De afgelopen jaren heb ik binnen verschillende digitaliseringsprojecten diverse rollen mogen vervullen. Wat mij opvalt is dat de focus bijna altijd ligt op het digitaal maken van de informatie, terwijl de meeste inspanning vaak zit in de verandering die het voor de medewerker brengt. Ik merk dat wanneer medewerkers een nieuwe machine krijgen om mee te werken, de gebruiksaanwijzing van deze machine nog niet in hun systeem zit. Ze weten niet waarvoor alle functionaliteiten zijn en welke gevolgen hieraan vast hangen. Daarnaast missen ze de basisvaardigheden om de computer de gebruiken; basisvaardigheden die randvoorwaarden zijn om digitaal te werken.

Maar eerst het verschil tussen…

De termen digitaal, digitaliseren, digitalisering en digitale transformatie worden vaak door elkaar gebruikt. De digitale transformatie is veel meer dan digitalisering alleen. Meestal worden opdrachten in eerste instantie gedefinieerd als digitaliseringsopdrachten. Echter, daarbij gaat het om veel meer dan het digitaliseren van informatie: het zijn digitale transformaties met een bredere focus.

“Met de juiste inrichting van systemen, in combinatie met begeleiding van medewerkers in deze systemen, kan er nog zoveel meer efficiëntie bereikt worden”

Medewerkers en digitale vaardigheden

In mijn opdrachten werk ik vooral met medewerkers van vakafdelingen zoals sociale zaken. Het digitaal werken zit vaak niet in hun DNA. Ze hebben het gevoel dat ze digitaal werken, puur omdat ze vanuit digitale dossiers werken. Echter werken en denken ze nog niet volledig digitaal; wat ik zie is dat het meestal schort aan digitale basiskennis.

Ambtenaren beschikken veelal over onvoldoende vaardigheid en kennis om hun taak uit te oefenen in het digitale landschap. Dit betekent niet dat het eindresultaat beter of slechter is, maar dat het resultaat wel op minder efficiënte wijze wordt behaald dan mogelijk is. Digitale vaardigheden lijken steeds meer een randvoorwaarde geworden om je werk goed te kunnen uitvoeren. Digitale vaardigheden zijn niet langer voor ‘erbij’, maar vormen een wezenlijk onderdeel van het uitvoeren van het werk.

Hoe pak ik dit aan?

Tijdens implementaties van projecten schenkt ik hier dan ook aandacht aan. Dit gaat mijns inziens alleen als je echt meekijkt met de medewerker. Daarnaast is het op deze manier gemakkelijker te achterhalen hoe de medewerker denkt. Medewerkers blijken tijdens implementaties van bijvoorbeeld zaakgericht werken vaak ook open te staan om zaken zoals digitaal werken bij te leren. Dit kan dan direct opgepakt worden.

Tot slot

De kern van de huidige digitale transformatie zit hem dus niet in snellere computersystemen, maar op de toepasbaarheid van deze systemen, de mensen en hun cultuur. Het toepassen van machines zoals het bedoeld is, zal dan geen frustratie en weerstand, maar juist efficiëntie opleveren. De focus in de digitale transformaties moet dus niet liggen op nieuwe technologie, maar op mensen en cultuur.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Overheidsinstellingen doen steeds meer digitaal. Diensten worden online aangeboden (zoals het inplannen van een afspraak), producten worden digitaal aangevraagd (bijvoorbeeld een vergunning) en communicatie gaat via digitale kanalen (bijvoorbeeld met behulp van een video). Maar is dit wel voor iedereen toegankelijk? De gemeente Helmond houdt zich onder andere bezig met dit vraagstuk.

Ongeveer een kwart van de Nederlandse bevolking heeft een beperking. Denk bijvoorbeeld aan blinden, doven en lichamelijk gehandicapten, maar ook aan kleurenblinden, mensen met dyslexie en laaggeletterden. Overheidsinstanties zorgen vaak voor de juiste voorzieningen, zoals een blindenstok en ICT-hulpmiddelen op school voor kinderen met dyslexie. Echter, ze vergeten vaak dat deze mensen de overheid ook moeten kunnen bereiken, omdat ook zij verhuizen en een nieuw paspoort nodig hebben.

