Auteursarchief: Peter ter Telgte

Uitgelicht: Katern Gemeentelijk Applicatiearchitectuur Omgevingswet

Lees het gehele artikel
6 september 2018

Na een hete zomerperiode begint Nederland weer goed op stoom te komen. In de afgelopen maanden is er uiteraard het nodige gebeurd, ook op het gebied van de Omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Zo is eind juni het katern Gemeentelijke Applicatiearchitectuur Omgevingswet gepubliceerd, gebaseerd op de bekende GEMMA-architectuur. Graag brengen we dit nog even onder de aandacht.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over het katern Gemeentelijke Applicatiearchitectuur Omgevingswet.

De impactanalyse Informatievoorziening Omgevingswet in de praktijk

Lees het gehele artikel
6 juli 2018

Steeds meer gemeenten zijn nu bezig met de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. De hoeveelheid documentatie en het aanbod van landelijke en regionale themabijeenkomsten groeit in steeds sneller tempo. Het kan daarom lastig zijn om het overzicht te bewaren en de benodigde kennis op het juiste detailniveau te vergaren en te borgen.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, legt uit hoe het Omgevingswet-architectuurmodel kan helpen bij overzicht bewaren na invoering van de Omgevingswet.

BsGW legt basis voor efficiëntere processen

Lees het gehele artikel
27 juni 2018

redactie: dit artikel is een coproductie van Dirk Moree en Philippe van Hartingsveldt

Het aantal gemeenten dat is aangesloten bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW) is in korte tijd enorm gegroeid. Daarom is het nu tijd om te investeren in de interne bedrijfsvoering. Dit gebeurt niet alleen door de organisatie door te ontwikkelen, maar ook door de processen te optimaliseren. Zo is er bijvoorbeeld sprake van veel maatwerk vanwege de verschillende verordeningen van de aangesloten gemeenten. Daardoor is het aantal beheerverzoeken groter dan gewenst. Tijd dus voor de volgende stap.

Aan Telengy is gevraagd om de procesadviseurs die het herontwerpen van de processen binnen de BsGW gaan begeleiden, in drie dagen te trainen op het vlak van procesmanagement. Processen staan niet op zichzelf, maar zijn (ook) gerelateerd aan de organisatie, informatievoorziening en infrastructuur. Daarom heeft Telengy een workshop georganiseerd waarin, naast procesmanagement en Lean Management, ook aandacht werd besteed aan deze raakvlakken.

Theorie verbinden met de praktijk

Ons uitgangspunt was dat de procesadviseurs niet alleen theoretisch, maar ook praktisch gezien voldoende bagage zouden meekrijgen om met betrokkenen de processen te herontwerpen. Daarom is gekozen voor zeer interactieve sessies waarbij de theorie van procesmanagement en Lean Management telkens werd verbonden met de vraag: hoe gaat dat bij ons? Door met elkaar diverse praktijkcases te bespreken, bijvoorbeeld het proces van afhandeling van bezwaarschriften, werden de inzichten direct toegepast. Daarbij zijn diverse tools en formats aangereikt; je hoeft het wiel immers niet opnieuw uit te vinden. Daarmee kreeg de BsGW een ’toolkit’ in handen die, met de inzichten en praktische oefeningen, direct inzetbaar is. Door concrete processen te bespreken kwamen er al verschillende verbetermogelijkheden naar voren, bijvoorbeeld bij de processen Behandelen bezwaarschriften, Kwijtschelding, en Permanente Marktanalyse.

De training

De eerste twee dagen lag de focus op de procesoptimalisatie, het Lean inrichten van processen en de rol van de procesadviseur, de lijnmanager en de procesmanager. De derde dag stond in het teken van Werken onder Architectuur en de relaties van processen met applicaties, koppelingen, gegevens, producten en diensten, zaaktypen, en ketenpartners. Hierbij is het zogenoemde 9-vlaksmodel van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) het uitgangspunt geweest. Daarnaast zijn de procesrelaties behandeld in het licht van de laatste ontwikkelingen zoals nieuwe wetgeving (o.a. de AVG en de Omgevingswet), een toename in het gebruik van centrale voorzieningen (de Generieke Digitale Infrastructuur met o.a. de LVWOZ en MijnOverheid) en technologische innovaties (o.a. Internet of Things).

In deze opzet is ook het gebruik van landelijk beschikbare tools zoals de GEMMA Online Wiki en de Softwarecatalogus toegelicht. Hieruit bleek directe toepasbaarheid om overzicht en inzicht te krijgen in de operationele applicaties en koppelingen, en de rol van de GEMMA Procesarchitectuur en standaarden. Verder is voor elk van de 9 onderdelen van de architectuur, maar ook de omvattende elementen Beveiliging en Beheer, een analyse gemaakt van verbetermogelijkheden op het gebied van procesmanagement.

