Auteursarchief: Peter ter Telgte

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) komt er nu echt aan!

Lees het gehele artikel

Jarenlang stond de BRO samen met de BLAU (Basisregistratie Lonen Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen) in het rijtje Basisregistraties waarbij iedereen dacht: wanneer gaat er iets mee gebeuren? Van de BLAU is inmiddels duidelijk dat die er (voorlopig) niet komt als Basisregistratie. Maar voor de BRO is er eindelijk duidelijkheid over de invoering. In dit artikel lichten Telengy-adviseurs Dirk Moree en Kim Lenders toe wat voor gemeenten van belang is. 

Zoals bij elke basisregistratie, kunnen de aspecten die voor de BRO van belang zijn voor gemeenten als volgt indelen: 

  1. Wat is het nut en de noodzaak van de BRO? 
  2. Over welke objecten gaat de registratie? 
  3. Wat zijn de wettelijke taken van gemeenten? 
  4. Welke processen moeten hiervoor aangepast worden? 
  5. Wat betekent dit voor de informatievoorziening en systemen? 
  6. Wat is de planning? 
  7. Wat wordt mijn aanpak? 

Nut en noodzaak

De BRO gaat over de geologische kenmerken van de bodem. Deze zijn niet alleen van belang voor bijvoorbeeld woningbouw en aanleg van infrastructuur, maar ook voor het inwinnen van drinkwater en delfstoffen. Voor de vele partijen die betrokken zijn bij dit soort activiteiten is een centrale registratie, waarvan de gegevens van hoge kwaliteit beschikbaar zijn, van groot nut. Het is effectief (noodzakelijk) omdat die bron betrouwbaar is en er dus geen verkeerde keuzes worden gemaakt bij het ontwikkelen van openbare ruimte waarbij de ondergrond een rol speelt. Daarbij is het efficiënt (nuttig) omdat niet elke betrokken partij telkens veel moeite moet doen om informatie te vinden bij andere betrokken partijen. Dat nut en die noodzaak zijn vergelijkbaar met de andere Basisregistraties die we inmiddels kennen. 

De registratieobjecten

Meestal worden gegevens over bodemonderzoeken geregistreerd. Binnen deze categorie worden verschillende onderzoeksmethoden gehanteerd waarbij ook weer andere typen gegevens nodig zijn. Zo is bij onderzoek naar de grondwaterstand andere informatie van belang dan bij een booronderzoek, waarbij het boormonster en de analyse daarvan geregistreerd wordt. Het is dus van belang om duidelijkheid te verkrijgen welke ‘bodemkundige activiteiten’ allemaal in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de gemeente uitgevoerd worden en welke gegevens daarvan vastgelegd worden door de uitvoerders.  

Wettelijke verplichtingen

Gemeenten moeten als bronhouder gegevens (laten) inwinnen en registreren in de Landelijke Voorziening. Zij zijn overigens niet de enige bronhouder: ook provincies, waterschappen, het Ministerie van Economische Zaken, Rijkswaterstaat en Staatsbosbeheer zijn bronhouders. De BRO lijkt in die zin op de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), waar ook meerdere bronhouders zijn. Een andere overeenkomst met de BGT is dat er vaak ingenieursbureaus worden ingeschakeld om gegevens in te winnen. Gemeenten dienen in hun rol als opdrachtgever dus ook duidelijk te maken wat zij van opdrachtnemers verwachten.  

Naast de aanleverplicht zijn er nog drie andere wettelijke verplichtingen: de gebruiksplicht, (terug)meldplicht en onderzoeksplicht. Ook dit is vergelijkbaar met andere basisregistraties. Net als bij de BGT is de komende jaren een gefaseerde groei (uitgedrukt in ‘tranches’) in het aantal typen BRO-gegevens dat geregistreerd moet worden. Historische gegevens van vóór 1-1-2018 zijn niet verplicht, maar wel toegestaan. Tot slot komen gegevens van private sonderingen niet in de Landelijke Voorziening. 

Processen

Bij het bepalen welke gegevens over bodemonderzoeken de gemeente produceert of gebruikt, zullen de processen waar deze gegevens een rol spelen in kaart moeten worden gebracht. Hiervoor worden binnenkort handreikingen gepubliceerd op basis van de ervaringen van de provincies met een pilot. Daarbij kunnen complicaties zijn dat sommige processen bij samenwerkingsverbanden uitgevoerd worden of zijn uitbesteed aan een private partij door middel van een langlopend contract. Dan staan die processen niet bij iedereen goed op het netvlies.  

Op de website van de BRO staat een rapportage over procesanalyses voor een aantal waterschappen en provincies. Voor gemeenten moet dit nog gebeuren. 

Informatievoorziening en systemen

De gegevens zullen conform wettelijke eisen (o.a. definities, kwaliteit, structuur) ingewonnen en vastgelegd moeten worden. Bij uitbesteding moeten de door de opdrachtnemer gehanteerde systemen en werkwijzen hier dan ook geschikt voor zijn. Daarnaast moeten de gegevens in het landelijke portaal (vergelijkbaar met SVB-BGT) worden gezet, maar ook ontsloten kunnen worden. De standaarden die daarbij nodig zijn (catalogi, koppelvlakken e.d.), moeten dus in de systemen ondersteund worden. De gemeente draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid en moet hierover dus goede afspraken maken met betrokken ingenieursbureaus en softwareleveranciers. 

