Dat was de vraag die Telengy-adviseurs Henk Albers en Ad van Dijck voorgelegd kregen door de bestuurders van 2 gemeenten.

Met het oog op de Digitale Agenda 2020 en het advies aan gemeenten in Nederland om meer collectieve oplossingen te zoeken, vroegen zij zich af of de ingeslagen weg van samenwerking tussen de beide gemeenten nog steeds de juiste en meest kansrijke was.

Na relevante beleidsstukken van de beide gemeenten bestudeerd te hebben, hadden Henk en Ad vervolgens gesprekken met de beide portefeuillehouders. En ook met de  gemeentesecretarissen en de verantwoordelijke manager voor informatievoorziening en automatisering (I&A). Daaruit bleek dat het ontbrak aan een gedeelde visie op de invulling van I&A. Hierdoor kende de gemeentelijke samenwerking geen gezamenlijk koersdoel . De sturing op het tot stand brengen van de gemeentelijke samenwerking was vrij “los”. Onder het motto “laat 1000 bloemen bloeien” werd getracht om de samenwerking spontaan tot stand te laten komen. In de praktijk betekende dit dat bij nieuwe ontwikkelingen de gemeenten elkaar wel opzochten (en vonden) in de verkenningsfase, maar uiteindelijk kozen zij toch vaak voor eigen oplossingsrichtingen. Al met al werd de meerwaarde van de samenwerking niet echt opgebouwd.

De beide gemeenten is geadviseerd om explicieter te kiezen voor de uitgangspunten van de Digitale Agenda 2020 en het zoeken van collectieve oplossingen in Nederland. Impliciet betekent dit het loslaten van eigen keuzes (en dus meer gelijkheid van de beide gemeenten), zodat ook een meer gezamenlijk koersdoel ontstaat.

Ook werd de beide gemeenten aanbevolen om in de regio aansluiting te zoeken bij andere gemeenten met dezelfde visie, zodat meer expertise beschikbaar komt om éénmaal het wiel uit te vinden. De aanbevelingen hebben uitsluitend kans van slagen als de samenwerkende gemeenten elkaar kunnen vinden in een gezamenlijke visie, met ruimte voor differentiatie in snelheid en intensiteit in de uitvoering.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Een organisatie die niet meer tevreden was over de manier waarop het financiële pakket hen ondersteunde in de bedrijfsvoering. En daarnaast een accountant die de gemeente er op wees dat de onderhoudsovereenkomst met de leverancier niet zomaar telkens verlengd mocht worden en er dus een aanbesteding gestart moest worden. Ziedaar de aanleidingen voor een middelgrote gemeente om Telengy te vragen een advies uit te brengen voor de beste aanpak voor een op te starten aanbesteding. Een opdracht die uitgevoerd is door onze adviseur Henk Albers.

Verlevendigde discussie

Gestart is met groepsgesprekken om te achterhalen welke wensen en eisen vanuit de organisatie gesteld worden aan een nieuwe financiële applicatie. De groepen waren samengesteld uit medewerkers van verschillende afdelingen. Hierdoor verlevendigde de discussie en in de gesprekken bleek al snel dat de ontevredenheid over de applicatie niet alleen veroorzaakt werd door tekortkomingen in het pakket.

Onbenutte mogelijkheden

Vele mogelijkheden die door het pakket wel geboden worden, waren onbekend en werden daarom ook niet benut. In de gesprekken wezen collega’s elkaar daar op. Enerzijds kwam de onbekendheid door gebrek aan kennis (onvoldoende opleidingen), maar anderzijds ook doordat onvoldoende geïnvesteerd werd in het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden en het vertalen van die mogelijkheden naar een betere ondersteuning voor de organisatie. Bij analyse hoe die situatie zo was ontstaan, bleek dat applicatiebeheer al jaren verwaarloosd was.

Investeer in applicatiebeheer!

