binnen alle gemeentelijke applicaties die gebruik maken van adressen. Dat zijn er nog aardig wat, dit aantal kwam neer op 25 applicaties. Na het onderzoekswerk zijn er drie categorieën tot stand gekomen:
Het merendeel van de applicaties viel in categorie 1. Voornamelijk bestond deze categorie uit grote gemeentelijke applicaties waar veel in gemuteerd werd. Het wijzigen van de applicaties via het DDS-berichtenverkeer kostte veel tijd en was daarom de grootste kostenpost.
Om de gegevens binnen de applicaties te kunnen wijzigen via het DDS-berichtenverkeer moest er flink wat getest worden. In eerste instantie stond er maar één testtraject gepland, maar de vork zat toch complexer in de steel; uiteindelijk werden het drie testtrajecten. Deze drie testmomenten waren verspreid over vijf maanden en duurde soms meerdere dagen. Een grote groep mensen van verschillende disciplines waren bij dit proces betrokken. Ook wethouders Aant Jelle Soepboer en Bert Koonstra, beide van de FNP, kwamen regelmatig langs om te kijken hoe de (Friese) vlag erbij hing.
Wij waren erg blij met de drie testtrajecten. Deze waren ook hard nodig aangezien we bij elke test unieke obstakels tegenkwamen. De tweede test liep zelfs spaak omdat we tegen problemen aanliepen waar we op dat moment niet uit konden komen. Na een hoop gepuzzel wisten we gelukkig voor alle problemen weer oplossingen te vinden. Dit zorgde ervoor dat het doorvoeren van de wijziging rond de jaarwisseling bijzonder soepel verliep. Het ging zelfs zo soepel waardoor ik mezelf begon af te vragen of we niet iets over het hoofd zagen; dit was gelukkig niet het geval.
Het kostte aardig wat tijd, geld en middelen om voor elk gat een spijker te weten. Dit resulteerde uiteindelijk in een (bijna) vlekkeloze doorvoering rond de jaarwisseling. Maar ik wil er ook even bij vermelden dat we, dankzij ons geweldige team, ruim € 26.000 minder hebben uitgegeven dan dat we oorspronkelijk hadden begroot.
Bedankt Harold Bijmolt, Ronald Sluiter, Aukje Dijkstra, Anne Brouwer, Noardeast-Fryslân, Centric, RvIG en SSC Leeuwarden voor de fantastische samenwerking.
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ilse Verbruggen, adviseur bij Telengy, i.verbruggen@telengy.nl.
Nu de inwerkingtreding per 1 januari 2024 er echt van gaat komen, is het ‘alle hens aan dek’. Zijn alle systemen ingericht en op orde zodat binnen de organisatie en in de keten uitgebreid geoefend kan worden? Een cruciale rol in deze oefenperiode én na inwerkingtreding is functioneel beheer. In de afgelopen periode heeft het Kenniscentrum daar de nodige aandacht aan besteed. Als opfrisser nogmaals de nodige aandachtspunten en tips:
Steeds prangender wordt de vraag naar ‘oliemensen’ in gemeentelijke organisaties die zorgen dat applicaties optimaal renderen. Ongewild krijgt functioneel beheer de aandacht die het al langer verdient nu er grote behoefte is aan functioneel beheerders. Met een servicedesk voor gemeentelijke applicaties wil Telengy organisaties de helpende hand bieden door functioneel beheer as a service in te zetten, ook voor de Omgevingswet.
Per 1 februari mag ik mezelf met trots onderdeel van Telengy noemen. Telengy is op mijn pad gekomen via mijn traineeship bij Young Colfield. Na het eerste gesprek met Roel Ottens werd ik direct enthousiast om met mijn IT-achtergrond betekenisvol te kunnen zijn in de publieke sector. Ik ben Tijmen de Graaf en ik streef om met kritisch denken tot positieve en menselijke oplossingen te komen waarbij geen wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden.
Op mijn 27ste behaalde ik mijn bachelor informatiekunde aan de Universiteit Utrecht. Mijn leeftijd verraadt meteen dat ik niet het standaard pad heb bewandeld. Na een periode van flinke tegenslagen, was ik enorm trots op mezelf dat ik me daar doorheen wist te slaan en mijn studie succesvol wist af te ronden. Diezelfde motivatie en inspanning wilde ik direct inzetten voor mijn professionele loopbaan. Ik ging op zoek naar een traineeship om mezelf een kickstart te geven en kwam via Young Colfield bij Telengy terecht.
