redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Bij een gemeente in het oosten des lands waren als gevolg van een recente reorganisatie, met direct daaraan gekoppelde afname van de bezetting, flinke achterstanden ontstaan bij de backoffice van het sociaal domein. Die afname van de bezetting hoorde bij de keuze om het berichtenverkeer en de financiële afhandeling van declaraties uit te besteden aan een externe partij. Een beoogde besparing, dus.

Door het vertrek van ervaren medewerkers en door oplopende achterstanden nam de druk op de achterblijvers toe. Er was veel onduidelijkheid binnen de processen, ook in de afstemming tussen consulenten en backoffice-medewerkers. En de systemen en koppelingen lieten te wensen over.

De gemeente vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt om als projectleider te helpen ‘rust in de tent’ te brengen door processen voor backoffice, Wmo en Jeugd te stroomlijnen, half afgemaakte koppelingen te realiseren en de systemen zo in te richten dat deze het proces goed ondersteunen. En dat er goede managementinformatie beschikbaar komt.
Dat klonk als een heel mooie opdracht, want dit kun je niet alleen. Samenwerken, met elkaar de schouders er onder, energie krijgen, stap voor stap de uitdagingen aangaan en verbeteren. Leuk!

Analyseren en plannen maken

Allereerst heeft Philippe door gesprekken, bestuderen van documenten en meekijken, in kaart gebracht waar de knelpunten en verbeterkansen liggen. En die beelden met de teams besproken. En we bespraken met elkaar hoe we dit op kunnen lossen. Die informatie is aan de stuurgroep gepresenteerd, inclusief een verbeterplan. Na hun akkoord zijn we aan de slag gegaan.

Achterstanden wegwerken

Gelukkig was er ruimte om extra handen in te huren. De backoffice heeft eerst flink aangepakt om de achterstanden weg te werken. Er waren veel uitgevallen 301-berichten in het verkeer tussen de frontapplicatie (Mens Centraal van Lost Lemon), in gebruik door de Wmo- en Jeugdconsulenten, en het systeem van de leverancier die de financiële afhandeling verzorgt (Zorg Portaal van ZorgLokaal). De uitval is ontstaan doordat de Producten Diensten-catalogi (PDC) van die systemen onvoldoende met elkaar overeen kwamen en omdat de koppeling tussen de systemen niet goed functioneerde. Nadat de achterstanden waren weggewerkt kwam er binnen de backoffice wat ruimte om de processen aan te pakken.

Processen herontwerpen

We hebben met elkaar processen herontworpen en ingericht: behandelproces (de hoofdzaak), aanvraagprocessen, facturatieproces, beëindigingsproces, proces wijziging AGB-code, 315-proces et cetera. Ook het beheerproces van de PDC’s is vastgelegd, zodat die voortaan actueel en synchroon blijven.

Koppelen met het regiesysteem

Ook hebben we verschillende koppelingen met Mens Centraal vlot getrokken: de koppeling tussen Mens Centraal en ZorgPortaal, de koppeling met de GBA/GBA-V. De koppelingen tussen Mens Centraal enerzijds en JOIN en Smart Documents anderzijds staan voor september in de agenda.

Systemen aanpassen

Door de functionaliteit van Mens Centraal beter te benutten kunnen consulenten en backofficemedewerkers hun werk beter doen. Er zijn verschillende checks in de processen ingebouwd, waardoor verantwoording eenvoudiger is (functiescheiding, 4-ogen-principe, checkboxes etc.). En het is mogelijk, door ook het berichtenverkeer voor wonen, rollen en vervoer in te zetten, over enige tijd de Suite voor Sociaal Domein voor Wmo uit te faseren. Dat reduceert de complexiteit.

Mensen meenemen

Er zijn trainingen gegeven om de applicaties beter te kunnen gebruiken. Ook de procesmatige inrichting is telkens voor livegang toegelicht en uitgelegd. Dit, in combinatie met de grote betrokkenheid van Wmo-, Jeugd- en backofficemedewerkers bij het ontwerp en de inrichting, gaf een groot draagvlak voor de implementatie. Daardoor worden de systemen nu goed gebruikt. Er is een duidelijk positievere sfeer merkbaar nu de processen goed lopen en er meer ‘rust in de tent’ is.

Managementinformatie

Door het systeem op basis van processen in te richten en rekening te houden met de behoefte aan rapportage- en stuurinformatie, is het ook goed mogelijk om managementrapportages te maken. De behoefte aan informatie is geïnventariseerd, beschreven en momenteel worden de rapportages door Lost Lemon gebouwd.

