Hier vindt u de laatste Overheid in Beweging De Klik. In ketensamenwerkingen is een goed samenspel essentieel om het gewenste resultaat te realiseren. De basis daarvoor is de juiste klik tussen ketenpartners. In deze uitgave belichten we die samenwerkingen vanuit verschillende invalshoeken. Vanuit een zorgorganisatie die al enkele jaren met innovatieve concepten bezig is, maar er is ook aandacht voor de juridische kant van ketensamenwerking. Is de huidige wetgeving nog wel passend voor de bestuurlijke realiteit van wederzijdse afhankelijkheid en samenwerking?

In deze Overheid In Beweging De Klik:

• Ketenpartner aan het woord
  Op vertrouwen sturen in ketensamenwerkingen.
• Demografische Effect Rapportage
  Stedebouwkundige helpt ‘nieuwe werkelijkheid’vorm te geven.
• Regierol van gemeenten
  “Regierol vraagt om herinrichting en focus”
• Wetgeving en de bestuurlijke praktijk
  Hoe ‘keten-proof’ is het bestuursrecht?
• Wmo – Gedeelde zorg
  Landgraaf kiest voor een zachte landing.
• Vraaggestuurd werken
  “Bepaal eerst de vraag, dan het beleid en aanbod”
• Inspiratie
  Muziek in ketensamenwerking
  Met andere ogen – IJle lucht
• Met passie samenwerken
  Samenspel naar de top.

U kunt deze Overheid in Beweging: De Klik hieronder downloaden:

Met de CITO-score in de hand schrijven circa 165.000 leerlingen zich komende periode in bij het voortgezet onderwijs. Daarvoor hoeft de leerling steeds minder vaak een uittreksel GBA te overleggen. Ongeveer een kwart van de onderwijsinstellingen vraagt nog een uittreksel bij inschrijving. Driekwart van de scholen organiseert de identificatie op een andere manier, bijvoorbeeld via een uitschrijvingsbewijs van de vorige school, een ID­bewijs of geboortebewijs. Diverse scholen nemen genoegen met identificatie door een zorgpas. In enkele gevallen controleert de gemeente de inschrijfgegevens die de school aanlevert. Daarvoor heeft een ouder van de leerling dan wel toestemming gegeven. Dit blijkt uit onderzoek van Telengy onder 138 gemeenten en 274 (van in totaal 651) onderwijsinstellingen.

De Wet op het voortgezet onderwijs (art. 27b) stelt dat bij inschrijving aan het voortgezet onderwijs het burgerservicenummer (BSN), de geslachtsnaam, voorletters, geboortedatum en het geslacht overlegd dienen te worden. Dit is ook zonder uittreksel mogelijk.

Bijna driekwart van de ondervraagde scholen lijkt zich hiervan bewust. Bij inschrijving van nieuwe leerlingen geeft een kwart van de ondervraagde scholen aan nog steeds een uittreksel te gebruiken voor inschrijving. Overigens hanteren slechts vier van de ondervraagde scholen het als enige inschrijfmogelijkheid.

Van de scholen die momenteel een uittreksel als inschrijfbewijs hanteren, kent circa 90 procent de alternatieven. Van die 90% overweegt ruim 80% ook daadwerkelijk in de toekomst andere identificatiemethoden toe te passen bij de inschrijving van nieuwe leerlingen.

Waar diverse scholen en gemeenten al op één lijn zitten, blijken er ook opmerkelijke verschillen zichtbaar in gemeenten. Zo blijkt uit de onderzoeksresultaten dat er zes gemeenten zijn die het uittreksel verstrekken, terwijl scholen in deze gemeente de inschrijving van leerlingen via andere identificatiemethoden regelen. Ruim één derde van de gemeenten die aangeven een uittreksel voor inschrijving voortgezet onderwijs te verstrekken, hanteren een pro-actief beleid. Dat wil zeggen dat ouders en leerlingen worden gewezen op alternatieve identificatiemethoden.

Dalende tendens

• Kamervragen onnodig gebruik uittreksel GBA
• PvdA wil verbod GBA uittreksels voor scholen
• Gestage afname gebruik jonge postbodes bij inschrijving school

Het onderzoek is uitgevoerd door George Claessen en Peter ter Telgte van Telengy. De onderzoeksresultaten zijn beschikbaar via onderstaande documenten:

• Onderzoeksresultaten uittreksel GBA scholen 2013
• Onderzoeksresultaten uittreksel GBA scholen 2013 – Antwoorden vraag 2 en 4a
• Onderzoeksresultaten uittreksel GBA gemeenten 2013

Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, p.t.telgte@telengy.nl, 06 46 72 42 05.

Een goed functionerende informatiehuishouding is cruciaal voor efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en dienstverlening van uw gemeente. Als informatieprofessional weet u dat natuurlijk als geen ander. Slim gebruik van basisgegevens en toepassing van moderne ICT-hulpmiddelen kunnen een grote toegevoegde waarde bieden. Maar hoe zorgt u voor een goede afstemming tussen bedrijfsvoering, dienstverlening, informatievoorziening en automatisering? En hoe verbindt u strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen uw informatiehuishouding? GRIP geeft u inzicht in deze vragen.

