De Omgevingswet heeft consequenties voor veel elementen in de bedrijfsvoering en dienstverlening. In zijn bijdrage van maart 2017 schreef Dirk over de ontwikkeling van de nieuwe versie van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA2). Een modelarchitectuur, maar ook een individuele “Enterprise architectuur” beschrijft de bedrijfs-, informatie- en technische architectuur en samenhang tussen de onderdelen. Een bekende indeling en visualisatie daarvan is het 9-vlaksmodel.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over GEMMA2 en de softwarecatelogus.

Gemeente ’s-Hertogenbosch hanteert onderscheidende aanpak

Er is veel gepubliceerd over gegevensmanagement, zie o.a. onze publicatie. In deze publicatie zijn verschillende aanpakken genoemd vanuit de invalshoeken organisatie, proces, thema of stapsgewijs. Gemeente ’s-Hertogenbosch is erin geslaagd om een integrale benadering te hanteren die recht doet aan alle invalshoeken. Dat is tamelijk onderscheidend als we naar de praktijk van veel organisaties kijken.

Programmamanager Pieter Vermeij geeft aan:

“In 2014 is het programma Basis- en kernregistraties gestart met als doel om concernbreed en in samenhang te sturen op het beheer en de ontwikkeling van het stelsel van basis- en kernregistraties zodat we ze nuttig en efficiënt gebruiken.”

Behaalde resultaten

“Resultaten die behaald zijn:

• Het gegevensmanagement is organisatorisch verankerd op managementniveau.
• Rollen/verantwoordelijkheden en kwaliteitsnormen zijn vastgesteld en deels operationeel.
• Bewustzijn, kennis en vaardigheden bij medewerkers stijgt steeds meer.
• En het aanwezige instrumentarium draagt bij aan:
• verbinding met architectuurprincipes en processen;
• geclassificeerde data;
• transparantie van bereikte kwaliteit.

Er is een kernteam van kwaliteitsmedewerkers per basisregistratie, waaraan de gegevensarchitect en gegevensregisseur toegevoegd worden om zo ook het geheel in samenhang (het stelsel) te besturen.

BIT-traject

Een specifieke aanpak is het zogenoemde BIT-traject. Dit is een kwaliteitsdoorlichting per basisregistratie dat gestart wordt om de kwaliteit op een hoger plan te brengen. Het is een succesvolle aanpak gebleken om de volgende resultaten te bereiken:

• Data op orde.
• Kwaliteit geborgd in proces.
• Transparantie van resultaten in portal en rapportage.

Deze aanpak speelt ook in op de beweging naar zelfaudits en ENSIA.

Het programma werkt het komende jaar nog door aan transitie naar de lijn om de verbinding met strategische business-doelstellingen te maken.”

Review op aanpak

Telengy-adviseur Dirk Moree heeft op verzoek van de gemeente ’s-Hertogenbosch de aanpak van het gegevensmanagement gereviewd en constateert: “Kijkend naar mijn ervaringen bij andere gemeenten loopt ’s-Hertogenbosch voorop met deze integrale aanpak. De elementen waarop regie gevoerd wordt en hoe daarop gestuurd wordt is compact en solide gedefinieerd. Ik heb slechts enkele suggesties gedaan die de grenzen opzoeken van waar men nog zou kunnen verbeteren. Zo zou het instrumentarium doorontwikkeld kunnen worden door bijvoorbeeld de terugmeld-webservices vanuit applicaties te implementeren. Logius biedt deze functionaliteit aan maar uiteraard moeten daar ook softwareleveranciers klaar voor zijn. Waar andere gemeenten ook mee bezig zijn, is het verbinden van de gegevenscatalogus met de informatie rond dienstverlening zodat voor medewerkers en ketenpartners inzichtelijk is welke gegevens voor welke processen beschikbaar zijn in welke systemen. Op die manier wordt het verplicht gebruik goed gefaciliteerd. Ook een mogelijke verbinding van de eigen gegevenscatalogus met de landelijke Stelselcatalogus is een onderzoek waard. Vanuit VNG Realisatie is daar ook belangstelling voor. Verder heb ik ook nog de suggestie gedaan om te onderzoeken of de kwaliteitskosten in verhouding staan tot de verwachte kwaliteit bij inwoners en ondernemers, en het managen van informatieveiligheidsrisico’s. Dat is voor blijvende legitimatie naar het management wel van belang. Ook permanent onderzoek naar de toepassingsmogelijkheden van technologische innovaties zoals geautomatiseerde signalering en data-science levert een bijdrage aan zowel kwaliteitsborging maar ook kostenbeheersing.”

Gemeente ’s-Hertogenbosch gaat met deze suggesties weer verder aan de slag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

De gemeenten Zevenaar (32000 inwoners) en Rijnwaarden (11000 inwoners) vormen na de herindeling sinds 1 januari 2018 de nieuwe gemeente Zevenaar. Op verschillende gebieden werd al samengewerkt, maar beide gemeenten kenden een eigen organisatie van de toegang tot het sociaal domein. Weliswaar bestond er een gedeelde visie, maar in de uitwerking daarvan zijn verschillende inrichtingskeuzes gemaakt.