Reacties van deelnemers

De workshop is enthousiast ontvangen. De deelnemers vonden het zeer leerzaam en, misschien wel het belangrijkste, direct toepasbaar. Een belangrijk inzicht was dat de betrokkenheid van de hele procesketen cruciaal is bij het inzichtelijk maken van het hele proces, de knelpunten en onderlinge samenhang. Daarnaast is dit ook zeker belangrijk voor het creëren van draagvlak voor het eindresultaat, en hoe de procesadviseur een leidende rol kan pakken binnen de veranderingen.

Hoe gaat het verder?

Met de opgedane kennis als extra bagage gaan de procesadviseurs, samen met de procesverantwoordelijken, aan de slag om de huidige (IST) situatie te beschrijven. Hierbij worden onder andere knelpunten, ontwikkelpunten, informatievoorziening en privacyvraagstukken per proces in beeld gebracht. Rond 1 oktober 2018 zijn alle processen in beeld en wordt de slag naar de gewenste (SOLL) situatie gemaakt.

Aan de hand hiervan worden, samen met de verantwoordelijken, verbeteringen doorgevoerd. De procesadviseurs nemen hierin de regie. Ook worden deze wijzigingen in de relevante systemen uitgevoerd. Daarnaast wordt vanaf dit moment bij iedere procesaanpassing de procesadviseur betrokken, zodat ook daadwerkelijk de groei naar een procesgerichte organisatie kan worden gerealiseerd.

Tot slot

De training heeft de procesadviseurs van BsGW geholpen om de herinrichting van de organisatie en de bijbehorende processen beter op te pakken. Het geeft hen richting om de theorie te verbinden met de praktijk. De ’toolkit’ helpt om processen als procesadviseur via een uniforme aanpak te herontwerpen. Die aanpak bevordert tevens het gesprek met alle betrokkenen binnen de keten. Daarnaast zijn de procesadviseurs hiermee goed in staat om interventies op maat voor de BsGW aan te bieden, en om zo de procesbetrokkenen mee te krijgen in de veranderingen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt, via tel. nr. 06 10 40 51 36 of Dirk Moree, tel. nr. 06 52 04 31 45 of via email: d.moree@telengy.nl.

Herindelen leidt tot aanbesteden: spannend proces met verrassende uitslag

Lees het gehele artikel
27 juni 2018

Op 1 januari 2019 zal een flink aantal gemeenten gaan herindelen. Een belangrijk onderdeel van zo’n herindelingsproces betreft de harmonisatie van het applicatielandschap. Het is namelijk onwenselijk dat een nieuwe gemeente met meerdere softwarepakketten voor hetzelfde vakgebied blijft werken. Bij bijvoorbeeld Burgerzaken is dat zelfs onmogelijk.

Telengy-medewerkers spelen bij diverse herindelingen een rol als adviseur of projectleider. Zo ook bij de drie gemeenten waarover deze casus gaat. Deze drie gemeenten gaan op in één nieuwe gemeente. Daarbij hebben twee gemeenten een website van leverancier X en de andere gemeente een van leverancier Y. Volgens de opgestelde spelregels betekende dit het selecteren van een nieuwe oplossing via een aanbesteding. Daarom is een projectgroep ingesteld met deelnemers van de gemeenten op het gebied van communicatie en informatiemanagement, ondersteund door een regionaal inkoopbureau.

Marktconsultatie

Na een voorlopige bepaling van de scope is een marktconsultatie georganiseerd met vier leveranciers, zodat een aantal vraagstukken bentwoord kon worden voor de start van de aanbesteding. Zo is bepaald dat de website geen digitaal loket hoeft te bevatten. Met andere woorden: geen aanvraagprocessen met e-formulieren, identificatie via DigiD en eHerkenning, en afrekening via Ingenico. Dit maakte al onderdeel uit van het gekozen zaaksysteem, dat tevens een KlantContactSysteem (KCS) bevat. Een Social Intranet was ook niet nodig, want het systeem dat voor het herindelingsproces is opgetuigd bevalt goed en mag doorgaan. Wel moet de website een Producten en Dienstencatalogus (PDC) bevatten en uiteraard de mogelijkheid om dynamisch toptaken te presenteren.

De aanbesteding

Uit de prijsindicaties bleek dat een Europese aanbesteding niet nodig was. Er is daarom besloten tot een meervoudige onderhandse aanbesteding met dezelfde vier leveranciers. Gekozen is voor selectie op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding, waarbij gebruik wordt gemaakt van de gunningssystematiek ‘gunning op waarde’. Dat betekent dat de totale inschrijfsom verlaagd wordt met een fictieve aftrek, die ‘verdiend’ kan worden door meer toegevoegde waarde te leveren. De projectgroep heeft een mix bepaald van functionaliteit, implementatieplan en de Service Level Agreement (SLA). Daaraan toegevoegd is het verplichte onderdeel Duurzaamheid en Social Return on Investment. Voor de functionaliteit waren 39 wensen opgesteld. Dat lijkt wellicht veel, maar is al veel minder dan de honderden eisen die we een aantal jaren geleden nog wel eens meemaakten.

