Auteursarchief: Frank Huijbregts

3 Handige Microsoft 365 tips

Lees het gehele artikel

1. Overige mappen in OneDrive

Microsoft heeft recent handige nieuwe functionaliteit toegevoegd in OneDrive. Waar je voorheen via MS Teams of de Startpagina van SharePoint bestanden bewerkte, is dit met de nieuwe functionaliteit ook rechtstreeks via OneDrive mogelijk. Je ziet nu in een oogopslag al jouw Microsoft Teams kanalen waar vervolgens de bestanden kunt bewerken.

Hoe doe je dat?

Ga naar de web versie van OneDrive. Dat kan door het OneDrive icoontje aan te klikken. Het OneDrive menu wordt geopend en daar kies je voor “Online weergeven”.

  1. Vervolgens zie je onder Snelle Toegang de nieuwe toevoeging “Meer plaatsen… ”
  2. Wanneer je daarop klikt verschijnt een overzicht met alle Teams waar jij lid van bent.
  3. Ook vind je de Teams waar jij recent in hebt gewerkt.

Door een van de Mappen onder “Uw Teams” of “Recent” aan te klikken open je de documentenstructuur die binnen het Team is aangemaakt. Vanuit daar kun je bestanden bewerken via de Office365 web apps of de Office365 desktop apps.

2. Editor functie in MS Word 365

Misschien heb je het icoontje   wel gezien maar nog niet gebruikt? Het is een handige functie waarmee je MS Word een check laat uitvoeren op spelling en grammatica. Daarnaast helpt de Editor functie je om de teksten beknopt te houden en moderne woorden te gebruiken. Klik hiervoor op het Editor icoon en een nieuw menuvenster wordt geopend. Klik op grammatica en of spelling en Editor zal je tekst controleren en aanbevelingen doen.

3. Live ondertitelen van MS Teams video vergaderingen

Microsoft heeft ondertiteling als functionaliteit toegevoegd aan het video vergaderen. Deze functionaliteit activeer je als volgt:

Klik op de … in het menu. Er verschijnt een menu met een nieuwe functie “Livebijschriften inschakelen”. Standaard wordt de taal zoals je die hebt ingesteld geselecteerd. Mocht de taalinstelling niet juist zijn, bijvoorbeeld Engels in plaats van Nederlands, dan wijzig je dat als volgt:

Rechts onder in het menu klik je op  … Er verschijnt nu een menu “Gesproken taal wijzigen”

Scrol met de muis naar Nederlands (Nederland)

Bevestig je keuze om de live ondertiteling in het Nederlands te zien.

 

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

 

 

Samenwerken in Microsoft 365, hoe doe je dat eigenlijk?

Lees het gehele artikel

Microsoft 365 biedt vele mogelijkheden tot samenwerking. Maar wanneer je al die handige Microsoft 365 APPS eenmaal geïnstalleerd hebt, op welke manier ga je dan eigenlijk samenwerken? De meest gebruikte APPS uit de Microsoft 365 bundel zijn: OneDrive for Business, MS SharePoint Online en MS Teams. Alle 3 de APPS beschikken over onderling vergelijkbare maar tegelijkertijd ook unieke functionaliteit.

OneDrive for Business

OneDrive for Business is een persoonlijke online locatie voor de opslag van privé bestanden. Het biedt gebruikers een centrale plek waardoor opgeslagen (privé)documenten altijd en overal (dus ook mobiel) toegankelijk zijn. Alle bestanden die worden opgeslagen in OneDrive for Business zijn alleen voor deze gebruiker beschikbaar. De gebruiker kan vanuit OneDrive for Business een of meerdere bestanden delen met een collega of externe. OneDrive for Business geeft gebruikers eenvoudig inzage welke documenten zijn gedeeld en met wie.

OneDrive for Business is daarmee het best te gebruiken in de situatie dat:

  • alleen door de gebruiker aan een document wordt gewerkt;
  • documenten alleen voor de gebruiker beschikbaar mogen zijn;
  • document(en) tijdelijk gedeeld moeten worden met specifieke personen.

SharePoint Online

SharePoint Online is in de eerste plaats een documentenbeheer- en intranetplatform. Het biedt functionaliteiten voor het opzetten van sites voor informatie-uitwisseling maar ook voor het online samenwerken binnen een groep/afdeling of organisatie. SharePoint Online kent twee typen sites: Team sites en Communication sites.

  • Teamsite

Je kiest voor een Teamsite als je een plek wilt creëren waar de leden van een werkgroep of projectteam kunnen samenwerken aan projectresultaten, een evenement kunnen plannen, de status kunnen volgen of ideeën kunnen uitwisselen. In een teamsite zijn alle leden auteurs van de content.

Microsoft geeft functionaliteit van een teamsite weer als een plek waar je als team verbindt, samenwerkt en creëert. In Team sites wordt gewerkt volgens een vooraf vastgesteld format.

In tegenstelling tot OneDrive for Business richten Team sites zich op het samenwerken, verbinden en creëren in groepsverband. De SharePoint Online startpagina brengt de beschikbare teamsites samen. Microsoft 365 brengt voor elke gebruiker het nieuws van alle teamsites waarvan ze lid zijn overzichtelijk in beeld.

SharePoint Online Teamsites zijn ideaal voor bijvoorbeeld:

  • het samenwerken aan documenten;
  • het delen van bestanden die belangrijk zijn voor een organisatieonderdeel/afdeling/project;
  • het gebruik van een geautomatiseerde workflow voor de goedkeuring van documenten;
  • het opslaan van alle documenten en informatie over een het project of onderwerp op één centrale locatie;
  • een omgeving om samen te werken met een partner/externe partij.
  • Communication site

je kiest voor een Communication site wanneer je wilt “zenden”. Het is ideaal om je verhaal te vertellen, inhoud te delen (niet bewerkbaar door anderen). In een Communication site is het standaard geregeld dat alleen de eigenaar van de site de auteur van de inhoud van die site is. De Communication site is niet bedoeld om samen te werken. Kenmerkend is dat een Communication site meer lezers dan auteurs heeft, vergelijkbaar met het traditionele intranet.

SharePoint Online Communication sites zijn ideaal voor bijvoorbeeld:

  • het delen van nieuws van afdelingen of organisatie;
  • het delen van documenten die zijn vastgesteld en beschikbaar voor een grote groep of de organisatie;
  • het delen van beleid;
  • het delen van huisstijlen;
  • het delen van een “smoelenboek”.

