De gemeentelijke softwaremarkt anno 2016 bestaat uit 180 leveranciers en 390 gemeenten. Die cijfers doen vermoeden dat het een markt is met stevige concurrentie waarvan de klanten profiteren. In zo’n markt zitten de klanten doorgaans aan het stuur, maar getuige recente berichtgeving in de pers is dat niet het geval. Regelmatig lezen we dat gemeenten zeer ontevreden zijn over de leveranciers en de macht die zij hebben en ook bij de Rijksoverheid manifesteren zich regelmatig ICT-problemen. Er lijkt een gijzeling gaande, op onderdelen zelfs een wederzijdse.

Doel

Telengy heeft in de afgelopen decennia ruime ervaring opgebouwd op het gebied van onder andere opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement in relatie tot bedrijfssoftware en leveranciersbeleid. Telengy brengt binnenkort een publicatie uit genaamd ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door hun softwareleveranciers, het ontstaan daarvan, de kenmerken en een oplossingsrichting voor betere marktwerking. Het vijfkrachten-model van econoom Michael Porter (1980)* dient hierbij als basis.

Het biedt gemeentelijke managers, bestuurders en vakspecialisten adviezen over hoe om te gaan met initiatieven op het gebied van collectief opdrachtgeverschap (Rijk, VNG/KING) en individueel leveranciersmanagement (per gemeente). De whitepaper kan als fundament worden gebruikt voor gerichte verbetering via maatregelen op deze gebieden.

Verbetersuggesties

In De Gijzeling benoemen we collectieve en individuele verbetersuggesties. De collectieve aanbevelingen gaan over gegevensdistributie naar landelijke voorzieningen en over verdere standaardisering van het zakenmagazijn. De individuele verbetersuggesties betreffen contractmanagement, conflictmanagement en het gebruik van compliance gereedschap.

Meer weten? 

U kunt nu via onderstaand formulier de management samenvatting van De Gijzeling opvragen. Houd onze website in de gaten voor de volledige publicatie van deze whitepaper!

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Gooskens, via telefoonnummer 06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.

*Bron: Porter, M. E. (1980). Competitive Strategy. New York, NY: Free Press.

Opvragen management samenvatting De Gijzeling

“Door integrale, domeinoverstijgende oplossingen kunnen gemeenten efficiënter werken”, aldus het Rijk. Gemeenten zijn inmiddels ruim een jaar onderweg om veranderingen binnen het sociaal domein te realiseren. Hoe ver zijn gemeenten met hun integrale aanpak? Regievoeren en de burger centraal stellen komt in veel beleidsplannen voor maar deze opgave vergt een fundamenteel andere manier van kijken naar dienstverlening en bedrijfsvoering. Vooral de burger daarbij betrekken, want deze staat immers centraal. Jos van Dijk, adviseur sociaal domein, ziet dat verschillende gemeenten in de praktijk worstelen met de vraag hoe zij de veranderopgave op moeten pakken.

Regievoeren: hoe doe je dat?

Wat is regievoeren en hoe doe je dat? Dat is niet mensen bij elkaar brengen in een sociaal team en een regiesysteem aanschaffen, in de verwachting dat het vanzelf wel goed komt. Regievoeren betekent strategische en tactische keuzes maken en bepalen welke resultaten je wilt bereiken. Het betekent ook aangepaste werkprocessen om te zorgen dat de beoogde effecten ook gerealiseerd worden. Eén gezin, één plan en regievoering is bijvoorbeeld niet nodig voor alle zorgvragen. Maak een onderscheid tussen eenvoudige en complexe ondersteuningsvragen en richt bedrijfsvoering daarop in. Dat vergt wel een aangepaste organisatorische inrichting en een daarop aangepaste informatiehuishouding.

Gekanteld werken: wat moet je daar voor doen?

