De GEMMA Softwarecatalogus zit inmiddels op versie 4. Hiermee is het voor gemeenten nu mogelijk sturingsinformatie te ontsluiten met een handig dashboard.

Vanaf het ‘Work in Progress’- congres van KING in maart 2014 hebben gemeenten de mogelijkheid hun applicatielandschap te registreren in de GEMMA Softwarecatalogus. 15 maanden na de lancering hebben alle 393 gemeenten een account voor de Softwarecatalogus en hebben veel gemeenten de Softwarecatalogus al behoorlijk gevuld. “Een mooie mijlpaal, gerealiseerd in een relatief korte tijd” aldus Dirk Moree, accountmanager en lid van het team van de Softwarecatalogus. “Gemeenten hebben dit instrument, ontstaan binnen het NUP-programma, snel geadopteerd omdat het veel voordelen biedt”.

Mark Backer, als architect betrokken bij de Softwarecatalogus en de GEMMA-architectuur: “Het belangrijkste voordeel is inzicht en overzicht in het eigen applicatielandschap, met diverse visualisaties zoals architectuur- en Sociaal Domeinplaten. De Softwarecatalogus verbindt tevens het softwareportfoliobeheer met veel informatievoorzieningsvraagstukken. Voorbeelden zijn de decentralisaties in het Sociaal Domein, de aansluiting op Landelijke Voorzieningen zoals MijnOverheid en de mate waarin leveranciers standaarden ingebouwd hebben of gepland hebben dat te doen.“

Resultaatsturing

Vooral op het laatste gebied is door KING inmiddels veel bereikt. Door middel van leveranciersmanagement wordt gestuurd op het aantoonbaar voldoen aan standaarden. Daarvoor biedt de Softwarecatalogus samen met de Compliancy Monitor de juiste mogelijkheden aan gemeenten en leveranciers die applicaties aan elkaar willen koppelen. Gemeenten kunnen in de Softwarecatalogus ook collega-gemeenten vinden waar koppelvlakken reeds succesvol geïmplementeerd zijn. Deze informatie wordt ook door het Bureau Forum Standaardisatie mede als bron gebruikt voor rapportage over de adoptie van open standaarden bij gemeenten.

Samenwerkingsverbanden

Naast individuele gemeenten kunnen ook samenwerkingsverbanden de Softwarecatalogus gebruiken. Zo kan bijvoorbeeld bij shared service centra en ambtelijke fusies inzicht in mogelijke harmonisatie van applicaties verkregen worden. Maar ook samenwerkingen in het Sociaal Domein en belastingsamenwerkingen kunnen het instrument gebruiken. De aangesloten gemeenten houden daarbij zelf ook inzicht in de applicaties die bij de samenwerkingsverbanden gebruikt worden.

Jeroen de Ruig, projectleider Softwarecatalogus: “Gemeenten krijgen met de Softwarecatalogus steeds meer hulp bij hun informatiekundige vraagstukken. Sinds release 4.0 is er een dashboard waarmee direct antwoord wordt gegeven op bepaalde vraagstukken, zoals: Welke pakketversies in mijn applicatieportfolio worden niet meer ondersteund? Welke pakketversies in mijn applicatieportfolio voldoen aan zogenaamde eindproduct-standaarden, waarmee het eenvoudiger wordt om gegevensuitwisseling tussen twee verschillende applicaties te realiseren?”

Inkoopondersteuning

Ook nieuw in de Softwarecatalogus is de functie ‘inkoopondersteuning’. Gemeenten zijn vaak op zoek naar een nieuwe applicatie voor een bepaalde functie. De functie inkoopondersteuning helpt gemeenten met het selecteren van het pakket dat het beste aan bepaalde standaarden voldoet. Ook het opstellen van een bestek of uitvraag wordt eenvoudiger. Na selectie van het type applicatie (ofwel de ‘referentiecomponent’) wordt met een druk op de knop een standaardtekst gegenereerd, met daarbij een opsomming van de verplichte en aanbevolen standaarden. Deze tekst kan bijna één op één worden overgenomen in het bestek c.q. de offerteaanvraag.