Wat is GRIP?

Het Gemeentelijk Referentiemodel I&A-functie Positionering (GRIP) helpt u bij de invulling van de I-functie in uw gemeente. GRIP is inmiddels succesvol toegepast in de KING i-NUP Academy en is vrij beschikbaar voor gemeenten. Met GRIP krijgt u inzicht in de huidige status van de I&A-functie. Met dat inzicht kunt u verbeteringen aanbrengen, zodat informatievoorziening en automatisering beter renderen. Ook kunt u taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beter positioneren, zodat functies als informatiemanager, applicatiebeheerder, gegevensbeheerder en systeembeheerder nog beter op elkaar worden afgestemd. GRIP is gebaseerd op het 9-vlaks model, een model dat de afhankelijkheid tussen bedrijfsvoering, dienstverlening, informatievoorziening en automatisering weergeeft.

Afgelopen maanden heeft Telengy 19 organisaties ontzorgd bij de DigiD audits. Dit zijn de organisaties Best, Maastricht, K5, Bergambacht,Vlist, Schoonhoven, Nederlek, Ouderkerk, RID de Liemers, Westervoort, Rijnwaarden, Duiven, Zevenaar, Millingen aan de Rijn, Ubbergen, Groesbeek, Landerd, Veldhoven en Waalre. Alle DigiD audits zijn inmiddels met succes afgerond.

Voor 1 januari 2014 dienen alle organisaties met één of meerdere DigiD aansluitingen een jaarlijks terugkerend ICT Beveiligingsassessment DigiD (kortweg ‘DigiD audit’) uit te voeren. Hiermee krijgt een gemeente inzicht in de mate van beveiliging van de webomgeving. Elke gemeente is zelf verantwoordelijk voor de DigiD audit en het indienen van de rapportages bij beheerorganisatie Logius. Dit vergt extra inspanningen in capaciteit en kennis. Telengy ontzorgt organisaties bij een succesvolle uitvoering van de DigiD Audit door de DigiD Audit Begeleidingsdienst.

Het volledige overzicht van onze begeleidingsdienst is hier te raadplegen.

De implementatie van het Nationaal Uitvoerings Programma (i-NUP) is nog ruim een jaar verwijderd van de formele einddatum. In zijn Tussenbalans 2013 geeft Minister Plasterk aan dat “de Digitale Overheid voortvarend bezig is”. Welke invloed de implementatie e-overheid heeft op de dienstverlening en bedrijfsvoering van gemeenten is deels nog onbekend. Rijnconsult en Telengy onderzoeken samen de impact van de implementatie e-overheid op de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering.

Implementatie e-overheid en dienstverlening

Met de uitkomsten van het onderzoek willen we meer concreet antwoord geven op de vraag hoe gemeenten naast implementatie e-overheid hun dienstverlening en bedrijfsvoering op een hoger plan kunnen brengen. Hierbij doen Rijnconsult en Telengy een beroep op de expertise van gemeenten.

De resultaten van het onderzoek worden gepubliceerd in het eerste kwartaal van 2014. Naast deze publicatie vindt er in 2014 een congres plaats, waarop uitgebreid aandacht wordt besteed aan de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Via deze website houden wij u op de hoogte.

Voor 1 januari 2014 dienen alle gemeenten met één of meerdere DigiD aansluitingen een jaarlijks terugkerend ICT Beveiligingsassessment DigiD (kortweg ‘DigiD audit’) uit te voeren. Hiermee krijgt een gemeente inzicht in de mate van beveiliging van de webomgeving. Elke gemeente is zelf verantwoordelijk voor de DigiD audit en het indienen van de rapportages bij beheerorganisatie Logius. Dit vergt extra inspanningen in capaciteit en kennis. Telengy begeleidt bij inmiddels 20 gemeenten bij een succesvolle uitvoering van de DigiD Audit door de DigiD Audit Begeleidingsdienst.

Activiteiten DigiD Audit Begeleidingsdienst

De DigiD Audit Begeleidingsdienst wordt aangeboden als projectmanagementmodule. Het uitgangspunt is het beschikbaar komen van een Third Party mededeling (TPM) van uw webleverancier. Vervolgens worden procesbeschrijvingen verzameld en waar nodig opgesteld en aangepast. Deze procesbeschrijvingen worden opgeleverd conform de normen die niet door een TPM afgedekt worden.

Naast het afstemmen en de eventuele prijsonderhandeling met leveranciers, maakt Telengy afspraken met een te selecteren DigiD auditor. Tevens wordt de interne organisatie begeleid en aangestuurd en voert Telengy de correspondentie met Logius. Uw gemeente wordt op deze manier totaal ontzorgd door een heldere, transparante projectvoering.

Deadline 1 januari 2014

DigiD-beheerder Logius eist dat gemeenten voor 1 januari 2014 de Beveiligingsassessment DigiD hebben uitgevoerd. Wanneer zij de test niet doorstaan, worden de betreffende gemeenten door Logius afgesloten voor het gebruik van DigiD. Dit betekent dat de betreffende gemeentelijke website niet meer via DigiD toegankelijk is. Producten en diensten die via de website worden aangevraagd, dienen in dit geval weer via het fysieke loket te verlopen.

