In 2018 zijn Henk Albers, Harrie Dahlmans, Eric Leroi en Rik Duijmelinck, allen adviseurs van Telengy, nauw betrokken geweest bij de herindeling van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen; sinds 1 januari 2019 de gemeente Beekdaelen.

Informatievoorziening en automatisering

De betrokkenheid van Henk en Eric gold voor alles wat met de informatievoorziening en automatisering te maken had. Bij de voorbereiding van de fusie van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen werd in november 2017 als mijlpaal geformuleerd: 

Herindeling afgerond (1 januari 2019)

“De gemeente Beekdaelen gaat van start met bedrijfsvoering, dienstverlening en informatiebeveiliging op orde. Medewerkers zijn werkzaam in hun (nieuwe) functie en beschikken over applicaties die hen daarbij ondersteunen. Administraties van de voormalige gemeenten zijn samengevoegd waar nodig of beschikbaar voor raadpleging. Basisvoorzieningen als e-mail, agenda, tekstverwerking en spreadsheet zijn beschikbaar voor alle medewerkers, zowel op de kantoorwerkplek als op andere apparatuur (tablets, smartphones). Uitbestede diensten zijn voldoende ingeregeld bij externe organisaties en deze leveren die diensten naar behoren.”

De belangrijkste vier trajectonderdelen waren: 

• De informatie- en automatiseringsplanning voor de toekomstige gemeente Beekdaelen.
• De migratie van de gemeenten Nuth en Schinnen naar het Shared Service Center Parkstad-IT.
  
• De aanbesteding en implementatie van een vijftal kernapplicaties ter voorbereiding op de ICT-omgeving van Beekdaelen.
• De technische migratie van Nuth, Schinnen en Onderbanken naar Beekdaelen.
  

Dienstverlening op orde

Henk trad op als programmamanager voor het gehele traject en Eric was projectleider van enkele deelprojecten. Samen met de medewerkers I&A van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen zorgden zij er voor dat de geformuleerde mijlpaal werd bereikt: de informatievoorziening en automatisering van Beekdaelen is volledig operationeel zodat er continuïteit is voor de bedrijfsvoering en dienstverlening. Henk vertelt: “Natuurlijk moet er nog het een en ander gebeuren om de informatievoorziening vlekkeloos te laten verlopen, maar als we terugkijken, mogen we heel tevreden zijn. De in 2017 geformuleerde mijlpaalresultaten zijn allemaal behaald. De dienstverlening aan de inwoners en bedrijven is met een stop van enkele dagen tussen kerst en oud en nieuw niet in gevaar geweest.” Eric vult aan: “De ambtenaren konden op 2 januari gewoon aan het werk met hun nieuwe en oude software. Er moet immers nog veel uit 2018 voor de oude gemeenten worden afgehandeld. Daarnaast draait de ICT inmiddels bijna als een zonnetje!” 

Een nieuw zaaksysteem

De rol van Harrie was die van projectleider van de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Op basis van een Europese aanbesteding werd er gekozen voor het zaaksysteem JOIN van de firma Decos, inclusief aanvullende modules voor het klantcontactsysteem en voor meldingen openbare ruimte. Op het moment dat de nieuwe gemeente Beekdaelen haar deuren opende, moest de implementatie van deze drie systemen voltooid zijn. Kortom: implementeren in de hoogste versnelling. 

De drie voormalige gemeenten werkten reeds enkele jaren zaakgericht en maakten daarbij ook gebruik van drie verschillende zaaksystemen met verschillende werkwijzen. Gelukkig was de harmonisatie van de drie werkwijzen en zaaktypecatalogi al gestart en kon begin oktober de inrichting van het nieuwe zaaksysteem worden vastgesteld.  

Kortcyclisch testen

De maand november stond in het teken van inrichten en testen. Dat gebeurde op een kortcyclische wijze, waardoor er snel resultaten werden bereikt en het vertrouwen in een goede afloop bij het projectteam snel groeide. Naast de implementatiewerkzaamheden werd er ook gestart met het opstellen van een opleidingsprogramma en van instructiekaarten voor de medewerkers. Dit alles ter voorbereiding op de livegang tussen kerst en het nieuwe jaar. Hierbij heeft Rik stevig ondersteuning geboden. In die periode zijn alle bestanden uit de oude zaaksystemen definitief geconverteerd naar het nieuwe zaaksysteem, is de inrichting van de testomgeving omgezet naar de productieomgeving, zijn de scanners gekoppeld aan de omgeving en is een koppeling gelegd tussen het zaaksysteem en het vergunningensysteem.

Zowel in het oude als het nieuwe jaar konden medewerkers de trainingen volgen en op 2 januari was het nieuwe zaaksysteem beschikbaar voor de medewerkers. Daarna volgde nog de koppeling met de landelijke voorzieningen waarna eind januari geconcludeerd kon worden dat de gemeente Beekdaelen succesvol een nieuw zaaksysteem heeft geïmplementeerd. Harrie concludeert: “Dit zegt veel over de betrokkenheid en daadkracht van de projectleden en de leverancier, die deze grote klus in een kort tijdsbestek hebben gerealiseerd. Chapeau!” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.