Medio 2017 is een werkgroep Toegang aan de slag gegaan om de gedeelde visie om te zetten naar een Inrichtingsplan Toegang. Daarbij is aandacht besteed aan gebiedsgericht werken zodat de nieuwe gemeente Zevenaar vanaf 2018 volledig gebiedsgericht werkt. In die periode was Telengy-adviseur Jos van Dijk betrokken bij deze ontwikkeling als teamleider Maatschappelijke Ondersteuning.

Toegang Rijnwaarden versus Zevenaar

Rijnwaarden kende tot 2018 een Sociaal Team waarbinnen generalisten alle zorgvragen integraal behandelden, met uitzondering van inkomensondersteuning en schuldhulpverlening. Zevenaar kende een Sociaal Team voor meervoudige hulpvragen en een team Maatschappelijke Ondersteuning (MO) voor enkelvoudige hulpvragen. Beide teams beschikten over een leidinggevende en gebruikten verschillende applicaties. Tussen die beide teams werd regelmatig afgestemd omdat het onderscheid tussen enkelvoudige en meervoudige problematiek in de praktijk niet altijd zo makkelijk bleek te maken. Dat kwam de kwaliteit van dienstverlening niet altijd ten goede.

Specialisten versus generalisten

De uitdaging voor de werkgroep was te zorgen voor een werkwijze die zowel moest leiden tot een integrale hulpuitvraag én een deskundig oordeel welke hulp zou moeten worden ingezet. Dat vereist dus naast algemene kennis van wet- en regelgeving ook specifieke kennis van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Unaniem was de werkgroep van mening dat het een utopie is te verwachten dat medewerkers alle wet- en regelgeving op hun duimpje kennen, ook na uitgebreide scholing.

Besloten is dan ook in te zetten op het ‘generalistenmodel’. Medewerkers hebben brede, algemene kennis én specifieke kennis van de  Wmo en/of Jeugdwet. Generalisten met specifieke kennis dus. Voor inkomensondersteuning en schuldhulpverlening blijven specialisten actief. Vanaf 2018 wordt zowel met generalisten als specialisten gewerkt in de teams en is een ondersteunende rol weggelegd voor werkbegeleiders. Zij zorgen voor coaching en begeleiding en een evenwichtige werkverdeling.

Gebiedsgericht werken

Eind 2017 is gebiedsgericht werken ingevoerd. Alle medewerkers die zorg, inkomensondersteuning of schuldhulpverleningstaken uitvoeren zijn gekoppeld aan één van de gebieden. Door medewerkers aan gebieden te koppelen wordt de komende tijd duidelijk of naast het algemene ondersteuningsaanbod nog lokale behoeften spelen waar specifieke, aanvullende zorg voor georganiseerd moet worden. Wekelijks worden spreekuren op locatie gehouden en er is flink geïnvesteerd in netwerksamenwerking met ketenpartijen. Onbekend maakt immers onbemind!

Aansturing

Gemeente Zevenaar kent een platte organisatiestructuur waarin een belangrijke rol is weggelegd voor zelfsturende teams. Eén manager is verantwoordelijk voor het gehele sociaal domein, exclusief beleidsvorming. Gezien de grootte van de afdeling bestaat er ook een hulpstructuur waarbinnen de werkbegeleiders een belangrijke rol vervullen.

1 applicatie en administratieve verwerking

De nieuwe manier van werken dient adequaat ondersteund te worden door te gaan werken met één applicatie voor alle medewerkers gebiedsteams (Suite4Sociale Regie). Toegangsmedewerkers Zevenaar die tot 2018 nog met de Suites Zorg en Jeugd werkten zijn hiermee gestopt. In geval er een besluit genomen moet worden op grond van de Wmo of Jeugdwet wordt dit besluit administratief verwerkt door de administratie.

Hieraan liggen vooral praktische redenen ten grondslag. Het selecteren van de juiste zorgaanbieder en het juiste product blijkt het beste gedaan te kunnen worden door administratieve medewerkers. Op deze wijze werken alle toegangsmedewerkers met één applicatie. Het advies moet dan wel alle elementen bevatten om het besluit zonder tussenkomst van een collega goed te kunnen verwerken. In de praktijk blijkt daar nog wel de nodige aandacht aan gegeven te moeten worden.

Tot slot

Zevenaar en Rijnwaarden kennen opvallend weinig bezwaarschriften en het aantal gegronde bezwaarschriften op jaarbasis is op de vingers van één hand te tellen. Ook qua klanttevredenheid scoren beide gemeenten goed. Dat zal in 2018 niet veranderen en daardoor ontstaat ruimte om aan de transformatieopgave verder te werken. Meer vrij toegankelijke algemene voorzieningen die aansluiten bij het de lokale zorgbehoefte en een afname van duurdere voorzieningen.

Meer weten?

Jos van Dijk was tot 2018 teamleider Maatschappelijke Ondersteuning Zevenaar. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een 80.000+ gemeente constateerde dat de privacy onvoldoende geborgd was binnen de applicatie, in gebruik bij de sociale wijkteams. Te veel gebruikers hadden toegang tot de applicatie en het was onvoldoende mogelijk om daarin af te bakenen wat wel en wat niet mocht worden ingezien. Het klantbeeld gaf bovendien onvoldoende zicht op de feitelijke situatie. En de applicatie gaf te weinig inzicht in werkvoorraad en stand van zaken, met o.a. als gevolg dat stuurinformatie ontbrak. Archivering was niet geregeld.