Wetgeving

Daarom is vanaf 1 juli 2018 het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ in werking getreden. Dit besluit verplicht overheidsinstanties om te zorgen dat hun websites en mobiele applicaties toegankelijk zijn conform de geldende standaard EN 301 549 en daarover een actuele toegankelijkheidsverklaring af te geven. In het besluit is bepaald dat websites en mobiele apps van overheidsinstanties op de volgende datums aan het besluit moeten voldoen:

• Op 23 september 2019 voor websites die zijn gepubliceerd vanaf 23 september 2018;
• Op 23 september 2020 voor websites die zijn gepubliceerd vóór 23 september 2018;
• Op 23 juni 2021 voor mobiele applicaties.

Toegankelijkheidscriteria

De wet schrijft een lange lijst met toegankelijkheidscriteria voor. Voorbeelden hiervan zijn:

• Een tekstueel alternatief voor afbeeldingen aanbieden.
• Video’s voorzien van ondertiteling.
• De mogelijkheid tot het pauzeren van animaties.
• Duidelijk geschreven teksten.
• Toetsenbordnavigatie voor mensen die geen muis (kunnen) gebruiken.

Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van hoe het niet moet.

Deze afbeelding laat een probleem zien waar veel kleurenblinden tegenaan lopen. Dit oplossen is heel gemakkelijk, maar er wordt vaak niet aan gedacht. Zo kun je bijvoorbeeld verschillende patronen toevoegen aan de onderdelen (zoals streepjes of bolletjes).

Gemeente Helmond: inventariseren en daarna aanpakken

De gemeente Helmond is gestart met het inventariseren van alle websites en mobiele applicaties die de gemeente kent. Hierbij bleek het al snel lastig om te definiëren voor welke websites de wet nu wel of niet geldt. Een gemeente heeft naast haar eigen website namelijk nog veel andere websites in samenwerking met andere organisaties. Denk aan samenwerkingen met zorginstellingen en websites ten behoeve van ontwikkelprojecten in de regio. In hoeverre moeten deze websites ook voldoen aan de toegankelijkheidsnorm? En wiens verantwoordelijkheid is dit dan? Dit zijn we nu aan het uitzoeken.

Daarnaast nemen we in de inventarisatie mee wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de te ondernemen actie. Websites die de gemeente in eigen beheer heeft, zal de gemeente zelf aan moeten passen. Websites en apps die in beheer van een andere organisatie zijn, zullen daarentegen door deze partij moeten worden aangepast. In dat laatste geval wordt er een informerende brief aan de betreffende partij gestuurd met vraag om actie.

Zodra de inventarisatie compleet is, wordt er gestart met het controleren van de huidige toegankelijkheid van de websites en mobiele applicaties. Daarna zal in een plan van aanpak worden uitgelegd welke maatregelen genomen moeten worden om op tijd aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Uitgangspunt zal in ieder geval zijn om websites en apps met het grootste afbreukrisico als eerste aan te pakken. Zo kan de gemeente ervoor zorgen dat de digitale toegankelijkheid voor iedereen zo goed mogelijk is gewaarborgd.

Meer weten?

Telengy-adviseur Kim Lenders werkt aan de DigiToegankelijkheid van de gemeente Helmond. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.

Als je als gemeente bezig bent met de voorbereidingen van de Omgevingswet, dan zou dat gevoel van een zwart gat je kunnen bekruipen. Het fenomeen lijkt oneindig groot, heeft een enorme zwaartekracht en dreigt alle energie op te slorpen.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft samen met Theo Timmermans over hun ervaringen met het springen in een zwart gat.