In de afgelopen jaren ben ik via mijn bijbaan als allround IT-specialist en via vrijwilligerswerk vaak bij mensen achter de deur gekomen. Of dat nou de deur van hun huis of verzorgingshuiskamer was, ik kreeg een kijkje hoe divers het leven door iedereen ingevuld wordt en welke mogelijkheden ze daarvoor hebben. Het heeft bij mij een diep verlangen bevestigd dat ik me graag maatschappelijk in wil zetten. Bij Telengy weet ik dat ik de kans krijg om op verschillende domeinen binnen de publieke sector een significante maatschappelijke bijdrage kan leveren.
Vanuit huis uit ben ik altijd degene geweest die mijn omgeving helpt met alle zaken rondom IT. Niet enkel door alleen problemen voor iemand op te lossen, maar ze juist enthousiast proberen te maken om zelf meer over het product te leren. Mijn doel is dan om de persoon te overtuigen extra tijd samen met mij te besteden om meer over de techniek te leren, zodat die vervolgens in staat is om beter te begrijpen waarom een probleem zich voordoet. In mijn ervaring levert dit uiteindelijk veel meer op dan dat het initieel kost.
Dat brengt me dan ook direct bij mijn grootste kwaliteit: door creatief denken op gepaste oplossingen komen, waarin de eindgebruiker altijd centraal staat. En ja, door constant de focus te willen leggen op verschillende perspectieven vanuit de eindgebruiker, kan dat je initieel extra tijd kosten. Toch leidt dit in mijn ervaring altijd tot een beter product en tot meer tevredenheid onder de gebruikers. En dat is waar we het uiteindelijk ook voor doen. Dit betekent trouwens niet dat ik enkel gesprekken met gebruikers wil voeren zonder pragmatische aanpak en realistisch resultaat. Ik sluit me namelijk volledig aan bij de Telengy-filosofie van ‘Gewoon doen’ en ben enthousiast om vanaf 1 februari samen gewoon te kunnen doen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Tijmen de Graaf, adviseur bij Telengy, t.d.graaf@telengy.nl of 06 36 30 53 91.
De traditie zetten we voort, maar misschien was het beter geweest om de vooruitblik naar het nieuwe jaar anders te noemen: wat nemen we mee uit 2022 naar 2023 en wat brengt 2023 verder nog? Helaas zijn er ook in 2022 thema’s die uitgesteld of vertraagd zijn of onvoldoende tot implementatie gekomen zijn. Bekendste voorbeeld is natuurlijk de inwerkingtreding van de Omgevingswet, maar ook de Wmebv en bijvoorbeeld PLOOI laten op zich wachten.
Toch zijn er ook voor 2023 voldoende interessante ontwikkelingen om op te pakken, naast de overige vertraagde ontwikkelingen. In ieder geval ligt de focus in 2023 voor Telengy ook op de volgende thema’s:
Ongeacht de datum van inwerkingtreding Omgevingswet kunnen gemeenten wel werken in de ‘geest van de Omgevingswet’. Wat wel kan:
De wet verankert taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom de voorzieningen voor de generieke digitale infrastructuur (GDI), verplichtingen voor bestuursorganen en aanspraken van burgers en bedrijven. Inwerkingtreding is in afwachting van bespreking in de Eerste Kamer van het wetsvoorstel met wijziging. Meer informatie.
De Single Digital Gateway (Europese verordening) heeft impact op de huidige dienstverlening van gemeenten. De verordening vereist bijvoorbeeld om een deel van de huidige informatie en diensten in een andere taal aan te bieden. Webpagina’s over producten en procedures van gemeenten, provincies en waterschappen moesten in december 2022 voldoen aan eisen SDG-verordening en zijn aangemeld bij Your Europe. Voor december 2023 moeten bepaalde procedures online kunnen worden doorlopen; in specifieke gevallen en op verzoek van de gebruiker met uitwisseling van gegevens via het Once Only Principe. Meer informatie.
Burgers en bedrijven krijgen met dit voorstel meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Een Eerste Kamer-commissie heeft de wet op 13 december 2022 behandeld. Het wachten is op plenaire behandeling en afkondiging van de wet. Verwachte inwerkingtreding in 2024. Meer informatie.
Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. Belangrijkste maatregelen:
De Minister heeft de wet in november 2021 aangeboden ter behandeling in de Tweede Kamer, dit heeft nog niet plaatsgevonden. Meer informatie.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.