Doelen behaald

Inmiddels zijn de belangrijkste doelstellingen van het project behaald. En dat in een periode waarin de zorg regionaal opnieuw werd aanbesteed, wat heel veel werk voor backoffice, consulenten en functioneel beheer opleverde. En een periode waarin de continuïteit van financiering in verband met COVID-19 moest worden geborgd en waarin veel vanuit huis werd gewerkt…
De stuurgroep is tevreden over de resultaten. Er is nog een beetje nawerk, waarbij opvalt dat het soms heel erg lang duurt voordat van leveranciers offertes worden ontvangen en voordat de uitvoering van werkzaamheden door hen wordt ingepland. Maar we maken het wel af.

Afrondend

Binnenkort wordt het project opgeleverd. Het was heel erg leuk om dit resultaat met elkaar neer te zetten. Mooi om te zien hoe het nu op de rails is en dat men met vertrouwen en positieve instelling verder kan. Daar word ik blij van!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

De meest voorkomende foutmeldingen op het gebied van pdf toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden. 

Op 1 juli 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid ingegaan. Deze verplicht overheidsinstellingen al hun digitale kanalen toegankelijk te maken, zodat ook mensen met een beperking hier gebruik van kunnen maken. 

Niet alleen de websites en applicaties zelf moeten toegankelijk zijn, maar ook alle content die erop gepubliceerd wordt. Het meeste voorkomende document dat we op onze websites publiceren is een pdf-bestand. Een pdf is een universeel bestandsformaat waarmee de opmaak van een document behouden blijft, zodat het uit elke printer er hetzelfde uitziet. Het is niet gemaakt om online te publiceren en aan te passen. Dit maakt dat pdf’s moeilijk achteraf toegankelijk te maken zijn.  

Voordat je begint met het toegankelijk maken van de pdf, is het van belang dat de instellingen in Adobe Pro goed staan. Download de handleiding Digitale Toegankelijkheid Instellingen om Adobe Pro in te stellen! 

Vooraf controleren

Ons advies is om alleen documenten van enkele pagina’s achteraf toegankelijk te maken. Voor langere documenten neemt dit erg veel tijd op beslag. In dat geval is het handiger om dit document terug te leggen bij de opsteller en vanuit het bronbestand de toegankelijkheid te waarborgen. Ook is het aan te raden om zoveel mogelijk documenten op te stellen door middel van sjablonen die al toegankelijk zijn. Dit scheelt veel correctiewerk achteraf.  

Het uiteindelijke uitgangspunt is dat de documenten alleen gecontroleerd worden. Voldoet het document niet? Dan wordt het niet gepubliceerd. Dit geldt dan ook voor korte documenten. Dit is echter een bewustwordings- en veranderingsproces voor de hele organisatie, en naar deze wenselijke situatie moet toegewerkt worden. 

Met de toegankelijkheidscontrole wordt een pdf gecontroleerd op de meeste kenmerken van toegankelijke pdf’s. Je kunt kiezen naar welke toegankelijkheidsproblemen wordt gezocht, en hoe de resultaten worden weergegeven. In hoofdstuk 5 van de handleiding lees je hoe dit toe te passen. 

Achteraf corrigeren

Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn, is bijzonder complex. Wij bieden een tweede handleiding en een bewustwordingstraining aan en laten zien wat de meest voorkomende foutmeldingen zijn op het gebied van toegankelijkheid, en hoe deze gecorrigeerd kunnen worden. Daarnaast geven wij meer informatie over de foutmeldingen die in deze handleiding voorkomen of het corrigeren van foutmeldingen die niet in deze handleiding worden voorkomen. 

Interesse

Mocht u vragen hebben of interesse hebben in het tweede deel van de handleiding, vul dan onderstaand formulier in. Roel Ottens neemt dan contact met u op.

Veel succes! 

Met de invoering van de Participatiewet, de Jeugdwet en de nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is het sociaal domein het grootste domein binnen het takenpakket van de gemeente geworden. Ruim de helft van de totale gemeentelijke uitgaven betreft het sociaal domein. Steeds meer gemeenten komen niet uit met de budgetten vanuit het Rijk en zinnen op maatregelen om de kosten te beheersen. Tal van voorbeelden zijn inmiddels de revue gepasseerd, maar steeds is het daarbij de vraag: welke aanpak is in mijn gemeente nu effectief en zijn de effecten meetbaar?

