Binnen de overheid is zaakgericht werken inmiddels aardig standaard geworden. Minder bekend en standaard is een zaaksysteem gebaseerd op Office365 en Sharepoint. MijnGemeenteDichtbij heeft begin 2018 deze vrij innovatieve stap gezet. Er is gekozen voor het ondersteunen van het zaakgericht werken met het zaaksysteem OneGove van Ilionx (voorheen PerfectView). Dit is een cloud oplossing die volledig gebouwd is binnen Office 365 en Microsoft Dynamics 365, en geheel gericht is op samenwerking en informatie delen.

MijnGemeenteDichtbij (MGD) is de werkorganisatie van de twee zelfstandige gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel. Beide gemeenten werkten al enkele jaren geheel of gedeeltelijk zaakgericht met Corsa en Verseon. De wens van de gemeenten was om volledig digitaal en procesgericht te gaan werken, met behulp van een zaaksysteem daar waar dit toegevoegde waarde heeft, en de oude digitale archieven toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving. Daarbij moesten de processen van de twee gemeenten zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, inclusief de bestuurlijke besluitvorming. Een hele opgave, en een mooi proces! Monique Verbeeten mocht het implementatie proces als adviseur en projectleider voor MGD begeleiden.

Innovatief

MGD maakt naast het zaaksysteem ook gebruik van het Valo intranet; het Social Intranet voor Office 365 en Sharepoint dat fungeert als de digitale werkplek. Daarmee wordt het delen en terugvinden van documenten soms wel heel transparant en gemakkelijk. Documenten die in het zaaksysteem zijn opgeslagen, worden zichtbaar in het smoelenboek van de medewerkers. Daarbij is een goede inrichting van de autorisaties van belang!

Datamigratie

De wens om de bestaande digitale archieven uit Corsa en Verseon toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving, betekende dat er ook een traject van datamigratie moest plaatsvinden. Daarbij is de hulp ingeroepen van Xillio, een partij die ervaring heeft met het migreren van data en daarbij gebruik maakt van speciale connectoren.

De datamigratie was een pittig proces, dat veel tijd en energie heeft gevraagd van alle betrokken partijen, dus zowel van de leverancier als van de medewerkers van MGD.

Bij een migratie dienen de brongegevens van goede kwaliteit te zijn om goed gemigreerd te kunnen worden. Als er veel ruis zit in de oude data, moet dit in de brondata geschoond worden, anders komen de gegevens niet goed in het nieuwe systeem. Daarbij moesten af en toe moeilijke keuzes gemaakt worden en is veel handwerk verricht. Over het uiteindelijke resultaat is MGD echter tevreden.

April 2019 is MGD organisatie-breed (voor de beide gemeenten) live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. En onlangs is ook de datamigratie van alle zaken en documenten afgerond. Voor de komende periode is het van belang om een stabiele omgeving te hebben en te houden, en de door ontwikkeling vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06  17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Deze zomer is Robbert Becker bij de gemeente West Betuwe betrokken geweest als applicatiebeheerder voor het sociaal domein. De nieuwe applicatiebeheerder kon pas na de zomer beginnen en ondanks de zomervakantie moest de ‘winkel’ gewoon open blijven. En ondanks dat de gemeente na de herindeling in rustiger vaarwater was gekomen, blijft er na zo’n samenvoeging genoeg te doen!

Data-analyse

Samen met een aantal buurgemeenten is West Betuwe de informatievoorziening in het sociaal domein aan het doorontwikkelen. Door middel van onder andere data-analyse wil men grip krijgen op de uitgaven en inzet van mensen. Om op die manier de dienstverlening te verbeteren en de bedrijfsvoering effectief in te richten. Voordat je uiteindelijk bij een rapportage of dashboard bent en over de goede sturingsinformatie beschikt, ben je al over een behoorlijk aantal schijven gegaan.

Applicatiebeheer

Want om aan de ‘achterkant’ informatie goed uit de systemen te krijgen, moet er al aan het begin aandacht zijn voor een goede registratie en verwerking van gegevens en data. Die gegevens worden elke dag door consulenten en administratieve medewerkers ingevoerd, aangepast, gecorrigeerd of verwijderd. Een goede inrichting van de diverse applicaties helpt om dit zo makkelijk mogelijk te doen. Overbodige velden moeten hierbij zoveel mogelijk worden voorkomen en gebruikers moeten daarnaast zoveel mogelijk worden gestuurd door middel van bijvoorbeeld keuzevelden of een beperkt aantal opties. Zie hier: de toegevoegde waarde van de applicatiebeheerder!

Kaizen

Slechts op de ‘winkel’ passen zit niet in mij, ik streef naar verbetering door mens en systeem beter op elkaar aan te laten sluiten. Door kennis te vergroten van de gebruiker, of door een systeem beter in te richten. Op die manier kunnen we samen de dienstverlening aan burgers verbeteren en efficiënter en beter (samen)werken. Zo heb ik deze zomer mijn steentje bijgedragen aan de gemeente West Betuwe.

De werkorganisatie CGM is ontstaan op 1 januari 2014 uit een ambtelijke fusie en werkt voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert. Binnen het sociaal domein wordt gewerkt met de Suite4Sociaal Domein van Centric. Ondanks dat CGM gemeentebreed al vanaf de start werkt met het zaaksysteem van Decos, waren binnen het sociaal domein de papieren dossiers nog steeds leidend.  

Van papier naar digitaal

Het management wilde hier graag vanaf om efficiënter te kunnen werken en heeft in eerste instantie een Quick Scan uit laten voeren door Telengy. Hierin zijn twee mogelijkheden aangegeven om met digitale dossiers te kunnen werken. Uiteraard was een voor de hand liggende oplossing om een koppeling te realiseren tussen de Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem van Decos. Een alternatief was echter om alle documenten digitaal op te slaan per werkproces in de Suite4Sociaal Domein. Dit voorkomt dat een koppeling gelegd moet worden, wat vaak moeizaam gaat. Bovendien lopen de kosten vaak flink op. Het alternatief was snel en goedkoop te realiseren. Een snelle implementatie was extra belangrijk omdat de huurperiode van de ruimte, waarin alle papieren dossiers opgeslagen waren, zou eindigen.  