Binnen de Wmo is het begrip ‘gekanteld werken’ geïntroduceerd: uitgaan van de mogelijkheden van de klant en zijn netwerk en samen (klant en gemeente) kijken naar wat er nodig is. Deze benadering wordt inmiddels breed binnen het sociaal domein gehanteerd. In de praktijk zien we van de essentie nog weinig terug, de burger wordt nog maar mondjesmaat als volwaardige gesprekspartner gezien. Gemeenten en zorgaanbieders weten immers vaak het beste ‘wat goed is voor de klant’. Mijn ervaring is dat medewerkers onvoldoende worden uitgedaagd door hun managers om de grenzen op te zoeken. De vraag aan de burger of deze zelf vindt dat hij goed is geholpen, wordt nauwelijks gesteld. Creatieve oplossingen kiezen die afwijken van hetgeen gangbaar is, blijkt lastig.  Medewerkers stimuleren om dit te doen blijkt tot nieuwe energie te leiden bij medewerkers en tevreden klanten. Ik stuur daar zelf op en zie dat dit leidt tot nieuwe energie bij medewerkers en tevreden klanten. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het invoeren van mediation.

Informatievoorziening: hoe komt de uitwisseling van informatie tot stand?

De informatie-uitwisseling met zorgaanbieders verloopt via gestandaardiseerde berichten via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGK). Veel aanbieders zijn nog niet aangesloten op het GGK waardoor informatie langs meerdere wegen binnenkomt. Veel gemeenten werken er hard aan om de basis op orde te krijgen, terwijl  hun ambitie reikt om te komen tot een integrale benadering van ondersteuningsvragen. Het is dan ook te vroeg om een goede keuze te maken voor een regiesysteem. Mijn advies: laat de systeemwereld van gemeenten aansluiten bij de leefwereld van de klant en niet andersom. Dit betekent dat eerst de indicatoren bepaald moeten worden voordat een verantwoorde keuze voor een regiesysteem gemaakt kan worden.

Contractmanagement: hoe leveren zorgaanbieders de gewenste resultaten?

Zorgaanbieders worden veelal regionaal gecontracteerd door gemeenten die hun beleid en inkoopvoorwaarden op elkaar hebben afgestemd. Tot 2015 hadden gemeenten te maken met enkele aanbieders, maar door de nieuwe taken is het aantal aanbieders verveelvoudigd. Dit vraagt om het professioneel organiseren van contractmanagement, zo mogelijk in regionaal verband. Professioneel contractmanagement staat nog in de kinderschoenen. Klanten mogen zelf de aanbieder kiezen die het beste past bij hun behoeften, maar ontdekken welke aanbieders er zijn blijkt lastig. Zorg dan ook voor een actueel bestand van zorgaanbieders dat wordt beheerd en digitaal benaderd kan worden. Mijn ervaring is dat dat klanten helpt om de juiste aanbieder te kiezen. Een soort TripAdvisor-app kan tevens helpen om klanten op basis van reviews te laten kiezen welke aanbieder het beste aansluit bij hun ondersteuningsvraag.

Burgerparticipatie: staat de burger eigenlijk wel centraal?

Hoewel gemeenten stellen dat de burger centraal staat, wordt hij nog maar nauwelijks betrokken bij de beleidsvorming en uitvoering. Dat is jammer en een gemiste kans om de burger in zijn kracht te zetten en om de verandering (transformatie) te realiseren.

Eigen bijdrage: hoe informeer ik de burger beter daarover?

Voor ondersteuning op grond van de Wmo is veelal een eigen bijdrage verschuldigd. De hoogte hangt af van het inkomen en het vermogen. Achteraf wordt de eigen bijdrage opgelegd door het Centraal Administratiekantoor (CAK). Dit leidt nogal eens tot onaangename verrassingen en soms tot het laten stopzetten van de zorg, met alle negatieve consequenties van dien. Dat kan en moet beter! Met toestemming van de klant kan tijdens het keukentafelgesprek al inzicht worden gegeven in de te verwachten eigen bijdrage. Binnenkort start ik met een pilot om deze werkwijze in de praktijk te toetsen.

Integraal werken: hoe nu verder?

Het blijkt lastig om daadwerkelijk veranderingen te realiseren. Een integrale benadering van de klantvraag, los van de verschillende wetten, staat nog in de kinderschoenen. Er wordt nog steeds teveel gedacht vanuit regelgeving en van binnen naar buiten in plaats van andersom. Gemeenten moeten loskomen van het huidige systeemdenken en de burger écht centraal stellen. Zonder deze beweging zal de verandering niet slagen!