Microsoft Teams

Wanneer het om samenwerken gaat, is Microsoft Teams waarschijnlijk de meest bekende APP. Microsoft Teams draait als het ware bovenop SharePoint Online. Microsoft positioneert het als “de hub om samen te werken”. In basis werkt de Microsoft Teams APP op elk apparaat hetzelfde.

Microsoft Teams is ontwikkeld om digitale samenwerking tussen leden van teams onderling te verbeteren. Je kunt personen lid maken van een team, maar het is ook mogelijk projectgroepen, afdelingen of een hele organisatie lid te maken. Binnen een team worden kanalen aangemaakt. Een kanaal is een gesprek in een team, dat gewijd is aan één afdeling, project of onderwerp.

T.o.v. de SharePoint teamsite functionaliteit biedt Microsoft Teams de mogelijkheid te chatten (1:1 of met een heel team via “@mentions”), via video te vergaderen en berichten te voorzien van een “like”, gif, emoji of memes als expressie.

Bij het aanmaken van een team binnen MS Teams wordt op de achtergrond een SharePoint Online teamsite aangemaakt voor de opslag van de documenten. Via “ Bestanden” is het mogelijk om openen in SharePoint Online te gebruiken. Hierdoor wordt de SharePoint Online teamsite geopend. Vanaf hier is de SharePoint Online functionaliteit beschikbaar.

Het is mogelijk om functionaliteit van verschillende APPS aan een team toe te voegen. Inmiddels beschikt de APPS catalogus binnen MS Team over tientallen te integreren applicaties. Voorbeelden zijn Tasks en OneNote. Maar ook van andere leveranciers zijn vele applicaties beschikbaar die integreren met de interface van MS Teams. Ze zijn te gebruiken via de tabbladen in chats en in kanalen. Deze manier van integratie maakt het gebruik laagdrempelig en eenvoudig.

Microsoft Teams biedt als het ware extra functionaliteit bovenop een teamsite van SharePoint Online. Microsoft Teams gebruik je wanneer:

  • er meer functionaliteit gewenst is dan de standaard SharePoint intranet- en bestandsopslag functionaliteiten;
  • meerdere gebruikers op een veilige manier samenwerken in een centrale omgeving;
  • functionaliteiten van de door de organisatie gebruikte applicaties uit APPS geïntegreerd moeten worden in de samenwerkingsomgeving;
  • documenten snel toegankelijk moeten zijn en tegelijk veilig zijn opgeslagen;
  • video-vergaderen, agenda, oproepen, delen van bestanden, chatten, status meldingen en feeds onderdeel moeten zijn in een digitale samenwerkingsomgeving.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

 

 Drie hele handige opties van Microsoft Teams

Lees het gehele artikel

Teams is voor veel organisaties de standaard voor het op afstand vergaderen geworden. De applicatie biedt tal van functies die het werken op afstand aangenaam en eenvoudig hebben gemaakt. Onderstaand drie handige opties:

Kanaal agenda’s

  1. Kanaal agenda’s: Het is mogelijk om vergaderingen te plannen met de “gedeelde kanaal agenda” Hierdoor is het mogelijk alle kanaalgebeurtenissen te bekijken en toe te voegen aan jouw eigen persoonlijke agenda. Hoe doe je dat:
  • Selecteer Een tabblad toevoegen paars plusteken boven aan het kanaal.

  • Selecteer de kanaalagenda in de lijst met beschikbare apps.

  • Selecteer Toevoegen en geef de agenda een naam.

Nu heb je een gedeelde agenda en kun je vergaderingen toevoegen waar alle leden binnen dat kanaal aan kunnen deelnemen. Let op: Gasten (extern) kunnen deze kanaal agenda niet meteen bekijken, je moet ze hiervoor uitnodigen. Het toevoegen van onderwerp, deelnemers, locaties en tijden werkt zoals met Outlook.

Aparte vergaderruimten

  1. Even brainstormen in kleiner comité: Hiermee is het mogelijk om grote groepen in kleinere groepen in te delen. Een hele handige functie om tijdens een vergadering even met een kleiner groepje te overleggen of aan een opdracht te werken. Ben je klaar met dat overleg in kleiner comité , dan stop je de vergadering en keer je automatisch terug naar de oorspronkelijke vergadering.
  • Hoe maak je een spreekkamer aan. Start de vergadering.
  • Selecteer de optie Aparte vergaderruimten.

Er wordt een venster geopend waarin je kunt aangeven hoeveel extra vergaderruimten je nodig hebt. Het aantal deelnemers per vergaderruimte wordt door Teams voorgesteld, maar je kunt dat ook handmatig doen waarbij je de groep deelnemers zelf kunt samenstellen.

De Organisator kan nu bepalen wanneer de deelnemers AUTOMATISCH volgens de indeling in de aparte vergaderruimten worden geplaatst. Kies “Start vergaderruimten”. Eenmaal gestart dan word het icoon “open” getoond.

Deelnemers of de Organisator kunnen automatisch terugkeren naar de oorspronkelijke vergadering door de optie “Sluit vergaderruimte” te kiezen.

Deelnemers krijgen de melding dat zij na 10 seconden automatisch worden teruggeleid naar de oorspronkelijke vergaderruimte.

Snel hand opsteken

  1. Sneltoetsen om je Hand op te steken: Het “Handje opsteken” is inmiddels bij velen bekend. Handig voor deelnemers en de Organisator om gesprekstijd te vragen. Daarnaast kun je ook via de “live reactie” je emotie delen. De door jou gekozen reactie wordt een paar seconden zichtbaar op het scherm. Daarvoor klik je op het icoontje “Live reactie” en selecteer je vervolgens het handje.

Maar via een de sneltoetsen kan het sneller: Gebruik om je “hand op te steken” Ctrl+Shift+K en wanneer je een (Macbook gebruikt Command+Shift+K ). Gebruik je de sneltoetsen opnieuw dan “haal je handje” ook weer omlaag.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

 

Nieuwe Microsoft Teams functionaliteiten beschikbaar per december

Lees het gehele artikel

Bij het vele digitale thuiswerken biedt Microsoft teams vanaf december nieuwe functionaliteit, onderstaand vind je een overzicht.

Look and feel

Vanaf 1 december zal “de look and feel” (details) van Microsoft Teams worden aangepast. Diegene die de nieuwe versie van Outlook 365 gebruiken herkennen deze nieuwe opmaak.