In de jaren ’80 zijn gemeenten al op grote schaal gestart met in-huis automatisering. Vanaf dat moment leunden zij sterk op leveranciers van gemeentelijke software. Deze leveranciers zorgden voor het doorvoeren van wetswijzigingen in de gemeentelijke software, zoals de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften en de GBA, de decentralisaties en de aankomende Omgevingswet. Dit is weliswaar gemakkelijk voor gemeenten, maar het maakt hen ook afhankelijk van de leveranciers.

De gemeentelijke softwaremarkt kenmerkt zich door een veelheid aan gemeentespecifieke oplossingen. Voor unieke gemeentelijke processen, zoals bijvoorbeeld de GBA en het sociaal domein, lijkt dat ook onontkoombaar. Er worden daarentegen ook veel toepassingen voor gemeenten ontwikkeld waarvoor ook generieke toepassingen beschikbaar zijn. Hierbij kan gedacht worden aan digitale loketten, zaaksystemen, klantvolgsystemen of financiële pakketten. Echter, er is tot nu toe relatief weinig aandacht voor de mogelijkheden buiten de gemeentemarkt. Gemeenten blijven daardoor, wellicht onnodig, afhankelijk van software die door de gemeentelijke leveranciers wordt ontwikkeld en aangeboden.

Behoefte aan innovatie

Modernisering en digitalisering van de overheid vraagt om innovatie. Denk aan de toepassing van kunstmatige intelligentie, robotisering, blockchain en zelflerende systemen om administratieve processen te vereenvoudigen en selfservice aan te kunnen bieden. Het is voor leveranciers en gemeenten in een relatief kleine gemeentemarkt met beperkte ontwikkelbudgetten moeilijk om voldoende en tijdig nieuwe technologie te vertalen naar gemeentelijke toepassingen. Ook het onderhoud van de complexe en zeer verschillende gemeentelijke applicatielandschappen staan deze ontwikkelingen in de weg. Een gevolg hiervan is dat gemeenten gaan achterlopen in de toepassing van nieuwe technologie.

Mede vanwege de huidige afhankelijkheid van leveranciers kiezen sommige gemeenten ervoor om zelf toepassingen te (laten) ontwikkelen, bijvoorbeeld in samenwerking met innovatieve lokale of regionale technologische ontwikkelbureau’s als Brightlands Smart Service Campus en Smart Society Eindhoven. Kosten en beheersbaarheid vormen bij dergelijke maatwerkoplossingen mogelijk een nieuwe uitdaging en risico. ICT en informatisering zijn weliswaar een cruciaal middel om burgers en bedrijven steeds beter en efficiënter van dienst te kunnen zijn, maar applicatieontwikkeling is nu eenmaal geen core business voor gemeenten.

Nieuwe kansen met Common Ground

Een ontwikkeling die de informatievoorziening en digitale dienstverlening van de overheid een impuls kan geven, is Common Ground. In de huidige gemeentelijke applicaties zijn gegevens, bedrijfslogica en gebruikersinterface met elkaar vervlochten. Deze applicaties communiceren met elkaar via complexe koppelingen en kopieslagen. De filosofie van Common Ground is het scheiden van data en applicaties en het ontsluiten van data via zogenoemde Application Programming Interfaces (API’s), wat relatief kleine programma’s zijn om gegevens uit te kunnen wisselen. Dit moet het onder andere mogelijk maken om nieuwe toepassingen te ontwikkelen die zonder de huidige complexe koppelingen en kopieslagen toch gebruik kunnen maken van bestaande gegevens.

Low- of no-code platformen

Een andere ontwikkeling is de opkomst van zogenoemde low- of no-code platformen. Er zijn inmiddels de nodige low- en no-code tools en platformen zoals bijvoorbeeld Mendix, Betty Blocks, Grexx en Pegasystems. Het aanbod varieert van geavanceerde tools voor softwareontwikkeling tot Business Process Modeling (BPM) en Case- en Customer Relation Management (CASE/CRM) platformen. Daarmee zijn op relatief laagdrempelige wijze processen in te richten en te onderhouden. Op basis daarvan is het mogelijk om automatisch bijbehorende toepassingen te genereren, inclusief mobiele versies. Niet alleen leveranciers maar ook gemeenten kunnen daarmee, individueel en collectief, applicaties en softwarecomponenten (laten) ontwikkelen. Uiteraard passend binnen de door gemeenten geformuleerde eisen zoals de Common Ground-filosofie.