Telengy gaat een onderzoek instellen om na te gaan in hoeverre de klant op dit moment centraal staat in het sociaal domein. Deze uitkomst betrekken wij in onze opdrachten en in de communicatie met onze (potentiële) opdrachtgevers. Zo leveren wij als Telengy onze bijdrage aan de veranderopdracht waar Nederland voor staat.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseurs Jos van Dijk via telefoonnummer: 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl). U kunt ook contact opnemen met Ruud Groot via telefoonnummer: 06 15 47 92 90 of via e-mail: r.groot@telengy.nl.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat; het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel worden de teamrollen van Belbin toegelicht.

Geniale individuen vormen zelden een geniaal team. Hoe vormen we dan ‘het beste team’? Wanneer is een team succesvol? Hierover is de afgelopen decennia veel onderzoek gedaan. Een van de belangrijkste theorieën is afkomstig van Meredith Belbin (1926)* en is bekend geworden onder de naam ‘de teamrollen van Belbin’. Belbin heeft in de vorige eeuw onderzoek gedaan naar de effectiviteit van teams. De belangrijkste uitkomst is dat een effectief team, gericht op de taak die het moet uitvoeren, in samenstelling een goede balans heeft tussen negen teamrollen.

Uitgangspunten teamrollen

De theorie van Belbin is gebaseerd op een aantal uitgangspunten:

1) De leden van een team dragen op drie manieren bij aan het bereiken van het gezamenlijke resultaat:

• op basis van hun professionele rol (deskundigheid)
• op basis van hun organisatorische rol (positie, taken en verantwoordelijkheden);
• op basis van hun persoonlijkheid of teamrol (de kenmerkende manier waarop iemand zich gedraagt).

2) Elk team heeft behoefte aan een optimaal evenwicht tussen de verschillende teamrollen.

3) Ieder mens heeft van nature twee of drie teamrollen die goed bij hem of haar passen. Elke teamrol staat voor een karakteristiek temperament, een manier van informatie verwerken en een strategie om problemen op te lossen.

Belbin gaat bij zijn teamrollen uit van het belang van ‘complementariteit’. Complementaire bijdragen leiden tot betere resultaten dan concurrerende bijdragen. De sterke punten die elke teamrol heeft, gaan samen met wat Belbin ‘toelaatbare zwakheden’ noemt. Deze zwakheden leiden niet tot een mindere effectiviteit van het team omdat ze – bij een goede mix- worden opgevangen door de sterke punten van anderen. Op internet zijn veel Belbin-tests te vinden om er snel achter te komen welke teamrollen bij jou dominant zijn en welke rollen juist niet bij je passen.

Wat is het nut?

Een team bestaat bijna nooit uit 9 mensen die allemaal een andere rol hebben. Het ideale team bestaat vaak uit vier tot zes mensen. En bij de samenstelling is er waarschijnlijk helemaal geen rekening gehouden met de teamrollen. Sterker nog, vaak wordt een projectteam samengesteld met mensen die beschikbaar zijn op dat moment, kennis hebben van het onderwerp of er op een andere manier betrokken bij zijn en kan je als projectleider niet of nauwelijks kiezen.

Daarbij laat onderzoek van Charles Duhigg (2016)* zien dat, ook al stel je een team zorgvuldig samen aan de hand van de Belbin teamrollen, er nog grote verschillen zijn in de teamresultaten! Er lijken dus meer factoren van belang dan de samenstelling van het team; teams zijn succesvoller als iedereen evenredig aan bod komt, elkaar laat uitspreken en wanneer men rekening houdt met elkaars gevoelens.

Bied de ruimte!

Toch kan inzicht in de teamrollen van Belbin je helpen. De kans is namelijk groot dat wél (bijna) alle teamrollen vertegenwoordigd zijn in jouw projectteam als je ook naar de tweede en derde rol kijkt. Mensen zijn in staat om te schakelen tussen de verschillende rollen, indien ze daartoe de ruimte krijgen en hierin uitgedaagd worden. Zorg er als projectleider voor dat iedereen doet waar hij goed in is. Aanvaard dat je teamleden ‘anders zijn’ en respecteer ieders rol, omdat ze allen iets kunnen bijdragen wat een ander niet kan. Wees je als projectleider bewust van de verschillende fases die het project doorloopt en benut de kracht en de mogelijkheden van de diverse teamrollen die de projectmedewerkers kunnen vervullen in een dergelijke fase. Juist het aanspreken van ieders kwaliteiten (inhoudelijk, procesmatige of intermenselijk) op het juiste moment, maakt dat er binnen een team energie vrijkomt. Dit haalt het beste in iedereen naar boven, hetgeen de samenwerking ten goede komt en daarmee ook het teamresultaat!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten via telefoonnummer: 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl. 