Planning en aanpak

De BRO wordt gefaseerd, in zogenoemde ‘tranches’, ingevoerd. De nu lopende 1e tranche bestaat uit de registratieobjecten Geotechnisch sondeeronderzoek, Bodemkundige boormonsterbeschrijving, Grondwatermonitoringput en Mijnbouwwetvergunning. Het beschikbaar stellen van deze gegevens is verplicht vanaf 1-1-2018, het gebruik vanaf 1-7-2018.  

De checklist implementatie van de Rijksoverheid biedt veel aanknopingspunten om een gemeentelijk projectteam te formeren en een plan op te stellen. Het kan daarnaast erg nuttig zijn om hierbij de ervaringen met de goed vergelijkbare BGT te ‘hergebruiken’. 

Vervolg

In een volgende OiB zullen we ingaan op best practices bij gemeenten en daarbij onder andere inzoomen op de kosten en baten, ketenpartners, informatiearchitectuur, software en de relatie met de Omgevingswet. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Dirk Moree, 06 52 04 31 45, d.moree@telengy.nl of Telengy-adviseur Kim Lenders, 06 12 74 69 45, k.lenders@telengy.nl.

Ook Telengy ‘AVG-proof’

Lees het gehele artikel


De Algemene Verordening Gegevensbescherming leeft volop in verschillende soorten organisaties: niet alleen de publieke, maar ook de private sector is bezig ‘AVG-proof’ te worden. Ook Telengy dient per 25 mei te voldoen aan de AVG-verplichtingen. Alle ondernemingen zijn na 25 mei verplicht om aan de Autoriteit Persoonsgegevens, die toeziet op de naleving van de AVG, te kunnen laten zien dat ze ‘privacy compliant’ zijn en zich dus houden aan de AVG.

Dat brengt een wettelijke plicht mee tot vastlegging van wat de onderneming doet en gedaan heeft met persoonsgegevens. Naast de vele AVG-opdrachten bij overheden waar Telengy-adviseurs bij betrokken zijn, is Telengy ook intern volop bezig met invoering van AVG-maatregelen.

Zo heeft Telengy-adviseur Teuntje Brouns in samenwerking met collega’s een verwerkingsregister opgesteld. Daarnaast is zij bezig met het opstellen van bewerkersovereenkomsten met de partijen waar Telengy mee samenwerkt en worden er Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uitgevoerd.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Grip op gegevens met integraal gegevensmanagement

Lees het gehele artikel

Het verbeteren en professionaliseren van gegevensmanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor het invoeren van de Omgevingswet. Grip op gegevens blijft echter niet beperkt tot de Omgevingswet. Voor nagenoeg alle belangrijke (toekomstige) vraagstukken bij gemeenten en in ketens is het tijdig kunnen beschikken over toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens een belangrijke eerste stap. Aan de slag met gegevensmanagement dus… Maar, zult u zich afvragen, waar moet ik dan beginnen en hoe pak ik het aan?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft samen met GEON-adviseurs Gerlof de Haan en Martijn Neijenhuis integraal gegevensmanagement.

Terugblik Kennisplatform ‘3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?’

Lees het gehele artikel

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers samen met collega’s van andere gemeenten geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Afgelopen keer, donderdag 8 en vrijdag 9 maart, luidde het onderwerp: ‘3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?’ Wat hebben we geleerd van de 3 decentralisaties (3D), waar we nu iets aan hebben in het licht van de omgevingswet? Deze 2-daagse sessie, met als gastgemeente de gemeente Borne, hebben we vooral gekeken naar de onderstromen van beide omvangrijke ‘uitdagingen’. Het zijn programma’s die veel vragen van de organisatie, van de techniek en zeker ook veel van de individuele medewerkers.

Systeemwereld

Tijdens het eerste dagdeel heeft Ruud Groot, adviseur bij Telengy, de 3D belicht vanuit meerdere invalshoeken (gemeente, aanbieder en inwoner). Het gebruik van eigen voorbeelden en ‘de stand in het land’ toonden aan dat transformatiedoelstellingen de afgelopen raadsperiode vooral worden ingestoken vanuit de systeemwereld, terwijl verandering van de ‘mindset in de leefwereld’ voorwaardelijk is voor realisatie van de transformatiedoelstellingen. Zonder verandering van de mindset (cultuurverandering) in de leefwereld sorteren technisch-instrumentele toepassingen geen effect.

Om te beginnen geen wetgeving nodig

Daarna was het de beurt aan Ton de Wit, adviseur en partner bij Telengy en Initiatiefnemer Kenniscentrum Omgevingswet. Ton belichtte het speelveld, de actoren en de verschillende (veranderkundige) invalshoeken van de Omgevingswet. Ton geeft aan dat er eigenlijk geen wet nodig is om aan de slag te gaan met de Omgevingswet. De wet is ‘slechts’ een formalisering van een ontwikkeling die al lang gaande is. Ook werden deze 10 succesbepalende factoren meegegeven om van de Omgevingswet een succes te maken.

Praktijkervaringen Urk en Katwijk

In de avondsessie hebben de gemeenten Urk (3D’s) en Katwijk (Omgevingswet) een kijkje in hun keuken gegeven en verteld hoe zij – elk op hun eigen manier – met deze opdrachten omgaan. Het bijzondere aan de aanpak van Katwijk is dat hun programma voor de Omgevingswet actief gebruik maakt van de Agile/Lean-benadering.