GIBIT

Daarnaast is dankbaar gebruik gemaakt van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) zoals opgesteld door de VNG. Ook handig is dat de VNG een generator beschikbaar stelt om overeenkomsten te maken op basis van een groot aantal keuzes. Dat nog niet alle leveranciers zich hierin kunnen vinden, blijkt uit het feit dat een groot deel van de 39 vragen in de Nota van Inlichtingen (NvI) hierover gingen. Een mooie service van de VNG is dat ze standaardantwoorden leveren op vaak gestelde vragen over de GIBIT. Slechts enkele vragen gingen over de eisen en wensen, waaruit bleek dat deze wel duidelijk waren: een voordeel van de gehouden marktconsultatie.

Lessons learned

De beoordeling van de inschrijvingen heeft een duidelijke winnaar opgeleverd. Dat was niet de partij met de hoogste fictieve aftrek, zoals vooraf verwacht was. Dat leverde de vraag op of ‘gunning op waarde’ voor deze aanbesteding de meest optimale variant is geweest. Een belangrijke les voor toekomstige aanbestedingen.

Andere geleerde lessen:

  • Een marktconsultatie vooraf heeft veel toegevoegde waarde.
  • De GIBIT vangt veel van de contractvoorwaarden af.
  • Bij ‘gunning op waarde’ is er geen vaste verhouding tussen prijs en kwaliteit.

De spanning is er in ieder geval af! Het implementatietraject met de winnende leverancier is met groot enthousiasme gestart.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

Vooraankondiging: Kennisplatform over ‘opgaven gestuurd werken’

Lees het gehele artikel
27 juni 2018

Op 27 en 28 september organiseert Telengy voor de 20e keer een Kennisplatform over een relevant gemeentelijk thema. Dit keer staat ‘opgaven gestuurd werken’ centraal. De bijeenkomst vindt plaats in Kapelle.

Opgaven gestuurd werken is een werkwijze met de focus op het realiseren van concrete effecten. De sleutel hiervoor is snel samen bouwen (in plaats van vergaderen) in samenspel met samenwerkingspartners: bedrijven, maatschappelijke partners en andere overheden. Opgaven zijn concrete zaken waarvan de resultaten zichtbaar en tastbaar zijn.

Programma

Op donderdagmiddag maakt u kennis met het thema vanuit het motto ‘leren door doen’. We spelen in enkele groepen het Opgaven gestuurd werken-Spel. Het spel wordt (be)geleid door Dr. Igno Pröpper, algemeen directeur van Partners + Pröpper, een organisatie die de grondlegger is van opgaven gestuurd werken. Igno past de werkwijze van opgaven gestuurd werken toe in de publieke en private sector rond een groot aantal vraagstukken, zoals de herinrichting van een regionaal winkelcentrum, de aanpak van woonoverlast, het bouwen van duurzame stallen (‘veehouderij van de toekomst’), het realiseren van een bruisend centrum in samenwerking met de sociale werkvoorziening, de aanpak van ongeletterdheid, en nog veel meer (zie ook www.opgavengestuurdwerken.nl).

Op donderdagavond krijgt u, aan de hand van twee praktijkcases van gemeenten die hier ervaring mee hebben, een kijkje in de keuken van opgaven gestuurd werken. Op de vrijdagochtend wisselen de deelnemers hun ervaringen op dit gebied met elkaar uit.

Programma Kennisplatform 27-28 september 2018

We zien u graag op 27 en 28 september.

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 19 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

ICT outsourcen of zelf doen?

Lees het gehele artikel
30 mei 2018

Twee middelgrote buurgemeenten werken op het vlak van ICT (lees ‘automatisering’ c.q. de technische infrastructuur) al enige tijd intensief samen en hebben een ICT-omgeving van een goed niveau opgebouwd. Ze maken gebruik van moderne technologie, met virtuele werkplekken dankzij VDI (Virtual Desktop Infrastructure), die stabiel en goed presterend is. Ook het beheer en de servicedesk hebben zich tot een hoog niveau ontwikkeld, waarmee een tevreden gebruikersorganisatie tot stand is gekomen. Daarnaast werken de twee gemeenten nog samen met andere gemeenten op het vlak van informatievoorziening: het I-taakveld. 

Zijn we groot genoeg?