Telengy-adviseur Jos van Dijk is als beleidsadviseur Participatie en Wmo binnen gemeente Oirschot nauw betrokken geweest bij de vernieuwende aanpak om de Wmo-begeleiding anders te organiseren. Hij laat u graag een kijkje in de keuken nemen.

De aanpak

Oirschot maakt deel uit de van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK). Deze vijf Kempengemeenten werken samen, hebben zowel de verordening alsook de beleidsregels op elkaar afgestemd en kennen één toegangsorganisatie die alle aanvragen Wmo toetst en zo nodig dienstverlening door zorgaanbieders vanuit de 2^e lijn inzet. Naast deze regionaal werkende toegangsorganisatie kent Oirschot het lokale loket WIJzer. In dit loket is het maatschappelijk werk en het welzijnswerk opgegaan en bestaan er geen schotten meer tussen de geldstromen. Eén manager stuurt het loket aan om de transformatieopgave te kunnen realiseren. Uiteraard wordt bij de beoordeling van de vraag om ondersteuning uitgegaan van de eigen kracht van de aanvrager: wat kan de klant zelf aan hulp organiseren door vrienden en/of kinderen in te schakelen? Dit met als doel om alleen dié burgers te helpen die zelf de ondersteuning niet kunnen organiseren (de kantelingsgedachte). In de praktijk bleken weinig aanvragers hiertoe in staat waardoor Oirschot al weer enige jaren geleden besloot de toegang tot zorg voor haar burgers anders te organiseren. Uitgangspunten daarbij waren:

• Eerder de hulpvraag in beeld krijgen en voorkomen dat een lichte zorgvraag leidt tot complexe en daardoor dure zorgvragen. De dorpsondersteuners die wijkgericht werken vormen de ogen en oren en in de wijk en vervullen hierin een belangrijke signalerende rol. Bijvoorbeeld door al vroeg een vrijwilliger in te zetten of zelf ondersteuning te bieden.
• De ondersteuning zoveel mogelijk laagdrempelig en informeel aanbieden en inzetten op netwerkversteviging zodat de ondersteuning indien mogelijk kan worden afgeschaald.
• Voorkomen van 2^e lijns-indicaties, dan wel alleen die zorg via de 2^e lijn inzetten die niet of niet geheel informeel kan worden geleverd.
  

De resultaten

De afgelopen jaren is het aantal klanten wat een beroep doet op de Wmo-voorziening begeleiding bij de vier Kempengemeenten gemiddeld met 30% gestegen. In Oirschot daarentegen is het aantal klanten wat gebruik maakt van deze voorziening niet gestegen, maar zelfs licht gedaald. Als gekeken wordt naar de uitgaven over diezelfde periode dan zien we een vergelijkbaar beeld. De gemiddelde stijging bij de vier Kempengemeenten in euro’s bedraagt 27%. In Oirschot is er ook sprake van een stijging die echter minder groot is, namelijk 8%. Duidelijk is geworden dat het snel inzetten van ondersteuning en investeren in netwerkversteviging loont, zowel maatschappelijk als financieel.

De pilot

In januari 2020 is in Oirschot een pilot gestart om te kijken of nog meer burgers die een beroep doen op ondersteuning in de vorm van begeleiding geholpen kunnen worden door zogenaamde ‘eigen trajecten’ in te zetten in plaats van geïndiceerde zorg. Daarbij geldt dat de klant minstens zo tevreden moet zijn over deze eigen dienstverlening. Ook mogen de kosten niet meer bedragen dan de kosten die een gecontracteerde zorgaanbieder in rekening brengt. Voor deze pilot is extra geld uitgetrokken om te kijken of deze manier van werken loont.

De eerste resultaten van de pilot zijn bemoedigend. Klanten zijn net zo tevreden en financieel gezien  zijn de kosten voor ‘eigen’ trajecten de helft goedkoper dan trajecten die door zorgaanbieders uitgevoerd worden. Doordat tijdens de ‘eigen’ trajecten wordt ingezet op vergroten van zelfredzaamheid en netwerkversterking zullen de trajecten over het algemeen korter duren waardoor de financiële besparing waarschijnlijk nog groter is. Dat laatste is echter lastig te meten, wat ook geldt voor de maatschappelijke effecten die moeilijk in geld zijn uit te drukken. Niet alle ondersteuningsvragen kunnen in Oirschot worden opgepakt. Inzet van gespecialiseerde zorg zal altijd nodig blijven.

