Begin maart hebben 162.000 leerlingen de resultaten ontvangen van de Eindtoets Basisonderwijs, beter bekend als de Citotoets. Ondanks Kamervragen en aandacht van het Ministerie van OCW, DUO en NVVB in 2011 dreigen 81.000 leerlingen onnodig een uittreksel GBA te kopen voor de inschrijving bij het voortgezet onderwijs. Kosten voor de ouders bedragen ongeveer €650.000,- Inmiddels biedt de helft van de gemeenten en het voortgezet onderwijs een meer klantvriendelijke manier om nieuwe leerlingen te identificeren. Dat blijkt uit onderzoek onder 153 gemeenten, uitgevoerd door Telengy.

In 76 deelnemende gemeenten aan het onderzoek is op een andere manier de identiteit van de toekomstige leerlingen voortgezet onderwijs vastgesteld. Dat komt overeen met 50% van de respondenten. In 2010 leverde nog 65% van de gemeenten een overbodig uittreksel. Kamervragen van de leden Heijnen en Çelik hebben in april 2011 geleid tot extra aandacht van het Ministerie van OCW, DUO en NVVB om deze administratieve last voor burgers tot een minimum te beperken. Uit het onderzoek blijkt dat een verbetering zichtbaar is, maar het blijft weerbarstige materie.

Mogelijke besparing voor gemeenten

Het niet meer leveren van een uittreksel GBA voor de inschrijving voortgezet onderwijs bespaart ook het nodige bij gemeenten. Het leveren van een uittreksel duurt ongeveer 4 minuten. Uitgaande van 81.000 leerlingen die nog een uittreksel vragen, levert het anders organiseren een besparing op van 5.400 uur bij gemeenten. De uittreksels worden vooral nog op papier geleverd, slechts enkele gemeenten bieden het uittreksel ook aan als digitaal bestand of via een persoonlijke internet pagina.

Uittreksel met een gouden randje

Uit het onderzoek blijkt verder dat de kosten voor een uittreksel GBA bij gemeenten nog steeds sterk verschillen. Zo kost het goedkoopste uittreksel €2,27 terwijl de meest luxe uitvoering beschikbaar is voor €15,-. De leges van het uittreksel zijn in 2011 licht gestegen t.o.v. de gemiddelde kosten in 2010, namelijk met 2%. Opvallend is verder dat de prijs mede afhankelijk is van de wijze van aanvragen. Gemiddeld is het schriftelijk aanvragen van een uittreksel GBA duurder dan via een bezoek aan het gemeentehuis. Een digitale aanvraag is gemiddeld het goedkoopst.

Anders organiseren

Voor inschrijving bij het voortgezet onderwijs hoeft de (toekomstige) leerling geen uittreksel GBA te overleggen. De school heeft enkel de volgende gegevens nodig: Burgerservicenummer (BSN), geslachtsnaam, voorletters, geboortedatum en geslacht. Mogelijke andere manieren van organiseren zijn:

• De leerling overlegt de gegevens aan school via een uitschrijvingsbewijs van de vorige school, ID-bewijs of geboortebewijs.
• De leerling overlegt de gegevens aan school via een zorgpas (formeel niet toegestaan).
• De gemeente levert rechtstreeks de benodigde gegevens aan de school, nadat de ouder daarvoor toestemming heeft gegeven.
• De gemeente controleert de inschrijfgegevens, die de school aanlevert. De ouder heeft hiervoor toestemming gegeven aan de school.

Voor gemeenten wordt het steeds moeilijker de vele (ICT-)projecten tegen redelijke kosten uit te voeren. Vier gemeenten zoeken daarom samenwerking om de moderniseringsslag naar digitale dienstverlening betaalbaar uit te kunnen voeren. Het doel van de samenwerking is het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Haalbaarheid

Allereerst is er met steun van EGEM een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is uitgevoerd door een werkgroep met vertegenwoordigers uit de 4 gemeenten, aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de 4 gemeentesecretarissen en begeleid door adviseurs van Telengy. De stuurgroep heeft zich met name gericht op het motiveren en doorzetten van de ambities voor de samenwerking. De werkgroep heeft het inhoudelijke onderzoekswerk verricht, met de focus op architectuur en organisatie.

Zoek de 10 verschillen….

Na inventarisatie van de huidige situatie in de deelnemende gemeenten bleek dat er grote verschillen zijn in de vier ICT-infrastructuren en dat de gemeenten ook sterk verschillen in de toepassing van ICT. Cruciaal is dat deze verschillen niet beschouwd worden als een belemmering voor de samenwerking, maar als een grote kans om door samenwerking veel winst te behalen. Ook de culturen van de gemeenten waren verschillend. Een van de gemeentesecretarissen: “de verschillende culturen hebben tijd nodig om naar elkaar toe te groeien, zeg maar samensmelten”. Hierin heeft de verkennende fase van het haalbaarheidsonderzoek een belangrijke rol gespeeld.

Snel beginnen, maar zorgvuldig opbouwen

Een periode van 3-6 jaar wordt uitgetrokken om de gewenste eindsituatie te bereiken: één ICT-dienst die één ICT-infrastructuur beheert op basis van één ICT-beleid. Voor de stuurgroep was vanaf het begin aan helder, de samenwerking levert een grote bijdrage aan het verbeteren van de ICT en de dienstverlening, maar leidt ook tot een grote organisatieverandering. Voor een verandering is draagvlak nodig. Het creëren van draagvlak binnen de vier gemeenten is bepalend geweest voor het samenstellen van de werkgroep.