Terugblik op een intensieve, leerzame dag

Vrijdagochtend hebben de deelnemers met elkaar de overeenkomsten en verschillen tussen de programma’s van Urk en Katwijk in beeld gebracht. Aan de hand van de 10 succesbepalende factoren hebben we gediscussieerd wat dat betekent voor de aanpak in elk van de deelnemende gemeenten.

Volgende Kennisplatform

In september 2018 (de definitieve datum is nog niet bekend) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Kapelle. De deelnemers willen dan het volgende thema onder de loep nemen: Hoe geef je als gemeente invulling aan dit soort grote programma‘s, naast de reguliere taken en de lijnorganisatie? Hoe passen contextgericht werken, vraaggericht werken en opgavegericht werken hierin?

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.


Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.


 

Ondertussen in…

Lees het gehele artikel

 

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

 

 

 


Gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 voegen de huidige gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen samen tot de nieuwe gemeente Beekdaelen. Uiteraard dient dan ook de ICT-organisatie gereed te zijn. Telengy, in de persoon van Harrie Dahlmans, gaat de gemeente ondersteunen bij diverse aanbestedingen die hiervoor de komende periode in de markt worden gezet. Harrie zal fungeren als adviseur voor de review en second opinion op de diverse aanbestedingsdocumenten.


Gemeente Amersfoort

Luc Aarts is sinds half maart aangesteld als lead-architect en adviseur zaakgericht werken binnen de gemeente Amersfoort. Hij zal mede vorm gaan geven aan de inrichting van de nieuwe omgeving. Tevens adviseert hij de organisatie en het management over de inzet van zaakgericht werken.


Gemeente Geldermalsen

De gemeente Geldermalsen zal op 1 januari a.s. opgaan in de nieuwe gemeente West Betuwe. Anouk Kersten is aangesteld als projectondersteuner bedrijfsvoering sociaal domein. Zij gaat zich richten op de inrichting van diverse technische processen en opbouw van de monitor sociaal domein.


Gemeente ‘s-Hertogenbosch

Per 21 maart is Femke de Vos aangesteld als senior adviseur sociaal domein in de gemeente ’s-Hertogenbosch. Zij zal zich onder meer bezig gaan houden met het onderwerp ‘beschermd wonen’.


Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Voorkom ‘app-spaghetti’ met platform voor omnichannel dienstverlening

Lees het gehele artikel

Er wordt volop gewerkt aan digitalisering en vernieuwing van de gemeentelijke dienstverlening. Zowel gemeenten als leveranciers ontwikkelen apps en portalen. Daarnaast worden landelijke onlinediensten en e-formulieren ontwikkeld en bouwen gemeenten hun eigen e-formulieren. Een enkele gemeente gebruikt tevens moderne middelen zoals (video)chat om te communiceren met burgers.

Op zich prima ingrediënten voor digitale dienstverlening. Vanuit het perspectief van de burger en ondernemer wordt het echter een veelheid aan op zichzelf staande oplossingen en apps. Een aanvraag via een app wijkt af van eenzelfde aanvraag via een portaal of e-formulier. Controles, wel of niet voor ingevulde gegevens en de mate van ‘intelligentie’ zijn verschillend. Uiteraard moeten de vele oplossingen ook los van elkaar onderhouden en beheerd worden, bijvoorbeeld als wetgeving of technologie wijzigt. Naar analogie van de diversiteit in lokale gemeentelijke applicatielandschappen dreigt zo een nieuwe ‘spaghetti’ te ontstaan aan handige apps en formulieren.

Integratie kanalen

Veelal hanteren gemeenten nog het multichannel principe: de burger kan zelf het gewenste kanaal gebruiken. De kanalen worden los van elkaar ontwikkeld en zijn dus niet onderling geïntegreerd. Moderne omnichannel dienstverlening waar de kanalen in samenhang gebruikt kunnen worden, is dan ook niet mogelijk. Bijvoorbeeld tijdens het invullen van een e-formulier een (video)chat starten voor hulp bij het invullen of een aanvraag in een app starten en later op de computer afmaken.

Landelijk platform

Alternatief is een landelijk platform voor gemeentelijke (digitale) dienstverlening. De basis voor zo’n platform kan een modern Dynamic Case Management / Customer Relations Management platform zijn. Dat wordt bijvoorbeeld ook door banken gebruikt om hun digitale dienstverlening te verbeteren en te personaliseren.
Met zo’n platform zijn dienstverleningsprocessen relatief snel in te richten en aan te passen waarna web interface en apps automatisch genereerd worden. Deze zijn dus ook gelijk qua opzet en functionaliteit en geïntegreerd. En dat is nodig voor omnichannel dienstverlening.

De ‘time to market’ wordt hierdoor aanzienlijk korter en de kosten lager.
Veelal is ook standaard functionaliteit beschikbaar om processen zelflerend te maken, bijvoorbeeld met behulp van kunstmatige intelligentie. Daarmee kunnen burgers en ondernemers steeds meer zaken op basis van selfservice regelen. Dat ontlast de backoffice en vergt minder ingewikkelde en dure koppelingen.

Aansluiten in eigen tempo

Een landelijk platform is uiteraard bij uitstek geschikt voor oplossingen op landelijke schaal. Omdat het schaalbaar is kan een kleine groep van gemeenten er mee starten. Het is ook niet noodzakelijk om zo snel en zoveel mogelijk gemeenten aan te sluiten om het rendabel te krijgen. Gemeenten kunnen dus in eigen tempo aansluiten.