Ook iets voor uw gemeente?

Alle gemeenten kennen algemene, vrij toegankelijke voorzieningen zoals het algemeen maatschappelijk werk. Gemeenten indiceren ook Wmo-begeleiding. Lichte vormen van begeleiding waarvoor nu indicaties worden afgegeven komen in principe voor een ‘eigen’ traject in aanmerking. Hoe meer ‘eigen’ trajecten ingezet kunnen worden, hoe meer dit leidt tot lagere uitgaven. Mocht de uitvoeringscapaciteit voor ‘eigen’ trajecten tekort schieten, dan loont het om aan de ‘voorkant’ extra te investeren in capaciteitsuitbreiding omdat een euro die daar wordt geïnvesteerd wordt terugverdiend door een besparing van twee euro in de 2^e lijn. De ervaringen in Oirschot tonen aan dat dit mogelijk is.

Meer weten?

Wilt u meer weten over deze pilot en de daaraan ten grondslag liggende ambities? Bel of mail dan met onze senior adviseur Jos van Dijk, 06 27 03 57 76 of j.v.dijk@telengy.nl.

Is uw organisatie al klaar voor 2021 waarbij publiekrechtelijke beperkingen centraal toegankelijk zijn bij het Kadaster? Of is de organisatie de komende tijd nog druk bezig met het handmatig anonimiseren van de brondocumenten? Vanaf 1 januari 2021 kunnen inwoners, ondernemers en overige partijen namelijk alle informatie over beperkingen en bijbehorende brondocumenten bij één partij vinden: het Kadaster. Er komt namelijk 1 registratie van publiekrechtelijke beperkingen in de Basisregistratie Kadaster, de BRK-PB. De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) verplicht gemeenten en andere overheden dat deze documenten geanonimiseerd raadpleegbaar zijn bij het Kadaster. Gelukkig laat de technologie het anno 2020 ons toe om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren en gereed te maken voor de BRK-PB.

Bulkwerk en kosten

Het verzamelen en beoordelen van alle documenten die aangeleverd moeten worden bij het Kadaster is een flinke klus. Dit betekent dat landelijk 136.900 actuele beperkingen in het Kadaster moeten worden opgenomen en jaarlijks komen hier nog ruim 7.000 bij. Daarnaast dient de privacygevoelige informatie uit brondocumenten ‘weggelakt’ te worden alvorens deze worden aangeleverd aan het Kadaster. Naast dat het handmatig anonimiseren van brondocumenten tijdrovend is, kost het de gemeente en andere overheden ook veel geld. De potentiële kosten van het moeten ‘weglakken’ van informatie kunnen groot zijn voor gemeenten en andere overheden. Volgens de uitvoeringstoets van VNG Realisatie kost het anonimiseren van brondocumenten voor de gemeenten alleen al €0,5 miljoen. Naar schatting zullen de kosten voor alle gemeenten en overheden rond de €1,3 miljoen uitkomen. Alle reden om het handmatig anonimiseren van brondocumenten te digitaliseren via software.

Het privacy-proof maken van brondocumenten met LibreOffice

De overheid stimuleert al jaren het open source beleid en dit werpt zijn vruchten af. Gelukkig is het niet nodig om een duur softwarepakket aan te schaffen waar je als overheid vast zit aan stevige licentiekosten. Via het gratis open source pakket LibreOffice is het mogelijk om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren. Via de software van LibreOffice is het mogelijk om alle privacygevoelige informatie automatisch ‘weg te lakken’. Onze eerste ervaringen om de brondocumenten met LibreOffice te anonimiseren zijn bemoedigend.

Meer weten?

Mocht u nog vragen hebben of heeft u behoefte aan ondersteuning en advies met betrekking tot het anonimiseren van de publiekrechtelijke beperkingen, dan kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy. Hij is bereikbaar via tel. nr. 06 21 61 65 86 of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

Hoi! Ik ben Latara Schellen en ik heb het genoegen mezelf te mogen voorstellen als nieuwe Telengy-adviseur. Vanuit mijn achtergrond als literatuur- en cultuurwetenschapper ben ik altijd nieuwsgierig naar de verhalen die mensen en organisaties met elkaar verbinden. Ik ben creatief en idealistisch en vertaal dat het liefst naar praktische oplossingen.