De rol van de Telengy-adviseurs

De toevoeging van de adviseurs van Telengy aan de werkgroep lag voor de hand. De gemeentesecretaris; “er was meteen een klik en dat is belangrijk in een proces waar onderling vertrouwen noodzakelijk is”. Er was vanuit de stuurgroep vertrouwen in hun meerwaarde en neutraliteit in het onderzoek. Vanuit hun ervaring met veranderende organisaties weten zij als geen ander dat verandering begint bij het enthousiasmeren van sleutelfiguren binnen de organisatie. Vanuit de overtuiging (of het gevoel van urgentie) dat de samenwerking écht de beoogde voordelen oplevert, kan worden begonnen met samen nadenken en praten over hoe de samenwerking eruit moet zien en welke stappen en acties daarvoor genomen moeten worden.

Winst op meerdere fronten

In de werkgroep is gaandeweg veel draagvlak ontstaan voor het kiezen van een samenwerkingsverband dat alle ICT-aspecten omvat. Het voorstel is, om de gezamenlijke ICT-dienst verantwoordelijk te maken voor het ICT-beleid én voor het beheer. De werkgroep is unaniem van mening dat door samenwerking op ICT-gebied:

• De kwaliteit van de ICT-functie aanzienlijk verbetert waardoor de dienstverlening aan burgers en bedrijven op termijn sterk kan verbeteren;
• De kwetsbaarheid van de ICT-functie sterk afneemt;
• Meer tempo kan worden gemaakt in de realisatie van noodzakelijke en gewenste ICT-ontwikkelingen;

Aanzienlijke kosten kunnen structureel worden bespaard op ICT-budgetten. De financiële voordelen, maar zeker ook de kwaliteitsvoordelen, rechtvaardigen een grote investering om de gezamenlijke ICT-dienst te realiseren. Deze investering zal in 2011 terugverdiend zijn.

Vanaf 1 juli 2012 is de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) van kracht. De wet geeft aan gemeenten een verplichting om integrale schuldhulpverlening te organiseren. Hoe de gemeente dat doet, dient te worden vastgelegd in een beleidsplan. Deze verplichting is een goed moment om de verbinding te leggen met andere beleidsterreinen. Hiermee ontstaat samenhang en leveren de keuzes die u als gemeente maakt op het terrein van schuldhulpverlening een bijdrage aan de integraliteit van uw gehele sociale beleid. Telengy helpt u om die keuzes voor uw organisatie helder te krijgen en ze te verwoorden in een beleidsplan.

Onze aanpak

Onze adviseur gaat bij u aan de slag met de opdracht uw uitgangspunten als uitvoerder van de Wgs helder te maken en op te nemen in een traject ter besluitvorming. Hierbij zorgen we er voor dat de verbinding wordt gelegd met andere beleidsterreinen waaronder de WWB en de Wmo. Vanzelfsprekend maken de verplichtingen voortvloeiend uit de wet onderdeel uit van het plan zodat een voor besluitvorming gereed plan, wordt opgeleverd. De adviseur van Telengy werkt nauw samen met uw medewerkers en betrekt hierbij het maatschappelijk middenveld zoals maatschappelijk werk, kerken en charitatieve instellingen. Vanzelfsprekend wordt het proces op strategische momenten met u afgestemd.

Wat leveren we op?

• Een Beleidsplan op maat, rekening houdend met de couleur locale.
• Aanknopingspunten om een integrale verbinding tot stand te brengen met bestaand beleid in het kader van de WWB en Wmo.
• Het voldoen aan de verplichtingen in het kader van de Wgs.

Uw investering

Wij hanteren een tarief van € 3.000,– excl. BTW. Dit is inclusief eventuele toelichting in het college. Bent u op zoek naar andersoortig advies inzake schuldhulpverlening binnen uw gemeente, of heeft u vragen over dit aanbod? Neem dan contact met ons op.

Uw voordelen

• Schuldhulpverlening is geïntegreerd in uw organisatie.
• U voldoet aan de wettelijke verplichting.
• Een platform voor ketensamenwerking en effectiviteitsverbetering in het sociaal domein.

Ervaring

Telengy heeft meerdere gemeenten begeleid bij de voorbereiding op de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Door die ervaring weet Telengy waar knelpunten, maar ook waar kansen liggen. Hierdoor kan Telengy u in een kort tijdsbestek helpen bij het maken van de keuzes die passen bij uw ambitie en organisatie.

Papierloos vergaderen is een actueel thema. Is de iPad een trendy gadget, of een goed middel om dit ook op langere termijn zinvol te ondersteunen? De verwachtingen zijn hoog!

In deze publicatie starten we met een inleiding over het doel, gevolgd door een hoofdstuk over papierloos vergaderen bij de raad, aangezien het werken met de iPad bij veel gemeenten daar zijn intrede lijkt te maken. Daarna worden de aandachtspunten bij de implementatie en een aantal scenario’s (groeipaden) benoemd. Afgesloten wordt met een hoofdstuk over kosten en baten.

