Montferland is een gemeente met ongeveer 35.000 inwoners op de rand van de Achterhoek, ontstaan in 2005 uit een herindeling van de gemeenten Didam en Bergh. In eerste instantie is gestart met het werken met een documentmanagementsysteem (DMS), in tweede instantie met een zaaksysteem. Deze systemen zijn van twee verschillende leveranciers. In de praktijk liep men er steeds vaker tegenaan dat het aan elkaar knopen van de systemen en het leggen van koppelingen met front- en backofficeapplicaties en landelijke voorzieningen erg moeizaam ging. Dat er gestart is in een tijd dat er nog weinig standaards beschikbaar waren, hielp niet. Maar ook nu die standaards er wél zijn is het nog steeds geen gemakkelijke opgave. Met veel doorzettingsvermogen is Montferland er in geslaagd om, een behoorlijk doorontwikkeld informatielandschap neer te zetten, zeker voor een gemeente met deze omvang. De mate van digitaal werken, zowel intern als extern, is relatief hoog.

Hoe gaan we verder?

Dan komt na 12 jaar de onvermijdelijke vraag: hoe gaan we verder? De leveranciers van het zaaksysteem en DMS die, ten tijde van de start in Montferland, nog een innige samenwerking kenden, hebben in de tussentijd ieder hun productaanbod aangepast en de samenwerking van destijds is op een laag pitje komen te staan. Tijd voor een herbezinning dus, waarbij het sterke idee bestond dat het “gras aan de overkant” groener was. In een gesprek met Marco Robins, informatiemanager, Hillie Schut, hoofd afdeling Informatie en Willem Isendoorn van Telengy is het idee besproken om een marktconsultatie te houden. Dit wordt tegenwoordig steeds vaker gebruikt in de aanloop naar een aanbesteding maar kan in een situatie als deze ook goed toegepast worden.

Demo in marktconsultatie

De marktconsultatie had de volgende doelen:

• Bepaling van de scope voor een eventuele aanbesteding van midofficecomponenten (waaronder een zaaksysteem en DMS) ter vervanging van de huidige systemen.
• Een indicatie krijgen van de incidentele en structurele kosten voor een ander systeem. Een vergelijking met de beschikbare budgetten moest duidelijk maken of een eventuele aanbesteding financieel haalbaar is.

De kennis die in deze marktconsultatie is opgedaan zou ook gebruikt kunnen worden voor het opstellen van een programma van eisen en wensen voor een aanbesteding, mocht het zover komen. Er is gekozen om 5 leveranciers uit te nodigen, waaronder de twee bestaande. Daarnaast is een goede mix gemaakt uit het speelveld van de andere leveranciers. Per leverancier is 2 uur uitgetrokken voor een presentatie én demonstratie. Het voordeel van een demonstratie is dat de ‘mooie verhalen’ ook tot leven komen. Voor de gemeentelijke deelnemers leverden deze sessies een goed beeld op van het huidige aanbod in de markt.

Voorkeur integraal systeem

Duidelijk werd dat doorgaan met de huidige combinatie van zaaksysteem en DMS een doodlopende weg is. Een belangrijke conclusie was ook dat één systeem, waarin DMS en zaaksysteem geïntegreerd opgenomen zijn, de voorkeur heeft boven twee losse systemen van twee verschillende leveranciers. Voordelen van zo’n geïntegreerd systeem zijn:

• Alle informatie m.b.t. zaken en documenten is opgenomen in één consistent systeem.
• Het gebruikersgemak neemt toe (slechts één systeem in plaats van twee).
• Er is geen externe koppeling tussen zaaksysteem en DMS nodig (dat is duur, moeizaam om te realiseren en is vaak instabiel).
• Er is geen functionele beperking t.a.v. de interne gegevensoverdracht (de zaak-documentservices zijn ‘geknepen’);
• De performance is meestal beter.

“Doorpakken met het zaaksysteem”

Hoe is het verder gegaan? Er is voor gekozen om eerst met één van de twee huidige leveranciers verder in gesprek te gaan om te bepalen of hun huidige aanbod een goede toekomst biedt voor Montferland. Dit traject loopt nog dus de uitkomst is nog ongewis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Evenals veel andere gemeenten maakt Leudal werk van de verdergaande digitalisering (en daarmee de verbetering) van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Vele -vaak op zichzelf staande- initiatieven zijn in het verleden opgepakt. Om de gewenste verbetering te bereiken, is evenwel in Leudal geconcludeerd dat eerst de basis op orde moet zijn (bestaande knelpunten moeten uit de weg worden geruimd), voordat de weg vrij is voor meer baanbrekende initiatieven. Die baanbrekende initiatieven zijn overigens wel degelijk nodig om als gemeente mee te kunnen met de brede maatschappelijke en technologische veranderingen op het gebied van ICT en e-dienstverlening.

Basis op orde brengen

Voor het aanbrengen van meer samenhang en regie op het geheel is Telengy-adviseur Ger Manders in het najaar van 2016 gevraagd om de gemeente Leudal daarbij te ondersteunen. Om dit op een beheerste manier te doen is het neerzetten van ‘de basis op orde’ vormgegeven als een tweejarig programma, met een aantal onderliggende projecten. Om de grote lijn voor ogen te blijven houden is een programmaplan opgesteld, dat door het MT is vastgesteld. Ger vervulde de rol van programmacoördinator met de volgende taken:

• Coördineren en bewaken van (de projecten binnen) het programma namens het MT.
• Op- en bijstellen van het programmaplan.
• Adviseren (gevraagd en ongevraagd) aan de opdrachtgever van het programma, de opdrachtnemer van het programma, MT en de opdrachtgevers van de projecten en de projectleiders (zowel op projectmatig werken als op de inhoud).
• Initieren en bewaken van de functionele samenhang tussen de projecten.
• 4-wekelijks rapporteren van de (geconsolideerde) stand van zaken aan het MT.