Spotlightfunctie

Hiermee bepaal je als organisator van een Teams-meeting wie er wanneer tijdens de sessie in beeld moeten zijn en blijven.

Notificaties

Er komen nieuwe notificatiemogelijkheden (te vinden onder je eigen avatar/foto rechtsboven, daarna instellingen kiezen).

Opnames van meetings

Opgenomen Teams vergaderingen worden NIET meer in Streams maar in OneDrive of SharePoint opgeslagen i.v.m. afwijkende informatieveiligheid en privacy instellingen t.o.v. de rest van de Office 365 applicaties. Voordeel is dat de opnames meteen ook eenvoudiger te delen zijn met anderen. Volgens Microsoft zijn er geen uitbreidingen van licenties noodzakelijk i.v.m. de extra opslag die de opnames vergen…

Taken

Werk je nu met taken in Outlook of via de “ToDo” Webapp of app van Microsoft, dan zie je die taken straks ook terug in Microsoft Teams.

Bestanden

Het delen en bewerken van bestanden is nu ook vanuit Microsoft Teams eenvoudiger te doen. Er komt een betere OneDrive/SharePoint integratie, waardoor je eenvoudiger andere gebruikers die deelnemen aan een kanaal direct rechten kunt toewijzen voor het raadplegen en bewerken van bestanden die opgeslagen zijn in OneDrive/ SharePoint.

Chatten

Het is mogelijk om als organisator van een meeting de chatfunctie te beperken. Je kunt de functie om te chatten aan- en uitzetten, en het mogelijk maken om alleen tijdens de meeting te chatten. Beëindig je de online meeting dan is de chatfunctie niet meer beschikbaar.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Werken in Teams wordt makkelijker dankzij deze 9 nieuwe functionaliteiten

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 1
Lees het gehele artikel

Teams is voor veel organisaties de standaard voor het op afstand vergaderen geworden. De applicatie biedt tal van functies die het werken op afstand aangenaam en eenvoudig hebben gemaakt. Natuurlijk is er naast Teams een aantal concurrerende applicaties met elk hun eigen kenmerken en voordelen. Echter, de ontwikkeling van Teams heeft binnen Microsoft nog meer prioriteit gekregen. De komende periode mei – juli worden o.a. de volgende nieuwe functionaliteiten met de updates uitgerold. Interessant voor elke organisatie die met Teams werkt of experimenteert.

1. Het wordt mogelijk om een teams-vergadering vanuit een los venster te starten

Handig wanneer je wilt multitasken!

2. De besturingsknoppen voor een teams-vergadering komen bovenaan het Teams-venster

Dit zorgt ervoor dat de organisator eenvoudiger de vergadering kan beheren en begeleiden.

3. Het wordt mogelijk om 9 deelnemers tegelijk “te zien” tijdens de teams-vergadering

Dit komt in de plaats van de huidige 3 deelnemers tegelijk. Het scherm wordt hiermee opgebouwd in een 3×3 indeling. Meer gezichten, meer plezier.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 1

4. Het wordt mogelijk om direct vanuit een “kanaal” een teams-vergadering te starten met de deelnemers in dat kanaal

Handig bij een “dag-start” of “dag-afsluiting”.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 2

5. Deelnemers die zijn uitgenodigd voor een teams-vergadering, krijgen straks een standaard keuzevenster met de keuze of zij deze willen bijwonen vanuit de browser of de Teams-app

Inclusief een knop om de Teams-app direct te installeren.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 3

6. Gebruikers kunnen een eigen achtergrond voor het video vergaderen uploaden en gebruiken

Dit is leuk voor het opfleuren van de meeting. Beheerders kunnen – wanneer wenselijk – instellingen toepassen waarmee bepaald wordt óf en welke achtergronden gebruikt mogen worden. Beheerders zijn tevens in staat om met instellingen te bepalen welke achtergrond er altijd automatisch gebruikt wordt.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 4

7. Je kunt bepalen of medewerkers uit de eigen organisatie altijd toegelaten worden in een georganiseerde Teams-vergadering

Gebruikers buiten de organisatie die wel als “Gast” toegang hebben tot teams worden automatisch naar de “lobby” geleid. De organisator van een meeting kan al deze instellingen voor die meeting vooraf naar eigen behoefte instellen/aanpassen.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 5

8. Er komt een integratie met Yammer. (sociaal intranet)

De app Yammer wordt als het ware toegevoegd als te koppelen applicatie.

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 6

9. Apple / OSX gebruikers die Office 365 installeren krijgen nu automatisch ook de Teams-app geïnstalleerd

 

Microsoft Teams - functies en tips Telengy 7

De Teams-app is dus volop in ontwikkeling (zie hiervoor ook mijn artikel over het wachten in de lobby.) Input vanuit de eindgebruikers is heel belangrijk, wanneer het om nieuwe maar ook te verbeteren functionaliteit gaat.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl

Teams-vergadering? Lees deze tip: “Wachten in de Lobby” niet nodig

Lees het gehele artikel

Wanneer je een Teams-vergadering organiseert, krijg je bij aanvang van de meeting standaard de melding dat deelnemers in de wachtkamer “lobby” aan het wachten zijn. Op zich geen probleem wanneer je met een kleine groep collega’s een meeting hebt, maar ook dan loop je de kans dat jij en de deelnemers worden afgeleid door meldingen van wachtende collega’s/genodigden die zich nét iets later hebben aangeslotenMet de volgende  6 stappen kun je als organisator van de Teams-vergadering het verplicht wachten in de Lobby uitzetten.  

Stap 1

Je maakt een Teams-vergadering aan. Ik doe dat het liefst vanuit Outlook. Vul het Onderwerp in, en de locatie wordt door Teams zelf ingevuld et cetera.

Teams-vergadering lobby afspraak agenda-item

Stap 2

Wanneer je het Teams-vergaderverzoek gereed hebt druk je op de knop verzenden. 

 

Stap 3

Open het Teams-vergaderverzoek opnieuw vanuit je Outlook agenda. 

Stap 4

Zoals je hieronder in het figuur ziet bevat het Teams-vergaderverzoek de link waarmee anderen kunnen deelnemen aan de vergadering.  

Ook vind je daar de link om als Organisator een aantal ‘Opties voor vergadering’ aan te passen. 

Klik op deze link. 

Teams-vergadering lobby handtekening agenda-item

Stap 5

De door jou standaard gebruikte webbrowser wordt automatisch gestart en de link waarmee je als Organisator van de Teams-vergadering opties kunt instellen. 