Het belangrijkste advies was dan ook om te investeren in applicatiebeheer door daar structureel tijd voor te maken (van 0,1 fte naar 1,0 fte). Zonder deze investering zal iedere nieuwe applicatie uiteindelijk opnieuw leiden tot een ontevreden organisatie. Daarnaast is aanbevolen om de gebruikers van de nieuwe applicatie intensiever te betrekken bij de inrichting en voldoende tijd en geld beschikbaar te stellen voor de opleidingen. In de afsluitende presentatie van het advies namen directie en management van de gemeente de aanbevelingen ter harte. Het vervolg zal als een project worden georganiseerd waarbij de aanbevelingen in het projectplan worden verwerkt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.

Worden in onze gemeente de taken binnen het sociaal domein goed en efficiënt uitgevoerd en biedt de beschikbare software adequate ondersteuning? Deze vraag werd door een middelgrote gemeente voorgelegd aan adviseurs Willem Isendoorn en Henk Albers. Een vraag die mogelijk bij meer gemeenten in Nederland speelt en daarom belichten we deze casus in het bijzonder.

Drukke tijden

Ontwikkelingen in het sociaal domein gaan snel. Grootschalige aanpassingen moeten in relatief korte tijd worden doorgevoerd: “Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan”. Op deze manier kunnen we terugkijken op de afgelopen jaren waarin de 3 decentralisaties in het sociaal domein zijn gerealiseerd. Als deze ontwikkelingen ook nog gepaard gaan met lokale/regionale ontwikkelingen als samenwerkingsverbanden, herindelingen en het inbesteden van voorheen uitbestede taken, dan is duidelijk dat een ontstane situatie daardoor voor een belangrijk deel verklaard kan worden:

• de werkprocessen lopen nog niet soepel;
• verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn nog niet uitgekristalliseerd (wie mag/moet wat doen?) en;
• welke gegevens/informatie mogen betrokkenen wel/niet inzien en/of gebruiken?

De conclusie dat verbeteringen noodzakelijk zijn, is snel getrokken. Maar welke aanpak te volgen? Zorgt betere software voor die verbeteringen? Staat de huidige software die verbeteringen in de weg? Of is die software mogelijk zelfs de oorzaak van het niet optimaal functioneren van de organisatie?

Software is niet het (belangrijkste) probleem

Op basis van gesprekken met vele betrokkenen (management, beleid, uitvoering) zijn onze bevindingen als volgt samen te vatten:

• De afstemming binnen het werkveld (sociaal domein) is niet optimaal. Over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden wordt verschillend gedacht. Het ontbreekt daarbij aan sturing om deze onduidelijkheid weg te nemen en de gekozen inrichting van gegevensautorisatie is niet consistent. Daardoor worden medewerkers soms gehinderd om hun werkzaamheden efficiënt uit te voeren.
• De afstemming tussen het werkveld en I&A kan beter. Er is te weinig capaciteit voor applicatiebeheer en het gebruik van applicaties is niet goed doordacht, waardoor mogelijkheden van applicaties niet effectief worden benut.
• Er zijn teveel individuele (en verschillende) werkwijzen van de medewerkers in het werkveld. Medewerkers hebben relatief veel vrijheid om hun werkzaamheden naar eigen inzicht in te regelen, waardoor het geheel niet efficiënt gebeurt. Hierdoor is een uniform inzicht in status van het werk lastig te verkrijgen en zijn taken moeilijk van elkaar over te nemen.
• Er zijn veel (deels elkaar overlappende) applicaties in gebruik maar de mogelijkheden worden niet goed benut. Niet alle applicaties sluiten goed op elkaar aan, waardoor gegevens meerdere malen vastgelegd moeten worden. De kennis van de mogelijkheden van de applicaties is onvoldoende, mede doordat te weinig prioriteit gegeven wordt aan opleidingen.