Praktijkervaringen

Inmiddels begeleidt Telengy 20 gemeenten bij de DigiD audit. Dit zijn de gemeenten Best, Cuijk, Grave, Mill, Bergambacht, Vlist, Schoonhoven, Nederlek, Ouderkerk, RID de Liemers, Westervoort, Rijnwaarden, Duiven, Zevenaar, Millingen, Ubbergen, Groesbeek, Landerd, Veldhoven en Waalre. Naar alle verwachting zullen zij voor 1 januari 2014 voldoen aan de door Logius gestelde normen.

Geonovum en KING hebben op 20 juni de handreiking ‘Geo in GEMMA’ gepubliceerd. Dit biedt gemeenten houvast bij het benutten van geografische informatie in dienstverlening en bedrijfsvoering.

Het is onderdeel van de Gemeentelijke Modelarchitectuur (GEMMA). Arjan Kloosterboer van Telengy en Chris Stiggelbout van Geon zijn de auteurs van dit document. Eerder schreven zij samen het geo-katern voor de provinciale enterprise architectuur PETRA. ‘Geo in GEMMA’ is opgesteld in samenwerking met een werkgroep van deskundigen van KING, Geonovum en een aantal gemeenten.

Lacune opgevuld

Geo-informatie of locatiegebonden informatie is van groot belang voor de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Het ontbreken van het aspect ‘locatie’ in GEMMA werd door gemeenten als een gemis gezien. KING en Geonovum hebben daarom locatie-informatie opgenomen in GEMMA.

Relevantie

Locatiegebonden informatiewordt steeds breder toegepast in de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Door informatie te voorzien van een locatie kan allerlei informatie eenvoudig met elkaar in verband worden gebracht. Zo maakt het bijvoorbeeld snel duidelijk welke regels er op een te bouwen pand van toepassing zijn. Het kan helpen om zorgvoorzieningen op een efficiënte manier over de stad te spreiden. Of het geeft gemeenten inzicht in de locaties waar de meeste uitkeringen worden verstrekt. Kortom: medewerkers, managers, raadsleden en bestuurders gebruiken locatie-informatie om gegevens te analyseren en op basis daarvan keuzes te maken, beleid uit te zetten en taken uit te voeren. En om burgers en bedrijven te informeren en te laten participeren.

Leidend principe

De uitbreiding van GEMMA heeft geleid tot één nieuw principe: ‘De gemeente integreert het aspect locatie in haar gehele bedrijfsvoering’. Ofschoon op het eerste gezicht algemeen geformuleerd, is dit een krachtige leidraad. Grofweg komt het er op neer het locatie-aspect van informatie te benutten als dat toegevoegde waarde heeft. Dat heeft het op alle gemeentelijke beleidsterreinen en zowel in front-, back- als mid-office. De onbekendheid met het toepassen van locatiegebonden informatie in combinatie met ICT-technische belemmeringen maken dat nog lang niet overal geprofiteerd wordt van het locatie-aspect. Het document biedt handreikingen om hierin verandering te brengen. Zo gaat het laatste hoofdstuk in op de professionalisering van de geo-functie: de organisatie voor het inwinnen, beheren en toepassen van locatiegebonden informatie.

Praktische implementatie

Een aantrekkelijk aangrijpingspunt om de locatiegebonden informatievoorziening te verbeteren is de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De focus moet dan niet alleen liggen op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen maar ook op het benutten hiervan voor bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit vergt een brede insteek van het invoeringstraject maar levert meer baten. Door KING wordt dit opgepakt in de iNUP-versneller BGT/Geo. Het Programma BGT van het Ministerie van IenM brengt daarover binnenkort een handreiking uit, waaraan Telengy en Geon meeschreven. Zij kunnen u adviseren over de aanpak en uitvoering van het BGT-project.

Professionalisering van de geo-functie smeedt geo- en niet-geo-informatie samen. Integraal sturen op, en uitvoeren van de i-functie wordt dan van belang. Telengy en Geon hebben een referentiemodel voor de gemeentelijke i-functie ontwikkeld en een tool (GRIP) om inzicht te krijgen in de status-quo en verbeterpunten. Het helpt gemeenten om grip te krijgen op het benutten van het aspect locatie.

Download

Het rapport is integraal te downloaden vanaf de website van KING.

Telengy werkt mee aan verbetering gemeentelijke dienstverlening bij de gemeente Simpelveld.

In een vergelijkend onderzoek onder 55 gemeenten naar de service aan de gemeentelijke balie, staat Simpelveld op een prachtige tweede plaats. Dit blijkt uit een recentelijk uitgevoerde enquête van TNS NIPO in opdracht van Benchmarking Publiekszaken. Balieklanten waarderen de dienstverlening met een 8,1.