Het platform kan ook als service aan gemeenten worden aangeboden zodat zij hun eigen e-diensten ermee kunnen faciliteren. Daarbij kunnen zij bouwstenen en services (API’s) gebruiken die het platform beschikbaar stelt. Bijvoorbeeld voor identificatie en authenticatie, betaling, gebruik van basisregistraties en landelijke voorzieningen enzovoorts. Burgers en ondernemers kunnen op het platform de eigen processen/aanvragen inzien en nagaan wie welke gegevens waarvoor gebruikt heeft (privacy by design).

Behalve voor gemeenten kan het platform ook ingezet worden voor gerelateerde dienstverlening van bijvoorbeeld ketenpartners. Daardoor wordt het mogelijk om vanuit het perspectief van burger en ondernemer integrale dienstverlening aan te bieden.

Leveranciers- en contractmanagement

Om een vendor lockin te voorkomen is professioneel leverancier- en contractmanagement noodzakelijk. Ook is het raadzaam om het platform te combineren met bestaande en nieuwe (open source) componenten en om meerdere implementatiepartners in te zetten.

Tot slot past een dergelijk platform bij de huidige tendens van collectivisering, landelijke voorzieningen en bij gemeentelijke initiatieven zoals GGI en Common Ground. Het lijkt een veelbelovende oplossing die het waard is om nader verkennen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

 

Inzicht in de impact van de Omgevingswet met GEMMA en de Softwarecatalogus

Lees het gehele artikel

De Omgevingswet heeft consequenties voor veel elementen in de bedrijfsvoering en dienstverlening. In zijn bijdrage van maart 2017 schreef Dirk over de ontwikkeling van de nieuwe versie van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA2). Een modelarchitectuur, maar ook een individuele “Enterprise architectuur” beschrijft de bedrijfs-, informatie- en technische architectuur en samenhang tussen de onderdelen. Een bekende indeling en visualisatie daarvan is het 9-vlaksmodel.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over GEMMA2 en de softwarecatelogus.

Kennisplatform 3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?

Lees het gehele artikel

Op 8 en 9 maart 2018 vindt er (inmiddels al voor de 19de keer) weer een bijeenkomst plaats van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling dat door Telengy wordt georganiseerd. De bijeenkomst vindt plaats bij de gemeente Twenterand.

Het centrale thema deze keer luidt:

“3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?”

Uitgebreide informatie over het programma en de sprekers vindt u in deze brochure. U kunt zich inschrijven tot en met 8 februari.

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.


Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 18 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.


 

Gegevensmanagement draait om kwaliteit

Lees het gehele artikel

Gemeente ’s-Hertogenbosch hanteert onderscheidende aanpak

Er is veel gepubliceerd over gegevensmanagement, zie o.a. onze publicatie. In deze publicatie zijn verschillende aanpakken genoemd vanuit de invalshoeken organisatie, proces, thema of stapsgewijs. Gemeente ’s-Hertogenbosch is erin geslaagd om een integrale benadering te hanteren die recht doet aan alle invalshoeken. Dat is tamelijk onderscheidend als we naar de praktijk van veel organisaties kijken.

Programmamanager Pieter Vermeij geeft aan:

“In 2014 is het programma Basis- en kernregistraties gestart met als doel om concernbreed en in samenhang te sturen op het beheer en de ontwikkeling van het stelsel van basis- en kernregistraties zodat we ze nuttig en efficiënt gebruiken.”

Behaalde resultaten

“Resultaten die behaald zijn:

  • Het gegevensmanagement is organisatorisch verankerd op managementniveau.
  • Rollen/verantwoordelijkheden en kwaliteitsnormen zijn vastgesteld en deels operationeel.
  • Bewustzijn, kennis en vaardigheden bij medewerkers stijgt steeds meer.
  • En het aanwezige instrumentarium draagt bij aan:
  • verbinding met architectuurprincipes en processen;
  • geclassificeerde data;
  • transparantie van bereikte kwaliteit.

Er is een kernteam van kwaliteitsmedewerkers per basisregistratie, waaraan de gegevensarchitect en gegevensregisseur toegevoegd worden om zo ook het geheel in samenhang (het stelsel) te besturen.

BIT-traject

Een specifieke aanpak is het zogenoemde BIT-traject. Dit is een kwaliteitsdoorlichting per basisregistratie dat gestart wordt om de kwaliteit op een hoger plan te brengen. Het is een succesvolle aanpak gebleken om de volgende resultaten te bereiken:

  • Data op orde.
  • Kwaliteit geborgd in proces.
  • Transparantie van resultaten in portal en rapportage.

Deze aanpak speelt ook in op de beweging naar zelfaudits en ENSIA.

Het programma werkt het komende jaar nog door aan transitie naar de lijn om de verbinding met strategische business-doelstellingen te maken.”