De nadruk in het werk van de programmacoördinator (in nauwe samenwerking met de programmasecretaris) ligt op projectmatig werken en monitoring. De verantwoordelijkheid voor inhoud en resultaten ligt bij de individuele opdrachtgevers (afdelingshoofden).

Nut en noodzaak 38 projecten

Bij de start (januari 2017) omvatte het programma maar liefst 38 projecten. Onder begeleiding is voor elk project een projectopdracht geformuleerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Dat blijkt vaak al geen sinecure. Het concreet duiden wat nut en noodzaak van het project is, wie de opdrachtgever is, wat de (incidentele en structurele) financiële impact is, wanneer er wat wordt opgeleverd en wat de afhankelijkheid is van andere projecten is lastig, maar wel noodzakelijk gebleken. Ook is een strak monitoringregime ingevoerd: 4-wekelijks wordt de voortgang van de projecten gerapporteerd aan het MT. Per kwartaal wordt de verantwoordelijk portefeuillehouder geïnformeerd.

Top 7 projecten als fundament

In het eerste halfjaar 2017 zijn er 7 projecten succesvol afgesloten. Gaandeweg bleek dat de vele projecten binnen het programma wel een erg grote wissel trekken op de organisatie en dat het lastig om er goed grip op te krijgen en te houden. Om die reden is rond de zomer door het MT beslist om de projectportefeuille in de dikken tot de ‘top 7’ projecten die écht het fundament vormen voor de verdergaande verbetering. De ‘top 7’ bestaat uit projecten op het gebied van documentmanagement, bestuurlijke besluitvorming, P&C-cyclus en enkele procesoptimalisaties.

Door het ‘indikken’ van het programma is er meer focus op het beperktere aantal projecten, hetgeen de voortgang ten goede is gekomen. Inmiddels is het programma stevig in de steigers gezet en wordt het projectmanagement door het MT en de programmasecretaris ingevuld.

Programmasecretaris Jeroen Hesen over de inzet van Ger:

“Met het structureren van het programma en zijn kritische vragen heeft Ger een goede basis gelegd voor het projectmatig werken binnen Leudal.”

Op dit moment is Ger aan de slag bij de gemeente Heerlen als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger in Leudal, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

De VRMWB heeft aan Frank Huijbregts gevraagd om de Europese aanbesteding te begeleiden voor de nieuwe outsourcingsomgeving. Hij zal samen met het ICT-team de sourcingstrategie gaan vertalen naar een programma van eisen en aanbestedingsdocumenten. Na gunning zal hij tevens het implementatietraject gaan begeleiden.

Gemeente Borsele

Arno van Waesberghe en Jeroen van den Broek zullen zich de komende periode gaan ontfermen over de informatieveiligheid en privacyvraagstukken van de gemeente Borsele. De gemeente Borsele gaat hiervoor de organisatie (opnieuw) inrichten. Jeroen en Arno zullen hiervoor de voorbereidingen treffen en de organisatie en medewerkers hierin coachen.

Gemeente Tilburg

Acht gemeenten in de regio Tilburg (Goirle, Dongen, Hilvarenbeek, Oisterwijk, Waalwijk, Tilburg, Loon op Zand en Gilze-Rijen) gaan in 2019 een nieuw contract aan voor Wmo-hulpmiddelen. Femke de Vos en Ruud Groot gaan de gemeenten de komende maanden ondersteunen bij een marktverkenning in het kader van de voorgenomen Europese aanbesteding. Het doel is om een actueel beeld te krijgen van de mogelijkheden die de markt biedt.

Intergemeentelijke samenwerking Hoeksche Waard (ISHW)

Jacob Ubbels is aangesteld als projectleider harmonisatie zaakgericht werken bij de ISHW, een samenwerkingsverband van de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Regelmatig verschijnen er publicaties en blogs over de transformatie gemeentelijke informatievoorziening en digitale transformatie bij de overheid. Uit deze publicaties ontstaat inmiddels een gedeeld beeld over de toekomst. Met de Digitale Agenda 2020, Samen Organiseren en de Plus-1 gemeente wordt hard gewerkt aan deze transformatie. Bijvoorbeeld met een gemeentelijke gemeenschappelijke infrastructuur (GGI) en landelijke online diensten.

In dit artikel vertalen we de beelden en ontwikkelingen naar een blik in de toekomst: hoe kan de transformatie gemeentelijke informatievoorziening vorm gaan krijgen? Hoe kan het dan gaan werken? Zie het als een wenkend perspectief…

Een gemeenschappelijk Gemeentelijk Stelsel

Een gemeentelijk stelsel met collectieve landelijke e-voorzieningen faciliteert en ontzorgt gemeenten. Bijvoorbeeld met knooppuntdiensten voor gegevensuitwisseling en het centraal beschikbaar stellen van gegevens. Voor de omgevingswet kan dit bijvoorbeeld zijn:

• een omgevingszakenmagazijn voor samenwerking in de keten;
• e-depots voor (omgevings)documenten en –dossiers;
• een gegevensknooppunt voor veilige berichtuitwisseling (vergelijk GGK).