Gemeente Heerhugowaard scoorde het hoogste cijfer voor baliecontacten: een 8,2. Het landelijke gemiddelde ligt op een 7,8. Aspecten als vriendelijkheid, duidelijke informatie, wachttijden en bereidheid om te helpen zijn de afgelopen maanden gemeten.

De telefonische dienstverlening van de gemeente Simpelveld werd door klanten beoordeeld. Ze scoren met een 7,6 net iets hoger dan het landelijk gemiddelde van 7,4. “We doen ons best”, aldus burgemeester De Boer; “maar streven altijd naar beter. Onze medewerkers zijn vriendelijk en deskundig, aldus het oordeel van onze klanten, maar in onze telefonische contacten kunnen en zullen we nog proactiever worden.”

Over ongeveer zes weken krijgt elke gemeente een advies op maat. Daarin zijn de bevindingen beschreven en worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Burgemeester De Boer: “Voor ons is dit de opmaat voor een verbeterplan. Uiteindelijk gaat het erom dat onze burgers tevreden zijn over de dienstverlening.”

Frank Verberne, senior adviseur bij Telengy, heeft de gemeente Simpelveld begeleidt bij de Benchmark Publiekszaken.

Een record-aantal van 165.000 leerlingen heeft afgelopen periode de resultaten ontvangen van de Eindtoets Basisonderwijs, beter bekend als de Citotoets. Nu de inschrijving voortgezet onderwijs concreet is geworden, is het nog steeds de vraag of een uittreksel GBA bij de onderwijsinstelling moet worden aangeleverd. Ondanks Kamervragen en aandacht van het Ministerie van OCW, DUO en NVVB in voorgaande jaren dreigen bijna 73.000 leerlingen onnodig een uittreksel GBA te kopen voor de inschrijving bij het voortgezet onderwijs. Kosten voor de ouders bedragen ongeveer €600.000,-. Inmiddels biedt 57% van de gemeenten en het voortgezet onderwijs een meer klantvriendelijke manier om nieuwe leerlingen te identificeren. Dat is ten opzichte van voorgaande jaren een gestage groei. Dat blijkt uit onderzoek onder 133 gemeenten, uitgevoerd door Telengy.

In 76 deelnemende gemeenten aan het onderzoek is op een andere manier de identiteit van de toekomstige leerlingen voortgezet onderwijs vastgesteld. Dat komt overeen met 57% van de respondenten. In 2011 leverde nog 50% van de gemeenten een overbodig uittreksel. Ondanks herhaalde Kamervragen van de leden Heijnen en Çelik en de extra aandacht van het Ministerie van OCW, DUO en NVVB om deze administratieve last voor burgers tot een minimum te beperken, blijkt dat bij 43% van de deelnemende gemeenten het uittreksel nog geleverd wordt. Wel is zichtbaar dat gemeenten de aanvragers wijzen op andere mogelijkheden (namelijk 20 van de 58 gemeenten die het uittreksel wel leveren). Als de aanvrager echter het uittreksel alsnog wenst, dan wordt deze geleverd door de gemeente. 46 van de 58 gemeenten geven aan dat ze het uittreksel ook in de toekomst blijven leveren als daar door ouders en leerlingen om gevraagd wordt.

Mogelijke besparing voor gemeenten

Het niet meer leveren van een uittreksel GBA voor de inschrijving voortgezet onderwijs bespaart ook het nodige bij gemeenten. Het leveren van een uittreksel duurt ongeveer 4 minuten. Uitgaande van 73.000 leerlingen die nog een uittreksel vragen, levert het anders organiseren een besparing op van bijna 4.900 uur bij gemeenten. De uittreksels worden vooral nog op papier geleverd, slechts enkele gemeenten bieden het uittreksel ook aan als digitaal bestand of via een persoonlijke internet pagina. Bij alle deelnemende gemeenten kan een uittreksel digitaal aangevraagd worden, waarbij de helft dit ook zonder gebruik van DigID aanbiedt.

Uittreksel met een gouden randje

Uit het onderzoek blijkt verder dat de kosten voor een uittreksel GBA bij gemeenten nog sterker verschillen dan in voorgaande jaren. Zo kost het goedkoopste uittreksel € 3,40 terwijl het uittreksel met een gouden randje beschikbaar is voor € 17,50 onder de deelnemende gemeenten aan het onderzoek. In 2011 was de variatie tussen het goedkoopste en duurste uittreksel nog € 12,73.

Verder blijkt dat de kleinere gemeenten goedkoper zijn als het gaat om levering via de balie, post en digitaal. Opvallend is dat bij de groep gemeenten met inwoneraantallen tussen 50.000-100.000 inwoners de digitale aanvraag voor uittreksel GBA duurder is dan via de balie of post. Dit terwijl de onderzoekers steeds vaker gemeenten tegenkomen waar juist digitale aanvragen goedkoper zijn.