Review op aanpak

Telengy-adviseur Dirk Moree heeft op verzoek van de gemeente ’s-Hertogenbosch de aanpak van het gegevensmanagement gereviewd en constateert: “Kijkend naar mijn ervaringen bij andere gemeenten loopt ’s-Hertogenbosch voorop met deze integrale aanpak. De elementen waarop regie gevoerd wordt en hoe daarop gestuurd wordt is compact en solide gedefinieerd. Ik heb slechts enkele suggesties gedaan die de grenzen opzoeken van waar men nog zou kunnen verbeteren. Zo zou het instrumentarium doorontwikkeld kunnen worden door bijvoorbeeld de terugmeld-webservices vanuit applicaties te implementeren. Logius biedt deze functionaliteit aan maar uiteraard moeten daar ook softwareleveranciers klaar voor zijn. Waar andere gemeenten ook mee bezig zijn, is het verbinden van de gegevenscatalogus met de informatie rond dienstverlening zodat voor medewerkers en ketenpartners inzichtelijk is welke gegevens voor welke processen beschikbaar zijn in welke systemen. Op die manier wordt het verplicht gebruik goed gefaciliteerd. Ook een mogelijke verbinding van de eigen gegevenscatalogus met de landelijke Stelselcatalogus is een onderzoek waard. Vanuit VNG Realisatie is daar ook belangstelling voor. Verder heb ik ook nog de suggestie gedaan om te onderzoeken of de kwaliteitskosten in verhouding staan tot de verwachte kwaliteit bij inwoners en ondernemers, en het managen van informatieveiligheidsrisico’s. Dat is voor blijvende legitimatie naar het management wel van belang. Ook permanent onderzoek naar de toepassingsmogelijkheden van technologische innovaties zoals geautomatiseerde signalering en data-science levert een bijdrage aan zowel kwaliteitsborging maar ook kostenbeheersing.”

Gemeente ’s-Hertogenbosch gaat met deze suggesties weer verder aan de slag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

Toegang sociaal domein Zevenaar

Lees het gehele artikel

De gemeenten Zevenaar (32000 inwoners) en Rijnwaarden (11000 inwoners) vormen na de herindeling sinds 1 januari 2018 de nieuwe gemeente Zevenaar. Op verschillende gebieden werd al samengewerkt, maar beide gemeenten kenden een eigen organisatie van de toegang tot het sociaal domein. Weliswaar bestond er een gedeelde visie, maar in de uitwerking daarvan zijn verschillende inrichtingskeuzes gemaakt.

Medio 2017 is een werkgroep Toegang aan de slag gegaan om de gedeelde visie om te zetten naar een Inrichtingsplan Toegang. Daarbij is aandacht besteed aan gebiedsgericht werken zodat de nieuwe gemeente Zevenaar vanaf 2018 volledig gebiedsgericht werkt. In die periode was Telengy-adviseur Jos van Dijk betrokken bij deze ontwikkeling als teamleider Maatschappelijke Ondersteuning.

Toegang Rijnwaarden versus Zevenaar

Rijnwaarden kende tot 2018 een Sociaal Team waarbinnen generalisten alle zorgvragen integraal behandelden, met uitzondering van inkomensondersteuning en schuldhulpverlening. Zevenaar kende een Sociaal Team voor meervoudige hulpvragen en een team Maatschappelijke Ondersteuning (MO) voor enkelvoudige hulpvragen. Beide teams beschikten over een leidinggevende en gebruikten verschillende applicaties. Tussen die beide teams werd regelmatig afgestemd omdat het onderscheid tussen enkelvoudige en meervoudige problematiek in de praktijk niet altijd zo makkelijk bleek te maken. Dat kwam de kwaliteit van dienstverlening niet altijd ten goede.

Specialisten versus generalisten

De uitdaging voor de werkgroep was te zorgen voor een werkwijze die zowel moest leiden tot een integrale hulpuitvraag én een deskundig oordeel welke hulp zou moeten worden ingezet. Dat vereist dus naast algemene kennis van wet- en regelgeving ook specifieke kennis van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Unaniem was de werkgroep van mening dat het een utopie is te verwachten dat medewerkers alle wet- en regelgeving op hun duimpje kennen, ook na uitgebreide scholing.

Besloten is dan ook in te zetten op het ‘generalistenmodel’. Medewerkers hebben brede, algemene kennis én specifieke kennis van de  Wmo en/of Jeugdwet. Generalisten met specifieke kennis dus. Voor inkomensondersteuning en schuldhulpverlening blijven specialisten actief. Vanaf 2018 wordt zowel met generalisten als specialisten gewerkt in de teams en is een ondersteunende rol weggelegd voor werkbegeleiders. Zij zorgen voor coaching en begeleiding en een evenwichtige werkverdeling.

Gebiedsgericht werken

Eind 2017 is gebiedsgericht werken ingevoerd. Alle medewerkers die zorg, inkomensondersteuning of schuldhulpverleningstaken uitvoeren zijn gekoppeld aan één van de gebieden. Door medewerkers aan gebieden te koppelen wordt de komende tijd duidelijk of naast het algemene ondersteuningsaanbod nog lokale behoeften spelen waar specifieke, aanvullende zorg voor georganiseerd moet worden. Wekelijks worden spreekuren op locatie gehouden en er is flink geïnvesteerd in netwerksamenwerking met ketenpartijen. Onbekend maakt immers onbemind!

Aansturing

Gemeente Zevenaar kent een platte organisatiestructuur waarin een belangrijke rol is weggelegd voor zelfsturende teams. Eén manager is verantwoordelijk voor het gehele sociaal domein, exclusief beleidsvorming. Gezien de grootte van de afdeling bestaat er ook een hulpstructuur waarbinnen de werkbegeleiders een belangrijke rol vervullen.

1 applicatie en administratieve verwerking

De nieuwe manier van werken dient adequaat ondersteund te worden door te gaan werken met één applicatie voor alle medewerkers gebiedsteams (Suite4Sociale Regie). Toegangsmedewerkers Zevenaar die tot 2018 nog met de Suites Zorg en Jeugd werkten zijn hiermee gestopt. In geval er een besluit genomen moet worden op grond van de Wmo of Jeugdwet wordt dit besluit administratief verwerkt door de administratie.