Blog 1 – Het belang van doelen

Blog 2 – Teamontwikkeling

Blog 3 – Energie en belasting

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00, a.kersten@telengy.nl of Roel Ottens, commercieel manager, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

Telengy-adviseur Roald Schel was het afgelopen half jaar de CISO van de gemeente Heerlen. Roald heeft zich in die periode gericht op het verbeteren van de informatieveiligheid. De ambitie van de gemeente Heerlen is om zo snel mogelijk BIG-compliant te zijn (De BIG gaat op in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) met 2019 als overgangsjaar). Dit wil zeggen dat de gemeente heeft beschreven hoe de BIG-maatregelen worden toegepast (opzet) maar dat de maatregelen ook aantoonbaar worden toegepast in de praktijk (bestaan).

Nulmeting BIG

Toen Roald aan de slag ging, waren de maatregelen grotendeels in documenten beschreven, maar nog zeker niet allemaal ingebed in de praktijk. Er was op dit moment nog geen beeld van in hoeverre deze maatregelen in de praktijk al toegepast werden en ook werkbaar waren. 

Roald vertelt: “In eerste instantie zou de opdracht 3 maanden duren. In een korte periode kun je relatief weinig meters maken met de implementatie van de BIG en zul je je moeten focussen op specifieke te behalen resultaten. Zeker omdat ik vanuit mijn functie als CISO ook andere verantwoordelijkheden heb, zoals het geven van (gevraagde en ongevraagde) ad-hoc adviezen.”  

Roald is daarom begonnen met het uitvoeren van een nulmeting (door Roald zelf ontwikkeld) op de BIG-implementatie, omdat deze er niet was. Zo zou de gemeente in de volle breedte in beeld krijgen in hoeverre de BIG-maatregelen al geïmplementeerd waren. Tijdens de nulmeting is niet alleen de stand van zaken in beeld gebracht, maar ook per maatregel aangegeven wat er moet gebeuren om de maatregel (verder) te implementeren en de hiervoor benodigde vervolgacties zijn zoveel mogelijk in gang gezet. Ook is nu in beeld waar de grootste risico’s liggen op maatregelniveau. Hij vult aan: “De uitgevoerde nulmeting maakt daarmee een risicogedreven aanpak mogelijk. Mijn opvolger kan nu voor de verdere implementatie op basis van risico’s prioriteren en ook beter aan het management rapporteren over de mate van de implementatie van de BIG met behulp van een spindiagram.”
 

Organisatie voor informatieveiligheid en privacy (IV&P)

Roald heeft zich daarnaast gefocust op het samen met collega’s inrichten van een organisatie voor informatieveiligheid en privacy. De organisatie van informatieveiligheid en privacy in Heerlen bestaat uit het  Informatieveiligheid en Privacy Team (de CISO, Security Officers, FG en Privacy Officers). Zij werken nauw samen, omdat veel onderwerpen een gezamenlijke aanpak vereisen. De organisatie bestaat ook uit de (in totaal 14) Contactpersonen Informatieveiligheid en Privacy (CIV&P), die zijn benoemd vanuit de afdelingen als eerste aanspreekpunt voor onderwerpen die gerelateerd zijn aan informatieveiligheid en privacy. Zij worden getraind om informatieveiligheid en privacy in de werkprocessen van de afdeling te implementeren en om vragen binnen de afdeling af te kunnen vangen.  

Het Informatieveiligheid en Privacy Team is vervolgens adviserend vanuit de tweede lijn. Het team en de contactpersonen komt drie- tot vierwekelijks bijeen om de voortgang van de implementatie van informatieveiligheid en privacy en actuele vraagstukken te bespreken. Roald heeft de rol van voorzitter van het overleg op zich genomen en speelde een grote rol in het voorbereiden van de overleggen en het coördineren van de daaruit voorgekomen actiepunten. 

Roald omschrijft het belang van IV&P als volgt: “De organisatie voor IV&P is nodig om het eigenaarschap voor informatieveiligheid en privacy bij de afdelingen te beleggen. Als je dit niet doet, wordt er voor het uitvoeren van maatregelen en de (eind)verantwoordelijkheid voor deze maatregelen gekeken naar de functionarissen voor informatieveiligheid en privacy, waaronder de CISO. Dat leidt tot een onwenselijke en onmogelijke situatie. De functionarissen voor informatieveiligheid en privacy zijn immers adviserend en coördinerend. De organisatie voor IV&P is overigens ook onmisbaar om de onderwerpen informatieveiligheid en privacy centraal (en dus integraal en efficiënt) op te kunnen pakken binnen de organisatie.” 

En nu verder…op naar 2019!

Er is inmiddels een CISO geworven die per 1 november het stokje heeft overgenomen van Roald. De door Roald uitgevoerde nulmeting geeft de nieuwe CISO een goed eerste beeld van de stand van zaken. De nulmeting kan daarnaast dienen als startpunt om het nieuwe ISMS-systeem te vullen dat momenteel geïmplementeerd wordt. Dit systeem biedt de gemeente meer handvatten om de BIG-implementatie te organiseren en te monitoren op voortgang.  