Een gesprek met Centric maakte duidelijk dat er zeker voldoende aanknopingspunten waren voor het alternatief. Het management heeft gekozen om dit als eerste fase uit te voeren. Een koppeling met het zaaksysteem van Decos kan dan later alsnog ingevoerd worden. Het belangrijkste doel is dat medewerkers leren om volledig digitaal te werken. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat dit alternatief mogelijk niet voor alle gemeenten een optie is. Indien een gemeente namelijk als beleid heeft om via een centraal KCC alle klanten te kunnen bedienen door gebruik te maken van een centraal zaaksysteem en onderliggend DMS, dan is dit alternatief niet goed mogelijk. In veel gemeenten wordt dat beleid echter losgelaten, mede als gevolg van de AVG. 

Werkt het alternatief?

Begin 2019 is gestart met een projectteam, bestaande uit verschillende disciplines. Naast functioneel  beheer bestaat het team uit een kwaliteitsmedewerker sociaal domein, een DIV-medewerker van het sociaal domein, de DIV-coördinator van CGM en natuurlijk de projectleider van Telengy. Vervolgens is afgetrapt met een toets of het alternatief inderdaad werkbaar zou zijn. Sommige teamleden hadden daar op voorhand twijfels over.   

Al snel bleek het idee goed realiseerbaar. De kern van de aanpak is dat elke fase is uitgebreid met twee optionele taken: het toevoegen van een extern document en het raadplegen van de documenten die bij het werkproces horen. Belangrijk is dat alle inkomende documenten aan het werkproces worden toegevoegd, of dat nu papieren of digitale documenten zijn (bijvoorbeeld e-mail). Een belangrijk punt is dat digitale documenten veilig per mail kunnen worden ontvangen en verstuurd. CGM gebruikt daarvoor Cryptshare. Sinds de release in juni is de gebruiksvriendelijkheid daarvan sterk toegenomen. 

Wmo naar ‘digitaal’

Nadat het “digitale dossier” aan alle kanten onderzocht is, zijn gesprekken gevoerd moet vertegenwoordigers van gebruikers. Gestart is met de Wmo-processen. Dit ging zo goed dat eind mei van dit jaar besloten is om alle Wmo-processen ineens om te zetten naar ‘digitaal’. Op 1 juli zijn daar de processen voor aanvraag levensonderhoud en bestandsbeheer aan toegevoegd. Daardoor wordt op dat moment al voor een groot deel digitaal gewerkt. Er is dus niet gekozen voor een ‘Big Bang’.  

Om medewerkers te laten wennen is een ‘groen formulier’ geïntroduceerd. Wanneer een nieuw werkproces wordt gestart dat volledig digitaal zal verlopen, wordt als énige papieren document een groen formulier aangemaakt. Dit gaat van bureau naar bureau als teken dat er een digitaal dossier is. Zo wordt verwarring voorkomen met de werkprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn. Ook zorgt het ervoor dat medewerkers eraan wennen dat nieuwe werkprocessen zichtbaar worden in de  werkvoorraad. De ontvangst van een groen formulier is een teken dat er een nieuw werkproces in de werkvoorraad in de Suite4Sociaal Domein is toegevoegd. De inhoud van het dossier is echter alleen digitaal beschikbaar. 

Geen handtekening

Een andere maatregel die is genomen is dat uitgaande documenten niet meer getekend worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat daar voor beschikkingen en andere uitgaande brieven geen juridische basis voor bestaat. Ook blijft het datumstempel achterwege. De datum wordt vlak voor de verzending ingevuld. Bij verzending via Cryptshare is een leesbevestiging ook mogelijk. 

De verwachting is dat alle bestaande soorten werkprocessen (meer dan 100) in 2019 digitaal gemaakt kunnen worden. Daarnaast zullen ook werkprocessen ontwikkeld worden voor andere werkzaamheden. Binnen een jaar kan de doelstelling gerealiseerd worden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk hebben in 2015 besloten intensief samen te werken. Vanaf eind juni zitten de drie gemeenten op één gezamenlijk ICT platform. Oisterwijk en Hilvarenbeek namen hun ICT-diensten al af van Equalit. Goirle heeft zich hier eind juni aan toegevoegd. Dit vanuit het doel om de processen en applicaties verder te harmoniseren.

Goede voorbereiding cruciaal

Om samen op één ICT-platform te komen, ging er voor Goirle een hele migratie vooraf. Op papier lijkt het zo gemakkelijk: inpakken en wegwezen. Echter, in de praktijk is het vele malen weerbarstiger. Naast dat het een ICT-technische kluif is, zorgt dit ook voor vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. Vanuit haar rol als medewerker informatiemanagement heeft Teuntje Brouns zich intensief bezig gehouden met de voorbereiding. Dit om te zorgen dat de gemeente op een snelle, voor gebruikers vlotte manier naar de nieuwe omgeving konden overgaan. Je moet dan denken aan vraagstukken zoals: 

• Hardware: wat is er op dit moment in huis, wat is er daadwerkelijk nodig in de nieuwe situatie, welke impact heeft de wijziging op gebruikers? 
• Account/profielen: welke rechten en instellingen hebben medewerkers?  
• Processen: welke processen moeten op een andere manier georganiseerd worden? 
• Communicatie: welke gebruikersgroep moet op welke moment om welke manier geïnformeerd worden. 
  

Aandachtspunten voor een succesvolle ICT-migratie 

Tijdens de verschillende vraagstukken blijft steeds het betrekken en het communiceren met je gebruikers het belangrijkste aandachtpunt. Gebruikers zorgen namelijk voor essentiële input in de voorbereiding. Als hier op wordt ingespeeld, zorgt dit voor gebruikersadoptie en gebruikerstevredenheid bij gebruikers. Hieronder diverse aandachtspunten die deels bijdroegen aan een succesvolle ICT–migratie.  

Een goed begin is het halve werk

Zoals het eeuwenoude gezegde zegt: “Een goed begin is het halve werk”. Veel mislukte migraties vloeien niet voort uit haperende technische oplossingen of slechte consultancy. Regelmatig komt dit doordat de IT-omgeving wordt aangepakt, maar de organisatie niet in gereedheid worden gebracht.  

Betrek medewerkers

Als alleen de administratieve inventarisaties worden meegenomen en de gebruikers niet worden betrokken, heeft dit ten gevolg dat er niet de juiste resultaten uit inventarisaties komen. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers zich te laat verdiepen in wat er komen gaat. Je hebt juist medewerkers nodig die meedenken vanuit gebruikersperspectief. Dit zorgt voor een nog scherper beeld, ook voor de technici.  

Aanspreekpunt

Zorg dat er aanspreekpunt zichtbaar is op de werkvloer. Door een laagdrempelig aanspreekpunt aan te wijzen aan wie gebruikers hun vraag kunnen stellen, haal jij als organisatie belangrijke info op. Doordat medewerkers hun vraag stellen en feedback geven, kan de organisatie handelen waar nodig. Daarnaast voelen medewerkers zich op deze manier begrepen en gaan de dialoog met je aan. Dit moet zowel in de voorbereiding als de nazorg.  

Doorvragen naar beweegreden

Let er op dat je constant goed blijft doorvragen naar de beweegreden van een gebruiker. Het lijkt een open deur, maar deze vragen zijn zo goed dat ook kleine kinderen ze gebruiken. Blijf de vraag stellen: “Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Waarmee, Wie, Waarvoor”, enzovoorts. En om de vraag te begrijpen moet je ook de “Hoe”-vragen blijven stellen. Wees dus zichtbaar en ga de dialoog aan.  

Samenvattend is een ICT migratie niet alleen een technisch feestje. Uiteindelijk wil je dat gebruikers op een vlotte, probleemloze manier over gaan naar de nieuwe omgeving. Dit vergt een intensieve voorbereiding. In deze voorbereiding is het van belang dat je de organisatie in gereedheid brengt en de gebruikers betrekt. Zorg dan ook voor een laagdrempelig aanspreekpunt die de taal van de medewerkers spreekt en meedenkt in hun feedback. Daarna kan deze feedback meegenomen worden in het technische deel. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Op 1 juli 2018 is de Nederlandse wetgeving voor digitale toegankelijkheid voor de overheid in werking getreden. Hierin staat dat websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties aan de vastgestelde digitale toegankelijkheidscriteria moeten voldoen (WCAG 2.1 AA). Deze criteria hebben deels betrekking op de technische inrichting van een website of app, en deels op de content. Omdat de eerste soort criteria veelal zullen worden opgepakt door externe partijen die de website of app gebouwd hebben, ga ik in dit artikel in op de tweede soort: hoe zorg je als gemeente ervoor dat je gepubliceerde content voldoet aan de digitale toegankelijkheid? 

De inhoud van een website of app wordt meestal gecreëerd door medewerkers van de gemeente zelf, verdeeld over alle afdelingen. Denk hierbij aan webteksten, infographics, video’s en pdf’s. Wel is vaak één team verantwoordelijk voor de daadwerkelijke publicatie, maar de bronbestanden worden door de gehele organisatie gecreëerd. Juist bij deze bron wil je de toegankelijkheid borgen. Maar hoe?   

Tools voor digitale toegankelijkheid

Er zijn tal van tools die ondersteuning kunnen bieden bij het (deels) toegankelijk maken van documenten die op de website gepubliceerd worden. Met Adobe Pro is het bijvoorbeeld gemakkelijk te controleren of een pdf toegankelijk is, en waar nodig aanpassingen te doen. Het nadeel hiervan is echter dat dit een handeling is die achteraf plaatsvindt door een webteam of communicatieafdeling. En pdf’s publiceren kunnen gemeenten wel, dus hier gaan vele uren werk in zitten. Daarom wordt geadviseerd om toegankelijkheid bij de bron te regelen. Maar het bewust maken van de organisatie op het gebied van digitale toegankelijkheid is al een hele klus, laat staan dat iedereen ook nog moet weten aan welke criteria hun Word-bestand moet voldoen. Dus hoe krijg je het brondocument toegankelijk? 

Office 365

Een hulpmiddel dat kan helpen met het toegankelijk maken van brondocumenten, is Office 365. De producten van Microsoft worden wereldwijd gebruikt door overheidsinstellingen, waardoor Microsoft veel aandacht besteedt aan het voldoen aan wettelijke regelgeving en standaarden. Dit heeft geleid tot applicaties die zelf voldoen aan de standaard voor digitale toegankelijkheid en waarmee op een laagdrempelige manier toegankelijke producten kunnen worden gecreëerd. Omdat de applicaties toegankelijk gebouwd zijn, zijn ze erg gebruiksvriendelijk en bevatten ze allerlei hulpmiddelen. Deze zijn niet alleen handig voor mensen met een beperking, maar maken het voor iedereen gemakkelijk om ermee te werken. 

Daarnaast is de diversiteit in applicaties van Office een groot voordeel. Interne applicaties gaan namelijk ook onder de wetgeving vallen, wat betekent dat ook deze moeten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria. Office 365 is al toegankelijk, waardoor Word, Powerpoint, Excel, maar ook Outlook en zelfs je intranet (mits je dit bouwt in Sharepoint) automatisch voldoen aan de wetgeving. 

Praktische tips

• Gebruik de ‘Toegankelijkheidscontrole’ in Word

In het tabblad ‘controleren’ van Word is het mogelijk om, net als spellingscontrole, de toegankelijkheidscontrole aan te zetten. Dit hulpmiddel geeft exact aan welke onderdelen van het document niet toegankelijk zijn, waarom dat een probleem is en hoe dit op te lossen is. Dit is een erg gemakkelijke manier om documenten bij de bron te controleren en aan te passen. De toegankelijkheidscontrole is ook beschikbaar in andere applicaties van Office 365, zoals Outlook en Excel.  

• Schrijf alternatieve teksten bij afbeeldingen

Zodra je een afbeelding invoegt in een van de Office programma’s, wordt automatisch het veld voor de alternatieve tekst getoond met de vraag om de afbeelding zo duidelijk mogelijk te beschrijven. Dit is verplicht voor alle afbeeldingen die informatie overdragen en niet puur decoratief bedoeld zijn. Het programma genereert zelf al een basisbeschrijving, maar deze is niet voldoende om te voldoen aan de toegankelijksheidscriteria. Medewerkers zullen daarom moeten leren om op een goede manier alternatieve teksten te schrijven en deze in te voegen.  

• Werk met sjablonen

In Office 365 is het mogelijk om te werken vanuit sjablonen die al toegankelijk zijn. Deze sjablonen worden aangeboden in Word, maar ook in Powerpoint en Excel. Uiteraard kan de gemeente deze ook zelf maken. Microsoft heeft handleidingen online staan waarin staat uitgelegd hoe je een toegankelijk sjabloon maakt. Het voordeel van werken met sjablonen is dat degene die content schrijven niet hoeven na te denken over de toegankelijkheidscriteria. Zo staat bijvoorbeeld de koppenstructuur al automatisch goed ingesteld en is er een voorbeeld tabel aanwezig die toegankelijk is.  

Microsoft biedt bovendien ook toegankelijke sjablonen voor infographics en grafieken. Dit maakt het erg gemakkelijk om visuele informatie op een toegankelijke manier over te brengen. 

• Creëer toegankelijke pdf’s

Als het bronbestand toegankelijk is, kan het worden geconverteerd naar een toegankelijke pdf. In Word bestaat de mogelijkheid om het document op te slaan als pdf met de optie dat het ‘geschikt is voor elektronische distributie en toegankelijkheid’. Op deze manier worden alle labels meegenomen (bijvoorbeeld van de koppen– en tussenkoppenstructuur), zodat de pdf ook op zo’n manier gebouwd wordt dat hulpmiddelen, zoals voorleessoftware, deze begrijpt. 

• Ondertitel video’s

Video’s ondertitelen kost veel tijd. Om dit efficiënt aan te pakken, is Microsoft Stream ontwikkeld. Deze applicatie binnen Office 365 kan video’s automatisch ondertitelen. De tijd dat dit kost is ongeveer 1 à 2 keer de tijdsduur van de video en daarna is het nog mogelijk om eventuele aanpassingen zelf te doen. Helaas zit hier nog een grote ‘maar’ aan vast: op dit moment is het alleen nog mogelijk om in het Engels of Spaans te ondertitelen. Het is dus nog even wachten tot we het ook in Nederland goed kunnen gebruiken. Wat op dit moment wel een goed alternatief is, is om video’s via YouTube te publiceren. YouTube heeft een eigen service die automatisch ondertitelen mogelijk maakt. Dit is niet de meest mooie vorm van ondertitelen, maar het biedt wel een alternatief voor mensen die niet of slecht kunnen horen.  

Organisatie maakt het succes

Het creëren van toegankelijke content wordt met Office 365 gemakkelijk gemaakt en zal in de toekomst alleen nog maar gemakkelijker worden. Daarnaast biedt Office 365 veel mogelijkheden op het gebied van werken in de Cloud en samenwerken. Dit alles maakt het een compleet pakket dat goed ingezet kan worden binnen gemeenten om efficiënter te gaan werken. Echter mag niet vergeten worden dat de organisatie zelf het tot een succes moet maken. Hiervoor moet er bewustzijn worden gecreëerd op het gebied van digitale toegankelijkheid, zodat iedereen weet waarom het nodig is om op een bepaalde manier te werken en het gebruik van Office 365 tot een succes te maken. 

Een tijd geleden schreef Kim Lenders een artikel over de nieuwe wetgeving op het gebied van Digitale Toegankelijkheid die Nederlandse overheidsinstanties verplicht te voldoen aan de standaard WCAG2.1 die is opgenomen in de Europese norm EN 301 549. Naar aanleiding van deze wetgeving heeft gemeente Helmond een project opgestart. In dit artikel ga ik hier dieper op in en licht ik toe hoe dit project kan worden vormgegeven en welke uitdagingen hierbij een rol kunnen spelen.

1. Inventariseer websites en apps

Bij de start van het project Digitale Toegankelijkheid is het belangrijk de scope te bepalen, zodat duidelijk is wat er precies aangepast moet worden. Daarom is de eerste stap het in kaart brengen van alle websites en applicaties van de gemeente. Bij gemeente Helmond heeft het webteam hierbij geholpen door een lijst op te stellen met alle, bij hen bekende, websites en applicaties en de betreffende interne contactpersonen. Dit leidde tot een lijst met zo’n 50 websites, wat als startpunt van het project fungeerde.

Vervolgens is het zaak te bepalen welke websites en applicaties wel en niet onder de wetgeving van de digitale toegankelijkheid vallen. Veel websites vallen namelijk onder samenwerkingen waarvoor de wet niet altijd geldt. Samen met de contactpersonen en een juridisch medewerker is dit besproken en kon uiteindelijk de lijst worden teruggebracht naar 26 websites.

Omdat het aanpakken van 26 websites nog altijd een behoorlijke klus is, is het handig om een prioritering aan te brengen. Bij gemeente Helmond is een top 10 bepaald waarmee gestart zal worden. Deze prioritering is onder andere gebaseerd op:

• De wettelijke deadlines: deadline voor applicaties is later (2021), dus start Helmond met de websites.
• De impact van de website: externe websites die actief gebruikt worden door inwoners hebben de grootste impact, interne websites de minste.
• De toekomst van de website: nieuwe aanbestedingen en mogelijke uitfaseringen in de komende twee jaar worden niet opgepakt.

2. Inventariseer leveranciers

Tijdens de inventarisatie van de websites en applicaties is het ook belangrijk de leveranciers te inventariseren. Hierbij dient gekeken te worden naar wie wat doet: wat beheert de gemeente en wat beheert de leverancier. Indien de leverancier verantwoordelijk is voor het technische beheer (wat in veel gevallen zo is), kan in contracten worden gecontroleerd welke afspraken hierover zijn gemaakt. Het kan namelijk zo zijn dat in een contract staat dat tijdens de loop van de overeenkomst wijzigingen ten behoeve van veranderende wetgeving zullen worden doorgevoerd. Indien dat het geval is, zal de leverancier de digitale toegankelijkheid kosteloos moeten aanpassen. Vaak zal het echter het geval zijn dat er aparte offertes worden opgesteld voor aanpassingen aan de website, waardoor het wel financiële consequenties zal hebben. Als de gemeente zo’n 30 websites wil aanpassen, kan het dus nog een behoorlijke kostenpost worden. Wat hierbij kan helpen is om eens kritisch naar websites te kijken en af te vragen of een website noodzakelijk is of dat een website wellicht kan worden samengevoegd met een andere website (zoals de gemeentelijke website). Op deze manier kan het aantal websites worden teruggebracht, wat leidt tot minder kosten en minder beheer.