Met vriendelijke toestemming van Belbin: www.belbin.com

* Bron: Duhigg, C. (2016). Slimmer, sneller, beter: het geheim van productiviteit thuis en op het werk. Link: http://www.amboanthos.nl/boek/slimmer-sneller-beter/

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat, het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen.

Het model dat in dit artikel wordt toegelicht is: het overheidsontwikkelmodel.

Elke gemeente kent zo haar problemen en uitdagingen, dat zal niemand verbazen. Maar hoe die te lijf gaan, is een worsteling van menig managementteam. In veel gevallen worden de issues per afdeling of thema op de MT-tafel gelegd. De vraag is dan: stuk voor stuk aanpakken en/of kiezen voor een meer structurele benadering?

Het overheidsontwikkelmodel is een ‘instrument’ dat daarbij kan helpen. Het model is afgeleid van het INK managementmodel. De basis van het model stamt uit 1988, is daarna nog enkele malen op specifieke onderdelen aangepast en is in de afgelopen decennia een praktijkbestendig model gebleken. Het overheidsontwikkelmodel (kwaliteitsmodel overheidsorganisaties) is een gemeente-specifiek model dat wordt beheerd door De Bestuursacademie Nederland, dat op haar website een uitgebreide definitie geeft van het model.

Kenmerken model

Enkele kenmerken verdienen evenwel kort de aandacht:

• Het INK model telt 9 velden, het overheidsontwikkelmodel telt er 10, waarbij ‘informatie’ expliciet als organisatiegebied is opgenomen. Zeker voor gemeenten, die we toch wel zeer informatie-intensieve organisaties kunnen noemen, is dat een pluspunt.
• Het model moet van rechts naar links worden gelezen: “Om …. (doelstellingen in de resultaatgebieden) te bereiken, gaan we  …. (acties en projecten in de organisatie) doen”.
• Het model kent zowel een sterk instrumentele/blauwe insteek (PDCA: Plan-Do-Check-Act cyclus) als een meer menselijke/zachte kant (IMWR: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen, Reflecteren).
• Het model waarborgt een integrale benadering van de organisatievraagstukken i.p.v. een geïsoleerde aanpak. De lijnen tussen de velden illustreren de samenhang en onderlinge afhankelijkheden.
• Door de verander- en verbeterenergie op de juiste velden te richten komt de organisatie als geheel meer in balans.
• Het model blijkt een prima ‘praatplaat’ te zijn aan de managementtafel.

Toepassingen

Het overheidsontwikkelmodel (en de ondersteunende hulpmiddelen) kent meerdere toepassingen. Zo is het een instrument om met het MT (en eventueel een schaduwgroep uit de organisatie) een doorlichting te doen van de gemeente op de genoemde velden. Daar zijn ondersteunende vragenlijsten en stellingen voor beschikbaar. Duidelijk wordt welke de sterke en zwakke plekken in de organisatie zijn. Na de organisatiediagnose is het model toepasbaar bij het opstellen van de organisatie-ontwikkelagenda. Verbetering kan plaatsvinden op één specifiek (achtergebleven) terrein, maar ook is het mogelijk een actieplan uit te zetten op het geheel. Door de opzet van het model met kenmerken per ontwikkelgebied, krijgt het MT als het ware verbeterhandreikingen aangereikt. Via deze wijze kan periodiek (bijvoorbeeld tweejaarlijks) met een doorlichting de voortgang gemonitord worden.

Een geheel andere toepassing is om het model te gebruiken als een soort leidraad voor het opstellen van uw concernplan of de afdelingsplannen. Het is zelfs mogelijk om het uitgewerkte plan vervolgens te ‘plotten’ op het model. Daarmee heeft u een jaarplan in één oogopslag. Het overheidsontwikkelmodel zou je een paraplumodel kunnen noemen, het model behandelt namelijk alle organisatiethema’s. Op elk van de genoemde 10 velden zijn er vervolgens modellen/methodieken beschikbaar voor meer detail en diepgang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het 9 vlaks model van Rick Maes (informatie), ITIL, BISL en LEAN (processen), de veranderaanpak van Annemarie Mars (leiderschap), de SWOT-analyse (beleid en strategie), het inkoopmodel van Kraljic (middelen) en het ServQual model van Zeithaml (waardering door klanten).

