Op 23 en 24 maart 2017 was er een goedbezochte bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling, dit keer bij de gemeente Urk. Het thema luidde: “Zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente”.

Adviezen uit de praktijk

Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken leidde het onderwerp in op donderdagmiddag. Hij gaf de deelnemers een aantal lessen mee uit zijn inmiddels 35-jarige praktijk (waaronder het begeleiden van de zelfsturing bij Buurtzorg Nederland). Enkele van zijn adviezen:

• Echt vertrouwen is essentieel.
• Zelfsturing moet vooral van onderaf komen.
• Zelfsturing moet je niet opleggen.
• Teams (professionals) weten echt wel wat ze moeten doen!
• Zittende managers vinden loslaten erg lastig.
• Teams hebben wel coaching nodig (maar alleen als ze daar zelf een beroep op doen).
• Trainingsprogramma’s zijn verspilde energie, tenzij de teams er zelf om vragen.
• Gewoon doen!;
• Met elkaar opgestelde en vastgestelde kaders (voor de teamprestaties) zijn essentieel.
• Stafafdelingen moeten écht faciliterend zijn in plaats van voorschrijvend en controlerend.

Ben gaf verder aan dat is aangetoond dat zelfsturing zowel bij klanten als medewerkers een hogere tevredenheid oplevert.

Zelfsturing Buurtzorg en gemeente Nijkerk

Donderdagavond kwamen Buurtzorg en gemeente Nijkerk toelichting geven op hoe zij met zelfsturing omgaan.

Arend Jan Zwart gaf een kijkje in de keuken bij Buurtzorg Nederland. Een thuiszorgorganisatie sinds 2007 met 75.000 cliënten in de zorg met 10.000 medewerkers in circa 850 kleine zelfsturende teams, gericht op het primaire proces. De cliënten in de wijk staan in alles centraal. Teams hebben erg veel handelingsvrijheid (vergelijkbaar met de wijkzuster van vroeger) en doen nagenoeg alles zelf, van plannen en roosteren tot werving en selectie. De stafafdelingen vormen minder dan 10% van het personeelsbestand. Bijzonder van Buurtzorg is dat de organisatie als een zelfsturende organisatie is gestart en dat alle teams vergelijkbaar zijn in wat ze doen. Dat het succesvol is blijkt uit het feit dat de cliënten Buurtzorg een 9 geven, de medewerkerstevredenheid 8,5 is en ze al 5 keer beste werkgever van Nederland zijn.

Erwin Donga en Henri Kasteel (Nijkerk) namen ons mee op hun pad van zelfsturing. Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. De aanleiding voor zelfsturing was een andere dan bij Buurtzorg. Er moest namelijk stevig bezuinigd worden. De 28 zelfsturende teams zijn gevormd en er werd ‘gesneden’ in het management. Zelfsturing is dus ingevoerd in een staande organisatie en niet van begin af aan zoals bij Buurtzorg. Dat is lastiger, omdat oude gewoontes, bestaande structuren, werkverdeling e.d. allemaal ‘op de schop’ moesten. Dat is een moeizaam proces, waar een sterke overtuiging in het geloof voor succes noodzakelijk is. In Nijkerk is die transformatie nog in volle gang. Frequent vinden er nog aanpassingen plaats. Uit evaluaties blijkt wel dat de meeste medewerkers niet meer terug willen naar de ‘oude’ structuren en werkwijzen.

Verdieping op zelfsturing

In het derde dagdeel hebben de 15 deelnemers in kleinere groepen met elkaar besproken of hun eigen organisatie zelfsturing kent, of er plannen zijn, wat valkuilen en hobbels zijn. Gevoed met de inzichten van de sprekers en ondersteund door een ingevulde meetlijst teamontwikkeling leverde dat een mooie verdieping op.

Volgende Kennisplatform

Op 14-15 september 2017 (startend met lunch op 14 september en eindigend met een lunch op 15 september) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Hattem. Het thema met werktitel is dan: het gebruik van open en big data binnen gemeenten en de relatie met privacy en ethiek.

Meer weten?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl. Als u voortaan uitgenodigd wil worden voor de Kennisplatformbijeenkomst, stuur dan een mail aan info@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Telengy is per direct op zoek naar een Medewerker Marketing & Sales! Heb je interesse? Lees dan verder en neemt contact met ons op.

Telengy adviseert en ondersteunt organisaties bij de dagelijkse bedrijfsvoering en de dienstverlening maar zeker ook bij het verbeteren daarvan. Partners van Telengy zijn overheden, uitvoeringsorganisaties en zorginstellingen. We slaan graag met onze relaties de handen ineen en maken van ideeën plannen en van plannen realiteit. Telengy is gewoon dóen.

Wij zijn op zoek naar een

Medewerker Marketing & Sales

In deze functie geef je inhoud aan de volgende activiteiten:

Marketingcommunicatie

• Je geeft mede invulling aan het marketingplan en voert in samenwerking de marketingacties uit.
• Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en actueel houden van ons intranet, internet en de beschikbare social media.
• Je schrijft wervende teksten en/of ondersteunt onze adviseurs daarbij.
• Je beheert ons productportfolio.
• Je beheert ons relatiebestand.
• Je bewaakt onze huisstijl.

Sales

• Je beheert de commerciële ‘trechter’ samen met de commercieel manager.
• Je geeft mede uitvoering aan alle mogelijke vormen van acquisitie.
• Je bereidt offertes voor en werkt deze verder uit samen met de commercieel manager.
• Je geeft opvolging aan uitstaande offertes.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau, richting marketingcommunicatie en/of commerciële economie.
• Je hebt ongeveer drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt affiniteit met de overheid, digitale dienstverlening, organisatieontwikkeling, informatietechnologie en het sociaal domein.
• Je hebt een excellente pen.
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten.
• Je bent een dienstverlener pur sang, proactief, assertief en creatief, zelfstandig, flexibel, accuraat en stressbestendig.

Interesse?

Heb je interesse in deze functie, dan kun je dat kenbaar maken door een korte motivatie en je CV te sturen aan Peter ter Telgte via een e-mail naar p.t.telgte@telengy.nl. Ook voor nadere toelichting kun je hem benaderen, via mail of telefonisch: 06 46 72 42 05.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Nu de decentralisaties in het sociaal domein hebben plaatsgevonden, brengen gemeenten de basis van de bedrijfsvoering verder op orde. Waar onder tijdsdruk heel veel ad hoc geregeld moest worden om de transities in het sociaal domein (Awbz naar Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) gedraaid te krijgen, is het nu tijd om goed te kijken naar de processen, governance en systemen.

Algemene beeld decentralisaties

Het algemene beeld over de decentralisaties is behoorlijk positief. Er lijkt zich een verschuiving van individuele naar algemene voorzieningen af te tekenen, maar goede cijfers daarover ontbreken nog. Het uitvoeren van de nieuwe taken verloopt over het algemeen zonder grote problemen. Het betrof een complexe operatie waarbij de continuïteit van de hulp niet in gevaar is gekomen. Wel is de samenwerking binnen de keten nog een punt van aandacht. De transformatie moet daarbij nog echt van de grond komen. Dit blijkt onder meer uit het overall rapportage sociaal domein 2015 van het Sociaal en Cultureel Planbureau, dat is gepubliceerd in mei 2016.

En bij de gemeente?

Een middelgrote gemeente (60.000 inwoners) vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt in oktober vorig jaar om als projectleider te ondersteunen bij het op orde brengen van de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Er was een lijst opgesteld vanuit een grote groep van betrokkenen met daarop alle verbeterpunten. Een enorme lijst met knelpunten: groot en klein en van ‘nice to have’ tot zeer urgent. De issues waren onder andere het ontbreken van een actueel klantbeeld, het onbetaald blijven van facturen, geen berichtenverkeer, geen borging van privacy, geen stuurinformatie, inefficiënte processen en onduidelijkheid over wie nu waarvoor verantwoordelijk is en welk mandaat daarbij hoort.

Wat hebben we gedaan?