Anders organiseren

Voor inschrijving bij het voortgezet onderwijs hoeft de (toekomstige) leerling geen uittreksel GBA te overleggen. De school heeft enkel de volgende gegevens nodig: Burgerservicenummer (BSN), geslachtsnaam, voorletters, geboortedatum en geslacht. Mogelijke andere manieren van organiseren zijn:

• De leerling overlegt de gegevens aan school via een uitschrijvingsbewijs van de vorige school, ID-bewijs of geboortebewijs.
• De leerling overlegt de gegevens aan school via een zorgpas (formeel niet toegestaan).
• De gemeente levert rechtstreeks de benodigde gegevens aan de school, nadat de ouder daarvoor toestemming heeft gegeven.
• De gemeente controleert de inschrijfgegevens, die de school aanlevert. De ouder heeft hiervoor toestemming gegeven aan de school.

Meer informatie

U kunt hier de onderzoeksresultaten downloaden (pdf). Voor meer informatie kun u contact opnemen met Peter ter Telgte.

Lees verder

• Scholen soms onwetend over GBA-alternatieven
• Beantwoording kamervragen over verstrekking GBA uittreksels
• Binnenlands Bestuur: Helft gemeenten doorgeeflijk voor uittreksel GBA
• Gemeente.nu: Tijdwinst van 4900 uur bij leveren uittreksel GBA
• BNR nieuwsradio
• PVDA Rotterdam: Inschrijven bij een school: goedkoper en efficiënter
• Leiden Kamervragen tot doorbraak bij onnodige verstrekking GBA-uittreksels voor leerlingenadministratie op scholen?
• PVDA wil verbod GBA-Uittreksels voor scholen

Twintig i-coaches van KING Operatie NUP hebben in februari een (telefonische) rondgang langs de gemeenten gehouden over de ervaringen met de ondersteuning die Operatie NUP aan gemeenten biedt. De zes i-coaches van Telengy hebben honderdtwintig gemeenten gesproken en tekenden de volgende ervaringen op:

Algemene indruk positief

Opvallend is dat de meeste contactpersonen van gemeenten goed de tijd nemen om de onderwerpen eens door te spreken. We bespraken waar de medewerker mee bezig is, wat men heeft gevonden van de i-versnellers, hoe de i-NUP Academy bevalt en wat te doen met de i-Spiegel. Met name de i-Versnellers zijn positief ontvangen. Dat komt vooral omdat het bijeenkomsten zijn waarbij de medewerker met concrete resultaten naar huis toe gaat. Dat is fijn, dat bespaart tijd en geeft energie om zaken aan te pakken. Het is prettig om de juiste informatie aangereikt te krijgen. Veel gemeenten hadden aangegeven dat de Webrichtlijnen overdreven waren, goed om terug te horen dat dit aangepakt is door KING Operatie NUP.

In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat de voorzieningen die Operatie NUP heeft ontwikkeld, hebben geleid tot een afname van de eerder gesignaleerde knelpunten. Daarmee is echter niet gezegd dat alle knelpunten opgelost zijn. Lokale ondersteuning voor met name de kleinere gemeenten is echter nog steeds gewenst.

Een belangrijke reden die gemeenten noemen als ze hun aandacht niet op ’t NUP hebben gericht is dat ze met een ambtelijke samenwerking of herindeling bezig zijn, hetgeen alle tijd en aandacht opslokt.

KING als inhoudelijk vertegenwoordiger

Het kost meerdere gemeenten wel wat moeite om de start te maken met de diverse NUP-trajecten. Het ontbreken van financiering is daarbij regelmatig de oorzaak. Gemeenten zien nog wel kansen voor KING en Operatie NUP om zich t.o.v. derden te profileren als een inhoudelijk vertegenwoordiger van de gemeenten op het gebied van de e-dienstverlening. Daarbij worden Logius en BPR genoemd als organisaties die te weinig oor en oog hebben voor de kleinere gemeenten. Maar ook met de ICT-leveranciers heeft men nog regelmatig moeite. De muren met deze organisaties nog verder slechten zou de positieve kijk van gemeenten op Operatie NUP verder versterken.

Aan de slag met de i-Spiegel, dat gaan we echt doen

‘Aan de slag gaan met de I-spiegel’, dat gaan we echt doen. Een signaal dat regelmatig terugkeerde. Sommige gemeenten die er mee aan de slag zijn gegaan, hebben de eerste ervaringen binnen. Zij zijn enthousiast over het resultaat en met name over de input die je over het resultaat terugkrijgt. De gemeenten die van plan zijn aan de slag te gaan, willen het ook echt doen. Sommige mensen zijn in het begin gestruikeld over het maken van de queries, de aanlevering aan de I-spiegel. Het blijkt dat niet iedereen op de hoogte was van het aanbod van de leveranciers om de queries aan te leveren. Als we het allemaal eens gewoon gaan doen!