De gemeente zag het als noodzakelijk om hierin stappen te zetten. Maar omdat er nog geen helder beeld bestond over de gewenste informatievoorziening voor het gehele sociaal domein, was het lastig om de goede acties te bepalen. De gemeente heeft Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt gevraagd te ondersteunen bij dit vraagstuk.

Oplossing met perspectief

Gezien de urgentie is gekozen voor een korte termijn-oplossing waarin de huidige applicatie, KeDo van het bedrijf XLab, zou worden aangepast. De gewenste aanpassingen waren:

• Inrichting van KeDo op basis van processen, met een begin en een eind. Op die manier is de stand van zaken en de actuele werkvoorraad in beeld te brengen en kan stuurinformatie worden gegenereerd.
• Scheiding van toegangsrechten in de applicatie op basis van doelbinding.
• Verbeteren van de informatieveiligheid door middel invoering van twee factor-authenticatie. Meer specifiek een gebruikersnaam met wachtwoord in combinatie met een code via een app op de smartphone.
• Actueel houden van autorisaties via een aan- en afmeldingsproces van medewerkers en periodieke controle van deze actualiteit.
• Koppelen van processen en de uitkomsten daarvan aan vernietigingstermijnen ten behoeve van archiefbeheer.

Uitvoering op basis van behoefte

Met een projectteam van mensen van de uitvoering, coördinatoren en functioneel beheer zijn we aan de slag gegaan om de huidige en de gewenste processen in kaart te brengen. Ook is geïnventariseerd aan welke stuurinformatie behoefte is. En er zijn rollen en autorisaties bepaald, rekening houdend met privacy-aspecten en werkbaarheid.

Op basis daarvan is in nauwe samenwerking tussen met name functioneel beheer en leverancier in een iteratief vormgevingsproces aan de applicatie gebouwd. De halffabricaten  zijn tussentijds meermalen voorgelegd aan de gebruikers met de vraag om input, wat weer tot verbetering leidde. De grote flexibiliteit van het pakket KeDo, in combinatie met de inzet en kennis van de consultant van XLab en de grote proceskennis van de functioneel beheerder, maakten dat de applicatie heel goed aansloot bij de behoefte van gebruikers.

Doorlooptijd en kosten

Lastig in dit project bleek de beschikbaarheid van sommige leden van het projectteam. De werkdruk was voor hen zo groot dat het vaak niet mogelijk was om binnen de afgesproken tijd acties uit te voeren. Dat heeft geleid tot een langere doorlooptijd van het project, met instemming van de opdrachtgever. De kosten van het project zijn ondanks de uitloop binnen budget gebleven.

“De samenwerking was zeer prettig en het resultaat zeer goed. De zorgautoriteit heeft bij de externe organisatie complimenten gegeven over de inrichting en opzet van Kedo (met name ook over de privacy). Als we nog eens een dergelijke klus hebben, denken we zeker aan Philippe.”

Grote verbetering én tevredenheid

Het was een flinke uitdaging om met een relatief klein budget de gewenste aanpassingen doorgevoerd te krijgen. De projectdoelstellingen zijn naar grote tevredenheid van de opdrachtgever en de gebruikers behaald. De privacy is veel beter geborgd, de werkvoorraden zijn in beeld en duidelijk is wat de stand van zaken is. Er is goede stuurinformatie beschikbaar en de eerste stappen voor het archiefbeheer zijn gezet. Mooi om te zien dat een ‘korte termijn-oplossing’ zo een grote verbetering geeft. En misschien zal deze voor de langere termijn ook prima houdbaar blijken te zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Montferland is een gemeente met ongeveer 35.000 inwoners op de rand van de Achterhoek, ontstaan in 2005 uit een herindeling van de gemeenten Didam en Bergh. In eerste instantie is gestart met het werken met een documentmanagementsysteem (DMS), in tweede instantie met een zaaksysteem. Deze systemen zijn van twee verschillende leveranciers. In de praktijk liep men er steeds vaker tegenaan dat het aan elkaar knopen van de systemen en het leggen van koppelingen met front- en backofficeapplicaties en landelijke voorzieningen erg moeizaam ging. Dat er gestart is in een tijd dat er nog weinig standaards beschikbaar waren, hielp niet. Maar ook nu die standaards er wél zijn is het nog steeds geen gemakkelijke opgave. Met veel doorzettingsvermogen is Montferland er in geslaagd om, een behoorlijk doorontwikkeld informatielandschap neer te zetten, zeker voor een gemeente met deze omvang. De mate van digitaal werken, zowel intern als extern, is relatief hoog.

Hoe gaan we verder?

Dan komt na 12 jaar de onvermijdelijke vraag: hoe gaan we verder? De leveranciers van het zaaksysteem en DMS die, ten tijde van de start in Montferland, nog een innige samenwerking kenden, hebben in de tussentijd ieder hun productaanbod aangepast en de samenwerking van destijds is op een laag pitje komen te staan. Tijd voor een herbezinning dus, waarbij het sterke idee bestond dat het “gras aan de overkant” groener was. In een gesprek met Marco Robins, informatiemanager, Hillie Schut, hoofd afdeling Informatie en Willem Isendoorn van Telengy is het idee besproken om een marktconsultatie te houden. Dit wordt tegenwoordig steeds vaker gebruikt in de aanloop naar een aanbesteding maar kan in een situatie als deze ook goed toegepast worden.