Doordat de knelpunten zo met elkaar verweven waren, was het lastig om de situatie te doorgronden. Het was eerst zaak om te ordenen, af te bakenen en een goede prioritering te maken. We zijn daarom gestart met een sessie waarbij managers, coördinatoren en adviseurs van een afstand hebben gekeken naar de organisatie. We hebben dat gedaan aan de hand van de vier vensters op de organisatie, gebaseerd op SqEME-procesmanagement. Daarbij kijken we naar de kenmerken van de organisatie, de factoren die zorgen voor beweging in de organisatie, de vormgeving van de organisatie en hoe we de vinger aan de pols houden.

Vanuit die vier vensters hebben we op hoofdlijnen gekeken naar de visie, de structuur van de organisatie, de wijze waarop verantwoordelijkheid is belegd, berichtenuitwisseling, gegevensgebruik, wet- en regelgeving, systemen, competenties, procesinrichting en -monitoring. Dat gaf een scherp beeld van de huidige stand van zaken. Zoals een manager zei: ‘schokkend maar herkenbaar’. De gevoelde urgentie die daaruit sprak was de ‘drive’ om hier met elkaar mee aan de slag te gaan. Daarnaast was er de lijst met knelpunten. Die hebben we met alle betrokkenen geordend, geanalyseerd (hoe zijn deze ontstaan) en geprioriteerd.

Vervolg

De analyse heeft geleid tot een tweesporen-aanpak met het tegelijkertijd aanpakken van de acute uitdagingen en het verstevigen van het fundament. Het aanpakken van de acute uitdagingen betrof het op orde brengen van het klantbeeld en het berichtenverkeer, zorgen dat facturen tijdig betaald worden, het waarborgen van de privacy en zorgen voor management- en stuurinformatie. Het verstevigen van het fundament is gedaan op basis van de knelpuntenlijst. Daaruit bleek dat veel van de verbeterpunten te maken hebben met processen (verantwoordelijkheden, efficiency, samenwerking), sturing van de organisatie (proces- versus lijnverantwoordelijkheid, mandaat) en systemen (beschikbaarheid en functionaliteit, koppelingen, architectuur). De ontwikkelingen in samenhang zien er als volgt uit:

De prioriteiten 1 en 2 (facturatieproces en klantbeeld, privacy en stuurinformatie) worden direct projectmatig aangepakt. Het uitbouwen van het fundament via Processen, Governance en Systemen verloopt ook grotendeels langs die weg.

Waar staan we nu?

Vijf maanden later is er al veel bereikt. Het management heeft, geadviseerd door een team van kwaliteitsmedewerkers, beslissingen genomen die richting geven aan het oplossen van knelpunten en aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Op basis daarvan is het klantbeeld op orde gebracht door de aanschaf van een nieuw systeem, waarmee het berichtenverkeer voor Jeugd elektronisch wordt afgehandeld (voor Wmo was dit al het geval.) De informatie vanuit de systemen is gecheckt door de zorgaanbieders en de resultaten zijn vervolgens verwerkt. Met het op orde gebrachte berichtenverkeer blijft dit nu actueel. De achterstand in het facturatieproces is weggewerkt. Doordat de gegevens nu in orde zijn, worden zorgaanbieders tijdig en correct betaald. Op het vlak van privacy is geïnventariseerd welke acties moeten worden opgepakt. Het projectplan ligt klaar om opgepakt te worden. Wat betreft stuurinformatie is in beeld gebracht waaraan behoefte is.

Hoe verder?

Nu gaan we verder met de projecten en met de drie pijlers van het fundament: processen, governance en systemen. Er is een duidelijke richting bepaald hoe te komen tot procesverbetering. Met een brede delegatie van ketenbetrokkenen herontwerpen we het proces. De tussenresultaten stemmen we frequent af met het management. Ook met het college zal geregeld worden afgestemd. Spannend in dit project is wat dit uiteindelijk zal betekenen voor de structuur van de organisatie en voor de medewerkers. In dit project zullen we de transformatie-opgave heel concreet kunnen maken.

Daarnaast zijn we bezig om het preventieproces te ontwerpen. Sturing van de organisatie (governance) en systemen krijgen binnenkort aandacht.

