Auteursarchief: beheerder

Betrek inwoners bij de AVG

Lees het gehele artikel
29 maart 2018

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 krijgen betrokkenen, zoals inwoners, een sterkere rechtspositie en hebben recht op inzage en rectificatie van (de verwerking van) persoonsgegevens. Veel gemeenten zijn dan ook druk bezig de privacy van inwoners aan de binnenkant te borgen en verbeteren. Maar waarom organiseren gemeenten deze privacyborging alleen aan de binnenkant?

 

De AVG is er juist voor inwoners, en gemeenten moeten zeker rekening houden met hun perspectief. Daarnaast zorgt het vertrouwen dat inwoners hebben in instituten die hulp verlenen ervoor dat zij eerder op zoek gaan naar ondersteuning of hulp. Het vertrouwen dat inwoners hebben in het sociaal domein van gemeenten of zorginstellingen is dan ook van belang.

Vertrouwen en transparantie

Echter, het vertrouwen in gemeenten is geen vanzelfsprekendheid meer: inwoners zijn mondiger geworden, waardoor gezag en respect niet meer onlosmakelijk verbonden zijn aan een formele positie. Dit leidt ertoe dat inwoners niet meer vanzelfsprekend iets van de (lokale) overheid aannemen. Gemeenten moeten er dus bewust voor zorgen dat het vertrouwen dat inwoners in hun hebben, versterkt of behouden wordt. Transparantie is hierbij belangrijk, en creëert vertrouwen en begrip onder inwoners. Ook kunnen gemeenten hun expertise en prestaties uitdragen, en inwonersparticipatie bevorderen.

Waar kunnen gemeenten nog meer rekening mee houden, en hoe kunnen ze dit het beste aanpakken? Dat kunt u lezen in de whitepaper Samenspel tussen vertrouwen en privacy.

Meer weten?

Wilt u meer weten, neem dan contact op met Telemngy-adviseur Anouk Kersten, 06 49 89 06 00 of a.kersten@telengy.nl.

 

De AVG staat voor de deur. Bent u al in control?

Lees het gehele artikel
29 maart 2018

De ingangsdatum van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) komt steeds dichterbij. Vanaf 25 mei 2018 worden alle organisaties die persoonsgegevens verwerken geacht aan deze wet te voldoen. Dit geldt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor (lokale) overheden.


Naar de letter van de wet of naar de geest van de wet?

Op basis van mijn ervaringen durf ik te stellen dat het vrijwel onmogelijk is voor de meeste gemeenten om 100% te voldoen aan de AVG op het moment dat deze in werking treedt. Het is een hele klus om beleid, procedures en processen aan te passen, in te bedden en vervolgens in te laten slijten. Laat staan om de nieuwe rollen en verantwoordelijkheden, zoals die van de Functionaris Gegevensbescherming (FG), eigen te maken. Daarnaast zijn ketenpartners waaraan taken worden uitbesteed en softwareleveranciers vaak nog niet in staat om aan de strengere eisen te voldoen. Hierbij moet opgemerkt worden dat veel gemeenten vrij laat zijn begonnen met de implementatie en er moeizaam capaciteit vrijgemaakt wordt door gemeenten. Gemeenten hebben immers meer wettelijke verplichtingen waaraan gewerkt moet worden. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van de BIG, ENSIA, eIDAS en de Omgevingswet. Hierdoor is het, met name voor kleinere gemeenten, lastig om de benodigde kennis en capaciteit te mobiliseren om op al deze uitdagingen tegelijk te focussen.

Hoewel veel gemeenten momenteel focussen op het voldoen aan de letter van de wet, is het verstandig om tijdens de implementatiefase vooral in te zetten op werken naar de geest van de wet. Dit houdt in dat je je in bepaalde gevallen vooral gaat focussen op het behalen van de (achterliggende) doelen die de artikelen in de wet beogen, in tegenstelling tot een letterlijke en juridische interpretatie van de artikelen. Dit geeft ruimte voor een meer stapsgewijze en praktische benadering tijdens de implementatiefase.

In control komen en blijven; meerdere wegen naar Rome

In het vorige artikel van deze reeks, heeft collega Wouter Le Febre aandacht besteed aan bewustwording rond privacy en informatieveiligheid binnen de organisatie. Mijns inziens een cruciaal onderdeel om de implementatie van de AVG te laten slagen en effectief volgens de geest van de wet te kunnen werken. Uit eerdere ervaringen binnen gemeenten op het vlak van de implementatie van de BIG en het voorkomen van datalekken, is gebleken dat bewustwording de sleutel vormt. Je kunt namelijk als organisatie je beleid, procedures en processen nog zo goed op papier hebben staan, maar als medewerkers niet weten dat ze bestaan, waarom ze bestaan en wat er precies van hen verwacht wordt, is het allemaal voor niets.

Alle reden dus om als privacyteam erop uit te trekken binnen je organisatie, je te laten zien en mensen te informeren over wat de AVG voor hun werk betekent en wat van hen verwacht wordt. Van belang is om ze daar vooral bij te helpen in plaats van barrières op te werpen. Te vaak zie ik privacy officers, FG’s of CISO’s die alleen in beperkingen en verboden denken in plaats van (mee te denken naar) oplossingen. Hiermee maak je jezelf en de boodschap die je wilt overbrengen niet populair. Uiteraard hoef je niet de prijs van de populairste medewerker binnen je organisatie te winnen, maar het helpt als medewerkers je niet ontwijken en graag naar je toe komen voor advies, bijvoorbeeld over een onderwerp als verwerkersovereenkomsten. Nog een reden dus om (waar mogelijk) in te zetten op een implementatie naar de geest van de wet. Op deze manier kun je meer grip houden op ontwikkelingen binnen de organisatie: het stelt je in staat om de spin-in-het-web-functie te vervullen als privacy officer, FG of CISO.

In control met het register verwerkingen persoonsgegevens en de FG

Een ander belangrijk onderdeel dat organisaties grip moet geven op het thema privacy is het opstellen en bijhouden van een register, met daarin de persoonsgegevens die verwerkt worden en de grondslagen waarop deze verwerkingen gebaseerd zijn. Het beschikken over zo’n register is verplicht met de ingang van de AVG. Dit is niet zonder reden. Met de komst van de AVG is het namelijk ook verplicht om de eerdergenoemde FG aan te stellen die toeziet op de borging van privacy binnen de organisatie. En deze functionaris kan zijn werk alleen goed doen als hij een overzicht heeft van de verwerkingen binnen de organisatie die hij bedient. Organisaties die een FG en een register hebben, tonen aan in control te zijn over privacy en krijgen meer ruimte van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) met de AVG. De FG kan dan namelijk zijn rol als onafhankelijke lokale toezichthouder vervullen: een vooruitgeschoven post van de AP.

Ondanks de aanwezigheid van een VNG-model, worstelen gemeenten nog met de vorm en inhoud van dit register: neem ik naast de verplichte gegevens nog aanvullende kolommen met gegevens op of niet? Zet ik het register in een privacytool, of hanteer ik voorlopig gewoon een Excelbestand? Ook hierbij leiden meerdere wegen naar Rome. Het is handig om als FG of privacy officer per afdeling of team van de gemeentelijke organisatie een contactpersoon te hebben met kennis van de processen en wettelijke grondslagen binnen de afdeling. Hij of zij kan helpen bij de vulling van het register en kan tegelijkertijd als ambassadeur voor privacy worden ingezet binnen de afdeling.

