redactie: dit artikel is een coproductie van Dirk Moree en Philippe van Hartingsveldt

Het aantal gemeenten dat is aangesloten bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW) is in korte tijd enorm gegroeid. Daarom is het nu tijd om te investeren in de interne bedrijfsvoering. Dit gebeurt niet alleen door de organisatie door te ontwikkelen, maar ook door de processen te optimaliseren. Zo is er bijvoorbeeld sprake van veel maatwerk vanwege de verschillende verordeningen van de aangesloten gemeenten. Daardoor is het aantal beheerverzoeken groter dan gewenst. Tijd dus voor de volgende stap.

Aan Telengy is gevraagd om de procesadviseurs die het herontwerpen van de processen binnen de BsGW gaan begeleiden, in drie dagen te trainen op het vlak van procesmanagement. Processen staan niet op zichzelf, maar zijn (ook) gerelateerd aan de organisatie, informatievoorziening en infrastructuur. Daarom heeft Telengy een workshop georganiseerd waarin, naast procesmanagement en Lean Management, ook aandacht werd besteed aan deze raakvlakken.

Theorie verbinden met de praktijk

Ons uitgangspunt was dat de procesadviseurs niet alleen theoretisch, maar ook praktisch gezien voldoende bagage zouden meekrijgen om met betrokkenen de processen te herontwerpen. Daarom is gekozen voor zeer interactieve sessies waarbij de theorie van procesmanagement en Lean Management telkens werd verbonden met de vraag: hoe gaat dat bij ons? Door met elkaar diverse praktijkcases te bespreken, bijvoorbeeld het proces van afhandeling van bezwaarschriften, werden de inzichten direct toegepast. Daarbij zijn diverse tools en formats aangereikt; je hoeft het wiel immers niet opnieuw uit te vinden. Daarmee kreeg de BsGW een ’toolkit’ in handen die, met de inzichten en praktische oefeningen, direct inzetbaar is. Door concrete processen te bespreken kwamen er al verschillende verbetermogelijkheden naar voren, bijvoorbeeld bij de processen Behandelen bezwaarschriften, Kwijtschelding, en Permanente Marktanalyse.

De training

De eerste twee dagen lag de focus op de procesoptimalisatie, het Lean inrichten van processen en de rol van de procesadviseur, de lijnmanager en de procesmanager. De derde dag stond in het teken van Werken onder Architectuur en de relaties van processen met applicaties, koppelingen, gegevens, producten en diensten, zaaktypen, en ketenpartners. Hierbij is het zogenoemde 9-vlaksmodel van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) het uitgangspunt geweest. Daarnaast zijn de procesrelaties behandeld in het licht van de laatste ontwikkelingen zoals nieuwe wetgeving (o.a. de AVG en de Omgevingswet), een toename in het gebruik van centrale voorzieningen (de Generieke Digitale Infrastructuur met o.a. de LVWOZ en MijnOverheid) en technologische innovaties (o.a. Internet of Things).

In deze opzet is ook het gebruik van landelijk beschikbare tools zoals de GEMMA Online Wiki en de Softwarecatalogus toegelicht. Hieruit bleek directe toepasbaarheid om overzicht en inzicht te krijgen in de operationele applicaties en koppelingen, en de rol van de GEMMA Procesarchitectuur en standaarden. Verder is voor elk van de 9 onderdelen van de architectuur, maar ook de omvattende elementen Beveiliging en Beheer, een analyse gemaakt van verbetermogelijkheden op het gebied van procesmanagement.

Reacties van deelnemers

De workshop is enthousiast ontvangen. De deelnemers vonden het zeer leerzaam en, misschien wel het belangrijkste, direct toepasbaar. Een belangrijk inzicht was dat de betrokkenheid van de hele procesketen cruciaal is bij het inzichtelijk maken van het hele proces, de knelpunten en onderlinge samenhang. Daarnaast is dit ook zeker belangrijk voor het creëren van draagvlak voor het eindresultaat, en hoe de procesadviseur een leidende rol kan pakken binnen de veranderingen.

Hoe gaat het verder?

Met de opgedane kennis als extra bagage gaan de procesadviseurs, samen met de procesverantwoordelijken, aan de slag om de huidige (IST) situatie te beschrijven. Hierbij worden onder andere knelpunten, ontwikkelpunten, informatievoorziening en privacyvraagstukken per proces in beeld gebracht. Rond 1 oktober 2018 zijn alle processen in beeld en wordt de slag naar de gewenste (SOLL) situatie gemaakt.

Aan de hand hiervan worden, samen met de verantwoordelijken, verbeteringen doorgevoerd. De procesadviseurs nemen hierin de regie. Ook worden deze wijzigingen in de relevante systemen uitgevoerd. Daarnaast wordt vanaf dit moment bij iedere procesaanpassing de procesadviseur betrokken, zodat ook daadwerkelijk de groei naar een procesgerichte organisatie kan worden gerealiseerd.

Tot slot

De training heeft de procesadviseurs van BsGW geholpen om de herinrichting van de organisatie en de bijbehorende processen beter op te pakken. Het geeft hen richting om de theorie te verbinden met de praktijk. De ’toolkit’ helpt om processen als procesadviseur via een uniforme aanpak te herontwerpen. Die aanpak bevordert tevens het gesprek met alle betrokkenen binnen de keten. Daarnaast zijn de procesadviseurs hiermee goed in staat om interventies op maat voor de BsGW aan te bieden, en om zo de procesbetrokkenen mee te krijgen in de veranderingen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt, via tel. nr. 06 10 40 51 36 of Dirk Moree, tel. nr. 06 52 04 31 45 of via email: d.moree@telengy.nl.

Meer weten?

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een 80.000+ gemeente constateerde dat de privacy onvoldoende geborgd was binnen de applicatie, in gebruik bij de sociale wijkteams. Te veel gebruikers hadden toegang tot de applicatie en het was onvoldoende mogelijk om daarin af te bakenen wat wel en wat niet mocht worden ingezien. Het klantbeeld gaf bovendien onvoldoende zicht op de feitelijke situatie. En de applicatie gaf te weinig inzicht in werkvoorraad en stand van zaken, met o.a. als gevolg dat stuurinformatie ontbrak. Archivering was niet geregeld.

De gemeente zag het als noodzakelijk om hierin stappen te zetten. Maar omdat er nog geen helder beeld bestond over de gewenste informatievoorziening voor het gehele sociaal domein, was het lastig om de goede acties te bepalen. De gemeente heeft Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt gevraagd te ondersteunen bij dit vraagstuk.

Oplossing met perspectief

Gezien de urgentie is gekozen voor een korte termijn-oplossing waarin de huidige applicatie, KeDo van het bedrijf XLab, zou worden aangepast. De gewenste aanpassingen waren:

• Inrichting van KeDo op basis van processen, met een begin en een eind. Op die manier is de stand van zaken en de actuele werkvoorraad in beeld te brengen en kan stuurinformatie worden gegenereerd.
• Scheiding van toegangsrechten in de applicatie op basis van doelbinding.
• Verbeteren van de informatieveiligheid door middel invoering van twee factor-authenticatie. Meer specifiek een gebruikersnaam met wachtwoord in combinatie met een code via een app op de smartphone.
• Actueel houden van autorisaties via een aan- en afmeldingsproces van medewerkers en periodieke controle van deze actualiteit.
• Koppelen van processen en de uitkomsten daarvan aan vernietigingstermijnen ten behoeve van archiefbeheer.

Uitvoering op basis van behoefte

Met een projectteam van mensen van de uitvoering, coördinatoren en functioneel beheer zijn we aan de slag gegaan om de huidige en de gewenste processen in kaart te brengen. Ook is geïnventariseerd aan welke stuurinformatie behoefte is. En er zijn rollen en autorisaties bepaald, rekening houdend met privacy-aspecten en werkbaarheid.

Op basis daarvan is in nauwe samenwerking tussen met name functioneel beheer en leverancier in een iteratief vormgevingsproces aan de applicatie gebouwd. De halffabricaten  zijn tussentijds meermalen voorgelegd aan de gebruikers met de vraag om input, wat weer tot verbetering leidde. De grote flexibiliteit van het pakket KeDo, in combinatie met de inzet en kennis van de consultant van XLab en de grote proceskennis van de functioneel beheerder, maakten dat de applicatie heel goed aansloot bij de behoefte van gebruikers.

Doorlooptijd en kosten

Lastig in dit project bleek de beschikbaarheid van sommige leden van het projectteam. De werkdruk was voor hen zo groot dat het vaak niet mogelijk was om binnen de afgesproken tijd acties uit te voeren. Dat heeft geleid tot een langere doorlooptijd van het project, met instemming van de opdrachtgever. De kosten van het project zijn ondanks de uitloop binnen budget gebleven.

“De samenwerking was zeer prettig en het resultaat zeer goed. De zorgautoriteit heeft bij de externe organisatie complimenten gegeven over de inrichting en opzet van Kedo (met name ook over de privacy). Als we nog eens een dergelijke klus hebben, denken we zeker aan Philippe.”

Grote verbetering én tevredenheid

Het was een flinke uitdaging om met een relatief klein budget de gewenste aanpassingen doorgevoerd te krijgen. De projectdoelstellingen zijn naar grote tevredenheid van de opdrachtgever en de gebruikers behaald. De privacy is veel beter geborgd, de werkvoorraden zijn in beeld en duidelijk is wat de stand van zaken is. Er is goede stuurinformatie beschikbaar en de eerste stappen voor het archiefbeheer zijn gezet. Mooi om te zien dat een ‘korte termijn-oplossing’ zo een grote verbetering geeft. En misschien zal deze voor de langere termijn ook prima houdbaar blijken te zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

De VRMWB heeft aan Frank Huijbregts gevraagd om de Europese aanbesteding te begeleiden voor de nieuwe outsourcingsomgeving. Hij zal samen met het ICT-team de sourcingstrategie gaan vertalen naar een programma van eisen en aanbestedingsdocumenten. Na gunning zal hij tevens het implementatietraject gaan begeleiden.

Gemeente Borsele

Arno van Waesberghe en Jeroen van den Broek zullen zich de komende periode gaan ontfermen over de informatieveiligheid en privacyvraagstukken van de gemeente Borsele. De gemeente Borsele gaat hiervoor de organisatie (opnieuw) inrichten. Jeroen en Arno zullen hiervoor de voorbereidingen treffen en de organisatie en medewerkers hierin coachen.

Gemeente Tilburg

Acht gemeenten in de regio Tilburg (Goirle, Dongen, Hilvarenbeek, Oisterwijk, Waalwijk, Tilburg, Loon op Zand en Gilze-Rijen) gaan in 2019 een nieuw contract aan voor Wmo-hulpmiddelen. Femke de Vos en Ruud Groot gaan de gemeenten de komende maanden ondersteunen bij een marktverkenning in het kader van de voorgenomen Europese aanbesteding. Het doel is om een actueel beeld te krijgen van de mogelijkheden die de markt biedt.

Intergemeentelijke samenwerking Hoeksche Waard (ISHW)

Jacob Ubbels is aangesteld als projectleider harmonisatie zaakgericht werken bij de ISHW, een samenwerkingsverband van de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

DIV: Documentaire Informatievoorziening. Of is het tegenwoordig: Digitale informatievoorziening. Of noemen we het dan DigiDIV? Eén ding is zeker: er is niets meer zeker in de wereld van DIV.

Transformatie van archiveren naar registreren

De afdeling DIV staat van oudsher bekend als de afdeling waar alle afgehandelde dossiers die de gemeente heeft terecht komen en worden gecontroleerd, opgeschoond en gearchiveerd. Maar sinds een aantal jaar is dit aan het veranderen.

Met de ontwikkelingen binnen de overheid op het gebied van digitalisering, automatisering en zaakgericht werken, transformeert documentaire informatievoorziening ook naar een nieuw tijdperk. Waar eerst nog fysieke dossiers werden gearchiveerd, worden nu digitale dossiers geregistreerd; waar documentaire informatievoorziening eerst achter aan het proces stond, staan ze nu vooraan bij de inrichting van de zaakdossiers. Eerst zat de DIV-afdeling alleen achter het bureau of de computer zat, nu lopen ze door de organisatie om te adviseren. En waar eerst DIV verantwoordelijk was voor de compleetheid van een zaak, is dat nu de vakambtenaar.

Het blauw van documentaire informatievoorziening

De wereld staat op zijn kop. Het werk van DIV verandert van uitvoerend naar adviserend en dit vraagt om nieuwe functies en competenties. In een DIV-wereld met voornamelijk ‘blauwe’ mensen die al tientallen jaren hetzelfde werk doen, zorgt dat voor veel uitdagingen. Om deze uitdagingen in goede banen te leiden, ben ik in september 2016 ingehuurd als coördinator van DIV bij de Werkorganisatie CGM (gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert). Mijn taak was vooral om draagvlak te creëren binnen DIV voor hun veranderende rol. Maar hoe verander je een vastgeroeste cultuur?

Traject naar ‘Nieuwe rollen binnen digitale informatievoorziening (DIV)’

In januari 2017 is een verandertraject gestart met team DIV. In maandelijkse groepsbijeenkomsten maakten we de veranderingen bespreekbaar. Daarnaast onderzochten we wat deze veranderingen betekenden voor de huidige en nieuwe functie-indeling. Ook bespraken we in individuele gesprekken de ontwikkelingen op persoonlijk niveau. En onderzochten we wie welke competenties nog verder kan ontwikkelen. Het uitgangspunt van het traject was om met het huidige DIV-team verder te gaan naar de nieuwe functies. Tijdens dit traject zal nog moeten blijken of dit ook daadwerkelijk mogelijk is (wil en/of kan iedereen wel mee).

Documentaire informatievoorziening en de medewerker

Op dit moment zit CGM nog midden in het traject, maar er is al veel los gekomen bij de DIV-medewerkers. Een complete cultuur- en functieverandering is spannend. De medewerkers moeten de contole uit handen geven en zich nieuwe vaardigheden eigen maken, terwijl ze al (meer dan) 30 jaar hun werk goed doen. Dit leidt onder andere tot onbegrip (waarom is dit nodig?), frustraties (waarom begrijpen collega’s me niet?), onzekerheid (kan ik wel veranderen?) en persoonlijke dilemma’s (WIL ik wel veranderen?). Daar komt nog bij dat de rest van de organisatie zich natuurlijk ook andere (administratieve) taken eigen moet gaan maken, wat velen het gevoel geeft dat ze het werk van DIV overnemen: en wat doet DIV dan nog? Allerlei vragen waar de DIV-medewerkers mee om moeten gaan, maar waar ze zelf de antwoorden ook nog niet op weten.

Impact van de verandering

De verandering naar het digitale, zaakgerichte tijdperk is dan ook een behoorlijk opgave voor DIV. Maar ze horen het niet alleen te doen. In dit soort trajecten is het van cruciaal belang dat het management de trekker is van de kar: zij sturen hun medewerkers aan en zullen dus ook de boodschap moeten overbrengen dat de organisatie voor deze werkwijze heeft gekozen. Het goede voorbeeld geven staat daarbij voorop. De DIV-medewerkers zijn er vervolgens om hun collega’s te ondersteunen en te adviseren in het zaakgericht werken.

Documentaire informatievoorziening (DIV) in beeld

Om een duidelijk beeld te schetsen van de ontwikkelingen binnen DIV, heb ik samen met de DIV-medewerkers een filmpje gemaakt. Deze is intern gecommuniceerd om de rest van de organisatie op een leuke manier op de hoogte te stellen van de veranderingen binnen DIV. Daarnaast is het filmpje hieronder meegestuurd met de vacature die nu weer openstaat bij CGM voor coördinator DIV, aangezien ik vanaf oktober 2017 aan een nieuwe opdracht ben begonnen bij gemeente Helmond.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

De nieuwe gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 ontstaat uit Nuth, Schinnen en Onderbanken de nieuwe gemeente Beekdaelen. Telengy is gevraagd om voor deze nieuwe gemeente een integrale visie informatisering en automatisering op te stellen. De komende maand zullen onze adviseurs hieraan bijdragen. Dit adviestraject wordt vanuit Telengy aangestuurd door Henk Albers en Ad van Dijck.

Gemeente Beuningen

Binnen de gemeente Beuningen heeft de afgelopen jaren een behoorlijke organisatieverandering ondervonden. Inmiddels staat de organisatie en is de tijd gekomen om op diverse onderdelen van de organisatie een doorontwikkeling in te zetten. Peter ter Telgte is gevraagd om de gemeente bij te staan bij de doorontwikkeling van het I-team. Hij wordt hierin bijgestaan door Wouter Le Febre.

Gemeente Heerlen

Ger Manders is aangesteld als manager Informatievoorziening bij de gemeente Heerlen. De komende maanden vervult hij deze functie en zal hij samen met zijn team werken aan een efficiënte informatieorganisatie.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft Ron de Vet aangesteld als teamleider Informatie & Gegevensbeheer. De komende periode (6 tot 12 maanden) zal hij de gemeente samen met zijn team verder ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Kim Lenders

Per 1 mei 2017 ben ik werkzaam als adviseur bij Telengy. Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in hoe en waarom informatie wordt gedeeld in onze maatschappij en welke invloed dit heeft, dus een master Communicatie- en Informatiewetenschappen voelde als een logische keuze. Tijdens deze studie is mijn interesse gewekt voor vraagstukken met betrekking tot bedrijfscommunicatie en informatiestromen binnen organisaties in tijden van constante, doordravende digitale ontwikkelingen. Als vervolgstap heb ik daarom gekozen voor een traineeship Informatiemanagement. Tijdens dit traject heb ik ook de opleiding ‘Informatiemanagement voor de praktijk’ gevolgd, waar ik onder andere heb geleerd hoe complexe vraagstukken kunnen worden aangepakt met behulp van design thinking.

Door de werkervaring die ik tijdens mijn traineeship heb opgedaan, heb ik van dichtbij gezien hoe complex en dynamisch de wereld van informatiemanagement bij overheidsinstellingen is. De technologische ontwikkelingen vliegen ons om de oren en deze vragen veel van medewerkers: ze moeten zich nieuwe technologieën eigen maken, anders leren kijken naar hun manier van werken (burger centraal) en inzicht krijgen in totale werkprocessen waarbij ze afhankelijk zijn van collega’s en samenwerken centraal staat. Naast de investering in ICT mag de menselijke factor dus niet vergeten worden. De relatie tussen deze twee factoren is wat mij ontzettend intrigeert: hoe zorg je voor een goed systeem en een goede inrichting van werkprocessen die bij je organisatie past? En hoe zorg je er vervolgens voor dat dit systeem ook goed gebruikt wordt en voordelen biedt aan burgers en bedrijven?

Naar mijn idee is er nog heel veel mogelijk en staan we pas aan het startpunt van een nieuwe digitale overheid. We hebben geen gerichte handleiding die ons vertelt hoe we deze ontwikkelingen aan moeten pakken en dat maakt deze uitdaging voor mij zo interessant. Het fascineert mij om te zien hoe anders elke organisatie weer is, ondanks dat overheidsinstellingen veel hetzelfde werk verrichten.  Elke organisatie heeft haar eigen doelen, werkprocessen en medewerkers en daardoor andere interne en externe factoren die organisatieontwikkelingen beïnvloeden. Het is de kunst om deze factoren helder te krijgen en op de juiste manier aan te pakken. Een kunst waar ik me graag verder in verdiep.

Ik ben een realist, ik bekijk situaties met een kritische en onderzoekende blik en maak deze overzichtelijk. Dit samen met mijn frisse blik in een wereld die net voor mij open gaat, maakt mij geschikt om samen met organisaties de uitdaging aan te gaan!

Telengy ondersteunt mij hierbij door me de mogelijkheid te geven om me verder te ontwikkelen binnen het vakgebied door werkervaring op te doen, met ervaren adviseurs samen te werken en opleidingsmogelijkheden aan te bieden. Ik ben dan ook ontzettend enthousiast om hier aan de slag te gaan!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl

Teuntje Brouns

Tijdens mijn studietijd ben ik in aanraking gekomen met verandertrajecten met het snijvlak ICT binnen de lokale overheid. Wat mij in deze trajecten sterk aantrok was het oog voor de gebruikersorganisatie bij de informatievoorziening. Daarnaast de aandacht voor de menselijke kant bij de implementatie van deze systemen. Je kan nog zulke dure software hebben aangeschaft maar sluit deze wel aan op het doel, de informatiebehoefte? Is de informatievoorziening zo ingericht, dat de medewerkers op de juiste manier worden geïnstrueerd en werkt het ook?

Ambitie in informatiemanagement

Na een aantal jaren ervaring te hebben opgedaan in diverse functies op het gebied van procesoptimalisaties en digitalisering in het publieke en sociaal domein, merkte ik dat mijn ambitie en kwaliteiten in het informatiemanagement liggen. Na een traineeship information management ben ik sinds 1 april actief bij Telengy. Door deelname aan de Telengy Academy en kennisdeling met collega-adviseurs zal ik mij voortdurend kunnen en blijven ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail: t.brouns@telengy.nl.

Telengy is per direct op zoek naar een Medewerker Marketing & Sales! Heb je interesse? Lees dan verder en neemt contact met ons op.

Telengy adviseert en ondersteunt organisaties bij de dagelijkse bedrijfsvoering en de dienstverlening maar zeker ook bij het verbeteren daarvan. Partners van Telengy zijn overheden, uitvoeringsorganisaties en zorginstellingen. We slaan graag met onze relaties de handen ineen en maken van ideeën plannen en van plannen realiteit. Telengy is gewoon dóen.

Wij zijn op zoek naar een

Medewerker Marketing & Sales

In deze functie geef je inhoud aan de volgende activiteiten:

Marketingcommunicatie

• Je geeft mede invulling aan het marketingplan en voert in samenwerking de marketingacties uit.
• Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en actueel houden van ons intranet, internet en de beschikbare social media.
• Je schrijft wervende teksten en/of ondersteunt onze adviseurs daarbij.
• Je beheert ons productportfolio.
• Je beheert ons relatiebestand.
• Je bewaakt onze huisstijl.

Sales

• Je beheert de commerciële ‘trechter’ samen met de commercieel manager.
• Je geeft mede uitvoering aan alle mogelijke vormen van acquisitie.
• Je bereidt offertes voor en werkt deze verder uit samen met de commercieel manager.
• Je geeft opvolging aan uitstaande offertes.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau, richting marketingcommunicatie en/of commerciële economie.
• Je hebt ongeveer drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt affiniteit met de overheid, digitale dienstverlening, organisatieontwikkeling, informatietechnologie en het sociaal domein.
• Je hebt een excellente pen.
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten.
• Je bent een dienstverlener pur sang, proactief, assertief en creatief, zelfstandig, flexibel, accuraat en stressbestendig.

Interesse?

Heb je interesse in deze functie, dan kun je dat kenbaar maken door een korte motivatie en je CV te sturen aan Peter ter Telgte via een e-mail naar p.t.telgte@telengy.nl. Ook voor nadere toelichting kun je hem benaderen, via mail of telefonisch: 06 46 72 42 05.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Nu de decentralisaties in het sociaal domein hebben plaatsgevonden, brengen gemeenten de basis van de bedrijfsvoering verder op orde. Waar onder tijdsdruk heel veel ad hoc geregeld moest worden om de transities in het sociaal domein (Awbz naar Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) gedraaid te krijgen, is het nu tijd om goed te kijken naar de processen, governance en systemen.

Algemene beeld decentralisaties

Het algemene beeld over de decentralisaties is behoorlijk positief. Er lijkt zich een verschuiving van individuele naar algemene voorzieningen af te tekenen, maar goede cijfers daarover ontbreken nog. Het uitvoeren van de nieuwe taken verloopt over het algemeen zonder grote problemen. Het betrof een complexe operatie waarbij de continuïteit van de hulp niet in gevaar is gekomen. Wel is de samenwerking binnen de keten nog een punt van aandacht. De transformatie moet daarbij nog echt van de grond komen. Dit blijkt onder meer uit het overall rapportage sociaal domein 2015 van het Sociaal en Cultureel Planbureau, dat is gepubliceerd in mei 2016.

En bij de gemeente?

Een middelgrote gemeente (60.000 inwoners) vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt in oktober vorig jaar om als projectleider te ondersteunen bij het op orde brengen van de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Er was een lijst opgesteld vanuit een grote groep van betrokkenen met daarop alle verbeterpunten. Een enorme lijst met knelpunten: groot en klein en van ‘nice to have’ tot zeer urgent. De issues waren onder andere het ontbreken van een actueel klantbeeld, het onbetaald blijven van facturen, geen berichtenverkeer, geen borging van privacy, geen stuurinformatie, inefficiënte processen en onduidelijkheid over wie nu waarvoor verantwoordelijk is en welk mandaat daarbij hoort.

Wat hebben we gedaan?

Doordat de knelpunten zo met elkaar verweven waren, was het lastig om de situatie te doorgronden. Het was eerst zaak om te ordenen, af te bakenen en een goede prioritering te maken. We zijn daarom gestart met een sessie waarbij managers, coördinatoren en adviseurs van een afstand hebben gekeken naar de organisatie. We hebben dat gedaan aan de hand van de vier vensters op de organisatie, gebaseerd op SqEME-procesmanagement. Daarbij kijken we naar de kenmerken van de organisatie, de factoren die zorgen voor beweging in de organisatie, de vormgeving van de organisatie en hoe we de vinger aan de pols houden.

Vanuit die vier vensters hebben we op hoofdlijnen gekeken naar de visie, de structuur van de organisatie, de wijze waarop verantwoordelijkheid is belegd, berichtenuitwisseling, gegevensgebruik, wet- en regelgeving, systemen, competenties, procesinrichting en -monitoring. Dat gaf een scherp beeld van de huidige stand van zaken. Zoals een manager zei: ‘schokkend maar herkenbaar’. De gevoelde urgentie die daaruit sprak was de ‘drive’ om hier met elkaar mee aan de slag te gaan. Daarnaast was er de lijst met knelpunten. Die hebben we met alle betrokkenen geordend, geanalyseerd (hoe zijn deze ontstaan) en geprioriteerd.

Vervolg

De analyse heeft geleid tot een tweesporen-aanpak met het tegelijkertijd aanpakken van de acute uitdagingen en het verstevigen van het fundament. Het aanpakken van de acute uitdagingen betrof het op orde brengen van het klantbeeld en het berichtenverkeer, zorgen dat facturen tijdig betaald worden, het waarborgen van de privacy en zorgen voor management- en stuurinformatie. Het verstevigen van het fundament is gedaan op basis van de knelpuntenlijst. Daaruit bleek dat veel van de verbeterpunten te maken hebben met processen (verantwoordelijkheden, efficiency, samenwerking), sturing van de organisatie (proces- versus lijnverantwoordelijkheid, mandaat) en systemen (beschikbaarheid en functionaliteit, koppelingen, architectuur). De ontwikkelingen in samenhang zien er als volgt uit:

De prioriteiten 1 en 2 (facturatieproces en klantbeeld, privacy en stuurinformatie) worden direct projectmatig aangepakt. Het uitbouwen van het fundament via Processen, Governance en Systemen verloopt ook grotendeels langs die weg.

Waar staan we nu?

Vijf maanden later is er al veel bereikt. Het management heeft, geadviseerd door een team van kwaliteitsmedewerkers, beslissingen genomen die richting geven aan het oplossen van knelpunten en aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Op basis daarvan is het klantbeeld op orde gebracht door de aanschaf van een nieuw systeem, waarmee het berichtenverkeer voor Jeugd elektronisch wordt afgehandeld (voor Wmo was dit al het geval.) De informatie vanuit de systemen is gecheckt door de zorgaanbieders en de resultaten zijn vervolgens verwerkt. Met het op orde gebrachte berichtenverkeer blijft dit nu actueel. De achterstand in het facturatieproces is weggewerkt. Doordat de gegevens nu in orde zijn, worden zorgaanbieders tijdig en correct betaald. Op het vlak van privacy is geïnventariseerd welke acties moeten worden opgepakt. Het projectplan ligt klaar om opgepakt te worden. Wat betreft stuurinformatie is in beeld gebracht waaraan behoefte is.

Hoe verder?

Nu gaan we verder met de projecten en met de drie pijlers van het fundament: processen, governance en systemen. Er is een duidelijke richting bepaald hoe te komen tot procesverbetering. Met een brede delegatie van ketenbetrokkenen herontwerpen we het proces. De tussenresultaten stemmen we frequent af met het management. Ook met het college zal geregeld worden afgestemd. Spannend in dit project is wat dit uiteindelijk zal betekenen voor de structuur van de organisatie en voor de medewerkers. In dit project zullen we de transformatie-opgave heel concreet kunnen maken.

Daarnaast zijn we bezig om het preventieproces te ontwerpen. Sturing van de organisatie (governance) en systemen krijgen binnenkort aandacht.

Energie

Er is duidelijk een beweging ingezet waar de betrokkenen energie van krijgen. Waar de gemeente lang in de greep was van een kluwen van uitdagingen waarbij onduidelijk was waar te beginnen, is er nu een flow ontstaan om knelpunten weg te werken en het fundament te verstevigen. Mooi om te zien dat als er richting wordt geboden en beslissingen worden genomen de betrokken medewerkers in de organisatie enorm veel werk kunnen en willen verzetten en enthousiast zijn om resultaten te boeken. Dat dat zijn vruchten afwerpt, zien we nu elke dag!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.