Gaandeweg ontstaat er meer duidelijkheid over wat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wel en niet gaat bieden. Ondanks onzekerheid over de exacte inhoud en planning is op basis van nu bekende informatie wel inzicht te geven in de impact op de belangrijkste informatievoorziening componenten en in nu al te ondernemen acties.
Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft de impact van de Omgevingswet op de gemeentelijke informatievoorziening.
Op donderdag 14 september en vrijdag 15 september 2017 organiseert het Kennisplatform Organisatieontwikkeling voor de 17e keer een tweedaagse bijeenkomst. Dit keer met als thema Big Data & Ethiek. De gemeente Hattem is onze gastgemeente.
Een schonere lucht in uw stad creëren? Woninginbraken, overvallen en straatroven tegengaan met behulp van het combineren van verschillende datastromen? Of de CO2-uitstoot verminderen én voorkomen dat uw stad in de toekomst slachtoffer wordt van een tekort aan energie, voedsel, water of materialen? Big en open data zijn buzzwoorden en klinken ook bij gemeenten door. Er is overal informatie te vinden, maar hoe gebruiken gemeenten deze data voor hun dienstverlening?
Aanstaande bijeenkomst staat in het teken van big data en ethiek. Wat is big data en wat kunnen we er allemaal mee? Hoe gaan gemeenten hiermee om? Er zijn veel mogelijkheden maar is dit wel ethisch verantwoord? Dit zijn vragen waar we in deze interactieve bijeenkomst graag samen over willen sparren zodat we op de hoogte worden gebracht van de nieuwste ontwikkelingen en er nieuwe inzichten gecreëerd worden.
Uitgebreide informatie over het programma en de sprekers vindt u in deze brochure Big data & ethiek
U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.
Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.
De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.
KING en Logius hebben medio juni de resultaten gepubliceerd van de marktscan Digikoppeling. Zeven aanbieders met tien oplossingen voldoen aan de criteria zoals in de ‘requirements’ zijn opgesteld voor deze koppelvlakstandaarden voor berichtuitwisseling. Daarmee kunnen gemeenten, samenwerkingsverbanden en andere overheden vooruit. In plaats van zelf een marktconsultatie en/of verkenning te houden, kunnen organisaties op basis van de resultaten uit de marktscan al concrete stappen zetten in een aanbesteding voor Digikoppeling. Met één Digikoppeling-implementatie kan een organisatie berichten uitwisselen met alle overheden en aansluiten op vrijwel alle e-overheidbouwstenen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld basisregistraties, Digilevering en MijnOverheid en het aanstaande Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Telengy-adviseur Peter ter Telgte is accountmanager Stelseldiensten bij Logius en nadrukkelijk betrokken bij de marktscan Digikoppeling. De marktscan is feitelijk een actualisatie van de eerder gehouden marktscans in 2013 en 2016.
De zeven aanbieders die voldoen aan de marktscan zijn Centric, DataB, eGem, Enable-U, JNet, PinkRoccade en Yenlo. Enable-U , JNet en PinkRoccade bieden naast een lokale oplossing ook een SaaS-oplossing aan. Uitgebreide informatie over de aanbieders is te vinden op de website van Logius.
De softwarecatalogus van KING gaat inzicht bieden in de referenties van werkende Digikoppeling-omgevingen bij gemeenten. Via het besloten gedeelte van de softwarecatalogus kan een gemeente de referenties inzien van de leveranciers.
Logius biedt tevens een overzicht van de landelijke voorzieningen die gebruik maken van Digikoppeling.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager Stelseldiensten bij Logius en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.
Met regelmaat verschijnen er publicaties over de e-overheid. Onlangs bijvoorbeeld het evaluatierapport[1] over de Digicommissaris, een rapport van de Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid, het boek ‘Terug in de toekomst’ en een artikel daarover in I-bestuur van Rob Meier en een post op Linkedin van Kees van den Tempel over de e-government strategie. De rode draad in al deze publicaties is dat visie en innovatie nodig is. Er worden goede stappen gezet maar het lukt nog onvoldoende om de mogelijkheden van moderne technologie en digitalisering goed in te zetten. Zowel de inzet in processen en dienstverlening als de besluitvorming, financiering en aansturing schieten tekort.
Een belangrijke vraag is wat gemeenten en andere (lokale) overheden zelf kunnen en mogen doen versus wat we collectief en centraal moeten doen. Daarnaast is de rol en bijdrage vanuit marktpartijen natuurlijk een terugkerend discussiepunt. Constateren dat het anders moet is een, maar hoe moet het dan wel?
Om het denken over alternatieven te stimuleren hieronder een voorzet.
Op dit moment zijn de gemeentelijke en lokale ICT-omgevingen en applicatielandschappen nog steeds leidend voor de gemeentelijke informatievoorziening. Het wordt inmiddels steeds duidelijker dat dit moet gaan verschuiven naar collectieve en landelijke voorzieningen. Dat leidt tot enkele aanvullende voorwaarden die bijdragen aan een duurzamere gemeentelijke informatievoorziening.
Flexibiliteit: Het enige dat we zeker weten is dat veranderingen steeds sneller gaan en dat we ze niet kunnen voorspellen. Flexibele, schaalbare en uitwisselbare oplossingen zijn daarom randvoorwaardelijk.
Onafhankelijkheid: Er mag en kan geen afhankelijkheid zijn van een enkele partij, ook niet als dit een overheidsinstantie is. Oplossingen moeten vrijelijk gebruikt, gedeeld en doorontwikkeld kunnen worden.
Universele oplossingen: We moeten minder afhankelijk worden van gemeentelijke standaarden en (maatwerk) applicaties. Het belemmert de inzet van professionele wereldwijde ‘state-of-the-art’ technologieën en softwareplatformen en daarmee innovatie en slagvaardigheid.
Standaardiseren en uniformeren van processen wordt veelal als oplossing gezien. In de praktijk zit daar vaak juist ook de weerstand omdat dat de gemeentelijke autonomie raakt. Organisaties zijn natuurlijk ook verschillend en ‘one-size-fits-all’ sluit eigenlijk niet aan bij het toenemend individualisme. Moderne technologie maakt het gelukkig mogelijk om standaardiseren te combineren met eigen processen en inrichtingskeuzes. Overigens worden alle ‘standaard’ processen in de nabije toekomst sowieso gerobotiseerd zodat we daarover niet meer hoeven te discussiëren.
De huidige overheid bestaat uit vele organisaties met ieder hun eigen informatievoorziening. Dat belemmert innovatiekracht en investeringsvermogen. Er zijn juist organisatie overstijgende innovaties nodig. Net als winkelketens en bankfilialen moeten gemeenten zich op het gebied van informatietechnologie organiseren als één organisatie met meerdere filialen. Informatievoorziening en dienstverlening moeten centraal worden gefaciliteerd. Gemeenten blijven wel verantwoordelijk voor de inzet van die voorzieningen en voor de inrichting van de eigen (dienstverlenings) processen. Of zoals KING het verwoordt: gemeenten onderscheiden zich niet op de digitale infrastructuur maar wel op hoe ze die inzetten. Gemeenten kunnen samen met VNG-KING het voortouw nemen in zo’n filiaalmodel.
De huidig
e gemeentelijke applicaties verweven interactie, intelligentie en data met elkaar. Dat maakt het lastig om de informatievoorziening op maat in te richten. Door deze componenten uit elkaar te halen ontstaat meer flexibiliteit. Afzonderlijke componenten kun je als services en functionele bouwstenen in een proces aanroepen. Met een modern (samenwerkings) platform richt je eenvoudig zelf die processen in.Bouwstenen kunnen landelijke voorzieningen zijn, door marktpartijen en/of gemeenten ontwikkeld worden (al dan niet als open source) of in opdracht van bijvoorbeeld VNG-KING gebouwd worden.
De bouwstenen kunnen centraal aangeboden en onderhouden worden vanuit een ‘appstore’. De overheid beheert deze ‘appstore’, bewaakt de kwaliteit en veiligheid en verzorgt mogelijk ook de financiële afwikkeling. Deze ‘appstore’ kan een doorontwikkeling zijn van de huidige softwarecatalogus van KING.
Voorbeelden van bouwstenen zijn een internetkassa, identificatie en authenticatie service, bevragen basisregistraties en koppeling MijnOverheid. Het kunnen echter ook business rules zijn zoals het beoordelen van een aanvraag of berekenen van een uitkering of subsidie. Het kunnen zelfs delen van bestaande backoffice applicaties zijn zoals een specialistische functionaliteit van een burgerzaken-, vergunning- of subsidiesysteem. Bouwstenen kunnen in varianten worden aangeboden: luxe of minder luxe, specifiek voor grote of kleine gemeenten, gratis of betaalde versies. Bepaalde bouwstenen kunnen ook voor andere (samenwerkings) partijen en partners beschikbaar zijn.
Doordat bouwstenen uitwisselbaar zijn voorkomt het de ongewenste afhankelijkheden en vendor-lock-in’s. Nieuwe wetgeving kan als een nieuwe versie van een bouwsteen uitgerold worden. Dat is vele male sneller, goedkoper en flexibeler dan de huidige implementatie.
Zoals aangegeven is bovenstaande bedoeld als een voorzet om het denken over oplossingen en alternatieven te stimuleren. We houden ons uiteraard van harte aanbevolen voor reacties, suggesties, verbeteringen en aanvullingen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.
Evaluatierapport Digicommissaris
Artikel ‘Overheid heeft radicaal andere houding naar ict nodig’
Artikel ‘Het wordt tijd dat de landelijke overheid zijn e-government strategie aanscherpt’
Artikel ‘Wat we nodig hebben is een goede ramp’
Kim Lenders
Per 1 mei 2017 ben ik werkzaam als adviseur bij Telengy. Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in hoe en waarom informatie wordt gedeeld in onze maatschappij en welke invloed dit heeft, dus een master Communicatie- en Informatiewetenschappen voelde als een logische keuze. Tijdens deze studie is mijn interesse gewekt voor vraagstukken met betrekking tot bedrijfscommunicatie en informatiestromen binnen organisaties in tijden van constante, doordravende digitale ontwikkelingen. Als vervolgstap heb ik daarom gekozen voor een traineeship Informatiemanagement. Tijdens dit traject heb ik ook de opleiding ‘Informatiemanagement voor de praktijk’ gevolgd, waar ik onder andere heb geleerd hoe complexe vraagstukken kunnen worden aangepakt met behulp van design thinking.
Door de werkervaring die ik tijdens mijn traineeship heb opgedaan, heb ik van dichtbij gezien hoe complex en dynamisch de wereld van informatiemanagement bij overheidsinstellingen is. De technologische ontwikkelingen vliegen ons om de oren en deze vragen veel van medewerkers: ze moeten zich nieuwe technologieën eigen maken, anders leren kijken naar hun manier van werken (burger centraal) en inzicht krijgen in totale werkprocessen waarbij ze afhankelijk zijn van collega’s en samenwerken centraal staat. Naast de investering in ICT mag de menselijke factor dus niet vergeten worden. De relatie tussen deze twee factoren is wat mij ontzettend intrigeert: hoe zorg je voor een goed systeem en een goede inrichting van werkprocessen die bij je organisatie past? En hoe zorg je er vervolgens voor dat dit systeem ook goed gebruikt wordt en voordelen biedt aan burgers en bedrijven?
Naar mijn idee is er nog heel veel mogelijk en staan we pas aan het startpunt van een nieuwe digitale overheid. We hebben geen gerichte handleiding die ons vertelt hoe we deze ontwikkelingen aan moeten pakken en dat maakt deze uitdaging voor mij zo interessant. Het fascineert mij om te zien hoe anders elke organisatie weer is, ondanks dat overheidsinstellingen veel hetzelfde werk verrichten. Elke organisatie heeft haar eigen doelen, werkprocessen en medewerkers en daardoor andere interne en externe factoren die organisatieontwikkelingen beïnvloeden. Het is de kunst om deze factoren helder te krijgen en op de juiste manier aan te pakken. Een kunst waar ik me graag verder in verdiep.
Ik ben een realist, ik bekijk situaties met een kritische en onderzoekende blik en maak deze overzichtelijk. Dit samen met mijn frisse blik in een wereld die net voor mij open gaat, maakt mij geschikt om samen met organisaties de uitdaging aan te gaan!
Telengy ondersteunt mij hierbij door me de mogelijkheid te geven om me verder te ontwikkelen binnen het vakgebied door werkervaring op te doen, met ervaren adviseurs samen te werken en opleidingsmogelijkheden aan te bieden. Ik ben dan ook ontzettend enthousiast om hier aan de slag te gaan!
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl
Okkie Trooy is een bekende tv-serie voor kinderen uit de jaren ’60. Hij had een koffertje dat hij met open- en dichtklappen kon omtoveren mét of zónder krentenbollen. Maar ja, we zijn ruim 50 jaar verder en nu is ‘case-management’ iets heel anders en zéker de ‘dynamic’ variant daarvan. Voordeel is wél dat er geen octrooi op rust.
Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over Dynamic Case Management.
Gemeenten realiseren zich dat het nodig is om de voorbereiding op de Omgevingswet te starten en velen zijn ook al aan de slag. Met name rondom de informatievoorziening zijn er echter nog de nodige vragen en onduidelijkheden.
Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft zaken die gemeente nu al kunnen doen op het gebied van informatievoorziening.
Telengy brengt voor de gemeente Lochem de huidige Enterprise Architecture (EA) in beeld. Met een juist beeld van de huidige EA van de gemeente Lochem wordt een koppeling tot stand gebracht tussen enerzijds de bedrijfsvoering en anderzijds de ICT. De gemeente krijgt daarmee in potentie meer grip op de vele veranderingen, toenemende complexiteit en de toenemende eisen aan transparantie en rechtmatigheid. Actuele voorbeelden hiervan zijn de implementaties van de Omgevingswet, een nieuw zaaksysteem of de richtlijnen en wetgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.
Een EA verbindt de bedrijfsarchitectuur, informatiearchitectuur en technische architectuur met elkaar. De EA is een instrument dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau ingezet kan worden om de “business”-doelstellingen te verbinden met aspecten als procesinrichting, ICT en gegevensmanagement. Het beschrijft in een integraal model de functies en rollen van een organisatie, wat zij doen, voor wie, en waarmee. Dit biedt de mogelijkheid om bij wijziging in een business-doelstelling te analyseren wat dit betekent voor de genoemde aspecten. Andersom geldt het ook: als één van de aspecten wijzigt, kan geanalyseerd worden welke impact dit heeft op de businessdoelstellingen.
In een EA is het mogelijk om beleidskaders te verbinden met het ontwerp van de architectuur. Zo kun je vanuit een ambitie om een ‘regie-gemeente’ te willen zijn, vastleggen welke bedrijfsfuncties cq. processen je wel en niet hebt uitbesteed. En aan de hand daarvan beoordelen welke impact bepaalde keuzes hebben op de architectuur. Ook een uitgangspunt als ‘het zoveel mogelijk (her)gebruiken van reeds bestaande informatie’ kan getoetst en gevisualiseerd worden met de EA.
“Architectuur is bedoeld als richtinggevend en sturend instrument. Door in samenhang de huidige situatie en de toekomstige situatie in beeld te brengen en samen de spelregels voor de verandering te bepalen. Architectuur is het navigatiesysteem van een organisatie. Om de organisatie gecontroleerd te bewegen in de afgesproken richting en onderweg niet te verdwalen. Door het realiseren van projecten, die stukje bij beetje het toekomstbeeld in kleuren.”[1]
Naast de weergave van de huidige inrichting (ook wel Project Start Architectuur genoemd), biedt een EA dus ook de mogelijkheid om een doelarchitectuur te definiëren voor de implementaties van bijvoorbeeld de Omgevingswet of het nieuwe zaaksysteem. En de mogelijkheden om eventuele varianten van doelarchitecturen te visualiseren (hoe kan het eruit zien ná het project), bieden houvast om de discussie met o.a. proceseigenaren, applicatiebeheerders en gegevensbeheerders te voeren. Maar ook met ICT-leveranciers en ketenpartners. In de genoemde voorbeelden zoals de implementatie van de Omgevingswet valt namelijk nog genoeg te kiezen en door te ontwikkelen om beleid te vertalen naar proces- en applicatie-inrichting.
Applicaties en koppelingen vormen een belangrijk onderdeel van je EA. Ze zijn nodig om input (personeel, processen, gegevens) te vertalen naar bereikte businessdoelstellingen (output en outcome). Veel gemeenten hebben moeite om een overzicht te krijgen van de vele applicaties die zij in huis hebben. Om over koppelingen tussen applicaties en tussen applicaties en landelijke voorzieningen nog maar te zwijgen. Welke applicaties hebben we allemaal en waarvoor worden ze gebruikt? Hebben we ze wel allemaal nodig? Hoe zorgen we ervoor dat als er nieuwe applicaties worden aangeschaft, deze geen dubbele functionaliteiten bevatten ten opzichte van applicaties die we al hebben? En dat de nieuwe applicatie past in de rest van het landschap en de richting waarin we op willen als organisatie?
Gelukkig staan gemeenten er niet alleen voor en hoeven ze niet allemaal het wiel uit te vinden. Door applicaties en koppelingen op te voeren in de Softwarecatalogus van KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten (KING) krijg je als gemeente grip op je applicatielandschap. Een goed beheer van dit applicatielandschap in de Softwarecatalogus is wel een vereiste om het overzicht actueel te kunnen houden. En daarmee grip op businessdoelstellingen te blijven houden.
De sterk uitgebreide nieuwe versie van de GEMMA-architectuur is nu ingebed in de Softwarecatalogus. Samen met het complete GEMMA-model kunnen de gegevens over applicaties en koppelingen in architectuurtools verbonden worden met de vele huidige en toekomstige componenten in het GEMMA-model. Door hergebruik te maken van de uitgewerkte architectuuronderdelen van KING, kunnen gemeenten sneller een eigen EA maken. Telengy heeft deze kennis in huis, en werkt daarin ook samen met andere collega-adviesbureaus zoals Geon BV.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.
[1] http://www.earonline.nl/index.php/Inleiding_architectuur_bij_de_Rijksdienst
Op 23 en 24 maart 2017 was er een goedbezochte bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling, dit keer bij de gemeente Urk. Het thema luidde: “Zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente”.
Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken leidde het onderwerp in op donderdagmiddag. Hij gaf de deelnemers een aantal lessen mee uit zijn inmiddels 35-jarige praktijk (waaronder het begeleiden van de zelfsturing bij Buurtzorg Nederland). Enkele van zijn adviezen:
Ben gaf verder aan dat is aangetoond dat zelfsturing zowel bij klanten als medewerkers een hogere tevredenheid oplevert.
Donderdagavond kwamen Buurtzorg en gemeente Nijkerk toelichting geven op hoe zij met zelfsturing omgaan.
Arend Jan Zwart gaf een kijkje in de keuken bij Buurtzorg Nederland. Een thuiszorgorganisatie sinds 2007 met 75.000 cliënten in de zorg met 10.000 medewerkers in circa 850 kleine zelfsturende teams, gericht op het primaire proces. De cliënten in de wijk staan in alles centraal. Teams hebben erg veel handelingsvrijheid (vergelijkbaar met de wijkzuster van vroeger) en doen nagenoeg alles zelf, van plannen en roosteren tot werving en selectie. De stafafdelingen vormen minder dan 10% van het personeelsbestand. Bijzonder van Buurtzorg is dat de organisatie als een zelfsturende organisatie is gestart en dat alle teams vergelijkbaar zijn in wat ze doen. Dat het succesvol is blijkt uit het feit dat de cliënten Buurtzorg een 9 geven, de medewerkerstevredenheid 8,5 is en ze al 5 keer beste werkgever van Nederland zijn.
Erwin Donga en Henri Kasteel (Nijkerk) namen ons mee op hun pad van zelfsturing. Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. De aanleiding voor zelfsturing was een andere dan bij Buurtzorg. Er moest namelijk stevig bezuinigd worden. De 28 zelfsturende teams zijn gevormd en er werd ‘gesneden’ in het management. Zelfsturing is dus ingevoerd in een staande organisatie en niet van begin af aan zoals bij Buurtzorg. Dat is lastiger, omdat oude gewoontes, bestaande structuren, werkverdeling e.d. allemaal ‘op de schop’ moesten. Dat is een moeizaam proces, waar een sterke overtuiging in het geloof voor succes noodzakelijk is. In Nijkerk is die transformatie nog in volle gang. Frequent vinden er nog aanpassingen plaats. Uit evaluaties blijkt wel dat de meeste medewerkers niet meer terug willen naar de ‘oude’ structuren en werkwijzen.
In het derde dagdeel hebben de 15 deelnemers in kleinere groepen met elkaar besproken of hun eigen organisatie zelfsturing kent, of er plannen zijn, wat valkuilen en hobbels zijn. Gevoed met de inzichten van de sprekers en ondersteund door een ingevulde meetlijst teamontwikkeling leverde dat een mooie verdieping op.
Op 14-15 september 2017 (startend met lunch op 14 september en eindigend met een lunch op 15 september) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Hattem. Het thema met werktitel is dan: het gebruik van open en big data binnen gemeenten en de relatie met privacy en ethiek.
U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl. Als u voortaan uitgenodigd wil worden voor de Kennisplatformbijeenkomst, stuur dan een mail aan info@telengy.nl.
Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.
De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.
Teuntje Brouns
Tijdens mijn studietijd ben ik in aanraking gekomen met verandertrajecten met het snijvlak ICT binnen de lokale overheid. Wat mij in deze trajecten sterk aantrok was het oog voor de gebruikersorganisatie bij de informatievoorziening. Daarnaast de aandacht voor de menselijke kant bij de implementatie van deze systemen. Je kan nog zulke dure software hebben aangeschaft maar sluit deze wel aan op het doel, de informatiebehoefte? Is de informatievoorziening zo ingericht, dat de medewerkers op de juiste manier worden geïnstrueerd en werkt het ook?
Na een aantal jaren ervaring te hebben opgedaan in diverse functies op het gebied van procesoptimalisaties en digitalisering in het publieke en sociaal domein, merkte ik dat mijn ambitie en kwaliteiten in het informatiemanagement liggen. Na een traineeship information management ben ik sinds 1 april actief bij Telengy. Door deelname aan de Telengy Academy en kennisdeling met collega-adviseurs zal ik mij voortdurend kunnen en blijven ontwikkelen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail: t.brouns@telengy.nl.
Telengy is per direct op zoek naar een Medewerker Marketing & Sales! Heb je interesse? Lees dan verder en neemt contact met ons op.
Telengy adviseert en ondersteunt organisaties bij de dagelijkse bedrijfsvoering en de dienstverlening maar zeker ook bij het verbeteren daarvan. Partners van Telengy zijn overheden, uitvoeringsorganisaties en zorginstellingen. We slaan graag met onze relaties de handen ineen en maken van ideeën plannen en van plannen realiteit. Telengy is gewoon dóen.
Wij zijn op zoek naar een
In deze functie geef je inhoud aan de volgende activiteiten:
Heb je interesse in deze functie, dan kun je dat kenbaar maken door een korte motivatie en je CV te sturen aan Peter ter Telgte via een e-mail naar p.t.telgte@telengy.nl. Ook voor nadere toelichting kun je hem benaderen, via mail of telefonisch: 06 46 72 42 05.
redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt
Nu de decentralisaties in het sociaal domein hebben plaatsgevonden, brengen gemeenten de basis van de bedrijfsvoering verder op orde. Waar onder tijdsdruk heel veel ad hoc geregeld moest worden om de transities in het sociaal domein (Awbz naar Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) gedraaid te krijgen, is het nu tijd om goed te kijken naar de processen, governance en systemen.
Het algemene beeld over de decentralisaties is behoorlijk positief. Er lijkt zich een verschuiving van individuele naar algemene voorzieningen af te tekenen, maar goede cijfers daarover ontbreken nog. Het uitvoeren van de nieuwe taken verloopt over het algemeen zonder grote problemen. Het betrof een complexe operatie waarbij de continuïteit van de hulp niet in gevaar is gekomen. Wel is de samenwerking binnen de keten nog een punt van aandacht. De transformatie moet daarbij nog echt van de grond komen. Dit blijkt onder meer uit het overall rapportage sociaal domein 2015 van het Sociaal en Cultureel Planbureau, dat is gepubliceerd in mei 2016.
Een middelgrote gemeente (60.000 inwoners) vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt in oktober vorig jaar om als projectleider te ondersteunen bij het op orde brengen van de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Er was een lijst opgesteld vanuit een grote groep van betrokkenen met daarop alle verbeterpunten. Een enorme lijst met knelpunten: groot en klein en van ‘nice to have’ tot zeer urgent. De issues waren onder andere het ontbreken van een actueel klantbeeld, het onbetaald blijven van facturen, geen berichtenverkeer, geen borging van privacy, geen stuurinformatie, inefficiënte processen en onduidelijkheid over wie nu waarvoor verantwoordelijk is en welk mandaat daarbij hoort.
Doordat de knelpunten zo met elkaar verweven waren, was het lastig om de situatie te doorgronden. Het was eerst zaak om te ordenen, af te bakenen en een goede prioritering te maken. We zijn daarom gestart met een sessie waarbij managers, coördinatoren en adviseurs van een afstand hebben gekeken naar de organisatie. We hebben dat gedaan aan de hand van de vier vensters op de organisatie, gebaseerd op SqEME-procesmanagement. Daarbij kijken we naar de kenmerken van de organisatie, de factoren die zorgen voor beweging in de organisatie, de vormgeving van de organisatie en hoe we de vinger aan de pols houden.
Vanuit die vier vensters hebben we op hoofdlijnen gekeken naar de visie, de structuur van de organisatie, de wijze waarop verantwoordelijkheid is belegd, berichtenuitwisseling, gegevensgebruik, wet- en regelgeving, systemen, competenties, procesinrichting en -monitoring. Dat gaf een scherp beeld van de huidige stand van zaken. Zoals een manager zei: ‘schokkend maar herkenbaar’. De gevoelde urgentie die daaruit sprak was de ‘drive’ om hier met elkaar mee aan de slag te gaan. Daarnaast was er de lijst met knelpunten. Die hebben we met alle betrokkenen geordend, geanalyseerd (hoe zijn deze ontstaan) en geprioriteerd.
De analyse heeft geleid tot een tweesporen-aanpak met het tegelijkertijd aanpakken van de acute uitdagingen en het verstevigen van het fundament. Het aanpakken van de acute uitdagingen betrof het op orde brengen van het klantbeeld en het berichtenverkeer, zorgen dat facturen tijdig betaald worden, het waarborgen van de privacy en zorgen voor management- en stuurinformatie. Het verstevigen van het fundament is gedaan op basis van de knelpuntenlijst. Daaruit bleek dat veel van de verbeterpunten te maken hebben met processen (verantwoordelijkheden, efficiency, samenwerking), sturing van de organisatie (proces- versus lijnverantwoordelijkheid, mandaat) en systemen (beschikbaarheid en functionaliteit, koppelingen, architectuur). De ontwikkelingen in samenhang zien er als volgt uit:
De prioriteiten 1 en 2 (facturatieproces en klantbeeld, privacy en stuurinformatie) worden direct projectmatig aangepakt. Het uitbouwen van het fundament via Processen, Governance en Systemen verloopt ook grotendeels langs die weg.
Vijf maanden later is er al veel bereikt. Het management heeft, geadviseerd door een team van kwaliteitsmedewerkers, beslissingen genomen die richting geven aan het oplossen van knelpunten en aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Op basis daarvan is het klantbeeld op orde gebracht door de aanschaf van een nieuw systeem, waarmee het berichtenverkeer voor Jeugd elektronisch wordt afgehandeld (voor Wmo was dit al het geval.) De informatie vanuit de systemen is gecheckt door de zorgaanbieders en de resultaten zijn vervolgens verwerkt. Met het op orde gebrachte berichtenverkeer blijft dit nu actueel. De achterstand in het facturatieproces is weggewerkt. Doordat de gegevens nu in orde zijn, worden zorgaanbieders tijdig en correct betaald. Op het vlak van privacy is geïnventariseerd welke acties moeten worden opgepakt. Het projectplan ligt klaar om opgepakt te worden. Wat betreft stuurinformatie is in beeld gebracht waaraan behoefte is.
Nu gaan we verder met de projecten en met de drie pijlers van het fundament: processen, governance en systemen. Er is een duidelijke richting bepaald hoe te komen tot procesverbetering. Met een brede delegatie van ketenbetrokkenen herontwerpen we het proces. De tussenresultaten stemmen we frequent af met het management. Ook met het college zal geregeld worden afgestemd. Spannend in dit project is wat dit uiteindelijk zal betekenen voor de structuur van de organisatie en voor de medewerkers. In dit project zullen we de transformatie-opgave heel concreet kunnen maken.
Daarnaast zijn we bezig om het preventieproces te ontwerpen. Sturing van de organisatie (governance) en systemen krijgen binnenkort aandacht.
Er is duidelijk een beweging ingezet waar de betrokkenen energie van krijgen. Waar de gemeente lang in de greep was van een kluwen van uitdagingen waarbij onduidelijk was waar te beginnen, is er nu een flow ontstaan om knelpunten weg te werken en het fundament te verstevigen. Mooi om te zien dat als er richting wordt geboden en beslissingen worden genomen de betrokken medewerkers in de organisatie enorm veel werk kunnen en willen verzetten en enthousiast zijn om resultaten te boeken. Dat dat zijn vruchten afwerpt, zien we nu elke dag!
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.