Een van de uitdagingen voor de nieuwe CISO is dat de gemeente Heerlen momenteel een reorganisatie doormaakt. Daardoor zullen afdelingen en functies gaan wijzigen, wat natuurlijk ook van invloed is op het eigenaarschap van maatregelen voor informatieveiligheid en privacy, evenals op de samenstelling van de CIV&P.  

Uitdagingen als deze maken het vakgebied van informatieveiligheid en privacy volgens Roald nooit saai: “Je bent gericht op het continu doorvoeren van verbeteringen. Dat houdt ook in dat je op basis van externe factoren aanpassingen moet doen. Bijvoorbeeld wanneer de kaders veranderen als gevolg van een interne reorganisatie of de introductie van nieuwe wetgeving. Je bent eigenlijk dus nooit klaar!”. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.

Zodra topsporters concrete doelen hebben gesteld en een optimale prestatieomgeving hebben gecreëerd samen met hun team, kunnen ze zich richten op het daadwerkelijk beter worden. Dat kan in een enkele training, maar ook in een bepaalde periode, bijvoorbeeld richting een belangrijke wedstrijd. Door het lichaam van atleten te belasten, deze vervolgens herstellen en opnieuw te belasten is het beter voorbereid op een eventuele nieuwe belasting. Dit doen sporters continu.

Energieverbruik

Dit proces verschilt per persoon en komt erg nauw. Atleten zijn namelijk elke dag bezig zo snel mogelijk progressie te boeken en hun doelen te behalen. Dit zorgt voor een voortdurende strijd tussen belasting en herstel. Een lichaam verbruikt constant energie, zowel bij lage als hoge inspanning. Daarbij verschilt de mate van energieverbruik per activiteit: hardlopen kost meer energie dan op de bank tv kijken.

In projectgroepen of op afdelingen vindt een vergelijkbaar proces plaats. In een project moeten projectleden namelijk doorlopend presteren. Echter, een project bestaat ook uit piekmomenten, vaak vlak voor een deadline. Het is als projectleider belangrijk om je projectleden te motiveren en de energie in een projectgroep te behouden. Hoe langer een project is, hoe lastiger dit vaak is.

Herstel op individueel niveau

Topsporters moeten rekening houden met het herstelvermogen van hun lichaam. Het is namelijk van belang om eerst wat rust te nemen, en erna zo snel mogelijk een nieuwe prikkel aan het lichaam te geven. Als er te lang wordt gewacht met een nieuwe prikkel, breekt het lichaam de extra opgebouwde kracht en snelheid die het lichaam aankon weer af. Alle inspanning kan dan voor niets zijn geweest. Naast training is dit het meest belangrijke aspect om te komen tot een optimale prestatie.

Voor een optimale prestatie op de werkvloer is het niet nodig om in een ijsbad te zitten om te herstellen van je werkdag. Maar verder is het herstelvermogen van een werkdag vergelijkbaar met training van een topsporter. De juiste voeding zorgt ervoor dat je meer energie hebt. Genoeg slaap en meditatie zorgt ervoor dat een individu zich kan opladen. Een veelgebruikte manier om te herstellen is meditatie. Topsporters gebruiken dit vaak om de wedstrijd of nieuwe oefeningen te visualiseren. Maar ook om te ontspannen of in slaap te vallen. Een laagdrempelige manier om te beginnen is de Headspace-app. Deze app begeleid je door de meditatie.

Trainer = manager

Natuurlijk is het voor topsporters belangrijk om goed naar hun lichaam te luisteren. Toch is het mogelijk dat kleine pijntjes zich uiten in een blessure. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat het lichaam belast wordt, ondanks dat het lichaam aangeeft dat het vermoeid is. Om te zorgen dat een atleet niet over zijn grenzen gaat, zijn er vaak externe factoren die aan moeten geven dat een atleet blessurevrij blijft. Hierbij kun je denken aan de hartslag in rust bij topsporters, maar ook burn-outklachten zoals vermoeidheid bij medewerkers of projectleden. Ook moet een trainer goed weten wat de grenzen zijn van een atleet. Een manager of projectleider neemt in feite dezelfde rol aan: zij moeten inschatten wat hun medewerkers aankunnen en daarop inspelen. Een goede samenwerking en communicatie is daarbij essentieel.

Zoektocht naar balans

Er is een relatie tussen het stressniveau van atleten en de prestatie die zij leveren. De wet van Yerkes-Dodson illustreert dit (Yerkes, 1908). Het stressniveau in deze theorie kan worden vergeleken met de hoeveelheid trainingsbelasting van een atleet. Zoals in onderstaande figuur is weergegeven zorgt de juiste hoeveelheid training voor de optimale prestatie.

Te weinig training zorgt voor onderbelasting, te veel training zorgt voor overbelasting. Bij overbelasting zal de kans op blessure of overtraining toenemen. Het is daarom een constante zoektocht naar balans tussen overbelasting, herstel en onderbelasting. Topsporters trainen constant op het randje van overbelasting om zo optimaal te presteren. De kans om daar overheen te gaan is groot. Bij werknemers uit dit zich vaak in burn-outverschijnselen.