Voor mij is een project geslaagd als ik de menselijke en organisatorische behoeften van inwoners en ambtenaren in kaart heb kunnen brengen en met elkaar kan uitlijnen. Ik ben empathisch ingesteld en wil graag begrijpen hoe mensen werken en hoe de overheid voor mensen kan werken. In de praktijk betekent dit dat ik me graag bezighoud met klantreisonderzoeken, het faciliteren van Design Sprints en digitale dienstverlening.

Overheidsorganisaties hebben de mooie maar uitdagende taak om het publieke domein te faciliteren in een steeds veranderende wereld. Digitale dienstverlening heeft daarin een sleutelpositie. Ik zet me graag in om de overheid van nu toekomstbestendig te maken!

In maart 2020 begon ik aan mijn eerste opdracht voor Telengy bij de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Ik werd direct betrokken bij het project Zaak-, Omgevings- en Risicogerichte RCB Oplossing (ZORRO). Daarnaast werd ik als ‘ZORRO’ ook direct geconfronteerd met de gevolgen van de coronacrisis. Dus in plaats van ‘te paard’ naar de Veiligheidsregio, moest ik nu alles vanuit mijn bureaustoel thuis doen. Dankzij de beschikbare digitale middelen heb ik dit project vanuit huis naar een goed einde gebracht.

Het belang van uniforme sjablonen in Squit 20/20

ZORRO is het vervolg op het project Digitaal Werken van de VRHM, waarbij het zaak- en omgevingsgericht werken een belangrijk onderdeel was. Het doel van ZORRO is om de primaire processen bij Risico- en Crisisbeheersing (RCB) op een eenduidige en standaard wijze te ondersteunen. Hierdoor kan de RCB het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten efficiënt en effectief uitvoeren. Voor deze uitvoering heeft de VRHM Squit 20/20 aangeschaft.

Als functioneel beheerder heb ik geholpen bij de implementatie van Squit 20/20 bij VRHM. Hierbij heb ik uniforme sjablonen ontworpen in InProcess en ervoor gezorgd dat informatie vanuit het Omgevingsdossier en het zaakdossier automatisch in de sjablonen opgehaald kon worden. Uit ervaring merk ik dat er veel behoefte is aan het uniformeren van sjablonen om zo meer een eenheid uit te stralen richting de klanten. Daarnaast kunnen de sjablonen zo ingericht worden dat deze op een efficiënte manier voor meerdere producten kunnen worden gebruikt.

Digitale iCoach/floorwalker na live-gang

Na de inrichting van Squit 20/20 en de testfase was het moment aangebroken om live te gaan. Door de coronacrisis was de live-gang extra spannend, omdat normaal gesproken de begeleiding en coaching tijdens de live-gang fysiek gebeurt. Dankzij het digitale tijdperk waarin we momenteel leven, waren er diverse digitale middelen om de begeleiding en coaching op afstand plaats te laten vinden. Via Teams heb ik de eindgebruikers ondersteunt in het gebruik van Squit 20/20. Niet alleen moesten de eindgebruikers wennen aan het gebruik van Squit 20/20, maar ook aan het nieuwe normaal van werken op afstand en vergaderen op afstand via Teams.

Ik vond het erg leuk om de eindgebruikers op afstand te helpen bij het gebruik van Squit 20/20. Het scherm delen via Teams werd erg positief ervaren en zo kon ik de eindgebruiker ook gerichter helpen bij de vragen die ze hadden. Ondanks het wennen aan de nieuwe applicatie zagen de eindgebruikers de meerwaarde van Zaakgericht werken in Squit 20/20. Het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten wordt nu efficiënt en effectief uitgevoerd bij de VHRM.

Hulp nodig bij het inrichten van zaaksystemen?

Ondanks dat de omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2022, hoeft dit niet te betekenen dat u nu al niet meer efficiënt en effectief aangevraagde producten en diensten kan verwerken. Ik help u graag bij het inrichten van de processen bij het zaakgericht werken.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur en Hein Corstens beschrijven Gemeentelijke Digitale Stelsels Omgevingswet: de processen (deel 3)

Ik ben nu ruim een jaar als beleidsadviseur sociaal domein actief in Oirschot. Het ‘Model Oirschot’ (WIJzer) waar ik aan heb meegewerkt is al vaker in de publiciteit geweest en verschillende gemeenten hebben de afgelopen tijd interesse getoond in dit concept. De hoogste tijd dus om eens terug te blikken met wethouder Esther Langens om te kijken wat Oirschot onderscheidt van andere gemeenten.

Over WIJzer

Alle zorgvragen komen sinds 2018 centraal op één punt binnen. Daar wordt eerst gekeken of er achter de initiële vraag mogelijk nóg een behoefte zit. Of het nu eenzaamheid, financiële problemen, opvoedondersteuning of hulp bij het op orde krijgen van de administratie betreft: voor alle vragen kunnen burgers terecht bij WIJzer. Het voormalige welzijnswerk en het loket zorg zijn samen met de budgetten in toegangsorganisatie WIJzer samengebracht, onder de verantwoordelijkheid van één manager. Wijzer geeft indicaties af, maar levert ook zelf zorg en ondersteuning door middel van eigen trajecten. Dat doen meer toegangsorganisaties, maar dit concept is in Oirschot ver doorgevoerd. Hierbij wordt maximaal ingezet op preventie en eigen trajecten waardoor minder geïndiceerde tweedelijnszorg nodig is.

Belangrijk aldus Esther is dat je niet kijkt naar wat iemand vraagt, maar wat daadwerkelijk nodig is. De middelen zijn immers niet onbeperkt beschikbaar. Laat iemand zo lang mogelijk zelf de regie voeren, en neem geen verantwoordelijkheden te makkelijk over. Haar devies: Zoek naar een goede balans.

Dorpsondersteuners

Wat Oirschot onderscheidt van andere gemeenten is het werken met zogeheten ‘Dorpsondersteuners”. Esther is hier trots op en vertelt dat alle dorpen binnen de gemeente een dorpsondersteuner hebben. Dit zijn de ogen en oren van de buurt. Zij weten wat er speelt in de wijk en zijn voor burgers een laagdrempelig aanspreekpunt. Zeker nu in de coronacrisis hebben de dorpsondersteuners hun nut bewezen door signalen snel en adequaat op te pakken. Sommige inwoners melden zich immers niet zo snel bij een loket, zeker als dit niet om de hoek is. De dorpsondersteuners krijgen deels betaald voor hun werk en werken intensief samen met vrijwilligers. Uit onderzoek blijkt dat Oirschot in verhouding veel vrijwilligers kent. Daar is de afgelopen tijd dan ook actief op ingezet om te werken aan netwerkversteviging van de zorgvrager. Zo kan zorg sneller worden afgeschaald.

Organisatie

Oirschot werkt zowel met de Kempengemeenten samen alsook met de WSD-groep voor de uitvoering van de WSW en een deel van de Participatiewet. Samenwerken met twee regio’s vergt veel afstemming en coördinatie. Ook de privacywetgeving en de verschillende systemen waarmee gewerkt wordt maken het lastig om een actueel en volledig beeld van burgers te vormen. Esther zou graag zien dat hier een einde aan komt, zodat sturing en regievoering efficiënter kan. Op dit moment is een onderzoek gaande hoe de samenwerkingsstructuur kan worden verbeterd met als doel meer regie te kunnen voeren binnen het sociaal domein. Om de dienstverlening integraal te kunnen verlenen voert WIJzer de regie over de klant.

Sturing

Esther geeft aan meer inzicht te willen hebben in de verschillende geldstromen en de wijze waarop de uitvoering is georganiseerd. Het onderzoek van de visitatiecommissie VNG wat onlangs is afgerond zal meer inzicht verschaffen over de dienstverlening en organisatiestructuur. Gevraagd naar de ambities voor de komende tijd is Esther duidelijk: “nog meer eigen trajecten waardoor indiceren voor tweedelijnszorg minder nodig is, bijvoorbeeld voor de lichte trajecten begeleiding Wmo. De maatschappelijke werkers hebben al laten zien dat zij deze trajecten succesvol kunnen uitvoeren. Veelal met de hulp van vrijwilligers waardoor de kwaliteit van leven en zelfredzaamheid van de inwoner toeneemt, alsmede de kosten per traject aanmerkelijk lager zijn”.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het ‘Model Oirschot’? Neem dan contact op met Telengy adviseur Jos van Dijk, 06 27 03 57 76 of j.v.dijk@oirschot.nl.

Stilzwijgende verlenging

Veel gemeenten hebben al jaren geleden gekozen voor bepaalde software, bijvoorbeeld voor Belastingen, Financiën of Sociaal Domein. Destijds is daarvoor een vaste looptijd van enkele jaren afgesproken, en daarna is het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd.