Ondanks deze goede ICT-voorzieningen rijst bij beide gemeenten toch de vraag of ze samen gereed zijn voor toekomst. Kunnen ze met deze omvang de toekomstige ontwikkelingen aan? Hebben ze voldoende kennis en ontwikkelruimte in huis om de vele innovaties te onderzoeken, te implementeren en te beheren? En dit alles te bekostigen? Moet er worden gezocht naar aansluiting bij grote ICT-uitvoeringsorganisaties zoals Shared Service Centers (SSC’s) om bij groei van de ICT-voorzieningen de beheerkosten niet te laten stijgen of wellicht zelfs wat in te dammen? Een uitvoeringsorganisatie die door haar schaalgrootte in staat is om hoogwaardige kennis op te bouwen en te behouden en die de ruimte heeft voor onderzoek en innovatie? 

Advies

Deze gedachten waren aanleiding voor de gemeenten om Telengy te vragen om een advies uit te brengen over het onderbrengen van hun ICT-voorzieningen bij een regionaal SSC. Wat zijn de plussen en minnen van toetreding tot dat SSC, zowel nu als in toekomst?  

Telengy-adviseurs Eric Leroi en Ad van Dijck hebben dit verzoek opgepakt. Na het doorlezen van relevante documenten zoals strategische plannen, I- en ICT-visies, ontwikkelplannen, architecturen, beheermodellen, servicemodellen, DVO’s en SLA’s en kwaliteitsmetingen van zowel de betreffende gemeenten als het aanbiedend SSC, hebben zij gesprekken gevoerd met de juiste mensen binnen de gemeenten en het SSC. Deze gesprekken vonden plaats op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Het doel van de gesprekken was meerledig: 

  • Analyseren wat het ICT-niveau in de gemeenten en bij het SSC is.
  • Analyseren hoe de beheermodellen zijn ingericht en worden uitgevoerd, zowel bij de gemeenten als het SSC.
  • Analyseren hoe de serviceorganisaties opereren, zowel bij gemeenten als SSC.
  • Achterhalen wat de verwachtingen omtrent technologische innovatie en service bij de gemeenten zijn.
  • Achterhalen hoe de innovatiekracht van het SSC is en welke rol de nieuw aan te sluiten gemeenten daarin spelen.
  • Onderzoeken wat de veranderkracht van het SSC is: hoe Lean zijn zij in het snel aanbieden van nieuwe gewenste functionaliteiten, oftewel: kunnen zij daarin een korte ‘time-to-market’ bieden.
  • Achterhalen welke visie het SSC heeft in het samenspel tussen de informatiekant (die bij de gemeenten ligt) en de automatiseringskant (die dan bij het SSC zou komen) indien deze scheiding wordt gemaakt.
  • Onderzoeken hoe het SSC haar positie over 5 jaar ziet.

Technische verbeterslag

Allereerst bleek dat de technische verbeterslag, waar het SSC met haar huidige gebruikers nog middenin zit, van invloed was op de toetredingsmogelijkheden. Dit behelst een omslag naar een zeer moderne ICT-infrastructuur met goede beheervoorzieningen en een hoge beveiligingsgraad. Een omslag waarin van meerdere ICT-omgevingen van alle deelnemende gemeenten, die allemaal separaat moeten worden beheerd, naar één beheeromgeving voor alle deelnemende gemeenten werd gegaan. Deze forse verandering maakt het minder makkelijk om nieuw toetredende gemeenten direct mee te nemen. 

Hoe kijkt het SSC aan tegen de toekomst?

In de gesprekken met het SSC is vooruitgekeken naar de veranderingen die het nu al oppakt en nog verder wil oppakken, met een doorkijk naar de positie van het SSC over vijf jaar. Hierbij werd ingegaan op hoe het SSC omgaat met snel innoveren. Ook werd besproken hoe het SSC ervoor zorgt dat nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen worden vertaald naar nieuwe ICT-voorzieningen en functionaliteiten, die de deelnemende gemeenten direct kunnen inzetten voor hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Met andere woorden: biedt het een korte time-to-market?   

Het is dus zoeken naar een balans tussen een uniforme, stabiele en makkelijk te beheren ICT-omgeving met lage beheerkosten enerzijds en het snel inzetten van de allerlaatste technologische innovaties anderzijds. Veel SSC’s hebben met veel overleg en inzet alle deelnemers in een uniforme architectuurlijn gekregen en proberen met harmonisaties de beheerkosten zo laag mogelijk te houden. Het is niet makkelijk om deze afspraken steeds weer op te breken met nieuwe ontwikkelingen. Het is daarbij moeilijk om Lean te reageren op de continue veranderingen binnen een strategie om alle ICT uniform en binnen de gemaakte architectuurafspraken te laten passen. Efficiënt beheren en daarnaast ook snel anticiperen op innovaties vragen veelal verschillende organisatiemodellen en strategieën. 