Demo in marktconsultatie

De marktconsultatie had de volgende doelen:

• Bepaling van de scope voor een eventuele aanbesteding van midofficecomponenten (waaronder een zaaksysteem en DMS) ter vervanging van de huidige systemen.
• Een indicatie krijgen van de incidentele en structurele kosten voor een ander systeem. Een vergelijking met de beschikbare budgetten moest duidelijk maken of een eventuele aanbesteding financieel haalbaar is.

De kennis die in deze marktconsultatie is opgedaan zou ook gebruikt kunnen worden voor het opstellen van een programma van eisen en wensen voor een aanbesteding, mocht het zover komen. Er is gekozen om 5 leveranciers uit te nodigen, waaronder de twee bestaande. Daarnaast is een goede mix gemaakt uit het speelveld van de andere leveranciers. Per leverancier is 2 uur uitgetrokken voor een presentatie én demonstratie. Het voordeel van een demonstratie is dat de ‘mooie verhalen’ ook tot leven komen. Voor de gemeentelijke deelnemers leverden deze sessies een goed beeld op van het huidige aanbod in de markt.

Voorkeur integraal systeem

Duidelijk werd dat doorgaan met de huidige combinatie van zaaksysteem en DMS een doodlopende weg is. Een belangrijke conclusie was ook dat één systeem, waarin DMS en zaaksysteem geïntegreerd opgenomen zijn, de voorkeur heeft boven twee losse systemen van twee verschillende leveranciers. Voordelen van zo’n geïntegreerd systeem zijn:

• Alle informatie m.b.t. zaken en documenten is opgenomen in één consistent systeem.
• Het gebruikersgemak neemt toe (slechts één systeem in plaats van twee).
• Er is geen externe koppeling tussen zaaksysteem en DMS nodig (dat is duur, moeizaam om te realiseren en is vaak instabiel).
• Er is geen functionele beperking t.a.v. de interne gegevensoverdracht (de zaak-documentservices zijn ‘geknepen’);
• De performance is meestal beter.

“Doorpakken met het zaaksysteem”

Hoe is het verder gegaan? Er is voor gekozen om eerst met één van de twee huidige leveranciers verder in gesprek te gaan om te bepalen of hun huidige aanbod een goede toekomst biedt voor Montferland. Dit traject loopt nog dus de uitkomst is nog ongewis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Evenals veel andere gemeenten maakt Leudal werk van de verdergaande digitalisering (en daarmee de verbetering) van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Vele -vaak op zichzelf staande- initiatieven zijn in het verleden opgepakt. Om de gewenste verbetering te bereiken, is evenwel in Leudal geconcludeerd dat eerst de basis op orde moet zijn (bestaande knelpunten moeten uit de weg worden geruimd), voordat de weg vrij is voor meer baanbrekende initiatieven. Die baanbrekende initiatieven zijn overigens wel degelijk nodig om als gemeente mee te kunnen met de brede maatschappelijke en technologische veranderingen op het gebied van ICT en e-dienstverlening.

Basis op orde brengen

Voor het aanbrengen van meer samenhang en regie op het geheel is Telengy-adviseur Ger Manders in het najaar van 2016 gevraagd om de gemeente Leudal daarbij te ondersteunen. Om dit op een beheerste manier te doen is het neerzetten van ‘de basis op orde’ vormgegeven als een tweejarig programma, met een aantal onderliggende projecten. Om de grote lijn voor ogen te blijven houden is een programmaplan opgesteld, dat door het MT is vastgesteld. Ger vervulde de rol van programmacoördinator met de volgende taken:

• Coördineren en bewaken van (de projecten binnen) het programma namens het MT.
• Op- en bijstellen van het programmaplan.
• Adviseren (gevraagd en ongevraagd) aan de opdrachtgever van het programma, de opdrachtnemer van het programma, MT en de opdrachtgevers van de projecten en de projectleiders (zowel op projectmatig werken als op de inhoud).
• Initieren en bewaken van de functionele samenhang tussen de projecten.
• 4-wekelijks rapporteren van de (geconsolideerde) stand van zaken aan het MT.

De nadruk in het werk van de programmacoördinator (in nauwe samenwerking met de programmasecretaris) ligt op projectmatig werken en monitoring. De verantwoordelijkheid voor inhoud en resultaten ligt bij de individuele opdrachtgevers (afdelingshoofden).

Nut en noodzaak 38 projecten

Bij de start (januari 2017) omvatte het programma maar liefst 38 projecten. Onder begeleiding is voor elk project een projectopdracht geformuleerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Dat blijkt vaak al geen sinecure. Het concreet duiden wat nut en noodzaak van het project is, wie de opdrachtgever is, wat de (incidentele en structurele) financiële impact is, wanneer er wat wordt opgeleverd en wat de afhankelijkheid is van andere projecten is lastig, maar wel noodzakelijk gebleken. Ook is een strak monitoringregime ingevoerd: 4-wekelijks wordt de voortgang van de projecten gerapporteerd aan het MT. Per kwartaal wordt de verantwoordelijk portefeuillehouder geïnformeerd.