De iPad Gadget of onmisbaar hulpmiddel

De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) gaat voorzien in landelijke informatie over het grondgebied van Nederland. Voor gemeenten een kans en een uitdaging om maximaal te profiteren van deze nieuwe bron van informatie.

Veel gemeentelijke activiteiten betreffen haar grondgebied. Dit reikt van bestemmen tot het heffen van belastingen, van wijkinrichting tot milieumonitoring, van volkshuisvesting tot wegbeheer en verder. Goede informatie is hiervoor onontbeerlijk. Dat begint bij het grondgebied zelf: huizen, wegen, groen, water en meer. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) gaat hierin voorzien. Hiermee komt betrouwbare informatie landelijk beschikbaar. Gebruik daarvan is verplicht, het is immers een basisregistratie. Veel meer nog is het een uitdaging om maximaal profijt te trekken van deze nieuwe bron van informatie. Hoe gaat u deze kans benutten?

De BGT benutten

Voor veel beleid- en werkprocessen is topografische informatie relevant. Is de BGT de ‘motor’ voor verbetering van uw ruimtelijke informatievoorziening? In het algemeen gaat het om drie vormen van gebruik. Allereerst de gebruikers die de topografie als ‘plaatje’ gebruiken. Dat zijn er veel. Wat is hun vraag en hoe voorziet u daarin? Is de inhoud van de BGT voldoende of is ook de zgn. plustopografie (conform Informatiemodel IMGeo) van belang?

Verder, de BGT maakt het mogelijk om ruimtelijke analyses te maken: gevolgen van milieu-ontwikkelingen, veiligheid op straat en vele andere. Wie brengt vraag en aanbod bij elkaar? Niet in het minst biedt de BGT kansen voor efficiencyverbetering. Het gaat dan vooral om het beheer van de openbare ruimte (groen-, weg- en rioolbeheer) en van de BAG (Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen). Door de objecten in deze registraties af te stemmen op die in de BGT en IMGeo, wordt het onderhouden van de geometrie daarvan eenvoudiger en neemt de kwaliteit van deze registraties toe. Aandacht voor het herinrichten van deze werkprocessen loont. Wij helpen u graag om tijdig te beginnen met het benutten van de BGT.

De BGT opbouwen en beheren

De gemeente is één van de bronhouders van de BGT. Dit betekent dat zij verantwoordelijk is voor de feitelijke bijhouding van het merendeel van de BGT-objecten binnen het gemeentelijk grondgebied, eventueel uitgebreid tot de ‘plustopografie’. Deze ontwikkeling geeft gemeenten de gelegenheid de inwinning, bijhouding en gebruik van haar geometrie – BGT én meer – eens goed tegen het licht te houden. Doet de gemeente dit in eigen beheer, besteed ze gedeelten uit, gaat ze een samenwerking aan met andere bronhouders of laat ze zich ‘ontzorgen’ door het SamenwerkingsVerband Bronhouders BGT (SVB-BGT)?

Vanuit dit perspectief kan ook naar de opbouw van de BGT gekeken worden: zelf doen, in samenwerking of uitbesteden? Wij helpen u graag om een weloverwogen keuze te maken en uw invoeringsproject en beheer- en gebruiksorganisatie daarop in te richten. Niet alleen de BGT zélf moet beheerd worden, ook de informatiestromen naar en vanuit de BGT. Zij stellen de gebruikers in staat de BGT te benutten en zorgen voor mutatiesignalen. Dat vraagt om aandacht voor uw informatievoorziening, in relatie tot de verschillende basisregistraties die al in gebruik zijn bij uw gemeente. Graag helpen wij u het gegevensmanagement hierop aan te passen.

De BGT: uw uitdaging, onze bijdrage

Op alle aspecten van de invoering van de BGT kunnen wij u adviseren en ondersteunen om de BGT tot een succes te maken. Of het nu gaat om inhoudelijke vraagstukken, strategische keuzes, projectbeheersing, verandermanagement, organisatorische consequenties, samenwerkingsscenario’s, procesinrichting, impact op medewerkers, verbetering van de (geo-)informatievoorziening of softwarekeuzes. In onderstaande figuur geven wij een impressie:

De BGT en Telengy

De ervaren adviseurs van Telengy weten als geen ander inhoud, organisatie, medewerkers en verandertraject met elkaar te verbinden. De organisatie opereert daarbij volledig onafhankelijk van andere partijen, zonder enige voorkeur voor systemen, leveranciers en samenwerkingsverbanden. Het belang van uw organisatie staat immers voorop.

Telengy geeft met de publicatie ‘De informatiecrisis smeult en laait op bij elke ramp’ inzicht in de stand van zaken van de implementatie Wet veiligheidsregio’s (Wvr) bij gemeenten en veiligheidsregio’s. Het onderzoek focust behalve op de invoering van de Wvr specifiek op informatiemanagement in de veiligheidsketen.

Niet voor niets besteden de Wvr en het Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) ruim aandacht aan het onderwerp informatiemanagement en noemt de IOOV dit als bijzonder aandachtspunt na haar meting in 2009. Grote branden die begin dit jaar hebben plaatsgevonden (Moerdijk, Kijfhoek, Amsterdam) bevestigen dat het hebben en delen van actuele informatie, zowel binnen als buiten de rampenbestrijdingsorganisatie, essentieel is.

Urgentie

40% Van de gemeenten heeft gekozen voor een lokale brandweer. Dit komt deels vanwege bedrijfsvoeringsaspecten, zoals de BTW-compensatie. Deze gemeenten zijn – zo lijkt het – nog niet overtuigd van de urgentie van regionalisering. Dit levert een risico op bij het realiseren van de doelstellingen van de Wvr, te weten een meer effectieve en efficiënte organisatie van de crisisbeheersing. Schaalvergroting en congruentie van de regio’s zijn immers belangrijke voorwaarden. Bezuinigingen in de veiligheidsregio’s blijven beperkt tot minder dan 10% van het totale budget. Ruim een kwart van de gemeenten heeft nog geen piketregeling.

Ambitie

56% Van de regio’s bevestigt dat er plannen zijn of concrete voorbeelden van interregionale samenwerking. Dit sluit aan bij de ontwikkeling binnen de politie; ook daar is sprake van steeds intensievere samenwerking tussen de regio’s. De oefeninspanning van de regio’s ligt nog niet op het wettelijk verplichte niveau. Slechts 63% van de regio’s oefent jaarlijks met alle gemeenten.

Het overgrote deel van de gemeenten en veiligheidsregio’s geeft aan dat er overleg gevoerd wordt over het beschikbaar stellen van gemeentelijke informatie voor het vormgeven van informatiemanagement in de regio. Dit blijft voornamelijk beperkt tot het ontwikkelen van netcentrisch werken en het delen van operationele informatie. Opvallend genoeg wordt er veel minder informatie uitgewisseld op het gebied van de gemeentelijke basisregistraties, zoals de GBA en BAG. Informatie over Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving wordt heel beperkt uitgewisseld. Ondanks enige scepsis bij bestuurders en management wordt in crisissituaties steeds vaker gebruik gemaakt van social media. Ongeveer de helft van gemeenten en veiligheidsregio’s geeft aan deze nieuwe media te gebruiken. Het overgrote deel van de gemeenten en regio’s geeft aan dat voor crisiscommunicatie beleid is ontwikkeld. Op het niveau van GBT en COPI is in bijna alle gevallen het informatie-management belegd.

De bedrijfsvoering van de veiligheidsregio’s is door de invoering van de Wvr in ontwikkeling, maar ook door ‘De strategische reis’ en de adviezen van de commissie Mans. Er wordt aandacht besteed aan het verzamelen van sturings- en verantwoordingsinformatie naar de gemeenten. Bijna de helft van de gemeenten heeft daartoe met de veiligheidsregio een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Planning

Op het gebied van planvorming is veel in voorbereiding, maar veel is ook nog niet gereed; variërend per plan is 25 tot 30% niet op tijd gereed; dit is een belangrijk aandachtspunt. Het aanwijzen dan wel formeel benoemen van functionarissen is zeker nog niet gereed. 69% Van de gemeenten heeft nog geen Leider Team Bevolkingszorg en 18% heeft nog geen Coördinator Voorlichting.

Interactie

Gemeenteraden worden actief betrokken bij de implementatie van de Wvr: ruim 80% van de gemeenten heeft de gemeenteraad geïnformeerd over de inhoud van de Wvr en de gevolgen daarvan voor het gemeentebestuur. In tegenstelling tot de gemeenteraden lijkt het of de burgemeester en het college minder geïnformeerd zijn over de Wvr en de gevolgen hiervan: in 60% van de gemeenten is zowel de burgemeester als het college geïnformeerd. In 30% van de gemeenten is alleen de burgemeester geïnformeerd. Voor het overbrengen van deze informatie wordt slechts beperkt gebruik gemaakt van opleidingen.

Voor wat betreft de interactie binnen gemeenten blijkt dat niet alleen de bestuurlijke aandacht voor rampenbestrijding en crisisbeheersing versterkt moet worden. Het is ook van belang om op ambtelijk niveau zo breed mogelijk de organisatie te betrekken bij rampenbestrijding en crisisbeheersing.

“Voordat de eerste mannen in de brandweerauto zaten, stond de brand al op twitter! De politie gebruikt wel sms-alert. Voor de gemeente is dit nog in ontwikkeling. Overigens liep er eind vorig jaar en begin dit jaar een interessante pilot in Moerdijk: een sms-alert gekoppeld aan risicoscenario’s en meldingen. Er gaan meteen sms’jes uit als er op basis van meteogegevens, meldingen en dat in combinatie van vooraf ingevoerde scenario’s een verhoging van het alerteringniveau plaatsvindt. Dat systeem werkte helaas nog niet in januari 2011.”
Sander Scholten, adviseur crisisbeheersing gemeente Breda.

Leiderschap

Het bereiken van verandering is naast urgentie, ambitie, planning en interactie ook afhankelijk van het leiderschap van sleutelfiguren in het veranderingsproces. Voor lokale bestuurders kan het lastig zijn om een keuze te moeten maken, als het gemeentebelang niet gelijk is aan het regionale belang. Bijna alle regio’s hebben een coördinerend functionaris benoemd, die de gemeentelijke processen regionaal moet leiden; desondanks zouden regio’s nog meer kunnen investeren in de relaties met de gemeenten.

Lees de volledige publicatie

Werkt onderstaande Google viewer niet, dan kunt u hier de volledige publicatie (pdf) downloaden.

Met als titel ‘Bij de tijd’ gaat deze Overheid in Beweging over het nieuwe werken. Onderwerpen als slimmer werken, de e-overheid, het gebruik van de laatste technologie en lifehacking komen aan de orde. Want we zien ook bij gemeenten in het hele land het besef dat deze tijd vraagt om nieuwe manieren van werken.

Daarom gaat deze OiB onder meer over de tablet-PC als oplossing bij bezuinigingen, waarom lifehacking gelukkig maakt en over de DPS-matrix in de sociale zekerheid.

In de Overheid in Beweging Het Nieuwe Werken:

Laat u door de boeiende praktijkervaringen van uw ketencollega’s in deze OiB inspireren:

• Slimmer werken
  Benut kansen web 2.0
• Tablet-pc als oplossing bij bezuinigingen
  Hans de Kunder: “Stapje voor stapje invoeren”
• Jonge talenten Telengy voor toekomstgerichte gemeenten
  “Bij de tijd, speel in op de toekomst”
• Digitale dienstverlening
  Gemeente aan de deur en onder het toetsenbord
• Ingrid Hoogstrate, KING
  “Invoering e-overheid verloopt naar verwachting”
• Op de bres voor minder bureaucratie
  Kafka Briade blijft bewust rebels
• Dashboard voor daadwerkelijke sturing
  “Minder kengetallen, meer going business”
• Informatiemanagement Veiligheidsregio
  Koppelen informatiesystemen van levensbelang
• ‘Enorm bereik’
  Social media onderdeel communicatiestrategie
• De DPS-matrix
  ‘Nieuwe werken in de lokale sociale zekerheid’
• Boek
  Hoe word ik succesvoller dan mijn collega’s?
• Martijn Aslander
  Lifehacking maakt gelukkig
• Urban Augmented Reality
  De ontworpen omgeving op je smartphone

U kunt deze Overheid in Beweging Het Nieuwe Werken hieronder downloaden:

Uit onderzoek blijkt dat gemeenten de afgelopen jaren gemiddeld 120 unieke leveranciers in huis hebben gehaald met elk hun eigen contract. Van u wordt verwacht dat u precies weet welke contracten u in huis heeft én of deze afgesloten contracten nog wel voldoen. Het onderhouden van de contracten die u met uw leverancier bent aangegaan komen, buiten het jaarlijks en vaak automatisch verlengen, nauwelijks aan bod. Jammer, want met het onderhouden van deze contracten kunt u rekenen op besparingen, maar vooral op zekerheid. Zekerheid over wat u van uw leverancier en voor uw geld mag verwachten. Vragen die in de praktijk veel gesteld worden, zijn:

• Had de leverancier nou inspannings- of resultaatverplichtingen?
• Houd de leverancier mij op de hoogte, of moeten wij zelf signaleren en zelf om updates vragen?
• Zijn de leveranciers eigenlijk al een keer op bezoek geweest, en wat waren de resultaten?
• Wanneer lopen de contracten eigenlijk af?
• Wat kost de verlenging van het contract, gaat dit automatisch?
• Wil ik de contracten eigenlijk nog wel onverkort verlengen, of zijn er betere alternatieven?
• Welke termijn voor opzegging is van toepassing?
• Is het contract nog wel actueel en geoptimaliseerd voor de huidige situatie? We staan als organisatie immers niet stil!
• Wanneer ik contracten naast elkaar bezie, wat is dan de mate van overlap? (dubbel betalen voor hetzelfde onderdeel)
• Voldoen de afspraken in het contract aan de verwachtingen van de organisatie?
• Kan ik op licenties besparen? (gebruik, beheer, onderhoud en opleidingen)

Telengy CL-scan

Herkenbaar? Wij weten net als u dat u kunt besparen door de aanwezige contracten eens tegen het licht te houden. Maar vaak ontbreekt het aan tijd of de juiste kennis. Telengy heeft voor u de oplossing: De CL-scan!

De CL-scan geeft antwoord over de status van uw contract- en licentiehuishouding, en meer. U ontvangt een compleet overzicht hoe uw contract- en licentiehuishouding en er voor staat, u ontvangt tips over hoe u uw  en hoe u dit kunt verbeteren en waar u kunt besparen. Er wordt gekeken hoe het onderhoud van de licenties beter kan worden ingericht, waar u uw onderhandelingspositie kunt verbeteren met uw leveranciers, maar ook hoe u hetzelfde kunt bereiken door anders naar oplossingen te kijken.

De CL-scan bestaat uit twee fasen, te weten een quickscan en een fullscan. De quickscan legt bloot of er besparingen en verbeteringen mogelijk zijn. Als de quickscan aanleiding geeft tot het realiseren van substantiële verbeteringen, wordt aangevangen met fase 2; de fullscan (met uitgebreide managementrapportage). De quickscan fase duurt maximaal 1 dag. De tweede fase komt tot stand op basis van uw specifieke situatie.

Kosten en opbrengsten

Wanneer u gebruik wilt maken van de CL-scan hebben wij voor u een uniek aanbod; Voor de quickscan betaalt u slechts € 1.000. Wilt u op basis van de quickscan verdergaan met de fullscan dan bedraagt het basistarief hiervoor € 5.000.

Wanneer de fullscan reële besparingen aantoont in de periode van 2011 – 2015 van meer dan € 20.000 betaalt u een prestatietarief van € 5.000. Bij een besparing boven de € 50.000 is het prestatietarief € 10.000 en boven de € 100.000 bedraagt het prestatietarief van € 15.000. Het prestatietarief wordt toegevoegd aan het basistarief. Als voorwaarde geldt dat geconstateerde besparingsmogelijkheden objectief aantoonbaar zijn. Met de CL-scan krijgt u een actueel inzicht in uw contract- en licentie-huishouding én weet u direct hoe u ervoor staat. U heeft dus alles te winnen!

^{n.b. alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW}

Gemeenten investeren in e-Overheid. Het ministerie van BZK houdt via “Overheid.nl Monitor”  bij hoe overheidsorganisaties zich ontwikkelen op het gebied van elektronische dienstverlening. Dit gebeurt één maal per jaar met een onderzoek naar de websites van overheidsorganisaties, waarbij deze met elkaar worden vergeleken op dit gebied.

Via “Overheid.nl Continue Monitor” wordt maandelijks een ranglijst opgesteld. Het gaat hier om de websites van Gemeenten en Deelgemeenten, Waterschappen, Provincies en Ministeries. Er wordt beoordeeld op de volgende aspecten:

• Standaarden
• Transparantie: openbaarheid van overheidsinformatie
• Dienstverlening
• De Burger Centraal
• Interactieve verwijzingen
• Toegankelijkheid

Hoe kan de ranglijst voor uw gemeente werken?

Stelt u zichzelf eens de volgende vragen: Welke inspanningen doet uw organisatie op het gebied van de e-Overheid. Hoe maakt u uw vorderingen op dit gebied inzichtelijk en meetbaar? Hoe houdt u uw organisatie bij de les wat betreft dit onderwerp?

De “Overheid.nl Monitor” is hiervoor het instrument. Mits goed en effectief ingezet kan de monitor voor uw interne organisatie een stimulans zijn om de inspanningen op e-Overheid te intensiveren.

Begeleidingsprogramma

Telengy heeft een stimulerend en enerverend begeleidingsprogramma ontwikkeld dat uw organisatie verder helpt en uw investeringen beter laat renderen. De “Overheid.nl Monitor” wordt hierbij ingezet om dit meetbaar te maken.

Het begeleidingsprogramma is er op gericht om twee aspecten uit de Overheid.nl Monitor als speerpunten te benoemen en hiervoor een concreet actieplan op te zetten waar u als gemeente actief mee aan de slag gaat.

De gekozen aspecten zullen optimaal binnen uw organisatie worden ingericht. Omdat alle aspecten natuurlijk met elkaar verbonden zijn, zullen de overige vier aspecten vanzelf meeontwikkelen. Het doel is om het niveau rondom uw e-Overheid structureel te verbeteren en vanuit de hele gemeente meer draagvlak te ontwikkelen zodat de e-Overheidsgedachte een vanzelfsprekendheid wordt binnen de organisatie. Het resultaat zal een aantoonbare verbetering van de klassering binnen de Overheid.nl Monitor zijn.

Een Telengy coach begeleidt uw gemeente – of u nu hoog of laag staat op de ranglijst van de Overheid.nl Monitor – aan de hand van een in de praktijk bewezen methode, naar de gewenste resultaten.

Vaak zijn we geneigd om complexe vraagstukken in kleine, begrijpbare stukjes te hakken. Maar het risico is dan dat de samenhang, en dus het begrip, verloren gaat. De publicatie ‘Procesmanagement in gemeenten, anders kijken naar organiseren’ door Jan Glastra van Loon, Philippe van Hartingsveldt en René van Velzen, biedt een hollistische en praktische kijk op procesmanagement. Met een voorwoord van prof.dr.ing. Teun Hardjono, voorzitter van de stichting SqEME.

Een artikel van Ton de Wit, verschenen in Proces en Document, maart 2011.

De publicatie ‘Procesmanagement in gemeenten, anders kijken naar organiseren’ stelt dat organisaties sociale samenwerkingssystemen zijn. Zoiets ontwerp je niet achter je tekentafel en dropt er vervolgens mensen in. Want de samenleving is tegenwoordig zo complex dat je processen niet langer in een reeks ja/nee keuzes kunt vatten. Dus een gedetailleerder beschrijving van een complex proces geeft de werkelijkheid ervan allang niet meer weer. Zo’n proces gebeurt in principe geen twee keer op dezelfde manier. Inzicht in samenhang verwerf je eerder door ingewikkelde processen op hoofdlijnen te beschrijven. Procesmanagement in gemeenten biedt voor zulk inzicht uitstekende handvatten. Het richt zich op het kijken vanuit vier venster? Het bestaansrecht van de hoofdstructuur van de organisatie, de informatie-uitwisseling, de voorzieningen, en het beschrijven, meten en verbeteren van de prestaties. Zo krijg je een samenhangend beeld.

Klantperspectief

Onze complexere samenleving resulteert ook in complexere opgaven voor de gemeentelijke overheid. En omdat de overheid toegevoegde waarde moet bieden aan de maatschappij, dient ze de processen vanuit het klantenperspectief in te richten. Iemand die bijvoorbeeld een persoonsgebonden budget voor woningaanpassing en mantelzorg aanvraagt, weet wellicht niet dat hij ook te maken krijgt met de Wmo of met een omgevingsvergunning. Wij wil niet steeds opnieuw naar de gemeente om deze zaken afzonderlijk te regelen. Integraal zo’n klantvraag behandelen, betekent horizontaal in plaat van verticaal organiseren, dwars door afdelingen heen. Dit vraagt om taakvolwassen medewerkers, bereid en in staat om vanuit het klantenbelang te denken en samen te werken.

Werkwoorden

De publicatie focust dan ook op samenwerking, externe oriëntatie en afdelingsoverschrijdend werken in plaats van op traditionele taken en bevoegdheden. Advies: kijk naar wie met wie samenwerkt. Leg de focus op opgave en werk. Daarvoor hoef je niet de reorganiseren. Want wat zijn de werkwoorden? Als die werkwoorden samen vormen bij gemeenten vaak gesloten ketens. Dat zijn bij uitstek de processen of producten die je er als eerste uit kunt halen.

Procesmanagement, daar gaat het om bij de huidige opgaven. Bezuinigingen gaan al gauw over te veel ambtenaren. Laat ambtenaren zelf inzicht geven in wat er eigenlijk gebeurt in gemeenten. Beoordeel niet op basis van afzonderlijke processen, maar kijk op een integrale manier.

Neem bijvoorbeeld de invoering van de Wabo. De ervaring leert dat de vergunningprocessen op grote schaal zijn omgebouwd. Maar maakt dat de processen eenvoudiger en goedkoper? Nee, vaak zijn er extra stappen toegevoegd die de klant niet verder helpen. En hoe voorkom je dergelijke situaties nu? Vraag eerst wat de gemeente met de vergunningen beoogt, doe dit effect gemeten wordt en hoe je het vervolgens samen slim kunt organiseren. Door vanuit de vier vensters van buiten naar binnen te kijken, kun je het proces fundamenteel efficiënter inrichten. Schaarse middelen worden dan bewust ingezet. Maar de procesinrichting vooral lean- dat is een prima onderdeel van een integrale en fundamentele aanpak. Dat is waar ‘anders kijken naar organiseren’ moet beginnen.

Opvragen publicatie ‘Procesmanagement in gemeenten: anders organiseren’

Vul hier uw gegevens in. U krijgt dan een digitaal exemplaar toegestuurd.

Voor gemeenten is dienstverlening nog steeds het leidende thema bij de realisatie van de e-overheid. Dat blijkt uit onderzoek onder 380 gemeenten. Het onderzoek geeft inzicht in zowel de voortgang van de e-overheid bij gemeenten als de ondersteuningsbehoefte bij de implementatie. Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) gaat de komende jaren gemeenten actief ondersteunen bij de implementatie. Gemeenten en Rijk maken hierover nadere afspraken in het bestuursakkoord.

Focus op dienstverlening

Recent onderzoek geeft aan dat in driekwart van de gemeenten dienstverlening het belangrijkste thema is in relatie tot de e-overheid. Daarbinnen spelen zaak- en procesgericht werken nadrukkelijk een rol. De gemeenten constateren dat er veel te verbeteren is in de verbinding tussen de landelijke NUP-bouwstenen en de eigen gemeentelijke ICT.

Ondersteuningsbehoefte bij gemeenten

Gemiddeld hebben gemeenten 37% van de 18 NUP-bouwstenen in gebruik, zoals de basisregistraties. Er zijn behoorlijke verschillen tussen gemeenten. Grotere gemeenten zijn over het algemeen verder dan kleinere gemeenten. De behoefte aan ondersteuning bij de invoering van de e-overheid is groot. De specifieke vraag en gewenste vorm van ondersteuning verschilt per gemeente en per bouwsteen. De roep om collectieve ondersteuning is prominent aanwezig. Meer dan 80% van de gemeenten vraagt hulp in de vorm van bijvoorbeeld regionale bijeenkomsten, kennisbanken of de ontwikkeling en implementatie van architecturen en standaarden.

Implementatieaanpak e-overheid

KING gaat de komende jaren gemeenten actief ondersteunen bij de invoering van de e-overheid. Gemeenten en Rijk maken in het bestuursakkoord hierover nadere afspraken. Daarbij is ook aandacht voor de financiering van de ondersteuning. De uitkomsten van het onderzoek zijn input voor de afspraken in het bestuursakkoord. In april organiseert de VNG roadshows om samen met de gemeenten de ondersteuningsaanpak uit te werken.

Slimmer organiseren door samenwerking

Meer en meer gemeenten werken samen om de e-overheid te implementeren. Momenteel werkt 72% van de gemeenten samen op het gebied van ICT. Toekomstige samenwerkingsplannen van gemeenten richten zich vooral op techniek (47%), maar ook op de procesinrichting en informatiehuishouding van gemeenten (23%) en in mindere mate op strategie en beleidsontwikkeling (13%). Slim samenwerken is een speerpunt in de dienstverlening van KING en VNG aan gemeenten.

Uitvoering onderzoek

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben het onderzoek laten uitvoeren door KING en ICT Uitvoeringsorganisatie (ICTU). De onderzoeksresultaten zijn beschikbaar via de website e-overheid in beeld bij gemeenten. 380 gemeenten (90% respons) hebben in de periode oktober 2010 tot maart 2011 deelgenomen aan het onderzoek. Het onderzoek bestond uit zowel een digitale vragenlijst als interviews gehouden met e-coördinatoren en beslissers bij gemeenten.