Ook nieuwe ontwikkelingen zoals de buitenlandse identificatiemiddelen (eIDAS) en aansluiting op het SimplerInvoicing netwerk voor e-facturering worden met een  centrale landelijke (GGI) voorziening ondersteund. Gemeenschappelijke data wordt goed beveiligd op een of meerdere centrale voorzieningen opgeslagen en ontsloten. Dat hoeven gemeenten allemaal niet meer zelf te regelen.

Het stelsel ontwikkelt zich gaandeweg door telkens nieuwe voorzieningen toe te voegen voor nieuwe wetgeving, ontwikkelingen en innovaties. Parallel aan de ontwikkeling van het stelsel kunnen gemeenten de eigen lokale voorzieningen en complexiteit afbouwen. Zo vindt de digitale transformatie gemeentelijke informatievoorziening gefaseerd plaats. Gemeenten kunnen in eigen tempo aansluiten.

Centrale integratie en koppelingen

De voorzieningen maken uiteraard maximaal gebruik van GDI-bouwstenen zoals:

• de basisregistraties;
• de stelselvoorzieningen;
• MijnOverheid;
• identificatie en authenticatie voorzieningen;
• bekendmakingen.

Al deze voorzieningen zijn maximaal onderling gekoppeld en geïntegreerd. Gemeenten hoeven dat dus ook niet meer lokaal te regelen. De centrale voorzieningen zorgen ook voor defacto standaarden. Leveranciers moeten hier wel aan koppelen om zaken te kunnen doen met gemeenten (vergelijk GGK). Hierdoor hoeven gemeenten niet langer met leveranciers te discussiëren over lokale koppelingen. De landelijke voorzieningen faciliteren ook flexibelere cloudapplicaties.  En nieuwe leveranciers kunnen hierdoor gemakkelijker nieuwe oplossingen aanbieden.

Digitale implementatie wetgeving

Nieuwe wetgeving en wijzigingen worden in toenemende mate als ‘businessrules’ (‘toepasbare regels’) centraal beschikbaar gesteld en geïmplementeerd. Vergelijk de toepasbare regels en vraagbomen voor de omgevingswet. Deze kunstmatige ‘intelligentie’ kan centraal in landelijke portalen ingezet worden. Ze kunnen echter ook in lokale applicaties worden aangeroepen. Wetswijzigingen en verbeteringen worden als nieuwe versies van ‘businessrules’ beschikbaar gesteld. Nieuwe wettelijke ontwikkelingen verplichten het gebruik van collectieve voorzieningen.

Eenduidige digitale dienstverlening

Burgers en ondernemers kunnen op een eenduidige manier producten en diensten digitaal afnemen. Bijvoorbeeld vanuit thematische digitale portalen als een omgevingsloket, zorgloket, publieksdienstenloket. Doelgroepen van burgers en ondernemers hebben zo op één plek alle gemeentelijke dienstverlening bij elkaar. Mogelijk op termijn zelfs voor de hele overheid. De portalen maken maximaal gebruik van de collectieve voorzieningen en basisgegevens. Gemeenten hoeven dit dus ook niet meer zelf te regelen en beheren. Vergelijk de digitale aangifte overlijden, verhuisservice en het omgevingsloket. Via services zijn de producten en diensten ook te integreren in eigen portalen. Voor de interactie en transactie met burgers en ondernemers wordt een ‘state-of-the-art’ CRM/casemanagement platform ingezet. Dit kunnen gemeenten zelf en desgewenst collectief inrichten. Het platform biedt ondersteuning van social media kanalen, ‘omnichannel’ oplossingen, selfservice (robotisering) en zelflerende processen.

Samen organiseren

Collectieve voorzieningen kunnen bewezen oplossingen zijn van gemeenten, samenwerkingsorganisaties en private partijen. Zo wordt maximaal gebruik gemaakt van de innovaties en creativiteit bij overheidsorganisaties en in de markt. Gemeenten hoeven dus niet alles zelf uit te vinden, zelf te ontwikkelen of aan te besteden. Waar nodig en gewenst kunnen voorzieningen uiteraard ook in opdracht ontwikkeld worden. De collectieve voorzieningen kunnen onder regie en opdrachtgeverschap van een publieke partij worden beheerd en doorontwikkeld. Bijvoorbeeld VNG/KING kan hierbij een rol vervullen als vertegenwoordiger van gemeenten. Het stelsel van voorzieningen kan leiden tot een soort van app-store. Deze stelt de door gemeenten (VNG/KING) ‘goedgekeurde’ services en applicaties beschikbaar. Gemeenten kunnen die apps als (cloud) dienst afnemen.

Gemeenschappelijke processen

Landelijke voorzieningen kunnen leiden tot uniforme processen en functionaliteit voor medewerkers. Bijvoorbeeld om een standaard (aanvraag)proces af te handelen of voor de inkomensprocessen (GBI). Daarvoor is dan geen lokale applicatie meer nodig. Dat kan voor bijvoorbeeld de vele diensten rondom persoonsregistratie en identiteitsbewijzen, en standaard vergunningen. Via de landelijke voorziening kunnen deze rechtstreeks aansluiten op de basisregistratie personen.