Doorpakken

Het dashboard wordt de komende tijd verder uitgebreid. De functionaliteit werkt alleen goed als gemeenten hun applicatieportfolio actueel houden in de Softwarecatalogus. Registreren wordt in de volgende release nog eenvoudiger. Gemeenten krijgen net als leveranciers een kopieerfunctie. Hiermee kan heel gemakkelijk een nieuwe versie van een pakket worden opgevoerd, inclusief het meenemen van de reeds geregistreerde koppelingen naar die laatste versie. Ook krijgen de leveranciers de mogelijkheid om aan te geven welke pakketversies in productie zijn bij gemeenten. De betreffende gemeenten ontvangen dan een signaal. Door het signaal te accepteren wordt eenvoudig de betreffende pakketversie opgevoerd in het applicatieportfolio van de gemeente.

De komende tijd gaat de werkgroep Softwarecatalogus, waarin diverse gemeenten vertegenwoordigd zijn, verder uitwerken hoe gemeenten nog beter kunnen worden gefaciliteerd in informatiekundige vraagstukken. Heeft u ideeën hierover? Laat het ons weten via een mail naar: softwarecatalogus@kinggemeenten.nl. Zie ook de Softwarecatalogus-website.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy en werkzaam voor KING, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: dirk.moree@kinggemeenten.nl.

De afgelopen periode kan het je bijna niet ontgaan zijn: de 100 jaar oude blauwe envelop gaat verdwijnen. De Belastingdienst gaat brieven meer en meer via de Berichtenbox versturen en op termijn kun je als burger alleen nog via die Berichtenbox brieven ontvangen van de Belastingdienst. De huidige campagne van de Belastingdienst zal leiden tot een toenemend aantal burgers dat gebruik gaat maken van de Berichtenbox. “En dat biedt weer kansen aan gemeenten”, aldus Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy.

Op de goede weg

Nu is de dekkingsgraad voor het gebruik nog ongeveer 2 op de 10 brieven bij 1,8 miljoen burgers met een account op de Berichtenbox. Dat betekent dat 2 van de 10 brieven digitaal gepost kunnen worden, maar dat de resterende 8 nog via de traditionele brievenbus gaan. Sinds de start van de publiciteitscampagne op 14 oktober jl. zien we op sommige dagen al drie keer zo veel aanmeldingen voor de Berichtenbox dan voorheen. Dat zijn direct ook potentiële digitale brievenbussen voor gemeenten en samenwerkingsverbanden. Het wordt dus steeds interessanter om aan te sluiten.

Nu aanmelden loont

Voor organisaties die nog niet zijn aangemeld, is het van belang om nu vaart te maken. Dat heeft namelijk te maken met de aanmeldprocedure van nieuwe organisaties. De organisatie wordt opgenomen in de lijst met aangesloten organisaties zodra het aanmeldformulier is ingediend. Echter, de nieuw aangesloten organisaties beginnen met 0 burgers als gebruiker. De burger telt pas mee als abonnee van de Berichtenbox nadat hij of zij de nieuwe organisatie heeft opgenomen in zijn of haar MijnOverheid. Dat gebeurt door een inlogscherm te accorderen met nieuwe organisaties sinds de laatste keer dat de burger heeft ingelogd op MijnOverheid. De burger kan namelijk zelf bepalen of hij/zij berichten wil ontvangen via de Berichtenbox van andere overheidsorganisaties door het vinkje bij een organisatie aan te laten staan of uit te zetten. Alleen de Belastingdienst kan de burger niet ‘uit’ zetten.

Omdat de Belastingdienst zo fors investeert in het benutten van de Berichtenbox, is het juist nu relevant om zo snel mogelijk op de aansluitlijst te komen. De kans dat burgers gaan inloggen op MijnOverheid en daarmee de nieuw aansluitende organisatie activeren voor het verzenden van post via de Berichtenbox is de komende periode veel groter. Dat maakt de businesscase voor verzending via de Berichtenbox lonend.

Hoge verwachtingen

De verwachting is dat er eind 2015 een verdubbeling van het aantal abonnees is gerealiseerd en medio 2016 nogmaals een verdubbeling volgt. Dat betekent in relatief korte tijd dat in plaats van 2 brieven straks waarschijnlijk tussen 6 tot 8 van de 10 brieven digitaal aangeboden kunnen worden via de Berichtenbox. Met een potentiële besparing van 1 euro per digitaal verzonden document toch een mooie opsteker!

Meer weten?

Meer weten? Ga naar de website van Logius via de volgende link of volg een training of webinar. Voor meer algemene informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Op 17-18 september kwamen bij de gemeente Nunspeet 10 gemeentemanagers bij elkaar in het Kennisplatform Organisatieontwikkeling om zich te buigen over de vraag: “Heeft het KCC nog toekomst?”

Peter Ruijters van NCOD trapte af met de stelling dat veel KCC’s ten dode zijn opgeschreven omdat:

1. het vaak niet veel meer is dan burgerzaken plus receptie en telefonie en omdat het dan;
2. een drempel is om toegang te krijgen tot de echte dienstverlening;
3. het KCC het afvoerputje van de organisatie is en;
4. het KCC slechts een verbindingsofficier is tussen lokale en regionale diensten zonder een gezamenlijk dienstverleningsconcept.

De toon was gezet! Als je dat dus wél goed regelt, hebben een KCC én gemeentelijke dienstverlening wel degelijk toekomst. Ook werd duidelijk dat als het KCC een geïsoleerde afdeling is, deze gedoemd is te sneuvelen. De totale gemeente als KCC, dát moet de insteek zijn. Ook zien we bij de KCC’s steeds zwaardere en complexere taken; immers veel kan digitaal en dan is de burger je goedkoopste medewerker (net zoals bij banken, reisbureaus, etc.). Dat dit een groot effect op de omvang en de aard van het personeelsbestand zal hebben, is geen vraag maar een feit. Dienstverlening wordt een combinatie van hostmanship en selfservice. Dit beeld werd ’s avonds bevestigd door Desiree van de Wiel, projectleider KCC bij de gemeente Best. Zij vulde dat aan met vele praktische ervaringen. Ook hier met de nadruk op de integrale aanpak (organisatie, processen, houding & gedrag en ICT), waarbij de keten zo sterk is als de zwakste schakel. Hospitality is iets van elke ambtenaar en niet alleen van het KCC. Desiree: “Best heeft al meer dan drie jaar een KCC en nog steeds is er elke dag aandacht nodig om de beste dienstverlening te bieden”.

Dat het KCC niet het alleenrecht heeft op effectieve dienstverlening betoogde Björn van den Brink, gemeentesecretaris van de gemeente Wierden. Wierden heeft geen KCC, maar een publieksplein waar alle vakgerichte balies gesitueerd zijn. Hiermee scoort Wierden als dienstverlener in de top van de gemeenten. Zo kan het dus ook, als je maar gelooft in de aanpak, die consequent doorvoert en steun hebt vanuit bestuur en MT.

Tijdens het derde dagdeel bleken de drie inleiders het nodige los te hebben gemaakt bij de deelnemers: Van eye-openers tot echt ‘out-of-the-box’ inzichten. Die inzichten werden nog eens aangevuld met twee praktijkcases vanuit de gemeenten Kapelle en Oldebroek. Bij de afronding van deze meeting gaven de deelnemers aan dat hun gedachten behoorlijk ‘gestretched’ zijn en dat ook duidelijk is dat er óók bij de dienstverlening meerdere wegen naar Rome leiden. Met elkaar is bepaald dat de volgende bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling plaatsvindt op 10 en 11 maart 2016 in Oldebroek. Het thema: Strategische Personeelsplanning bij gemeenten.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeenten met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen en vindt plaats op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 14 bijeenkomsten namen steeds 10-15 managers deel, waardoor de kosten tussen de € 250,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning van de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in de bijeenkomst van 10-11 maart 2016 neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Een aantal adviseurs van Telengy heeft zich onlangs gecertificeerd voor de LEAN Green Belt. De Green Belt training is de meest gevolgde training om zelfstandig projecten op het gebied van Lean & Six Sigma uit te voeren.

Processen Lean maken

Telengy heeft zich toegelegd op deze methode omdat we bij onze opdrachtgevers steeds meer de wens en noodzaak zien om processen verder te vereenvoudigen. Middels deze kennis worden onze adviseurs completer in hun persoonlijke dienstverlening en referentiekader. Tevens zijn zij hierdoor in staat om iedere situatie onze relaties direct te voorzien van een advies hoe de dagelijkse praktijk in eenvoudige processen kan worden geborgd.

Zie ook onze publicatie lean management in 100.000+ gemeenten

Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, wil graag zo effectief mogelijk werken en op een moderne manier bereikbaar zijn voor klanten. Vandaar dat Justis een webapplicatie heeft laten ontwikkelen waarmee een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) plaats- en tijdonafhankelijk kan worden aangevraagd. Organisaties loggen in met eHerkenning, waarmee de veiligheid en betrouwbaarheid is gegarandeerd. Zie voor een uitgebreide beschrijving de site Goed Opgelost.

Steeds meer VOG-aanvragen digitaal

Het deels digitaal aanvragen van een VOG was al wat langer mogelijk, maar met de webapplicatie gaat voor sommigen onder ons een lang gekoesterde wens in vervulling. Al in 2005 hebben Indra Henneman en Peter ter Telgte bij EGEM werk gemaakt van het digitaal aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Waren in 2006 nog 277.000 bezoekjes aan het gemeentehuis nodig, inmiddels krijgt Justis circa 700.000 aanvragen per jaar. Het plaats- en tijdonafhankelijk aanvragen scheelt toch een gang van 700.000 ‘postbodes’ naar het gemeentehuis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy en accountmanager MijnOverheid bij Logius, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

De 3D’s vragen om hervorming van het lokale sociaal domein. Welke lessen kunnen tot dusver geleerd worden van de wijze waarop het transformatieproces verloopt? Telengy-adviseur Ernst Janssen deelt zijn ervaringen als directeur van Wellzo in Leeuwarden.

De invoering van de drie decentralisaties vraagt om een hervorming van het lokale sociaal domein. Nieuwe organisatorische kaders zijn nodig om het mogelijk te maken de basishulpverlening dicht bij de mensen in de wijk te organiseren, waarbij de vraag uitgangspunt is en de hulpverlener naast de wijkbewoner gaat staan en alleen doet wat nodig is. Vanuit het verleden is de hulpverlening opgebouwd vanuit maatschappelijke domeinen, dan wel doelgroepen. Dat heeft geleid tot een groot aantal instellingen op het gebied van zorg,  werk, inkomen en welzijn, op verschillende schalen georganiseerd en met ieder hun eigen regels en protocollen over intake en behandeling.  Om de nieuwe werkwijze te laten slagen moeten de bestaande instellingen transformeren naar een netwerkorganisatie, waarin vanuit de vraag van de burger centraal en integraal gestuurd kan worden op de ondersteuning die geleverd wordt.

In onderstaand schema zijn de oude en de nieuwe situatie weergegeven. In de situatie ‘vroeger’ zijn zorg en welzijn verkokerd georganiseerd. Wijkbewoners (de ‘B-s’ in het schema) met verschillende ondersteuningsvragen worden via verschillende organisaties geholpen. In de situatie ‘straks’ is er voor mensen op wijkniveau een loket waarin eenvoudige hulp geboden wordt en de regie gevoerd wordt op de inzet van gespecialiseerde zorg.

Er moet een omvangrijke organisatorische verandering plaatsvinden van instellingen in het sociaal domein. De organisatorische verandering moet gericht zijn op het realiseren van een netwerkorganisatie. Die netwerkorganisatie moet ervoor zorgen dat verschillende typen zorg en ondersteuning zo op elkaar worden afgestemd dat de hulpvrager niet merkt dat hij met verschillende organisaties van doen heeft. Hoe krijgt dat vanuit organisatorisch oogpunt vorm, of anders gezegd; hoe wordt de gewenste netwerkorganisatie in de praktijk gerealiseerd?

Praktijkervaringen vanuit Leeuwarden zijn leidend in dit artikel. In Leeuwarden worden al sinds 2007 stappen gezet in de hervorming van het sociaal domein. Die invoering gaat ‘van onderop’ en heeft ertoe geleid dat eind 2014 de gehele gemeente ‘bedekt’ was met wijkteams waarin de intakefunctie en eenvoudige hulpverlening zijn ondergebracht. Organisatorisch zijn deze wijkteams sinds mei 2014 ondergebracht in de Coöperatieve Vereniging Amaryllis, die door de gemeente gesubsidieerd wordt. Het loket en de eenvoudige hulpverlening (zie schema vorige pagina) zijn dus (organisatorisch!) gerealiseerd. Wat nog gerealiseerd moet worden is de duurzame samenwerking tussen de wijkteams en de instellingen voor zorg, inkomen, werk en welzijn in één netwerkorganisatie. De – in dit artikel centrale – vraag is: welke lessen kunnen in Leeuwarden geleerd worden vanuit de manier waarop het transformatieproces tot nog toe verlopen is? Die lessen (leerpunten) zijn een belangrijke basis voor het succesvol realiseren van de netwerkorganisatie en daarmee voor het realiseren van de ambities in het sociaal domein.

Lessen uit Leeuwarden

Vanuit de tot nog toe opgedane ervaringen in Leeuwarden worden bevorderende en belemmerende factoren onderscheiden om tot een duurzaam functionerende netwerkorganisatie te komen:

Bevorderende factoren

• Duidelijke gemeentelijke beleidslijn: Eind 2013 is door de gemeente het uitvoeringsbeleid concreet neergezet in het Koersdocument Hervorming Sociaal Domein. Dat geeft een duidelijk inhoudelijk kader voor de uitwerking van de samenwerking.
• Realisatie netwerk wijkteams: De vorming van een gemeente-afdekkend netwerk van wijkteams is voortvarend opgepakt. Voordeel daarbij is dat in Leeuwarden al jarenlang ervaring is opgedaan met het werken in wijkteams. Vandaar dat relatief snel opgeschaald kon worden naar een volledig netwerk van wijkteams, waardoor ook een basis ontstond – via de aansturing vanuit de Coöperatie – om met derde partijen samenwerkingsafspraken te maken.
• Tijdige keuze voor Coöperatie:Het uitwerken en invoeren van een nieuw organisatiemodel kost tijd. Eind 2013 is door de gemeente en uitvoerende instellingen gekozen voor het Coöperatiemodel: een belangrijke basis voor de uitwerking en invulling van verantwoordelijken voor de nieuwe organisatie (bestuur en directie). Zonder die basis is het niet mogelijk de organisatorische  uitwerking van de samenwerking op te pakken.
• Samenwerking vanuit praktijk:Voor de feitelijke invulling van de samenwerking is het adagium: aansluiten bij wat vanuit de praktijk nodig blijkt te zijn. Zoals een goede infrastructuur van een park vaak gevonden wordt door vanuit de praktijk ‘olifantenpaadjes’ te laten ontstaan, zo is ook met de ontwikkeling van de samenwerking ingestoken. Daar moeten wel meteen twee kanttekeningen bij geplaatst worden:
• Er moet wel aan bepaalde randvoorwaarden zijn voldaan om duurzame samenwerking te kunnen realiseren.  Zo bleek het in Leeuwarden voor veel instellingen lastig om te werken aan ‘de ontwikkeling van onderop’, zolang de gemeente nog geen besluit had genomen over het wel of niet inkopen van diensten van die instellingen. Om tot een duurzame samenwerkingsstructuur te komen moeten de resultaten van ‘ontwikkeling van onderop’ op het goede moment formeel vastgelegd worden.

Belemmerende factoren

• Geen gezamenlijke vernieuwing:Bij de vorming van de wijkteams en de doorontwikkeling binnen de wijkteams zijn veel wielen opnieuw uitgevonden (bijv. de aanpak van schuldenproblematiek en verbeteren van taalvaardigheid). Niet alleen is dat zonde van de onnodige investering, maar zo wordt ook de wenselijke samenwerking met de gespecialiseerde instellingen onnodig ingewikkeld gemaakt.
• Geen gezamenlijk veranderplan:Hervorming van het sociaal domein betekent verandering in de basisondersteuning via wijkteams én aanpassing van de gespecialiseerde zorg. Dit vraagt om een duidelijk uitgelijnd, gezamenlijk verandertraject, vastgelegd in een veranderplan. Zonder een duidelijke, gezamenlijke uitwerking van het verandertraject is er veel onnodige ruis ontstaan tussen wijkteams in wording en de bestaande instellingen.
• Onduidelijke toekomst medewerkers:De hervorming van het sociaal domein vraagt een andere manier van werken: ondernemend, vraaggericht en resultaatgericht en daarbij vooral de burger prikkelen om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen leven. Die omslag vraagt veel van de medewerkers. In Leeuwarden is vanuit de gemeentekant lang benadrukt dat de nieuwe wijkteams via een open sollicitatieprocedure bemenst zouden moeten worden.  Een stellingname die niet alleen formeel juridisch dubieus is, maar vooral ook veel onnodige onzekerheid bij medewerkers veroorzaakte; een belemmering om enthousiast mee te doen in de vernieuwing.
• Onenigheid over rolverdeling gemeente – instellingen:Bij de hervorming van het sociaal domein speelt de gemeente een sleutelrol. De gemeente vertaalt de verantwoordelijkheid voor resultaat met een sterk verminderd budget en onder een stevige tijdsdruk naar sturing op allerlei uitvoerende zaken zoals werkwijze en taken wijkteams, keuze van het registratiesysteem voor wijkteams, e.d. Als beleidsbepaler, financier en toezichthouder heeft de gemeente alle touwtjes in handen. Vanuit die positie zijn in het hervormingsproces de uitvoerende instellingen voortdurend geconfronteerd met door de gemeente opgelegde uitvoeringskeuzes. Het effect is dat de uitvoerende instellingen zich niet verantwoordelijk voelen voor die keuzes en daardoor lekt draagvlak voor het gezamenlijke proces weg.

Leeuwarder-lessen

Het lokale sociaal domein succesvol hervormen vraagt om:

• Omschrijving van ambitie: wat wil de gemeente bereiken en binnen welke (financiële) randvoorwaarden?
• Uitwerking van noodzakelijke gezamenlijke vernieuwing op basis van gemeentelijke ambitie, met onderscheid naar:
  • Samenwerking in het hulpverleningsproces (samen de zorg bieden die nodig is)
  • Samenwerking in vernieuwing en borgen kwaliteit; dit vraag ook om bundelen en onderhouden van kennis en expertise en samen trainen en scholen van uitvoerende medewerkers (zowel van de wijkteams als van de gespecialiseerde zorg)
  • Samenwerking op bedrijfsvoeringsthema’s; (bijv. inrichting administratie, gekozen applicaties, e.d.). Stroomlijnen en gezamenlijk uitvoeren van bedrijfsvoeringstaken versterkt de inhoudelijke samenwerking en vermindert de kosten van overhead.
• Beperking van  het aantal betrokken instellingen in de eerste fase, door de benoeming van kernpartners; met alle betrokkenen (veelal tussen 70 en 100) aan de slag gaan leidt tot een onbeheersbaar proces;
• Opstellen van een gezamenlijk veranderplan (gemeente en instellingen), gericht op realisatie van vernieuwing met daarin fasering, doorlooptijd, projectmatige aanpak uitvoering en duidelijke taakverdeling.
• Bestuurlijk vastleggen van gezamenlijk overall commitment van gemeente en uitvoerende instellingen voor de uitvoering van het veranderplan en de bijdragen van de betrokken partijen daarbij.
• Een bestuurlijke stuurgroep die de projectorganisatie aanstuurt en de voortgang bewaakt, inclusief de afgesproken bijdragen van de betrokkenen.
• Het zoeken naar de mogelijk gezamenlijk oplossingen voor problemen die bepaalde keuzes voor individuele instellingen met zich meebrengen.

Tot slot: ‘Zonder wrijving geen glans’ is mijn motto als extern veranderadviseur. Als bestuurder met weinig invloed op de inrichting van het veranderproces heb ik ervaren dat het niet gemakkelijk opereren is. Van de andere kant realiseer ik me dat geruisloos veranderen niet bestaat. Er zullen dus in de toekomst ‘wrijvingspunten’ blijven. De kunst is om ze te benoemen en gezamenlijk te leren van de manier waarop ze getackeld kunnen worden.

Meer weten?

Ernst Janssen is directeur-bestuurder van Wellzo in Leeuwarden. De auteur heeft dit artikel vooral geschreven vanuit zijn ervaringen bij de stichting Wellzo. Hij bedankt verschillende collega’s, die eerdere versies van dit artikel hebben tegengelezen, in het bijzonder An Luttikholt. U kunt Ernst Janssen bereiken via tel. nr. 06 15 47 92 99.

Telengy-adviseur Evelien van Deursen werkt momenteel binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch aan de invoering van het trekkingsrecht PGB. Evelien coördineert de werkgroep die zich hiermee bezighoudt.

Ingrijpende verandering

De decentralisaties in het sociaal domein hebben grote gevolgen voor houders van een persoonsgebonden budget, oftewel ‘PGB’; een subsidie van het Rijk waarmee een zorgbehoevende zijn of haar eigen zorg kan inkopen. Deze mensen hebben sinds 1 januari 2015 met het trekkingsrecht te maken; klanten met een PGB voor Wmo en Jeugdhulp ontvangen hun tegemoetkoming niet meer op hun eigen rekening. Om fraude te voorkomen heeft het Rijk de Sociale Verzekeringsbank (SVB) aangewezen om het PGB te beheren en te betalen aan de zorgverleners. In ’s-Hertogenbosch gaat het om ongeveer 1.200 inwoners. De invoering van deze verandering voor budgethouders gaat niet zonder slag of stoot. De nieuwe werkwijze zorgt in sommige gevallen voor problemen, waaronder onduidelijkheid over betalingen waardoor er bijvoorbeeld nog niet wordt gedeclareerd bij de SVB. Om de omvang van de problematieken rondom het PGB te beperken en te zorgen dat de zorgcontinuïteit niet in het gedrang komt is in ’s-Hertogenbosch, naast de geformeerde werkgroep, een klein en slagvaardig noodteam opgericht dat op een effectieve manier kan schakelen met de SVB en de klant.

Evelien: “Als coördinator van de werkgroep PGB is het mijn taak om alle ontwikkelingen in het sociaal domein in de gaten te houden: een mooie en brede uitdaging. Het betreft namelijk de taakgebieden voor het beleid Wmo, beleid Jeugd, beleid Beschermd Wonen en de uitvoering van de Wmo, Jeugd, financiën en informatievoorziening. De opdracht van de werkgroep is geslaagd wanneer de herstelacties van de SVB zijn verdeeld en de processen voor het PGB juist zijn ingebed. Het is daarnaast ook belangrijk dat er voldoende duidelijkheid is over deze nieuwe manier van werken en dat de verantwoordelijkheden zijn belegd binnen de organisatie. Ten slotte zal de werkgroep worden overgedragen aan de lijnafdeling.”

Onderzoek

De gemeente ’s-Hertogenbosch wil ervoor zorgen dat PGB-houders zo min mogelijk hinder ondervinden van de aanloopproblemen bij de SVB en dat continuïteit van de zorg gewaarborgd is. Om de aanloopproblemen rondom de SVB in ‘s-Hertogenbosch in kaart te brengen heeft de gemeente zelf een onderzoek gehouden onder de PGB-houders. Uit het onderzoek blijkt dat de nieuwe uitbetaling van het PGB door de SVB vooralsnog voor de meeste PGB-houders in ‘s-Hertogenbosch geen invloed heeft op de zorg en ondersteuning die zij krijgen. De meeste PGB-houders hebben hun zorgovereenkomst opgestuurd naar de SVB en twee derde heeft ook al één of meerdere declaraties ingediend. Uit het onderzoekt blijkt ook dat een deel nog niets heeft gedeclareerd. De nieuwe werkwijze, waaronder de hoogte van het PGB-saldo en informatie over het vrij te besteden deel, blijkt niet duidelijk genoeg gecommuniceerd in de ogen van de ondervraagden. Daarnaast is een groot deel ontevreden over de dienstverlening van de SVB. Belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek aan de SVB zijn dan ook tijdige en correcte betalingen en duidelijke manier van communiceren. ‘s-Hertogenbosch gaat direct over tot actie door onder andere meer samenwerking te zoeken met de SVB.

In een brief aan staatssecretaris Martin van Rijn (Volksgezondheid) doet de gemeente ‘s-Hertogenbosch een klemmend verzoek voor een betere PGB-afhandeling: link. (Bron: Omroep Brabant)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Evelien van Deursen, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: e.v.deursen@telengy.nl.

Op woensdag 22 april jl. hebben Telengy-adviseurs Ton de Wit, Ruud Groot en Frank Verberne een sessie verzorgd op de Jaarbeurs Overheid 360º. De bezoekers van deze sessies willen wij hartelijk danken voor hun interesse en hun interactieve houding, wat heeft bijgedragen aan de inhoudelijke kwaliteit van de sessies.

Jaarbeurs Overheid 360° helpt bestuurders, managers, beleidsmedewerkers en informatieprofessionals antwoorden te vinden en ideeën op te doen voor de (informatie)vraagstukken in hun dagelijks werk. Het is dan ook een ontmoetingsplek voor iedereen die zich dagelijks bezighoudt met het optimaliseren van de veranderende overheid en de dienstverlening met de burger. Jaarbeurs Overheid 360° biedt een scala aan activiteiten aan rondom de domeinen:

• Zorg & Onderwijs
• Burger & Bedrijf
• Leefomgeving & Veiligheid
• Innovatie & Bedrijfsvoering

Hieronder een impressie aan de hand van enkele foto´s.

Boven: Debat onder leiding van Ton de Wit: “Innovatie informatievoorziening bij de overheid”
Onder: Sessie Ruud Groot en Frank Verberne over de transformaties in het Sociaal Domein: “Hoe is het mogelijk?”

Meer weten over Overheid 360º?

Heeft u (één van) onze sessie(s) bezocht tijdens Overheid 360º 2015 en wilt u de presentatie rustig teruglezen? Of heeft u de beurs helaas niet kunnen bezoeken, maar was u wel geïnteresseerd in de inhoud van onze sessies? U kunt de presentaties opvragen via een e-mailbericht naar: info@telengy.nl. De volgende editie van Jaarbeurs Overheid 360º zal plaatsvinden op woensdag 20 april en donderdag 21 april 2016. Zet u deze datums alvast in uw agenda!