Maar ook aandachtspunten…

Behalve de positieve teneur van de rondgang zijn er natuurlijk ook belangrijke leerervaringen en aandachtspunten:

• Gemeenten vinden dat er al heel veel op het bordje ligt. De NUP-bouwstenen en de beschikbare instrumenten (zoals i-Spiegel en i-Versnellers) worden vaak gezien als extra werk en verplichtingen erbij i.p.v. hulpmiddelen om de zaken juist te vergemakkelijken en de doelen c.q. verplichtingen te bereiken (zoals het invullen van de regierol in de ketens).
• De i-Spiegel wordt nog niet intensief gedraaid. Naast uitstel door tijdsgebrek creëert ook de outsourcing van taken en daarmee gegevensbestanden bij vooral Intergemeentelijke Sociale Diensten en Samenwerkende Belastingdiensten een hindernis. De i-Spiegel vergelijkt met name basisregistraties met gegevensbestanden rond de thema’s sociale zaken en belastingen.
• Invoering van de NUP-bouwstenen is vooral een ding van de I-medewerkers (informatiemanager, coördinator I&A of afdeling ICT/I&A) en wordt nog weinig opgepakt als organisatieontwikkeling met daarbij horende verantwoordelijkheid bij de secretaris c.q. bedrijfsvoeringdirecteur.
• Niet alle eerder aangedragen knelpunten door gemeenten zijn al opgelost:
  • ‘te weinig capaciteit’;
  • ‘te weinig financiële middelen’;
  • ‘last van niet leverende leveranciers’;
  • ‘last van niet werkende koppelingen’;
  • ‘voortgang en succes vaak afhankelijk van één of enkele specialisten/kartrekkers in de organisatie’;
  • ‘geen steun/aandacht van management en bestuur’;
  • ‘veel rompslomp, vertraging en keuzebemoeilijking door aanbestedingsdwang’;
  • ‘veel vertraging door samenwerkingsinspanningen’.
• De websites van KING en Operatie NUP geven veel informatie, maar het is moeilijk vindbaar en door de grote hoeveelheid (bijna) ondoenlijk alles bij te houden.

Telengy

De volgende Telengy adviseurs zijn geselecteerd als i-Coach:

• Willem Isendoorn
• Lizette van der Velden
• Monique Verbeeten
• Ton de Wit
• Ad van Dijck
• Eric Leroi

Meer informatie

Download hier het NUP Alive en Kicking Magazine.

Het beleidsarm overnemen van de nieuwe taken binnen de Wmo in 2007 heeft bij veel gemeenten geleid tot grote tekorten. De druk om binnen de Wmo met minder geld meer te bereiken en anders om te gaan met de rol en verantwoordelijkheid van burgers en overheid neemt ernstig toe gezien de plannen in het regeerakkoord “Bruggen slaan”.

Gemeenten staan onder andere voor de uitdaging om samen met (zorg)aanbieders de ondersteuning aan burgers doelmatiger en effectiever te organiseren. Dit betekent dat een efficiëntere inzet van middelen nodig is, zowel in de voorbereiding van de transities, als in de uitvoering. Iedere gemeente worstelt daarom met dezelfde vragen: welke middelen en mensen zetten we in en welk beleid ontwikkelen we om elke Wmo-euro maximaal te laten renderen zonder afbreuk te doen aan de gemeentelijke zorgplicht. En dat alles tegen het licht van meer verantwoordelijkheid naar de burger, het beter benutten van de eigen mogelijkheden en het integraal werken. Om deze vragen te beantwoorden moeten gemeenten hun visie, beleid en uitvoering veranderen en hun organisatie daarop aanpassen.

Nieuwe ontwikkelingen: uitstel is geen afstel

Het sociale domein binnen gemeenten is door de recente politieke ontwikkelingen opnieuw sterk in beweging. De politieke veranderingen op rijksniveau leiden tot een transformatie van de Wmo. Zoals het er nu uit ziet gaan er veel veranderingen plaats vinden vanaf 2014. Dit betekent dat er op korte termijn besluiten genomen moeten worden over de (financiële) kaders, waarbinnen u als gemeenten nieuwe taken moet gaan uitvoeren en het herinrichten van het sociale domein. De compensatieplicht blijft van kracht. Maar dit maakt een passende en kosteneffectieve invulling volgens het motto van de kanteling Wmo: van reactief naar proactief, van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’, noodzakelijk.

Uitdaging

Gemeenten zullen op korte termijn een transformatievorm moeten kiezen die past bij hun ambitie. Die ambitie moet opnieuw, binnen de nieuwe bestuurlijke kaders, geformuleerd worden Dat vraagt enerzijds om een (structurele) efficiencyslag en anderzijds een visie op ondersteuning vanuit de Wmo. Dat is een opgave en veranderopdracht die veel energie en tijd zal vragen en tijdig afgerond moet zijn om de transitie (overdracht van taken aan gemeenten) tijdig in te regelen.

Transformatie betekent innovatie

De nieuwe bestuurlijke kaders vragen om innovatie vanuit aanbieders en verstrekkers. Bij aanbestedingen zal het uiteindelijk te realiseren resultaat steeds vaker leidend zijn in plaats van het traditionele aanbod van diensten. Dit vraagt om een goed samenspel met gemeenten die daarin meer en meer de rol van regisseur gaan vervullen. Gemeentelijke werkprocessen zullen veranderen. Meer sturing op eigen verantwoordelijkheid, resultaat en integraliteit van de oplossing en efficiënter omgaan met de beperkte middelen vragen hierom. Dat betekent b.v. het optimaliseren van werkprocessen, het ontwikkelen van sturingsmethodiek gericht op resultaten, opleiden van consulenten in het nieuwe werken en het ontwikkelen van nieuwe oplossingen en zorgconcepten. Daarnaast moeten gemeenten samen met aanbieders het huidige aanbod verder ontwikkelen en constructief afstemmen op de nieuwe eigentijdse voorwaarden en wensen.

Veel werk aan de winkel dus!

Telengy

Telengy ondersteunt u bij de transformatie van de Wmo, en bij het realiseren van besparing. Een van onze proposities is dat we samen met u een structurele efficiëntieslag realiseren (besparingen). Onze specialisten doen dat op een bestuurlijk verantwoorde wijze en altijd met oog voor uw burgers. Wat we doen is ook steeds maatwerk: Passend bij uw politieke constellatie, beleidsontwikkeling en uitvoeringspraktijk. Dat is voorwaarde om veranderingen ook structurele veranderingen te laten zijn.

Onze aanpak bestaat uit:

• Specialistische screening en realistisch voorstel
  Onze specialisten kennen de uitvoering, de nieuwe wetgeving en de mogelijke beleidskeuzes binnen het sociale domein. Ook de valkuilen, de tegenstrijdigheden in regelgeving en juridische aspecten van mogelijke beleidswijzigingen zijn dankzij hun jarenlange ervaring bekend terrein. Onze specialisten analyseren uw situatie en geven aan in hoeverre elders toegepaste verbeteringen ook voor uw organisatie toepasbaar zijn. In ons realistisch voorstel ziet u in één oogopslag wat uw besparingsmogelijkheden zijn in meerdere opties. Dit overzicht geeft u ook houvast voor de inhoudelijke discussie binnen uw organisatie.
• Verantwoorde besparingen op maat
  Wij werken volgens de principes van de nieuwe bestuurlijke kaders ( “Bruggen slaan”) en de kanteling. De eigen kracht van de burger en zijn omgeving staat centraal. Wij voorkomen kaalslag voor brede doelgroepen, wij garanderen maatwerk. Wij slaan samen met u een brug naar een nieuwe uitvoering en vinden samen met u verantwoorde structurele besparingen met bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak.
• Coachen on the job 
  Uw uitvoerende consulenten krijgen met coachen on the job ondersteuning van onze deskundige specialisten. Zo hebben zij meer tijd om zich te verdiepen in de komende wijzigingen. Door onze coaching worden uw consulenten betere gesprekspartners en tillen zij het indiceren naar een hoger niveau. U realiseert zo een structurele efficiencyverbetering in uw organisatie.

Onze werkwijze: no cure, no pay

We beginnen met een analyse om te berekenen hoeveel u structureel kunt besparen op de verschillende onderdelen: beleid en uitvoering. In een realistisch voorstel op hoofdlijnen laten we u zien hoe wij deze besparingen verantwoord voor u en samen met u kunnen realiseren. Met oog voor de burgers, zonder kaalslag en met behoud van de gemeentelijke zorgplicht. U maakt als gemeente een keuze in de bezuinigingsmogelijkheden. We spreken vervolgens een resultaatverplichting en een prestatiebeloning met u af. Het resultaat dat we structureel voor u behalen, bepaalt de vergoeding voor het geleverde werk. De terugverdientijd is altijd maximaal één jaar. En boeken we geen besparingsresultaat? Dan hoeft u ons niets te betalen. No cure, no pay. Helder, toch?

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Femke de Vos.

Toekomstige ontwikkelingen vragen meer en meer regie van een gemeente, maar is uw organisatie daar wel klaar voor? Een vraag waar veel gemeenten mee worstelen en waar ook geen pasklaar antwoord op mogelijk is, want dé regieorganisatie bestaat niet; het vraagt maatwerk. In haar afstudeeronderzoek in het kader van de Executive Master of Business Administration concludeert Herma Oosterhof dat regievoeren dé corebusiness van de gemeente wordt.

De gemeentelijke organisaties zijn volop in beweging. Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen vragen om het verbeteren van de dienstverlening, participatie en samenwerking met burgers, bedrijven en andere maatschappelijke organisaties. Samenwerking en het werken in ketens (denk aan de RUD’s en de transities in de zorg) vraagt om een andere gemeentelijke organisatie waarbij zowel de politiek, bestuur als ambtenaren anders zullen moeten gaan werken. De gemeente moet hierbij haar plaats en positie in de keten echter goed bepalen en de ‘regie nemen’.

Wat vraagt een regieorganisatie?

Oosterhof geeft in haar onderzoek antwoord op cruciale vragen die van belang zijn voor een regiegemeente in de dop:

• Welke strategie en inrichting (principes) is passend voor een regiegemeente?
• Hoe zorgt de gemeente dat zij proactief invloed kan uitoefen op de beleidsprocessen, kwaliteit van dienstverlening?
• Hoe kunnen kosten beheerst worden en kan invloed uitgeoefend worden op de kwaliteit en continuïteit van de geleverde diensten?
• Hoe wordt de gemeente een gelijkwaardige samenwerkingspartner?
• Hoe kan het bestuur krachtig naar buiten treden, welke rol vraagt dit van bestuurders?