Teams-vergadering lobby Vergaderopties 1

Stap 6

We gaan de instellingen aanpassen zodat iedereen die de uitnodiging heeft ontvangen automatisch wordt toegelaten. Kies de optie die bij jouw Teams-vergadering past: 

Teams-vergadering lobby Vergaderopties 2

Stap 7 

Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen toe te passen op de Teams-vergadering. 

 Het is ook interessant om meteen even te kijken of je doverige te wijzigenVergaderopties’ waarde toevoegen. 

Succes met de Teams-vergaderingen!

Ben je benieuwd naar de komende nieuwe functionaliteit van Teams, lees dan:  Werken in Teams wordt makkelijker dankzij deze 9 nieuwe functionaliteiten!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Meierijstad maakt ambities waar met moderne ICT en informatievoorziening

Lees het gehele artikel

Op 1 januari 2017 zijn de gemeenten Sint-Oedenrode, Schijndel en Veghel één ambtelijke organisatie geworden, gemeente Meierijstad. De circa 600 medewerkers van Meierijstad zijn trots op hun nieuwe organisatie. Medewerkers kunnen plaats en tijdonafhankelijk (samen)werken en worden daarbij met de meest moderne apparatuur en apps ondersteund. Zo hebben alle medewerkers onder andere een iPhone waarmee zij ongeacht de locatie via Skype for Business (MS Office365) kunnen bellen en chatten met contacten binnen en buiten de organisatie.  

Bereikbaarheid KCC toegenomen

Het KCC krijgt alle telefoontjes van burgers en bedrijven via het centrale nummer binnen. De KCCmedewerkers werken niet meer met een traditionele telefooncentrale, maar met een KCCapplicatie die volledig geïntegreerd is met Skype for Business. Zij zien direct of afdelingen en medewerkers bereikbaar en beschikbaar zijn.  

Wordt het telefoongesprek door het KCC naar de medewerker doorgezet, dan gaat de mobiele app Skype for Business over op de apparaten waarmee de medewerker aan het werk is. Dat kan alleen de iPhone zijn, maar ook de werkplek of juist allebei.  Het is aan de medewerker te bepalen of zij de oproep beantwoorden, om op de flexplek of buiten een van de locaties van Meijerijstad het gesprek te kunnen voeren. Medewerkers zijn hierdoor maximaal bereikbaar.  

Meer dan bellen

Daarnaast wordt de iPhone ook gebruikt voor het veilig inloggen in systemen via een “token”app. Naast de traditionele agenda en email app, beschikken zij ook over een app waarmee zij zich op een eenvoudige manier voor workshops of (in)formele bijeenkomsten kunnen aanmelden. De iPhone is hiermee echt een verlengstuk van de werkplek geworden.  

Aan de hand van toegewezen persona’s krijgen medewerkers een i-uitrusting op maat. Zo zijn er medewerkers waarvan de i-uitrusting bestaat uit een flexwerkplek met pc-desktop, een persoonlijke headset en een iPhone. Andere persona’s gebruiken een laptop, iPhone en iPad.  

Omvangrijk traject

Als adviseur en projectleider heb ik met veel plezier de projecten voor het inkopen en implementeren begeleid, waarmee de Skype for Business infrastructuur, de KCCapplicatie met Skype integratie, de 600 iPhones, de 400 laptops, Wifi-optimalisatie voor de binnen- en buitenlocaties en tot slot de provideronafhankelijke 3G/4G indoordekkingsinstallatie rechtstreeks gekoppeld aan het glasvezelnetwerk van de telecomprovider zijn gerealiseerd.  

Deze projecten zijn echter het topje van de ijsberg aan projecten waarmee de werkateliers ICT en informatievoorziening aan het werk zijn of zijn geweest. Als coach voor het werkatelier informatiestrategie heb ik de adviseurs geleerd meer grip op de werkbelasting te krijgen. De medewerkers hebben allereerst het productenportfolio op orde gekregen. Vervolgens zijn zij met een scrumaanpak aan de slag gegaan met het doen van de goede dingen en die dingen in één keer goed te doen. Daarom zijn ze als werkatelier in staat de beschikbare capaciteit efficiënter en effectiever in te zetten. Ook krijgt management vooraf inzage in wat tot eventuele knelpunten kan leiden, waardoor verwachtingen richting de organisatie beter te managen zijn.

Wat vind ik het fijn en leuk om als adviseur bij te dragen aan het tot stand komen én het ontwikkelen van een organisatie met ambities! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

 

Het kan echt: 100 medewerkers per dag voorzien van iPhone, gebruikersovereenkomst en training!

Lees het gehele artikel

Bij de start van de fusiegemeente per 1 januari 2017 heeft Gemeente Meierijstad haar 600 medewerkers voorzien van een moderne i-uitrusting. Daarmee hebben de medewerkers alle hulpmiddelen in handen om plaats-, tijd- en werkplekonafhankelijk te werken. Het plaatsonafhankelijk werken vergt extra aandacht omdat de telefonische dienstverlening en bereikbaarheid daar niet onder mag lijden. Dit is voor de directie in 2018 de reden geweest om de iPhone standaard in de i-uitrusting op te nemen. De uitrol van de laatste 200 iPhones is inmiddels afgerond. 

Om meer dan 100 medewerkers per dag te voorzien van een iPhone en gedegen gebruikerstraining is een goede voorbereiding noodzakelijk, vertelt Frank Huijbregts van Telengy. Als adviseur en projectleider heeft hij zowel het inkooptraject als de uitrol begeleid. Voor de uitrol is samen met de klant en leverancier SISO een draaiboek voor de uitrol opgesteld.

Draaiboek uitrol

In het draaiboek is aandacht besteed aan de volgende aspecten: 

  • Logistiek 
  • Geautomatiseerde registratie  
  • Testen  
  • Communicatie 
  • Training 
  • Nazorg 

Logistiek 

Leverancier SISO heeft de iPhones op eigen locatie voorbereid. Daar zijn de iPhones opgeladen, voorzien van een glazen screenprotector, getest op werking en voorzien van een geactiveerde simkaart. 

Geautomatiseerde registratie 

Via een slim geautomatiseerd registratiesysteem was het voor medewerkers mogelijk om zelf een geschikt moment te kiezen waarop zij de iPhone in ontvangst wilden nemen en de training wilden volgen. Na het inplannen werd direct een gepersonaliseerde bevestigingsmail met reserveringsnummer, locatie, datum en tijd verstuurd. Medewerkers meldden zich vervolgens bij de uitgiftebalie waar de gebruikersovereenkomst digitaal werd ondertekend. Tot slot ontvingen medewerkers en de afdeling P&O direct na ondertekening via e-mail een digitaal exemplaar van de overeenkomst. 