De cloud

Een tweede aspect dat doet nadenken zijn de snelle cloud-ontwikkelingen. Steeds meer ICT-leveranciers, ook die in de gemeentespecifieke markt, bieden hun functionele oplossingen in de cloud aan. Deze oplossingen draaien in een ICT-omgeving bij de aanbieders of bij grootschalige en gespecialiseerde outsourcingaanbieders waarmee zij een partnerschap hebben. Gemeenten hebben dus steeds minder servers en andere ICT-voorzieningen nodig waarop de applicaties draaien. De behoefte aan het gebruiken van een serverpark en bijbehorende voorzieningen bij een gezamenlijk regionaal SSC neemt daarmee ook in hoog tempo af. Gemeenten moeten zich afvragen of ze niet meer moeten inzetten op het toenemende cloud-aanbod voor hun commodity-werkplekken, en zelfs of ze hun ICT niet bij een grote landelijke of op wereldniveau opererende professionele aanbieder moeten gaan afnemen. Dat kunnen ook aanbieders zijn die dit niet gemeentespecifiek aanbieden, omdat dit bijvoorbeeld voor een werkplekomgeving niet nodig is. Daarmee is tevens meer kans op zeer lage prijzen.   

Pas op de plaats

Al met al hebben de twee gemeenten vanwege deze laatste ontwikkelingen en de grote verbeterslag die het SSC nu maakt, besloten om even te wachten met aansluiten in 2018. Daarbij speelt mee dat de gemeenten in hun samenwerking ook goede stappen voorwaarts hebben gezet en kunnen leunen op een eigen moderne ICT-omgeving van hoog niveau. Over enkele jaren zullen zij met de nieuwe omstandigheden nogmaals onderzoeken of toetreden alsnog zinvol is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) komt er nu echt aan!

Lees het gehele artikel
26 april 2018

Jarenlang stond de BRO samen met de BLAU (Basisregistratie Lonen Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen) in het rijtje Basisregistraties waarbij iedereen dacht: wanneer gaat er iets mee gebeuren? Van de BLAU is inmiddels duidelijk dat die er (voorlopig) niet komt als Basisregistratie. Maar voor de BRO is er eindelijk duidelijkheid over de invoering. In dit artikel lichten Telengy-adviseurs Dirk Moree en Kim Lenders toe wat voor gemeenten van belang is. 

Zoals bij elke basisregistratie, kunnen de aspecten die voor de BRO van belang zijn voor gemeenten als volgt indelen: 

  1. Wat is het nut en de noodzaak van de BRO? 
  2. Over welke objecten gaat de registratie? 
  3. Wat zijn de wettelijke taken van gemeenten? 
  4. Welke processen moeten hiervoor aangepast worden? 
  5. Wat betekent dit voor de informatievoorziening en systemen? 
  6. Wat is de planning? 
  7. Wat wordt mijn aanpak? 

Nut en noodzaak

De BRO gaat over de geologische kenmerken van de bodem. Deze zijn niet alleen van belang voor bijvoorbeeld woningbouw en aanleg van infrastructuur, maar ook voor het inwinnen van drinkwater en delfstoffen. Voor de vele partijen die betrokken zijn bij dit soort activiteiten is een centrale registratie, waarvan de gegevens van hoge kwaliteit beschikbaar zijn, van groot nut. Het is effectief (noodzakelijk) omdat die bron betrouwbaar is en er dus geen verkeerde keuzes worden gemaakt bij het ontwikkelen van openbare ruimte waarbij de ondergrond een rol speelt. Daarbij is het efficiënt (nuttig) omdat niet elke betrokken partij telkens veel moeite moet doen om informatie te vinden bij andere betrokken partijen. Dat nut en die noodzaak zijn vergelijkbaar met de andere Basisregistraties die we inmiddels kennen. 

De registratieobjecten

Meestal worden gegevens over bodemonderzoeken geregistreerd. Binnen deze categorie worden verschillende onderzoeksmethoden gehanteerd waarbij ook weer andere typen gegevens nodig zijn. Zo is bij onderzoek naar de grondwaterstand andere informatie van belang dan bij een booronderzoek, waarbij het boormonster en de analyse daarvan geregistreerd wordt. Het is dus van belang om duidelijkheid te verkrijgen welke ‘bodemkundige activiteiten’ allemaal in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de gemeente uitgevoerd worden en welke gegevens daarvan vastgelegd worden door de uitvoerders.  

Wettelijke verplichtingen

Gemeenten moeten als bronhouder gegevens (laten) inwinnen en registreren in de Landelijke Voorziening. Zij zijn overigens niet de enige bronhouder: ook provincies, waterschappen, het Ministerie van Economische Zaken, Rijkswaterstaat en Staatsbosbeheer zijn bronhouders. De BRO lijkt in die zin op de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), waar ook meerdere bronhouders zijn. Een andere overeenkomst met de BGT is dat er vaak ingenieursbureaus worden ingeschakeld om gegevens in te winnen. Gemeenten dienen in hun rol als opdrachtgever dus ook duidelijk te maken wat zij van opdrachtnemers verwachten.  