Echter, een zekere mate van werkdruk is wel nodig om als individu goed te presteren; te weinig werkdruk zorgt namelijk voor onderbelasting. Dit is weergegeven in de afbeelding hiernaast. Ook als werknemer balanceer je dus voor een optimaal resultaat constant op het randje, waardoor je in de staat van Flow komt.

Flow refereert aan een mentale toestand waarin een persoon volledig opgaat in zijn of haar bezigheden. Flow wordt gekenmerkt door op de betreffende acties gerichte energie en activiteit, volledige betrokkenheid daarbij, alsmede het feit dat men de activiteiten succesvol uitvoert. Belangrijkste theoreticus achter dit concept is de Amerikaanse psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi.

Tips voor in de praktijk

Managers of projectleiders kunnen deze flow op hun afdeling of in hun projectteam creëren. Veelgehoorde tips om flow te creëren is door duidelijke doelen te formuleren. Hoe managers of projectleiders dit aan kunnen pakken is terug te lezen in de eerste blog van deze reeks. Ook helpt het om direct feedback te geven aan medewerkers, waardoor zij meteen door kunnen met cyclisch verbeteren. Tot slot is het van belang om projectbijeenkomsten voor gedurende langere tijd te organiseren waardoor mensen langer bij elkaar zitten; korte bijeenkomsten werken minder effectief dan langere bijeenkomsten van een paar uur.

Een manier om dit aan te pakken is door te werken met Scrum, een populaire ontwikkelingsmethode. Scrum kan teams helpen om flow te creëren, doordat er met korte sprints wordt gewerkt. Hierdoor ontstaan er continu deadlines en kan er direct feedback gegeven worden op de afgelopen sprint.

Tips voor herstel

Manieren om te herstellen is per atleet verschillend. Zo zal ook elke organisatie op een andere manier moeten kijken naar hoe de organisatie kan inspelen op de werkdruk. Rebelance heeft een interessante workshop over de verschillende energielevels en vital oscillation.

Terugblik

Dit was alweer de laatste blog van de blogreeks. De afgelopen weken hebben we ons verdiept in wat gemeenten kunnen leren van de topsport. We hebben het gehad over het belang van doelen, teamontwikkeling en deze week energie en belasting. Hierbij zijn praktische tips aangehaald, zodat managers of projectleiders aan de slag kunnen met deze lessen uit de topsport om optimaal te presteren. Laten we met z’n allen voor goud gaan!

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00, a.kersten@telengy.nl of Roel Ottens, commercieel manager, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

Zoals besproken is het van belang voor topsporters om te weten wat er nodig is om écht beter te worden. Daarom werd er in de eerste blog het belang van doelen stellen besproken. Maar als atleten dromen en doelen hebben gesteld, dan is nog niet zeker dat ze deze behalen. Zij zijn daarvoor op zoek naar een optimale prestatieomgeving waarin ze elke dag het uiterste uit zichzelf kunnen halen.

Specialisten

Dit doen atleten nooit alleen, maar met behulp van een team van specialisten. Denk dan bijvoorbeeld aan een specialistentrainer om technische verbeteringen door te voeren, een coach om voor tactische verbeteringen, een fysiotherapeut om lichamelijk optimaal te zijn en te blijven of een mentale coach om voor mentale ondersteuning. Atleten moeten het beste begeleidingsteam om hen heen verzamelen om hun project succesvol te laten verlopen. Hetzelfde geldt voor ambtenaren: ook zij kunnen betere prestaties behalen als zij de juiste mensen om hen heen verzamelen.

Stappenplan

Een strategisch plan is dus noodzakelijk. Het gehele team moet bekend zijn met de missie, visie en doelstelling van het team. Daarnaast is het van belang dat iedereen zijn eigen kracht kent in het team en het uitspreken en kennismaken van elkaars kwaliteit nodig om optimaal te kunnen samenwerken. Als laatste is het van belang dat de juiste omgeving wordt gecreëerd om te samenwerken. In onderstaande tekst is omgeschreven hoe leidinggevenden of projectleiders dit in de praktijk toe kunnen passen.

Stap 1: Strategiesessie

Als eerste is het goed om te weten wat de missie, visie en doelen zijn van het team en van het individu. Voor atleten geldt: als onduidelijk is waar ze naartoe willen, hebben ze wellicht een verkeerde focus en richten ze zich op onbelangrijke aspecten. Zo zal bijvoorbeeld Daphne Schippers als specialist op de 100 en 200 meter sprint veel tijd en energie moeten steken in het verbeteren van haar start. Immers, elke tiende van een seconde telt. Daarentegen is de start van een marathonloper veel minder belangrijk: daar gaat het veel meer om het lang volhouden van een bepaalde snelheid.

Hetzelfde geldt voor medewerkers in een organisatie. Op afdelingen of in projectteams is het behalen van doelen vaak afhankelijk van de (combinatie van) mensen die er werken. Medewerkers of projectleden kunnen elkaar aanvullen, of elkaar beperken. Door een combinatie van de juiste mensen is het mogelijk het beste team samen te stellen en een optimale prestatieomgeving te creëren. Hierover hebben we het vorige week al uitgebreid gehad. Lees het hier terug. De prestatieomgeving van een atleet is namelijk alleen optimaal als iedereen die een bijdrage levert exact weet wat het einddoel is. Ook lijkt het van belang dat een team gezamenlijk de doelen nastreeft, hier ook achter staat en hierop een werkstrategie ontwikkelt (Hoegl & Parboteeah, 2003).

Stap 2: Communicatie verbeteren en rolverdeling

Elke jaar voert een topsporter een medische sportkeuring uit, om te kijken wat zijn sterke en zwakke punten zijn. Hier kan hij individueel aan trainen of de hulp inschakelen van bijvoorbeeld een krachttrainer of een mentale coach. Dit geldt hetzelfde voor het verbeteren van het team in een organisatie.

Zoals een topsporter een sportkeuring gebruikt is een veelgebruikte tool om goed de krachten van een team te kunnen ontdekken en bundelen in organisaties een persoonlijkheidstest. Door middel van een persoonlijkheidstest leren individuen wat hun eigen kracht is en hoe ze het beste kunnen inspelen op de krachten van anderen. Een veelgebruikte test is de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI). De MBTI-test belicht vier verschillende aspecten waarbij de voorkeuren van een persoon naar voren komen. Als eerste kijkt de test naar hoe iemand energie krijgt: is dat uit de wereld om zich heen (extravert) of uit zijn innerlijke belevingswereld (introvert)? Daarnaast kijkt de test naar hoe iemand informatie verkrijgt, door feitelijke informatie (sensing) of door het opnemen van informatie in de vorm van grote lijnen en opgedane informatie (Intuitief). Als derde dimensie krijgt het naar hoe iemand beslissingen neemt op de basis van logics (Thinking) of op basis van gevoelens (Feeling). Als laatste maken Myers en Briggs een onderscheid tussen een voorkeur hebben voor planmatig aan de slag gaan (Judging) en een flexibele en spontane manier van werken (perceiving) (Myerts et al., 1998).

Door je eigen voorkeur te weten begrijp je beter hoe jij de wereld ziet en door de voorkeuren van je team te weten kun je de wereld van andere begrijpen. Dit bevordert de communicatie. Ook is het gemakkelijker om de rolverdeling in het team te kiezen als bekend is wat voor personen er in een team zitten en wat iedereen zijn sterke punten zijn. Daarnaast wordt er snel inzichtelijk welke rollen nog niet vervuld zijn, waar er eventueel een nieuwe medewerker voor moet worden gezocht of waar iemand voor moet worden opgeleid.

Benieuwd naar wat jouw voorkeuren zijn? Hier vind je een link naar de MBTI-test: https://www.16personalities.com/nl/persoonlijkheidstest

Stap 3: Samenwerking

Nu iedereen weet wat het doel is van het team en wat er voor nodig is om dat te behalen en wat hun rol is in het team. Het team kan bestaan uit een (begeleidings)team bij een individuele sport, maar ook een teamsport. Bij de laatste categorie is er, naast begeleiding, nog een extra dimensie waarbij het team ook met andere atleten goed moet samenwerken. Men moet ontzettend goed communiceren en precies weten wat het doel van het team is, wat er van hen wordt verwacht, en zich in die rol kunnen schikken. Zo niet, dan zal elke speler op zijn manier proberen het beste te spelen zonder dat dit goed is voor het collectief. Dat zal uiteindelijk leiden tot slechte resultaten. Dit is tevens toepasbaar op afdelingen en projectteams binnen gemeenten.

Om dus goed te kunnen samenwerken is het van belang dat er de juiste sfeer wordt gecreëerd. Dit kan gedaan worden door teamactiviteiten maar ook door te zorgen voor de juiste omgevingsfactoren. De literatuur wijst uit dat leidinggevenden een werkomgeving moeten creëren waarin projectleden doelgericht kunnen samenwerken. De leidinggevende speelt hierin een cruciale rol; volgens Burke et al. (2006) kan een team niet optimaal presteren zonder een effectieve leidinggevende. De leidinggevende kan dit oppakken door teambuilding (Sohmen, 2013). Teambuilding gaat over de uitvoering van groepsactiviteiten, met als doel om onderlinge samenwerking, sociale binding, vertrouwen, groepsdynamiek en efficiëntie te creëren binnen een groep mensen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van het teamrolmodel van Belbin. Daarnaast is een effectieve manier van teambuilding het geven van constructieve feedback. Het is als teammanager of projectleider cruciaal om dit te stimuleren bij teammedewerkers of projectleden.

Tot slot

Kortom, naast een doelstelling neerzetten is het van belang om de juiste specialisten te verzamelen in je team en je bewust te zijn van de teamsamenstelling. Dit kan gedaan worden door middel van persoonlijkheidstesten en te kijken wie er nog nodig is om de doelstelling te behalen. Daarnaast kan de teamsamenstelling verbeterd worden door teambuildingsactiviteiten.

Tot slot is het van belang om je team gemotiveerd te houden. Vooral met langdurende projecten is dit vaak een uitdaging voor projectleiders.

Daarom zal volgende week zal de laatste blog online komen met als onderwerp: energie en belasting. Graag tot dan!

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00, a.kersten@telengy.nl of Roel Ottens, commercieel manager, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

Ruimte voor dromen

De ontwikkeling van een topsporter begint vaak heel onschuldig: door op jonge leeftijd kinderen ruimte te geven raken zij in de ban van een sport. Ze gaan wat meer trainen, behalen mooie resultaten, en krijgen de droom om grote wedstrijden te spelen, deel te nemen aan Europese kampioenschappen en misschien wel een wereldtitel te behalen.

Binnen een gemeente wordt de ruimte om te dromen veelal niet of beperkt geboden. De eerste stap is medewerkers deze ruimte te geven en in de ban te raken van ‘een sport’ binnen een organisatie: het sociaal domein, datamanagement of de omgevingswet. Het lijkt wellicht een investering om tickets voor congressen te bestellen, werkbezoeken te organiseren en literatuur beschikbaar te stellen. Echter, hoe meer iemand zich verliest in een onderwerp, hoe sneller de resultaten terug te zien zijn in het werk.

Van dromen naar doelen

Voor een topsporter is het behalen van een wereldtitel niet gemakkelijk, zo niet onmogelijk. Er is ontzettend veel talent, discipline en doorzettingsvermogen nodig en zelfs dan sta je niet zomaar op de hoogste trede van het podium. Om visies en dromen werkelijkheid te laten worden, stellen vrijwel alle atleten daarom doelen.

Dit zijn doelen op korte, middellange en lange termijn met een logische opbouw. Dit maakt ze realistisch en uitvoerbaar,  om zodoende succes te kunnen beleven. Zonder succes wordt het namelijk als snel een stuk minder leuk en steeds lastiger om elke dag vol discipline en doorzettingsvermogen naar de training te komen. Ook in organisaties gaat dit op: als een medewerker geen successen boekt, kan dit een nadelig effect hebben op iemands doorzettingsvermogen. Overigens betekent succes in de sport niet direct dat je moet winnen. Het verbazen door persoonlijke records te breken, een technisch goede uitvoering of heel stabiel presteren kan ook succes zijn. Hetzelfde geldt voor het presteren op het werk: projecten kunnen uit vele subdoelen of mijlpalen bestaan die, als ze behaald worden, tot grote succesgevoelens kunnen leiden.

Ook uit de literatuur komt naar voren dat het stellen van doelen prestaties van medewerkers kan verhogen. Zo stelden Perry en Porter in 1982 al dat het stellen van doelen, mits deze concreet zijn en hierop regelmatig word gereflecteerd, een positieve invloed heeft op de motivatie van medewerkers. Ook Cummings en Worley (2008) geven aan dat het stellen van doelen samenhangt met een hogere motivatie en prestatie van medewerkers.

Tips voor in de praktijk

Doelen stellen is dus de eerste stap. Op welke wijze krijg je die doelen naar boven bij medewerkers? Neurolinguïstisch programmeren (NLP) is een methodiek voor training, coaching en communicatieverbetering. In deze methodiek wordt ‘chunken’ gebruikt om een deel van een vraagstuk te belichten. Het is een gesprekstechniek die ingezet kan worden om doelen in kaart te brengen. Er zijn verschillende mogelijkheden:

Managers en teamleiders zijn vaak geneigd om te downchunken en concreet te worden. Vragen die hierbij horen zijn: ‘Wie, hoeveel, wanneer, wat?’. Echter, het is als professional goed om je bewust te zijn van verschillende typen vragen om een geheel beeld van de ambitie en droom te krijgen van de medewerker en dit te benaderen vanuit verschillende abstractieniveaus. De keuze voor upchunken, lateraal chunken of downchunken zal dan ook bewust gemaakt moeten worden om de doelen van medewerkers te achterhalen, afhankelijk van het type medewerker. Voor meer informatie, klik hier.

Praatjes alleen vullen geen gaatjes

Om ervoor te zorgen dat je niks over het hoofd ziet, kun je het hoofddoel, de jaardoelen en projecten visueel vastleggen. De Hoshin-matrix* is hiervoor een uitermate geschikt instrument. Binnen Telengy wordt dit instrument gebruikt om alle doelen met elkaar te verbinden en te zorgen dat zij bijdragen aan de collectieve missie. In dezelfde matrix kan ook de landelijke tendens worden meegenomen, zoals de Digitale Agenda 2020, de omgevingswet en de AVG.

* Een template van de Hoshin-Matrix in Excel kunnen we je toezenden. Neem gerust contact met ons op!

Tot slot

Het is als manager of projectleider als eerste belangrijk om ruimte te geven aan medewerkers om hun passie te vinden in hun werkgebied. In gesprekken moet daar bewust aandacht aan besteed worden. Dit kan door specifieke vragen te stellen. Om bewust om te gaan met alle doelen, deze meetbaar te maken en op elkaar af te stemmen, kan de Hoshin-Matrix gebruikt worden.

Het inzichtelijk maken van de doelen kan zowel op individueel- als teamniveau. Hier wordt volgende week verder op ingegaan!

Zien we je terug voor het vervolg op deze blogreeks? Volgende week is het onderwerp ‘teamontwikkeling’. Graag tot dan!

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00, a.kersten@telengy.nl of Roel Ottens, commercieel manager, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

Topsporters willen altijd het beste uit zichzelf halen. Elke dag staat het waarmaken van dromen en het behalen van doelen centraal. Dit vergt veel van een atleet; ze moeten elke dag scherp zijn en het beste uit hunzelf te halen. De komende weken gaan we dieper in op wat ambtenaren van topsporters kunnen leren om optimaal te presteren. Hoe pas je dit als gemeentesecretaris, teammanager of projectleider toe op medewerkers en hoe creëer je een omgeving die dit stimuleert?

Telengy en Rebelance gaan een samenwerking aan: tussen 6 en 20 december wordt elke week een blog geplaatst met tips uit de topsport. De volgende thema’s zullen worden belicht:

1. Doelen (donderdag 6 december)
2. Teamontwikkeling (donderdag 13 december)
3. Energie en belasting (donderdag 20 december)

Rebelance is een bedrijf dat bestaat uit hoogopgeleide topsporters en richt zich op (duurzame) inzetbaarheid en ontwikkeling bij organisaties.

Geïnteresseerd? Blijf ons de komende weken volgen op LinkedIn!

Omnibuzz is sinds december 2016 een gemeenschappelijke regeling van 32 Limburgse gemeenten (heel Limburg met uitzondering van Mook en Middelaar) en draagt zorg voor een goede uitvoering van het Wmo-vervoer.

De missie van Omnibuzz is als volgt: Goed, veilig, betrouwbaar en betaalbaar doelgroepenvervoer voor nu en later.

Omnibuzz zorgt dat klanten (ook diegenen die daarbij ondersteuning nodig hebben) optimaal vervoerd worden en daardoor deel kunnen blijven nemen aan maatschappelijke activiteiten. Daarnaast werkt Omnibuzz in overleg met opdrachtgevers en klanten continu aan kwaliteitsverbeteringen en de beheersbaarheid van vervoer.

Dit sluit aan bij de al ingezette kanteling binnen het sociaal domein, het bevorderen van zelfredzaamheid en het zo veel als mogelijk gebruik maken van algemeen (voor iedere burger) toegankelijke voorzieningen, bijvoorbeeld openbaar vervoer. De intentie van gemeenten is om deelname aan de samenleving in brede zin zoveel mogelijk te bevorderen, mede door Social Return On Investment. Om dit voor elkaar te krijgen zijn er al twee concrete stappen gezet, namelijk de introductie van de Voor Elkaar Pas en deelname aan de website ‘Ik Wil Vervoer’.

De Voor Elkaar Pas

In juli 2017 hebben Omnibuzz en Arriva de Voor Elkaar Pas geïntroduceerd. De Voor Elkaar Pas is een nieuwe OV-chipkaart waarmee Wmo-geïndiceerden in alle 32 Limburgse gemeenten kunnen reizen met zowel het reguliere openbaar vervoer als het Omnibuzz-vervoer. Deze pas is zeer positief ontvangen door de Omnibuzz klanten en is ruim 9.000 keer aangevraagd. De begeleiderspas is ruim 7.000 keer aangevraagd.

Ik Wil Vervoer

Omnibuzz heeft er tevens voor gezorgd dat de 32 gemeenten zijn aangesloten op de website ‘Ik Wil Vervoer’. Op de website vinden inwoners alle informatie over de vervoersmogelijkheden van de Limburgse gemeenten die zijn aangesloten bij Omnibuzz. Door te klikken op een gemeente zien inwoners alle vervoersmogelijkheden in zijn gemeente.

Naast de volledige reisinformatie vindt de inwoner er ook een reisplanner die helpt bij het plannen van vervoer. Deze reisplanner bevat reismogelijkheden per openbaar vervoer, auto en fiets. Voor meer informatie: www.ikwilvervoer.nl.

Adviseurs Telengy over Omnibuzz

Femke de Vos en Jos van Dijk zijn in de periode van medio 2016 tot medio 2018 werkzaam geweest als adviseur bij Omnibuzz. Zij hebben een werkgroep begeleid die zich bezighield met het in beeld brengen van het vervoer van en naar de dagbestedingslocaties (Wmo) van de deelnemende gemeenten. Daarnaast zijn zij betrokken geweest bij het formuleren van een advies over of en zo ja hoe dit vervoer kan instromen in Omnibuzz. Gebleken is dat het vervoer van en naar de dagbesteding een complexe materie is, omdat er tussen de 32 gemeenten en zorgaanbieders verschillend wordt gewerkt en de wensen verschillend zijn.

Allereerst is door de werkgroep het vervoer van en naar de dagbesteding in beeld gebracht. Duidelijk moest worden: waar hebben we het over, welke vervoersbewegingen zijn er en welke doelgroep met welke wensen maakt er gebruik van. Deze kwalitatieve en kwantitatieve informatie is opgehaald bij de zorgaanbieders. Door de werkgroep is in beeld gebracht hoe de vervoersstromen lopen (tijden, dagen, soort vervoer). Er is daarnaast ook gesproken met diverse zorgaanbieders over hoe zij aankijken tegen de organisatie van het vervoer. Uiteindelijk is er geadviseerd om vooralsnog niet het vervoer van en naar de dagbesteding in te laten stromen bij Omnibuzz per 2019.

Belangrijkste redenen daarvoor waren:

• Voor een aantal gemeenten wordt het vervoer duurder omdat zij nu een forfaitaire vergoeding betalen.
• Sommige gemeenten willen het vervoer door de zorgaanbieder zelf laten regelen en hebben dit contractueel vastgelegd.
• Niet alle 32 gemeenten hebben dezelfde visie over de wijze waarop zij het doelgroepenvervoer in de toekomst willen regelen.
• Bestaande contracten maken het voor sommige gemeenten/regio’s feitelijk onmogelijk tussentijds over te stappen.

Daarom is besloten om aansluiting te zoeken bij regio’s die eenzelfde visie hebben en met elkaar Wmo dienstverlening inkopen. Door op kleinere schaal te gaan samenwerken wordt werkende weg ervaring opgedaan en kunnen andere regio’s al dan niet aansluiten.

Uitgebreid inzicht in vervoersstromen heeft ook tot andere inzichten geleid. Zo blijkt het Collectief Vraagafhankelijk Vervoer regelmatig te worden ingezet voor vervoer naar dagbestedingslocaties. De aanbieders ontvangen een vergoeding om dit vervoer te organiseren. Gemeenten betalen in dit geval dus dubbel voor het vervoer.

Jos en Femke hebben Omnibuzz ervaren als een goedwerkende GR die op professionele wijze het collectief vraagafhankelijk vervoer organiseert. Dat blijkt onder meer uit klanttevredenheidsonderzoeken. Daarnaast heeft men continue aandacht voor de kwaliteit van de dienstverlening zodat een belangrijke bijdrage wordt geleverd aan het bevorderen van deelname aan de samenleving voor alle inwoners.

Meer weten?

Wilt u meer weten, neem dan contact op met Femke de Vos via telefoonnummer 06 52 58 57 08, f.d.vos@telengy.nl of met Jos van Dijk, 06 27 03 57 76, j.v.dijk@telengy.nl.

In een tijd waarin gemeenten te maken hebben met diverse ontwikkelingen, wordt het steeds belangrijker om een visie te hebben op informatievoorziening. Zo’n visie geeft een richting aan voor de inrichting van informatievoorziening en geeft tevens de mogelijkheid om (bij) te sturen.

Digitale Agenda 2020

De Digitale Agenda 2020 (DA2020) helpt gemeenten om ontwikkelingen die op hen van toepassing zijn te vertalen naar een eigen aanpak. Toch is dat niet altijd gemakkelijk, mede doordat vakafdelingen vaak gewend zijn een eigen koers te varen. Het kan dan waardevol zijn om informatieadviseurs inhoudelijk te laten coachen door een externe adviseur. Een middelgrote gemeente koos hiervoor en doorliep dit traject met Telengy-adviseur Henk Albers.

Aanpak

Allereerst zijn de ontwikkelingen op een rijtje gezet die relevant waren voor de betreffende gemeente. Dit waren niet alleen de ontwikkelingen die naar voren komen in de Roadmap DA2020, maar ook de lokale ontwikkelingen binnen verschillende domeinen zoals het sociaal domein, de Omgevingswet, de bedrijfsvoering en de dienstverlening. Ook is in beeld gebracht welke lopende acties relevant zijn om mee te nemen in de visie, waarbij gedacht kan worden aan datagedreven werken en zaakgericht werken.

Visievorming

In wekelijkse sessies met de informatieadviseurs is gewerkt aan de visie op informatievoorziening. Deze is vervolgens gepresenteerd aan de directie en het management. Na goedkeuring werd de visie richtinggevend voor het informatiebeleid van de gemeente. Uiteindelijk geeft de vastgestelde visie weer waar de gemeente naartoe wil, en het informatiebeleid bevat op hoofdlijnen de keuzes die op basis daarvan gemaakt zijn (‘hoe gaan we er komen?’).

Een beleidsplan voor de informatievoorziening bevat nog niet de concrete uitwerking van projecten met bijbehorende kosten. Daarvoor moet aansluitend een uitvoeringsplan worden opgesteld. In dit uitvoeringsplan zijn voor de komende jaren de op te starten projecten, inclusief kostenramingen, opgenomen. Het uitvoeringsplan geeft daarmee duidelijkheid in de organisatie en is tevens de onderlegger voor de meerjarenbegroting.

Al met al een traject waarbij de rol van de externe coach als zeer waardevol werd beoordeeld.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.