Testen  

De iPhone is zeer populair in de consumentenmarkt. Met de Enterprise-tools van Apple, het Device Enterprise Program (DEP), het Volume Purchase Program (VPP) en een Mobile Device Management systeem (MDM), is de iPhone ook geschikt voor gebruik in de zakelijke markt. Met deze tools worden de 600 iPhones inclusief de business-apps op afstand geïnstalleerd en beheerd. Daarnaast is het voor de installatie en configuratie van de iPhone en apps belangrijk voldoende internetcapaciteit beschikbaar te stellen via wifi, 4G of een combinatie daarvan.  

Het gebruik van de bovenstaande beheertools maakt het mogelijk om 98% van de uitrol te automatiseren. Om het risico op verstoringen tijdens de uitrol zoveel mogelijk te beperken, is de uitrol vooraf stap voor stap getest op een goede werking. 

Communicatie 

Het tijdig en herhaaldelijk communiceren over de aanpak en beoogde planning voorkwam een lage opkomst en beperkte het aantal vragen vanuit de organisatie. Herhaaldelijk zijn er berichten op het intranet en op de verschillende nieuwsschermen geplaatst. Met de leveranciers is daarnaast veelvuldig contact geweest over het draaiboek, de logistiek, de planning en de testwerkzaamheden.   

Training 

Tijdens de training werden medewerkers getraind in het gebruik van de verschillende business-apps. Voor de gemeente Meierijstad was de instructie over de app ‘Skype voor Bedrijven’ een belangrijk onderdeel van de training. Hiermee kan met het vaste toestelnummer worden gebeld. Tijdens de training werden de persoonlijke instellingen zoals pincode, e-mailadres en wachtwoord door de medewerkers zelf ingevoerd. De resterende 98% van de configuratie ging geheel geautomatiseerd. Het advies was om maximaal 25 gebruikers per trainingssessie uit te nodigen. 

Nazorg 

Wellicht verwacht je het niet direct, maar het gebruik van de iPhone en de business-apps vergt, net als bij een laptop, pc en tablet, digitale vaardigheden. Alle medewerkers kregen in anderhalf uur tijd veel informatie. Daarom is de presentatie met de belangrijkste onderwerpen uit de training direct via het intranet beschikbaar gesteld. Een afvaardiging van de servicedesk en de beheerorganisatie heeft deelgenomen aan een van de trainingssessies om zelf te ervaren welke training werd gegeven en welke vragen medewerkers stelden. Hierdoor konden vragen van medewerkers beter en sneller worden beantwoord. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Gemeente Vught stapt in de Cloud

Lees het gehele artikel

De Brabantse gemeente Vught (ca. 26.000 inwoners) heeft zich de afgelopen tijd beziggehouden met de vraag: “Gaan we de regie nemen en de ICT uitbesteden naar de Cloud, of blijven we onze ICT zelf beheren?” Telengy-adviseur Frank Huijbregts heeft de gemeente begeleid bij de beantwoording van die vraag. We spreken met Bob Appeldooren en Emiel van Seyen, respectievelijk Coördinator Informatievoorziening en Projectleider outsourcing ICT bij de gemeente Vught, over de koers van de gemeente, de gemaakte keuzes in de afgelopen periode en de impact daarvan op de gemeentelijke organisatie.

Visie vertaald naar de praktijk

In het visiedocument Integrale Informatievoorziening 2014-2018 staat vermeld dat de gemeente Vught nieuwe technologieën wil inzetten om haar kwetsbaarheid als kleine gemeente te beperken. Het zelf verrichten van ICT-beheertaken is over het algemeen minder efficiënt. Daarom is het essentieel om te transformeren van een overwegend uitvoerende organisatie naar een regieorganisatie. Hieruit volgde de opdracht om met een werkgroep verschillende scenario’s te onderzoeken en een businesscase te bouwen voor een overstap naar de Cloud. Bob Appeldooren: “De urgentie om onze ICT naar de Cloud te brengen was er niet, behalve dat de spullen vervangen moesten worden omdat ze economisch en technisch waren afgeschreven. Op basis van het visiedocument hebben we onszelf afgevraagd: zijn we als gemeente, met het omarmen van Cloud computing, in staat om de regierol te pakken en wat betekent dat?”

Aanloopfase

De gemeente Vught had bij de start van het traject twee fulltime systeembeheerders en een helpdeskmedewerkster in dienst, samen verantwoordelijk voor zo’n 230 werkplekken. Voor specialistische werkzaamheden en complexere problematiek werd gebruik gemaakt van de kennis en het advies van een ICT-leverancier. De werkgroep die onder begeleiding van Telengy aan de slag is gegaan met het uitwerken van de businesscase bestond uit systeembeheerders, applicatiebeheerders, informatieadviseurs en een afdelingsmanager. Bob Appeldooren: “Gezamenlijk is een risicoanalyse gemaakt, waaruit blijkt dat de gemeente Vught het beheer niet langer zelfstandig (en kostenefficiënt) kon blijven uitvoeren. Daarbij was een nieuwe samenwerking op het gebied van ICT met een van de buurgemeenten, of aansluiting bij een bestaande samenwerking te complex voor de periode waarin het besluit moest worden genomen.”

Aan het college is uitgelegd wat de voor- en nadelen zijn van de transitie naar de Cloud. Zij hebben ingestemd met die keuze waarna de werkgroep van start is gegaan met de marktconsultatie en voorbereidingen voor de aanbestedingsfase. De werkgroep heeft zich zorgvuldig voorbereid; wat willen leveranciers aan informatie weten en wat is dan mogelijk in de praktijk? Er zijn nog weinig (succesvolle) praktijkvoorbeelden van gemeenten met een vergelijkbare ontzorgingsvraag waarbij de volledige ICT in de Cloud is ondergebracht en het beheer en de licenties als een dienst worden geleverd.

Marktconsultatie

De marktconsultatie is uiteengezet in twee delen:

  • een uitvraag aan leveranciers met betrekking tot de functionaliteit en de mate van ontzorging;
  • een bezoek aan referentiegemeenten, waarbij ervaring is uitgewisseld incl. de ‘lessons learned’.