Top 7 projecten als fundament

In het eerste halfjaar 2017 zijn er 7 projecten succesvol afgesloten. Gaandeweg bleek dat de vele projecten binnen het programma wel een erg grote wissel trekken op de organisatie en dat het lastig om er goed grip op te krijgen en te houden. Om die reden is rond de zomer door het MT beslist om de projectportefeuille in de dikken tot de ‘top 7’ projecten die écht het fundament vormen voor de verdergaande verbetering. De ‘top 7’ bestaat uit projecten op het gebied van documentmanagement, bestuurlijke besluitvorming, P&C-cyclus en enkele procesoptimalisaties.

Door het ‘indikken’ van het programma is er meer focus op het beperktere aantal projecten, hetgeen de voortgang ten goede is gekomen. Inmiddels is het programma stevig in de steigers gezet en wordt het projectmanagement door het MT en de programmasecretaris ingevuld.

Programmasecretaris Jeroen Hesen over de inzet van Ger:

“Met het structureren van het programma en zijn kritische vragen heeft Ger een goede basis gelegd voor het projectmatig werken binnen Leudal.”

Op dit moment is Ger aan de slag bij de gemeente Heerlen als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger in Leudal, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

De VRMWB heeft aan Frank Huijbregts gevraagd om de Europese aanbesteding te begeleiden voor de nieuwe outsourcingsomgeving. Hij zal samen met het ICT-team de sourcingstrategie gaan vertalen naar een programma van eisen en aanbestedingsdocumenten. Na gunning zal hij tevens het implementatietraject gaan begeleiden.

Gemeente Borsele

Arno van Waesberghe en Jeroen van den Broek zullen zich de komende periode gaan ontfermen over de informatieveiligheid en privacyvraagstukken van de gemeente Borsele. De gemeente Borsele gaat hiervoor de organisatie (opnieuw) inrichten. Jeroen en Arno zullen hiervoor de voorbereidingen treffen en de organisatie en medewerkers hierin coachen.

Gemeente Tilburg

Acht gemeenten in de regio Tilburg (Goirle, Dongen, Hilvarenbeek, Oisterwijk, Waalwijk, Tilburg, Loon op Zand en Gilze-Rijen) gaan in 2019 een nieuw contract aan voor Wmo-hulpmiddelen. Femke de Vos en Ruud Groot gaan de gemeenten de komende maanden ondersteunen bij een marktverkenning in het kader van de voorgenomen Europese aanbesteding. Het doel is om een actueel beeld te krijgen van de mogelijkheden die de markt biedt.

Intergemeentelijke samenwerking Hoeksche Waard (ISHW)

Jacob Ubbels is aangesteld als projectleider harmonisatie zaakgericht werken bij de ISHW, een samenwerkingsverband van de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Regelmatig verschijnen er publicaties en blogs over de transformatie gemeentelijke informatievoorziening en digitale transformatie bij de overheid. Uit deze publicaties ontstaat inmiddels een gedeeld beeld over de toekomst. Met de Digitale Agenda 2020, Samen Organiseren en de Plus-1 gemeente wordt hard gewerkt aan deze transformatie. Bijvoorbeeld met een gemeentelijke gemeenschappelijke infrastructuur (GGI) en landelijke online diensten.

In dit artikel vertalen we de beelden en ontwikkelingen naar een blik in de toekomst: hoe kan de transformatie gemeentelijke informatievoorziening vorm gaan krijgen? Hoe kan het dan gaan werken? Zie het als een wenkend perspectief…

Een gemeenschappelijk Gemeentelijk Stelsel

Een gemeentelijk stelsel met collectieve landelijke e-voorzieningen faciliteert en ontzorgt gemeenten. Bijvoorbeeld met knooppuntdiensten voor gegevensuitwisseling en het centraal beschikbaar stellen van gegevens. Voor de omgevingswet kan dit bijvoorbeeld zijn:

• een omgevingszakenmagazijn voor samenwerking in de keten;
• e-depots voor (omgevings)documenten en –dossiers;
• een gegevensknooppunt voor veilige berichtuitwisseling (vergelijk GGK).

Ook nieuwe ontwikkelingen zoals de buitenlandse identificatiemiddelen (eIDAS) en aansluiting op het SimplerInvoicing netwerk voor e-facturering worden met een  centrale landelijke (GGI) voorziening ondersteund. Gemeenschappelijke data wordt goed beveiligd op een of meerdere centrale voorzieningen opgeslagen en ontsloten. Dat hoeven gemeenten allemaal niet meer zelf te regelen.

Het stelsel ontwikkelt zich gaandeweg door telkens nieuwe voorzieningen toe te voegen voor nieuwe wetgeving, ontwikkelingen en innovaties. Parallel aan de ontwikkeling van het stelsel kunnen gemeenten de eigen lokale voorzieningen en complexiteit afbouwen. Zo vindt de digitale transformatie gemeentelijke informatievoorziening gefaseerd plaats. Gemeenten kunnen in eigen tempo aansluiten.

Centrale integratie en koppelingen

De voorzieningen maken uiteraard maximaal gebruik van GDI-bouwstenen zoals:

• de basisregistraties;
• de stelselvoorzieningen;
• MijnOverheid;
• identificatie en authenticatie voorzieningen;
• bekendmakingen.