Hieraan liggen vooral praktische redenen ten grondslag. Het selecteren van de juiste zorgaanbieder en het juiste product blijkt het beste gedaan te kunnen worden door administratieve medewerkers. Op deze wijze werken alle toegangsmedewerkers met één applicatie. Het advies moet dan wel alle elementen bevatten om het besluit zonder tussenkomst van een collega goed te kunnen verwerken. In de praktijk blijkt daar nog wel de nodige aandacht aan gegeven te moeten worden.

Tot slot

Zevenaar en Rijnwaarden kennen opvallend weinig bezwaarschriften en het aantal gegronde bezwaarschriften op jaarbasis is op de vingers van één hand te tellen. Ook qua klanttevredenheid scoren beide gemeenten goed. Dat zal in 2018 niet veranderen en daardoor ontstaat ruimte om aan de transformatieopgave verder te werken. Meer vrij toegankelijke algemene voorzieningen die aansluiten bij het de lokale zorgbehoefte en een afname van duurdere voorzieningen.

Meer weten?

Jos van Dijk was tot 2018 teamleider Maatschappelijke Ondersteuning Zevenaar. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

 

 

Betere privacy en klantbeeld bij wijkteams

Lees het gehele artikel

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een 80.000+ gemeente constateerde dat de privacy onvoldoende geborgd was binnen de applicatie, in gebruik bij de sociale wijkteams. Te veel gebruikers hadden toegang tot de applicatie en het was onvoldoende mogelijk om daarin af te bakenen wat wel en wat niet mocht worden ingezien. Het klantbeeld gaf bovendien onvoldoende zicht op de feitelijke situatie. En de applicatie gaf te weinig inzicht in werkvoorraad en stand van zaken, met o.a. als gevolg dat stuurinformatie ontbrak. Archivering was niet geregeld.

De gemeente zag het als noodzakelijk om hierin stappen te zetten. Maar omdat er nog geen helder beeld bestond over de gewenste informatievoorziening voor het gehele sociaal domein, was het lastig om de goede acties te bepalen. De gemeente heeft Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt gevraagd te ondersteunen bij dit vraagstuk.

Oplossing met perspectief

Gezien de urgentie is gekozen voor een korte termijn-oplossing waarin de huidige applicatie, KeDo van het bedrijf XLab, zou worden aangepast. De gewenste aanpassingen waren:

  • Inrichting van KeDo op basis van processen, met een begin en een eind. Op die manier is de stand van zaken en de actuele werkvoorraad in beeld te brengen en kan stuurinformatie worden gegenereerd.
  • Scheiding van toegangsrechten in de applicatie op basis van doelbinding.
  • Verbeteren van de informatieveiligheid door middel invoering van twee factor-authenticatie. Meer specifiek een gebruikersnaam met wachtwoord in combinatie met een code via een app op de smartphone.
  • Actueel houden van autorisaties via een aan- en afmeldingsproces van medewerkers en periodieke controle van deze actualiteit.
  • Koppelen van processen en de uitkomsten daarvan aan vernietigingstermijnen ten behoeve van archiefbeheer.

Uitvoering op basis van behoefte

Met een projectteam van mensen van de uitvoering, coördinatoren en functioneel beheer zijn we aan de slag gegaan om de huidige en de gewenste processen in kaart te brengen. Ook is geïnventariseerd aan welke stuurinformatie behoefte is. En er zijn rollen en autorisaties bepaald, rekening houdend met privacy-aspecten en werkbaarheid.

Op basis daarvan is in nauwe samenwerking tussen met name functioneel beheer en leverancier in een iteratief vormgevingsproces aan de applicatie gebouwd. De halffabricaten  zijn tussentijds meermalen voorgelegd aan de gebruikers met de vraag om input, wat weer tot verbetering leidde. De grote flexibiliteit van het pakket KeDo, in combinatie met de inzet en kennis van de consultant van XLab en de grote proceskennis van de functioneel beheerder, maakten dat de applicatie heel goed aansloot bij de behoefte van gebruikers.

Doorlooptijd en kosten

Lastig in dit project bleek de beschikbaarheid van sommige leden van het projectteam. De werkdruk was voor hen zo groot dat het vaak niet mogelijk was om binnen de afgesproken tijd acties uit te voeren. Dat heeft geleid tot een langere doorlooptijd van het project, met instemming van de opdrachtgever. De kosten van het project zijn ondanks de uitloop binnen budget gebleven.

“De samenwerking was zeer prettig en het resultaat zeer goed. De zorgautoriteit heeft bij de externe organisatie complimenten gegeven over de inrichting en opzet van Kedo (met name ook over de privacy). Als we nog eens een dergelijke klus hebben, denken we zeker aan Philippe.”

Grote verbetering én tevredenheid

Het was een flinke uitdaging om met een relatief klein budget de gewenste aanpassingen doorgevoerd te krijgen. De projectdoelstellingen zijn naar grote tevredenheid van de opdrachtgever en de gebruikers behaald. De privacy is veel beter geborgd, de werkvoorraden zijn in beeld en duidelijk is wat de stand van zaken is. Er is goede stuurinformatie beschikbaar en de eerste stappen voor het archiefbeheer zijn gezet. Mooi om te zien dat een ‘korte termijn-oplossing’ zo een grote verbetering geeft. En misschien zal deze voor de langere termijn ook prima houdbaar blijken te zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Grip op gegevens met integraal gegevensmanagement

Lees het gehele artikel
een coproductie van GEON-adviseurs Gerlof de Haan, Martijn Neijenhuis en Telengy-adviseur Ton de Wit

Het verbeteren en professionaliseren van gegevensmanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor het invoeren van de Omgevingswet. Grip op gegevens blijft echter niet beperkt tot de Omgevingswet. Voor nagenoeg alle belangrijke (toekomstige) vraagstukken bij gemeenten en in ketens is het tijdig kunnen beschikken over toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens een belangrijke eerste stap. Aan de slag met gegevensmanagement dus… Maar, zult u zich afvragen, waar moet ik dan beginnen en hoe pak ik het aan?