Aan een aantal leveranciers is de situatie bij de gemeente Vught geschetst. De gemeente heeft leveranciers gevraagd om een aanpak, mogelijkheden en onmogelijkheden aan te geven, waarbij zij een oplossing konden aanbieden waarmee de gemeente haar doelstellingen zou kunnen behalen. Dit zijn:

  • maximale ontzorging van de gemeente;
  • verbeteren van de flexibiliteit;
  • vooraf voorspellen en inzichtelijk maken van kosten en deze schaalbaar maken;
  • borging van de continuïteit van de gemeentelijke organisatie (minder afhankelijk van eigen capaciteit en expertise);
  • faciliteren van gebruikers in tijd-, plaats- en apparaat-onafhankelijk werken;
  • overdragen van verantwoordelijkheden en waar mogelijk kosten besparen.

Frank Huijbregts, ICT- en-aanbestedingsdeskundige bij Telengy, vertelt: “Een lijst met wensen en eisen van de functionaliteit is de basis waarmee we de gesprekken zijn gaan voeren met de leveranciers. Alle genodigde leveranciers gaven aan een oplossing te kunnen bieden en gaven inzicht in de te verwachte kosten.” Emiel van Seyen voegt daaraan toe: “Goede inzage in wat ICT daadwerkelijk kost is belangrijk, maar vergt wel veel tijd en nauwkeurigheid. Veel gemeenten hebben hier onvoldoende zicht op. Wij hebben dit helemaal uitgespit en berekend wat het op de lange termijn kost om alles op eigen kracht te blijven doen. Uitbesteden levert de gemeente ontzorging op: minder kwetsbaarheid, meer kwaliteit en innovatiekracht vanuit de leverancier, maar betekent ook dat je de regie moet nemen en duidelijke afspraken moet maken. De formatie systeembeheer vervalt niet maar wordt anders ingevuld, door de rol van cloudregisseur.

Daarnaast heeft de werkgroep in de keuken gekeken bij twee referentiegemeenten met als doel vast te stellen wat daadwerkelijk gerealiseerd kon worden. Deze referentiegemeenten waren positief. Daarmee kreeg de gemeente Vught opnieuw de bevestiging dat de diensten ook daadwerkelijk en op een goede manier door de markt geleverd kunnen worden.

De aanbestedingsfase

In de aanbestedingsfase is veel aandacht besteed aan het verzamelen van informatie waarmee zowel de IST-situatie als de SOLL-situatie (functionele uitvraag) gedetailleerd in kaart zijn gebracht. Er was veel animo vanuit de markt op de uitvraag. Na de twee Nota’s Van Inlichtingen bleven er uiteindelijk vier aanbiedingen over die voldeden, en is de best-passende oplossing geselecteerd op basis van de EMVI-methodiek (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Onderdeel van de ontzorging is het leveren van licenties als een dienst. Omdat de ICT naar de Cloud gaat en het technisch beheer als dienst wordt afgenomen, is er extra aandacht uitgegaan naar aspecten als hoge beschikbaarheid, kwaliteit, een exit-strategie, informatiebeveiliging (oa. BIG-richtlijnen, meldplicht datalekken en privacy). Begin augustus heeft de definitieve gunning plaatsgevonden en deze maand is gestart met de transitie naar de Cloud. Gemeente Vught is graag een voorbeeld voor gemeenten die anno 2016 nog twijfelen of zij hun ICT nog zelf moeten beheren.

Leasons learned

Bob Appeldooren en Emiel van Seyen: “De belangrijkste lessen die we hebben geleerd uit dit traject zijn: op tijd beginnen en de organisatie nauw betrekken in het proces en de veranderingen. We zijn het meest trots op het feit dat we continu hebben vastgehouden aan de visie van de gemeente Vught. In beginsel hebben we onszelf echt afgevraagd of we alles nog zelf moeten doen, met alle ontwikkelingen die er op ons afkomen in het kader van de kwetsbaarheid en kwaliteit. We staan volledig achter onze keuze om over te stappen naar de Cloud. Frank Huijbregts heeft ons daarbij aan de hand genomen. Zijn kennis en ervaring hebben we goed kunnen gebruiken. Op sommige momenten heeft hij het gas ingetrapt, maar waar nodig heeft hij ook afgeremd. We zijn erg tevreden over zijn aanpak.”

Meer weten

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Neem als gemeente de regie, ook in de cloud!

Cloud diensten
Lees het gehele artikel

Naast de ICT-samenwerkingen waar gemeenten elkaar ondersteunen, zijn er steeds meer gemeenten die interesse tonen in het afnemen van ICT-diensten via commerciële aanbieders: ‘ICT uit de muur’. Ook shared service centers (SSC’s) zijn continu op zoek naar de beste mogelijkheden om in de behoeften van klanten te voorzien, waarbij diensten als SaaS (applicaties en apps), PaaS (alles wat nodig is om een applicatie te gebruiken), DaaS (een complete werkplek), IaaS (de ICT infrastructuur incl. servers en applicatieservers) onderzocht worden.

Kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten

Gemeenten zijn al jaren geïnteresseerd in deze ‘ICT uit de muur’-ontwikkelingen en brengen deze interesse steeds vaker in de praktijk. Voor aanbieders is dat geen probleem meer. Het applicatielandschap van gemeenten bestaat ook niet meer alleen uit lokaal geïnstalleerde en beheerde applicaties. SaaS (Software as a Service) is voor leveranciers en gemeenten aantrekkelijk gebleken. Gemeenten vinden zichzelf op het gebied van ICT te kwetsbaar en de externe kwaliteit wordt als kwalitatief beter beschouwd. Daarnaast lijkt ICT uit de muur goedkoper, zo wordt vaak gesteld in blogs of in het vakblad van de CIO. Wanneer ik op gesprek ga bij gemeenten om de verschillende varianten van cloud-dienstverlening toe te lichten en ervaringen te delen wordt er vaak gesproken over de 3 K’s: hogere Kwaliteit, minder Kwetsbaarheid en minder (meer)Kosten. De K van kosten lijkt in die gesprekken het minst belangrijk, vaak geeft men aan de prijstechnische voordelen al te weten. Door het uitbesteden gaan de ICT-kosten omlaag waarbij de grootte van de ICT-formatie zal afnemen. Bovendien willen alle leveranciers gemeenten ervan overtuigen dat het uitbesteden in de meeste gevallen goedkoper zal zijn.