Zo kan het voorkomen dat gemeenten al 10-15 jaar gebruik maken van hetzelfde pakket. En alle betrokkenen vinden dat eigenlijk prima: de medewerkers zijn gewend om met de software te werken, het afdelingshoofd is daardoor tevreden en de leverancier kan elk jaar aan het begin een factuur voor het onderhoud sturen. Die factuur krijgt trouwens wel elk jaar een hoger bedrag vanwege het volgen van een prijsindex. En elke extra aangeschafte module of optie zorgt voor een verdere verhoging van de kosten. Vaak ligt het budgethouderschap bij de centrale ICT-organisatie. Deze heeft wel moeite met de toename van de jaarlijkse kosten, maar een vervangingsproject doet een flinke aanslag op de capaciteit én brengt een hoop extra gedoe met zich mee. Terwijl de agenda al zo vol zit.

Accountant steekt vinger op

Bij steeds meer gemeenten signaleert de accountant echter dat deze werkwijze niet strookt met de aanbestedingswet. Bijvoorbeeld omdat het totaalbedrag over de jaren heen hoger is geworden dan de drempel voor Europese aanbesteding. Wanneer een softwarepakket al meer dan 10 jaar gebruikt wordt, is deze drempel vaak al overschreden. Ook kan het zijn dat deze verlenging strijdig is (geworden) met het eigen gemeentelijke inkoopbeleid.

De accountant meldt in zijn verslag dat de gemeente niet rechtmatig handelt en stelt dat het aanbesteden van de software nodig is.

Leverancier biedt ontsnapping aan

Zoals gezegd zitten de betrokkenen bij de gemeente vaak niet te wachten op een aanbestedingsproject. En ook de leverancier van de software is hier niet blij mee. Die loopt immers de kans dat hij een klant kwijtraakt.

Sommige leveranciers houden klanten nu een “ontsnappingsmogelijkheid” voor. Ze wijzen namelijk op artikel 2.32 van de Aanbestedingswet. Dit artikel voorziet in een “Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging”. Onder bepaalde voorwaarden kan deze uitzondering worden toegepast, onder andere wanneer:

• De aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of een unieke artistieke prestatie.
• Mededinging om technische redenen ontbreekt.

In zo’n geval voert de aanbestedende gemeente achtereenvolgens de stappen uit:

1. Onderhandelen met de betrokken ondernemers.
2. Maken proces-verbaal van de opdrachtverlening.
3. Meedelen gunningsbeslissing.
4. Sluiten overeenkomst.
5. Bekendmaken van de gegunde opdracht.

Kan dat zomaar?

Eén van onze klanten heeft het voorstel van zo’n leverancier voorgelegd aan een onafhankelijke aanbestedingsjurist. Ook na overleg met de jurist van de leverancier is de conclusie dat dit artikel niet van toepassing is.

Toch zien we dat gemeenten regelmatig een beroep doen op dit artikel. Dit voorkomt het tijdrovende aanbesteden en mogelijk een dure omschakeling naar een ander softwarepakket. Het feit dat een omschakeling extra kosten met zich meebrengt, is echter geen gegronde reden om artikel 2.32 toe te passen. Het moet écht gaan om technische redenen en er moet geen alternatief bestaan.

Dus…

Hoewel het vaak een bittere pil is voor de gebruikers, is een aanbesteding de enige juiste weg om weer een flink aantal jaren vooruit te kunnen. Overigens zorgt dit er wel voor dat gekozen wordt voor een relatief lange maximale looptijd van het nieuwe contract. Zodat je er voorlopig weer even tegenaan kunt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

De vele maatschappelijke, I- en ICT-ontwikkelingen maakten dat gemeente Veldhoven in 2019 besloot een nieuw informatiebeleidsplan op te stellen, zodat deze weer goed zou aansluiten op de wereld anno nu. Een nieuwe I-visie of informatiebeleidsplan geeft richting aan automatisering, informatiebeheer en -management zodat de bedrijfsvoering maximaal wordt ondersteund.

Het uitgangspunt voor dit informatiebeleidsplan was vooral dat dit pragmatisch en bondig zou worden geformuleerd. In de pragmatisch ingestelde gemeentelijke organisatie van Veldhoven heeft men immers geen behoefte aan dikke plannen. De lijn is ook dat voor het opstellen van het informatiebeleid geen organisatiebrede informatievergaring nodig is. Het gaat immers slechts om een actualisering van gebruikte werkwijzen en van de uitvoering van ICT-projecten.

In de I&A-projectgroep is tevens voldoende kennis aanwezig van de Veldhovense eisen en wensen ten aanzien van dienstverlening, bedrijfsvoering en informatiemanagement. De aanwezige missie/visie van de organisatie geeft voldoende richting aan die eisen.
Met deze kleinschalige aanpak belast de werkgroep niet de hele organisatie voor het samenstellen van het informatiebeleidsplan. Voor het opstellen van het plan mogen ook recente beleidsplannen van andere gemeenten als basis worden gebruikt. Men wil het wiel zeker niet opnieuw uitvinden!

Slim volgen in plaats van koploper

Het idee voor een bondig informatiebeleidsplan kwam voort uit de wijze waarop de gemeente Veldhoven gewoonlijk verbeteringen doorvoert. Inwoners zijn tevreden over de dienstverlening die Veldhoven hen biedt. Veel werkprocessen in de bedrijfsvoering en dienstverlening zijn al efficiënt ingericht. De verschillende vakafdelingen zijn continue zelf bezig om verbeteringen in hun dienstverlening door te voeren. Veelal kleinschalig en voortkomend uit eigen initiatief. Veldhoven voelt dus minder de urgentie om daarnaast grote en van bovenaf opgelegde verbeterslagen door te voeren. Daarom hoeft het nieuwe informatiebeleidsplan niet echt omvangrijke verbeteringen in gang te zetten. Qua ICT-veranderingen is Veldhoven dan ook vooral een slimme volger in plaats van koploper.

Twee kanten

Aan deze invulling van ‘continue verbeteren’ door de vele afdelingen zelf kleven ook enkele nadelen, met name voor de I&A-organisatie en het informatiemanagement. Wat en wanneer ICT-aanpassingen worden doorgevoerd en dus investeringen nodig zijn, is zo vooraf lastiger te bepalen. I&A moet op deze wijze meer versnipperd steun leveren. Uniformiteit in ICT-oplossingen is lastiger te bereiken, met gevolgen daarvan voor het beheer. Initiatieven vanuit I&A om tijdig en juist in te spelen op de vele technologische ontwikkelingen passen niet altijd goed op de verbeterplannen van de verschillende vakafdelingen. Zodat die initiatieven minder vaak genomen kunnen worden, terwijl ze wel nodig zijn om de informatievoorziening in Veldhoven op een kwalitatief hoog niveau te houden.

Uitvoering

Tijdens de sessies met de I&A-projectgroep voor het opstellen van het informatiebeleidsplan komt naar voren dat er binnen de gemeente Veldhoven meer belangrijke ICT-ontwikkelingen spelen dan gedacht. Ontwikkelingen die voor de gehele organisatie van belang zijn en die de organisatie eigenlijk snel op moet pakken. Niet alleen om de dienstverlening verder te kunnen verbeteren, maar ook omdat er ontwikkelingen zijn die door het Rijk worden opgelegd. Het besef groeit dat die ontwikkelingen centraal door I&A moeten worden opgepakt. Verbeteropgaven die dan centraal gestuurd en op gelijke wijze voor alle afdelingen worden uitgevoerd. Hierdoor kan de hele organisatie met uniforme ICT-oplossingen werken en is efficiënt beheer mogelijk. Op die wijze is een essentiële digitaliseringsslag mogelijk, die de organisatie verbeteringen in de dienstverlening gaat leveren.

Dit alles leidt ertoe dat de projectgroep in het beleidsplan een aantal duidelijke statements en beleidsuitgangspunten neerlegt. Anders dan vooraf voorgenomen, worden in het informatiebeleidsplan substantiële verbetervoorstellen gedaan en ook voorgesteld om I&A een sterkere initiërende rol te geven in die verbeterslagen. In het plan is daarnaast een aanpak voorgesteld die past bij gemeente Veldhoven: stap voor stap en gedoseerd tussenresultaten opleveren.

Mede door steun van de manager die het I&A-team leidde, reageren directie en management positief en staan zij achter de initiatieven uit het beleidsplan. Op basis hiervan zijn in de begroting van 2020 gelden gereserveerd voor het uitvoeren van die initiatieven en is daarvoor een programma-organisatie opgezet. Zo heeft het open staan voor een andere opzet tot een mooi resultaat geleid.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.