Meer informatie

• Gemeente.nu: dienstverlening leidend bij e-overheid
• website e-overheid in beeld
• Onderzoeksresultaten (pdf)
• VNG: NUP kan nu echt worden ingevoerd

Mevrouw Marina Starmans, wethouder van de gemeente Dongen en verantwoordelijk voor herindiceren Wmo, vertelt: “In deze tijd van krimp moeten gemeenten de Wmo-budgetten nog verantwoorder en efficiënter besteden. Net als veel andere gemeenten nam Dongen de Wmo beleidsarm over van de overheid. In 2011 besloten wij de Kanteling door te voeren, omdat ook wij voor een grote meerjarige bezuinigingstaak stonden. De specialisten van Telengy voerden voor ons het herindicatie- en besparingsproject voor Hulp bij het Huishouden uit.”

Aanbod voor verantwoord besparen: no cure, no pay

“Twee specialisten analyseerden eerst grondig onze situatie. Daarna schreven ze een realistisch en verantwoord besparingsvoorstel,” vult gemeentesecretaris Henk van Noort aan. “Wat daarbij opvalt, is de prestatiebeloning van Telengy op no cure, no pay-basis. Ze maken vooraf een staffel zodat je kunt zien dat hun vergoeding in de pas loopt met het budgettair voordeel dat ze voor je behalen. Heel eerlijk en duidelijk.” Toch was het aanbod wel even wennen voor Van Noort: “Een no cure, no pay aanbod zien we vaker, maar de staffel op basis van de prestatie niet. Vaak bieden partijen twee uitersten aan: ze beginnen met no cure, no pay, maar als de opdracht slaagt, betaal je juist weer heel veel! Dit is de elegante middenweg. Na wat scepsis – levert dit ons iets op?, hoe meetbaar is het resultaat?, krijgen we na afloop geen discussie over het behaalde resultaat en de bijpassende beloning? – besloten we de opdracht aan Telengy te gunnen. Dat bleek een goede keuze te zijn.”

Herindiceren met focus op maatwerk en zelfredzaamheid

Jack van Leuken, Teamleider Maatschappelijk Beleid van de gemeente Dongen beschrijft de aanpak van Telengy: “Telengy legt de nadruk op maatwerk en de eigen kracht van de burgers. Zonder de burgers tekort te doen, dat was voor ons een belangrijke voorwaarde. Consultants van Telengy voerden met de betrokken burgers een gesprek om de herindicatie te bepalen en toe te lichten. Daarbij stond centraal wat de burger zelf nog kan doen, hoe zijn situatie is, wat zijn omgeving voor hem kan doen en wat de collectieve mogelijkheden zijn. Daarna kwam de gemeente pas in beeld. Precies zoals de Kanteling bedoeld is.”

Geen ordinaire bezuinigingsronde

Wethouder Starmans benadrukt: “De gemeente is niet langer het eerste loket voor de hulpvraag, maar dient als vangnet. Een wezenlijk verschil. We passen ons beleid aan om de Wmo betaalbaar te houden. Dat kan niet anders. Maar het gaat hier zeker niet om een ordinaire bezuinigingsronde. We kozen bewust voor herindiceren met een sociaal hart. Wat ik echt noodzakelijk vond, was het voorkomen van onrust onder onze burgers. Voor een dame van 80 is het belangrijkste dat haar vertrouwde verzorger blijft komen. Die kent ze, die verzorger kent haar. Dat geeft rust. Grote personeelswisselingen wilden we daarom voorkomen. Dus vroegen we Telengy om daar goede afspraken over te maken met Thebe, onze grootste leverancier van zorg in natura. En dat is goed gelukt.”

De gemeentesecretaris van Dongen, de heer Van Noort, concludeert: “We zijn erg tevreden. Over de collegiale samenwerking en over het behaalde resultaat; weinig bezwaarschriften. Dat toont aan dat Telengy zorgvuldig te werk is gegaan. En zelfs meer dan dat! Telengy realiseerde voor ons een besparing die veel hoger lag dan begroot. Mijn advies aan andere gemeenten? Focus op je visie op de samenleving en je inwoners. Onze visie is: ‘Van een zorgzame gemeente naar een zorgzame samenleving’. De vertaling daarvan leidde tot een gekanteld Wmo-protocol waarin de zelfredzaamheid van de burger centraal staat. Als je je visie voor ogen blijft houden, boek je het beste resultaat. De besparingen die we hiermee realiseerden was niet het hoofddoel. Dat verschil merken de burgers duidelijk in de uitwerking.”

Resultaatafspraken met oog voor mensen

Ook Van Leuken spreekt zijn tevredenheid uit: “Ik heb Telengy ervaren als een professionele partner. We hebben samen hele concrete resultaatafspraken gemaakt. En die hebben ze ruimschoots overtroffen, met oog voor mensen. Voor de burgers én voor de consulenten in onze organisatie. Herindiceren is natuurlijk een gevoelig onderwerp, dus er liep ook wel eens iets minder soepel. Maar omdat de lijntjes kort waren, was dit altijd snel bespreekbaar. Dongen heeft al jaren een klanttevredenheidscijfer tussen de 7,5 en 8. Dit jaar zal dat niet anders zijn, verwacht ik. Zelfs na deze besparingen.”