Toegang tot geavanceerde technologie

Enkele van deze platformen bieden gebruikers ook toegang tot geavanceerde en beproefde functionaliteiten en technologische ontwikkelingen uit andere sectoren. Gemeenten kunnen hierover beschikken zonder deze innovaties zelf te moeten (laten) ontwikkelen. Bijvoorbeeld dynamisch casemanagement, zelflerende en voorspellende systemen en omnichannel dienstverlening. De platformen worden veelal door meerdere implementatiepartners ondersteund. Er is inmiddels ervaring opgedaan met bijvoorbeeld een subsidiesysteem in Grexx, een jeugdzorgsysteem in Betty Blocks en een zaaksysteem op basis van Pegasystems.

De platformen kunnen gebruik maken van externe softwarecomponenten voor landelijke voorzieningen en wetgeving, zoals het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Het biedt volop ruimte aan leveranciers, gemeenten en medeoverheden om componenten te ontwikkelen. Gemeenten kunnen kiezen voor ‘standaard’ oplossingen van een leverancier of bijvoorbeeld een gemeentelijk samenwerkingsverband, maar kunnen desgewenst ook zelf een platform en componenten kiezen die hen het beste past.

In combinatie met een filosofie en architectuur als Common Ground, bieden moderne platformen en tools gemeenten een nieuwe markt met ongekende mogelijkheden. Platformen met geavanceerde functionaliteiten maken het mogelijk om snel werkende, innovatieve en flexibele oplossingen te realiseren. Het kan een impuls geven aan de modernisering en digitalisering van dienstverleningsprocessen en de adoptie van nieuwe technologie. Het verkennen en onderzoeken van de mogelijkheden lijkt dan ook zeer de moeite waard.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99, m.verbeeten@telengy.nl of met Ton de Wit, 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.

Met gepaste trots verwelkomen we Roel Ottens in de functie van commercieel manager. Roel krijgt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en de verdere ontwikkeling van de commerciële kant van Telengy. Hierin ondersteunt hij de adviseurs in het creëren van een productieve samenwerking met opdrachtgevers bij de (lokale) overheid. Voor bestaande en nieuwe relaties zal Roel de contactpersoon zijn en met veel enthousiasme en gedrevenheid vorm geven aan de relaties. Roel neemt de functie over van Marcel Lemmen, die recent wethouder is geworden in de gemeente Cranendonck. Wij danken Marcel hartelijk voor zijn grote inzet en betrokkenheid bij Telengy in de afgelopen jaren. Wij wensen Roel veel succes en plezier in zijn nieuwe functie en kijken alvast uit naar een aangename samenwerking!

Na een hete zomerperiode begint Nederland weer goed op stoom te komen. In de afgelopen maanden is er uiteraard het nodige gebeurd, ook op het gebied van de Omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Zo is eind juni het katern Gemeentelijke Applicatiearchitectuur Omgevingswet gepubliceerd, gebaseerd op de bekende GEMMA-architectuur. Graag brengen we dit nog even onder de aandacht.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over het katern Gemeentelijke Applicatiearchitectuur Omgevingswet.