Meer weten?

Adviseurs van Telengy hebben veel ervaring met het overheidsontwikkelmodel en hebben in meerdere situaties geadviseerd en begeleid bij de toepassingen. Dit betroffen onder andere het begeleiden van een doorlichting met het MT  en het uitwerken van een ontwikkelagenda of een directieplan. Dit artikel is de eerste in een reeks waarin wij laten zien welke methoden en technieken de Telengy-adviseurs gebruiken in hun dagelijkse werk.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.

Telengy is als kennispartner voor de overheid continu op zoek naar manieren om, op basis van eigen inzichten (onderzoek, trendanalyse, kennissessies), zichzelf en haar relaties op de hoogte te stellen van de actualiteit in de markt en hoe daarmee om te gaan. Ook in het sociaal domein, een werkveld dat grote veranderingen ondergaat, zit Telengy niet stil. Gemeenten en ketenpartners vragen zich momenteel af hoe zij ervoor staan en wat ze moeten doen om gestelde doelen te bereiken.

Het is voor Telengy aanleiding om een onderzoek te starten naar dit vraagstuk. De vraag die we willen beantwoorden is: “In hoeverre draagt de werkwijze van Nederlandse gemeenten binnen het wettelijk kader van de domeinen Wmo 2015 en Jeugdwet bij aan burgeremancipatie?”. Deze vraag zien wij als essentieel omdat zij uitgaat van de aanname dat de wezenlijke verandering zit in een aanpak die uitgaat van ‘terug naar de bedoeling’ of te wel ‘het zelfredzaam zijn van de burger’. De doelstelling van het onderzoek is om te komen tot een ‘stand van het land’. Er wordt gekeken naar gehanteerde werkwijzen door gemeenten in het sociaal domein die bijdragen aan het stimuleren van burgeremancipatie. We willen zoveel mogelijk gemeenten betrekken in het onderzoek en zullen daarom binnenkort een beroep op u doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met commercieel manager Marcel Lemmen, via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Op 1, 2 en 3 juli 2016 gaan ruim 2.500 sporters met een verstandelijke beperking de strijd met elkaar aan. In 18 verschillende takken van sport strijden zij op de Special Olympics Nationale Spelen in Nijmegen, Groesbeek en Wijchen. Tot eind februari konden sporters en begeleiders zich inschrijven voor de 18 takken van sport die plaatsvinden tijdens de Special Olympics Nationale Spelen 2016. Het resultaat: 3.200 aanmeldingen voor het sporttoernooi (2.400 sporters en 800 begeleiders) waarvan er zo’n 2.000 blijven overnachten in ‘Special Olympics Dorp’ Heumensoord. Nog nooit eerder deden zoveel sporters mee. Het evenement belooft dan ook een ongekend succes te worden.

Als trotse sponsor nodigen wij u graag uit voor de openingsceremonie op vrijdagavond 1 juli in het Goffertstadion te Nijmegen. Nadat de sporters hun ereronde over het veld hebben gemaakt staan dans, zang en spektakel van formaat op het programma. Ook zal er een bekende Nederlandse artiest komen optreden. De openingsceremonie vangt aan om 18.30 uur en de afsluiting zal zijn omstreeks 23.00 uur.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy en vicevoorzitter van de stichting Special Olympics Nationale Spelen 2016, via telefoonnummer 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl. Neem ook eens een kijkje op de website van Special Olympics Nationale Spelen 2016: www.specialolympics2016.nl.

Op donderdag 26 mei 2016 vindt ‘de Dag van de Digitale Overheid’ plaats. Het congres biedt ambitieuze overheidsorganisaties de mogelijkheid om samen met medewerkers in de eigen omgeving te werken aan ‘future work skills’. Organisator Stichting Digitale Overheid organiseert jaarlijks een congres en heeft voor 2016 voor een vernieuwende opzet gekozen en wil daarmee minimaal 1.000 deelnemers op deze dag mobiliseren.

Het concept

Het congres is in Beeld en Geluid in Hilversum en bestaat uit een plenair programma met een beperkt aantal deelnemers. Parallel hieraan worden decentrale studiedagen bij de deelnemende gemeenten georganiseerd. De deelnemers krijgen via livestreams toegang tot het exclusieve videomateriaal en de centrale presentaties. Zij gaan hier vervolgens zelf mee aan de slag met een eigen moderator. Deze verwerkt de wensen en uitdagingen van de deelnemende organisatie in een op maat gemaakt programma en begeleidt de sessie.

Het thema

Het thema van de Dag van de Digitale Overheid 2016 is ‘future work skills’. Er is al veel aandacht voor de ‘harde’ kant van digitalisering, bijvoorbeeld vanuit de landelijke programma’s vanuit KING en VNG. Maar wat technisch mogelijk en wenselijk is, vereist ook een nieuwe manier van organiseren, werken en vooral van denken. Voor een digitale overheid zijn een andere attitude en andere vaardigheden noodzakelijk. Het congres maakt de deelnemers bewust van de veranderingen en de eisen die het aan de organisatie stelt en aan henzelf.

Telengy als moderator

Telengy steunt het initiatief van de stichting door op te treden als moderator van de Dag van de Digitale Overheid 2016. Samen met de deelnemende gemeenten stellen we het programma voor de lokale sessie samen en begeleiden deze dag.

Meer weten?

De Dag van de Digitale Overheid vindt plaats op 26 mei 2016. De openingskeynote start om 9.30 uur in Hilversum. Meer informatie vindt u op de website van Stichting Digitale Overheid (www.digitaleoverheid.org). Bij vragen kunt u contact opnemen met Ton de Wit, 06 22 97 29 46 of per e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

“Niet alleen de Belastingdienst timmert stevig aan de weg met de campagne ‘Vaarwel blauwe envelop’, ook lokale overheden en samenwerkingsverbanden maken meer en meer gebruik van de Berichtenbox. Dat geldt ook voor burgers. Medio februari 2016 hebben 3,5 miljoen burgers MijnOverheid geactiveerd en zijn er 148 overheidsorganisaties aangesloten of bezig met een aansluiting”, aldus accountmanager MijnOverheid Peter ter Telgte. “In de praktijk zien we dat een organisatie die aangesloten is een dekkingspercentage haalt van 20-25%. Dat betekent dat 1 op de 4-5 brieven inmiddels aangeboden kan worden via de Berichtenbox van MijnOverheid.”

Flinke groei WOZ-beschikkingen

Dit jaar bieden 150 gemeenten en 20 Waterschappen hun inwoners de mogelijkheid om de jaarlijkse aanslag digitaal te ontvangen. Tot eind februari 2016 versturen zij circa 800.000 aanslagberichten digitaal naar de Berichtenbox. Ten opzichte van vorig jaar betekent dit een groei van maar liefst 300%.

Decentrale overheden verzorgen bijna een landsdekkende aansluiting op MijnOverheid Berichtenbox

Top 5 communicatiecampagnes

Steeds meer overheden sluiten aan op MijnOverheid en proberen gebruikers te overtuigen hun post voortaan digitaal te ontvangen. Sommigen hebben zeer creatieve manieren bedacht om dat doel te bereiken. Logius heeft een top 5 met acties op een rij gezet:

1. Den Haag doneert 1 euro aan het goede doel namens iedere nieuwe gebruiker.
2. Montferland verloot een iPad onder nieuwe gebruikers en gemeenteambtenaren rijden in een bestickerde auto rond met de tekst ‘Digitaal? Ja graag!’.
3. Renkum organiseert consults MijnOverheid in internetcafé.
4. De Belastingdienst plaatst babbelbox op stadspleinen.
5. Gemeente Berg en Dal plakte stickers op uitgaande post met vermelding ‘Digitaal doen wat digitaal kan. Post van de gemeente digitaal ontvangen? Ga naar www.mijn.overheid.nl’. Inmiddels heeft de gemeente een tekstkader opgenomen op de enveloppe in de nieuwe huisstijl van de gemeente Berg en Dal (voorheen Groesbeek).

Ondersteuning bij campagnes

Logius kan u ondersteunen bij uw campagne over MijnOverheid. Daarvoor is een speciale toolkit ontwikkeld met communicatiemateriaal. U vindt de toolkit op www.toolkitmijnoverheid.nl. Deze toolkit bevat onder andere kernboodschappen, video’s, advertenties en online banners.

Meer weten over MijnOverheid?

Wilt u meer weten over MijnOverheid, dan kunt u trainingsmateriaal of een webinar bekijken via de volgende link.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

KING en Logius hebben eind januari de resultaten gepubliceerd van de marktscan Digikoppeling. Zes aanbieders voldoen aan de criteria zoals in de ‘requirements’ zijn opgesteld voor deze koppelvlakstandaarden voor berichtuitwisseling. Daarmee kunnen gemeenten, samenwerkingsverbanden en andere overheden vooruit. In plaats van zelf een marktconsultatie en/of verkenning te houden, kunnen organisaties op basis van de resultaten uit de marktscan al concrete stappen zetten in een aanbesteding voor Digikoppeling. Met één Digikoppeling-implementatie kan een organisatie berichten uitwisselen met alle overheden en aansluiten op vrijwel alle e-overheidbouwstenen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld basisregistraties, het Omgevingsloket, Digilevering en MijnOverheid.

Telengy-adviseur Peter ter Telgte is accountmanager Stelseldiensten bij Logius en nadrukkelijk betrokken bij de marktscan Digikoppeling. De marktscan is feitelijk een actualisatie van de eerder gehouden marktscan in 2013. “In de afgelopen drie jaar heeft de markt van Digikoppeling en servicebus zich nadrukkelijk ontwikkeld. Vrijwel elke gemeente maakt op een of andere manier gebruik van Digikoppeling en/of een servicebus. Daarnaast zien we nadrukkelijk de opkomst van SaaS-toepassingen; zo bieden twee leveranciers niet alleen een lokale oplossing aan, maar ook een SaaS-oplossing”, aldus Peter ter Telgte.

Zes aanbieders in de schijnwerpers

De zes aanbieders die voldoen aan de marktscan zijn Arpha, Centric, Enable-U, JNet, PinkRoccade en Yenlo. Enable-U en JNet bieden ook een SaaS-oplossing aan. Uitgebreide informatie over de aanbieders is te vinden op de website van Logius.

KING en Logius besteden tijdens een webinar op 18 februari specifiek aandacht aan de resultaten van de marktscan. U kunt zich nog inschrijven via het inschrijfformulier. Verder zijn er in maart meerdere regiodagen waar aanvullende informatie gegeven wordt over de mogelijke toepassingen. Tot slot gaat ook de softwarecatalogus van KING inzicht bieden in de referenties van werkende Digikoppeling-omgevingen bij gemeenten. Via het besloten gedeelte van de softwarecatalogus kan een gemeente de referenties inzien van de leveranciers.

Overzicht landelijke voorzieningen

Logius biedt tevens een overzicht van de landelijke voorzieningen die gebruik maken van Digikoppeling.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager Stelseldiensten bij Logius  en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Copyright: Siebe Swart, 2016

Alle gemeenten hebben te maken met de complexiteit van de processen Jeugd, Wmo en PGB. Vele gemeenten raken daardoor hun grip hierop kwijt. Dat ligt niet altijd aan de zorgaanbieders of aan de gemeente zelf, maar komt doordat handmatige en digitale werkzaamheden door elkaar heen lopen en zorgaanbieders inconsequent zijn in de wijze van declareren. Zowel op inhoudelijk, administratief, financieel als technisch gebied zijn er verscheidene uitdagingen. De procesgang rondom Jeugd, Wmo en PGB is daarom te bestempelen als ‘trial-and-error’; zeker voor gemeenten die de Wmo- en Jeugdtaken zelf uitvoeren.

Er zijn een aantal hoofdvragen waarmee gemeenten op dit moment worstelen:

• Krijgt u van uw accountant een goedkeurende verklaring voor de declaratie rond de processen Jeugd, Wmo en PGB?
• Constateren uw medewerkers dat de hoeveelheid tijd die zij moeten besteden aan de administratieve verwerking van declaraties van zorgaanbieders sterk oploopt?
• Verloopt het declareren door de zorgaanbieders nog voor een groot deel handmatig?
• Lopen de interne (geautomatiseerde) processen bij u nog niet naar wens?
• Bent u nog niet aangesloten op de webservice van het GGK?

Als u één deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, heeft Telengy voor u de oplossing!

