Gemeenten staan voor de uitdaging om in de komende jaren de Omgevingswet te implementeren. Ze worden opgeroepen om er vooral mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is er nog veel onzeker en onduidelijk. Bijvoorbeeld over de informatievoorziening omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het geeft veel gemeenten een gevoel van onbehagen: we moeten aan de slag maar waarmee dan en hoe?

Daarom heeft de gemeente Utrechtse Heuvelrug de quickscan ‘Informatievoorziening Omgevingswet’ uit laten voeren door Telengy-adviseurs Roald Schel en Ton de Wit. De quickscan geeft in begrijpelijke taal inzicht in de landelijke voorzieningen zoals het DSO en in de impact hiervan op:

• de informatievoorziening.
• het lokale applicatielandschap.
• het beheer en ontsluiten van ruimtelijke gegevens.

Wat houdt de quickscan informatievoorziening Omgevingswet in?

De quickscan brengt onder andere in beeld welke, voor de Omgevingswet relevante, administratieve en geometrische applicaties de gemeente in gebruik heeft. En hoe bijvoorbeeld koppelingen met o.a. landelijke voorzieningen geregeld worden.

Jan Pieters (projectleider Gemeente Utrechtse Heuvelrug) zegt over de quickscan Informatievoorziening Omgevingswet: “We weten nu wat we in huis hebben, wat de status daarvan is en hoe we het georganiseerd hebben. Behalve inzicht in de status en impact heeft de quickscan ook het belang van regionale afstemming duidelijk gemaakt.” Germt Medema (Manager Omgeving Gemeente Utrechtse Heuvelrug) vult dit aan met: “De uitkomst onderstreept voor mij het belang van afstemming met onze ketenpartners en buurgemeenten.” De quickscan is voor Jan Pieters ook een bevestiging dat veel zaken reeds in de projectafbakening en projectaanpak zijn verwerkt. “Het is ook wel fijn om vanuit een onafhankelijke blik bevestigd te zien dat we al veel veranderingen onderkend hebben en op de juiste weg zijn.” Hoewel de rapportage hier en daar specialistische detailinformatie bevat is deze, wat Germt Medema betreft, wel degelijk toegankelijk. De aanbevelingen en acties zijn voor hem als manager helder en bruikbaar.

De rapportage en het afsluitende consultatiegesprek bieden het benodigde inzicht in wat er al concreet gedaan kan worden. Zaken die ook zonder de Omgevingswet al opgepakt kunnen worden en die straks ook voor de omgevingswet noodzakelijk zijn.

Quickscan als basis voor het vervolgtraject

Tot slot is de quickscan een handig instrument om de impact van de Omgevingswet met alle betrokkenen inhoudelijk te bespreken. Het maakt duidelijk wie op welke wijze betrokken is bij de veranderingen en wat het voor eenieder gaat betekenen. Zowel in het dagelijkse werk als voor de daarbij gebruikte applicaties. De quickscan Informatievoorziening Omgevingswet kan ook een goede basis vormen voor een programmaplan en projecten op het gebied van informatievoorziening.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

Er kan tegenwoordig héél veel met big data. Maar is dit ook ethisch verantwoord? Afgelopen donderdag 14 en vrijdag 15 september stonden in het teken van dit thema bij de gastgemeente Hattem. 

Uitgebreide informatie over het programma en de sprekers vindt u in deze brochure Big data & ethiek

Big data, niks is gek genoeg!

In de middag heeft Anna Snel, Independent Scientific Research Professional, het platform meegenomen in de wondere wereld van Big Data. Er zijn verschillende voorbeelden langsgekomen waardoor je getriggerd wordt om na te denken over de mogelijkheden.

Zwanger? Ja zwanger!

Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van de winkelketen ‘Target’ uit de Verenigde Staten. Er was eens een dag waarop een man een Target inliep om te klagen bij de manager. Zijn dochter kreeg kortingsbonnen voor babykleren en zwangerschapskleding toegestuurd. Terwijl zijn dochter toch echt niet zwanger was. De manager belde de man een paar dagen later zelfs op, om telefonisch zijn excuses aan te bieden. Maar de excuses van de manager bleken overbodig, de dochter was echt zwanger. Target was door het koopgedrag van de dochter te vergelijken met koopgedrag van zwangere vrouwen in het algemeen, eerder op de hoogte van de zwangerschap dan de vader.

Street Bump

Of al eens gehoord van de app ‘Street bump’? Deze app gebruiken vrijwilligers in Boston om tijdens het rijden data te verzamelen over de conditie van de straten. De app merkt het op als je door een kuil rijdt of als de weg niet helemaal glad is. Door deze informatie real-time inzichtelijk te hebben, wordt het mogelijk gemaakt om korte termijn ‘problemen’ snel aan te pakken en alvast plannen te maken voor lange termijn investeringen.

Waar staan we als gemeente?

Na de inspirerende voorbeelden van Anna  nam Eric de Kruik, adviseur sturingsinformatie bij KING, het platform mee in de ervaringen van gemeenten met Big Data. Eric gaf ondermeer aan dat in Nederland een 30-tal gemeenten best al goed op weg zijn in het gebruiken van big data. Ook vestigde hij de aandacht op de initiatieven van KING, zoals koken met data en de KING data science hub. Voor meer informatie zie de website van KING: www.kinggemeenten.nl.

De Ethische Data Assistent (DEDA)

Vervolgens was het tijd voor de dagelijkse praktijk van de deelnemers. Onder begeleiding van twee data ethics consultants zijn de deelnemers met eigen cases aan de slag gegaan. Aan de hand van twee vraagstukken en de DEDA poster zijn we gaan kijken wat wél en wat niet ethisch verantwoord is.

DEDA helpt data-analisten, projectmanagers en beleidsmakers om ethische problemen in data- projecten, datamanagement en databeleid te herkennen. DEDA is in nauwe samenwerking met data-analisten van de Gemeente Utrecht ontwikkeld en bestaat uit een toolkit die helpt bij het in kaart brengen van ethische kwesties bij dataprojecten, bij het documenteren van het beraadslagingsproces en bij de bevordering van de verantwoording aan de diverse stakeholders en het publiek.

Het gaf de deelnemers inzicht in de onderwerpen waar je echt rekening mee moet houden als je Big Data-vraagstukken wilt aanpakken. De workshop is toegankelijk, laagdrempelig en dus ook goed inzetbaar in je eigen organisatie. De poster is gratis te downloaden op www.dataschool.nl.

Terugblik op intensieve, leerzame dag

Vrijdagochtend hebben we teruggeblikt op de donderdag. Het was een intensieve dag waarin veel nieuwe inzichten zijn gekomen. Daarnaast hebben we nog een vraagstuk behandeld om samen te komen tot een concreet idee over hoe je zo’n vraagstuk aan kunt pakken aan de hand van big data, wie je erbij moet betrekken en wat daarbij de ethische problemen zouden kunnen vormen. Het waren weer twee zeer geslaagde dagen. Op naar het volgende kennisplatform!

Een van de deelnemers na afloop:

‘Voor deze bijeenkomst was ik wat big data & ethiek betreft onbewust onbekwaam, nu ben ik nog steeds onbekwaam, maar me daar wel bewust van.’

Nog genoeg te doen dus …

Volgende Kennisplatform

Op 8-9 maart 2018 (startend met lunch op 8 maart en eindigend met een lunch op 9 maart) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Twenterand. Het thema met werktitel is dan: ‘Wat kunnen we leren uit de ervaringen van de 3 decentralisaties in het licht van de Omgevingswet waar we nu mee aan de slag gaan/zijn?’

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Vier kleinere volwassen organisaties worden samengevoegd door middel van een ambtelijke fusie. Daardoor zijn ze in één keer een onvolwassen, in opbouw zijnde grotere organisatie. Allereerst een forse schaalsprong die niet te onderschatten is. Na een voorbereidingstraject, dat is gestart in 2013, is in juni 2015 de definitieve knoop doorgehakt. Vanaf 1 januari 2017 is de ambtelijke fusie officieel. De vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vormen samen ‘De BUCH’. Dit is niet niks, er moet op dat moment een nieuwe organisatie ontstaan. Vervolgens krijgen medewerkers  een nieuwe leidinggevende. Werken veelal op een nieuwe locatie met nieuwe collega’s. In sommige gevallen nieuwe werkzaamheden en een ander geautomatiseerd systeem. De veranderingen voor de medewerkers zijn heel erg groot. Ingeslepen routines maken vaak plaats voor ‘opnieuw ontdekken, met elkaar’.

Meer diversiteit na een ambtelijke fusie

De vier gemeenten hebben, na de ambtelijke fusie, opgeteld zo’n 101.000 inwoners, die even divers zijn als hun omgeving. Jong en oud, forensen en agrariërs, Randstedelingen en dorpelingen. Vanuit de vier gemeentehuizen werken in totaal ruim 800 medewerkers bij De BUCH. De organisatie bestaat uit acht domeinen: Inwoners en Ondernemers, Ruimtelijke Ontwikkeling, Wijkbeheer, Samenleven, Civiele Werken en Verkeer, Bestuursstaf, Bedrijfsvoering en Informatisering en Automatisering.

Inrichting 5e huis bij een ambtelijke fusie

Tijdens de voorbereidende fase, in mei 2016, heeft De BUCH hulp ingeroepen bij Telengy-adviseur Ger Manders. Als programmamanager PIA (procesmanagement en I&A) was het belangrijk om de harmonisatie van processen, applicaties en technische infrastructuren op een beheerste en gecontroleerde manier in te richten.

Een nieuwe technische infrastructuur (het zogeheten 5^e huis) was noodzakelijk om na de ambtelijke fusie en in de toekomst de applicaties van de nieuwe werkorganisatie BUCH te kunnen huisvesten. De inrichting van dat 5^e huis is een specialistische taak waarvoor externe expertise is ingeschakeld.  Verder is ook wel gebleken dat het ondanks alle hectiek belangrijk is om alle (I&A-)medewerkers goed op te leiden. Je zorgt er als organisatie voor niet té afhankelijk wordt van de binnengehaalde expertise.

Business en IT Alignment bij ambtelijke fusie

BITA (Business and IT Alignment) staat bij Ger hoog in het vaandel. Vakafdelingen en I&A  moeten elkaar verstaan en de mensen moeten elkaar meenemen in elkaars verhalen. Hier heeft hij dan ook veel tijd in gestoken, o.a. wekelijks in het MT.

Omdat er – uiteraard – schaarste is aan geld, menskracht en verandervermogen is samen met de business bepaald welke harmonisatieprojecten prioriteit krijgen. Dat waren er 14 in 2016 en 19 in 2017. Het is belangrijk om per project hier met elkaar een duidelijk beeld over te hebben, wat overigens nog niet meevalt. Waar we het nog vaak mis zien gaan, is bij business projecten met een dominante ICT-component. Vaak wordt hier de ICT-manager als verantwoordelijke aangesteld, terwijl het beter is om de verantwoordelijkheid bij de business te leggen. ICT kan zich dan in een ondersteunende rol positioneren.

Theo Bremer, Programmamanager Bedrijfsvoering bij De BUCH, over Ger Manders:

‘Ik heb Ger leren kennen bij de gemeente Castricum. Hij werd daar in 2014 binnengehaald om hetprogramma ‘Werk aan de Gemeentewinkel’ te leiden. En later heeft hij in Castricum ook de afdeling Informatievoorziening onder zijn hoede genomen. Vanuit deze rollen is hij uiteindelijk bij De BUCH terecht gekomen. Gelukkig maar, want deze transitie/transformatie is geen eenvoudige. Daar hebben we echt hulp bij nodig. Ger is hierbij voor ons van waardevolle betekenis geweest. Met zijn scherpe analyses heeft hij ons een spiegel voorgehouden. Hij wees ons op fouten en onvolkomenheden en legde zijn vinger af en toe op een zere plek. Wij hadden dat nodig om verder te komen. Ger heeft ons meegenomen in de wereld van processen, informatisering en automatisering en duidelijk gemaakt hoe je project- en planmatig moet werken. Hij bracht structuur aan, haalde expertise naar binnen, legde prioriteiten/keuzes voor, gaf inzicht, schepte duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en maakte, misschien wel het meest belangrijk, de verbinding tussen de organisatie en I&A. Met zijn heldere presentaties en praatplaten hield hij ons aangehaakt en scherp.’

I&A in de steigers

Op 1 september 2017 heeft Ger het stokje overgegeven aan een nieuwe programmamanager Informatievoorziening en Automatisering. Deze gaat fulltime bij De BUCH in dienst, terwijl Ger als inhuur 3 dagen per week beschikbaar bleef. De komende jaren zal De BUCH nog veel energie steken in het samenwerken en het harmoniseren van werkwijzen en de onderliggende systemen.

Ger over de periode bij de BUCH:

‘Ik kijk met veel plezier en voldoening terug op mijn werk bij De BUCH. Een unieke kans om in een dergelijk complexe situatie I&A in de steigers te zetten. Het sloot ook mooi aan bij de rol die ik daarvoor had, namelijk Afdelingsmanager Informatievoorziening bij gemeente Castricum.’

Onlangs is Ger gestart bij de gemeente Heerlen waar hij aan de slag is als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger bij De BUCH, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

In ieder nummer van M&C beschrijft een organisatieprofessional een casus uit de praktijk, onder redactie van Rob Wagenaar. In deze editie beschrijft Ad van Dijck de casus Digitalisering bij twee fusiegemeenten.

Ad verwijst in zijn casus naar ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

De nieuwe gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 ontstaat uit Nuth, Schinnen en Onderbanken de nieuwe gemeente Beekdaelen. Telengy is gevraagd om voor deze nieuwe gemeente een integrale visie informatisering en automatisering op te stellen. De komende maand zullen onze adviseurs hieraan bijdragen. Dit adviestraject wordt vanuit Telengy aangestuurd door Henk Albers en Ad van Dijck.

Gemeente Beuningen

Binnen de gemeente Beuningen heeft de afgelopen jaren een behoorlijke organisatieverandering ondervonden. Inmiddels staat de organisatie en is de tijd gekomen om op diverse onderdelen van de organisatie een doorontwikkeling in te zetten. Peter ter Telgte is gevraagd om de gemeente bij te staan bij de doorontwikkeling van het I-team. Hij wordt hierin bijgestaan door Wouter Le Febre.

Gemeente Heerlen

Ger Manders is aangesteld als manager Informatievoorziening bij de gemeente Heerlen. De komende maanden vervult hij deze functie en zal hij samen met zijn team werken aan een efficiënte informatieorganisatie.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft Ron de Vet aangesteld als teamleider Informatie & Gegevensbeheer. De komende periode (6 tot 12 maanden) zal hij de gemeente samen met zijn team verder ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Gaandeweg ontstaat er meer duidelijkheid over wat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wel en niet gaat bieden. Ondanks onzekerheid over de exacte inhoud en planning is op basis van nu bekende informatie wel inzicht te geven in de impact op de belangrijkste informatievoorziening componenten en in nu al te ondernemen acties.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft de impact van de Omgevingswet op de gemeentelijke informatievoorziening.

Okkie Trooy is een bekende tv-serie voor kinderen uit de jaren ’60. Hij had een koffertje dat hij met open- en dichtklappen kon omtoveren mét of zónder krentenbollen. Maar ja, we zijn ruim 50 jaar verder en nu is ‘case-management’ iets heel anders en zéker de ‘dynamic’ variant daarvan. Voordeel is wél dat er geen octrooi op rust.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over Dynamic Case Management.

Gemeenten realiseren zich dat het nodig is om de voorbereiding op de Omgevingswet te starten en velen zijn ook al aan de slag. Met name rondom de informatievoorziening zijn er echter nog de nodige vragen en onduidelijkheden.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft zaken die gemeente nu al kunnen doen op het gebied van informatievoorziening.