Weerbarstige praktijk

Wellicht een logische redenatie, maar in de praktijk blijkt het weerbarstiger te zijn. Hiervoor zijn een aantal oorzaken aan te wijzen:

  • Gemeenten weten zelf nauwelijks wat ICT daadwerkelijk kost.
  • Gemeenten kunnen wel opereren met een kleinere formatie aan ICT-beheerders, maar er blijft formatie nodig om de regie te kunnen nemen.
  • Ontzorgen betekent voor de gemeente niet dat zij na uitbesteding achterover kan leunen, integendeel!

Cloud

Restricties in gebruik

Gemeenten nemen steeds meer diensten af bij verschillende leveranciers. Er is een trend ingezet dat gemeenten hun applicatielandschap inrichten op basis van ‘best of breed’. De laatste ontwikkelingen in het sociaal domein zijn een mooi voorbeeld. De noodzaak om de benodigde applicaties snel te implementeren zorgt voor een lagere drempel om cloud-applicaties aan te schaffen. Op dit moment is het in de praktijk nog niet mogelijk om alle ICT buiten de deur te plaatsen, niet omdat het technisch niet zou kunnen maar omdat het niet mag. Gemeenten hebben te maken met wet en regelgeving met betrekking tot data met privacygevoelige gegevens en met systemen waarbij het wettelijk nog niet is toegestaan om de apparatuur bij een commerciële partij onder te brengen.

Touwtjes in handen

Een van de grootste en helaas meest onderschatte aspecten bij het afnemen van ICT-diensten is de regierol die de gemeente moet nemen. Waar voorheen de traditionele IT-afdeling aanspreekbaar was, zijn het in de huidige praktijk meerdere externe organisaties waar gemeenten mee aan de slag moeten. Gemeenten moeten ook bij uitbesteding in control blijven, sturend zijn, richting geven aan leveranciers en bovendien goed opdrachtgeverschap tonen. Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en kwaliteit van dienstverlening richting burgers en bedrijven. De regierol is daarbij bepalend en verbindt de mogelijkheden die de markt biedt met de ontwikkeling die de gemeente op het gebied van informatievoorziening doormaakt.  Afhankelijk van de grootte van de gemeente zal de benodigde formatie voor de regierol verschillen, maar bedenk dat het uitbesteden van ICT niet automatisch een vermindering van het aantal formatieplaatsen zal opleveren. Bij het uitbesteden van ICT is het doel om een grote mate van ontzorging te realiseren. Het is aan de gemeente te bepalen op welke manier die ontzorging gerealiseerd wordt. Wanneer de gemeente hier onvoldoende aandacht voor heeft zal het ontzorgen snel omslaan in zorgen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

8 Tips om succesvol naar de cloud te migreren

Lees het gehele artikel

Gemeenten nemen steeds meer diensten af uit ‘de muur’. Voor al deze oplossingen geldt hetzelfde: geen lokale complexe installaties en onderhoudswerkzaamheden meer, maar inloggen en werken. Anno 2015 spreken we meestal over ‘de cloud’. Leveranciers spelen daar gretig op in. Het is dan ook niet de vraag óf uw organisatie cloud-diensten gaat afnemen, maar wannéér. Hieronder 8 tips waarmee u zich beter kunt voorbereiden op een migratie naar de cloud.

Cloud migratie

1: Geef een eigen definitie

Geef een eigen definitie aan het containerbegrip ‘de cloud’. Er zijn verschillende typen oplossingen in de markt verkrijgbaar, allemaal met eigen kenmerken. Cloud-diensten die in de markt worden aangeboden zijn bijvoorbeeld: de ‘hybride cloud’, de ‘community cloud’, de ‘private cloud’, de ‘public cloud’, SAAS, PAAS, DAAS, IAAS, etc. Om de verwachtingen rondom de cloud zowel intern als extern goed te managen, is het belangrijk als organisatie dé definitie van ‘de cloud’ vast te stellen en deze daarna steevast voorafgaand aan elk cloud-gesprek te delen met de gesprekspartner.

2: Bepaal de doelstelling(en)

Bepaal welke doelstellingen je als organisatie wilt bereiken door een cloud-dienst af te nemen. Zijn het besparingen of kwaliteitsverbetering, de kwetsbaarheid, de innovatiemogelijkheden, het professionaliseren van de ICT dienstverlening, het ontzorgen of een combinatie van het voorgaande?

3: Stel een business case op

Maak aan de hand van een business case duidelijk of de bovenstaande doelstellingen haalbaar en realiseerbaar zijn.

4: Beoordeel informatiebronnen en -systemen

Bepaal welke informatiebronnen/-systemen geschikt zijn voor de migratie naar de cloud. Vaak is deze vraag applicatietechnisch gezien eenvoudig te beantwoorden. Maar hoe zit het met de privacygevoelige informatie én systemen waar de organisatie van afhankelijk is? Welke impact heeft het (onverhoopt) niet beschikbaar zijn van de cloud-dienst voor de organisatie.

5: Bepaal doorlooptijd migratie

Bepaal de doorlooptijd waarin de migratie naar de cloud moet plaatsvinden. Deze migraties kosten veel tijd, niet alleen in technische, maar ook in organisatorische zin. Met de migratie naar de cloud neem je als organisatie automatisch de verantwoordelijkheid voor de regie en werk je als opdrachtgever én  partner samen met de leverancier van cloud-diensten. Voor veel organisaties een nieuwe werkwijze.

6: Maak goede afspraken

Zorg ervoor dat je goede afspraken maakt over de meldingsplicht bij datalekken, toestemming voor het gebruik van en de toegang tot informatiebronnen en -systemen, het ontbinden van het contract door ontwikkelingen in de eigen organisatie of bijvoorbeeld bij faillissement van de dienstverlener.

7: Cloud-regisseur aanstellen

Stel een cloud-regisseur/-manager aan. Hij of zij participeert in de projectgroep bij projecten waarbij ICT-ondersteuning wordt verwacht en zal de regiefunctie richting de dienstverlener op zich nemen. Daarnaast heeft de cloud regisseur/-manager de belangrijke taak continu de vraag vanuit de business te vertalen naar functionele oplossingen en op het snijvlak van business en IT te acteren.