Conclusies voor toekomstige regieorganisatie

Gemeenten hebben verschillende rollen bij samenwerking en uitbesteding; die van zowel eigenaar, klant als leverancier. Zij kunnen de soevereiniteit niet overdragen en blijven altijd verantwoordelijk voor de producten en diensten die door de samenwerkingspartners, leveranciers en/of via SSC worden uitgevoerd. Dit maakt voor hen regievoeren complex.

Regie is te definiëren als: “Het beïnvloeden en sturen in een complexe omgeving”. De regieorganisatie functioneert op strategisch- en tactisch niveau en stoot de operationele, uitvoerende taken af. De regieorganisatie is de smeerolie tussen vraag en aanbod, schakel tussen klantorganisatie en de productie (leverancier) en vervult een adviserende én sturende rol.

Richten van de regieorganisatie

Het mag helder zijn dat er specifieke eisen worden gesteld aan de richting (strategie) en inrichting van een regieorganisatie. Door de strategie ‘inside out’ te richten kan gefocust worden op de uiteindelijke corebusiness; het voeren van regie. Een bindende visie mag natuurlijk niet ontbreken en helpt de gehele organisatie in positie te brengen. Zo neemt ook de bestuurskracht toe. Om de uiteindelijke doelen te behalen wordt van bestuur en management een doorgedreven inspanning vasthoudendheid verwacht en is consensus van de gehele organisatie van belang. De bedrijfsvoering dient efficiënt en effectief te worden ingericht, waarbij gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijke kwaliteit en continuïteit, tegen zo laag mogelijke kosten. De regieorganisatie dient verbinding te houden met de klant, de leverancier én samenwerkingspartners, zodat er effectief gestuurd kan worden. Dit alles met als doel de dienstverlening aan te laten sluiten op de vraag en wensen van de klant.

 Inrichting regieorganisatie

Succesvol regie voeren vraagt bij de inrichting van de organisatie om alignment en het doorvoeren van de regiewerkwijze op alle niveaus. Een organisatie die in control is (governance), een kaderstellende leiding, een marktgerichte cultuur, adequate verantwoordings- en sturingsinformatie, goede communicatie- en overlegstructuur en bijpassende (nieuwe) competenties.

De structuur is beperkter van omvang en kent weinig hiërarchische niveaus met hoog geschoold personeel, die kennis hebben van de inhoud en vaardig zijn sturing te geven aan de leveranciers. De hoofdprocessen zijn accountmanagement, leveranciersmanagement, performancemanagement en projectmanagement. Regie voeren vraagt ook om good governance, waarbij goed opdrachtgeverschap en het in control zijn (intern en extern) voorwaardenscheppend zijn. De gemeente dient zich te richten op de nieuwe competenties passend bij de regieorganisatie. De oude competenties zijn hierbij ondersteunend, maar worden op termijn vervangen voor nieuwe.

Regie vraagt voorbereiding

Een succesvolle regieorganisatie schenkt aandacht aan de volgende aspecten:

• Draag zorg voor draagvlak bij zowel bestuur als management en geef hen een prominente rol en mandaat. Het bestuur en leidinggevenden vervullen een cruciale rol in de verandering. Zij moeten verantwoordelijk gesteld worden voor het veranderingstraject en vasthoudendheid tonen, zodat de strategische doelen gehaald kunnen worden;
• Draag zorg voor een goede communicatie, zowel intern als extern;
• Houdt de gekozen koers en kaders vast, durf te kiezen (kiezen is kappen) om te voorkomen dat er geen resultaten worden behaald. Toon lef, doorzettingskracht en transparantie, dit biedt duidelijkheid en zekerheid;
• Laat de strategie leven onder de medewerkers door storytelling, metaforen en zeepkistsessies en betrek hierbij medewerkers die reeds successen hebben geboekt;
• Betrek zoveel mogelijk stakeholders bij het gehele veranderingsproces, zodat optimale afstemming mogelijk is, maar blijf slagvaardig;
• Draag zorg voor een toereikend budget. Maak hierbij een risicoanalyse en zorg voor beheersmaatregelen;
• Draag er zorg voor dat verbeteringen consolideren (geborgd worden en beklijven) en vier de successen;
• Maak een opleidings- en trainingsplan en start tijdig met het ontwikkelen van competenties en HRM strategie.

Over Herma Oosterhof

Herma Oosterhof is een bevlogen manager/adviseur bedrijfsvoering. Zij heeft vele jaren ervaring opgedaan als manager/directeur in de bedrijfsvoering in zowel de zorg als rijks- en lokale overheid. Haar drive om veranderingen in een organisatie te bewerkstelligen is groot. Met haar authenticiteit en betrokkenheid brengt zij een organisatie in beweging en enthousiasmeert ze medewerkers. Wilt u meer weten over regievoering voor uw organisatie, Herma helpt u graag op weg.

Herma Oosterhof
Tel: 06-20130842