Al deze voorzieningen zijn maximaal onderling gekoppeld en geïntegreerd. Gemeenten hoeven dat dus ook niet meer lokaal te regelen. De centrale voorzieningen zorgen ook voor defacto standaarden. Leveranciers moeten hier wel aan koppelen om zaken te kunnen doen met gemeenten (vergelijk GGK). Hierdoor hoeven gemeenten niet langer met leveranciers te discussiëren over lokale koppelingen. De landelijke voorzieningen faciliteren ook flexibelere cloudapplicaties.  En nieuwe leveranciers kunnen hierdoor gemakkelijker nieuwe oplossingen aanbieden.

Digitale implementatie wetgeving

Nieuwe wetgeving en wijzigingen worden in toenemende mate als ‘businessrules’ (‘toepasbare regels’) centraal beschikbaar gesteld en geïmplementeerd. Vergelijk de toepasbare regels en vraagbomen voor de omgevingswet. Deze kunstmatige ‘intelligentie’ kan centraal in landelijke portalen ingezet worden. Ze kunnen echter ook in lokale applicaties worden aangeroepen. Wetswijzigingen en verbeteringen worden als nieuwe versies van ‘businessrules’ beschikbaar gesteld. Nieuwe wettelijke ontwikkelingen verplichten het gebruik van collectieve voorzieningen.

Eenduidige digitale dienstverlening

Burgers en ondernemers kunnen op een eenduidige manier producten en diensten digitaal afnemen. Bijvoorbeeld vanuit thematische digitale portalen als een omgevingsloket, zorgloket, publieksdienstenloket. Doelgroepen van burgers en ondernemers hebben zo op één plek alle gemeentelijke dienstverlening bij elkaar. Mogelijk op termijn zelfs voor de hele overheid. De portalen maken maximaal gebruik van de collectieve voorzieningen en basisgegevens. Gemeenten hoeven dit dus ook niet meer zelf te regelen en beheren. Vergelijk de digitale aangifte overlijden, verhuisservice en het omgevingsloket. Via services zijn de producten en diensten ook te integreren in eigen portalen. Voor de interactie en transactie met burgers en ondernemers wordt een ‘state-of-the-art’ CRM/casemanagement platform ingezet. Dit kunnen gemeenten zelf en desgewenst collectief inrichten. Het platform biedt ondersteuning van social media kanalen, ‘omnichannel’ oplossingen, selfservice (robotisering) en zelflerende processen.

Samen organiseren

Collectieve voorzieningen kunnen bewezen oplossingen zijn van gemeenten, samenwerkingsorganisaties en private partijen. Zo wordt maximaal gebruik gemaakt van de innovaties en creativiteit bij overheidsorganisaties en in de markt. Gemeenten hoeven dus niet alles zelf uit te vinden, zelf te ontwikkelen of aan te besteden. Waar nodig en gewenst kunnen voorzieningen uiteraard ook in opdracht ontwikkeld worden. De collectieve voorzieningen kunnen onder regie en opdrachtgeverschap van een publieke partij worden beheerd en doorontwikkeld. Bijvoorbeeld VNG/KING kan hierbij een rol vervullen als vertegenwoordiger van gemeenten. Het stelsel van voorzieningen kan leiden tot een soort van app-store. Deze stelt de door gemeenten (VNG/KING) ‘goedgekeurde’ services en applicaties beschikbaar. Gemeenten kunnen die apps als (cloud) dienst afnemen.

Gemeenschappelijke processen

Landelijke voorzieningen kunnen leiden tot uniforme processen en functionaliteit voor medewerkers. Bijvoorbeeld om een standaard (aanvraag)proces af te handelen of voor de inkomensprocessen (GBI). Daarvoor is dan geen lokale applicatie meer nodig. Dat kan voor bijvoorbeeld de vele diensten rondom persoonsregistratie en identiteitsbewijzen, en standaard vergunningen. Via de landelijke voorziening kunnen deze rechtstreeks aansluiten op de basisregistratie personen.

Alleen waar dat nog nodig of wenselijk is worden nog gemeentelijke applicaties van private partijen ingezet. Die moeten dan wel gebruik maken van dezelfde centrale collectieve voorzieningen en (basis)gegevens. Er kunnen dus nog steeds meerdere applicaties worden aangeboden waar gemeenten uit kunnen kiezen. Er is dus ook nog marktwerking en aanbieders kunnen zich onderscheiden en innoveren. Ze moeten echter wel aansluiten op de collectieve voorzieningen en services. Daardoor zijn toepassingen uitwisselbaar. Dat biedt gemeenten flexibiliteit bij het inzetten van deze applicaties en de markt betere mogelijkheden om innovaties in te brengen.

Architectuur, beveiliging en privacy by design

Om de ontwikkelingen te sturen is een visie en bovenliggende architectuur nodig. Specifiek gericht op collectieve voorzieningen en randvoorwaarden. Beveiliging en privacy worden zoveel mogelijk centraal en ‘by design’ geregeld in de landelijke voorzieningen. Gemeenten hoeven hierdoor nog zo min mogelijk zelf dingen te regelen. Zij kunnen zich concentreren op de minstens zo belangrijke veranderkundige implementatie in de eigen organisatie.