Wat zijn de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van de AVG?

Het belangrijkste aspect om de implementatie van de AVG te laten slagen binnen een organisatie, is dat de AVG en het thema privacy serieus worden genomen. Met de gegevens van jouw klanten of inwoners zou je als organisatie namelijk zorgvuldig moeten omgaan. Wanneer je jezelf in de rol van klant of inwoner begeeft, verwacht je dit immers ook. Om dit te bereiken moet er draagvlak zijn op het niveau van het management en het bestuur. Daarna kun je ervoor zorgen dat er voldoende kennis en bewustwording ontstaat binnen de gehele organisatie. Beschik je vervolgens ook nog over een privacyteam dat ook bereid en in staat is om mee te denken met de (belangen van de) business, dan heb je als organisatie het recept voor een geslaagde implementatie.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

 

Borg de transformatie Sociaal Domein in uw volgende raadsprogramma

Lees het gehele artikel
8 maart 2018

Gemeenten hebben sinds 2015 de decentralisaties van 4 wetten in het Sociaal Domein vorm en inhoud gegeven. Met een nieuwe bestuursperiode aanstaande kijkt Telengy terug op de afgelopen transitieperiode en blikt vooruit op de benodigde transformatie in de komende raadsperiode.

De naoorlogse uitbouw van de verzorgingsstaat zorgde ervoor dat burgers in toenemende mate een beroep konden doen op de overheid. Gevolg: een toename van overheidsbemoeienis (van-wieg-tot-graf) en een afname van probleemoplossend vermogen bij burgers. Dit leidde tot afhankelijke burgers, veel regelgeving en financiële onhoudbaarheid van het systeem.

Eigen verantwoordelijkheid

Het Rijk kondigde daarom in 2012 aan dat we voor de opgave staan te transformeren van verzorgingsstaat naar participatiesamenleving. Hierin worden burgers geacht verantwoordelijkheid te nemen voor zichzelf en voor elkaar. De overheid moet deze verandering faciliteren door terug te keren naar de kern van de overheidstaak: stimuleer het emanciperen van burgers zodat zij zo min mogelijk afhankelijk zijn van professionele hulp. Daar waar dat niet lukt, is het de verantwoordelijkheid van de overheid goede hulp- en dienstverlening samenhangend te organiseren.

Beleidsarme transitie

Gemeenten hebben bij de start naar en vanaf 2015 vooral gekeken hoe het bestaande stelsel kon worden ingebed in de bestaande organisatie. Dit betekent dat de nieuwe wetgeving (de wet Wmo 2015, de Jeugdwet, de Participatiewet en de wet op het Passend Onderwijs), beleidsarm werd overgenomen. Er was te weinig aandacht of tijd voor de essentie van de wetgeving: het stimuleren van burgers tot het nemen van verantwoordelijkheid voor zichzelf en voor elkaar. Het betrekken van burgers door te vragen wat daarvoor nodig is, is niet of nauwelijks gedaan.

Zorgvraag blijft toenemen

Door het overnemen en veelal voortzetten van de bestaande voorzieningen in het bestaande stelsel is er van een daadwerkelijke verandering veelal nog geen sprake. Het aantal mensen dat een beroep doet op de overheid blijft stijgen en het beroep dat wordt gedaan neemt toe in zwaarte. De toenemende ondersteuningsvraag naar zorg en de budgetkortingen vanuit het Rijk leiden ertoe dat gemeenten met toenemende tekorten komen te zitten. De reflex op deze tendens is om opnieuw vanuit bestaande kaders de kosten proberen te verminderen door ‘verkeerde’ parameters te gebruiken bij zorginkoop die moeten bijdragen aan het steeds goedkoper kunnen inzetten van zorg.

Transformatie niet gerealiseerd

We concluderen twee dingen:

  1. De transformatieopgave zoals beoogd door het Rijk is nog niet behaald.
  2. De opdracht aan gemeenten om de lead te nemen in een daadwerkelijk veranderingsproces komt onvoldoende uit de verf, omdat het probleem wordt opgelost vanuit de situatie waaruit het is ontstaan.

De grootste denkfout is dat overheden proberen grip te krijgen op de opgave door middel van technisch-instrumentele toepassingen. Voorbeelden daarvan zijn het anders optuigen van de toegang, het ‘slim’ inrichten van bedrijfsvoering, de verandering van input naar output/outcome sturing, meer deskundigheid bij het keukentafelgesprek, verantwoord berichtenverkeer, ‘gerichter’ inkopen, beleid op PGB’s en eigen bijdrage, strenger verantwoorden en goede informatievoorziening.  Met deze denkrichting zijn we echter aan het sturen aan de achterkant (er is al hulp nodig).

Ondersteuning niet effectief

Uit onze ervaring blijkt dat beschikbare middelen vooral aan de achterkant van de keten worden ingezet. Er wordt geïnvesteerd in organisatie- en beleidsontwikkeling op het vraagstuk hoe ernstige problemen van multicomplexe aard ‘beter’ en daardoor ‘goedkoper’ kunnen worden opgepakt (dus achterin de keten). Op dit punt in de keten is echter geen sprake meer van burgers die verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor zichzelf en voor elkaar. De ervaring leert ons daarnaast dat de hulp die georganiseerd wordt in veel gevallen niet leidt tot meer zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid bij de burger. Sterker nog, in veel gevallen zien we een transgenerationele overdracht van de problemen waarvoor hulpverlening wordt ingezet. Dit betekent dat de hulpvraag wordt overgedragen van ouder op kind, soms generaties lang.

Investeer in voorliggend veld

Dit wil niet zeggen dat er geen hulp meer nodig is in deze cases. Het gaat erom dat overheden de hulp anders moeten organiseren, namelijk in het voorliggend veld. Voor in de keten waar ondersteuning vrij toegankelijk is, gericht op een proactieve benadering.  Dit betekent dat er praktische hulp moet zijn op het moment dat een hulpvraag zich nog niet manifesteert. Deze ondersteuning is geen formele hulp waar een medische diagnose voor nodig is. Het gaat om een sterkere inrichting van het voorliggend veld, waarin wordt geïnvesteerd in onderwijs, vrijetijdsbesteding, vrijwilligerswerk, een betere samenwerking met het medische domein, het veiligheidsdomein en bijvoorbeeld het ruimtelijk domein. Tijdens het opstellen van de gemeentelijke begroting kan hier al rekening mee gehouden worden. De drempel die hierbij ervaren wordt, is dat vooraf nog niet inzichtelijk gemaakt kan worden wat de investering in het voorliggend veld daadwerkelijk achter in de keten gaat opleveren. Als we willen dat burgers meer verantwoordelijkheid voor zichzelf en voor elkaar nemen, dan moet dit gestimuleerd én gefaciliteerd worden.

Handreiking transformatie sociaal domein raadsprogramma in pdf-formaat

En hoe nu verder?

Telengy is van mening dat er twee belangrijke hordes genomen moeten worden. De eerste is dat de gemeentelijke organisatie zelf beseft dat het anders moet. De aanjager hiervan is het gemeentelijk bestuur. Als dit geborgd is, is de volgende stap dat ook het voorliggend veld wordt betrokken. Bestuur, ambtelijke organisatie en voorliggend veld onderzoeken samen hoe een sluitende keten aan de voorkant kan worden georganiseerd (waar liggen lacunes, wat zijn de parameters, wie zijn de stakeholders?). Op basis van deze verkenning wordt een praktijkgerichte aanpak ontwikkeld. Volgende stap is om deze praktijkgerichte aanpak te vertalen naar de uitvoeringspraktijk waarin gemeente en partners werken aan gedeelde doelen binnen de samenleving, in het licht van een nieuwe moraal en ‘mindset’.

Het werken vanuit die dagelijkse praktijk vraagt in eerste instantie tijd, moeite en geld. De kosten lopen voor de baten uit. De investeringen doen we in het voorliggend veld, de baten realiseren we achter in de keten. De nieuwe moraal en mindset wordt het doel, kostenbesparing is het effect.

Raadsperiode 2018-2022

Het gemeentelijk bestuur is aan zet om deze transformatie daadwerkelijk vorm en inhoud te geven. Met de gemeenteraadsverkiezingen in zicht zullen er nieuwe raads- en collegeprogramma’s komen. Een ideale gelegenheid om de benodigde transformatie beleidsmatig en integraal vorm te geven. Juist in het bestuurlijk programma kan de transformatie vertaald worden naar actiegerichtheid, samen met het voorliggend veld. Feitelijk wordt de intentie vastgelegd om de transformatie met alle betrokken partijen tot een succes te maken. Door vervolgens de bijdrage te concretiseren naar actiepunten, wordt het tastbaar. Echter, de actiepunten moeten in samenhang over de beleidsdomeinen opgesteld worden. We beschrijven enkele voorbeelden die in een raadsprogramma passen en het voorliggend veld versterken:

Onderwijs

  • Investeer in het maken van heldere samenwerkingsafspraken met het onderwijs:
    • Pel af en maak inzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
    • Zodra er signalen zijn die onderwijs gerelateerde problematiek overstijgt, weet het onderwijs wat de route is naar gemeentelijke ondersteuning in het voorliggend veld (dus voordat er een maatwerkvoorziening nodig is).
    • Zorg dat het onderwijs één aanspreekpunt heeft bij de gemeente zodat snel contact kan worden gelegd en signalen op de juiste plek terecht komen.
  • Maak regionale afspraken over de inzet van ondersteuning binnen het speciaal onderwijs/ speciaal voortgezet onderwijs.
  • Investeer in een training ‘meldcode’ (met name binnen het onderwijs). Neem het onderwijs mee in het belang van tijdige signalering, de te doorlopen stappen en eventuele opschaling naar Veilig Thuis. De wet meldcode wordt aangescherpt in 2019. Betrek alle partners bij deze wijziging door het belang en het hanteren van de meldcode opnieuw op de agenda te zetten.
  • Basisonderwijs en gemeente ontwikkelen samen een lesprogramma ‘gemeenschappelijk burgerschap’.

Publieke gezondheid/sport en vrije tijd

  • Sportverenigingen en gemeente ontwikkelen een initiatief waar ouderen en jongeren samen en gelijktijdig kunnen sporten.
  • Binnen verenigingen, jeugdhonken en op de middelbare school wordt binnen het sportprogramma of in het curriculum ruimte gecreëerd voor het herkennen van hulpbehoeften bij verschillende doelgroepen.
  • Organiseer rondleidingen bij lokale horeca met voorlichting over alcoholgebruik, voor ouders over jongeren.
  • Subsidieer sportverenigingen voor ‘sport en spel’ onder speciale doelgroepen.
  • Benut lokale partners zoals de bibliotheek door voorlichting op bepaalde thema’s te bieden.

Medisch domein

  • Organiseer een multidisciplinair overleg met alle stakeholders binnen het medisch domein (huisartsen, jeugdartsen, sociaal team) met als doel: waar kunnen we signalen op de juiste plek krijgen, vóórdat er formele hulp nodig is.
  • Investeer in een intensievere samenwerking met huisartsen zodat zij beter bekend zijn met het voorliggend veld en hoe zij dit kunnen inzetten.

Veiligheid

  • Gemeente, politie en partners uit andere domeinen stimuleren jongeren om zich bewust te zijn van gedrag in relatie tot gevoel van onveiligheid bij ouderen.
  • Gemeente, politie en partners uit andere domeinen helpen ouderen om gedrag en de leefwereld van jeugd beter te begrijpen.

Ruimtelijk domein

  • De gemeente stimuleert in de openbare ruimte ontmoetings- en speelplekken voor alle doelgroepen samen, vanuit de gedachtegang ‘ontmoeting leidt tot begrip, respect en sociale verbondenheid’.
  • Maak afspraken met de woningbouwcorporaties, door bij huurschulden boven een bepaald bedrag te signaleren (schulden zijn de grootste oorzaak van zorgproblemen).
  • De omgevingswet brengt het ruimtelijk domein in verbinding met de andere domeinen. Neem bij implementatie van de omgevingswet de opgave om het voorliggend veld te versterken mee.

Met deze voorbeelden versterken we het voorliggend veld op de gebieden van gemeenschapszin, begrip voor elkaar, burgerschap en bijvoorbeeld de vroege herkenning van hulpvragen op het gebied van welzijn. Met als uiteindelijk doel proactieve en vrij toegankelijke ondersteuning van burgers die een klein steuntje in de rug nodig hebben voordat zij niet meer zelfstandig problemen kunnen oplossen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ruud Groot, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 15 47 92 90 of e-mail: r.groot@telengy.nl.

Samen op weg naar de AVG

Lees het gehele artikel
20 december 2017

Gemeenten hebben de afgelopen jaren veel tijd en energie besteed aan de thema’s informatiebeveiliging en privacy. Privacy was in mijn optiek een thema dat bij veel gemeenten ‘meeliftte’ op het thema informatiebeveiliging. We moesten als gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) implementeren, daar lag de prioriteit. Op basis van risicoanalyses namen we belangrijke maatregelen om onze vertrouwelijke informatie, waaronder persoonsgegevens van inwoners, beter te kunnen beschermen. En daar zijn we nog lang niet mee klaar. Natuurlijk was er per 1 januari 2016 ook de meldplicht datalekken, die werd opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Door deze ontwikkelingen gingen we ook (meer) aandacht besteden aan het thema privacy. Veel gemeenten gingen aan de slag met het opstellen van een privacybeleid, verwerkersovereenkomsten en een protocol voor datalekken.

Privacy: een nieuw thema voor gemeenten. Of toch niet..?

Wat mij in die periode is opgevallen, is dat veel gemeenten nog helemaal niet of in beperkte mate met het onderwerp privacy bezig waren. Veel gemeenten hadden – of zelfs hebben – bijvoorbeeld geen juristen binnen de organisatie die zich bezig houden met compliancy aan privacywetgeving. Dit terwijl de Wbp al van kracht is sinds 2001. We werden dus al lang geacht om bijvoorbeeld een privacybeleid te hebben en verwerkersovereenkomsten te hebben afgesloten met externe partijen die persoonsgegevens verwerken. Door de implementatie van de BIG, de meldplicht datalekken en vervolgens de aankondiging van de nieuwe Europese privacywet (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) is het thema ineens ‘top-of-mind’ geworden in gemeenteland.

De implementatie van de AVG: een valse start…?

De AVG is op 25 mei 2016 in werking getreden, maar de wet is van kracht vanaf 25 mei 2018. Dit betekent dat organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder overheden zoals gemeenten, per 25 mei 2018 moeten voldoen aan de wet. Veel (met name kleinere) gemeenten zijn eigenlijk pas net goed op weg met de implementatie. Wat opvallend is, aangezien ze al anderhalf jaar de tijd hebben gehad voor de implementatie. Het komt vaker voor dat we als gemeenten laat beginnen met dergelijke grote implementatietrajecten. Enerzijds omdat we wellicht niet eerder de middelen vrijgemaakt krijgen vanwege andere prioriteiten. Anderzijds ook omdat we graag wachten op bruikbare formats vanuit bijvoorbeeld de VNG voor de implementatie. We willen immers niet allemaal het wiel opnieuw uitvinden, wanneer we als gemeenten grotendeels voor dezelfde uitdagingen staan. Veel van deze formats zijn pas de laatste paar maanden beschikbaar gekomen.

…Maar nu op volle stoom!

Inmiddels zijn veel gemeenten op volle stoom met de implementatie. De implementatie omvat o.a. het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en het opstellen van registers voor de verwerkingen van persoonsgegevens, de verwerkers en de verwerkersovereenkomsten. Maar ook het uitvoeren van Privacy Impact Analyses (PIA’s) voor bestaande of nieuwe verwerkingen, het herijken van het protocol voor datalekken en het aanpassen van de werkprocessen.
Het is raadzaam om bij deze werkzaamheden de kennis en ervaring die de CISO al heeft opgedaan mee te nemen in het project. En de prioriteit en volgorde van de activiteiten te bepalen op basis van een risicoanalyse en planning. Kennis van de privacywetgeving en van informatievoorziening en ICT zijn onmisbaar voor een succesvolle implementatie van de wet.

Welke veranderingen brengt de AVG?

De AVG moet gemeenten helpen om aantoonbaar in control te zijn over de persoonsgegevens die verwerkt worden binnen de organisatie. Wat daarbij helpt, is de aanstelling van de FG als vooruitgeschoven post van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en onafhankelijke toezichthouder binnen de gemeente. De FG kan informeren en adviseren binnen de organisatie, maar bijvoorbeeld ook als ombudsman optreden bij vragen, verzoeken of klachten van inwoners. De AVG heeft als gevolg dat inwoners zelf meer handvaten krijgen om regie over hun persoonsgegevens te kunnen uitoefenen. Dit vereist wel dat de werkprocessen, informatiestromen en applicaties binnen de gemeenten erop ingericht zijn om deze transparantie rond inwonergegevens te kunnen bieden. Tegelijkertijd moeten de gegevens afdoende beveiligd en afgeschermd zijn, waardoor dit een uitdaging is. Deze veranderingen bieden ook kansen voor organisaties, bijvoorbeeld om efficiënter te gaan werken en waar mogelijk aan dataminimalisatie te gaan doen op het gebied van (persoons)gegevens. Denk aan het principe van eenmalige registratie en meervoudig gebruik.

Welke uitdaging betekent dit voor gemeenten in 2018?

25 mei 2018 is het al heel snel. Voor veel gemeenten is het te kort dag om dan al volledig volgens de letter van de wet te kunnen werken. Voor grote commerciële organisaties is dit wellicht mogelijk, maar gemeenten zijn complexe organisaties met vaak onvoldoende capaciteit om dan al helemaal AVG-proof te zijn. Daarom is het denk ik een belangrijk streven om vooral al volgens de geest van de wet te willen werken. Om dat te bereiken is met name het kennisniveau en de bewustwording binnen de gehele organisatie over het onderwerp cruciaal. Des te meer omdat we helaas niet ieder proces of iedere applicatie 100% AVG-proof kunnen maken door middel van enkel technische maatregelen.

Hoe neem ik medewerkers mee in de veranderingen?

In de praktijk merk ik dat het met name belangrijk is om medewerkers een afwegingskader mee te geven op basis van de privacywetgeving. Zodat zij zelfstandig en steeds opnieuw afwegingen kunnen maken hoe zij persoonsgegevens verwerken als onderdeel van hun werkzaamheden. Binnen de afdelingen vinden immers de registraties van gegevens en overige verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daarbij maken medewerkers continu lastige afwegingen. ‘Met wie mag ik deze gegevens delen’? En op welke wijze? Waar moet ik ze op slaan en hoe lang mag ik ze bewaren?’. Stap één is om medewerkers daar eens bij stil te laten staan. Zij zullen zien dat er geen ‘trucje’ is waarmee altijd de juiste keuze gemaakt kan worden, want elke casus is weer anders. Wat het extra lastig maakt, is dat het beschermen van de privacy van een inwoner soms conflicterend kan zijn met het kunnen bieden van goede dienstverlening aan een inwoner of zelfs het kunnen waarborgen van de (fysieke) veiligheid van een inwoner. Medewerkers moeten dus goed geëquipeerd zijn om deze soms moeilijke afwegingen zelf te kunnen maken. En kom je daar een keer niet uit als medewerker? Geen nood, dan is er altijd nog de kersverse FG om je te adviseren…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

De Omgevingswet in 2018: waar gaat uw gemeente mee aan de slag?

Lees het gehele artikel
20 december 2017

Het afgelopen jaar is er door lokale overheden waaronder gemeenten hard gewerkt aan de voorbereiding op de Omgevingswet. Gemeenten doen dat opvallend genoeg op heel verschillende manieren. Met ‘botsproeven’ op basis van de nieuwe wetgeving, door het opstellen van omgevingsvisies of -plannen nieuwe stijl of door te oefenen met andere vormen van inwonerparticipatie. En dat is niet erg, want dat is (blijkbaar) ook de manier waarop het rijk de Omgevingswet wil implementeren: door de lokale en regionale overheden in de praktijk te laten ondervinden wat wél en wat niet werkt en de best practices vervolgens landelijk te adopteren en uit te werken voor alle gemeenten. Voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is besloten fasegewijs te werken aan de implementatie en per fase vooral een einddoel te formuleren. Zonder vooraf altijd al te bepalen hoe dit einddoel bereikt moet worden. Een interessante systematiek, maar ook één die goed zou kunnen werken bij een complexe transformatie als deze die jaren tijd kost. Want ieder jaar ontstaan er weer nieuwe inzichten en de techniek staat ook niet stil. Flexibiliteit in de aanpak is dus vereist.

Terugblik op 2017

Deze aanpak en dynamiek heeft er echter ook toe geleid, dat de implementatie vanaf het begin groots en over de volle breedte is aangezet door het rijk. Hoewel er voor het DSO fasegewijs gewerkt wordt, bestaat de bouw van het DSO uit een heleboel complexe projecten die allemaal in elkaar grijpen, wat een groot risico is. Het Bureau ICT Toetsing (BIT) heeft dat ook geconcludeerd. Het BIT heeft geadviseerd de dienstverlening van het DSO bij inwerkingtreding te beperken tot een minimale invulling van het huidige dienstverleningsniveau en oppert daarvoor een aantal onderdelen te schrappen of te minimaliseren. Van daaruit kan gecontroleerd verder gewerkt worden aan het uitbouwen van het DSO. Daarnaast adviseerde het BIT om de invloed van de bevoegde gezagen op het ontwerp van het DSO te versterken. Mede door deze pas op de plaats, is er voor de Minister voor gekozen om de ingangsdatum van de Omgevingswet voor de tweede keer uit te stellen; dit maal tot 1 januari 2021.

Vooruitblik naar 2018: maken gemeenten een pas op de plaats, of pakken ze door?

Het is dus vooral het Rijk dat meer tijd nodig blijkt te hebben om de Omgevingswet te implementeren. De hamvraag is nu of gemeenten óók vinden dat zij extra tijd nodig hebben en deze ook gaan benutten? Er is al een gemeente die besloten heeft van niet en de voor de Omgevingswet gereserveerde middelen voor 2018 een jaar doorschuift. Is dat nou wel verstandig? Ja, het klopt dat er nog onduidelijkheden zijn over bijvoorbeeld de exacte impact van het DSO en de benodigde informatievoorziening vanuit de gemeente. Maar de extra beschikbare tijd en het al gereserveerde budget biedt in mijn optiek juist een uitgelezen kans om de basis goed op orde te krijgen voor de Omgevingswet, want op dat vlak is nog belangrijke winst te boeken.

Betrek voldoende collega’s bij het project en voer impactanalyses uit

Wat mij bijvoorbeeld is opgevallen bij een aantal gemeenten die bezig zijn met de implementatie, is dat lang niet alle medewerkers die een rol zouden moeten hebben binnen de organisatie om de uitvoering van de Omgevingswet tot een succes te maken, al zijn aangehaakt bij het invoeringsprogramma. Is vooral een klein projectgroepje met de Omgevingswet bezig, of zijn bijvoorbeeld de medewerkers informatievoorziening en ICT ook al betrokken en worden zij ook écht al ingezet in het project? Bijvoorbeeld om de impact op de gemeentelijke informatievoorziening (lokale applicatielandschap) te inventariseren en waar mogelijk al voorbereidingen te treffen? Er is echt al genoeg te doen.

Besteed voldoende tijd aan het proces en bewustwording

In meer algemene zin zijn er ook nog voldoende slagen te maken in de bewustwording binnen de organisatie, voor wat het werken met de Omgevingswet betekent voor de werkzaamheden en de gevraagde houding en het gedrag van medewerkers, bestuurders en raadsleden. Kijk ook buiten je eigen werkveld en ga als projectleider Omgevingswet eens praten met de CISO van de organisatie, die zich bezighoudt met informatiebeveiliging. Hij of zij heeft dit bewustwordingstraject voor informatiebeveiliging onlangs al eens doorlopen in de organisatie en kan belangrijke ervaringen delen. Bewustwording binnen de organisatie speelt bij beide onderwerpen de belangrijkste rol voor het wel of niet slagen van de beoogde nieuwe manier van werken. Met andere woorden, heb naast de inhoud ook voldoende aandacht voor het proces.

Verbind projecten en zet in op (integraal) gegevensmanagement

Een ander aspect waarin nog veel te winnen is voor gemeenten, zijn de gegevens die zij verwerken. Als gemeente wordt het steeds belangrijker om te weten welke gegevens de organisatie verwerkt, in welke processen en applicaties deze worden verwerkt en of verwerking veilig en volgens de (privacy)wetgeving gebeurt. Ook hier is er weer een overeenkomst met informatiebeveiliging en privacy. Voor de implementatie van de nieuwe privacywet, de AVG, is inzicht vereist in welke persoonsgegevens we verwerken, zodat we in control zijn op privacy.
Voor een goede uitvoering van de Omgevingswet, vereisen we evengoed inzicht in onze gegevenshouding om goede dienstverlening te kunnen bieden, vooral in gegevens over de fysieke leefomgeving. Dan kan het bijvoorbeeld gaan om verzamelde gegevens van inrichtingen, die door toezichthouders van de gemeente of omgevingsdienst worden gecontroleerd op de naleving van milieuregels. Maar ook om de gegevens die besloten liggen in digitale ruimtelijke plannen. Deze data (en nu vaak ook nog documenten) wil je gestructureerd en digitaal beschikbaar hebben en kunnen ontsluiten. Zodat je in control bent als gemeente en data tijdig kunt gaan uitwisselen met het DSO.

Verbind daarom het project implementatie Omgevingswet eens met het project implementatie AVG en kijk eens wat je van elkaar kunt leren. De projecten hebben meer (uitdagingen) gemeen dan je mogelijk verwacht. En allebei hebben ze veel te winnen bij goed gegevensmanagement. Het werken onder een architectuur (GEMMA) en het benutten van de Softwarecatalogus kan voor beide projecten helpen om meer grip te krijgen op de vraag welke gegevens in welke processen en applicaties verwerkt worden en hoe hier mee om te gaan. Kortom, ga in het nieuwe jaar aan de slag met (integraal) gegevensmanagement. Data is immers het nieuwe goud, zo wordt gezegd. En daar ga je nou eenmaal zorgvuldig om…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

Op goed vertrouwen: privacy en het sociaal domein

Lees het gehele artikel
29 november 2017

In 2017 is door Anouk Kersten van Telengy een onderzoek uitgevoerd naar hoe inwoners aankijken tegen de gegevensuitwisseling door de gemeente en privacy in het sociaal domein. De gegevensuitwisseling tussen gemeenten en externe partijen kan namelijk omvangrijk zijn. Sinds de komst van de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet komen gemeenten meer dan ooit in aanraking met persoonlijke gegevens.

Wet bescherming persoonsgegevens

Gemeenten moeten zich sinds 2001 bij het gebruiken van persoonsgegevens houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die op 25 mei 2018 door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vervangen zal worden. In 2016 is daar de meldplicht datalekken aan toegevoegd. De Wbp 2016 is leidend voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. De gemeente dient er volgens deze wet voor te zorgen dat persoonsgegevens van inwoners en andere belanghebbenden worden beschermd tegen onrechtmatige verwerking en onbevoegde toegang tot deze gegevens. Het verwerken van persoonsgegevens mag alleen in overeenstemming met de Wbp 2016. Daarbij mogen persoonsgegevens slechts worden gebruikt voor vooraf omschreven doeleinden. De persoon van wie de persoonsgegevens zijn, moet op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die de gegevens verwerkt en het doel van de gegevensverwerking.

Het belang van vertrouwen

Het waarborgen van privacy is ook bij hulpverlening, dat sinds de decentralisaties de verantwoordelijkheid is van gemeenten, essentieel. Het is namelijk wenselijk dat inwoners ondersteuning of hulpverlening als laagdrempelig ervaren en het waarborgen van privacy kan daarbij een belangrijke rol spelen.

Ondanks de verplichtingen voor gemeenten die voortvloeien uit de Wbp 2016 is er landelijk veel kritiek op de betrokkenheid van de gemeente bij ondersteuning en hulpverlening. Hierdoor ontstond de bezorgdheid dat gemeenten onzorgvuldig om zouden gaan met gegevens van inwoners. Inwoners kunnen daardoor nog steeds het gevoel hebben dat hun privacy niet volledig gewaarborgd wordt door gemeenten. Volgens het CBS neemt het vertrouwen dat inwoners hebben in de gemeente af. Wanneer zij geen vertrouwen hebben in hoe de gemeente omgaat met privacy, zoeken zij wellicht minder snel ondersteuning of hulp. Vooral voor inwoners met hoge ondersteuningsbehoefte is zorgmijding een probleem: zij hebben deze hulp het hardst nodig.

Casus: onderzoek in de gemeente Berg en Dal

Ook in de gemeente Berg en Dal is privacy een actueel onderwerp. De gemeente heeft, naar aanleiding van de Wbp 2016 en vooruitlopend op de AVG, een inventarisatie gedaan ten aanzien van privacy. Door middel van het opstellen van een visie en spelregels omtrent privacy in het sociaal domein, kennisvergroting en bewustwording geeft de gemeente privacy zo goed mogelijk vorm voor haar inwoners. Privacy wordt vaak bekeken vanuit het perspectief van gemeenten; veel rapportages bekijken hoe gemeenten omgaan met de privacywetgeving en wat verbeterpunten zijn. Echter, juist het perspectief van inwoners, dat nu nog onderbelicht blijft, kan van belang zijn. Daarom is door Anouk Kersten van Telengy een kwalitatief onderzoek gedaan naar de behoeften van inwoners omtrent privacy en vertrouwen bij de sociale teams van de gemeente Berg en Dal. Hierin is niet alleen gekeken naar het vertrouwen in de gemeente en de sociale teams, maar ook naar het vertrouwen tussen inwoners.

Het meest opvallende resultaat van dit onderzoek is het belang van transparantie. Omdat de processen binnen de sociale teams en de gemeente relatief onduidelijk zijn voor inwoners, is het vertrouwen van inwoners niet optimaal. Daarnaast geven inwoners aan dat zij zich niet laten tegenhouden door sociale controle wanneer zij op zoek zijn naar ondersteuning of hulp. Wel vinden inwoners het prettig als medewerkers van de sociale teams onbekenden zijn. Tot slot lijken met name ouderen behoefte te hebben aan een proactieve benadering van de gemeente.

Wat kunnen gemeenten hiermee?

Deze inwonersbehoeften leiden tot interessante inzichten voor gemeenten. Allereerst is transparantie van belang. Aan de hand van volledige informatie over sociale (wijk)teams, kunnen inwoners de rationale keuze maken om hen te vertrouwen. Hierdoor zullen inwoners eerder naar de wijkteams toe gaan voor ondersteuning of hulp. Het laten zien hoe een hulpverleningstraject verloopt, en hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens, kan hier bijvoorbeeld aan bijdragen. Ook prestaties en verbeteringen kunnen gecommuniceerd worden met inwoners; zo weten zij dat hun gemeente actief bezig is met het verbeteren van het sociaal domein en het afstemmen van processen op de behoeften van inwoners. Tot slot kunnen ouderen proactief benaderd worden door hun behoeften per wijk of dorp in kaart te brengen. Hierdoor kan de ervaren welwillendheid en proactiviteit van hun gemeente worden vergroot. De gemeente kan hierop inspelen door ouderen actief te benaderen. Hier kunnen opbouwwerkers in gemeenten wellicht een grotere rol spelen. Opbouwwerkers vormen vaak een verbinding tussen inwoners en overheden of professionele organisaties.

Tot slot

Deze inzichten kunnen ertoe leiden dat inwoners een positiever beeld krijgen over privacy in het sociaal domein, en meer vertrouwen krijgen in hun gemeente en de sociale (wijk)teams. Het sociaal domein wordt op deze manier toegankelijker en laagdrempeliger voor hen die ondersteuning of hulp nodig hebben.

Masterthesis

Dit artikel is een verkorte weergave van de masterthesis van Anouk in het kader van haar master Sociology: Contemporary Social Problems. Meer informatie vindt u in de factsheet en in de volledige masterthesis.

Meer weten?

Wilt u meer weten, neem dan contact op met Telengy-adviseur Anouk Kersten, 06 49 89 06 00 of a.kersten@telengy.nl.

Sturingsinformatie Sociaal Domein gemeente Lingewaal

Lees het gehele artikel
29 november 2017

In oktober heeft Telengy-adviseur Jeroen van den Broek zich ingezet voor de gemeente Lingewaal. Hij heeft zich beziggehouden met de inrichting van een herbruikbaar standaardproces voor het aanleveren van data afkomstig uit Civision Samenlevingszaken aan Initi8. Dit in het kader van het door Initi8 ontwikkelde product, genaamd CTRL8, waarmee sturings- en verantwoordingsinformatie over het gemeentelijke sociaal domein gemonitord kan worden.

Allereerst werd in samenwerking met andere gemeenten het juiste SQL-script verkregen. Vervolgens is dit script door middel van enkele tests afgestemd op de context bij gemeente Lingewaal en de vanuit Initi8 gestelde eisen. Daarnaast is een handleiding ontwikkeld. Dankzij de inspanningen van Jeroen is gemeente Lingewaal tegenwoordig in staat om de benodigde data op gemakkelijke en zelfstandige wijze aan te leveren.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jeroen van den Broek, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00 of via e-mail: j.v.d.broek@telengy.nl.

Even voorstellen… Anouk Kersten

Lees het gehele artikel
29 november 2017

Per 1 januari begin ik als adviseur bij Telengy. Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in de dynamiek van actuele sociale vraagstukken. Dit gevoel werd alleen maar versterkt tijdens mijn WO-masters Maatschappelijke Opvoedingsvraagstukken en Sociology: Contemporary Social Problems en onderzoeken die ik gedurende stages uitvoerde in opdracht van diverse lokale overheden en semi-overheden.

Al tijdens het laatste jaar van mijn opleiding ontdekte ik dat het sociaal domein mijn belangstelling had. Het sociaal domein is namelijk volop in ontwikkeling. Zo is er een continue wisselwerking tussen de leefwereld van burgers en de systeemwereld van overheidsorganisaties. Dit maakt het kijken naar sociale vraagstukken juist zo interessant en zorgt ervoor dat ik vol energie aan het werk ga!

Ik wil mezelf graag omschrijven als doelgericht, en bekijk situaties analytisch en nauwkeurig. Daarnaast zorgt dit ervoor dat ik realistische resultaten nastreef. Daarbij vind ik het cruciaal om niet de belangrijkste partij uit het oog te verliezen: de burger.

Om als adviseur mee te kunnen draaien bij projecten in het sociaal domein lijkt me dan ook geweldig. Daarnaast kan ik mezelf continu blijven ontwikkelen door het werken met collega’s en de opleidingsmogelijkheden die Telengy biedt. Door deze kennis en ervaring mee te nemen in mijn identiteit als adviseur, hoop ik sociale vraagstukken in onze steeds complexer wordende samenleving adequaat aan te pakken.

Dwarskijken in de transities sociaal domein

Lees het gehele artikel
26 oktober 2017

Met als thema ‘Weg van het systeemdenken, op naar de leefwereld!’, organiseerde Telengy op 28 september een dwarskijksessie over de ontwikkelingen in de transities sociaal domein. Met een gemêleerd deelnemersveld (strategie, beleid, uitvoering, bedrijfsvoering) is met een dwarse kijk naar deze ontwikkelingen gekeken. Hoe kan aan de slag worden gegaan om de eigen kijk op gewenste verandering in het sociaal domein, vorm te geven?

Transities Sociaal Domein terug bij af

Tijdens de introductie van het programma heeft Telengy-adviseur Ruud Groot de deelnemers, via een reflectie op de praktijk, meegenomen naar het nut en de noodzaak achter de transities. Vanuit ervaringen uit eigen beroepspraktijk binnen het Jeugd- en Wmo domein, heeft hij de tendens toegelicht van de periode vóór de transities. Het aantal mensen in zorg nam toe en de intensiteit van de zorg nam ook toe. Dit leidde tot financiële onhoudbaarheid en tot aangeleerde hulpeloosheid bij burgers. Via de transitie- en transformatieopgaven (eerder, sneller, lichter, doelmatiger) moeten gemeenten terugkeren naar de bedoeling van overheidsbemoeienis. Het emanciperen van burgers zodat, zij minder afhankelijk zijn van de overheid. Na bijna drie jaar transformeren is statistisch op te maken dat in meerdere regio’s het aantal zorgvragers toeneemt. En de intensiteit van zorg ook. De cirkel is rond, lijkt het. Vraag aan de deelnemers was of dit een herkenbare tendens is en met welke dwarse kijk we deze kunnen doorbreken.

Beleidsparadox belemmert transities Sociaal Domein

In subgroepen werden casussen besproken waaruit duidelijk werd dat concrete veranderambities vastlopen in de praktische uitvoering. Dit is voornamelijk te wijten aan tegenstrijdigheden in centraal- en lokaal overheidsbeleid. Zo is in bijvoorbeeld de Wmo 2015, de compensatieplicht vervangen door een resultaatverplichting. Gemeenten zijn verplicht om voorzieningen te treffen met als resultaat, dat burgers langer zelfstandig en zelfredzaam thuis kunnen blijven wonen. De CRvB-uitspraak van 18 mei 2016 staat voor veel regio’s het resultaatgericht werken juist in de weg, zo blijkt uit de workshops. Een tweede systeemfout is de opdracht vanuit het Rijk om integraal en domein overstijgend te werken; het adagium is één gezin, één plan, één regisseur. In het komen tot een beschikking en dienstverleningsopdracht aan zorgaanbieders, zijn gemeenten echter verplicht zich te houden aan de wettelijke schotten tussen de domeinen die door het Rijk zijn opgetrokken. Eén integraal gezinsplan dat op gezinsniveau wordt beschikt, op gezinsniveau wordt uitgevoerd en op gezinsniveau wordt betaald, is dus niet rechtmatig. Concluderend stellen we vast dat op systeemniveau aspecten spelen die het gemeenten belemmert om vanuit de ‘bedoeling’ te werken. Hoe komen we dan vanuit een dwarse kijk tot een doorbraak van deze paradox?

Begin met het doel voor ogen

Telengy-adviseur Femke de Vos hielp deelnemers via een scrum methodiek om over de belemmeringen van de systeemwereld heen te kijken. Centraal stond tijdens de workshop de situatie voor ogen waarin het veranderdoel gerealiseerd was. Met dit einddoel voor ogen zijn deelnemers gaan terug redeneren wat er nodig is om te komen tot deze gewenste situatie. Enige spelregel was: niet denken in belemmeringen op systeemniveau. Dit leidde tot interessante inzichten. Er liggen vragen op systeemniveau van waaruit uitdagingen binnen de eigen organisatie naar voren komen. Om transformatiedoelen te kunnen realiseren, moet op organisatieniveau ook over grenzen heen worden gekeken. Dit vraagt om vertrouwen, loslaten en faciliteren. Het vraagt om andere competenties van toegangsprofessionals, andere rollen van aanbieders en burgers. Dit zijn veranderaspecten waar morgen mee kan worden begonnen, in tegenstelling tot het doorbreken van de paradox op systeemniveau. Door ‘gewoon’ te beginnen met veranderen, kleuren we misschien eens buiten de lijntjes. Dit hoeft niet erg te zijn, het kan juist helpen om van onderaf de lobby naar centrale bewindslieden in gang te krijgen. ‘Gewoon doen’, is ook de slogan van Telengy.

Smaakt naar meer

Evaluerend op de sessie, werd de behoefte gedeeld om vervolg te geven aan deze bijeenkomst. Deelnemers vonden het fijn om in een gemêleerde samenstelling ervaringen te delen, nieuwe inzichten te verwerven en elkaar hiermee te inspireren. Telengy geeft graag invulling aan deze wens op een vervolg en blikt in een volgende OIB terug op de nieuwe tussenstand, ofwel wat de inzichten in praktische zin hebben opgeleverd.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ruud Groot, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 15 47 92 90 of via e-mail: r.groot@telengy.nl.

Kwaliteitsborging berichtenverkeer Sociaal Domein gemeente Zevenaar

Lees het gehele artikel
27 september 2017

In de periode van april tot medio juli heeft Telengy-adviseur Jeroen van den Broek zich ingezet voor de gemeente Zevenaar. Hij heeft zich beziggehouden met waarborging van de kwaliteit en optimalisering van het gebruik van het berichtenverkeer binnen het sociaal domein. Via het berichtenverkeer kunnen gemeenten en zorgaanbieders op een beveiligde versleutelde manier digitale gegevens naar elkaar versturen. Gemeenten maken hiervoor gebruik van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK). Dit knooppunt is aangesloten op een landelijke infrastructuur.

Het zwaartepunt in de opdracht van Jeroen lag op controle en waarborging van een juiste afwikkeling van ingediende declaraties en facturen door zorgaanbieders. Hierbij is als volgt te werk gegaan. Allereerst werden knelpunten binnen de communicatie met de zorgaanbieders in kaart gebracht. Hierbij kan gedacht worden aan aangeleverde onvolledige of onjuiste informatie via het berichtenverkeer. Vervolgens werd hierover contact gelegd met desbetreffende zorgaanbieder. Om uiteindelijk vervolgafspraken te maken over de aan te leveren informatie. Mede dankzij Jeroen’s inspanningen is de kwaliteit van de financiële administratie binnen het sociaal domein van gemeente Zevenaar verbeterd. Dit heeft geleid tot een goedkeurende accountantsverklaring over 2016. Inmiddels worden binnen gemeente Zevenaar alle beschikbare soorten berichten gebruikt en vindt vrijwel het gehele betalingsverkeer geautomatiseerd plaats. De uitval van foutieve berichten is vrijwel nihil. Dat geeft vertrouwen dat ook over 2017 de rechtmatigheid van de betalingen geen knelpunt zal zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Jeroen van den Broek, 06 49 89 06 00, j.v.d.broek@telengy.nl

Berg en Dal borgt goede omgang met persoonsgegevens sociaal domein

Lees het gehele artikel
28 juni 2017

Afgelopen half jaar is Telengy-adviseur Femke de Vos bezig geweest met een boeiende opdracht in de gemeente Berg en Dal. In 2016 is daar het algemene privacy beleid vastgesteld. In het sociaal domein wordt er veel gewerkt met bijzondere persoonsgegevens. De gemeente Berg en Dal vindt het heel belangrijk om een betrouwbare partner te zijn voor haar inwoners en om inwoners in hun eigen kracht te zetten. Een juiste omgang met persoonsgegevens is daarbij van groot belang en draagt bij aan de eigen kracht. Het zorgt voor vertrouwen van inwoners in de gemeente en houdt de toegang tot de sociale teams laagdrempelig. Daarom vond men het belangrijk om eens goed in beeld te brengen hoe er in de praktijk gewerkt wordt en hoe de privacy nog beter geborgd kon worden.

‘Opdracht: breng de privacy risico’s en knelpunten van de uitvoering van het sociaal domein in beeld en vertaal dit in een verbetervoorstel’

Gevolgde aanpak

Er is gekozen voor de volgende aanpak:

  1. Interviews met medewerkers uit de diverse lagen van Sociale Zaken.
  2. Inventariseren huidige documenten (die een relatie hebben met privacy en/of het sociaal domein).
  3. Opstellen lijst met aandachtspunten/risico’s (huidige situatie, gewenste situatie en voorgestelde acties).
  4. Presenteren aandachtspunten en risico’s aan geïnterviewden.
  5. Opstellen plan van aanpak voor realisatie en implementatie vastgestelde noodzakelijke acties.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak zag er op hoofdlijnen als volgt uit:

  1. Opstellen visie Berg en Dal: privacy in het sociaal domein (verdere uitwerking van privacy beleid)
  2. Opstellen spelregels omgang persoonsgegevens in het sociaal domein van de gemeente
  3. In beeld brengen taken, rollen en grondslagen voor het verwerken van gegevens
  4. Praktische training aan medewerkers over privacy in het sociaal domein. En tevens het bespreken van de visie en spelregels van de gemeente Berg en Dal
  5. Werkafspraken, uitvoeringsregels opstellen (getailleerde werkafspraken)
  6. Inrichting organisatie: intern en extern

Visie, spelregels en bewustwording van medewerkers

In samenwerking met diverse medewerkers is een visie opgesteld met spelregels over privacy in het sociaal domein. De visie en spelregels staan beide op 2 A4-tjes. Het geeft antwoord op de vraag:

Hoe willen we werken en waarom willen we zo werken?

 

Enkele voorbeelden zijn de volgende:

      • We vertellen de inwoner welke gegevens we vastleggen en met welk doel.
      • We informeren de inwoner welke stappen er ondernomen gaan worden: door wie en met welk doel.
      • We verzamelen noodzakelijke persoonsgegevens (zoveel mogelijk) bij de inwoner zelf.
      • We werken met de uitdrukkelijke toestemming van de inwoner als er gegevens bij derden worden opgevraagd. Toestemming vragen staat ook voor het vertrouwen houden en in gesprek blijven met de inwoner in plaats van praten over de inwoner. Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens houdt de drempel voor de inwoners om de hulp van de gemeente in te roepen laag.
      • We verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel of voor het uitvoeren van de gemeentelijke taak.
      • Informatie is vertrouwelijk en daarmee alleen toegankelijk voor bevoegden. De taak, verantwoordelijkheid of functiebeschrijving van de betreffende persoon bepaalt of iemand bevoegd is.
      • We informeren de inwoner als er overleg met derden is en waarom: wie erbij wordt betrokken, met welk doel en welke gegevens daarvoor gedeeld zullen worden.
      • Als we gegevens opvragen bij of over een inwoner leggen we de inwoner uit waarom we de informatie nodig hebben en wat we ermee gaan doen. Uitzondering hierop kan voorkomen als er sprake is van een gevaar voor de inwoner zelf of zijn omgeving. Dan gebruiken we de vijf vragen om tot een zorgvuldig besluit te komen om gegevens te verwerken zonder toestemming.

 

Door spelregels voor de uitvoering op te stellen, afgeleid van de visie, zullen deze eerder en beter bijdragen aan de bewustwording. Een visie op papier verandert echter niks aan de praktijk. Het komt vaak voor dat er een kloof bestaat tussen de afdeling beleid en uitvoering. Beleidsmedewerkers kunnen een goede visie opstellen. Maar als deze niet gedeeld en besproken wordt met de mensen die de visie kunnen realiseren, blijft het een stuk papier. Er is gekozen om de medewerkers in het sociaal domein een cursus te geven over de privacy kaders, de achterliggende doelen en om tijdens deze cursus tijd te investeren in het delen en bespreken van de visie en spelregels. Dit is zeer nuttig geweest. Er is veel met elkaar van gedachten gewisseld over privacy en casussen die voorkomen in de praktijk. Dit draagt bij aan de bewustwording van medewerkers en is als zeer positief ervaren.

Inrichting organisatie: intern en extern

Voor de borging van privacy is het noodzakelijk om de organisatie correct in te richten volgens de afgesproken privacyregels. Een voorbeeld hiervan zijn aanpassingen in de toestemmingsformulieren. Wanneer een inwoner toestemming geeft voor het opvragen van informatie bij een andere organisatie weet hij/zij vooraf met welk doel gegevens worden opgevraagd en om welke specifieke informatie het gaat.

Met samenwerkende organisaties vindt de komende periode afstemming plaats over de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. We delen met hen de visie, spelregels en werkafspraken/uitvoeringsregels die gehanteerd worden in de gemeente Berg en Dal.

Berg en Dal in de praktijk

De medewerkers van de gemeente Berg en Dal gaan voor een hoge kwaliteit van dienstverlening. Tijdens alle interviews, werkbesprekingen en de cursus is het merkbaar dat de inwoner centraal staat. Alle betrokken professionals zetten zich in voor een goede dienstverlening en zijn zich bewust van de privacygevoelige informatie waar ze mee werken. Er is hard meegedacht hoe men kan voldoen aan de wettelijke eisen rondom privacy, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van hun taken. Want beperkingen in de uitvoering van taken, gaat  ten koste van de dienstverlening aan de inwoner. Regelmatig hoor je in gemeenteland geluiden dat privacy het werk in het sociaal domein onuitvoerbaar maakt. In Berg en Dal is een mooi resultaat geboekt: de privacy van inwoners wordt geborgd zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening aan de inwoner.

Meer weten?

Wilt u meer weten over uitvoering van privacy in het sociaal domein, neem dan contact op met Femke de Vos via telefoonnummer 06 52 58 57 08 of via e-mail: f.d.vos@telengy.nl.