8: Stel SLA’s op

Regie nemen en houden zijn belangrijk om de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Een SLA (Service Level Agreement) is daar een goed hulpmiddel bij. Besteed voldoende aandacht aan het opstellen van de SLA en maak deze op maat van uw organisatie. In tegenstelling tot ‘traditionele contracten’ die bij veel organisaties na ondertekening in de kast verdwijnen, zal de inhoud van de SLA met regelmaat worden besproken en worden bijgesteld. Wanneer uw organisatie verandert, is er grote kans dat dit ook van invloed is op uw afspraken/SLA.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Vijf tips voor een succesvolle aanbesteding

Lees het gehele artikel

Hoe maak je een succes van een aanbesteding? Helemaal als je je er als organisatie eenmaal van bewust bent dat een aanbesteding niet vrijwillig gaat maar een verplichting is. Maar hoe doe je dat dan? De volgende 5 stappen maken het eenvoudiger.

Tip 1: Neem de tijd

Ik ervaar nog te vaak dat organisaties een langdurige termijn gebruiken om te besluiten om al dan niet over te gaan tot aanbesteden en na dat besluit ineens heel veel haast hebben. Een hele lastige en onwenselijke situatie, zeker wanneer het om aanbesteden gaat. Behalve dat we met aanbesteden gebonden zijn aan wettelijk vastgestelde minimale termijnen, is het voor een succesvolle procedure noodzakelijk om al vóór aanvang voldoende tijd te besteden aan zaken als:

  • Het samenstellen en voorbereiden van een goed team;
  • De marktverkenning;
  • De marktconsultatie;
  • Het bepalen van de inkoopstrategie;
  • Het bepalen van de planning;
  • Het voorbereiden en beschikbaar stellen van de standaard documenten waarmee de aanbestedingsprocedure doorlopen wordt.

Aanbesteden doe je er dus niet even bij…  Alle aanbestedingsprocedures kenmerken zich door het werken met verplichte vaste minimale termijnen. Daardoor zijn de werkzaamheden redelijk goed in te plannen en kan er in elke agenda rekening gehouden worden met de ‘piekmomenten’ waarin de claim op de volledige agenda van de betrokkene wordt gelegd. Toch komt het in praktijk maar al te vaak voor dat daar juist de ‘pijn’ ontstaat. Aanbestedingen lopen naar mijn mening te vaak dwars door de dagelijkse ‘wirwar’ van allerlei andere, natuurlijk ook heel belangrijke, planningen heen. Daardoor kunnen betrokkenen zich niet volledig richten op de werkzaamheden tijdens de voorbereidingen en de aanbestedingsprocedure. Deze situatie levert in praktijk maar al te vaak te spanningen op bij de deelnemers. Wil het bestuur/de directie de aanbesteding succesvol laten verlopen? Dan is het stellen van prioriteit voor de aanbestedingsprocedure een must. Doe je dat als directie niet, dan gaat dat altijd ten koste van de kwaliteit. Gevolg: kans op her-aanbestedingen, ‘verkeerde’ of te weinig aanbiedingen of bijvoorbeeld protest uit de markt. Aanbesteden is professioneel inkopen. Je vraagt als organisatie de markt een zo goed mogelijk passende aanbieding te leveren op basis van een gedegen bestek/programma, met daarin de functionele eisen en wensen bepaald door de eigen organisatie. Afhankelijk van het onderwerp van aanbesteden kies je de best passende aanbestedingsprocedure. Allemaal hebben ze hun eigen kenmerken, maar ook gemeenschappelijke kenmerken. Een goede voorbereiding is het halve werk, een slechte uitvraag levert immers slechte aanbiedingen op. Het is voor de organisatie heel kostbaar en spijtig om pas bij de ingekomen aanbiedingen te ontdekken dat de uitvraag niet de gewenste aanbiedingen opgeleverd heeft, of dat er maar één aanbieding binnen komt terwijl je verwachtte een gedegen keuze te kunnen maken. Neem dus de tijd!

Tip 2: Formeer een goed team

Denk eraan dat leveranciers die deelnemen aan een aanbestedingsprocedure véél geld investeren en hoge risico’s nemen. Meestal is er maar één aan wie de opdracht gegund wordt. Ik pleit voor het selecteren van vakspecialisten, management, inkopers, juridische ondersteuning. Zorg ook voor voldoende vakspecialisten. Los van het feit dat je hiermee een gedegen onderbouwing kunt geven, krijgt de markt het signaal dat je als organisatie/aanbestedende dienst serieus omgaat met het opstellen van de uitvraag en met voldoende kennis de ingekomen aanbiedingen beoordeelt.

Tip 3: Één op één kopiëren van een bestek lijkt ontzettend handig, maar doe het niet!

Hoe handig is het tegenwoordig om via een van de aanbestedingsplatformen (bijvoorbeeld tenderned.nl, aanbestedingenkalender.nl) een bestek te downloaden voor eigen gebruik. Dat scheelt je als organisatie een hoop tijd, typewerk en denkwerk. De tegenstelling is echter de waarheid! Gaat het bij dergelijke praktijken niet al tijdens het beantwoorden van de nota van inlichtingen of bij het voorlopig gunnen mis (met juridische consequenties), dan volgt daarna nog de grote kans dat ‘de implementatie’ van de winnende aanbieding niet aan de verwachtingen van de organisatie voldoet. De vraag is dan alleen of dit aan de kwaliteit van de aanbieding of aan de kwaliteit van de uitvraag heeft gelegen…

Tip 4: Besef wat je aan de markt vraagt om een inschrijving te doen

Het inschrijven op een aanbesteding kost leveranciers veel geld. Het inschrijven op een  modernisering kantoorautomatisering zal de leverancier tussen de € 15.000 en € 25.000 kosten en een Mid- en Frontoffice aanbesteding zal de voor de leveranciers een veelvoud aan investeringen kosten. Naast het feit dat alle leveranciers die deelnemen het recht hebben op een goede motivatie waarom zij helaas geen winnaar zijn geworden, is mijn ervaring ook dat leveranciers hier mede door de beperkte kansen in de markt steeds vaker om die motivatie vragen.

Tip 5: Plan om de vakanties en feestdagen heen!

In de praktijk blijkt dat leveranciers het als zeer onhandig ervaren wanneer de planning van de aanbesteding zo is opgezet dat de tijd voor het uitwerken van de aanbieding voor het grootste gedeelte in een vakantieperiode valt. Leveranciers hebben dan onvoldoende resources beschikbaar om tijdig te kwaliteit te leveren die je als klant mag verwachten. Gevolg is dat leveranciers er steeds vaker voor kiezen om dan maar niet in te schrijven. Of je daar als organisatie mee geholpen bent, is de vraag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.