Aan de slag

Gemeenten moeten deze ontwikkeling gaan adopteren. Zij moeten die immers vanuit hun eigen opdrachtgeverschap uiteindelijk implementeren. Het is goed om de markt bij deze ontwikkelingen te betrekken. Zij kunnen hun producten en diensten dan goed en tijdig aan laten sluiten. Ook kunnen ze bijdragen aan versnelling van de ontwikkeling van het stelsel. Landelijke voorzieningen kunnen ook vanuit de huidige applicaties gebruikt worden. Gemeenten kunnen vooralsnog dus eigen applicaties blijven gebruiken. Daardoor zijn flexibele migratiescenario’s mogelijk voor zowel gemeenten als leveranciers. Zij kunnen hun eigen migratiepad uitstippelen voor de overstap naar collectieve voorzieningen. Naarmate meer collectieve alternatieven beschikbaar komen wordt overstappen uiteraard aantrekkelijker.

Zie ook de eerdere publicaties over dit onderwerp:

• Op weg naar innovatieve e-gemeenten
• Een andere kijk op dienstverlening: waar is de klant gebleven
• Centrale of decentrale informatievoorziening: codewoord is ‘ontzorgen’
• Innovatieve informatievoorziening bij de overheid: koersvast!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

“Basisregistraties is een thema wat zich goed leent om uit de hand te lopen qua scope”
(Barend Vissers, hoofd automatisering gemeente Groningen)

Het Stelsel van Basisregistraties nadert haar voltooiing. Bronhouders hebben er meer dan 10 jaar aan gewerkt. De gemeente Groningen heeft een “second opinion” uit laten voeren. Dit betreft het beheer en gebruik van het Stelsel van Basisregistraties binnen de gemeente Groningen. Hierbij is gekeken vanuit de wettelijke verplichtingen. Aanleiding voor Groningen was een interne notitie vanuit het programma Basisregistraties over dit onderwerp. Het management wilde daarover graag ook een onafhankelijk oordeel van externe deskundigen. Harm Olthof van Adviesbureau Geon en Dirk Moree van Telengy hebben de opdracht samen uitgevoerd. De wettelijke verplichtingen betreffen de kwaliteit van opbouw en het beheer van de afzonderlijke basisregistraties die leiden tot een “goede registratie”. En het verplicht gebruik van gegevens uit Basisregistraties voor de uitvoering van alle processen die voortkomen uit wettelijke taken en publiekrechtelijke regelgeving. Het verplicht gebruik heeft ook betrekking op die Basisregistraties waar de gemeente zelf geen bronhouder van is, zoals bijvoorbeeld het Handelsregister en de basisregistratie Kadaster.

Realisatie van individuele Basisregistraties

Rond het voldoen aan wettelijke verplichtingen van het beheer van de afzonderlijke Basisregistraties, waren de bevindingen vrijwel gelijk aan de interne conclusies van Groningen. Alleen de formele datum van aansluiting op de Landelijke Voorzieningen BGT en WOZ is in geringe mate overschreden maar, dat was gezien de landelijke voortgang geen probleem. Positief is verder de aanwezigheid van veel kennis in zowel de diepte als de breedte bij betrokken medewerkers. Vanuit afnemersoptiek is de interne integratie tussen BRP, BAG, WOZ en BGT prima. Verder is de Basis-Voorziening-Gegevens (BVG) een instrument dat het verplicht gebruik voor veel medewerkers faciliteert. De BVG is de gemeente-brede geoviewer. Juist voor een grote gemeente als Groningen is het van belang om Basisregistraties generiek aan te bieden: immers niet alle relevante ontwikkelingen bij elke afdeling zullen onmiddellijk bekend zijn bij de beheerders van Basisregistraties.

Waar vinden we de verbeteringen?

De kansen op verbetering liggen vooral op het gebied van gebruik van de Basisregistraties als Stelsel in de organisatie als geheel. Er is wel een Stelselhandboek, maar de borging van het praktisch gebruik kan beter. Daarvoor is een integrale aanpak nodig, waarbij de lijn van bestuur naar uitvoering duidelijker geborgd kan worden voor de stelselaspecten. Ondertussen heeft de gemeente een traject opgestart om een nieuw Stelselhandboek te maken, grotendeels in lijn met de adviezen uit ons rapport.

De belangrijkste aanbevelingen gaan dan ook over het zo hoog mogelijk in de organisatie beleggen van het realiseren van het Stelsel van Basisregistraties. Het moet gepositioneerd worden als  randvoorwaardelijke producten voor dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Het concernbelang voor een goed functionerend stelsel moet dus duidelijker zichtbaar zijn.

Daarbij helpt een duidelijke coördinatie over de Basisregistraties heen. Bijvoorbeeld een kwaliteitsbeheer-cyclus en een thematische insteek gebaseerd op behoeftes van de “business”. Ook een regelmatige rapportage aan management en bestuur over de status ven het Stelsel binnen de organisatie is belangrijk.

Dit sluit ook aan bij landelijke ontwikkelingen rond verantwoording, zoals bijvoorbeeld beschreven in de ENSIA.

Informatieveiligheid en Stelsel van basisregistraties

Informatieveiligheid en de wet datalekken zijn op zichzelf staande ontwikkelingen maar raken ook het gebruik van Basisregistraties. Het beter monitoren van intern gebruik en terugmelden, biedt meer inzicht of het gebruik conform verwachting is.