Alleen waar dat nog nodig of wenselijk is worden nog gemeentelijke applicaties van private partijen ingezet. Die moeten dan wel gebruik maken van dezelfde centrale collectieve voorzieningen en (basis)gegevens. Er kunnen dus nog steeds meerdere applicaties worden aangeboden waar gemeenten uit kunnen kiezen. Er is dus ook nog marktwerking en aanbieders kunnen zich onderscheiden en innoveren. Ze moeten echter wel aansluiten op de collectieve voorzieningen en services. Daardoor zijn toepassingen uitwisselbaar. Dat biedt gemeenten flexibiliteit bij het inzetten van deze applicaties en de markt betere mogelijkheden om innovaties in te brengen.

Architectuur, beveiliging en privacy by design

Om de ontwikkelingen te sturen is een visie en bovenliggende architectuur nodig. Specifiek gericht op collectieve voorzieningen en randvoorwaarden. Beveiliging en privacy worden zoveel mogelijk centraal en ‘by design’ geregeld in de landelijke voorzieningen. Gemeenten hoeven hierdoor nog zo min mogelijk zelf dingen te regelen. Zij kunnen zich concentreren op de minstens zo belangrijke veranderkundige implementatie in de eigen organisatie.

Aan de slag

Gemeenten moeten deze ontwikkeling gaan adopteren. Zij moeten die immers vanuit hun eigen opdrachtgeverschap uiteindelijk implementeren. Het is goed om de markt bij deze ontwikkelingen te betrekken. Zij kunnen hun producten en diensten dan goed en tijdig aan laten sluiten. Ook kunnen ze bijdragen aan versnelling van de ontwikkeling van het stelsel. Landelijke voorzieningen kunnen ook vanuit de huidige applicaties gebruikt worden. Gemeenten kunnen vooralsnog dus eigen applicaties blijven gebruiken. Daardoor zijn flexibele migratiescenario’s mogelijk voor zowel gemeenten als leveranciers. Zij kunnen hun eigen migratiepad uitstippelen voor de overstap naar collectieve voorzieningen. Naarmate meer collectieve alternatieven beschikbaar komen wordt overstappen uiteraard aantrekkelijker.

Zie ook de eerdere publicaties over dit onderwerp:

• Op weg naar innovatieve e-gemeenten
• Een andere kijk op dienstverlening: waar is de klant gebleven
• Centrale of decentrale informatievoorziening: codewoord is ‘ontzorgen’
• Innovatieve informatievoorziening bij de overheid: koersvast!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

“Basisregistraties is een thema wat zich goed leent om uit de hand te lopen qua scope”
(Barend Vissers, hoofd automatisering gemeente Groningen)

Het Stelsel van Basisregistraties nadert haar voltooiing. Bronhouders hebben er meer dan 10 jaar aan gewerkt. De gemeente Groningen heeft een “second opinion” uit laten voeren. Dit betreft het beheer en gebruik van het Stelsel van Basisregistraties binnen de gemeente Groningen. Hierbij is gekeken vanuit de wettelijke verplichtingen. Aanleiding voor Groningen was een interne notitie vanuit het programma Basisregistraties over dit onderwerp. Het management wilde daarover graag ook een onafhankelijk oordeel van externe deskundigen. Harm Olthof van Adviesbureau Geon en Dirk Moree van Telengy hebben de opdracht samen uitgevoerd. De wettelijke verplichtingen betreffen de kwaliteit van opbouw en het beheer van de afzonderlijke basisregistraties die leiden tot een “goede registratie”. En het verplicht gebruik van gegevens uit Basisregistraties voor de uitvoering van alle processen die voortkomen uit wettelijke taken en publiekrechtelijke regelgeving. Het verplicht gebruik heeft ook betrekking op die Basisregistraties waar de gemeente zelf geen bronhouder van is, zoals bijvoorbeeld het Handelsregister en de basisregistratie Kadaster.

Realisatie van individuele Basisregistraties

Rond het voldoen aan wettelijke verplichtingen van het beheer van de afzonderlijke Basisregistraties, waren de bevindingen vrijwel gelijk aan de interne conclusies van Groningen. Alleen de formele datum van aansluiting op de Landelijke Voorzieningen BGT en WOZ is in geringe mate overschreden maar, dat was gezien de landelijke voortgang geen probleem. Positief is verder de aanwezigheid van veel kennis in zowel de diepte als de breedte bij betrokken medewerkers. Vanuit afnemersoptiek is de interne integratie tussen BRP, BAG, WOZ en BGT prima. Verder is de Basis-Voorziening-Gegevens (BVG) een instrument dat het verplicht gebruik voor veel medewerkers faciliteert. De BVG is de gemeente-brede geoviewer. Juist voor een grote gemeente als Groningen is het van belang om Basisregistraties generiek aan te bieden: immers niet alle relevante ontwikkelingen bij elke afdeling zullen onmiddellijk bekend zijn bij de beheerders van Basisregistraties.

Waar vinden we de verbeteringen?

De kansen op verbetering liggen vooral op het gebied van gebruik van de Basisregistraties als Stelsel in de organisatie als geheel. Er is wel een Stelselhandboek, maar de borging van het praktisch gebruik kan beter. Daarvoor is een integrale aanpak nodig, waarbij de lijn van bestuur naar uitvoering duidelijker geborgd kan worden voor de stelselaspecten. Ondertussen heeft de gemeente een traject opgestart om een nieuw Stelselhandboek te maken, grotendeels in lijn met de adviezen uit ons rapport.

