Eind 2014 is Telengy uitgeroepen tot beste ICT-dienstverlener van de overheid. Dit blijkt uit de jaarlijkse monitor ‘Werken voor de overheid 2014’, een onderzoek onder ruim 2.300 overheidsprofessionals uitgevoerd door PM Select en I&O Research. Graag delen wij met u hoe men Telengy heeft beoordeeld.

Telengy wordt gezien als meer dan een ICT-dienstverlener. Zo zijn wij ook actief op de terreinen dienstverlening, informatievoorziening en in het sociaal domein. Andere zaken die opvallen:

• Aspecten als ‘proactieve houding’, ‘betrouwbaarheid’, ‘klantgerichte service’ en ‘kwaliteit van eindproduct (rapportage, presentatie en dienstverlening)’ worden alle met een maximale score beoordeeld;
• Telengy scoort ten opzichte van alle onderzochte partijen in de ICT-sector het hoogste op het gebied van deskundigheid;
• Overige zaken die zeer goed beoordeeld worden zijn onze betrokkenheid, integriteit en het vrijelijk delen van kennis; aspecten die Telengy hoog in het vaandel heeft staan.

Uiteindelijk zijn we beoordeeld met het cijfer 8,1, wat heeft geleid tot de titel ‘Beste ICT-dienstverlener voor de overheid’ en een top 3 notering in de lijst ‘PM Top Beste Dienstverleners van de overheid’. Nogmaals willen wij iedereen bedanken en in 2015 zullen directie en medewerkers laten zien dat Telengy de beste dienstverlener van de overheid is.

“Kundig, no nonsense, weten van aanpakken en een brede scope.” [Citaat uit het onderzoek]

Wilt u de resultaten van het onderzoek ‘Werken voor de overheid 2014’ bekijken? Ga dan naar de website van Public Mission via deze link.

Telengy is verkozen tot beste ICT-dienstverlener van de overheid! Dat blijkt uit de jaarlijkse monitor ‘Werken voor de overheid 2014’ van PM Select en I&O Research.

Jaarlijks onderzoekt PM Select de klanttevredenheid van functionarissen binnen de overheid over externe adviseurs. Meer dan 2300 professionals die in het afgelopen jaar direct betrokken zijn geweest bij de inhuur van consultants  en adviseurs, hebben meegedaan aan het onderzoek. Het onderzoek kent zes categorieën: Bestuur & Organisatie, HRM, Opleiding & Training, Financial Consulting, ICT en Ruimtelijke Ordening & Wonen. De ranglijst bevat alleen dienstverleners die meer dan 15 beoordelingen hebben ontvangen.

Waardering van 8,1 als ICT-dienstverlener

Naast de nummer 1-notering voor Telengy in de categorie ICT, zijn we in de algemene ranglijst op een keurige 3e plaats geëindigd met een gemiddeld rapportcijfer van 8,1. De resultaten van het onderzoek worden gepubliceerd in een speciale uitgave van Public Mission en VNG Magazine en zijn tevens online beschikbaar gesteld. Wij willen al onze klanten hartelijk bedanken voor de prettige samenwerking in het afgelopen jaar. Deze samenwerking zetten we natuurlijk graag op dezelfde voet voort!

Meer weten?

Wilt u de resultaten van het onderzoek ‘Werken voor de overheid 2014’ bekijken? Ga dan naar: pm.nl/bd2014/ict

Samen hebben we ons NUP-verhaal van de afgelopen vier jaar opgemaakt en vertaald naar een eigen kunstcollectie voor het Van Abbe museum.

Sinds 4 november 2011 heeft de i-NUP implementatiecommunity van Telengy samengewerkt aan het implementeren van de e-overheidsbouwstenen. Circa 25 gemeenten hebben in wisselende samenstelling kennis met elkaar gedeeld, implementaties gezamenlijk opgepakt, waar mogelijk collectief ingekocht en elkaars expertise en capaciteit gedeeld bij de invoering van specifieke bouwstenen. Op 25 november 2014 heeft de laatste communitybijeenkomst plaatsgevonden in het Van Abbemuseum. Als sluitstuk van drie jaar samenwerking hebben de deelnemers een eigen kunstcollectie samengesteld voor het Van Abbemuseum.

De afgelopen jaren zijn er veel resultaten bereikt. Behalve de resultaten in elke individuele gemeente zijn er ook in de community mooie resultaten geboekt. Deze hebben een extra versnelling gegeven aan de realisatie van i-NUP ontwikkelingen in de individuele gemeenten. Aan de hand van de beschikbare KING-bouwstenen pakten de communitygemeenten ontwikkelingen samen op en implementeerden de i-NUP bouwstenen in de eigen organisatie. Onderstaand een onvolledig overzicht van de belangrijkste resultaten:

• Visiedocument BGT;
• Plan van aanpak BGT;
• Businesscase BGT;
• Inverdieneffecten BGT;
• Haalbaarheidstoets BRO;
• Handreiking binnengemeentelijk gebruik basisregistraties;
• Plan van aanpak binnengemeentelijk gebruik basisregistraties;
• Plan van aanpak Webrichtlijnen;
• Onderlinge ondersteuning webrichtlijnen;
• Volumevoordeel 25% inkoop eHerkenningsmakelaar bij Gemnet;
• Volumevoordeel tot 35% inkoop eHerkenning bij SIM;
• Plan van aanpak invoering eHerkenning;
• Volumevoordeel inkoop DiGiD-Machtigen bij SIM;
• Plan van aanpak BAG-WOZ koppeling;
• Gezamenlijke uitwerking Dienstverleningsconcept;
• Collegiale ondersteuning BAG-WOZ koppeling;
• Kennisdeling en ‘hands-on’ collegiale ondersteuning Zaakgericht werken;
• Gezamenlijk optrekken rond ontwikkeling cluster authenticatie;
• Zaaktypecatalogus Sociaal Domein.

De samengestelde kunstcollectie kunt u bekijken via de website van het Van Abbemuseum.

Sinds mei 2013 is Ernst Janssen directeur c.q. bestuurder van Welzijn Centraal in Leeuwarden. Op dat moment werd stevig gediscussieerd over de hervorming van het sociaal domein in Leeuwarden. De opgedane ervaringen met het werken met wijkteams waren positief: uit de maatschappelijke businesscase kwam naar voren dat de wijkgerichte aanpak tot efficiëntere dienstverlening leidde.

Deze conclusie werd later door het ministerie van BZK bevestigd in een landelijk onderzoek naar de effecten van wijkteams. Ook stonden de meeste signalen over klanttevredenheid (er is nog geen systematisch onderzoek gedaan) op groen. Kortom: alle reden om door te gaan en de inzet van de wijkteams te verbreden. Binnen Welzijn Centraal geldt een heldere strategie:  een 100% ondersteuning van de doorvoering van Welzijn Nieuwe Stijl en ervoor zorgen dat de belangen van klanten en medewerkers in het veranderproces op een goede manier gediend worden.

De wijkteams zijn sinds mei 2014 in een aparte juridische eenheid ondergebracht: de ´Coöperatie Amaryllis’. Daarbij is gemerkt dat de transformatie van de organisatie en het verantwoordelijk zijn voor de effecten op de bestaande organisatie slecht te combineren is. Vandaar dat is besloten om een aparte kwartiermaker voor de Coöperatie aan te stellen, die vanaf mei 2014 is doorgegroeid naar de rol van directeur. De gemeente heeft besloten de financiering van de Coöperatie vanaf 2015 via een aparte subsidie aan de Coöperatie te laten verlopen. Deze kosten worden gedekt door gelijktijdige verlaging van de subsidie van de oprichters van de Coöperatie. Tot slot hebben de oprichters van de Coöperatie nieuwe, onafhankelijke bestuursleden geworven, zodat de leden van de Coöperatie zich kunnen concentreren op de samenwerking in termen van de eigen organisatie en die van de Coöperatie (lees: wijkteams).

In 2014 is dus een ‘dubbel’ proces doorgemaakt: enerzijds de afbouw en reorganisatie, gericht op overdracht van taken en medewerkers naar de Coöperatie en halvering van het beschikbare budget. Anderzijds het uitwerken van een nieuwe aanpak voor het producten/dienstenpakket dat niet naar de Coöperatie is overgegaan. “Leidinggeven aan dat proces was niet eenvoudig. Van een directeur wordt immers verwacht dat de verandering ‘in control’ is, maar als de verandering voor iedereen nieuw is en er onder grote tijdsdruk stappen gezet moeten worden, bleek ‘in control willen zijn’ verlammend te werken op de voortgang van de vernieuwing”, aldus Ernst Janssen.

Loslaten en vertrouwen in de eigen kracht om de toekomst vorm te geven, bleek een effectievere houding dan krampachtig ‘in control’ te willen zijn. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar als organisatie is in de afgelopen maanden die slag gemaakt. Samen met leidinggevenden en beleidsmensen is het producten- en dienstenpakket aangepast aan de nieuwe tijd. Naast de doorontwikkeling van de wijkteams c.q. gebiedsteams is onze nieuwe inzet gericht op de ondersteuning van mantelzorgers, vrijwilligers en een nieuwe benadering van het jongerenwerk.

Vanaf 2015 zal Welzijn Centraal vernieuwd en gefocust zijn op de kerntaken (na overdracht van taken naar de wijkteams): een vraaggerichte bijdrage leveren aan de lokale dienstverlening in het Sociale Domein. “Een spannende en inspirerende opgave waaraan ik graag de komende jaren -naast mijn advieswerk bij Telengy-  een bijdrage blijf leveren!”, aldus Ernst Janssen.

Meer weten?
Ernst Janssen is directeur-bestuurder van Wellzo in Leeuwarden. U kunt Ernst Janssen bereiken via tel. nr. 06 15 47 92 99.

Burgers en bedrijven kunnen uiterlijk in 2017 hun zaken veilig en makkelijk digitaal afhandelen, bij alle overheden. Dat is het streven van het huidige kabinet, uitgewerkt in de Visiebrief Digitale Overheid 2017. Voor kleine uitvoeringsorganisaties vormt deze rijksbrede opgave een grote uitdaging.

Er is sprake van beperkte capaciteit en middelen. Bovendien ondersteunen standaardvoorzieningen nog onvoldoende de veelal unieke dienstverleningsprocessen van de kleinere uitvoeringsorganisaties (agentschappen, inspecties, departementale uitvoerende diensten en ZBO’s). Het programma ‘Digitalisering 2017 Kleine Uitvoerders’heeft tot doel om deze groep te faciliteren in de digitalisering van hun processen. Het beoogde resultaat: betere service aan burgers en bedrijven tegen lagere ICT (beheer)kosten. De uitvoeringsorganisaties zijn in het programma zélf aan zet. Zij hebben zich georganiseerd als ‘Klein Lef’ en agenderen issues aan diverse bestuurlijke tafels. Zo heeft Klein Lef om ondersteuning gevraagd als kleine uitvoerders bij het implementeren van hun wensen en behoeften op gebied van aanschaf zaaksysteem, implementeren bouwstenen (zoals de Berichtenbox en DigiD) en projectmanagement.

Vanwege zijn gemeentelijke ervaring met zaakgericht werken en zijn KING-ervaring rond de impuls zaakgericht werken in 2013 heeft Peter ter Telgte, adviseur van Telengy, op ad hoc basis meegedacht over hoe zaakgericht werken ook van pas kan komen voor kleine uitvoeringsorganisaties. Peter vertelt in een notendop waar zaakgericht werken om draait in één van de nieuwsbrieven die ICTU recent heeft uitgestuurd aan de deelnemers van het programma.

Wat is zaakgericht werken?

Peter ter Telgte: “Zaakgericht werken impliceert een omslag van taak naar procesgericht werken. Het stelt de vraag van de burger of bedrijf centraal. Het proces is pas afgerond met een voor hem of haar betekenisvol resultaat. Dat kan ook een gemotiveerde afwijzing zijn. Bij de afhandeling van een zaak – bijvoorbeeld een subsidieaanvraag – zijn vaak meerdere afdelingen of instanties betrokken. Dat maakt de afhandeling complex. Je wilt de burger niet van het kastje naar de muur sturen maar hem of haar juist, tijdig en proactief informeren over de voortgang. Een correcte afhandeling bewaken en sturen op soms wettelijke afhandelingstermijnen. Daarvoor heb je een ‘warm’ en digitaal zaakdossier nodig dat de informatiestromen bundelt.”

De voordelen

Volgens Peter ter Telgte levert zaakgericht werken een aantal duidelijke voordelen op: “Ten eerste verbetert het de dienstverlening. Zaakgericht werken draagt bij aan een integraal klantbeeld. Het integreert de verschillende dienstverleningskanalen. Je hebt als organisatie daardoor goed zicht op het aantal zaken per afdeling en per behandelaar. Daarnaast draagt zaakgericht werken bij aan een betere bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld door generieke activiteiten uit te laten voeren door generalisten en specialistische taken door beleidsmedewerkers en specialisten, maar bijvoorbeeld ook door een goede archivering van klantdossiers.”

Wat is zaakgericht werken niet?

Peter ter Telgte: “Wat ik wil meegeven, is dat je er niet bent met de aanschaf en implementatie van een zaaksysteem. De invoering van zaakgericht werken is nadrukkelijk geen ICT-project maar een fundamenteel andere manier van werken. Het grijpt breed in op de organisatie. Stel jezelf bij de invoering de vraag: wat is de belangrijkste aanleiding om zaakgericht te gaan werken? Dat bepaalt het doel en de afbakening. Op hoofdlijnen onderscheiden we drie scenario’s: een accent op dienstverlening, een accent op digitalisering, rechtmatigheid en dossiervorming, en een accent op bedrijfsvoering. Zaakgericht werken is mensenwerk. Besteed daar bij de invoering meer dan voldoende aandacht aan. En ten slotte: zorg dat de invoering wordt aangestuurd vanuit het hoogste management.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Zie ook onze whitepaper over zaakgericht werken: ‘Gericht werken aan zaken‘.

Gemeenten bereiden zich voor op de decentralisaties in het Sociaal Domein. Om ondersteuning te bieden bij de daadwerkelijke inrichting van de organisatie en de informatievoorziening, heeft de VNG in opdracht van de Transitiebureaus Jeugd en WMO een Ondersteuningsteam Decentralisaties (OTD) opgericht.

Het OTD ondersteunt transitiemanagers en projectleiders binnen gemeenten bij de voorbereiding op de decentralisaties. Ze levert maatwerk en brengt gemeenten in contact met inhoudelijke experts binnen het Sociaal Domein.

Het is van belang dat gemeenten ten alle tijden kunnen worden voorzien in hun ondersteuningsbehoeften. Om gemeenten te kunnen bedienen is een expertpool van ZZP-ers en deskundigen van kennisinstituten en adviesbureaus opgestart. Telengy levert een aantal deskundige adviseurs die zich beschikbaar stellen voor gemeenten om de decentralisaties tot een succes te maken. Deze adviseurs hebben specifieke inhoudelijke kennis van procesbegeleiding, inrichtingsvraagstukken, interne samenwerking tussen beleid en inhoud en informatievoorziening binnen het Sociaal Domein. Vanuit deze kennis kunnen deze adviseurs ingezet worden ter ondersteuning bij een gemeente of samenwerkingsverband. De door Telengy aangeboden adviseurs zijn:

–        Luc Aarts;
–        Henk Albers;
–        Evelien van Deursen;
–        Jos van Dijk;
–        Ruud Groot;
–        Willem Isendoorn;
–        Eric Leroi;
–        Ger Manders;
–        Femke de Vos;
–        Peter ter Telgte;
–        Jacob Ubbels;
–        Monique Verbeeten;
–        Frank Verberne;
–        John Vloemans;
–        Ton de Wit.

Meer weten?

Heeft uw gemeente ondersteuning nodig in de voorbereiding op de decentralisaties? De vanuit Telengy betrokken adviseurs in het OTD helpen u graag verder. U neemt contact op met het OTD via otd@vng.nl of via 070 373 83 98.

Expertisegebieden Telengy adviseurs – OTD

Op 11 april 2013 heeft het kabinet Rutte een akkoord gesloten met haar sociale partners: het Sociaal Akkoord. Dat betekent dat gemeenten voor 2015 een aantal zaken moeten organiseren die de afspraken in het Sociaal Akkoord doen helpen realiseren. Telengy helpt gemeenten bij het realiseren van die zaken. Zo ook de gemeente Haarlem, waar Telengy-adviseur Lodewijk Kleijn de gemeente ondersteunt bij de realisatie van een Werkbedrijf. Hoe ziet deze ondersteuning eruit?

De afspraken tussen het kabinet en de werkgevers en vakbonden moeten de basis bieden voor de economische toekomst van Nederland tot 2023. Het creëren van werk en een goed functionerende arbeidsmarkt staan centraal in de gemaakte afspraken. Zo hebben de werkgevers een garantie afgegeven dat er 100.000 extra banen beschikbaar zijn voor 2026. Dit Sociaal Akkoord heeft verstrekkende gevolgen voor gemeenten. De afspraken zijn vertaald naar de Participatiewet, die op 1 juli 2014 is aangenomen door de Eerste Kamer en op 1 januari 2015 van kracht is.

Het Werkbedrijf

Nederland is ingedeeld in 35 arbeidsmarktregio’s. Deze arbeidsmarktregio’s hebben een belangrijke rol om mensen met een arbeidsbeperking aan het werk te helpen. In elke arbeidsmarktregio wordt een Werkbedrijf ingericht. Het Werkbedrijf is een bestuurlijk overleg -een virtueel bedrijf- en speelt een belangrijke rol bij het plaatsen van mensen op de extra banen die voortkomen uit de banenafspraak die de sociale partners met het kabinet hebben gemaakt. De gemeente Haarlem  is centrumgemeente voor de arbeidsmarktregio Kennemerland-Zuid / IJmond en bereidt momenteel de oprichting van het Werkbedrijf voor.

Uitdaging en uitvoering

De formele voorwaarden die zijn verbonden aan het Werkbedrijf, zijn algemeen van aard. Er is sprake van een Werkbedrijf als bestuurlijk overleg wordt gevoerd tussen gemeenten en vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers. Daarnaast moet  een marktbewerkingsplan opgesteld worden, waarin de afspraken tussen de vertegenwoordigers in het Werkbedrijf vastgelegd zijn. Ten slotte moet er een toolkit voor werkgevers komen,  waarmee zij mensen met een arbeidsbeperking gemakkelijker op de reguliere arbeidsmarkt aan het werk kunnen helpen.

Doordat de voorwaarden te algemeen zijn, is het niet gemakkelijk om het Werkbedrijf op maat te maken voor de arbeidsmarktregio. De arbeidsmarktregio Kennemerland-Zuid / IJmond is een recente samenvoeging van twee eerdere arbeidsmarktregio’s. Dat betekent dat de bestaande overlegstructuren die bij kunnen dragen aan het Werkbedrijf, veelal nog gestoeld zijn op die oude indeling. Daarbij komt ook dat de IJmond sterk leunt op industrie met Tata Steel in de nabije omgeving. Daarentegen steunt Kennemerland Zuid juist meer op zakelijke dienstverlening en detailhandel. Het Werkbedrijf moet de plek zijn waar dat verschil tot zijn recht komt. Echter, er zullen in dat Werkbedrijf afspraken gemaakt moeten worden die bijdragen aan de opgave die het Sociaal Akkoord stelt.

Samenwerking: niets nieuws onder de zon

Telengy-adviseur Lodewijk Kleijn benadert deze opdracht dan ook als een opdracht om een samenwerking tot stand te brengen. Ga niet te snel tot uitvoering over, denk vooral goed na over de ‘wat?’-vraag. Maar zelfs de ‘wat?’-vraag valt nu nog niet te beantwoorden, omdat de vraag ‘wie?’ nog niet beantwoord is. Werkgevers zijn de motor van de arbeidsmarkt. Echter het vinden van de juiste vertegenwoordiging van werkgevers in het Werkbedrijf is de sleutel van het slagen van de opdracht. De vertegenwoordiging van werkgevers moet tegelijkertijd breed genoeg zijn om op draagvlak binnen de arbeidsmarktregio te kunnen rekenen, maar een te brede vertegenwoordiging doet afbreuk aan de slagkracht van het Werkbedrijf.

Gedeeld belang

Telengy kiest bij deze opgave een pragmatische aanpak. ‘Gewoon doen’ betekent in dit geval samen met de opdrachtgever inventariseren op welke wijze de gemeenten al samenwerken met werkgevers, maar ook het bevragen van wat men van het Werkbedrijf verwacht. Vanuit deze relatie wordt de vraag opgesteld op welke wijze men wil bijdragen aan het Werkbedrijf. Het Werkbedrijf wordt op deze manier opgericht met het werkgeversbelang als primaire aanleiding en doet zo recht aan de garantie die werkgevers in het Sociaal Akkoord gegeven hebben. Die baangarantie wordt zo een gemeenschappelijk belang en dat is een randvoorwaarde voor elke succesvolle samenwerking

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lodewijk Kleijn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 50 47 90 33 of via e-mail: l.kleijn@telengy.nl.

De gemeente Best is in 2013 gestart met de invoering van ‘digitaal en zaakgericht werken’, als onderdeel van haar verbeterprogramma ‘DOEN’. In Best heeft men de keuze gemaakt voor het zaaksysteem Liber van BCT als ondersteunende applicatie. Zoals vele gemeenten in Nederland heeft ook de gemeente Best ervaren dat het erg moeilijk is om de koppelvlakken tussen verschillende applicaties, die de overdracht van zaakgegevens en zaakdocumenten moeten verzorgen, werkend te krijgen.

Ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld, toch blijkt in de praktijk dat ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe leiden dat de gegevensoverdracht niet goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties en daarmee tussen afdelingen moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Reden voor de gemeente Best om begin 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken, met behulp van de leveranciers. KING levert die ondersteuning vanuit het team ‘Leveranciersmanagement’. In Best zijn daarop de negen leveranciers bij elkaar gekomen die de belangrijkste applicaties  leveren. Zij hebben allen hun steun toegezegd. Voor hen is het van belang standaard koppelvakken te kunnen leveren die voldoen aan de uitwisselstandaarden. Best betrof hiermee direct een goede gemeentelijke praktijkcase waar de vele nieuwe uitwisselformaten en koppelvlakken beproefd konden worden. Er is een zogenaamde ‘showcase’ gedefinieerd waarin het gehele proces van ‘Evenementenvergunningen en -meldingen’ via standaard koppelvlakken operationeel gemaakt zou worden. Voor dit proces leveren vier leveranciers ondersteuning voor de in dat proces gebruikte applicaties, te weten:

• BCT, leverancier van het zaaksysteem, het zakenmagazijn en het documentmanagementsysteem.
• PinkRoccade Local Government, leverancier van de servicebus voor het transport van zaakgegevens en documenten en het gegevensmagazijn voor de aanlevering van basisgegevens als pre-fill.
• Roxit, leverancier van het vergunningensysteem, waarin de evenementenvergunning wordt geregistreerd.
• Care, leverancier van de website (digitaal loket) en de e-formulierengenerator.

Zij leveren alle vier kennis en capaciteit door inzet van hun architecten en integratieconsultants. Tevens denken de leveranciers mee over de inrichting van het proces, eventuele conversie vanuit de oude omgevingen en andere architectuurvraagstukken. De leveranciers zorgen tevens voor het snelle aanpassen van de applicaties en koppelvlakken, mochten deze niet werken. De gemeente Best levert de testomgeving en menskracht om te kunnen testen. Hierbij fungeert Ad van Dijck als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de showcase.

Met de showcase willen de gemeente Best en de betrokken leveranciers qua ketenproces de zogenaamde ‘koninklijke weg’ inrichten. Dit houdt het volgende in:

• Via de website kan een burger (via DigiD) of bedrijf (via eHerkenning) een e-formulier gebruiken om een aanvraag voor een evenementenvergunning te doen.
• Vanuit DigiD en eHerkenning worden vanuit het gegevensmagazijn de basisgegevens van de klant of bedrijf als pre-fill geleverd aan het e-formulier. Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak Stuf-BG
• Na indiening wordt het e-formulier via het koppelvlak StUF-EF aangeboden aan het zaaksysteem, dat vervolgens een zaaknummer toekent en het formulier opslaat in het documentmanagementsysteem. Het zaaknummer wordt in het zakenmagazijn geplaatst met bijbehorende kenmerken. De overdracht verloopt ook hier weer via de servicebus.
• Het zaaksysteem levert het zaaknummer terug aan de klant (naar de website). Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document.
• Het zaaksysteem levert, met behulp van de zaaktypecatalogus en via de servicebus, de evenementaanvraag (de ‘zaak’)  aan het vergunningensysteem.
• In het vergunningensysteem vindt verder afhandeling van de vergunning plaats. Nieuwe documenten die worden aangemaakt, worden via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document naar het zaaksystem gestuurd. Vervolgens plaats het zaaksysteem de documenten in het documentmanagementsysteem.
• Ook levert het vergunningensysteem via de service en StUF Zaak/Document de zaakstatussen aan het zaaksysteem, die deze in het zakenmagazijn plaatst. Het zaaksysteem brengt deze zaakstatussen via de service weer met StUF Zaak/Document naar de website als de klant daarop vraagt hoe het met de afhandeling van de zaak staat.
• Medewerkers kunnen de afhandeling van de status ook via het zaaksysteem volgen, zodat zij ook op andere manieren snel klanten kunnen informeren over de status van de afhandeling en snel de bijbehorende dossiers kunnen vinden.

Deze ‘koninklijke weg’, waarbij de overdracht van gegevens en documenten steeds geschiedt via de centrale service op basis van koppelvlakstandaarden, biedt de gemeente Best een toekomstvaste oplossing. Met deze architectuur is het aantal verbindingslijnen minimaal en tevens geordend. Toekomstige vervangingen van onderdelen van die architectuur door andere componenten worden daardoor eenvoudiger.

Eind dit jaar willen de gemeente Best en haar leveranciers de showcase werkend hebben. Het traject leert nu al dat er veel keuzes gemaakt moeten worden over inrichtingsvraagstukken, conversies en de tijdelijke situaties als sommige processen al digitaal en zaakgericht ingericht zijn, terwijl andere processen nog op de oude weg doorgaan. Keuzes worden zeker van belang als deze processen door dezelfde applicaties worden ondersteund. Vóór de invoering van zaakgericht werken moeten gemeenten goed over deze zaken nadenken en daarop de meest passende invoeringsaanpak kiezen.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Ook iBestuur heeft een artikel gewijd aan deze casus bij de gemeente Best:
Link naar artikel iBestuur

De decentralisaties (3D) binnen het Sociaal Domein hebben een grote impact op de informatievoorziening binnen uw gemeente. Welke zaken moeten worden opgepakt om op 1 januari 2015 de juiste informatie inzichtelijk te hebben en daarop de dienstverlening aan de zorgvrager, ketenpartners en eigen organisatie op passende wijze te kunnen leveren?

Telengy biedt u met de ‘Informatievoorziening Sociaal Domein in 1 oogopslag’ zicht op en inzicht in de meest relevante onderwerpen van de decentralisaties in het Sociaal Domein. U krijgt niet alleen zicht op en inzicht in op uw lokale informatiehuishouding voor het Sociaal Domein, maar u kunt desgewenst de benodigde maatregelen ook voor uw organisatie door Telengy laten faciliteren en implementeren.

Telengy maakt bij de actieplan 3D gebruik van de reeds beschikbare KING-instrumenten, zoals de beschreven archetypen, de softwarecatalogus en de Focuslijst VISD om de lokale situatie scherp in beeld te krijgen. De op te pakken onderwerpen zijn onderverdeeld in drie categorieën, te weten: ‘Burger’, ‘Ketenpartner’ en ‘Bedrijfsvoering’. Op basis van een kortdurende intensieve analyse wordt per categorie een maatregelenplan opgesteld waar u direct mee aan de slag kunt. Het maatregelenplan beschrijft acties die u dient uit te voeren om op 1 januari 2015 transitieproof te kunnen werken.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met commercieel manager Marcel Lemmen, via tel. nr. 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Op 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo 2015, de Participatiewet en de Jeugdwet. De manier waarop Doesburg de organisatie op wil zetten om de nieuwe verantwoordelijkheden in te vullen, krijgt steeds meer gestalte. De noodzakelijke veranderingen vragen om een integrale aanpak om problemen in samenhang op te lossen.

Doesburg heeft gekozen voor een organisatie-inrichting waarbij de dienstverlening aan inwoners uitgevoerd wordt door een drietal teams: een jeugdteam (al langer operationeel), een sociaal team en een consulententeam. De eerste twee teams bestaan voornamelijk uit medewerkers van ketenpartners en zij ondersteunen huishoudens waarbij meer complexe vraagstukken spelen. Het consulententeam ondersteunt inwoners bij minder complexe vraagstukken en bestaat uit medewerkers die bij de gemeente in dienst zijn. De eerste toegang wordt geregeld in samenspraak met verschillende maatschappelijke instellingen.

ICT-voorzieningen zijn dringend gewenst om de nieuwe processen en dienstverlening te ondersteunen. VISD heeft een groot aantal functionaliteiten benoemd waarover de informatievoorziening 3D dient te beschikken. KING heeft de Softwarecatalogus uitgebreid met de mogelijkheid om een architectuurplaat te maken die gericht is op de decentralisaties in het Sociaal Domein. Hier heeft de gemeente Doesburg dankbaar gebruik van gemaakt. In eerste instantie heeft Telengy-adviseur Willem Isendoorn de huidige softwarepakketten opgevoerd in de Softwarecatalogus, waardoor de architectuurplaat van de gemeente Doesburg op dit terrein vorm kreeg. Dit gaf een mooi beeld van de referentiecomponenten die al beschikbaar zijn en die nog ontbreken.

Tijdens een interne werkconferentie met een groot aantal deelnemers is bepaald welke prioriteiten er zouden moeten gelden. Er is vooral gekeken naar de componenten die op 1  januari 2015 minimaal beschikbaar dienen te zijn. Willem heeft de architectuurplaat uitgelegd en vervolgens aan drie werkgroepen de vraag voorgelegd om voor een fictief bedrag van €100.000 de minimaal benodigde componenten in te kopen. Deze werkgroepen hebben zich onafhankelijk van elkaar over de architectuurplaat gebogen en hun top 5 samengesteld. De uitkomsten van deze werkgroepen kwamen in hoge mate met elkaar overeen, dus dat was een goede basis voor de planning. De behoefte aan een regiesysteem bleek het hoogst. Ook een website voor digitale vraagverheldering (incl. Sociale Kaart), een signaalsysteem en klantcontactbeheer scoorden hoog. Willem heeft projecten benoemd om te voorzien in de ontbrekende componenten.

Vervolgens heeft Willem de door VISD opgestelde lijst met actiepunten beoordeeld (bron: https://www.visd.nl/visd/wat-moet-u-doen). Dit leverde een overzicht op met aanvullende actiepunten voor de gemeente Doesburg, zoals het uitvoeren van de privacyscan op het gebied van informatiebeveiliging rondom de 3D’s. Ten slotte heeft hij vastgesteld wat er lokaal nog meer nodig is, zoals de technische voorzieningen voor het voorportaal.

Het bovenstaande heeft Willem uitgewerkt in een projectplan met daarin de definitie van 14 deelprojecten die in de tweede helft van 2014 uitgevoerd dienen te worden. Er is extra capaciteit en geld gevraagd én toegewezen voor de realisatie van deze deelprojecten. Er wordt nu hard gewerkt om de eindstreep te halen zodat alle minimaal benodigde voorzieningen op tijd klaar zijn zodat ook de gemeente Doesburg kan zeggen dat het ‘transitieproof’ is!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl

Gemeente ‘s-Hertogenbosch voert verschillende taken uit voor de regio. Onder andere ontfermt zij zich over de inkoop van beschermd wonen. Gemeente ‘s-Hertogenbosch krijgt het budget van het Rijk en is verantwoordelijk voor de besteding hiervan. Het vergt specifiek uitzoekwerk om te bekijken welke verantwoordelijkheden de gemeente krijgt en hoe dit er in de praktijk uit moet komen te zien.

Afstemmen en op tijd beginnen

Telengy-adviseur Evelien van Deursen werkt in de gemeente ’s-Hertogenbosch aan het in kaart brengen van de gevolgen van de komende transities. Met haar affiniteit en achtergrond in de zorg is dat extra meerwaarde naast de informatiekundige aspecten. ”Om nu bezig te zijn met deze omvangrijke transities is een prachtige uitdaging voor mij. Samen met de medewerkers van ‘s-Hertogenbosch willen we de transities zo soepel mogelijk laten verlopen voor de (nieuwe) klanten. Dit vergt veel afstemmen met elkaar en op tijd beginnen.” Samen met een collega worden er impactanalyses/vooronderzoeken en actielijsten gemaakt. Met deze kennis kan een projectleider snel schakelen en het implementatieproject voor de transities op korte termijn vormgeven. Binnen de gemeente is er al veel informatie beschikbaar en zijn delen van het project al opgepakt. Aan Evelien de taak om de informatie te bundelen en concreet te maken.

Wat komt er op ons af?

Het werk voor de naderende transities bestaat vooral uit informatie verzamelen en analyseren. Deze informatie wordt verkregen uit marktonderzoek, gesprekken met in- en externe collega’s en overige betrokken partijen. “In het starttraject van een impactanalyse ben je continue met collega’s in gesprek; wat komt er op ons af, wat is er nodig en hoe moet het er concreet eruit komen te zien?”
Gemeente ‘s-Hertogenbosch voert verschillende taken uit voor de regio. Onder andere ontfermt de gemeente zich over de inkoop van beschermd wonen. Gemeente ‘s-Hertogenbosch krijgt het budget van het Rijk en is verantwoordelijk voor de besteding hiervan. Het vergt specifiek uitzoekwerk om te bekijken welke verantwoordelijkheden de gemeente krijgt en hoe dit er in de praktijk uit moet komen te zien. Momenteel worden de voorbereidingen van het project GO (gegevensoverdracht Awbz/Wmo) en de verhuizing klantenstroom sociaal domein afgerond. Onder andere het berichtenverkeer iWmo, werkprocessen bezwaar en beroep en delen van de participatiewet worden nu opgepakt.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Evelien van Deursen, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via email: e.v.deursen@telengy.nl .