Naast de aanleverplicht zijn er nog drie andere wettelijke verplichtingen: de gebruiksplicht, (terug)meldplicht en onderzoeksplicht. Ook dit is vergelijkbaar met andere basisregistraties. Net als bij de BGT is de komende jaren een gefaseerde groei (uitgedrukt in ‘tranches’) in het aantal typen BRO-gegevens dat geregistreerd moet worden. Historische gegevens van vóór 1-1-2018 zijn niet verplicht, maar wel toegestaan. Tot slot komen gegevens van private sonderingen niet in de Landelijke Voorziening. 

Processen

Bij het bepalen welke gegevens over bodemonderzoeken de gemeente produceert of gebruikt, zullen de processen waar deze gegevens een rol spelen in kaart moeten worden gebracht. Hiervoor worden binnenkort handreikingen gepubliceerd op basis van de ervaringen van de provincies met een pilot. Daarbij kunnen complicaties zijn dat sommige processen bij samenwerkingsverbanden uitgevoerd worden of zijn uitbesteed aan een private partij door middel van een langlopend contract. Dan staan die processen niet bij iedereen goed op het netvlies.  

Op de website van de BRO staat een rapportage over procesanalyses voor een aantal waterschappen en provincies. Voor gemeenten moet dit nog gebeuren. 

Informatievoorziening en systemen

De gegevens zullen conform wettelijke eisen (o.a. definities, kwaliteit, structuur) ingewonnen en vastgelegd moeten worden. Bij uitbesteding moeten de door de opdrachtnemer gehanteerde systemen en werkwijzen hier dan ook geschikt voor zijn. Daarnaast moeten de gegevens in het landelijke portaal (vergelijkbaar met SVB-BGT) worden gezet, maar ook ontsloten kunnen worden. De standaarden die daarbij nodig zijn (catalogi, koppelvlakken e.d.), moeten dus in de systemen ondersteund worden. De gemeente draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid en moet hierover dus goede afspraken maken met betrokken ingenieursbureaus en softwareleveranciers. 

Planning en aanpak

De BRO wordt gefaseerd, in zogenoemde ‘tranches’, ingevoerd. De nu lopende 1e tranche bestaat uit de registratieobjecten Geotechnisch sondeeronderzoek, Bodemkundige boormonsterbeschrijving, Grondwatermonitoringput en Mijnbouwwetvergunning. Het beschikbaar stellen van deze gegevens is verplicht vanaf 1-1-2018, het gebruik vanaf 1-7-2018.  

De checklist implementatie van de Rijksoverheid biedt veel aanknopingspunten om een gemeentelijk projectteam te formeren en een plan op te stellen. Het kan daarnaast erg nuttig zijn om hierbij de ervaringen met de goed vergelijkbare BGT te ‘hergebruiken’. 

Vervolg

In een volgende OiB zullen we ingaan op best practices bij gemeenten en daarbij onder andere inzoomen op de kosten en baten, ketenpartners, informatiearchitectuur, software en de relatie met de Omgevingswet. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Dirk Moree, 06 52 04 31 45, d.moree@telengy.nl of Telengy-adviseur Kim Lenders, 06 12 74 69 45, k.lenders@telengy.nl.

Ook Telengy ‘AVG-proof’

Lees het gehele artikel
25 april 2018


De Algemene Verordening Gegevensbescherming leeft volop in verschillende soorten organisaties: niet alleen de publieke, maar ook de private sector is bezig ‘AVG-proof’ te worden. Ook Telengy dient per 25 mei te voldoen aan de AVG-verplichtingen. Alle ondernemingen zijn na 25 mei verplicht om aan de Autoriteit Persoonsgegevens, die toeziet op de naleving van de AVG, te kunnen laten zien dat ze ‘privacy compliant’ zijn en zich dus houden aan de AVG.

Dat brengt een wettelijke plicht mee tot vastlegging van wat de onderneming doet en gedaan heeft met persoonsgegevens. Naast de vele AVG-opdrachten bij overheden waar Telengy-adviseurs bij betrokken zijn, is Telengy ook intern volop bezig met invoering van AVG-maatregelen.

Zo heeft Telengy-adviseur Teuntje Brouns in samenwerking met collega’s een verwerkingsregister opgesteld. Daarnaast is zij bezig met het opstellen van bewerkersovereenkomsten met de partijen waar Telengy mee samenwerkt en worden er Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uitgevoerd.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Grip op gegevens met integraal gegevensmanagement

Lees het gehele artikel
30 maart 2018

Het verbeteren en professionaliseren van gegevensmanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor het invoeren van de Omgevingswet. Grip op gegevens blijft echter niet beperkt tot de Omgevingswet. Voor nagenoeg alle belangrijke (toekomstige) vraagstukken bij gemeenten en in ketens is het tijdig kunnen beschikken over toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens een belangrijke eerste stap. Aan de slag met gegevensmanagement dus… Maar, zult u zich afvragen, waar moet ik dan beginnen en hoe pak ik het aan?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft samen met GEON-adviseurs Gerlof de Haan en Martijn Neijenhuis integraal gegevensmanagement.

Terugblik Kennisplatform ‘3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?’

Lees het gehele artikel
29 maart 2018

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers samen met collega’s van andere gemeenten geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Afgelopen keer, donderdag 8 en vrijdag 9 maart, luidde het onderwerp: ‘3D en Omgevingswet: hoe verandert het onze gemeente?’ Wat hebben we geleerd van de 3 decentralisaties (3D), waar we nu iets aan hebben in het licht van de omgevingswet? Deze 2-daagse sessie, met als gastgemeente de gemeente Borne, hebben we vooral gekeken naar de onderstromen van beide omvangrijke ‘uitdagingen’. Het zijn programma’s die veel vragen van de organisatie, van de techniek en zeker ook veel van de individuele medewerkers.

Systeemwereld

Tijdens het eerste dagdeel heeft Ruud Groot, adviseur bij Telengy, de 3D belicht vanuit meerdere invalshoeken (gemeente, aanbieder en inwoner). Het gebruik van eigen voorbeelden en ‘de stand in het land’ toonden aan dat transformatiedoelstellingen de afgelopen raadsperiode vooral worden ingestoken vanuit de systeemwereld, terwijl verandering van de ‘mindset in de leefwereld’ voorwaardelijk is voor realisatie van de transformatiedoelstellingen. Zonder verandering van de mindset (cultuurverandering) in de leefwereld sorteren technisch-instrumentele toepassingen geen effect.

Om te beginnen geen wetgeving nodig

Daarna was het de beurt aan Ton de Wit, adviseur en partner bij Telengy en Initiatiefnemer Kenniscentrum Omgevingswet. Ton belichtte het speelveld, de actoren en de verschillende (veranderkundige) invalshoeken van de Omgevingswet. Ton geeft aan dat er eigenlijk geen wet nodig is om aan de slag te gaan met de Omgevingswet. De wet is ‘slechts’ een formalisering van een ontwikkeling die al lang gaande is. Ook werden deze 10 succesbepalende factoren meegegeven om van de Omgevingswet een succes te maken.

Praktijkervaringen Urk en Katwijk

In de avondsessie hebben de gemeenten Urk (3D’s) en Katwijk (Omgevingswet) een kijkje in hun keuken gegeven en verteld hoe zij – elk op hun eigen manier – met deze opdrachten omgaan. Het bijzondere aan de aanpak van Katwijk is dat hun programma voor de Omgevingswet actief gebruik maakt van de Agile/Lean-benadering.

Terugblik op een intensieve, leerzame dag

Vrijdagochtend hebben de deelnemers met elkaar de overeenkomsten en verschillen tussen de programma’s van Urk en Katwijk in beeld gebracht. Aan de hand van de 10 succesbepalende factoren hebben we gediscussieerd wat dat betekent voor de aanpak in elk van de deelnemende gemeenten.

Volgende Kennisplatform

In september 2018 (de definitieve datum is nog niet bekend) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Kapelle. De deelnemers willen dan het volgende thema onder de loep nemen: Hoe geef je als gemeente invulling aan dit soort grote programma‘s, naast de reguliere taken en de lijnorganisatie? Hoe passen contextgericht werken, vraaggericht werken en opgavegericht werken hierin?

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

 

Ondertussen in…

Lees het gehele artikel
29 maart 2018

 

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

 

 

 

Gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 voegen de huidige gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen samen tot de nieuwe gemeente Beekdaelen. Uiteraard dient dan ook de ICT-organisatie gereed te zijn. Telengy, in de persoon van Harrie Dahlmans, gaat de gemeente ondersteunen bij diverse aanbestedingen die hiervoor de komende periode in de markt worden gezet. Harrie zal fungeren als adviseur voor de review en second opinion op de diverse aanbestedingsdocumenten.

Gemeente Amersfoort

Luc Aarts is sinds half maart aangesteld als lead-architect en adviseur zaakgericht werken binnen de gemeente Amersfoort. Hij zal mede vorm gaan geven aan de inrichting van de nieuwe omgeving. Tevens adviseert hij de organisatie en het management over de inzet van zaakgericht werken.

Gemeente Geldermalsen

De gemeente Geldermalsen zal op 1 januari a.s. opgaan in de nieuwe gemeente West Betuwe. Anouk Kersten is aangesteld als projectondersteuner bedrijfsvoering sociaal domein. Zij gaat zich richten op de inrichting van diverse technische processen en opbouw van de monitor sociaal domein.