De belangrijkste aanbevelingen gaan dan ook over het zo hoog mogelijk in de organisatie beleggen van het realiseren van het Stelsel van Basisregistraties. Het moet gepositioneerd worden als  randvoorwaardelijke producten voor dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Het concernbelang voor een goed functionerend stelsel moet dus duidelijker zichtbaar zijn.

Daarbij helpt een duidelijke coördinatie over de Basisregistraties heen. Bijvoorbeeld een kwaliteitsbeheer-cyclus en een thematische insteek gebaseerd op behoeftes van de “business”. Ook een regelmatige rapportage aan management en bestuur over de status ven het Stelsel binnen de organisatie is belangrijk.

Dit sluit ook aan bij landelijke ontwikkelingen rond verantwoording, zoals bijvoorbeeld beschreven in de ENSIA.

Informatieveiligheid en Stelsel van basisregistraties

Informatieveiligheid en de wet datalekken zijn op zichzelf staande ontwikkelingen maar raken ook het gebruik van Basisregistraties. Het beter monitoren van intern gebruik en terugmelden, biedt meer inzicht of het gebruik conform verwachting is.

“Om het programma weer terug te brengen tot beheersbare proporties zagen we de noodzaak om terug te gaan naar de basis: wat zijn de uitgangspunten en waar moeten we aan voldoen vanuit wet- en regelgeving en vervolgens vanuit dienstverleningsvisie. Het rapport heeft ons hier goed bij geholpen.”

(Barend Vissers, opdrachtgever)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

DIV: Documentaire Informatievoorziening. Of is het tegenwoordig: Digitale informatievoorziening. Of noemen we het dan DigiDIV? Eén ding is zeker: er is niets meer zeker in de wereld van DIV.

Transformatie van archiveren naar registreren

De afdeling DIV staat van oudsher bekend als de afdeling waar alle afgehandelde dossiers die de gemeente heeft terecht komen en worden gecontroleerd, opgeschoond en gearchiveerd. Maar sinds een aantal jaar is dit aan het veranderen.

Met de ontwikkelingen binnen de overheid op het gebied van digitalisering, automatisering en zaakgericht werken, transformeert documentaire informatievoorziening ook naar een nieuw tijdperk. Waar eerst nog fysieke dossiers werden gearchiveerd, worden nu digitale dossiers geregistreerd; waar documentaire informatievoorziening eerst achter aan het proces stond, staan ze nu vooraan bij de inrichting van de zaakdossiers. Eerst zat de DIV-afdeling alleen achter het bureau of de computer zat, nu lopen ze door de organisatie om te adviseren. En waar eerst DIV verantwoordelijk was voor de compleetheid van een zaak, is dat nu de vakambtenaar.

Het blauw van documentaire informatievoorziening

De wereld staat op zijn kop. Het werk van DIV verandert van uitvoerend naar adviserend en dit vraagt om nieuwe functies en competenties. In een DIV-wereld met voornamelijk ‘blauwe’ mensen die al tientallen jaren hetzelfde werk doen, zorgt dat voor veel uitdagingen. Om deze uitdagingen in goede banen te leiden, ben ik in september 2016 ingehuurd als coördinator van DIV bij de Werkorganisatie CGM (gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert). Mijn taak was vooral om draagvlak te creëren binnen DIV voor hun veranderende rol. Maar hoe verander je een vastgeroeste cultuur?

Traject naar ‘Nieuwe rollen binnen digitale informatievoorziening (DIV)’

In januari 2017 is een verandertraject gestart met team DIV. In maandelijkse groepsbijeenkomsten maakten we de veranderingen bespreekbaar. Daarnaast onderzochten we wat deze veranderingen betekenden voor de huidige en nieuwe functie-indeling. Ook bespraken we in individuele gesprekken de ontwikkelingen op persoonlijk niveau. En onderzochten we wie welke competenties nog verder kan ontwikkelen. Het uitgangspunt van het traject was om met het huidige DIV-team verder te gaan naar de nieuwe functies. Tijdens dit traject zal nog moeten blijken of dit ook daadwerkelijk mogelijk is (wil en/of kan iedereen wel mee).

Documentaire informatievoorziening en de medewerker

Op dit moment zit CGM nog midden in het traject, maar er is al veel los gekomen bij de DIV-medewerkers. Een complete cultuur- en functieverandering is spannend. De medewerkers moeten de contole uit handen geven en zich nieuwe vaardigheden eigen maken, terwijl ze al (meer dan) 30 jaar hun werk goed doen. Dit leidt onder andere tot onbegrip (waarom is dit nodig?), frustraties (waarom begrijpen collega’s me niet?), onzekerheid (kan ik wel veranderen?) en persoonlijke dilemma’s (WIL ik wel veranderen?). Daar komt nog bij dat de rest van de organisatie zich natuurlijk ook andere (administratieve) taken eigen moet gaan maken, wat velen het gevoel geeft dat ze het werk van DIV overnemen: en wat doet DIV dan nog? Allerlei vragen waar de DIV-medewerkers mee om moeten gaan, maar waar ze zelf de antwoorden ook nog niet op weten.