Nieuwe software is ‘an sich’ geen garantie voor succes. Het heeft impact op mensen en werkwijzen van een organisatie. Nieuwe software implementeren is daarom ook geen IT-project, maar een verandertraject. Als projectleider moet je dus ook van veel markten thuis zijn om het project tot een succes te maken. In dit artikel neem ik je graag mee in mijn ervaringen als projectleider bij implementaties van software.
Voorafgaand aan de implementatie van nieuwe software is het offertetraject afgerond en zijn de projecteisen al gedefinieerd vanuit de gemeenten. Het implementatietraject van de nieuwe software kent daarom de volgende vier fasen:
Als projectleider was ik verantwoordelijk voor het succesvol implementeren van software bij verschillende gemeenten. Hierbij coördineerde ik alle fasen binnen het verandertraject: van project-kick off tot nazorg. Enige kennis van de software is wenselijk, maar ik was geen inhoudsdeskundige.
Tijdens de diverse projecten moest ik laveren tussen enerzijds de belangen en wensen van de softwarelevernacier en anderzijds de belangen en wensen van de verschillende stakeholders binnen de gemeenten. Het is dus een kunst om al die belangen te verenigen tot een gezamenlijk doel. Het goed omgaan met de belangen in en rond een project vormt daarom een belangrijk aspect van het leiderschap van een projectleider. Het vermogen tot verbinden is hiermee een belangrijk onderdeel van het leiderschap. Het vraagt dat je je richt op het proces om met de partijen tot een gemeenschappelijke visie en doelen te komen vanuit oprechte interesse in ieders belangen.
Een project staat of valt met samenwerking, zowel intern als extern. Intern betekent dit dat ik medeverantwoordelijk was dat de afdelingen van de softwareleverancier goed met elkaar samenwerkten voor de klant. Juist hierdoor konden de wensen en verzoeken van de klant vertaald worden naar concrete softwareoplossingen. Daarnaast is het ook noodzakelijk dat de afdelingen binnen de gemeenten goed samenwerken. Zij moeten er namelijk voor zorgen dat de organisatie klaar is om de software te kunnen implementeren. Gedurende het implementatietraject is het dus noodzakelijk om voortdurend te schakelen tussen de softwareleverancier en de klant. Indien de samenwerking niet goed functioneert, heeft dit gevolgen voor de doorlooptijd van het implementatietraject.
Mijn projecten waren omvangrijk en erg intensief. Je moet van aanpakken houden, veel schakelen met verschillende partijen en je hebt veel verantwoordelijkheid. Daarnaast is het goed om te beseffen dat software nooit af is. Denk maar eens aan alle nieuwe inzichten die er ontstaan zodra de software in gebruik wordt genomen of als er een extra doelgroep wordt toegevoegd. Mede hierdoor zijn de interne en externe samenwerking cruciaal voor het succesvol laten slagen van het implementatietraject.
Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Zowel harde als zachte vaardigheden zijn essentieel. Aspecten waar ik als projectleider extra aandacht voor heb tijdens een project zijn:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. De eerste stap is dat gemeenten vanaf december 2022 informatie over producten en diensten moeten ontsluiten via YourEurope.eu. Gemeenten kunnen nu al aan de slag met deze informatie via een centrale voorziening.
U hoeft zelf géén oplossing te regelen voor de eerste fase van de verordening (ontsluiten van informatie per december 2022). De VNG heeft een centrale oplossing gerealiseerd waar de gemeente gebruik van kan maken. De gemeente krijgt toegang tot deze SDG-Invoervoorziening met daarin standaardteksten voor gemeentespecifieke informatie in het Nederlands en Engels. Gemeenten moeten deze standaardteksten controleren, aanvullen en publiceren. Het gaat om 82 producten, met een gemiddelde bewerkingstijd van 1 uur per product. U moet de informatie vervolgens zelf blijven onderhouden. Daarnaast voeren gemeenten hun specifieke lokale informatie in zoals contactgegevens, openingstijden en leges. Uw gemeente beheert zelf deze specifieke teksten.
In juni heeft elke gemeente met een bekend contactpersoon toegang gekregen tot de SDG-Invoervoorziening. Nog geen contactpersoon doorgegeven, dat kan via het formulier op de VNG website. Meer uitleg over de Single Digital Gateway, kijk dan ook eens naar:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.
Op 2 april 2022 begon de ramadan, de vastenmaand voor moslims. Vasten heeft veel positieve effecten: je werkt aan jezelf, je discipline en het is ook een periode van solidariteit en verbinding met je familie. Als je je werk combineert met het vasten is dit een extra intensieve periode. In dit artikel deel ik mijn ervaring over het werken tijdens de ramadan.
Ramadan is de negende maand binnen de islamitische kalender waarin de moslims vasten. Het vasten tijdens de ramadan betekent voor moslims dat zij tussen zonsopgang en zonsondergang niet eten of drinken (en ja, ook geen slokje water ;-)). Na zonsondergang is er de Iftar, Arabisch woord voor het gezamenlijk breken van het vasten (de maaltijd). Maar, de maand Ramadan is meer dan alleen vasten. Voor moslims staat deze heilige maand in het teken van het reinigen van lichaam en geest in de vorm van vergeving, bezinning en oog hebben voor je naasten. Kortom een maand waarbij je teruggaat naar de bedoeling. De maand eindigt uiteindelijk met de Eid al Fitr. Dit is het feest van het verbreken van de vastenmaand; in het Nederlands wordt de feestdag ook wel Suikerfeest genoemd.
Voor mij is de Ramadan de mooiste maand van het jaar. Tijdens deze maand probeer ik mijzelf als mens te verbeteren. Ik probeer bepaalde gewoontes af te leren en meer goed te doen, zowel op persoonlijk vlak als voor anderen. De ramadan is voor mij ook een periode waarin je elkaar opzoekt en nader tot elkaar komt. Je verbreekt bijvoorbeeld samen met je familie en vrienden het vasten tijdens iftarmaaltijden. De gesprekken aan tafel gaan over veel dingen die wij in het dagelijkse leven vanzelfsprekend vinden, maar die eigenlijk niet zo vanzelfsprekend zijn. Bijvoorbeeld gewoon schoon drinkwater uit de kraan. Het maakt mij bewust van de kracht van reflectie. Vasten is daarmee voor mij een soort van katalysator voor ander gedrag. Je wordt je bewust van jezelf als persoon en van hoe sterk je eigenlijk bent. Keer op keer kom ik tot nieuwe inzichten, maar ook realiseer ik mij iedere keer weer dat het belangrijk is om de kleine dingen in het leven te waarderen.
Aan het begin van de ramadan moet ik altijd even wennen aan mijn nieuwe slaap- en eetritme. Zodra ik hier doorheen ben, merk ik dat ik weinig last ervaar in mijn dagelijkse werk. Het voordeel van het werken als adviseur is dat ik heel flexibel kan werken, zowel wat tijd als locatie betreft. Binnen Telengy is hier overigens zowel tijdens als buiten de ramadan voldoende ruimte voor. Ik kan mijn dag voor het grootste gedeelte zelf indelen en dit ervaar ik als zeer prettig. Meetings en calls probeerde ik tijdens deze maand zoveel mogelijk in de ochtenden te plannen. Later op de dag deed ik juist taken die minder concentratie nodig hadden. Daarnaast houden collega’s ontzettend veel rekening met mij tijdens deze maand. Ze vragen mij continu of ik het nog volhoud en zijn erg geïnteresseerd. Dat waardeer ik dan ook heel erg van ze.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.
Er komt weer een nieuwe wet op gemeenten af: de Wmebv. Dat is de afkorting voor Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze wet is een wijziging op de Algemene wet bestuursrecht en een vervolg op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer uit 2004.
Het doel van de Wmebv is, kort gezegd, dat burgers en bedrijven alle zaken met de overheid digitaal kunnen uitvoeren. Waar gemeenten eerst digitaal zaken mochten doen, wordt het nu een kwestie van moeten.
Voor de gemeente Epe ben ik bezig als projectleider met de implementatie van deze wet. Omdat veel gemeenten nog moeten starten, maak ik graag kort duidelijk wat dit voor gemeenten betekent.
De term bestuurlijk verkeer kan makkelijk leiden tot misverstanden. Deze wet bedoelt daarmee berichten die gericht worden aan het bestuur van een overheidsinstantie, dus in ons geval de gemeente. Meer specifiek gaat het om aanvragen voor producten of diensten, een klacht of bezwaar aan een bestuursorgaan, een beroep of een melding met betrekking tot een aanvraag of procedure.
Als we kijken naar het volume, dan gaat het vooral om de eerste categorie. Daarmee hebben we ook een belangrijke impact te pakken: de gemeente moet alle producten en diensten digitaal aanbieden. Dat kan via een specifiek of algemeen webformulier maar ook via email (afhankelijk van het gewenste niveau van informatiebeveiliging). Uitgezocht moet dus worden welke producten en diensten nog niet digitaal aangeboden worden. En als dat wel het geval is of aan de vereisten voldaan wordt.
Zo’n vereiste uit de wet is, dat van elke aanvraag een ontvangstbevestiging gestuurd wordt. Dit gebeurt nu niet altijd. En wanneer een webformulier gebruikt is, moet de indiener zijn eigen gegevens terug kunnen zien. Dat kan meteen in de ontvangstbevestiging (als dat veilig genoeg is) maar bijvoorbeeld ook via een PIP (Persoonlijke Internet Pagina).
Met name deze vereisten maken het nodig om een uitgebreide inventarisatie te houden. Uit de pilot die de VNG heeft georganiseerd met een aantal gemeenten is een spreadsheet opgeleverd dat kan dienen als basis voor die inventarisatie (met 400 producten en diensten). Dat is een nuttig hulpmiddel maar betekent nog niet dat er geen werk te doen is. Elke gemeente heeft immers eigen keuzes gemaakt. En uit de inventarisatie van Epe is al gebleken dat het spreadsheet nog niet alles bevat dat voor Epe relevant is.
Omdat Epe veel diensten aanbiedt via het zaaksysteem en ook over een PIP beschikt, voldoen veel producten en diensten gelukkig al aan de meeste vereisten. Desondanks kost het uitzoeken nog veel werk.
En vergeet daarbij niet Gemeenschappelijke Regelingen en andere samenwerkingen, waaraan gemeentelijke taken uitbesteed zijn. Ook als een taak elders belegd is, blijft de gemeente verantwoordelijk voor de toepassing van de wet. Alleen wanneer er sprake is van delegatie is dat niet het geval. Het kan dan geen kwaad om de betreffende organisatie te wijzen op de impact van deze wet op hun processen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
Mijn naam is Ilse Verbruggen en ik mag vanaf mei aan de slag bij Telengy. Hiervoor ben ik werkzaam geweest bij een gemeente die als gevolg van een herindeling volop in beweging was. Dit zorgde ervoor dat ik al vrij snel betrokken raakte bij verschillende projectteams. Ik merkte daar dat mijn organisatorische en communicatieve vaardigheden goed tot hun recht kwamen en ik het bovendien leuk vond. Ik haal er namelijk veel voldoening uit wanneer ik structuur kan aanbrengen in een onoverzichtelijke context en informatie kan concretiseren. Na dit inzicht duurde het vervolgens niet lang voordat ik van mijn interesse, mijn ambitie wilde maken.
Ik zou mijzelf omschrijven als een nuchter persoon met een praktische geest. Daarnaast werk ik graag oplossingsgericht en ga uitdagingen niet uit de weg. Als teamlid vind ik het belangrijk om te luisteren naar de behoefte van de ander, dit doe ik zonder de voortgang uit het oog te verliezen.
Telengy sluit aan op mijn behoeftes omdat ontwikkeling hoog in het vaandel staat en de sfeer gemakkelijk en flexibel proeft. Ik kijk er naar uit om mijn kwaliteiten bij jullie in te kunnen zetten!
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ilse Verbruggen, adviseur bij Telengy, i.verbruggen@telengy.nl.
In het afgelopen jaar ben ik bij twee herindelingen projectleider geweest voor o.a. Burgerzaken. In het ene geval was PinkRoccade de leverancier van de burgerzakenapplicatie, in het andere geval was dat Centric. Deze applicaties zijn de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Ontwikkelingen die burger en gemeente veel voordelen opleveren.
Zo is het verwerken van mutaties en aanvragen voor uittreksels en dergelijke steeds meer procesgericht opgezet. Ook hebben deze systemen een “voorkant” gekregen zodat burgers direct digitaal een aanvraag in kunnen dienen. Een gevolg is dat de bijbehorende documenten digitaal worden opgeslagen en niet meer op papier worden bijgehouden. Een mooie ontwikkeling die burger en gemeente veel voordelen opleveren.
Naast alle voordelen heeft het echter ook een nieuw vraagstuk opgeleverd. Want als alle documenten digitaal zijn, hoe ga je dan om met archivering en dan met name de tijdige vernietiging? Vroeger werd dat op papier gedaan maar nu zit het “in het systeem”. Een goede oplossing daarvoor is het leggen van een koppeling met een zaaksysteem en het onderliggende DMS.
Dat werkt als volgt: nadat een werkproces is aangemaakt in de burgerzakenapplicatie wordt direct automatisch een corresponderende zaak in het zaaksysteem aangemaakt. En alle documenten worden “onder water” bij die zaak opgenomen. Zaak en document krijgen alle benodigde kenmerken mee, zoals het resultaat en de bewaartermijn. Het bijhouden en vernietigen gebeurt vervolgens in het zaaksysteem met functies die daar standaard voor aanwezig moeten zijn.
Bij beide herindelingen moest er daarom een koppeling gelegd worden met het zaaksysteem (resp. Zaaksysteem.nl en de eSuite van Atos, geleverd door Dimpact).
Het leggen van zo’n koppeling blijkt helaas steeds een lastige zaak (excusez-le-mot). Dat begint al met de techniek. Je hebt bijvoorbeeld te maken met firewalls, poorten en certificaten. Vaak heb je te maken met verschillende partijen die bij elkaar gebracht moeten worden. Gelukkig is dat met huidige virtuele online tafels een stuk eenvoudiger dan “vroeger”, maar het gaat nog steeds niet vanzelf.
Als de koppeling dan technisch gezien werkt, krijgt je de functionele kant. Hoewel elke leverancier aangeeft zich te houden aan standaarden zoals de Zaak-DMS-services ben je er dan nog lang niet. Je moet zaaktypen, documenttypen, fases en resultaattypen op elkaar “mappen” en metadata meegeven van het ene naar het andere systeem. En dan maar hopen dat het werkt…
Want als het niet werkt, begint een lastige zoektocht waarvoor je weer langs veel stations moet. Dit kost van alle betrokkenen veel energie en zorgt vaak voor een doorlooptijd die langer is dan wenselijk.
Dit doet zich niet alleen voor bij herindelingen want elke gemeente die een dergelijke koppeling nodig heeft, krijgt er mee te maken. En elke gemeente heeft zo’n koppeling nodig. Het zou mooi zijn als de VNG en NVVB hier nog meer orde in zouden scheppen!
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
De kern van de wet is tweeledig. Ten eerste verplicht de wet overheidsorganisaties documenten in elf categorieën actief openbaar te maken. Ten tweede verplicht de Woo gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. Invoering is een meerjarig traject. Meer informatie.
Op 1 juli 2021 is de wijziging van de Bekendmakingswet in werking getreden. Deze wetswijziging heeft als doelstelling om burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Per 1 juli 2022 dienen organisaties aan diverse voorwaarden te voldoen. Meer informatie.
Komende periode staat vol in het teken van aansluiten op het DSO en oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Een goede planning voor implementatie helpt daarbij. Alle organisaties die bij de invoering van de Omgevingswet betrokken zijn, hebben samen een roadmap opgesteld: Route 2022.
De wet verankert taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom de voorzieningen voor de generieke digitale infrastructuur (GDI), verplichtingen voor bestuursorganen en aanspraken van burgers en bedrijven. Er wordt gewerkt in tranches; de eerste tranche regelt onder meer de toegang tot digitale dienstverlening van de overheid middels elektronische identificatie/authenticatie, informatieveiligheid en standaarden (eID en hogere mate van betrouwbaarheid dan het huidige DigiD). Vragen van de Eerste Kamer bij het wetsvoorstel digitale overheid (WDO) hebben ertoe geleid dat de staatssecretaris van BZK een wetswijziging zal indienen. Met deze zogeheten ‘novelle’ wordt privacybescherming steviger in de wet verankerd, op zijn vroegst in juli 2022. Meer informatie.
De Single Digital Gateway (Europese verordening) heeft impact op de huidige dienstverlening van gemeenten. De verordening vereist bijvoorbeeld om een deel van de huidige informatie en diensten in een andere taal aan te bieden. Uitgangspunt is dat als een procedure beschikbaar is voor een burger of ondernemer van een lidstaat, deze ook toegankelijk moet zijn voor gebruikers uit andere lidstaten. Deze informatie moet vervolgens worden aangeleverd aan het Europese portaal. Webpagina’s over producten en procedures van gemeenten, provincies en waterschappen moeten in december 2022 voldoen aan de eisen van de SDG-verordening en zijn aangemeld bij Your Europe. Een jaar later moeten bepaalde procedures online kunnen worden doorlopen; in specifieke gevallen en op verzoek van de gebruiker met uitwisseling van gegevens via het Once Only Principe. Meer informatie.
Burgers en bedrijven krijgen met dit voorstel meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Meer informatie.
Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. Belangrijkste maatregelen:
De Minister heeft de wet in november 2021 aangeboden ter behandeling de Tweede Kamer. Meer informatie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.