Ideale situatie

Bij het inrichten van het administratieve proces rondom de zorgdeclaraties kan het volgende ideaalplaatje worden geschetst:

“De gemeente sluit op basis van een intake een contract af met een zorgaanbieder. Na zorg te hebben verleend, dient de zorgaanbieder zijn declaraties in via het digitale platform van VECOZO op basis van gestandaardiseerde -en bij alle partijen bekende- productcodes en gegevens. VECOZO biedt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) de declaraties aan bij de gemeente. De gemeente controleert of de gegevens kloppen en of de juiste AGB-code bekend is, koppelt dit terug aan de zorgaanbieder en verwerkt de gegevens vervolgens volledig geautomatiseerd in zowel de domeinapplicatie voor Wmo en Jeugd als in de financiële applicatie. De afdeling Financiën gaat over tot uitbetaling van de declaratie.”

In de praktijk

De praktijk wijst echter uit dat de ideale situatie op dit moment niet altijd de werkelijkheid is. Er kunnen dus meerdere redenen zijn waarom u nog niet de volledige controle heeft op de processen Jeugd, Wmo en PGB:

• De contracten met de zorgaanbieders voor 2015 waren al eind 2013/begin 2014 afgesloten en op dat moment was er nog maar weinig bekend over de wijze waarop de administratieve verwerking van declaraties zou gaan plaatsvinden;
• De zorgaanbieders zijn nog niet allemaal aangesloten bij VECOZO, waardoor een deel van hen niet digitaal maar schriftelijk declaraties indient (dit genereert extra werk, bijv. scannen);
• De zorgaanbieders gebruiken niet altijd de juiste gegevens en productcodes;
• De gemeente maakt veelal gebruik van ‘eigen’ productcodes, omdat er nog geen alternatief is. Het gebruik van de productcodes van de gemeente en de zorgaanbieders kunnen daardoor van elkaar afwijken.

Nb. Eind 2015 zijn er landelijke standaardproductcodes beschikbaar gekomen, waardoor het voor alle partijen mogelijk wordt om eenduidige productcodes te gaan gebruiken;

• Bij de gemeente is niet altijd de juiste AGB-code van de zorgaanbieders bekend, waardoor betalingen niet kunnen worden uitgevoerd;
• De gemeente maakt nog gebruik van het webportaal van het GGK en niet van de webservice, waardoor er nog diverse handmatig handelingen moeten worden verricht.

Telengy helpt

Inmiddels heeft Telengy diverse gemeenten ondersteund in het oplossen van de problemen rondom deze materie. Hierbij hanteren wij de volgende aanpak:

• Het actuele declaratieproces met de bijbehorende gegevensstromen wordt exact in beeld gebracht;
• De contracten die met de zorgaanbieders zijn afgesloten worden gescreend op de vraag of zij wel de verplichting bevatten om declaraties via VECOZO in te dienen;
• Er wordt geïnventariseerd welke AGB-codes zorgaanbieders gebruiken c.q. dienen te gebruiken bij het declareren;
• Bij de afdeling I&A wordt nagegaan wat de stand van zaken is rondom de technische mogelijkheid om de domeinapplicaties aan te sluiten op de webservice van het GGK;
• Het toekomstige declaratieproces wordt vastgelegd met afspraken over gegevensstromen en activiteiten van medewerkers (inhoudelijk en financieel);
• Er worden in overleg aanvullende afspraken gemaakt met zorgaanbieders over het gebruik van codes en declaratiegegevens.

Op de korte termijn krijgt u inzicht in de stand van zaken in uw organisatie, gevolgd door een stappenplan om grip te krijgen op de processen. Voor de middellange en lange termijn maken wij een scenarioplan. Dit scenarioplan bevat alternatieven voor situaties die zich mogelijk zouden kunnen voordoen. Zo bent u ook voorbereid op toekomstige situaties.

Concreet resultaat tegen vooraf bepaalde investering

Telengy start met een oriënterend gesprek welke resultaten voor u van belang zijn. Naar aanleiding van onze eerdere ervaringen kunnen wij een zeer realistische inschatting maken van de noodzakelijke stappen en inspanningen.

Op basis hiervan doen wij u een voorstel over de te leveren resultaten, de inzet die daarvoor nodig geacht wordt (zowel vanuit onze als uw organisatie) en de investering die u daarvoor moet doen. Op basis van het voorstel en de aangegeven investering zullen wij de afgesproken resultaten voor u realiseren. U weet dus vooraf waar u aan toe bent.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Lemmen via e-mail (m.lemmen@telengy.nl) of telefoon (06 50 43 15 77).