Impact van de verandering

De verandering naar het digitale, zaakgerichte tijdperk is dan ook een behoorlijk opgave voor DIV. Maar ze horen het niet alleen te doen. In dit soort trajecten is het van cruciaal belang dat het management de trekker is van de kar: zij sturen hun medewerkers aan en zullen dus ook de boodschap moeten overbrengen dat de organisatie voor deze werkwijze heeft gekozen. Het goede voorbeeld geven staat daarbij voorop. De DIV-medewerkers zijn er vervolgens om hun collega’s te ondersteunen en te adviseren in het zaakgericht werken.

Documentaire informatievoorziening (DIV) in beeld

Om een duidelijk beeld te schetsen van de ontwikkelingen binnen DIV, heb ik samen met de DIV-medewerkers een filmpje gemaakt. Deze is intern gecommuniceerd om de rest van de organisatie op een leuke manier op de hoogte te stellen van de veranderingen binnen DIV. Daarnaast is het filmpje hieronder meegestuurd met de vacature die nu weer openstaat bij CGM voor coördinator DIV, aangezien ik vanaf oktober 2017 aan een nieuwe opdracht ben begonnen bij gemeente Helmond.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.

Gemeenten staan voor de uitdaging om in de komende jaren de Omgevingswet te implementeren. Ze worden opgeroepen om er vooral mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is er nog veel onzeker en onduidelijk. Bijvoorbeeld over de informatievoorziening omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het geeft veel gemeenten een gevoel van onbehagen: we moeten aan de slag maar waarmee dan en hoe?

Daarom heeft de gemeente Utrechtse Heuvelrug de quickscan ‘Informatievoorziening Omgevingswet’ uit laten voeren door Telengy-adviseurs Roald Schel en Ton de Wit. De quickscan geeft in begrijpelijke taal inzicht in de landelijke voorzieningen zoals het DSO en in de impact hiervan op:

• de informatievoorziening.
• het lokale applicatielandschap.
• het beheer en ontsluiten van ruimtelijke gegevens.

Wat houdt de quickscan informatievoorziening Omgevingswet in?

De quickscan brengt onder andere in beeld welke, voor de Omgevingswet relevante, administratieve en geometrische applicaties de gemeente in gebruik heeft. En hoe bijvoorbeeld koppelingen met o.a. landelijke voorzieningen geregeld worden.

Jan Pieters (projectleider Gemeente Utrechtse Heuvelrug) zegt over de quickscan Informatievoorziening Omgevingswet: “We weten nu wat we in huis hebben, wat de status daarvan is en hoe we het georganiseerd hebben. Behalve inzicht in de status en impact heeft de quickscan ook het belang van regionale afstemming duidelijk gemaakt.” Germt Medema (Manager Omgeving Gemeente Utrechtse Heuvelrug) vult dit aan met: “De uitkomst onderstreept voor mij het belang van afstemming met onze ketenpartners en buurgemeenten.” De quickscan is voor Jan Pieters ook een bevestiging dat veel zaken reeds in de projectafbakening en projectaanpak zijn verwerkt. “Het is ook wel fijn om vanuit een onafhankelijke blik bevestigd te zien dat we al veel veranderingen onderkend hebben en op de juiste weg zijn.” Hoewel de rapportage hier en daar specialistische detailinformatie bevat is deze, wat Germt Medema betreft, wel degelijk toegankelijk. De aanbevelingen en acties zijn voor hem als manager helder en bruikbaar.

De rapportage en het afsluitende consultatiegesprek bieden het benodigde inzicht in wat er al concreet gedaan kan worden. Zaken die ook zonder de Omgevingswet al opgepakt kunnen worden en die straks ook voor de omgevingswet noodzakelijk zijn.

Quickscan als basis voor het vervolgtraject

Tot slot is de quickscan een handig instrument om de impact van de Omgevingswet met alle betrokkenen inhoudelijk te bespreken. Het maakt duidelijk wie op welke wijze betrokken is bij de veranderingen en wat het voor eenieder gaat betekenen. Zowel in het dagelijkse werk als voor de daarbij gebruikte applicaties. De quickscan Informatievoorziening Omgevingswet kan ook een goede basis vormen voor een programmaplan en projecten op het gebied van informatievoorziening.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

Er kan tegenwoordig héél veel met big data. Maar is dit ook ethisch verantwoord? Afgelopen donderdag 14 en vrijdag 15 september stonden in het teken van dit thema bij de gastgemeente Hattem. 

Uitgebreide informatie over het programma en de sprekers vindt u in deze brochure Big data & ethiek

Big data, niks is gek genoeg!

In de middag heeft Anna Snel, Independent Scientific Research Professional, het platform meegenomen in de wondere wereld van Big Data. Er zijn verschillende voorbeelden langsgekomen waardoor je getriggerd wordt om na te denken over de mogelijkheden.

Zwanger? Ja zwanger!

Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van de winkelketen ‘Target’ uit de Verenigde Staten. Er was eens een dag waarop een man een Target inliep om te klagen bij de manager. Zijn dochter kreeg kortingsbonnen voor babykleren en zwangerschapskleding toegestuurd. Terwijl zijn dochter toch echt niet zwanger was. De manager belde de man een paar dagen later zelfs op, om telefonisch zijn excuses aan te bieden. Maar de excuses van de manager bleken overbodig, de dochter was echt zwanger. Target was door het koopgedrag van de dochter te vergelijken met koopgedrag van zwangere vrouwen in het algemeen, eerder op de hoogte van de zwangerschap dan de vader.