3. Quickscan: huidige toegankelijkheid

Om in kaart te brengen hoeveel werk het project gaat kosten, dient een beeld te worden geschetst van de huidige toegankelijkheid van de websites. Hiervoor zijn online tools beschikbaar die per pagina controleren of de html code voldoet aan de standaard zoals beschreven in de WCAG 2.1. Daarnaast geven deze tools aan waar de fouten zitten en hoe deze kunnen worden opgelost. Gratis tools zijn echter wel minder secuur dan betaalde. Maar om een eerste indruk te krijgen van een website zijn ze prima te gebruiken.

Als er vervolgens behoefte is aan een meer uitgebreide scan, kan hiervoor een expert worden ingeschakeld. Zo heeft de gemeente Helmond een contactpersoon bij Logius opdracht gegeven een quickscan uit te voeren op de top 10 websites. Dit was een handmatige scan en heeft geleid tot resultaten op het gebied van toetsenbordnavigatie, contrast en validerende html code.

Door deze resultaten te combineren, ontstaat er een overzicht van de complexiteit van het uitvoeren van de aanpassingen die nodig zullen zijn. Dit overzicht is ook goed te gebruiken als communicatiemiddel richting leveranciers.

4. Bepaal maatregelen

Nadat alle informatie is geïnventariseerd, kunnen de maatregelen bepaald worden die nodig zijn om tijdig aan de wetgeving te voldoen. Hierbij is onderscheid te maken tussen maatregelen per website en organisatiebrede maatregelen. Zo kan per website worden aangegeven of deze wordt uitgefaseerd of samengevoegd, of hoeveel uur de aanpassingen gaan kosten. Omdat het lastig inschatten is hoeveel werk het aanpassen van een website is, is dit het beste te bepalen in overleg met de leveranciers.

Organisatiebrede maatregelen zijn afhankelijk van waar de organisatie op dit moment staat. Het kan noodzakelijk zijn om de medewerkers die content creëren voor een website (dit hoeven niet alleen communicatiemedewerkers te zijn) een training te geven in toegankelijk schrijven en het maken van toegankelijke pdf’s. Daarnaast is het gewenst om beleid op te stellen rondom websites (indien dat er nog niet is), zodat er geen wildgroei aan websites ontstaat en nieuwe websites direct aan de juiste eisen voldoen. Vervolgens is het ook noodzakelijk om in processen te borgen dat de websites blijven voldoen (website content wordt namelijk constant aangepast, wat periodiek controleren noodzakelijk maakt).

5. Voer maatregelen uit

Op het moment dat het plan van aanpak wordt goedgekeurd, kunnen de maatregelen worden uitgezet. Om ervoor te zorgen dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en leveranciers hun deadlines halen, is het aanbevolen een coördinator aan te wijzen die dit organiseert.

Uitdagingen

Zoals elk project kent ook dit project enkele uitdagingen waar we bij gemeente Helmond tegenaan lopen.

Bepalen welke websites wel en niet moeten voldoen aan de WCAG 2.1 standaard

Tijdens de inventarisatie werd al snel duidelijk dat er een vrij groot grijs gebied is van websites die wel of niet onder de wet digitale toegankelijkheid vallen. Zo zijn er websites van samenwerkingen waar de gemeente Helmond onderdeel van uitmaakt, maar niet elke samenwerking valt onder de wetgeving. Volgens de wet is de digitale toegankelijkheid verplicht voor alle overheidsinstanties. Hieronder vallen staats-, regionale of lokale overheidsinstanties; publiekrechtelijke instellingen; en samenwerkingsverbanden hiervan.

Om een goede splitsing te kunnen maken, hebben we deze definities nader bestudeerd en bepaalde samenwerkingen uit kunnen sluiten. Maar nog niet alle samenwerkingen hebben we goed in beeld, waardoor we tot op heden nog bezig zijn met het maken van deze afweging.

Daarnaast zijn er websites die niet bij de gemeente in beheer zijn, maar die alleen ‘gebruikt worden’. Denk bijvoorbeeld aan Infogram.com, een tool waarmee interactieve infographics worden gemaakt. Dit is een kant en klare website tool die de gemeente gebruikt en vult met haar eigen content, maar waar de gemeente weinig tot geen invloed heeft op technische aanpassingen. Toch dient informatie die de gemeente via dit soort website communiceert te voldoen aan de webrichtlijnen. De wetgeving is namelijk niet alleen van toepassing op websites die de gemeente beheert, maar ook op websites waarvoor de gemeente de publicerende organisatie is en dus verantwoordelijk is voor de publicatie. Er dient daarom onderzocht te worden of de website kan worden aangepast, of er een andere tool beschikbaar is, of dat er een alternatief kan worden aangeboden voor mensen die de interactieve infographic niet kunnen lezen (zoals een rapportage met dezelfde gegevens).

Weinig kennis in huis om goed te controleren op webrichtlijnen

De standaard WCAG2.1 kent 50 succescriteria waar websites en applicaties aan moeten voldoen (voor het volledige overzicht zie https://www.w3.org/TR/WCAG21/). Dit gaat van hele logische eisen (bv. ondertiteling toevoegen bij video’s) tot hele technische (bv. het inrichten van mechanismes voor goede navigatie). Bij het controleren van websites op toegankelijkheid, zijn vooral deze laatste moeilijk te interpreteren voor niet-websitebouwers. Vooral omdat het bouwen van websites meestal door de gemeente is uitbesteed aan externe organisaties. Tijdens dit project heeft het daarom wat extra moeite gekost om de tools die gebruikt zijn tijdens het scannen goed te interpreteren.

Om in de toekomst de websites periodiek te blijven testen, is het handig een (of meerdere) tool(s) aan te schaffen die dit voor de gemeente doet en rapportages aanlevert. Op het moment dat de rapportage niet voldoende is, kan dit worden teruggelegd bij de leverancier (zonder dat de gemeente hier zelf te inhoudelijk op hoeft in te gaan).

Toegankelijk maken van pdf’s

Naast dat de websites zelf toegankelijk moeten zijn, moet ook de content toegankelijk gemaakt worden. Hierbij zijn pdf’s de grootste uitdaging. Aangezien het toegankelijk maken van een pdf een lastige klus is (er zijn bepaalde programma’s en technieken voor nodig), is er nog niemand binnen de gemeente Helmond die weet hoe dit gedaan moet worden. Dit is vervelend, want hierdoor stapelen de pdf’s zich op die nog toegankelijk gemaakt moeten worden. Met terugwerkende kracht pdf’s toegankelijk maken, gaat daardoor veel tijd kosten. Een mogelijke manier om hier mee om te gaan is door eerst de pdf-bestanden die veel gebruikt worden (gebaseerd op statistieken) toegankelijk te maken en daarna op aanvraag de overige bestanden (op het moment dat een inwoner deze nodig heeft en niet kan lezen).

Daarnaast dient in het proces te worden geborgd dat bij het aanleveren van de informatie aan het webteam de pdf’s al voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat iedereen die pdf’s creëert voor publicatie op de website (zowel intern als extern) moet leren hoe ze dit doen. Hierbij kan eerst de afweging worden gemaakt of informatie wel via een pdf gecommuniceerd dient te worden. Door het direct op de webpagina te plaatsen is het veel sneller toegankelijk. Indien dit mogelijk is, is dit dus zeker aan te raden.

Nog onvoldoende bewustzijn binnen organisatie

Uiteindelijk staat en valt het project digitale toegankelijkheid natuurlijk met de bewustwording binnen de organisatie. Tijdens gesprekken met medewerkers ligt het voor de hand dat digitale toegankelijkheid belangrijk is, daar twijfelt niemand over. Maar in de praktijk wordt er nog te weinig naar gehandeld. Nieuwe websites (opgericht na 23 september 2018) dienen al op 23 september 2019 te voldoen. Dit betekent dat elke website die nu live gaat, binnen een half jaar aan de webrichtlijnen moet voldoen. Bij gemeente Helmond lopen we met regelmaat tegen een nieuwe website aan, die na 23 september 2018 live is gegaan, maar niet is afgestemd met de juiste adviseurs waardoor ze dus niet voldoen aan de webrichtlijnen. Het is voor veel medewerkers onduidelijk waar een nieuwe website aan moet voldoen. Om dit aan te pakken hebben we een communicatieplan opgesteld met acties die nodig zijn om dit bewustzijn te creëren (bv het geven van presentaties voor afdelingen en communiceren via het intranet) en is beleid rondom websites noodzakelijk.

Onlangs is de geactualiseerde marktscan Digikoppeling gepubliceerd. Negen leveranciers bieden twaalf oplossingen voor het leveren van een generieke Digikoppeling-adapter. Telengy-adviseur Peter ter Telgte heeft vanuit Logius de marktscan Digikoppeling uitgevoerd in samenwerking met VNG Realisatie. 

Aanbod en toetsing

Alle leveranciers in de markt kregen de mogelijkheid om hun dienstenaanbod aan te leveren of hun aanbieding te actualiseren. Dit gehele aanbod is door VNG-Realisatie en Logius getoetst en de negen leveranciers voldeden aan het Programma van Eisen van Digikoppeling (PvE). Vervolgens is het aanbod en de beoordeling gepubliceerd op Tenderned en via een uitgebreid overzicht op de website van Logius. 

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Met deze Digikoppeling oplossing kunnen overheden aansluiten op de Landelijke Voorzieningen. Digikoppeling is niet alleen relevant voor tal van reeds bestaande landelijke voorzieningen, maar ook voor het aansluiten op toekomstige voorzieningen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Peter ter Telgte via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Per 1 februari ben ik begonnen als adviseur bij Telengy. Een nieuwe en uitdagende stap na tweeënhalf jaar te hebben gewerkt in de woningbouwsector. In deze periode heb ik mij vooral ontwikkeld in gegevensmanagement, Business Intelligence en organisatieverandering. Gegevensmanagement vormt voor veel organisaties in het (semi-)publieke domein een uitdaging. Dit vraagt om nieuwe soorten sturing en in veel gevallen ook een organisatieverandering. Daar kan en wil ik graag een bijdrage aan leveren!

Al sinds mijn studie Bestuurskunde wil ik mij sterk maken voor de publieke zaak. Het is mijn overtuiging dat een goede informatiehuishouding en informatievoorziening belangrijke voorwaarden zijn voor een goede dienstverlening aan burgers en een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. In deze tijden worden we overspoeld door data en informatie, dus is het van belang dat op het juiste moment, aan de juiste personen in het juiste format kwalitatief goede informatie en gegevens worden getoond. Mijn uitgangspunt is dat datakwaliteit duurzaam moet worden geborgd en dat dit kan door te investeren in mens, organisatie en technologie.

Ik zou mezelf omschrijven als analytisch, verbindend en resultaatgericht. Daarbij houd ik van het oplossen van complexe en veelzijdige informatievraagstukken. Ik zal altijd zoeken naar de vraag achter de vraag en uitgaan van de meerwaarde voor de klant en uiteindelijk voor de burger. Deze kwaliteiten zet ik graag in bij mijn werk als adviseur! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Robbert Becker, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: r.becker@telengy.nl.

In 2018 hebben Telengy-adviseurs Jacob Ubbels en Willem Isendoorn een rol gespeeld bij de inrichting van de gemeente Altena; een herindeling van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Jacob was aangesteld als adviseur van de werkgroep Informatiemanagement. Willem was projectleider burgerzakenapplicatie en datadistributie en projectleider website.  

Inrichting BRP 

Bij een herindeling is de Basisregistratie Personen (BRP) een van de belangrijkste administraties. Het gaat immers om de persoonsgegevens van de inwoners, dus de conversie móet goed gaan en op tijd gereed zijn. Willem vertelt: “Gelukkig hebben de leveranciers hier in de afgelopen 25 jaar zoveel ervaring mee opgedaan dat dit zelden fout gaat. Natuurlijk moet ook de inrichting op tijd af zijn en denk ook aan alle sjablonen die een andere huisstijl moeten krijgen. Verder zullen de gebruikers voor wie het softwarepakket nieuw is opgeleid moeten worden.” 

Waar kan het traject dan toch vertraging opleveren? Dat zit met name in de relatie met andere partijen die een dienst leveren. Denk aan zaken als Logius (DigiD en toekenning OIN), KPN (voor certificaten en eHerkenning), Ingenico (betalen via pinapparaten), de leveranciers van pinapparaten en andere balie-apparatuur, de KvK voor toekenning van een nieuw vestigingsnummer, ID&D voor de RAAS-apparatuur, het RDW voor het aanvraagstation voor rijbewijzen en de Belastingdienst voor de toekenning van een fiscaal nummer.  

Ontdekken wie kennis heeft 

De kennis van wat er precies gedaan moet worden om het traject succesvol te laten verlopen, is vaak erg versnipperd. De leverancier van de software weet maar deels wat nodig is, de leveranciers van de genoemde diensten kennen ook alleen hun eigen stukje van de puzzel en bij de betrokken gemeenten weet vaak ook niemand meer hoe dit destijds – vaak jaren geleden – geregeld is. Het is dus zaak om tijdig na te gaan wie nog kennis bezit bij de gemeente, hoe de aanvraagprocessen precies lopen (en in welke volgorde) en welke informatie daar precies voor nodig is. 

De herindeling Altena is desondanks succesvol verlopen. Jacob vertelt: “Dit kwam dankzij veel inspanning van diverse medewerkers, leidinggevenden en leveranciers.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06  50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een gemeente van zo’n 60.000 inwoners vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt een jaar geleden om als projectleider de implementatie van een nieuw systeem in het Sociaal Domein te begeleiden. Dat betrof zowel de frontofficeprocessen, uitgevoerd door het Sociaal Team (ST) en het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG), als die van de backoffice. Er werden op dat moment systemen van twee verschillende leveranciers gebruikt. 

De behoefte aan een nieuw systeem was enerzijds ingegeven door ontevredenheid over de huidige systemen. Dat had allereerst te maken met het ontbreken van integratie: in twee systemen werken leidde tot veel dubbele handelingen en grotere foutkans. Daarnaast kwam de ontevredenheid voort uit de manier waarop het frontofficesysteem de processen van het ST en het CJG ondersteunde. Tot slot, en dat was een niet onbelangrijke aanleiding, had de gemeente besloten met vier andere gemeenten voor de uitvoering van de backofficeprocessen te gaan samenwerken. Eénzelfde systeem werd daarvoor als randvoorwaardelijk beschouwd. 

Procesoptimalisatie en samenwerking als ambitie

De ambitie was om niet alleen een nieuw systeem te implementeren, maar om dat op zo’n manier te doen dat daarmee de processen maximaal ondersteund worden zodat de klant beter bediend wordt. Ook zou er dan beter samengewerkt kunnen worden en processen efficiënter worden uitgevoerd. Dat is best een uitdaging, want het raakt niet alleen de inrichting maar ook de manier van werken van medewerkers en de wijze waarop deze met de klanten communiceren. 

Projectactiviteiten

We hebben een projectteam samengesteld met leden vanuit het ST en het CJG, de backoffice en de afdeling informatievoorziening. Met zijn vieren trokken wij de projectkar. Naast het projectteam zijn verschillende werkgroepen actief geweest: werkgroep front-processen, werkgroep backoffice-processen, werkgroep financiële processen, werkgroep stuurinformatie, werkgroep architectuur, techniek & koppelingen en een werkgroep migraties. Naast de leden van het projectteam hebben met name de werkgroepen voor de processen en voor de migraties veel tijd in het project gestoken. 

Binnen de werkgroepen bespraken we hoe medewerkers van het ST, het CJG en de backoffice willen (samen)werken. Samen met de leverancier hebben we ervoor gezorgd dat het systeem daar zo goed mogelijk op aan zou sluiten. Daarnaast hebben we alle brieven herschreven naar begrijpelijke, klantgerichte teksten; een voornemen dat al een paar jaar ‘lag te rijpen’, maar waar nu het momentum voor was. Ook hebben we voorgesorteerd op een adequaat archiefbeheer. 

Aan de andere kant moesten de koppelingen met het Gemeentelijk GegevensKnooppunt (GGK), de GBA en CORV worden gerealiseerd. Ook moest de gegevensuitwisseling met het financiële systeem, het CAK en de SVB worden ingericht. Er is tevens een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en er zijn SaaS- en verwerkersovereenkomsten opgesteld en ondertekend. Kortom: veel activiteiten tegelijkertijd. 

De livegang

Voorafgaand aan de livegang hebben we uitgebreid getest. Dat deden we als projectteam en met key users. Op basis van de testresultaten hebben we kunnen finetunen, maar het heeft er ook toe bijgedragen dat de key users goed in het systeem thuis raakten. 

Vanuit de twee uit te faseren systemen zijn data en bestanden gemigreerd. Dat was een complexe operatie, omdat de inrichtingen van die systemen op andere uitgangspunten gebaseerd waren dan het nieuwe. Daarnaast leverde een van de twee oude leveranciers tot driemaal toe de bestanden onvolledig aan. Hierdoor kostte de migratie niet alleen veel meer tijd dan nodig, maar kostte het ook veel extra tijd van medewerkers omdat zij veel dossierinformatie misten. Hiervan ondervond de gemeente ernstige hinder. 

Om de medewerkers goed voor te bereiden hebben ze allen een training gevolgd, verzorgd door een van de leden van het projectteam. Daarnaast zijn er key users ingezet om als eerste aanspreekpunt te dienen. Binnen het systeem zijn veel toelichtende tekstjes opgenomen die men zo nodig kan raadplegen. Ter aanvulling zijn er instructiefilmpjes gemaakt die medewerkers hebben bekeken en ook later nog kunnen raadplegen. Tenslotte is er in de periode na livegang intensieve begeleiding op de werkvloer geweest en is er een hulplijn ingezet die van 8.00 – 20.00 uur, 6 dagen per week bemensd was. 

Resultaten

De resultaten waren heel positief. Medewerkers waren, en dat maak je niet vaak mee, enthousiast over het nieuwe systeem en er was nauwelijks ‘ruis’. Door uit te leggen waar we nog mee aan de slag zijn, zoals de naweeën van de migratie, was er begrip voor eventuele tijdelijke onvolkomenheden. 

Heel bepalend voor deze positieve resultaten was dat we goed hebben gekeken hoe medewerkers (samen)werken en dit hebben vertaald naar de applicatie. We hebben de processen met elkaar geïnventariseerd en vastgelegd. Het systeem hebben we daarop, samen met de leverancier, ingericht. Die aanpak maakte dat bij het testen en trainen, en later bij livegang, medewerkers snel hun weg in het systeem wisten te vinden. Zij zagen direct hun werkwijze terug in de ingerichte processtappen. 

Ook bepalend voor het succes was de kwaliteit van de leden van het projectteam. De drie mensen uit de organisatie waarmee ik in het projectteam zat waren niet alleen deskundig; ze waren ook positief ingesteld en zetten stappen extra voor een goed resultaat. Dit was heel prettig samenwerken. 

Tot slot we hebben een prima leverancier getroffen, die zowel een goed product heeft als goede mensen. Zij zijn samen met ons voor een goed resultaat gegaan; een mooi voorbeeld van partnership. 

Borgingsfase

Nu zitten we in de fase van borgen: zorgen dat de medewerkers het systeem ook gebruiken waar het voor bedoeld is. Dat doen we onder andere door vragenuurtjes te organiseren, maar ook door lijsten uit het systeem te draaien en met medewerkers te bespreken zodat zij op de juiste manier gaan vastleggen. Daarnaast finetunen we het systeem zodat het nog beter aansluit op het werkproces. Ten slotte zorgen we voor goede stuur- en verantwoordingsinformatie, zodat de teams en het management goed zicht hebben op de prestaties en resultaten. 

Binnenkort ronden we het project af met een grootse borrel met muziek, hapjes en drankjes, waar alle betrokkenen voor zijn uitgenodigd: gebruikers, managers en leden van werkgroepen en projectteam. 

Zo wil ik nog wel een project….! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Op uiterlijk 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Aansluiten is in principe heel eenvoudig. Zorgen dat u ook de vruchten plukt, is echter een ander verhaal. Wij helpen u daar graag bij. In dit artikel leest u wat e-factureren is, hoe het werkt, en waarom u dit eigenlijk gewoon zou moeten willen.  

Wat is E-factureren? 

Elektronisch factureren (e-factureren) is het automatisch uitwisselen van gestandaardiseerde elektronische facturen (e-facturen) tussen het systeem van de leverancier en het systeem van de klant, bijvoorbeeld uw gemeente. Dit heeft als doel om facturen automatisch te verwerken, zonder dat daarbij gegevens overgetypt hoeven te worden. 

Het elektronisch uitwisselen van e-facturen zorgt voor minder (administratieve) fouten, het bespaart tijd en kosten en zorgt voor een snellere verwerking van de facturen. Dat klinkt wel heel aantrekkelijk. Is dat ook zo? 

Hoe werkt het? 

Om e-facturen te kunnen ontvangen, dien je als organisatie aangesloten te zijn op het Simpler Invoicing/ PEPPOL-netwerk via een van de access points. 

Als uw leveranciers zijn aangesloten op Simpler Invoicing/PEPPOL-netwerk, dan kan de e-factuur via deze beveiligde omgeving direct naar uw organisatie (financiële administratie) verstuurd worden. U bent er dan zeker van dat de factuur ook echt van de betreffende afzender afkomstig is. Voorwaarde is dat uw financiële systeem klaar is voor het ontvangen van een e-factuur; daarvoor dient de leverancier van het betreffende softwarepakket te zorgen.   

Welke kansen biedt het u? 

Binnenkomende facturen op papier of via email met een pdf als bijlage, bevatten ongestructureerde data. De papieren facturen moeten veelal eerst als pdf gescand worden alvorens de factuurdata met behulp van scan- en herkensoftware of (deels) handmatig kan worden overgenomen in het systeem van de gemeente. Gemeenten ontvangen veel facturen van relatief veel verschillende leveranciers. Het automatisch en in één keer goed registreren en verwerken van facturen is daarom een lastige zaak, die veel handwerk vraagt. De gemiddelde handelingskosten worden geschat op €40,- per factuur.  

Door gebruik te maken van e-factureren biedt dit uw organisatie een aantal kansen. Dit betekent onder andere dat de rechtmatigheid van betalingen wordt verhoogd, de uitval van onvolledige facturen wordt terug gedrongen, en spookfacturen niet meer binnenkomen.  

Overgangsfase 

Het duurt naar verwachting nog even voordat alle binnenkomende facturen als e-factuur aangeleverd worden. Niet alle leveranciers zijn ermee bekend dat het versturen van een e-factuur eenvoudig ingericht kan worden. De meeste overheidsinstellingen blijven voorlopig dan ook diverse vormen van facturen accepteren: de papieren factuur, een email met een pdf-factuur, een email met een xml-/ubl-factuur, en straks ook de echte e-factuur (via Simpler Invoicing). Aanbieders van software spelen hier op verschillende manieren op in.  

Samen kijken wat past 

Afhankelijk van uw huidige situatie is het meer of minder eenvoudig om snel op de toekomst in te spelen, en voordeel te halen uit de nieuwe mogelijkheden. Kiest u voor de traditionele manier van factuurverwerking, dan zult u nu minder investering hoeven te doen, maar is de efficiencyslag ook kleiner. Zet u in op het elektronisch verwerken van factuurdata, dan zult u nu uw processen mogelijk moeten aanpassen. Het loont dan om energie te steken in het meenemen van uw leveranciers (leveranciers verzoeken/verleiden om zo snel mogelijk e-facturen te sturen in plaats van papier of pdf). De handelingskosten van een e-factuur zijn namelijk vele malen lager dan die van een pdf-factuur. Met deze variant kunt u al snel tijdswinst gaan boeken en kostenbesparing teweeg brengen op de verwerking van facturen. 

Bij het kijken naar wat past voor uw organisatie is het belangrijk om een multidisciplinair team samen te stellen; de afdelingen Financiële Administratie, Inkoop en ICT spelen een rol, maar ook organisatorische aspecten zijn van belang. 

Meer weten? 

De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen kan ook als kans gezien worden om de processen rondom facturering te herzien en een flinke efficiencyslag te maken. Of dat zinvol is voor uw organisatie is erg afhankelijk van de huidige situatie. 

Telengy is er klaar voor! Wij kunnen desgewenst onze facturen als e-factuur aanleveren en helpen u daarmee tijd en kosten te besparen.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl, adviseur bij Telengy.