Energie

Er is duidelijk een beweging ingezet waar de betrokkenen energie van krijgen. Waar de gemeente lang in de greep was van een kluwen van uitdagingen waarbij onduidelijk was waar te beginnen, is er nu een flow ontstaan om knelpunten weg te werken en het fundament te verstevigen. Mooi om te zien dat als er richting wordt geboden en beslissingen worden genomen de betrokken medewerkers in de organisatie enorm veel werk kunnen en willen verzetten en enthousiast zijn om resultaten te boeken. Dat dat zijn vruchten afwerpt, zien we nu elke dag!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Telengy start een onderzoek naar de stand van zaken rond beveiligd mailen bij gemeenten, belastingsamenwerkingen en omgevingsdiensten. Aanleiding voor het onderzoek is de hogere urgentie bij overheden om beveiligde gegevensuitwisseling met derden te organiseren zoals met de ketenpartners in het sociaal domein. Tevens worden overheden steeds vaker geconfronteerd met onveilig mailverkeer al dan niet leidend tot een informatielek.

Urgentie meer en meer zichtbaar

De urgentie van beveiligd mailen is op meerdere fronten zichtbaar. Bijvoorbeeld na onderzoek van Binnenlands Bestuur maar ook de opstart van de ‘Veilige E-mail Coalitie’ en recentelijk het onderzoek van de Rekenkamer Arnhem.

Weerbarstige praktijk

In theorie is beveiliging van e-mailverkeer snel en simpel te implementeren maar de praktijk is weerbarstiger. Diverse factoren kunnen een afremmende rol spelen, zoals een andere keuze in prioriteiten tussen ketenpartners, onvoldoende urgentie en/of te weinig kennis van potentiële oplossingen. Met het onderzoek trachten we een beeld te schetsen van de huidige situatie en de gewenste situatie en mogelijke verbetervoorstellen.

Brede uitvraag

Het onderzoek richt zich op mailverkeer binnen diverse beleidsterreinen zoals het fysieke domein, sociaal domein, lokale belastingen en natuurlijk het brede terrein van bedrijfsvoering en informatievoorziening. We willen natuurlijk zoveel mogelijk respondenten betrekken in ons onderzoek. De enquête wordt binnenkort landelijk verspreid. Wij vragen u dan ook dit onderzoek onder de aandacht te brengen bij uw verantwoordelijke collega’s op de diverse beleidsterreinen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie van de Digitale Agenda 2020 organiseert KING 5 regionale Doe-dagen. Gemeenten worden geconfronteerd met vele invloeden van buiten zoals zelfrijdende auto’s, kunstmatige intelligentie en smart city-toepassingen, blockchain en domotica. Dit zijn ontwikkelingen waar gemeenten zich niet aan kunnen onttrekken en die ook interessante nieuwe mogelijkheden bieden. Alle gemeenten staan voor de vraag welke innovaties mogelijk en wenselijk zijn en hoe zij dit aan moeten pakken. Een ding is inmiddels wel evident: gemeenten moeten de handen ineenslaan om verder te komen.

Agenda Doe-dagen

KING stimuleert en ondersteunt gemeenten hierbij, bijvoorbeeld in de vorm van de regionale Doe-dagen. De eerste Doe-dagen in Zwolle en Venlo hebben reeds plaatsgevonden en er staan nog 3 Doe-dagen gepland, waarvoor u zicht kunt inschrijven via de website van KING:

• 11 april in Wormer
• 18 april in Amersfoort
• 20 april in Rotterdam

Aan de slag met nieuwe thema’s

Op de Doe-dagen kunnen deelnemers kennis nemen van de meest actuele ontwikkelingen en projecten binnen de Digitale Agenda 2020. Ze kunnen zelf aan de slag en worden op weg geholpen met diverse thema’s. Voorbeelden zijn het plaatsen van thematische kaarten via Publieke Dienstverlening op de Kaart (PDOK), het bepalen van een implementatiestrategie voor e-factureren, het adopteren en toepassen van de GIBIT-voorwaarden en het gebruik van de Monitor Doelgerichte Digitalisering.

Meer informatie hierover op de site van KING en op de onlangs gelanceerde themawebsite www.DA2020.nl. Ook vindt u daar de ‘roadmap’ met informatie over alle projecten, instrumenten en verkenningen die onder de Digitale Agenda 2020 vallen.

Meer weten?