Een eenduidig antwoord op deze vraag is helaas niet mogelijk. Gegevensmanagement kent namelijk verschillende benaderingen, verschijningsvormen en methodieken. Welke daarvan passend zijn hangt sterk af van de situatie binnen uw gemeente. In dit artikel beschrijven we de huidige situatie en geven we handreikingen en praktijkvoorbeelden. Hopelijk inspireren en motiveren we u om er in uw eigen organisatie mee aan de slag te gaan.

Waar staan we?

In de afgelopen jaren zijn forse investeringen gedaan in de basisregistraties, bijvoorbeeld de BAG en BGT. Zij verbinden het fysieke domein (gebouwde omgeving en openbare ruimte) en het maatschappelijke domein (mensen, organisaties en activiteiten). De voorwaarden voor tijdige, toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens lijken nu ingevuld. Toch blijkt het tegendeel waar.

Vertrouwen in het stelsel

Het verplicht gebruik van de basisregistraties blijft achter. Verplicht terugmelden van onjuistheden verschilt sterk per registratie en per organisatie. Die terugmeldingen zijn echter cruciaal voor de kwaliteit en consistentie van (basis)gegevens. En daarmee voor het vertrouwen in het stelsel op lange termijn.

Samengestelde informatie

Gebruikers ervaren de registraties niet als een eenduidig stelsel, maar als een stel(sel) basisregistraties. Ieder met eigen definities, toegang en technisch regime. Gemeentelijke vraagstukken zijn vaak juist domeinoverstijgend. Denk aan de omgevingswet en het sociaal domein. Het gaat niet om een enkel gegeven uit één goed beheerde basisregistratie, maar om samengestelde informatie uit verschillende bronnen. Die informatie op passende wijze bij de gebruiker krijgen is een flinke opgave voor gegevensmanagement.

Datakwaliteit

De verwachtingen over Open en Big Data en Datagestuurd werken zijn hoog. In experimenten en pilotprojecten worden veelbelovende resultaten behaald. Maar vrijwel altijd is datakwaliteit (naast privacy) een hobbel. Dikwijls spreken we dan van een geslaagde pilot, maar blijft de organisatie achter met een hoofdpijndossier. Hoe zorgen we er voor dat eigenaarschap en datakwaliteit ook echt op de agenda komen?

Beheer

De invoering van basisregistraties heeft er toe geleid dat gegevens zijn “los geweekt” van de processen. Gegevensbeheer is in veel gemeenten volwassener aan het worden. Maar het heeft nog niet automatisch geleid tot efficiënt beheer en het prioriteren van beheeractiviteiten. Waarom is er wellicht wel geld voor de BAG en niet voor de BGT? Doen we geen dubbel werk? Wie controleert en bepaalt dat eigenlijk?

Privacy

En dan is er uiteraard ook nog het privacyvraagstuk en de nieuwe privacyregelgeving (algemene verordening gegevensbescherming oftewel AVG). Organisaties krijgen meer verantwoordelijkheid om aan te tonen dat ze zorgvuldig om gaan met gebruik en bewerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan de eis voor het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). We kunnen dit niet los zien van bovenstaande vraagstukken en het gaat dus ook over gegevensmanagement.

Integraal gegevensmanagement kan hulp bieden

Integraal gegevensmanagement kan helpen de geschetste problematiek het hoofd te bieden. Hiervoor zijn diverse handreikingen beschikbaar. Denk aan:

  • de visie van VNG/KING, het Gemeentelijke Geoberaad en Geonovum over het in samenhang beheren van diverse ruimtelijke basisregistraties. Deze gaat uit van integrale benadering en beheer van de ruimtelijke objecten[1];
  • de ENSIA die inspeelt op de behoefte aan een eenduidige kwaliteitstoets over alle registraties heen;
  • het 5-lagenmodel van Nora dat data als een afzonderlijke laag positioneert. Dit nodigt uit om in gesprek te gaan met de gebruikers van data;
  • de Baseline Informatiebeveiliging (BIG) van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de daarvan afgeleide operationele handreikingen en toetsen (onlangs uitgelijnd op de eerder genoemde AVG);
  • de GEMMA-katernen over gegevensmanagement, inclusief de praktijkverhalen;
  • het GEMMA-katern tactisch gegevensmanagement dat onder andere inzicht geeft in de producten die gegevensmanagement kan opleveren.

Figuur 1 Producten van gegevensmanagement uit het Tactisch katern gegevensmanagement van GEMMA.

Maar waar te beginnen…? Enkele praktijkvoorbeelden

Integraal gegevensmanagement ontstaat niet vanzelf. We moeten het op de één of andere manier organiseren. In de praktijk zien we verschillende benaderingen.

De organisatorische benadering

In de praktijk kiezen veel gemeenten voor een organisatorische ingreep. Ze geven gegevensmanagement een plek in het organogram. Bijvoorbeeld in de vorm van een apart team Gegevensmanagement of Gegevensbeheer.