Gemeente ‘s-Hertogenbosch

Per 21 maart is Femke de Vos aangesteld als senior adviseur sociaal domein in de gemeente ’s-Hertogenbosch. Zij zal zich onder meer bezig gaan houden met het onderwerp ‘beschermd wonen’.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Voorkom ‘app-spaghetti’ met platform voor omnichannel dienstverlening

Lees het gehele artikel
28 februari 2018

Er wordt volop gewerkt aan digitalisering en vernieuwing van de gemeentelijke dienstverlening. Zowel gemeenten als leveranciers ontwikkelen apps en portalen. Daarnaast worden landelijke onlinediensten en e-formulieren ontwikkeld en bouwen gemeenten hun eigen e-formulieren. Een enkele gemeente gebruikt tevens moderne middelen zoals (video)chat om te communiceren met burgers.

Op zich prima ingrediënten voor digitale dienstverlening. Vanuit het perspectief van de burger en ondernemer wordt het echter een veelheid aan op zichzelf staande oplossingen en apps. Een aanvraag via een app wijkt af van eenzelfde aanvraag via een portaal of e-formulier. Controles, wel of niet voor ingevulde gegevens en de mate van ‘intelligentie’ zijn verschillend. Uiteraard moeten de vele oplossingen ook los van elkaar onderhouden en beheerd worden, bijvoorbeeld als wetgeving of technologie wijzigt. Naar analogie van de diversiteit in lokale gemeentelijke applicatielandschappen dreigt zo een nieuwe ‘spaghetti’ te ontstaan aan handige apps en formulieren.

Integratie kanalen

Veelal hanteren gemeenten nog het multichannel principe: de burger kan zelf het gewenste kanaal gebruiken. De kanalen worden los van elkaar ontwikkeld en zijn dus niet onderling geïntegreerd. Moderne omnichannel dienstverlening waar de kanalen in samenhang gebruikt kunnen worden, is dan ook niet mogelijk. Bijvoorbeeld tijdens het invullen van een e-formulier een (video)chat starten voor hulp bij het invullen of een aanvraag in een app starten en later op de computer afmaken.

Landelijk platform

Alternatief is een landelijk platform voor gemeentelijke (digitale) dienstverlening. De basis voor zo’n platform kan een modern Dynamic Case Management / Customer Relations Management platform zijn. Dat wordt bijvoorbeeld ook door banken gebruikt om hun digitale dienstverlening te verbeteren en te personaliseren.
Met zo’n platform zijn dienstverleningsprocessen relatief snel in te richten en aan te passen waarna web interface en apps automatisch genereerd worden. Deze zijn dus ook gelijk qua opzet en functionaliteit en geïntegreerd. En dat is nodig voor omnichannel dienstverlening.

De ‘time to market’ wordt hierdoor aanzienlijk korter en de kosten lager.
Veelal is ook standaard functionaliteit beschikbaar om processen zelflerend te maken, bijvoorbeeld met behulp van kunstmatige intelligentie. Daarmee kunnen burgers en ondernemers steeds meer zaken op basis van selfservice regelen. Dat ontlast de backoffice en vergt minder ingewikkelde en dure koppelingen.

Aansluiten in eigen tempo

Een landelijk platform is uiteraard bij uitstek geschikt voor oplossingen op landelijke schaal. Omdat het schaalbaar is kan een kleine groep van gemeenten er mee starten. Het is ook niet noodzakelijk om zo snel en zoveel mogelijk gemeenten aan te sluiten om het rendabel te krijgen. Gemeenten kunnen dus in eigen tempo aansluiten.

Het platform kan ook als service aan gemeenten worden aangeboden zodat zij hun eigen e-diensten ermee kunnen faciliteren. Daarbij kunnen zij bouwstenen en services (API’s) gebruiken die het platform beschikbaar stelt. Bijvoorbeeld voor identificatie en authenticatie, betaling, gebruik van basisregistraties en landelijke voorzieningen enzovoorts. Burgers en ondernemers kunnen op het platform de eigen processen/aanvragen inzien en nagaan wie welke gegevens waarvoor gebruikt heeft (privacy by design).

Behalve voor gemeenten kan het platform ook ingezet worden voor gerelateerde dienstverlening van bijvoorbeeld ketenpartners. Daardoor wordt het mogelijk om vanuit het perspectief van burger en ondernemer integrale dienstverlening aan te bieden.

Leveranciers- en contractmanagement

Om een vendor lockin te voorkomen is professioneel leverancier- en contractmanagement noodzakelijk. Ook is het raadzaam om het platform te combineren met bestaande en nieuwe (open source) componenten en om meerdere implementatiepartners in te zetten.

Tot slot past een dergelijk platform bij de huidige tendens van collectivisering, landelijke voorzieningen en bij gemeentelijke initiatieven zoals GGI en Common Ground. Het lijkt een veelbelovende oplossing die het waard is om nader verkennen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.