Met vragen over de Digitale Agenda 2020 kunt u contact opnemen met uw eigen KING accountmanager of met Ton de Wit, accountmanager DA2020 regio Zuid-Oost en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

Op maandag 30 januari is op kantoor van Telengy de workshop GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT georganiseerd. In totaal waren er 20 deelnemers aanwezig vanuit verschillende gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De centrale vraag: Wat is de meerwaarde van GIBIT en hoe kan deze set van voorwaarden door gemeenten geborgd worden in de organisatie?

Kennismaking met GIBIT

Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, verzorgde de opening van de workshop. Hij blikte kort terug op de succesvolle workshops leveranciersmanagement en de wens vanuit de deelnemers om hier een vervolg aan te geven met de GIBIT. Vervolgens namen Jeroen Schuuring en Peter Klaver van KING het stokje over voor hun eerste GIBIT-workshop in waarschijnlijk een lange reeks. Zij doken direct de inhoud in met een introductie en de achtergrond en structuur van de GIBIT: waarom en hoe is deze opgesteld? Een aantal deelnemers gaf hierbij aan dat zij al bekend waren met de GIBIT en dat zij deze voorwaarden al hadden doorgenomen. Eén deelnemer gaf te kennen dat de GIBIT-voorwaarden reeds zijn toegepast in één van de lopende aanbestedingstrajecten binnen de gemeente.

Vervolgens ging de groep plenair aan de slag met GIBIT en de wijze waarop deze in de organisatie geborgd kan worden. Aan de hand van 3 actuele aanbestedingen zijn specifieke inhoudelijke toelichtingen op GIBIT-voorwaarden bij de kop gepakt:

• Hoofstuk 2: Inhoudelijke toelichting algemeen
• Artikel 13: Aansprakelijkheid
• Artikel 17: Intellectueel eigendom
• Artikel 18: Toegang tot data

Met de GIBIT begint het pas!

De GIBIT is generiek, er wordt niet mee bepaald wát je inkoopt. Het intellectuele eigendom blijft altijd liggen bij de leverancier. Met de GIBIT ben je als gemeente niet klaar, het begint dan pas! Het is uiteindelijk een zwaarlijvig document geworden en veel artikelen zijn opgenomen om het ‘vangnet’ dat het GIBIT is, te versterken. Op een moment dat je als gemeente wat vergeet op te nemen in je programma van eisen, dan is daar GIBIT om je positie richting de leverancier een stuk sterker te maken. Het advies van KING: Blijf zelf nadenken over specifieke bepalingen die voor jouw situatie van toepassing zijn. Het verschil met de ARBIT is de volgorde van oplevering, oftewel de ‘lifecycle’. De GIBIT-modelovereenkomst kan beter worden geborgd doordat aan standaarden wordt voldaan.

Acties van morgen

Welke acties moet je morgen doen om ervoor te zorgen dat de GIBIT wordt geborgd in de organisatie op beleidsniveau, uitvoeringsniveau en wie betrekken? KING heeft daar zelf ook een beeld bij, maar is erg benieuwd naar de reacties en ervaringen van gemeenten. Vanuit de zaal kwam een aantal tips voor de praktijk: verwerk de GIBIT in de inkoopprogrammatuur, zorg dat je de inbedding op afdelingsniveau organiseert, of dat het wordt opgenomen in het inkoopbeleid door het gemeentebestuur. Daar sloot KING uiteraard bij aan: verweef de GIBIT in alle overeenkomsten en communiceer in de organisatie dat deze van toepassing is! Bij verlengingen of uitbreidingen ligt dan volgens de aanwezigen een uitdaging. Het zal slagen als alle gemeenten GIBIT omarmen.

Op het KING-congres in april wordt de contractgenerator voor GIBIT-overeenkomsten gelanceerd. Op die manier worden gemeenten geholpen om contracten te genereren. KING gaat verder aan de slag met meer kennissessies in het land. Handreikingen en FAQ’s zijn te vinden op de GIBIT-website van KING.

Meer weten?

Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Op 23 en 24 maart 2017 is er weer een nieuwe bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling. Deze bijeenkomst vindt plaats in Urk en het centrale thema  is ‘zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente.’ Een hype of iets blijvends? Is dit een effectieve(re) manier van organiseren? Wat betekent het voor het management en de individuele medewerkers?

Optimistisch samenwerken

In drie dagdelen gaan de deelnemers op een praktische en interactieve manier aan de slag. Het doel is om nieuwe inzichten te verkrijgen of men samen ‘op de goede weg’ is. De eerste spreker is Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken. Hij ontwikkelde met Astrid Vermeer de Oplossingsgerichte Interactie Methode (OIM), een communicatiemethode die zeer goed past bij de werkwijze van zelfsturende teams c.q. zelforganisatie. Werken met deze methode leert mensen op een optimistische manier samenwerken. Het instituut ondersteunt momenteel meer dan 30 organisaties bij de ontwikkeling naar zelforganisatie.

Ervaringen van Buurtzorg Nederland

De tweede spreker is Arend Jan Zwart van Buurtzorg Nederland. Dit is een thuiszorgorganisatie met 75.000 cliënten die worden bediend door kleine teams, bestaande uit (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden. Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept voor zorg aan huis ontwikkeld. Door werking met zelfsturende teams wordt beter aangesloten op de specifieke wensen en behoeften van de cliënt De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden. De teams worden ondersteund door een regiocoach en een klein landelijk hoofdkantoor in Almelo. Arend Jan Zwart gaat in op het ontstaan van Buurtzorg Nederland, de visie ten aanzien van zelfsturing en de kernpunten vanuit de medewerkers, teams en de organisatie.

Zelfsturing in Nijkerk

Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. Erwin Donga en Henri Kasteel zijn al jaren werkzaam binnen de gemeente Nijkerk. Eerst allebei teamleider en sinds 2015 als kwartiermaker zelfsturende teams. Zij kennen de gemeente dus van vóór de zelfsturing en mét de zelfsturing. Ze nemen de deelnemers mee in de wijze waarop zelfsturing is geïntroduceerd in Nijkerk en waar de organisatie en de medewerkers nu staan. Ze vertellen ‘het eerlijke verhaal’: geen ronkende p.r. successtory, maar in alle eerlijkheid laten ze horen wat er goed gaat maar zeker ook wat er beter kan. En uiteraard is er alle gelegenheid om met beide heren in gesprek te gaan.

Reflectie

Al met al weer een boeiend programma voor de deelnemers. Ten slotte reflecteren we in het laatste gedeelte van het programma op de sprekers/inleiders. Wat sprak ons aan? Wat was opmerkelijk? Wat is aanleiding tot discussie? Wat is wel of juist niet toepasbaar in de eigen omgeving? Met deze inzichten kunnen de deelnemers vervolgens aan de slag!

Meer weten?

Geïnteresseerd in deelname aan het Kennisplatform Organisatieontwikkeling? Neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeente met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers worden gedeeld. Aan de afgelopen 16 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

---

 

De impact van de Omgevingswet voor de visie- en planontwikkelaars is evident en veel gemeenten werken inmiddels aan een omgevingsvisie. Aan concrete organisatorische voorbereidingen lijkt het bij veel gemeenten vooralsnog te ontbreken. Ook de impact voor informatievoorziening en het gemeentelijk applicatielandschap is nog onduidelijk, vooral omdat het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) nog niet uitgewerkt en vastgesteld is. Maar betekent dit inderdaad dat je je nog niet kunt oriënteren en voorbereiden op de veranderingen in de informatievoorziening?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over robotisering binnen gemeenten.

— Workshop GIBIT volgeboekt —

De workshop GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) van maandag 30 januari a.s. is inmiddels volgeboekt. Wilt u op de hoogte blijven van toekomstige workshops van Telengy? Abonneert u zich dan op onze nieuwsbrief Overheid in Beweging bovenaan deze pagina.

In november heeft Telengy een tweetal workshops georganiseerd met de titel: “Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn leverancier?”. Op basis van de ontvangen reacties is ons duidelijk geworden dat gemeenten een goede toepassing van dit onderwerp binnen de eigen organisatie van belang vinden. Daarbij heeft Telengy het signaal gekregen om aandacht te blijven geven aan de thema’s leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap. Een onderwerp waar KING/VNG al enige tijd mee bezig is, is de totstandkoming van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Telengy organiseert, in samenwerking met KING, een nieuwe workshop voor gemeenten over GIBIT en leveringsvoorwaarden in het algemeen. De workshop is bedoeld voor gemeenten die zich nadrukkelijk bezig (gaan) houden met de voorwaarden.

De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod:

• Achtergrond GIBIT – waarom en hoe opgesteld?
• Structuur van de overeenkomst
• Inhoudelijke toelichting
• Aan de slag met de GIBIT
• Borging binnen de organisatie

De workshop vindt plaats op maandag 30 januari 2017 in ons pand aan de Luchthavenweg 53 in Eindhoven. Ons inhoudelijke programma start om 13.30 uur en zal duren tot 17.00 uur. Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl. In de volgende nieuwsbrief Overheid in Beweging geven we een korte terugblik op de workshop.

Voor de komende jaren bevat de Digitale Agenda 2020 belangrijke ontwikkelingen voor gemeenten op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. Het boek ‘Tegenwind‘ (1 MB, PDF) neemt u op een toegankelijke wijze mee in de wereld van gemeentelijke uitdagingen en oplossingen. De ambities en doelstellingen van de Digitale Agenda 2020 zijn:

• open en transparant in de participatiesamenleving; gericht op transparante informatie en meer betrokkenheid van inwoners en ondernemers;
• werken als één efficiënte overheid; onder andere door gedeelde digitale en efficiënte (keten)processen en informatievoorziening;
• massaal digitaal en maatwerk lokaal; door generieke ICT-voorziening samen te organiseren en te delen en door bijvoorbeeld collectief aanbesteden.

Ontwikkelingen en projecten

Vanuit meerdere projecten werken we de komende jaren door aan onder andere de Generieke Landelijke Infrastructuur (GDI), de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en de gemeentelijke aanvulling hierop. Voorbeelden zijn de landelijke (stelsel)voorzieningen, gezamenlijke aanbestedingen, de doorontwikkeling van standaarden, contractvoorwaarden (GIBIT), Govroam, de Softwarecatalogus, leveranciersmanagement, opdrachtgeverschap en innovatieve gemeenschappelijke e-diensten. De ‘Pilotstarter’ is een verzamel- en broedplaats voor innovatieve projecten van gemeenten die mogelijk landelijk op te schalen zijn. Al deze ontwikkelingen moeten gemeenten in staat stellen steeds meer als één efficiënte overheid te werken, zonder in te boeten aan individuele beleidsvrijheid. Op de KING-website is een projectoverzicht te vinden van alle lopende projecten binnen de Digitale Agenda 2020.

Ontzorging en ondersteuning

VNG/KING ontzorgt, ondersteunt en versterkt gemeenten bij de realisatie van de Digitale Agenda 2020, bijvoorbeeld door samenwerken aan innovaties te stimuleren en door initiatieven van gemeenten inzichtelijk te maken. In het ‘BALV voorstel samen organiseren’ zijn afspraken gemaakt over de aanpak voor de komende jaren. Impactanalyses, klantreizen en speciaal ontwikkelde ‘gereedschappen’ zoals de Monitor Doelgerichte Digitalisering, de Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein en Vensters voor Bedrijfsvoering bieden inzicht in de inrichting van uw organisatie.

Meer informatie over de ondersteuning die KING biedt vindt u op de website van KING, specifiek in de sectie over de Digitale Agenda 2020.

Accountmanagers Digitale Agenda 2020

In november zijn vijf regionale accountmanagers Digitale Agenda 2020 gestart. Zij helpen gemeenten bij het vertalen van de projecten en instrumenten naar een samenhangende implementatie en gebruik binnen de eigen gemeente. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld impactanalyses, klantreizen en diverse monitoren. Voor de provincie Limburg en een deel van de provincie Noord-Brabant is Ton de Wit aangesteld als accountmanager. In het verleden heeft Ton vergelijkbare rollen vervuld voor bijvoorbeeld EGEM-i, operatie NUP en KING. De andere accountmanagers zijn Edwin Boender, Ellen Koster, Maarten Vrolijk en Rob Jorg. Op een interactieve landkaart kunt u zien wie uw accountmanager is. Voor een afspraak kunt u contact opnemen met uw accountmanager Digitale Agenda 2020.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.