In de notitie Gegevensmanagement in de praktijk van KING beschrijft de gemeente Arnhem hoe zij een reorganisatie te baat heeft genomen om een integraal team Gegevensbeheer in te richten. Vanuit deze organisatorische eenheid geeft de gemeente vervolgens invulling aan de verschillende gegevensmanagementproducten zoals gegevenslandschap, gegevenscatalogi, kwaliteit en afspraken.

De proces benadering

Andere gemeenten kiezen voor een meer pragmatische aanpak. Zij gaan voor de inrichting van een efficiënt proces waarin wordt samengewerkt aan een integraal beheer van basisgegevens.

Zo zijn bijvoorbeeld verschillende gemeenten gestart met het inrichten van het proces van integraal (kaart-)objectenbeheer. In dat proces gaat het om een efficiënte uitvoering van het beheer van kaartgegevens voor verschillende domeinen (BAG, BGT, Kadaster, Wkpb en WOZ). Hierbij ligt de aandacht op het uitvoeren van consistentiecontroles van de data uit de diverse bronnen. Die controles vormen het vertrekpunt voor een gesprek met de bronhouders, gericht op het optimaliseren van het proces. “Ketenbewustzijn” en eigenaarschap spelen hier een belangrijke rol. Vanuit die scope vullen de gemeenten stapsgewijs de relevante gegevensmanagementproducten uit figuur 1 in.

Een andere gemeente kiest juist voor een andere benadering: zij richt zich op het stelselbeheer als kapstok voor gegevensmanagement. Daarbij steekt de gemeente in op een (actuele) verplichting van toezicht. De gemeente heeft via ENSIA immers te maken met verticaal en horizontaal toezicht. Door met name een ruime interpretatie van het horizontale toezicht krijgt de stelselbeheerder de rol van toezichthouder bij de afweging van nieuwe initiatieven. Initiatieven die op het eerste gezicht geen betrekking hebben op een van de basisregistraties, maar die het gevolg zijn van andere wettelijke verplichtingen en wensen uit de ‘business’. Voor al deze initiatieven hanteert de stelselbeheerder een vast afwegingskader met elementen van een impactanalyse, een businesscase en verantwoording (KPI’s). In het kader van die afweging komen ook weer de gegevensmanagementproducten uit figuur 1 aan bod.

De stapsgewijze of thematische aanpak

Sommige gemeenten kiezen bewust voor het prioriteren en stapsgewijs realiseren van de gegevensmanagement producten uit figuur 1.

Een voorbeeld kennen we van een waterschap dat zich specifiek richt op het product datakwaliteit. In dat kader is een visie op gegevenskwaliteit opgesteld (of eigenlijk overgenomen van de overheid) met bijbehorende principes, zoals vertrouwen als basis, denken vanuit gebruik, transparantie naar alle doelgroepen en een integraal beeld van de gegevenskwaliteit voor de keten. Vervolgens zijn die visie en principes vertaald naar kwaliteitskenmerken en bijbehorend afwegingskader:

  • Wat is er al geregeld?
  • Wat is belangrijk?
  • Welke kaders/principes zijn van toepassing?
  • Voldoen de gegevens aan de gewenste kwaliteit?
  • Wat is nodig om de kwaliteit te verbeteren?

De verantwoordelijkheid en de uitvoeringstaken van deze visie en aanpak vanuit datakwaliteit zijn toegewezen aan functionarissen/rollen binnen de organisatie.

Op dezelfde wijze zien we op dit moment ook veel gemeenten die het thema informatieveiligheid en gegevensbescherming aangrijpen om een start te maken met integraal gegevensmanagement.

Route naar integraal gegevensmanagement

Hierboven zijn voorbeelden gegeven van invulling van gegevensmanagement. De ene is niet beter dan de andere. Het is vooral belangrijk te weten wat kans van slagen heeft in uw organisatie. En waar nu te beginnen? Het devies is niet alles in een keer, maar klein beginnen en daar waar het kan stap voor stap. Bijvoorbeeld:

  1. Bepaal waar de beste kansen liggen om gegevensmanagement beter in te richten of in te zetten. Van daaruit kan er aan olievlekwerking worden gewerkt. Welke problemen kunnen nu al worden opgepakt en welke acties horen daar bij?
  2. Visie, principes en resultaten verwoorden en vaststellen. Geef richting, hoe beperkt ook, met focus op het probleem dat opgelost moet worden. Dit geldt zowel voor een benadering vanuit het proces als voor een nieuw organisatieonderdeel. Gegevensmanagement moet niet starten zonder een visie, strategie, principes en benoemde resultaten.
  3. Relateer concrete verbeteracties aan capaciteit en rollen. Stel vast welke rollen en functionaliteiten de organisatie (beter) wil invullen om de verbeteringen te realiseren en te borgen. Hiervoor zijn verschillende routes mogelijk zoals eerder beschreven. Hierbij kunt u ook buiten uw eigen organisatie kijken naar samenwerking in de regio en/of met ketenpartners, zoals de zogenoemde gegevenshuizen.
  4. Stuur vervolgens op de gewenste resultaten, evalueer deze en borg de nieuwe aanpak.

Het klinkt allemaal logisch, maar in de waan van de dag sneuvelt deze bewezen aanpak vaak. Wellicht kan dit artikel u helpen bij het kiezen van uw eigen strategie op weg naar integraal gegevensmanagement.

[1] Hierbij gaan we even voorbij aan nieuwe discussies over het feit of het hier dan om meer dan alleen de harde topografie mag gaan.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: