Telengy start een onderzoek naar de stand van zaken rond beveiligd mailen bij gemeenten, belastingsamenwerkingen en omgevingsdiensten. Aanleiding voor het onderzoek is de hogere urgentie bij overheden om beveiligde gegevensuitwisseling met derden te organiseren zoals met de ketenpartners in het sociaal domein. Tevens worden overheden steeds vaker geconfronteerd met onveilig mailverkeer al dan niet leidend tot een informatielek.

Urgentie meer en meer zichtbaar

De urgentie van beveiligd mailen is op meerdere fronten zichtbaar. Bijvoorbeeld na onderzoek van Binnenlands Bestuur maar ook de opstart van de ‘Veilige E-mail Coalitie’ en recentelijk het onderzoek van de Rekenkamer Arnhem.

Weerbarstige praktijk

In theorie is beveiliging van e-mailverkeer snel en simpel te implementeren maar de praktijk is weerbarstiger. Diverse factoren kunnen een afremmende rol spelen, zoals een andere keuze in prioriteiten tussen ketenpartners, onvoldoende urgentie en/of te weinig kennis van potentiële oplossingen. Met het onderzoek trachten we een beeld te schetsen van de huidige situatie en de gewenste situatie en mogelijke verbetervoorstellen.

Brede uitvraag

Het onderzoek richt zich op mailverkeer binnen diverse beleidsterreinen zoals het fysieke domein, sociaal domein, lokale belastingen en natuurlijk het brede terrein van bedrijfsvoering en informatievoorziening. We willen natuurlijk zoveel mogelijk respondenten betrekken in ons onderzoek. De enquête wordt binnenkort landelijk verspreid. Wij vragen u dan ook dit onderzoek onder de aandacht te brengen bij uw verantwoordelijke collega’s op de diverse beleidsterreinen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie van de Digitale Agenda 2020 organiseert KING 5 regionale Doe-dagen. Gemeenten worden geconfronteerd met vele invloeden van buiten zoals zelfrijdende auto’s, kunstmatige intelligentie en smart city-toepassingen, blockchain en domotica. Dit zijn ontwikkelingen waar gemeenten zich niet aan kunnen onttrekken en die ook interessante nieuwe mogelijkheden bieden. Alle gemeenten staan voor de vraag welke innovaties mogelijk en wenselijk zijn en hoe zij dit aan moeten pakken. Een ding is inmiddels wel evident: gemeenten moeten de handen ineenslaan om verder te komen.

Agenda Doe-dagen

KING stimuleert en ondersteunt gemeenten hierbij, bijvoorbeeld in de vorm van de regionale Doe-dagen. De eerste Doe-dagen in Zwolle en Venlo hebben reeds plaatsgevonden en er staan nog 3 Doe-dagen gepland, waarvoor u zicht kunt inschrijven via de website van KING:

• 11 april in Wormer
• 18 april in Amersfoort
• 20 april in Rotterdam

Aan de slag met nieuwe thema’s

Op de Doe-dagen kunnen deelnemers kennis nemen van de meest actuele ontwikkelingen en projecten binnen de Digitale Agenda 2020. Ze kunnen zelf aan de slag en worden op weg geholpen met diverse thema’s. Voorbeelden zijn het plaatsen van thematische kaarten via Publieke Dienstverlening op de Kaart (PDOK), het bepalen van een implementatiestrategie voor e-factureren, het adopteren en toepassen van de GIBIT-voorwaarden en het gebruik van de Monitor Doelgerichte Digitalisering.

Meer informatie hierover op de site van KING en op de onlangs gelanceerde themawebsite www.DA2020.nl. Ook vindt u daar de ‘roadmap’ met informatie over alle projecten, instrumenten en verkenningen die onder de Digitale Agenda 2020 vallen.

Meer weten?

Met vragen over de Digitale Agenda 2020 kunt u contact opnemen met uw eigen KING accountmanager of met Ton de Wit, accountmanager DA2020 regio Zuid-Oost en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

Op maandag 30 januari is op kantoor van Telengy de workshop GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT georganiseerd. In totaal waren er 20 deelnemers aanwezig vanuit verschillende gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De centrale vraag: Wat is de meerwaarde van GIBIT en hoe kan deze set van voorwaarden door gemeenten geborgd worden in de organisatie?

Kennismaking met GIBIT

Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, verzorgde de opening van de workshop. Hij blikte kort terug op de succesvolle workshops leveranciersmanagement en de wens vanuit de deelnemers om hier een vervolg aan te geven met de GIBIT. Vervolgens namen Jeroen Schuuring en Peter Klaver van KING het stokje over voor hun eerste GIBIT-workshop in waarschijnlijk een lange reeks. Zij doken direct de inhoud in met een introductie en de achtergrond en structuur van de GIBIT: waarom en hoe is deze opgesteld? Een aantal deelnemers gaf hierbij aan dat zij al bekend waren met de GIBIT en dat zij deze voorwaarden al hadden doorgenomen. Eén deelnemer gaf te kennen dat de GIBIT-voorwaarden reeds zijn toegepast in één van de lopende aanbestedingstrajecten binnen de gemeente.

Vervolgens ging de groep plenair aan de slag met GIBIT en de wijze waarop deze in de organisatie geborgd kan worden. Aan de hand van 3 actuele aanbestedingen zijn specifieke inhoudelijke toelichtingen op GIBIT-voorwaarden bij de kop gepakt:

• Hoofstuk 2: Inhoudelijke toelichting algemeen
• Artikel 13: Aansprakelijkheid
• Artikel 17: Intellectueel eigendom
• Artikel 18: Toegang tot data

Met de GIBIT begint het pas!

De GIBIT is generiek, er wordt niet mee bepaald wát je inkoopt. Het intellectuele eigendom blijft altijd liggen bij de leverancier. Met de GIBIT ben je als gemeente niet klaar, het begint dan pas! Het is uiteindelijk een zwaarlijvig document geworden en veel artikelen zijn opgenomen om het ‘vangnet’ dat het GIBIT is, te versterken. Op een moment dat je als gemeente wat vergeet op te nemen in je programma van eisen, dan is daar GIBIT om je positie richting de leverancier een stuk sterker te maken. Het advies van KING: Blijf zelf nadenken over specifieke bepalingen die voor jouw situatie van toepassing zijn. Het verschil met de ARBIT is de volgorde van oplevering, oftewel de ‘lifecycle’. De GIBIT-modelovereenkomst kan beter worden geborgd doordat aan standaarden wordt voldaan.

Acties van morgen

Welke acties moet je morgen doen om ervoor te zorgen dat de GIBIT wordt geborgd in de organisatie op beleidsniveau, uitvoeringsniveau en wie betrekken? KING heeft daar zelf ook een beeld bij, maar is erg benieuwd naar de reacties en ervaringen van gemeenten. Vanuit de zaal kwam een aantal tips voor de praktijk: verwerk de GIBIT in de inkoopprogrammatuur, zorg dat je de inbedding op afdelingsniveau organiseert, of dat het wordt opgenomen in het inkoopbeleid door het gemeentebestuur. Daar sloot KING uiteraard bij aan: verweef de GIBIT in alle overeenkomsten en communiceer in de organisatie dat deze van toepassing is! Bij verlengingen of uitbreidingen ligt dan volgens de aanwezigen een uitdaging. Het zal slagen als alle gemeenten GIBIT omarmen.

Op het KING-congres in april wordt de contractgenerator voor GIBIT-overeenkomsten gelanceerd. Op die manier worden gemeenten geholpen om contracten te genereren. KING gaat verder aan de slag met meer kennissessies in het land. Handreikingen en FAQ’s zijn te vinden op de GIBIT-website van KING.

Meer weten?

Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Op 23 en 24 maart 2017 is er weer een nieuwe bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling. Deze bijeenkomst vindt plaats in Urk en het centrale thema  is ‘zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente.’ Een hype of iets blijvends? Is dit een effectieve(re) manier van organiseren? Wat betekent het voor het management en de individuele medewerkers?

Optimistisch samenwerken

In drie dagdelen gaan de deelnemers op een praktische en interactieve manier aan de slag. Het doel is om nieuwe inzichten te verkrijgen of men samen ‘op de goede weg’ is. De eerste spreker is Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken. Hij ontwikkelde met Astrid Vermeer de Oplossingsgerichte Interactie Methode (OIM), een communicatiemethode die zeer goed past bij de werkwijze van zelfsturende teams c.q. zelforganisatie. Werken met deze methode leert mensen op een optimistische manier samenwerken. Het instituut ondersteunt momenteel meer dan 30 organisaties bij de ontwikkeling naar zelforganisatie.

Ervaringen van Buurtzorg Nederland

De tweede spreker is Arend Jan Zwart van Buurtzorg Nederland. Dit is een thuiszorgorganisatie met 75.000 cliënten die worden bediend door kleine teams, bestaande uit (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden. Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept voor zorg aan huis ontwikkeld. Door werking met zelfsturende teams wordt beter aangesloten op de specifieke wensen en behoeften van de cliënt De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden. De teams worden ondersteund door een regiocoach en een klein landelijk hoofdkantoor in Almelo. Arend Jan Zwart gaat in op het ontstaan van Buurtzorg Nederland, de visie ten aanzien van zelfsturing en de kernpunten vanuit de medewerkers, teams en de organisatie.

Zelfsturing in Nijkerk

Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. Erwin Donga en Henri Kasteel zijn al jaren werkzaam binnen de gemeente Nijkerk. Eerst allebei teamleider en sinds 2015 als kwartiermaker zelfsturende teams. Zij kennen de gemeente dus van vóór de zelfsturing en mét de zelfsturing. Ze nemen de deelnemers mee in de wijze waarop zelfsturing is geïntroduceerd in Nijkerk en waar de organisatie en de medewerkers nu staan. Ze vertellen ‘het eerlijke verhaal’: geen ronkende p.r. successtory, maar in alle eerlijkheid laten ze horen wat er goed gaat maar zeker ook wat er beter kan. En uiteraard is er alle gelegenheid om met beide heren in gesprek te gaan.

Reflectie

Al met al weer een boeiend programma voor de deelnemers. Ten slotte reflecteren we in het laatste gedeelte van het programma op de sprekers/inleiders. Wat sprak ons aan? Wat was opmerkelijk? Wat is aanleiding tot discussie? Wat is wel of juist niet toepasbaar in de eigen omgeving? Met deze inzichten kunnen de deelnemers vervolgens aan de slag!

Meer weten?

Geïnteresseerd in deelname aan het Kennisplatform Organisatieontwikkeling? Neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeente met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers worden gedeeld. Aan de afgelopen 16 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

---

 

De impact van de Omgevingswet voor de visie- en planontwikkelaars is evident en veel gemeenten werken inmiddels aan een omgevingsvisie. Aan concrete organisatorische voorbereidingen lijkt het bij veel gemeenten vooralsnog te ontbreken. Ook de impact voor informatievoorziening en het gemeentelijk applicatielandschap is nog onduidelijk, vooral omdat het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) nog niet uitgewerkt en vastgesteld is. Maar betekent dit inderdaad dat je je nog niet kunt oriënteren en voorbereiden op de veranderingen in de informatievoorziening?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over robotisering binnen gemeenten.

— Workshop GIBIT volgeboekt —

De workshop GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) van maandag 30 januari a.s. is inmiddels volgeboekt. Wilt u op de hoogte blijven van toekomstige workshops van Telengy? Abonneert u zich dan op onze nieuwsbrief Overheid in Beweging bovenaan deze pagina.

In november heeft Telengy een tweetal workshops georganiseerd met de titel: “Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn leverancier?”. Op basis van de ontvangen reacties is ons duidelijk geworden dat gemeenten een goede toepassing van dit onderwerp binnen de eigen organisatie van belang vinden. Daarbij heeft Telengy het signaal gekregen om aandacht te blijven geven aan de thema’s leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap. Een onderwerp waar KING/VNG al enige tijd mee bezig is, is de totstandkoming van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Telengy organiseert, in samenwerking met KING, een nieuwe workshop voor gemeenten over GIBIT en leveringsvoorwaarden in het algemeen. De workshop is bedoeld voor gemeenten die zich nadrukkelijk bezig (gaan) houden met de voorwaarden.

De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod:

• Achtergrond GIBIT – waarom en hoe opgesteld?
• Structuur van de overeenkomst
• Inhoudelijke toelichting
• Aan de slag met de GIBIT
• Borging binnen de organisatie

De workshop vindt plaats op maandag 30 januari 2017 in ons pand aan de Luchthavenweg 53 in Eindhoven. Ons inhoudelijke programma start om 13.30 uur en zal duren tot 17.00 uur. Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl. In de volgende nieuwsbrief Overheid in Beweging geven we een korte terugblik op de workshop.

Voor de komende jaren bevat de Digitale Agenda 2020 belangrijke ontwikkelingen voor gemeenten op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. Het boek ‘Tegenwind‘ (1 MB, PDF) neemt u op een toegankelijke wijze mee in de wereld van gemeentelijke uitdagingen en oplossingen. De ambities en doelstellingen van de Digitale Agenda 2020 zijn:

• open en transparant in de participatiesamenleving; gericht op transparante informatie en meer betrokkenheid van inwoners en ondernemers;
• werken als één efficiënte overheid; onder andere door gedeelde digitale en efficiënte (keten)processen en informatievoorziening;
• massaal digitaal en maatwerk lokaal; door generieke ICT-voorziening samen te organiseren en te delen en door bijvoorbeeld collectief aanbesteden.

Ontwikkelingen en projecten

Vanuit meerdere projecten werken we de komende jaren door aan onder andere de Generieke Landelijke Infrastructuur (GDI), de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en de gemeentelijke aanvulling hierop. Voorbeelden zijn de landelijke (stelsel)voorzieningen, gezamenlijke aanbestedingen, de doorontwikkeling van standaarden, contractvoorwaarden (GIBIT), Govroam, de Softwarecatalogus, leveranciersmanagement, opdrachtgeverschap en innovatieve gemeenschappelijke e-diensten. De ‘Pilotstarter’ is een verzamel- en broedplaats voor innovatieve projecten van gemeenten die mogelijk landelijk op te schalen zijn. Al deze ontwikkelingen moeten gemeenten in staat stellen steeds meer als één efficiënte overheid te werken, zonder in te boeten aan individuele beleidsvrijheid. Op de KING-website is een projectoverzicht te vinden van alle lopende projecten binnen de Digitale Agenda 2020.

Ontzorging en ondersteuning

VNG/KING ontzorgt, ondersteunt en versterkt gemeenten bij de realisatie van de Digitale Agenda 2020, bijvoorbeeld door samenwerken aan innovaties te stimuleren en door initiatieven van gemeenten inzichtelijk te maken. In het ‘BALV voorstel samen organiseren’ zijn afspraken gemaakt over de aanpak voor de komende jaren. Impactanalyses, klantreizen en speciaal ontwikkelde ‘gereedschappen’ zoals de Monitor Doelgerichte Digitalisering, de Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein en Vensters voor Bedrijfsvoering bieden inzicht in de inrichting van uw organisatie.

Meer informatie over de ondersteuning die KING biedt vindt u op de website van KING, specifiek in de sectie over de Digitale Agenda 2020.

Accountmanagers Digitale Agenda 2020

In november zijn vijf regionale accountmanagers Digitale Agenda 2020 gestart. Zij helpen gemeenten bij het vertalen van de projecten en instrumenten naar een samenhangende implementatie en gebruik binnen de eigen gemeente. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld impactanalyses, klantreizen en diverse monitoren. Voor de provincie Limburg en een deel van de provincie Noord-Brabant is Ton de Wit aangesteld als accountmanager. In het verleden heeft Ton vergelijkbare rollen vervuld voor bijvoorbeeld EGEM-i, operatie NUP en KING. De andere accountmanagers zijn Edwin Boender, Ellen Koster, Maarten Vrolijk en Rob Jorg. Op een interactieve landkaart kunt u zien wie uw accountmanager is. Voor een afspraak kunt u contact opnemen met uw accountmanager Digitale Agenda 2020.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

In november hebben we onze visie op de ontwikkelingen in het sociaal domein en de zorgparadox belicht. Hierbij onderscheiden we ‘normatieve’ en ‘technisch-instrumentele’ ontwikkelingen. Met paradoxaal denken (door minder te zorgen neemt zelfredzaamheid toe) komen we tot een andere denkwijze en dient de transformatie zich aan. Kunnen we dit bevestigd zien in de praktijk? Wat zou dat betekenen voor 2017? Jan Glastra van Loon, wethouder in Bernheze, is verantwoordelijk voor de onderwerpen Volksgezondheid en Wmo. Hij herkent de worsteling van gemeenten: wanneer doe je het nu goed?

Jan Glastra van Loon (wethouder gemeente Bernheze)

Financiële benadering

Glastra van Loon zegt het volgende over de bekrompen financiële benadering die gemeenten in de oude situatie gebruikten: “Gemeenten hebben vooral in 2015 gezien dat veel eerder afgegeven indicaties vanuit de AWBZ voor begeleiding of dagbesteding uitgaan van bijna ‘levenslange’ zorgafhankelijkheid. Indicaties afgeven voor 20 jaar of langer was geen uitzondering, nog los van het kostenaspect zou je dat niemand aan moeten doen. Vaak blijken de indicaties toch niet nodig, soms mede onder druk van een eigen bijdrage. Een louter financiële beoordeling zegt weinig maar sommige politieke fracties stellen dat je als gemeente geen geld over kan houden. Dit betekent dat mensen zitten te verpieteren! Een ander signaal is dat professionals dit, op basis van hun contact met de hulpvragers, weerleggen. Vanuit het overgangsrecht zagen we lokale percentages tot 60% van indicaties die niet werden verzilverd. Kennelijk was de urgentie niet zo hoog.”

Behoud van zelfstandigheid

Meer zorg betekent niet per definitie dat het beter is voor burgers. De vraag zou steeds moeten zijn hoe de burger geholpen is om zijn zelfstandigheid te behouden. Zorgaanbieders die vanuit die doelstelling werken moeten beloond worden. Glastra van Loon: “We moeten het ‘verpieteren’ niet projecteren op deze doelgroep door er meer zorg in te drukken dan nodig is. Dat gaat tegen alle bedoelingen achter de transities in.”

Denk vanuit de klant

Hoe meet u dan of u op de goede weg bent? Glastra van Loon vindt dat gemeenten zaken moeten doen met partijen die daadwerkelijk veranderingen in gang kunnen zetten. Anders inkopen dus en andere prikkels inbouwen om gewenst gedrag van zorgaanbieders te stimuleren. Zij moeten de ruimte en het vertrouwen krijgen om nieuwe concepten te ontwikkelen. Denken vanuit de klant en niet vanuit de instituties en overbodige regels zoveel mogelijk afschaffen. Glastra van Loon: “We moeten geen innovatiegelden investeren in partijen die zelf moeite hebben om te kantelen.”

Niet iedereen doet mee

De participatiemaatschappij veronderstelt dat iedereen mee doet maar niet iedereen kan en/of wil dit. Accepteer dat en stop geen energie in burgers die (nog) niet mee willen doen maar faciliteer en bied ruimte aan burgers om zelf aan te geven wat zij nodig hebben. Glastra van Loon: “We moeten niet denken vanuit ‘voor wat, hoort wat’. Dat roept weerstand op. Het gaat erom wat mensen zouden willen doen en waar iemand gelukkig van wordt. Dan komt het maatschappelijke rendement vanzelf.”

Gemeenten redeneren nog te sterk van binnen naar buiten. Vanuit regels, eigen normen en waarden worden burgers nog steeds benaderd vanuit de gedachte dat degene die het intakegesprek voert, weet wat het beste voor die klant is. Die klant denkt vaak dat de professional het wel zal weten. Vanuit het verleden begrijpelijk maar vanuit de veranderopgave is dit dodelijk. Glastra van Loon: “Het verantwoord niveau van participeren moet in beginsel vanuit de klant komen. Als iemand content is met een bepaald niveau van participatie dan is dát niveau voor hem of haar comfortabel en wenselijk. We moeten er geen label opplakken. Angst voor de nodige verandering kunt u oplossen met geld maar dan gebeurt er niks”.

Een volgende stap

De ervaringen van de gemeente Bernheze sinds de start van de transities in 2015 laten zien dat er sprake is van tegenstrijdigheden in de situatie; Telengy noemt dit ‘de zorgparadox’. Maar wat zou volgens Telengy een oplossing kunnen zijn om deze zorgparadox te doorbreken?

Zoek naar de ‘geluksfactor’!

De afgelopen vijf decennia zijn burgers afhankelijk gemaakt van de overheid voor het oplossen van hun problemen. Mensen zijn het hierdoor als normaal gaan beschouwen dat de overheid hun problemen oplost en zijn dus niet gewend om vooral zelf na te denken over oplossingen. Steeds vaker klinkt het geluid dat Nederland moreel failliet is of dat Nederland ‘waarden’-loos is. Dit zijn verontrustende signalen die tot somberheid kunnen stemmen. Een tegengeluid is dat we ‘onszelf’ moeten heropvoeden en als Nederlanders weer achter Nederland moeten gaan staan en opnieuw moeten leren een zorgzame en sociale samenleving te zijn. In beide geluiden zit de kern van het probleem: Zolang niet alle Nederlanders intrinsiek bereid zijn om de primaire verantwoordelijkheid voor het welbevinden van zichzelf én hun netwerk te dragen, zal de gewenste participatiesamenleving op zich laten wachten. Zolang gemeenten van ‘binnen naar buiten’ blijven denken en onvoldoende los kunnen laten, zal de intrinsieke motivatie bij mensen niet ontstaan.

Mogelijke oplossing

Een oplossing die Telengy ziet is het verruimen van de discretionaire ruimte bij aanbieders en bij burgers. Geen gestandaardiseerde keuzemenu’s naar zelfredzaamheid, maar door elkaar de ruimte geven en los te laten kan een belangrijk deel van de problemen worden opgelost. Het zit dus niet in technische oplossingen. Het is ook van belang om te experimenteren en te accepteren dat zaken mogelijk niet in een keer goed gaan. Kortom, het sociale (en financiële) rendement zit in de hulp bij het verhelderen van waar iemand gelukkig van wordt en eigenwaarde herwint.

De opgave voor 2017

Komend jaar zullen gemeenten een verdergaande slag maken om hun taak in het sociaal domein nog beter te kunnen uitvoeren. Enkele voorbeelden hierbij zijn: verdere ketenintegratie en –samenwerking tussen burger, partners en gemeente, het verruimen en anders inrichten van de inkoopkaders, het simplificeren van administratieprotocollen. Neem daarbij dat er ook een ervaringsacceleratie komt en het feit dat de samenleving ook langzaam begint te begrijpen waarom deze veranderingen noodzakelijk zijn geweest. Voor gemeenten is het dan de uitdaging om zichzelf nog beter in staat te stellen te begrijpen en aan te voelen wat ervoor nodig is om dit te realiseren. Hierin heeft de (gemeentelijke) politiek een voortrekkersrol.

Om zicht en inzicht te krijgen in hoeverre de zorgparadox bij gemeenten aandacht heeft, hebben we diverse stellingen voorgelegd aan gemeenten. De beperkte respons op het onderzoek maakt dat we geen statistisch verantwoorde uitspraken kunnen doen voor de hele doelgroep. Op basis van onze eigen praktijkervaringen en de beschikbare onderzoeksresultaten menen wij wel enkele denkrichtingen te zien:

• Het beleid van de gemeente lijkt erop gericht dat een inwoner de zorg krijgt op basis van tijdseenheden en in mindere mate op basis van wat de zorg moet opleveren.

• Gemeenten hebben over het algemeen een bepalende invloed op het formuleren van de zorgvraag (het wát) én op het formuleren van het arrangement (het hóe). Er wordt dus regie gevoerd op wat er nodig is aan hulp en op hoe deze hulp eruit moet zien in de praktijk.

• Contracten die gemeenten met aanbieders sluiten laten nog weinig afspraken zien die innovatie stimuleert en die de volumeprikkel ontmoedigt.

• De transformatie in het sociaal domein wordt nog vaak uitgedacht vanuit bestaande kaders, hetzelfde op een andere manier doen: tarieven bijstellen, bestaande voorzieningen ‘naar voren halen’, budgetplafonds bijstellen, etc.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Ruud Groot, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 15 47 92 90 of via e-mail: r.groot@telengy.nl.

Veel gemeenten zijn de in de afgelopen jaren samenwerkingsverbanden met elkaar aangegaan. Dit om de krachten te bundelen en met elkaar de talrijke marktontwikkelingen aan te kunnen, maar ook om door schaalgrootte kosten te besparen. Dit heeft geleid tot een scala aan regionale uitvoeringsorganisaties zoals intergemeentelijke belastingdiensten, RUD’s, veiligheidsregio’s, ISD’s en SSC’s (Shared Service Centra). Dat heeft aantoonbare voordelen gebracht. Maar aan de uitbesteding van deze taken zitten eveneens minder gewenste aspecten.

Verandering van dienstverlening bij uitbesteding

Gemeenten hebben jarenlang gewerkt aan een integrale dienstverlening in lijn met het Antwoord©-concept. Zaaksystemen zijn ingevoerd om werkprocessen integraal uit te voeren en regie te krijgen op de afhandeling van verzoeken van burgers en bedrijven. Ondertussen zijn hele onderdelen van die dienstverlening uitbesteed aan andere organisaties en worden de werkprocessen weer opgeknipt en over andere organisaties verdeeld. Kwaliteitsnormen in dienstverlening kunnen niet meer integraal gemanaged worden omdat iedere uitvoeringsorganisatie dat op haar eigen wijze doet en niet in maatwerkvarianten voor specifieke burgers en bedrijven in de betreffende gemeenten. Controle op de kwaliteit van de externe taakuitvoering wordt daarnaast bemoeilijkt, omdat de deskundigheid die daarvoor nodig is verdwenen is bij de gemeenten toen de vakspecialisten werden overgeheveld naar de uitvoeringsorganisaties.

Weg van ‘bedrijfsdoel naar ICT’ omgedraaid

Het verbinden van afdelingen met behulp van zaaksystemen is al een hele opgave, maar een geoliede samenwerking met ketenpartners en regionale uitvoeringsorganisaties is nog moeilijker. Iedere organisatie werkt met haar eigen zaaksysteem en er zijn niet altijd toereikende uitwisselstandaarden. Vaak vindt informatie-uitwisseling en dossieroverdracht plaats via e-mail, op een wijze die niet altijd voldoet aan de eisen op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Met het ontstaan van de SSC’s zien we dat de vakkolom ‘informatiemanagement’ niet optimaal kan worden ingevuld. Dat komt omdat we zijn begonnen met het uitbesteden van de technische ICT-infrastructuur. Daar konden immers het snelst de ICT-kosten worden verkleind of in ieder geval de kostengroei worden tegengehouden. Er is echter het principe dat de ambities en strategische doelen van een gemeente bepalen welke informatiehuishouding, informatiebeleid en informatiearchitecturen het beste passen. Die informatiekolom op zijn beurt bepaalt weer welke ICT-oplossingen (applicaties) en infrastructuren daarbij het best passen.

Conflicterende doelstellingen

Een SSC probeert voor alle deelnemende gemeenten een uniforme ICT-infrastructuur en applicatie-laag op te zetten. Immers alleen daarmee kan zij de kosten voor de deelnemende gemeenten laag maken door de vermindering van de beheerlasten. Alleen hoeft die ICT-eindoplossing niet voor iedere deelnemende gemeente de oplossing te zijn die het best past bij de informatiedoelstellingen en strategische bedrijfsdoelen van de gemeente. In plaats van O (organisatie) naar I (informatiebeleid) naar A (automatisering ICT) te gaan, loopt nu de weg van A naar O, met potentiële weerstand tot gevolg, omdat gemeenten niet meer hun eigen koers kunnen uitzetten. Bij SSC’s die het taakgebied ‘informatiemanagement’ hebben overgenomen wordt het nog problematischer. De afstand met de organisatie en de bedrijfsdoelen is daarbij groter. De centrale informatiemanagers of I-adviseurs vormen geen continu onderdeel van de gemeentelijke organisatie en kunnen de wensen en behoeften ook moeilijker bepalen en vertalen naar ICT. We zien dat de centrale I-adviseur vaak denkt en handelt vanuit de uniformiteitsdoelen van het SSC zelf. Helaas zien we nog te weinig dat deelnemende organisaties in een samenwerking ook investeren in gezamenlijke en gedragen eenduidige organisatiedoelstellingen. Pas dan kunnen de afdelingen Organisatie, Informatiebeleid en Automatisering optimaal renderen in een samenwerking.

Deze nadelen mogen geen afbreuk doen aan de samenwerkingsinspanningen. Meer samenwerken blijft nodig in 2017. Alleen moeten we goed kijken naar de juiste samenwerkingsvormen en van iedere vorm ook de keerzijden onderkennen. Vervolgens moeten we daar een werkbare oplossing voor creëren, zodat ze later niet tot spanningen of ontevredenheid gaan leiden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

In november heeft Telengy de workshop ‘Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn softwareleverancier?’ georganiseerd. 24 medewerkers van gemeenten kropen in de rol van accountmanager van de softwareleverancier. Achterliggend idee was om zich te verplaatsen in hun klant, de gemeente. Als ze dat goed deden, zou het bijdragen aan de klanttevredenheid, de omzet en de winst. Telengy-adviseur Harrie Gooskens heeft daar veel ervaring mee en ontwikkelde een workshop die een omgekeerd effect beoogt: een gemeente die de strategie van een leverancier beter kan doorgronden ter bevordering van het effectief onderhandelen, maar ook een gemeente die de argumenten van de leverancier beter kan beoordelen zodat de gemeente zich niet ‘met een kluitje in het riet laat sturen’.

De Gijzeling

Zo’n workshop is gebaat bij een gemeenschappelijk kennisfundament, in dit geval gebaseerd op de  Telengy-whitepaper ‘De Gijzeling’. Daarin wordt de marktwerking bij gemeentelijke software onder de loep genomen.

Businessmodel & case

In de inleiding zijn verschillende businessmodellen besproken, waarbij uitgebreid werd stilgestaan bij het specifieke businessmodel van een pakketleverancier. Aan de hand van een uitgewerkte businesscase kropen de deelnemers in de huid van de softwareleverancier, gevoed met een berekening van verschillende scenario’s met financieel-economische effecten van een investering in pakketsoftware en het terugverdienen daarvan. Toen het model een beetje duidelijk was, kon men aan de slag met de eerste groepsopdracht: ‘Verplaats je in het MT van een leverancier en probeer de aandeelhouder tevreden te stellen via een ander scenario en reken dat door’. Mede vanwege de beperkte tijd een pittige opdracht die een aantal goed doordachte en soms verrassende uitkomsten opleverde. Een enkeling had wat moeite met de businesscase, de meesten lieten echter zien dat creatief ondernemerschap niet is voorbehouden aan de leveranciers.

Conflictmanagement

In het tweede deel van de workshop werd ingegaan op geschillenpreventie en conflictmanagement in de relatie met een leverancier. Daarin kwam een stappenplan aan bod met acties die een gemeente het beste kan doorlopen om bij problemen aan het stuur te blijven zitten, zodat de rechtspositie niet verslechtert. Ook dat deel werd afgesloten met een oefening in groepen. Hiertoe was een verschil van inzicht met een leverancier uitgewerkt en diende elke groep een strategie te ontwikkelen, deze keer als gemeentelijk managementteam. Oefening baart kunst, want het ging de groepen goed af om geschillen bespreekbaar te maken en waar nodig het conflict niet uit de weg te gaan. Veel deelnemende gemeenten bleken al een fundament te hebben gelegd voor het beter organiseren van contractmanagement. Voor hen werd duidelijk hoe op dat fundament kan worden doorgebouwd aan professioneel opdrachtgeverschap.

Leveringsvoorwaarden en geschilbeslechting

Tenslotte werd ingegaan op de leveringsvoorwaarden. Dit thema werd afgesloten met een groepsdiscussie waaruit bleek dat dit onderwerp veel belangstelling geniet. Dat gold ook voor het aanpalende thema ADR (Alternative Dispute Resolution). Zowel de verschillende soorten leveringsvoorwaarden als de alternatieve mogelijkheden tot geschilbeslechting bleken aansprekende thema’s te zijn waar de deelnemers graag meer van willen weten.

Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente

Veel informatie in een workshop van drie uur, met ook nog eens een paar uitdagende oefeningen. Toch waren de deelnemers over het algemeen heel tevreden over de workshop. De verrassende kijk aan de andere kant van de tafel en het concreet bezig zijn met leveranciersmanagement bleken een schot in de roos. Ook was er onder de deelnemers veel waardering voor whitepaper ‘De Gijzeling’. Dit blijkt ook uit het feit dat de whitepaper inmiddels bijna 200 keer is opgevraagd. Volgens de deelnemers aan de workshop is Telengy het enige adviesbureau is dat naast aanbestedingsbegeleiding concreet werk maakt van de thema’s opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement. De deelnemers moedigen Telengy dan ook aan om het hier niet bij te laten, maar in 2017 met vervolgbijeenkomsten en andere aanvullende vormen van dienstverlening te komen. Een motiverend bijpassend advies van een van de deelnemers: “Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente en organiseer dit soort bijeenkomsten vaker!”

Meer weten?

Wilt u meer weten over de workshops of over whitepaper ‘De Gijzeling’? U kunt contact opnemen met Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer  06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.

Om grip te krijgen op de informatiehuishouding en met name de vele documenten, zijn gemeenten in de afgelopen jaren aan de slag gegaan met opslag in documentmanagementsystemen (DMS-en). Het helpt niet alleen om grip te krijgen op de dynamische (nog te bewerken en actuele) documenten maar ook op het archiveren, bewaren en vernietigen van de statische documenten.

De invoering van opslag in een centraal DMS

De meeste op de markt beschikbare documentmanagementsystemen voor gemeenten hebben een Records Management-toepassing waarmee ze gearchiveerde documenten en andere relevante informatie regelen. Het DMS is veelal centraal gepositioneerd, al dan niet als onderdeel van een centrale midoffice, waarbij alle inkomende en door de organisatie geproduceerde archiefwaardige documenten (waaronder e-mails) worden opgeslagen. Inkomende analoge documenten worden gescand, van metadata voorzien en opgeslagen in het DMS. Werkprocessen zijn zo ingeregeld dat centrale opslag van vervaardigde documenten in het DMS op enig moment plaatsvindt. Via uniforme sjabloongeneratoren maakt men documenten die direct in het DMS worden opgeslagen. Digitale standaardkoppelingen tussen vakapplicaties en het DMS zorgen dat documenten automatisch overgedragen worden. Medewerkers is, als het goed is, de discipline bijgebracht om alle documenten centraal en via de sjabloongeneratoren in het DMS op te slaan.

In hoeverre gerealiseerd?

Alles bij elkaar goede maatregelen om grip op het documentbeheer te krijgen en daarmee inzichtelijkheid en goede ontsluiting te realiseren. Maar in hoeverre is dit streven naar een centrale digitale opslag van alle documenten bij de gemeenten gerealiseerd? En tegen welke kosten?
Resultaten van een recent onderzoek bij een gemeentelijk samenwerkingsverband:

• 80% van informatie (documenten, mail,
  kaarten enz.) is archiefwaardig, 20% niet
• Van de archiefwaardige informatie zit:
  • slechts 28% in DMS;
  • 25% op afdelingsschijf;
  • 22% onder vakapplicaties (op schijf);
  • 13% in persoonlijk mailbox;
  • 4% op persoonlijke schijf;
  • 8% als papier in kasten.

Tegenvallend resultaat

Deze cijfers tonen aan dat in deze organisatie slechts 28% met DMS- en RMA-functionaliteit gemanaged wordt. Maar liefst 72% is verspreid opgeslagen en wordt niet in een goed DMS beheerd. Dat betekent dat veel documenten makkelijk verloren raken en er geen versiebeheer is. Documenten worden dubbel opgeslagen en niet tijdig gearchiveerd of vernietigd. Ze zijn moeilijk vindbaar en er vindt veelal geen dossiervorming plaats. Als we in dit onderzoek niet alleen de archiefwaardige maar ook alle andere informatie meenemen, die we toch ook graag snel kunnen ontsluiten, blijkt dat slechts 23% via het DMS worden beheerd. Een teleurstellend resultaat na vele jaren DMS-gebruik. Maar deze organisatie staat daarin niet alleen. Onderzoeken en gesprekken met gemeenten en DMS-leveranciers maken duidelijk dat dit de praktijk is bij veel gemeenten en gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Het streven om alles in een centraal DMS vast te leggen wordt bij verre na niet gehaald.

Hoe centraal opslaan bij uitbesteding?

Naast dit gegeven zien we bij gemeenten een uitbestedingsgolf waarbij taakvelden worden verplaatst naar regionale uitvoeringsorganisaties (RUD’s, belastingdiensten, ISD’s enz.). Niet altijd zijn daarbij heldere afspraken gemaakt over wie het archief vormt. Is de afspraak dat de archiefvorming bij de gemeente plaatsvindt (wat de vindbaarheid makkelijker maakt), dan is de levering van de documenten niet altijd goed. Als de archiefplicht (deels) is overgedragen naar de externe instanties, dan is integrale dienstverlening naar de burgers en bedrijven vanwege de versnippering moeilijker. We moeten ons dus afvragen of we ernaar moeten blijven streven om alle informatie in een centraal DMS op te slaan. Jagen we niet op een utopie? Kunnen we niet beter decentraal opslaan toestaan en het beheer op een andere wijze regelen?

Alternatieve oplossingen zinvoller?

Laat bijvoorbeeld alle documenten die door vakapplicaties worden vervaardigd onder die applicatie opslaan en duurzaam toegankelijk (en vindbaar) maken, in overeenstemming met de archiefwet. Ga op zoek naar ICT-instrumenten die op andere manieren de breed verspreide documenten en e-mails beheren en vindbaar maken. Beheer de documenten in een overkoepelend platform waar de verschillende afdelingsmappen en persoonlijke mappen zijn opgeslagen. Daarmee kunnen alle documenten die binnen projecten en programma’s worden gemaakt juist worden beheerd en slim ontsloten, op een wijze waarop een standaard DMS dat zou doen.

Digitale samenwerkingsplatformen zoals bijvoorbeeld Microsoft Office365 met daarbinnen Sharepoint voor het documentmanagement, bieden al veel functionele hulpmiddelen om dat voor elkaar te krijgen. De kracht van zulke platformen is niet alleen dat ze de DMS-functionaliteit bieden, maar vooral dat ze organisatiebreed geïmplementeerd zijn en iedere medewerker er voor vele andere kantoorfuncties continue mee werkt. De medewerkers hoeven dan niet de drempel over om naar een DMS te gaan voor het produceren of vinden van documenten. Door de integraliteit binnen het platform verdwijnt die drempel. Het documentmanagement wordt voor hen onder de motorkap geregeld. Blijft natuurlijk wel zaak om fatsoenlijke metadatering toe te passen, dossiervorming in te regelen en de archieffunctie (overdracht en vernietiging) tijdig uit te voeren. Ook kan nog gemeente specifieke archieffunctionaliteit, NEN2082 gespecificeerd, aanvullend op het platform worden gepositioneerd. We zouden daarmee de grip op de documenten kunnen vergroten van 28% naar mogelijk 80%. Of wellicht  naar 100%? Wat is uw streven voor 2017?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.