Steeds meer gemeenten zijn nu bezig met de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. De hoeveelheid documentatie en het aanbod van landelijke en regionale themabijeenkomsten groeit in steeds sneller tempo. Het kan daarom lastig zijn om het overzicht te bewaren en de benodigde kennis op het juiste detailniveau te vergaren en te borgen.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, legt uit hoe het Omgevingswet-architectuurmodel kan helpen bij overzicht bewaren na invoering van de Omgevingswet.

redactie: dit artikel is een coproductie van Dirk Moree en Philippe van Hartingsveldt

Het aantal gemeenten dat is aangesloten bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW) is in korte tijd enorm gegroeid. Daarom is het nu tijd om te investeren in de interne bedrijfsvoering. Dit gebeurt niet alleen door de organisatie door te ontwikkelen, maar ook door de processen te optimaliseren. Zo is er bijvoorbeeld sprake van veel maatwerk vanwege de verschillende verordeningen van de aangesloten gemeenten. Daardoor is het aantal beheerverzoeken groter dan gewenst. Tijd dus voor de volgende stap.

Aan Telengy is gevraagd om de procesadviseurs die het herontwerpen van de processen binnen de BsGW gaan begeleiden, in drie dagen te trainen op het vlak van procesmanagement. Processen staan niet op zichzelf, maar zijn (ook) gerelateerd aan de organisatie, informatievoorziening en infrastructuur. Daarom heeft Telengy een workshop georganiseerd waarin, naast procesmanagement en Lean Management, ook aandacht werd besteed aan deze raakvlakken.

Theorie verbinden met de praktijk

Ons uitgangspunt was dat de procesadviseurs niet alleen theoretisch, maar ook praktisch gezien voldoende bagage zouden meekrijgen om met betrokkenen de processen te herontwerpen. Daarom is gekozen voor zeer interactieve sessies waarbij de theorie van procesmanagement en Lean Management telkens werd verbonden met de vraag: hoe gaat dat bij ons? Door met elkaar diverse praktijkcases te bespreken, bijvoorbeeld het proces van afhandeling van bezwaarschriften, werden de inzichten direct toegepast. Daarbij zijn diverse tools en formats aangereikt; je hoeft het wiel immers niet opnieuw uit te vinden. Daarmee kreeg de BsGW een ’toolkit’ in handen die, met de inzichten en praktische oefeningen, direct inzetbaar is. Door concrete processen te bespreken kwamen er al verschillende verbetermogelijkheden naar voren, bijvoorbeeld bij de processen Behandelen bezwaarschriften, Kwijtschelding, en Permanente Marktanalyse.

De training

De eerste twee dagen lag de focus op de procesoptimalisatie, het Lean inrichten van processen en de rol van de procesadviseur, de lijnmanager en de procesmanager. De derde dag stond in het teken van Werken onder Architectuur en de relaties van processen met applicaties, koppelingen, gegevens, producten en diensten, zaaktypen, en ketenpartners. Hierbij is het zogenoemde 9-vlaksmodel van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) het uitgangspunt geweest. Daarnaast zijn de procesrelaties behandeld in het licht van de laatste ontwikkelingen zoals nieuwe wetgeving (o.a. de AVG en de Omgevingswet), een toename in het gebruik van centrale voorzieningen (de Generieke Digitale Infrastructuur met o.a. de LVWOZ en MijnOverheid) en technologische innovaties (o.a. Internet of Things).

In deze opzet is ook het gebruik van landelijk beschikbare tools zoals de GEMMA Online Wiki en de Softwarecatalogus toegelicht. Hieruit bleek directe toepasbaarheid om overzicht en inzicht te krijgen in de operationele applicaties en koppelingen, en de rol van de GEMMA Procesarchitectuur en standaarden. Verder is voor elk van de 9 onderdelen van de architectuur, maar ook de omvattende elementen Beveiliging en Beheer, een analyse gemaakt van verbetermogelijkheden op het gebied van procesmanagement.

Reacties van deelnemers

De workshop is enthousiast ontvangen. De deelnemers vonden het zeer leerzaam en, misschien wel het belangrijkste, direct toepasbaar. Een belangrijk inzicht was dat de betrokkenheid van de hele procesketen cruciaal is bij het inzichtelijk maken van het hele proces, de knelpunten en onderlinge samenhang. Daarnaast is dit ook zeker belangrijk voor het creëren van draagvlak voor het eindresultaat, en hoe de procesadviseur een leidende rol kan pakken binnen de veranderingen.

Hoe gaat het verder?

Met de opgedane kennis als extra bagage gaan de procesadviseurs, samen met de procesverantwoordelijken, aan de slag om de huidige (IST) situatie te beschrijven. Hierbij worden onder andere knelpunten, ontwikkelpunten, informatievoorziening en privacyvraagstukken per proces in beeld gebracht. Rond 1 oktober 2018 zijn alle processen in beeld en wordt de slag naar de gewenste (SOLL) situatie gemaakt.

Aan de hand hiervan worden, samen met de verantwoordelijken, verbeteringen doorgevoerd. De procesadviseurs nemen hierin de regie. Ook worden deze wijzigingen in de relevante systemen uitgevoerd. Daarnaast wordt vanaf dit moment bij iedere procesaanpassing de procesadviseur betrokken, zodat ook daadwerkelijk de groei naar een procesgerichte organisatie kan worden gerealiseerd.

Tot slot

De training heeft de procesadviseurs van BsGW geholpen om de herinrichting van de organisatie en de bijbehorende processen beter op te pakken. Het geeft hen richting om de theorie te verbinden met de praktijk. De ’toolkit’ helpt om processen als procesadviseur via een uniforme aanpak te herontwerpen. Die aanpak bevordert tevens het gesprek met alle betrokkenen binnen de keten. Daarnaast zijn de procesadviseurs hiermee goed in staat om interventies op maat voor de BsGW aan te bieden, en om zo de procesbetrokkenen mee te krijgen in de veranderingen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt, via tel. nr. 06 10 40 51 36 of Dirk Moree, tel. nr. 06 52 04 31 45 of via email: d.moree@telengy.nl.

Op 1 januari 2019 zal een flink aantal gemeenten gaan herindelen. Een belangrijk onderdeel van zo’n herindelingsproces betreft de harmonisatie van het applicatielandschap. Het is namelijk onwenselijk dat een nieuwe gemeente met meerdere softwarepakketten voor hetzelfde vakgebied blijft werken. Bij bijvoorbeeld Burgerzaken is dat zelfs onmogelijk.

Telengy-medewerkers spelen bij diverse herindelingen een rol als adviseur of projectleider. Zo ook bij de drie gemeenten waarover deze casus gaat. Deze drie gemeenten gaan op in één nieuwe gemeente. Daarbij hebben twee gemeenten een website van leverancier X en de andere gemeente een van leverancier Y. Volgens de opgestelde spelregels betekende dit het selecteren van een nieuwe oplossing via een aanbesteding. Daarom is een projectgroep ingesteld met deelnemers van de gemeenten op het gebied van communicatie en informatiemanagement, ondersteund door een regionaal inkoopbureau.

Marktconsultatie

Na een voorlopige bepaling van de scope is een marktconsultatie georganiseerd met vier leveranciers, zodat een aantal vraagstukken bentwoord kon worden voor de start van de aanbesteding. Zo is bepaald dat de website geen digitaal loket hoeft te bevatten. Met andere woorden: geen aanvraagprocessen met e-formulieren, identificatie via DigiD en eHerkenning, en afrekening via Ingenico. Dit maakte al onderdeel uit van het gekozen zaaksysteem, dat tevens een KlantContactSysteem (KCS) bevat. Een Social Intranet was ook niet nodig, want het systeem dat voor het herindelingsproces is opgetuigd bevalt goed en mag doorgaan. Wel moet de website een Producten en Dienstencatalogus (PDC) bevatten en uiteraard de mogelijkheid om dynamisch toptaken te presenteren.