Street Bump

Of al eens gehoord van de app ‘Street bump’? Deze app gebruiken vrijwilligers in Boston om tijdens het rijden data te verzamelen over de conditie van de straten. De app merkt het op als je door een kuil rijdt of als de weg niet helemaal glad is. Door deze informatie real-time inzichtelijk te hebben, wordt het mogelijk gemaakt om korte termijn ‘problemen’ snel aan te pakken en alvast plannen te maken voor lange termijn investeringen.

Waar staan we als gemeente?

Na de inspirerende voorbeelden van Anna  nam Eric de Kruik, adviseur sturingsinformatie bij KING, het platform mee in de ervaringen van gemeenten met Big Data. Eric gaf ondermeer aan dat in Nederland een 30-tal gemeenten best al goed op weg zijn in het gebruiken van big data. Ook vestigde hij de aandacht op de initiatieven van KING, zoals koken met data en de KING data science hub. Voor meer informatie zie de website van KING: www.kinggemeenten.nl.

De Ethische Data Assistent (DEDA)

Vervolgens was het tijd voor de dagelijkse praktijk van de deelnemers. Onder begeleiding van twee data ethics consultants zijn de deelnemers met eigen cases aan de slag gegaan. Aan de hand van twee vraagstukken en de DEDA poster zijn we gaan kijken wat wél en wat niet ethisch verantwoord is.

DEDA helpt data-analisten, projectmanagers en beleidsmakers om ethische problemen in data- projecten, datamanagement en databeleid te herkennen. DEDA is in nauwe samenwerking met data-analisten van de Gemeente Utrecht ontwikkeld en bestaat uit een toolkit die helpt bij het in kaart brengen van ethische kwesties bij dataprojecten, bij het documenteren van het beraadslagingsproces en bij de bevordering van de verantwoording aan de diverse stakeholders en het publiek.

Het gaf de deelnemers inzicht in de onderwerpen waar je echt rekening mee moet houden als je Big Data-vraagstukken wilt aanpakken. De workshop is toegankelijk, laagdrempelig en dus ook goed inzetbaar in je eigen organisatie. De poster is gratis te downloaden op www.dataschool.nl.

Terugblik op intensieve, leerzame dag

Vrijdagochtend hebben we teruggeblikt op de donderdag. Het was een intensieve dag waarin veel nieuwe inzichten zijn gekomen. Daarnaast hebben we nog een vraagstuk behandeld om samen te komen tot een concreet idee over hoe je zo’n vraagstuk aan kunt pakken aan de hand van big data, wie je erbij moet betrekken en wat daarbij de ethische problemen zouden kunnen vormen. Het waren weer twee zeer geslaagde dagen. Op naar het volgende kennisplatform!

Een van de deelnemers na afloop:

‘Voor deze bijeenkomst was ik wat big data & ethiek betreft onbewust onbekwaam, nu ben ik nog steeds onbekwaam, maar me daar wel bewust van.’

Nog genoeg te doen dus …

Volgende Kennisplatform

Op 8-9 maart 2018 (startend met lunch op 8 maart en eindigend met een lunch op 9 maart) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Twenterand. Het thema met werktitel is dan: ‘Wat kunnen we leren uit de ervaringen van de 3 decentralisaties in het licht van de Omgevingswet waar we nu mee aan de slag gaan/zijn?’

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Vier kleinere volwassen organisaties worden samengevoegd door middel van een ambtelijke fusie. Daardoor zijn ze in één keer een onvolwassen, in opbouw zijnde grotere organisatie. Allereerst een forse schaalsprong die niet te onderschatten is. Na een voorbereidingstraject, dat is gestart in 2013, is in juni 2015 de definitieve knoop doorgehakt. Vanaf 1 januari 2017 is de ambtelijke fusie officieel. De vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vormen samen ‘De BUCH’. Dit is niet niks, er moet op dat moment een nieuwe organisatie ontstaan. Vervolgens krijgen medewerkers  een nieuwe leidinggevende. Werken veelal op een nieuwe locatie met nieuwe collega’s. In sommige gevallen nieuwe werkzaamheden en een ander geautomatiseerd systeem. De veranderingen voor de medewerkers zijn heel erg groot. Ingeslepen routines maken vaak plaats voor ‘opnieuw ontdekken, met elkaar’.

Meer diversiteit na een ambtelijke fusie

De vier gemeenten hebben, na de ambtelijke fusie, opgeteld zo’n 101.000 inwoners, die even divers zijn als hun omgeving. Jong en oud, forensen en agrariërs, Randstedelingen en dorpelingen. Vanuit de vier gemeentehuizen werken in totaal ruim 800 medewerkers bij De BUCH. De organisatie bestaat uit acht domeinen: Inwoners en Ondernemers, Ruimtelijke Ontwikkeling, Wijkbeheer, Samenleven, Civiele Werken en Verkeer, Bestuursstaf, Bedrijfsvoering en Informatisering en Automatisering.

Inrichting 5e huis bij een ambtelijke fusie

Tijdens de voorbereidende fase, in mei 2016, heeft De BUCH hulp ingeroepen bij Telengy-adviseur Ger Manders. Als programmamanager PIA (procesmanagement en I&A) was het belangrijk om de harmonisatie van processen, applicaties en technische infrastructuren op een beheerste en gecontroleerde manier in te richten.

Een nieuwe technische infrastructuur (het zogeheten 5^e huis) was noodzakelijk om na de ambtelijke fusie en in de toekomst de applicaties van de nieuwe werkorganisatie BUCH te kunnen huisvesten. De inrichting van dat 5^e huis is een specialistische taak waarvoor externe expertise is ingeschakeld.  Verder is ook wel gebleken dat het ondanks alle hectiek belangrijk is om alle (I&A-)medewerkers goed op te leiden. Je zorgt er als organisatie voor niet té afhankelijk wordt van de binnengehaalde expertise.

Business en IT Alignment bij ambtelijke fusie

BITA (Business and IT Alignment) staat bij Ger hoog in het vaandel. Vakafdelingen en I&A  moeten elkaar verstaan en de mensen moeten elkaar meenemen in elkaars verhalen. Hier heeft hij dan ook veel tijd in gestoken, o.a. wekelijks in het MT.

Omdat er – uiteraard – schaarste is aan geld, menskracht en verandervermogen is samen met de business bepaald welke harmonisatieprojecten prioriteit krijgen. Dat waren er 14 in 2016 en 19 in 2017. Het is belangrijk om per project hier met elkaar een duidelijk beeld over te hebben, wat overigens nog niet meevalt. Waar we het nog vaak mis zien gaan, is bij business projecten met een dominante ICT-component. Vaak wordt hier de ICT-manager als verantwoordelijke aangesteld, terwijl het beter is om de verantwoordelijkheid bij de business te leggen. ICT kan zich dan in een ondersteunende rol positioneren.

Theo Bremer, Programmamanager Bedrijfsvoering bij De BUCH, over Ger Manders:

‘Ik heb Ger leren kennen bij de gemeente Castricum. Hij werd daar in 2014 binnengehaald om hetprogramma ‘Werk aan de Gemeentewinkel’ te leiden. En later heeft hij in Castricum ook de afdeling Informatievoorziening onder zijn hoede genomen. Vanuit deze rollen is hij uiteindelijk bij De BUCH terecht gekomen. Gelukkig maar, want deze transitie/transformatie is geen eenvoudige. Daar hebben we echt hulp bij nodig. Ger is hierbij voor ons van waardevolle betekenis geweest. Met zijn scherpe analyses heeft hij ons een spiegel voorgehouden. Hij wees ons op fouten en onvolkomenheden en legde zijn vinger af en toe op een zere plek. Wij hadden dat nodig om verder te komen. Ger heeft ons meegenomen in de wereld van processen, informatisering en automatisering en duidelijk gemaakt hoe je project- en planmatig moet werken. Hij bracht structuur aan, haalde expertise naar binnen, legde prioriteiten/keuzes voor, gaf inzicht, schepte duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en maakte, misschien wel het meest belangrijk, de verbinding tussen de organisatie en I&A. Met zijn heldere presentaties en praatplaten hield hij ons aangehaakt en scherp.’

I&A in de steigers

Op 1 september 2017 heeft Ger het stokje overgegeven aan een nieuwe programmamanager Informatievoorziening en Automatisering. Deze gaat fulltime bij De BUCH in dienst, terwijl Ger als inhuur 3 dagen per week beschikbaar bleef. De komende jaren zal De BUCH nog veel energie steken in het samenwerken en het harmoniseren van werkwijzen en de onderliggende systemen.

Ger over de periode bij de BUCH:

‘Ik kijk met veel plezier en voldoening terug op mijn werk bij De BUCH. Een unieke kans om in een dergelijk complexe situatie I&A in de steigers te zetten. Het sloot ook mooi aan bij de rol die ik daarvoor had, namelijk Afdelingsmanager Informatievoorziening bij gemeente Castricum.’

Onlangs is Ger gestart bij de gemeente Heerlen waar hij aan de slag is als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger bij De BUCH, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

In ieder nummer van M&C beschrijft een organisatieprofessional een casus uit de praktijk, onder redactie van Rob Wagenaar. In deze editie beschrijft Ad van Dijck de casus Digitalisering bij twee fusiegemeenten.

Ad verwijst in zijn casus naar ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

De nieuwe gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 ontstaat uit Nuth, Schinnen en Onderbanken de nieuwe gemeente Beekdaelen. Telengy is gevraagd om voor deze nieuwe gemeente een integrale visie informatisering en automatisering op te stellen. De komende maand zullen onze adviseurs hieraan bijdragen. Dit adviestraject wordt vanuit Telengy aangestuurd door Henk Albers en Ad van Dijck.

Gemeente Beuningen

Binnen de gemeente Beuningen heeft de afgelopen jaren een behoorlijke organisatieverandering ondervonden. Inmiddels staat de organisatie en is de tijd gekomen om op diverse onderdelen van de organisatie een doorontwikkeling in te zetten. Peter ter Telgte is gevraagd om de gemeente bij te staan bij de doorontwikkeling van het I-team. Hij wordt hierin bijgestaan door Wouter Le Febre.

Gemeente Heerlen

Ger Manders is aangesteld als manager Informatievoorziening bij de gemeente Heerlen. De komende maanden vervult hij deze functie en zal hij samen met zijn team werken aan een efficiënte informatieorganisatie.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft Ron de Vet aangesteld als teamleider Informatie & Gegevensbeheer. De komende periode (6 tot 12 maanden) zal hij de gemeente samen met zijn team verder ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.