“Om het programma weer terug te brengen tot beheersbare proporties zagen we de noodzaak om terug te gaan naar de basis: wat zijn de uitgangspunten en waar moeten we aan voldoen vanuit wet- en regelgeving en vervolgens vanuit dienstverleningsvisie. Het rapport heeft ons hier goed bij geholpen.”

(Barend Vissers, opdrachtgever)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

DIV: Documentaire Informatievoorziening. Of is het tegenwoordig: Digitale informatievoorziening. Of noemen we het dan DigiDIV? Eén ding is zeker: er is niets meer zeker in de wereld van DIV.

Transformatie van archiveren naar registreren

De afdeling DIV staat van oudsher bekend als de afdeling waar alle afgehandelde dossiers die de gemeente heeft terecht komen en worden gecontroleerd, opgeschoond en gearchiveerd. Maar sinds een aantal jaar is dit aan het veranderen.

Met de ontwikkelingen binnen de overheid op het gebied van digitalisering, automatisering en zaakgericht werken, transformeert documentaire informatievoorziening ook naar een nieuw tijdperk. Waar eerst nog fysieke dossiers werden gearchiveerd, worden nu digitale dossiers geregistreerd; waar documentaire informatievoorziening eerst achter aan het proces stond, staan ze nu vooraan bij de inrichting van de zaakdossiers. Eerst zat de DIV-afdeling alleen achter het bureau of de computer zat, nu lopen ze door de organisatie om te adviseren. En waar eerst DIV verantwoordelijk was voor de compleetheid van een zaak, is dat nu de vakambtenaar.

Het blauw van documentaire informatievoorziening

De wereld staat op zijn kop. Het werk van DIV verandert van uitvoerend naar adviserend en dit vraagt om nieuwe functies en competenties. In een DIV-wereld met voornamelijk ‘blauwe’ mensen die al tientallen jaren hetzelfde werk doen, zorgt dat voor veel uitdagingen. Om deze uitdagingen in goede banen te leiden, ben ik in september 2016 ingehuurd als coördinator van DIV bij de Werkorganisatie CGM (gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert). Mijn taak was vooral om draagvlak te creëren binnen DIV voor hun veranderende rol. Maar hoe verander je een vastgeroeste cultuur?

Traject naar ‘Nieuwe rollen binnen digitale informatievoorziening (DIV)’

In januari 2017 is een verandertraject gestart met team DIV. In maandelijkse groepsbijeenkomsten maakten we de veranderingen bespreekbaar. Daarnaast onderzochten we wat deze veranderingen betekenden voor de huidige en nieuwe functie-indeling. Ook bespraken we in individuele gesprekken de ontwikkelingen op persoonlijk niveau. En onderzochten we wie welke competenties nog verder kan ontwikkelen. Het uitgangspunt van het traject was om met het huidige DIV-team verder te gaan naar de nieuwe functies. Tijdens dit traject zal nog moeten blijken of dit ook daadwerkelijk mogelijk is (wil en/of kan iedereen wel mee).

Documentaire informatievoorziening en de medewerker

Op dit moment zit CGM nog midden in het traject, maar er is al veel los gekomen bij de DIV-medewerkers. Een complete cultuur- en functieverandering is spannend. De medewerkers moeten de contole uit handen geven en zich nieuwe vaardigheden eigen maken, terwijl ze al (meer dan) 30 jaar hun werk goed doen. Dit leidt onder andere tot onbegrip (waarom is dit nodig?), frustraties (waarom begrijpen collega’s me niet?), onzekerheid (kan ik wel veranderen?) en persoonlijke dilemma’s (WIL ik wel veranderen?). Daar komt nog bij dat de rest van de organisatie zich natuurlijk ook andere (administratieve) taken eigen moet gaan maken, wat velen het gevoel geeft dat ze het werk van DIV overnemen: en wat doet DIV dan nog? Allerlei vragen waar de DIV-medewerkers mee om moeten gaan, maar waar ze zelf de antwoorden ook nog niet op weten.

Impact van de verandering

De verandering naar het digitale, zaakgerichte tijdperk is dan ook een behoorlijk opgave voor DIV. Maar ze horen het niet alleen te doen. In dit soort trajecten is het van cruciaal belang dat het management de trekker is van de kar: zij sturen hun medewerkers aan en zullen dus ook de boodschap moeten overbrengen dat de organisatie voor deze werkwijze heeft gekozen. Het goede voorbeeld geven staat daarbij voorop. De DIV-medewerkers zijn er vervolgens om hun collega’s te ondersteunen en te adviseren in het zaakgericht werken.

Documentaire informatievoorziening (DIV) in beeld

Om een duidelijk beeld te schetsen van de ontwikkelingen binnen DIV, heb ik samen met de DIV-medewerkers een filmpje gemaakt. Deze is intern gecommuniceerd om de rest van de organisatie op een leuke manier op de hoogte te stellen van de veranderingen binnen DIV. Daarnaast is het filmpje hieronder meegestuurd met de vacature die nu weer openstaat bij CGM voor coördinator DIV, aangezien ik vanaf oktober 2017 aan een nieuwe opdracht ben begonnen bij gemeente Helmond.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.