De aanbesteding

Uit de prijsindicaties bleek dat een Europese aanbesteding niet nodig was. Er is daarom besloten tot een meervoudige onderhandse aanbesteding met dezelfde vier leveranciers. Gekozen is voor selectie op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding, waarbij gebruik wordt gemaakt van de gunningssystematiek ‘gunning op waarde’. Dat betekent dat de totale inschrijfsom verlaagd wordt met een fictieve aftrek, die ‘verdiend’ kan worden door meer toegevoegde waarde te leveren. De projectgroep heeft een mix bepaald van functionaliteit, implementatieplan en de Service Level Agreement (SLA). Daaraan toegevoegd is het verplichte onderdeel Duurzaamheid en Social Return on Investment. Voor de functionaliteit waren 39 wensen opgesteld. Dat lijkt wellicht veel, maar is al veel minder dan de honderden eisen die we een aantal jaren geleden nog wel eens meemaakten.

GIBIT

Daarnaast is dankbaar gebruik gemaakt van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) zoals opgesteld door de VNG. Ook handig is dat de VNG een generator beschikbaar stelt om overeenkomsten te maken op basis van een groot aantal keuzes. Dat nog niet alle leveranciers zich hierin kunnen vinden, blijkt uit het feit dat een groot deel van de 39 vragen in de Nota van Inlichtingen (NvI) hierover gingen. Een mooie service van de VNG is dat ze standaardantwoorden leveren op vaak gestelde vragen over de GIBIT. Slechts enkele vragen gingen over de eisen en wensen, waaruit bleek dat deze wel duidelijk waren: een voordeel van de gehouden marktconsultatie.

Lessons learned

De beoordeling van de inschrijvingen heeft een duidelijke winnaar opgeleverd. Dat was niet de partij met de hoogste fictieve aftrek, zoals vooraf verwacht was. Dat leverde de vraag op of ‘gunning op waarde’ voor deze aanbesteding de meest optimale variant is geweest. Een belangrijke les voor toekomstige aanbestedingen.

Andere geleerde lessen:

• Een marktconsultatie vooraf heeft veel toegevoegde waarde.
• De GIBIT vangt veel van de contractvoorwaarden af.
• Bij ‘gunning op waarde’ is er geen vaste verhouding tussen prijs en kwaliteit.

De spanning is er in ieder geval af! Het implementatietraject met de winnende leverancier is met groot enthousiasme gestart.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Op 27 en 28 september organiseert Telengy voor de 20e keer een Kennisplatform over een relevant gemeentelijk thema. Dit keer staat ‘opgaven gestuurd werken’ centraal. De bijeenkomst vindt plaats in Kapelle.

Opgaven gestuurd werken is een werkwijze met de focus op het realiseren van concrete effecten. De sleutel hiervoor is snel samen bouwen (in plaats van vergaderen) in samenspel met samenwerkingspartners: bedrijven, maatschappelijke partners en andere overheden. Opgaven zijn concrete zaken waarvan de resultaten zichtbaar en tastbaar zijn.

Programma

Op donderdagmiddag maakt u kennis met het thema vanuit het motto ‘leren door doen’. We spelen in enkele groepen het Opgaven gestuurd werken-Spel. Het spel wordt (be)geleid door Dr. Igno Pröpper, algemeen directeur van Partners + Pröpper, een organisatie die de grondlegger is van opgaven gestuurd werken. Igno past de werkwijze van opgaven gestuurd werken toe in de publieke en private sector rond een groot aantal vraagstukken, zoals de herinrichting van een regionaal winkelcentrum, de aanpak van woonoverlast, het bouwen van duurzame stallen (‘veehouderij van de toekomst’), het realiseren van een bruisend centrum in samenwerking met de sociale werkvoorziening, de aanpak van ongeletterdheid, en nog veel meer (zie ook www.opgavengestuurdwerken.nl).

Op donderdagavond krijgt u, aan de hand van twee praktijkcases van gemeenten die hier ervaring mee hebben, een kijkje in de keuken van opgaven gestuurd werken. Op de vrijdagochtend wisselen de deelnemers hun ervaringen op dit gebied met elkaar uit.

Programma Kennisplatform 27-28 september 2018

We zien u graag op 27 en 28 september.

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 19 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.