Significante verbetering

Belangrijkste conclusie is dat vervanging van de software – zonder de overige verbeterpunten aan te pakken – niet zal leiden tot een significant betere uitvoering van de taken in het sociaal domein. Aanbevolen is daarom een integraal verbeterplan projectmatig uit te voeren, waarbij over de hele linie (waaronder benutting software, inrichting software, kennis van medewerker, aanscherpen verantwoordelijkheden en bevoegdheden en doordachte autorisaties) verbeteringen worden aangebracht.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat, het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel wordt een model voor scenarioplanning toegelicht.

We leven in een tijd waarin veel organisaties gedwongen zijn om belangrijke keuzes te maken. Keuzes die bepalend kunnen zijn voor het succesvol voortbestaan van de organisatie. Echter, de toekomst laat zich zo moeilijk voorspellen. Welke wegen moeten wel ingeslagen worden en welke wegen zijn doodlopend? Scenarioplanning is een instrument dat daarbij kan helpen.

Wat kun je er mee?

Scenarioplanning geeft je verschillende beelden van mogelijke ‘toekomsten’. Hiermee verken je de (onzekere) toekomst en krijg je een beter inzicht in hoe de toekomst er mogelijk uit kan zien, zodat je daarop je strategische keuzes kunt baseren. In de praktijk blijkt het een waardevol hulpmiddel om in een organisatie met mensen uit verschillende disciplines de discussie over toekomstige ontwikkelingen te voeren. Het geeft als het ware structuur aan discussies over de beelden die iedereen in de glazen bol ziet. Organisaties gebruiken scenarioplanning ook wel om bestaande strategieën te toetsen: zijn er ontwikkelingen waardoor de bestaande koers gewijzigd moet worden?

Hoe werkt scenarioplanning?

Allereerst moet de strategische vraag worden bepaald: over welk thema of onderwerp gaat het? Vervolgens worden voor de relevante invalshoeken (bijvoorbeeld politiek, economisch, technologisch, sociaal) de mogelijke ontwikkelingen benoemd. Voorbeelden zijn de terugtredende overheid, de economische groei en de individualisering van de maatschappij. Daarbij wordt met name gezocht naar de ontwikkelingen die onzeker zijn. Dat de fossiele brandstoffen op raken is bijvoorbeeld een zekerheid, maar hoe gaan consumenten reageren op nieuwe technologische ontwikkelingen?

Scenarioplanning voor informatiebeleid gemeenten

Een voorbeeld van de toepassing van scenarioplanning in gemeenten die de koers op het gebied van informatiebeleid en -uitvoering willen bepalen, staat hieronder weergegeven:

In dit voorbeeld worden vier scenario’s onderkend die relevant zijn voor gemeenten bij het maken van strategische keuzes over a. het ontwikkelen van informatiebeleid en b. het uitvoeren van het informatiebeleid. Daarmee helpt het gemeenten om de juiste dingen te doen (en ook om bepaalde dingen niet te doen als ze niet passen in het streefscenario).

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat; het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel wordt de werkmethode ‘de kikkers en de kruiwagen’ toegelicht.

De afgelopen jaren hebben steeds meer gemeenten een oplossing gezocht voor hun automatiseringsproblematiek door uitbesteding of samenwerking met andere gemeenten. Vaak is daarbij gekozen voor een afbakening waarbij de samenwerking zich beperkte tot het beheer van de apparatuur. Het beheer van de ‘informatievoorziening’ (applicaties en gegevens om bedrijfsvoering en dienstverlening te optimaliseren) werd daarentegen vaak buiten de samenwerking gehouden, om baas in eigen huis te kunnen blijven.

Na automatisering nu ook informatievoorziening

Anno 2016 tekent zich af dat die afbakening verschuift. Het tempo waarin gemeenten erin slagen om – met moderne informatie- en communicatietechnologie – de bedrijfsvoering efficiënter en de dienstverlening effectiever te maken, wordt over het algemeen te laag gevonden en de kosten te hoog. Kortom, gemeenten ontwikkelen zich te langzaam en met te hoge kosten tot een moderne digitaal werkende organisatie. Dat 390 gemeenten tegen hoge kosten alle hun eigen wiel uit willen vinden, is steeds minder acceptabel.

Ook de komende jaren samenwerking

Omdat uitbesteding van informatievoorzieningstaken wat minder voor de hand ligt, resteert de optie van samenwerking tussen gemeenten om ook op het gebied van informatievoorziening de krachten te bundelen. De verwachting is dat gemeenten ook op dat gebied intensiever de samenwerking gaan zoeken. Dat zal niet gemakkelijk zijn. Met vertrouwen in elkaar, gelijkwaardigheid én een doordachte aanpak wordt de slagingskans groter.

In de praktijk blijkt de aanpak die Telengy volgt succesvol: de kikkers en de kruiwagen, gebaseerd op een model van T. Knoster.

Hoe houd je de kikkers in de kruiwagen?

Tja, om de kikkers in de kruiwagen te houden, zal je ze er eerst in moeten krijgen. Te vaak zie ik een samenwerking starten zonder een goede voorbereiding. De kikkers springen niet uit de kruiwagen. Sterker nog, ze zaten er nog niet eens in!

Organisaties werken niet samen, mensen werken samen!

Mensen zijn bereid om samen stappen te zetten als ze (1) elkaar kennen, (2) elkaar mogen en (3) elkaar vertrouwen. En in die volgorde: kennen-mogen-vertrouwen. Op dat principe is de aanpak ‘de kikkers en de kruiwagen’ gestoeld. We onderkennen 5 stappen die doorlopen en afgesloten moeten worden.

1. Verkennen: hoe ziet het speelveld er uit, wie zijn de spelers en waar liggen de mogelijkheden?
2. Onderzoeken: welke knelpunten kunnen we in een samenwerking aanpakken en welke resultaten boeken we daarmee?
3. Organiseren: hoe richten we de samenwerking in (juridisch, financieel, personeel, huisvesting, etc.)?
4. Inrichten: de feitelijke start van de samenwerking op basis van het inrichtingsplan (= project).
5. Uitvoeren: de operationele samenwerking, evalueren en bijsturen.

Zorgvuldigheid vs. snelheid

Telengy heeft de afgelopen jaren vele samenwerkingsverbanden mogen begeleiden en daarmee veel kennis en ervaring opgebouwd. Het tempo waarin de bovenstaande stappen gezet kunnen worden verschilt per situatie. Kennen de betrokken medewerkers elkaar al? Is er al een soort van vriendschap ontstaan? Is er vertrouwen in andermans capaciteiten? Zorgvuldigheid en snelheid verdragen elkaar niet goed. Te zorgvuldig en te weinig vorderingen is niet goed, maar aan de andere kant is onzorgvuldig en snel ook weer niet wenselijk. Een goede procesbegeleiding is noodzakelijk om de kikkers in de kruiwagen te krijgen. En te houden!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.

Het is een van de oudste uitspraken in sales: “mensen kopen van mensen die ze kennen, mogen en vertrouwen”. Maar dit geldt niet alleen in koper-verkoper relaties. Het is ook interessant om deze uitspraak in verband te brengen met samenwerkingsverbanden en (ambtelijke) fusies in gemeenteland. Het aantal gemeenten in Nederland is de laatste 50 jaar gedaald van ongeveer 1.000 naar een kleine 400. In de 100 jaar daarvoor (1860 tot 1960) was er een daling te zien van slechts 200 gemeenten. Het einde van deze schaalvergroting is nog niet in zicht.

Herindelingen 2016 en 2017

Nederland bestaat momenteel nog uit 393 gemeenten. Door twee aanstaande herindelingen per 1 januari 2016 daalt dit aantal verder naar 390 gemeenten. Dit zijn gemeenten die bestuurlijk zelfstandig zijn, maar allen op de een of andere manier samenwerken met andere overheidsorganisaties om de veelheid aan (nieuwe) taken effectief en efficiënt uit te voeren.

De gemeente Zeevang gaat op 1 januari 2016 op in de gemeente Edam-Volendam en de gemeenten Naarden, Bussum en Muiden worden op diezelfde datum de nieuwe gemeente Gooise Meren. Op 1 januari 2017 staat er één herindeling op de planning. De gemeenten Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel zullen dan een herindelingstraject afsluiten en opgaan in de nieuwe gemeente Meijerijstad. Een dergelijk traject vergt een jarenlange periode van voorbereiding.

Kennen, mogen en vertrouwen dus!

Of het nu samengaan of samenwerken is, een belangrijke succesfactor voor een geslaagd traject is dat de partners vertrouwen hebben in elkaar. En bedenk: organisaties werken niet samen, maar mensen werken samen. Het gaat dus om het opbouwen van vertrouwen tussen bestuurders, directeuren, managers en medewerkers van de partners.

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard

Een (ambtelijke) fusie verloopt meestal geruislozer als de partners elkaar in de jaren daarvoor goed hebben leren kennen. En niet alleen kennen, maar ook voldoende waardering en respect voor elkaar op hebben weten te bouwen, zodat uiteindelijk een vertrouwensrelatie ontstaat. Een proces dat – al naar gelang er kleine of grote verschillen zijn – meestal de nodige tijd kost. Tijd die daarvoor gewoon genomen moet worden want, net zoals gras niet harder gaat groeien als je er aan trekt, zal een samenwerking niet sneller tot bloei komen als er te veel druk op gezet wordt.

Voor niets gaat de zon op

Het doel van het aangaan van een samenwerking zal nooit een fusie zijn. Dan wordt er te hard aan het gras getrokken en zullen de broze sprietjes snel afbreken. Maar om gras te krijgen, zal je wel (vruchtbare) grond moeten bewerken en zal water, zon en mest toegevoegd moeten worden. Alleen dan zal er uiteindelijk ook geoogst kunnen worden. Vruchtbare samenwerking tussen gemeenten kan uiteindelijk leiden tot een fusie. Daar zijn in Nederland vele voorbeelden van. In de samenwerking wordt dan het traject van ‘kennen-mogen-vertrouwen’ succesvol doorlopen, waarna het samengaan een logisch vervolg is. De afgelopen jaren heeft onze adviseur Henk Albers vele gemeenten mogen begeleiden bij het aangaan van een samenwerking of fusie. Met geduld en doorzettingsvermogen helpt hij het vertrouwen op te bouwen, zodat een stevige band tussen de partners ontstaat.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.

Op 5 oktober 2015 ging de samenwerking op het gebied van automatisering tussen de gemeenten Bloemendaal (22.000 inwoners) en Heemstede (26.000 inwoners) in Noord-Holland van start. Op die dag werden de medewerkers van Bloemendaal in Heemstede met koffie en gebak ontvangen door burgemeester Marianne Heeremans,  gemeentesecretaris Willem van den Berg en directeur bedrijfsvoering Ruud Lubberts.

Streven naar perfectie

“Perfectie kun je nooit bereiken, maar je kunt er wel altijd naar blijven streven.” Die woorden gebruikte burgemeester Heeremans in haar welkomstwoord. De wereld van ICT is nog steeds dynamisch en in ontwikkeling en door de samenwerking Heemstede-Bloemendaal beogen de gemeenten ICT nog effectiever en efficiënter in te zetten om de dienstverlening aan medewerkers, maar vooral ook aan burgers en bedrijven te verbeteren.

De feitelijke start op 5 oktober 2015 werd voorafgegaan door de afronding van de voorbereidingen met besluitvorming in de beide gemeenteraden. Kwartiermaker Henk Albers, adviseur bij Telengy, begeleidde de gemeenten in dat proces, hetgeen resulteerde in een bedrijfsplan, een juridische constructie en een meerjarenbegroting. Ook is een nieuw functieboek opgesteld en zijn de medewerkers in een plaatsingsprocedure geplaatst op de nieuwe functies.

Overdracht werkzaamheden

En, zoals gezegd, de gemeenteraden gaven op basis van de bereikte resultaten in de voorbereiding unaniem groen licht voor de start van de samenwerking. Daarmee komt er ook een einde aan de functie van kwartiermaker. De gemeenten hebben samen met mij inmiddels succesvol de procedure doorlopen om extern een hoofd voor het nieuwe team te werven. Deze zal medio december 2015 starten met zijn werkzaamheden.”

Henk Albers: “Ik kijk terug op een intensieve periode bij de gemeenten Bloemendaal en Heemstede en heb er alle vertrouwen in dat de opgezette samenwerking een goede basis is voor uitbouw op andere terreinen dan alleen op automatiseringsgebied.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl.

De gemeenten Bloemendaal (22.000 inwoners) en Heemstede (26.000 inwoners) in Noord-Holland hebben besloten om hun automatisering gezamenlijk in te kopen en te beheren. Ook de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude (5.500 inwoners) maakt gebruikt van hun diensten alsmede de regionale inkooporganisatie stichting Rijk (25 medewerkers).

In november 2014 is Henk Albers er begonnen als kwartiermaker voor de inrichting van de samenwerking.  Na de MUG-gemeenten (Millingen, Ubbergen en Groesbeek), de Liemers (Duiven, Rijnwaarden, Westervoort en Zevenaar), de Hoeksche Waard (5 gemeenten) en de Krimpenerwaard (5 gemeenten) het zoveelste samenwerkingsverband waar Henk zijn schouders onder zet.

Routine? Allerminst. Alhoewel de aandachtsgebieden hetzelfde zijn (personeel, financiën, juridische constructie, dienstverleningsconcept, serviceafspraken) heeft ook dit samenwerkingsverband een “couleur locale”. De opzet van Bloemendaal en Heemstede is de samenwerking te gieten in een lichte gemeenschappelijke regeling waarbij Heemstede als centrumgemeente fungeert. Ruud Lubberts (directeur Publiekszaken en Bedrijfsvoering Heemstede) en Katinka Kensen (adjunct gemeentesecretaris Bloemendaal) zijn samen de opdrachtgevers en de opdracht luidt: maak een bedrijfsplan op basis waarvan de beide colleges van B&W in het voorjaar van 2015 de samenwerkingsorganisatie op kan richten.

De opzet van de samenwerking wordt meteen aangegrepen om een flinke kwaliteitsslag te maken. ITIL is leidend om de werkprocessen goed in te richten. Naast het opzetten van de samenwerking lopen er enkele andere omvangrijke projecten. Zo verbouwt de gemeente Bloemendaal momenteel haar gemeentehuis en is gepland dat alle medewerkers in mei 2015 terugverhuizen naar dat fors opgeknapte gemeentehuis. Een operatie waar de medewerkers van automatisering ook een grote bijdrage aan moeten leveren. Tegelijkertijd moet een geheel nieuwe infrastructuur operationeel gemaakt worden en blijven de normale lopende zaken ook door gaan.

De planning om de samenwerking in het voorjaar 2015 op te richten, is nog steeds haalbaar en wordt gevolgd. In de komende maanden moeten de medewerkers ook hun plek krijgen tussen de nieuwe collega’s en wennen aan de gewijzigde werksituatie. Het credo is: zo snel als het kan, maar zo zorgvuldig als het moet.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl.

Na een jarenlange samenwerking tussen de gemeenten Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist (ook wel de ‘K5-gemeenten’), heeft het parlement besloten tot een herindeling k5-gemeenten per 1 januari 2015 tot de gemeente Krimpenerwaard.

De samenwerking is op verschillende terreinen reeds vormgegeven in een gemeenschappelijke regeling. ICT is één van die terreinen, met een afdeling van 12 medewerkers waaraan Henk Albers, adviseur van Telengy Management en Advies, vanaf begin 2013 als manager leiding geeft. In de afgelopen jaren is een gezamenlijk datacentrum en een eigen uitwijklocatie ingericht. Alle locaties zijn verbonden via een eigen glasvezelnetwerk. Ook op het gebied van de applicaties is al het nodige geharmoniseerd. Op bijna alle vakgebieden gebruiken de gemeenten dezelfde applicaties, echter nog steeds in een eigen (gescheiden) omgeving.

Het besluit om daadwerkelijk te fuseren is pas in een laat stadium genomen. Feitelijk zijn de voorbereidingen daarvan begin 2014 begonnen. Onder toezicht van een stuurgroep, bestaande uit de bestuurders van de vijf gemeenten, heeft een projectgroep van gemeentesecretarissen de dagelijkse leiding over het proces om te komen tot één gemeente. Daarvoor zijn 18 verschillende werkgroepen geformeerd. Eén van deze werkgroepen is de werkgroep ‘Informatievoorziening en Automatisering’ (I&A). Vanwege zijn ervaring in andere herindelingstrajecten is Henk Albers gevraagd de voorzittersrol van de werkgroep I&A op zich te nemen, naast zijn functie als afdelingshoofd ICT. Het doel: ervoor zorgen dat de informatievoorziening en automatisering op 1 januari 2015 naar behoren functioneert.

Alhoewel (door de jarenlange samenwerking) veel zaken al geharmoniseerd en beschikbaar zijn, dient er toch nog het nodige te gebeuren. Zo is er een project om de werkplekken te transformeren van een traditionele omgeving met Windows XP naar een geavanceerde omgeving met Windows 7 met virtuele servers. Daarnaast dienen er virtuele werkplekken te komen en een goede beveiligde oplossing om ook thuiswerken mogelijk te maken. Deze projecten zijn in de eerste helft van 2014 versneld en succesvol afgerond. Dit was van belang, omdat in de tweede helft van 2014 de werkzaamheden voor de herindeling veel tijd, aandacht en energie kosten. Om de verschillende administraties (burgerzaken, financiën, begraafplaatsen, belastingen, BAG, openbare ruimte, etc.) van de gemeenten samen te voegen, zijn de afspraken met de diverse leveranciers inmiddels gemaakt. Daarvoor is een detailplanning voor de tweede helft van 2014 opgesteld. Dit dient als een routeplan voor de vele werkzaamheden.

Qua huisvesting is duidelijk dat de medewerkers van de nieuwe gemeente zeker niet in één gemeentehuis gehuisvest zullen worden. Een aantal van de bestaande gebouwen zal worden aangepast, zodat dienstverlening op verschillende locaties plaatsvindt. Daarbij wordt ook overgeschakeld op een meer flexibel werkplekconcept. De ‘eigen’ werkplek bestaat in de nieuwe gemeente niet meer en die keuze heeft uiteraard ook consequenties voor de inrichting van die werkplekken. Complex is de samenvoeging van documentmanagementsystemen en het creëren van een nieuwe uniforme inrichting van het zaaksysteem. Het streven is om de fysieke archieven van de vijf gemeenten zoveel mogelijk af te sluiten en vanaf de datum van herindeling uitsluitend nog een digitaal archief op te bouwen.

Naast de vele praktische zaken die tenminste voor 1 januari 2015 afgerond moeten zijn, heeft de werkgroep ook de opdracht om het informatiebeleid voor de nieuwe gemeente in de steigers te zetten. In 2015 dient er een informatiebeleidsplan vastgelegd te worden door de nieuwe gemeenteraad. Hierdoor kan de gemeente Krimpenerwaard vanaf 2015 gaan werken aan verdere verbetering van bedrijfsvoering en dienstverlening met behulp van moderne ICT.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl .