Auteursarchief: Peter ter Telgte

Verandering in het sociaal domein: 2016 wordt het jaar van de zorgparadox!

Zorgparadox sociaal domein
Lees het gehele artikel

Door: Ruud Groot en Marcel Lemmen

Het kabinet wil haar visie ‘meer kwaliteit, tegen lagere kosten door zorg dichter bij de burger te organiseren’ goed voor het voetlicht brengen. Van beide aspecten wordt vooral het aspect ‘lagere kosten’ door gemeenten als brandpunt gemarkeerd, waardoor een van de belangrijkste stelselwijzigingen sinds Thorbecke door velen vooral wordt gezien als een bezuinigingsmaatregel. Het is versterkend dat gemeenten in het voorbije jaar bezig zijn geweest om de decentralisaties een plaats te geven – in volgorde van aandacht – in de maatschappij, onder burgers, zorgverleners, maar bovenal in hun eigen organisatie.

Zorgparadox sociaal domein

Verandering = anders kijken

Het ontstane beeld is voor een deel terecht. Omdat de decentralisaties een behoorlijke veranderopgave betekenen voor de gemeentelijke organisatie is er veel op de organisatie afgekomen en proberen grip hierop te krijgen is een eerste (logische) reactie. Deze reactie wordt ondersteund door het fenomeen ‘overgangsrecht’: hoewel de burger ermee geholpen lijkt, grepen veel gemeenten dit aan om de echte verandering voor zich uit te schuiven en vanuit het ‘oude denken’ de decentralisaties in te gaan. De transitie wordt hierdoor niets meer dan een overgang van een bestaande structuur onder een andere bestuurslaag. Hierdoor ontstaat vertraging in het echte veranderingsproces van wat de decentralisatie daadwerkelijk beoogt: de zelfredzame burger.

2016 is het jaar waarin deze noodzakelijke verandering echt ingezet moet gaan worden. De vraag is nu: ‘Hoe kan dit gerealiseerd worden?’ Gemeenten zijn dikwijls gewend om van ‘binnen naar buiten’ te denken en te handelen. Een fundamenteel andere kijk op het organiseren van zorg vergt, naast visie en verandervermogen, met name innovatievermogen. Onze adviseurs staan midden in deze noodzakelijke verandering; niet door gemeenten slechts te ondersteunen, maar dit juist te doen vanuit een eigen visie op de verandering. Telengy acteert vanuit de overtuiging dat de burger zijn eigen zorg organiseert. De primaire taak van de gemeente is hierin de burger, waar nodig, te ondersteunen.

Rechtmatig ≠ doelmatig

Op dit moment is het veelal zo geregeld dat de gemeenten (en professionals) de zorginzet organiseren. De gemeente betaalt de vorm en de hoeveelheid zorg (vaak ingegeven door de noodzaak tot kostenbesparing) en de professional bepaalt hoe de zorg wordt ingezet. De burger mag vooral deze twee partijen volgen en een zorghiaat dat ontstaat zelf invullen. Vanuit deze werkwijze wordt vaak onbewust voorbijgegaan aan de wezenlijke zorgvraag en het probleemoplossend vermogen van burgers. Het resultaat is geen beoogde afname maar juist een toename van de zorgafhankelijkheid. Het uitgangspunt moet zijn dat de burger zelf in staat moet worden gesteld om de afstand tot zelfredzaamheid in te schatten en in kaart te brengen wat ervoor nodig is om deze afstand te overbruggen. Doelmatig in plaats van rechtmatig!

Kostenbeheersing als effect

Het wordt hoog tijd om het fenomeen ‘de burger in zijn kracht zetten’ echt vorm te gaan geven. Dit kan alleen wanneer gemeenten hun nieuwe rol onderkennen en burgers actief helpen in dit nieuwe emancipatiedenken. Hier zijn we beland bij het hoofddoel van de decentralisaties (en de echte verandering). Wanneer emancipatie het doel is, dan kan het effect niet anders zijn dan dat de burger zijn eigen leven bepaalt, ook wat betreft zorg. Dit zal uiteindelijk renderen in financiële, maatschappelijke en sociale zin. Zo wordt kostenbeheersing het effect in plaats van het doel. Vanuit dit paradoxdenken – d.w.z. de burger bepaalt en niet de gemeente of de professional – moet de verandering ingezet worden. Alleen dan ontstaat de ruimte om zaken fundamenteel anders te organiseren, zodat de beoogde en noodzakelijke effecten daadwerkelijk duurzaam worden gerealiseerd. Kortom, een nieuwe rol voor gemeenten: van bedenker en (mede-)uitvoerder, naar facilitator van de verandering!

Deze visie staat centraal bij de adviseurs van Telengy in al hun opdrachten. Dat was zo en dat blijft in 2016 ook zo. Graag helpen wij u bij deze verandering.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ruud Groot of Marcel Lemmen via e-mail of telefoon: r.groot@telengy.nl (06 15 47 92 90) / m.lemmen@telengy.nl (06 50 43 15 77).

Rekenkameronderzoeken: Gemeentelijke informatievoorziening onder vergrootglas

Rekenkameronderzoeken
Lees het gehele artikel

De informatievoorziening bij de overheid staat steeds vaker in de belangstelling; niet alleen de succesvolle projecten maar helaas ook de problemen met ICT. Onderzoekers en media lijken deze bij voorkeur ook wat zwaarder aan te zetten, wellicht omdat dat nu eenmaal meer exposure oplevert. Als gevolg van al deze aandacht vinden er steeds meer Rekenkameronderzoeken plaats naar gemeentelijke informatievoorziening. Een recent artikel over de machtspositie van leveranciers op de gemeentelijke markt heeft de nodige reacties losgemaakt. Dit zijn zowel reacties die de verhoudingen verder op scherp zetten, als reacties die de nodige nuancering aanbrengen. Rob Meijer schetst in zijn blog een goed en verhelderend beeld van de problematiek.

Behoefte aan onafhankelijk onderzoek

Telengy voert als onafhankelijk adviesbureau veel onderzoeken, audits, quickscans en projectevaluaties uit. Alle aandacht voor gemeentelijke informatievoorziening lijkt de vraag naar dergelijke onderzoeken aan te wakkeren. Ook Rekenkamers roeren zich steeds meer op dit gebied. Mogelijk wordt dit nog verder versterkt door berichten over ‘slapende’ Rekenkamers die te weinig initiatief nemen.

Aanpak Rekenkameronderzoeken

Rekenkameronderzoeken zijn bijzonder vanwege de positie van de Rekenkamer. De Rekenkamer onderzoekt immers in dienst van de gemeenteraad en die gaat niet over de ambtelijke organisatie maar over het gevoerde beleid. De grens tussen beleid en bedrijfsvoering is echter niet altijd scherp aan te geven, zeker niet als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Het vergt ervaring en inzicht in de verhoudingen en de nodige zorgvuldigheid om recht te doen aan ieders rol en verantwoordelijkheid.

Het onderzoek is mede bedoeld voor personen die geen specialistische kennis hebben van gemeentelijke informatievoorziening. Dat stelt uiteraard eisen aan de onderzoeksaanpak en de wijze van rapporteren. De onderzoeken moeten vaak volgens een door de Rekenkamer vastgestelde aanpak worden uitgevoerd. Er moet bijvoorbeeld vooraf een normenkader (toetsingskader) worden opgesteld, een feitenonderzoek worden uitgevoerd en er moeten interviews worden afgenomen. De conceptresultaten moeten voor hoor en wederhoor aan de organisatie worden voorgelegd. De conceptrapportage wordt vervolgens opgeleverd aan de Rekenkamer die daarmee de eigen onderzoeksrapportage met conclusies en aanbevelingen opstelt.

Vertaling naar de praktijk

Uiteraard gaat er veel geld rond in gemeentelijke informatievoorziening en ICT. Dat is ook nodig om de vele ontwikkelingen en uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Een terechte vraag is of al die middelen wel goed besteed worden en het beoogde effect hebben en of de kosten wel in goede verhouding staan tot de baten. Dit leidt in de praktijk tot onderzoeksvragen zoals:

  • Wat is het gemeentelijke beleid ten aanzien van ICT en informatievoorziening?
  • Wat is de status van de huidige voorzieningen, hoe actueel is de gemeente?
  • Wat geven we eigenlijk uit aan informatievoorziening en ICT en hoe verhoudt zich dat tot andere gemeenten?
  • Wat willen we bereiken, welke doelen en concrete resultaten worden daarvoor nagestreefd?
  • Zijn we klaar voor de ontwikkelingen die nog op ons afkomen? Is onze organisatie daarop toegerust en hebben we hiervoor wel voldoende middelen gereserveerd?
  • Wat is de rol van de gemeenteraad op dit punt en wat is de eigen verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie?
  • Hoe komen de beslissingen over investeringen in ICT en informatievoorziening tot stand?
  • Hoe worden de projecten uitgevoerd en aangestuurd?
  • Is er zicht op de kosten-baten verhouding van investeringen en wordt daarop gestuurd?
  • Wordt er gerapporteerd over de voortgang en behaalde resultaten?

Aanbevelingen gemeentelijke informatievoorziening

Uit de vele audits en Rekenkameronderzoeken ontstaat uiteraard ook meer inzicht in de aandachtspunten als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Hieronder enkele aanbevelingen die vaak van toepassing zijn:

  • Betrek de gemeenteraad bij ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en moderne technologie. Informeer de raad en betrek ze bij de keuzes en prioriteiten.
  • Bepaal als gemeenteraad welke inbreng en invloed gewenst zijn en maak hierover afspraken met de ambtelijke organisatie.
  • Biedt de organisatie de ruimte om bestaande voorzieningen in stand en actueel te houden, zowel in personele als financiële zin.
  • Bepaal als gemeenteraad samen met de organisatie welke ruimte er (nodig) is voor ontwikkelingen en innovatie in de vorm van doelstellingen op hoofdlijnen of op projectniveau. Ga als gemeenteraad echter niet op de stoel van de organisatie zitten.
  • Rapporteer over de voortgang vanuit de organisatie. Monitor dit vanuit de organisatie (op directieniveau) en vanuit de gemeenteraad.
  • Voorkom dat de ICT-organisatie altijd het voortouw neemt of moet nemen voor ontwikkelingen. Faciliteer de directie en het management om deze rol op te pakken.

Recente publicaties

Ten slotte volgen de ontwikkelingen op het gebied van technologie en informatievoorziening elkaar in steeds hoger tempo op. De houdbaarheid van bestaande oplossingen staat hierdoor steeds meer onder druk vanwege de complexiteit en kosten die deze met zich meebrengen. Doorgaan op de langgeleden ingeslagen weg biedt niet langer garanties voor een houdbare en succesvolle informatievoorziening. Gemeenten moeten zich bezinnen op al deze ontwikkelingen en de wijze waarop zij hier mee om willen en kunnen gaan. Het gaat de komende jaren zeker nog voor ingrijpende verschuivingen en veranderingen leiden. Deze veranderingen gaan overigens veel nieuwe en aantrekkelijke mogelijkheden bieden, zowel voor gemeenten als voor burgers en bedrijven. Ton publiceerde al diverse artikelen rondom dit onderwerp. Deze zijn te vinden in zijn profiel op onze website.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.

Webinar trekkingsrecht PGB: Can we fix it?

Lees het gehele artikel

Telengy-adviseurs Jos van Dijk en Evelien van Deursen ondersteunen bij vragen over het trekkingsrecht dat door de SVB wordt uitgevoerd voor burgers die een Persoonsgebonden Budget (PGB) ontvangen in het kader van de Wmo of Jeugdwet. De uitvoering van PGB’s is, zoals inmiddels algemeen bekend, behoorlijk complex en verschillende gemeenten zoeken hulp om zich hierbij te laten ondersteunen.

Terugdringen oneigenlijk gebruik

Jos van Dijk vertelt wat hij in de praktijk zoal tegenkomt bij zijn bezoeken aan gemeenten: “Er worden aanzienlijk minder kosten gedeclareerd dan op basis van historische uitgaven werd verwacht. Dat leidt tot de voorzichtige conclusie dat één van de redenen om het trekkingsrecht PGB in te voeren, namelijk het terugdringen van oneigenlijk gebruik, geslaagd lijkt. Nogal wat gemeenten hebben moeite om alle herbeoordelingen van klanten die zijn overgekomen vanuit de AWBZ tijdig, d.w.z. voor 1 januari 2016, opnieuw te beoordelen. Dat betekent dat oude, vaak duurdere voorzieningen langer doorlopen dan de bedoeling is. Hierdoor komt de bezuinigingstaakstelling in de knel.”

Oplossingen voor allerlei vraagstukken

“Veel gemeenten overzien onvoldoende het totale administratieve proces, inclusief de rol van de SVB”, aldus Jos. “Dat leidt tot onterechte betalingen en onnodige kosten. De tijdrovende  samenwerking met de SVB, het niet goed geautomatiseerd uitwisselen van gegevens in het gewenste format met de SVB en het ontbreken van een gestructureerde, planmatige aanpak om knelpunten op te lossen zijn de problemen die zich het meest voordoen. Ook blijkt het handmatig verwerken van uitvallijsten een lastige klus. Vaak helpt het gemeenten inzicht te verschaffen in de aard en omvang van de problemen en samen met de gemeente een plan van aanpak op te stellen. Soms verdient de aansturing aandacht, soms ontbreken ‘handjes’ voor inklopwerk en soms is een nauwe samenwerking met de SVB op locatie een oplossing”.

Webinar PGB trekkingsrecht: Can we fix it?

Op dinsdag 1 december (15.00-15.45 uur) vond het webinar ‘PGB trekkingsrecht: Can we fix it?’ plaats, waarin Jos van Dijk en Evelien van Deursen ingingen op bovenstaande ontwikkelingen.

U kunt dit webinar terugkijken via de volgende link.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

Praktijklessen zaakgericht werken: het gaat om de organisatieverandering!

Lees het gehele artikel

Zaakgericht werken: je kan er talloze boeken over schrijven. Hoewel gemeenten al ongeveer 10 jaar bezig zijn met dit onderwerp, stranden nog steeds vele trajecten of maken zij op zijn minst niet de hoge verwachtingen waar. Hoe komt dit? En belangrijker: hoe kan het anders? Als praktijkprofessional doe ik een poging om een aantal ervaringen en lessen rondom de implementatiepraktijk van zaakgericht werken te duiden. Mijn belangrijkste les is dat het gaat om de toegevoegde waarde die u wilt bereiken voor uw organisatie: zaakgericht werken is een organisatieverandering en dient ook als zodanig benaderd te worden!

Organisatieverandering zaakgericht werken

Frictie tussen theorie en praktijk

Idealiter start de invoering van zaakgericht werken vanuit een brede visie zoals “grip krijgen op zaken” of “het realiseren van een betere dienstverlening”. De visies die ik langs zie komen, omarmen veelal het idee dat er een fundamentele verandering plaats gaat vinden. Vervolgens wordt de uitvoering vrijwel altijd neergelegd bij de afdelingen ICT of DIV/Archief. Dit betekent dat de implementatie, in al haar technische complexiteit, het doel wordt. Tegen de tijd dat er een werkende omgeving staat is het momentum, dat in het begin in de organisatie is gecreëerd, vaak alweer verdwenen. Aanhaken bij de vakafdeling om de processen goed in te richten is dan vanuit ICT-perspectief erg lastig. Het blijft hooguit bij een aantal quickwins en plannen om elk jaar een paar zaaktypes door te ontwikkelen.

Techniek én organisatieverandering

Kortom, de invoering van zaakgericht werken is een complex en langdurig traject, waarbij een lange adem nodig is en kennis en kunde van zowel techniek als organisatieverandering. De complexiteit van de techniek kan o.a zitten in het grote aantal ingewikkelde koppelingen. Hoewel kennis van de techniek en informatiestromen (processen) dus belangrijk is, dient de organisatieverandering echter te allen tijde voorop te staan; biedt het nieuwe (zaakgerichte) werken ook daadwerkelijk toegevoegde waarde voor de organisatie? Dit is de daadwerkelijke implementatie. De uitdaging in het verandertraject wordt bepaald door de combinatie van: [lengte van het traject] * [sterke technische component] * [breedte van de verandering]; het is een andere manier van werken en het raakt iedereen!

Praktijkervaringen

Hieronder volgen een aantal van mijn ervaringen uit de praktijk voor de invoering van zaakgericht werken binnen uw gemeente, met een knipoog naar de rode draad in deze projecten: de VERANDERING:

  • Visie

Zorg dat de toegevoegde waarde van zaakgericht werken helder is (het doel en wat je wilt bereiken) en zorg voor een ‘leading team’ zaakgericht werken, met stevige wortels in het MT dat de rode draad bewaakt gedurende het gehele traject.

  • Etappes

Zorg voor een duidelijke fasering van het traject door middel van ‘etappes’; hak de invoering van zaakgericht werken in fases (visie en planvorming, technische implementatie, organisatorische implementatie en doorontwikkeling). Het project is pas klaar als het geheel klaar is, maar vier de tussentijdse successen met de betrokkenen.

  • Realiteit

De technische implementatie kost vaak (te) veel tijd (als een van de leveranciers een nieuwe release moet uitbrengen om te kunnen koppelen, ben je al snel een paar weken verder): vermoei de organisatie daar niet mee. Betrek pas de toekomstige gebruikers als er reëel zicht op een opleverdatum is. Piek niet te vroeg!

  • Ambassadeurs

Zorg voor betrokkenheid binnen alle geledingen van de organisatie bij de uitwerking van zaakgericht werken en de inrichting van het zaaksysteem. Werk met ambassadeurs, key-users en/of werkplekcoaches. Op deze wijze sta je beter in contact met de organisatie en kan je sneller en beter bijsturen.

  • Nastreven principes

Hou vast aan de principes van zaakgericht werken en blijf het gestelde doel nastreven. Ook bij enige weerstand (en ja, die zal er zijn). Maar ga vooral pragmatisch om met allerlei uitzonderingen; het systeem moet de organisatie en haar medewerkers optimaal ondersteunen bij de uitvoering van hun taken.

  • Doorontwikkeling

Zorg voor een overvloedige werkplekondersteuning tijdens de uitrol. Dit helpt mensen over de drempel en voorkomt verkeerd ingeslepen gebruik en fouten. Correcties kosten tijd en geld! Zorg ook voor capaciteit bij de ontwikkelaars na ingebruikname, zodat je kleine aanpassingen direct kunt uitvoeren. Dit vermindert de weerstand en vergroot de acceptatie.

  • Enthousiasmeer

Zorg voor een enthousiast ‘team zaakgericht werken’ met stevige wortels in het MT, dat vernieuwend en ‘out of the box’ durft te denken. Hou niet vast aan bestaande waardes maar durf te vernieuwen. Kijk naar de veranderende wereld om ons heen en verander mee.

  • Realisatie

Hanteer het Big Bang-principe voor de livegang; werk met een eenvoudig generiek procesmodel en rol dit direct uit voor zoveel mogelijk zaaktypen. Start basaal, ontwikkel door na de livegang en communiceer hier duidelijk over. Het specificeren van zaaktypen volgt later!

  • Interne processen

Neem ook de interne processen mee (beleid, projecten, etc.). Zo ontstaat er een eenduidige organisatiebrede werkwijze en is alle informatie eenduidig terug te vinden. De pragmatiek heeft voorrang op de zuivere theorie van zaakgericht werken. Aansluiting bij de beleidsafdeling is hierbij van levensbelang.

  • Nut

Hanteer de waarom-vraag bij de inrichting van het generieke proces: waarom doen we de dingen zoals we ze doen? Denk hierbij aan de Lean-principes van verspilling: als een stap of handeling geen toegevoegde waarde heeft, laat het dan weg!

  • Gebruikers

Gebruikers bepalen uiteindelijk het gebruik van het systeem. Monitor het gebruik van het nieuwe systeem (waar gaat het fout?) en gebruik deze input voor het nog beter ondersteunen van de gebruikers en het bijschaven van het systeem. Als de gebruiker geen gemak van het systeem ervaart, wordt het systeem niet (optimaal) gebruikt!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten via tel. nr. 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Telengy in VNG-expertpool PGB Trekkingsrecht

Persoonlijke zorg
Lees het gehele artikel

De invoering van het PGB trekkingsrecht is niet vlekkeloos verlopen, waardoor bij veel gemeenten herstelwerkzaamheden nodig zijn. Daarbij komt dat er dit jaar een groot aantal herbeoordelingen plaats dient te vinden. Ondertussen zitten gemeenten midden in een transformatieproces voor de drie decentralisaties in het sociaal domein. Om gemeenten maatwerkondersteuning te bieden is de VNG vanaf 20 oktober jl. gestart met de ‘Expertpool PGB Trekkingsrecht’, van waaruit aangesloten adviseurs kunnen worden ingeschakeld door gemeenten. Telengy participeert in deze expertpool met drie ervaren adviseurs.

De werkwijze

De ondersteuning vanuit de expertpool richt zich voornamelijk op de herbeoordelingen en de herstelactiviteiten voor het PGB trekkingsrecht. De werkwijze is conform het Ondersteuningsteam Decentralisaties: gemeenten kunnen hun aanvraag indienen bij het Ondersteuningsteam PGB Trekkingsrecht. De accountmanagers van het ondersteuningsteam zetten de aanvraag door naar een inhoudelijke expert. Afhankelijk van de vraag kan advies of ondersteuning worden geboden op locatie.

Telengy ondersteunt

Telengy biedt drie adviseurs aan voor de expertpool PGB trekkingsrecht, te weten: Evelien van Deursen, Jos van Dijk en Ton de Wit. Deze drie adviseurs hebben de nodige ervaring in het sociaal domein en in het bijzonder kennis van het PGB trekkingsrecht. Evelien van Deursen, die sinds anderhalf jaar fungeert als projectcoördinator voor de invoering van het PGB trekkingsrecht en de herstelacties voor de SVB binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch, geeft aan: “Ik neem graag deel aan deze expertpool, omdat ik gemeenten zie worstelen met de problematieken en inmiddels merk dat ik snel weet te schakelen op dit gebied. Overzicht hebben en houden op huidige problematieken, de eigen administratie en herstelacties is essentieel.”

Jos van Dijk heeft de coördinatie van de PGB-projecten verzorgd voor de gemeente Stein en doet dit nu ook voor de gemeente Beek. “Het gaat hierbij om het betalingsverkeer, waarbij valt te denken aan toekenningsberichten, budgetten, onder- en overbesteding budgetten en de informatievoorziening naar burgers en bestuur. Ik vind het leuk om kennis over te dragen en mensen te helpen uit lastige situaties te geraken.”

Pragmatische oplossingen

De VNG streeft naar een expertnetwerk dat bestaat uit deskundigen met verschillende kennis en ervaring, zodat er sprake is van een complementair aanbod aan gemeenten. Gezien de vele ontwikkelingen en praktische belemmeringen is het van belang om te zoeken naar pragmatische oplossingen. “Soms is het ad hoc oplossen van een concreet probleem belangrijker dan het streven naar de ideale, structurele oplossing. Dat vergt enerzijds creativiteit en overzicht en anderzijds goede afstemming met de direct betrokken specialisten”, aldus Ton de Wit.

Meer weten?

Wilt u meer weten of heeft uw gemeente op korte termijn ondersteuning nodig bij de werkzaamheden rondom het PGB trekkingsrecht? Onze adviseurs helpen u graag verder. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Lemmen, commercieel manager van Telengy, via 06 50 43 15 77 of via m.lemmen@telengy.nl.

U neemt direct contact op met het Ondersteuningsteam PGB trekkingsrecht via tel. nr. 070 373 83 93 of via e-mail: otpgb@vng.nl.

Alle gemeenten aangesloten op Softwarecatalogus

Lees het gehele artikel

De GEMMA Softwarecatalogus zit inmiddels op versie 4. Hiermee is het voor gemeenten nu mogelijk sturingsinformatie te ontsluiten met een handig dashboard.

Vanaf het ‘Work in Progress’- congres van KING in maart 2014 hebben gemeenten de mogelijkheid hun applicatielandschap te registreren in de GEMMA Softwarecatalogus. 15 maanden na de lancering hebben alle 393 gemeenten een account voor de Softwarecatalogus en hebben veel gemeenten de Softwarecatalogus al behoorlijk gevuld. “Een mooie mijlpaal, gerealiseerd in een relatief korte tijd” aldus Dirk Moree, accountmanager en lid van het team van de Softwarecatalogus. “Gemeenten hebben dit instrument, ontstaan binnen het NUP-programma, snel geadopteerd omdat het veel voordelen biedt”.

Mark Backer, als architect betrokken bij de Softwarecatalogus en de GEMMA-architectuur: “Het belangrijkste voordeel is inzicht en overzicht in het eigen applicatielandschap, met diverse visualisaties zoals architectuur- en Sociaal Domeinplaten. De Softwarecatalogus verbindt tevens het softwareportfoliobeheer met veel informatievoorzieningsvraagstukken. Voorbeelden zijn de decentralisaties in het Sociaal Domein, de aansluiting op Landelijke Voorzieningen zoals MijnOverheid en de mate waarin leveranciers standaarden ingebouwd hebben of gepland hebben dat te doen.“

Resultaatsturing

Vooral op het laatste gebied is door KING inmiddels veel bereikt. Door middel van leveranciersmanagement wordt gestuurd op het aantoonbaar voldoen aan standaarden. Daarvoor biedt de Softwarecatalogus samen met de Compliancy Monitor de juiste mogelijkheden aan gemeenten en leveranciers die applicaties aan elkaar willen koppelen. Gemeenten kunnen in de Softwarecatalogus ook collega-gemeenten vinden waar koppelvlakken reeds succesvol geïmplementeerd zijn. Deze informatie wordt ook door het Bureau Forum Standaardisatie mede als bron gebruikt voor rapportage over de adoptie van open standaarden bij gemeenten.

Samenwerkingsverbanden

Naast individuele gemeenten kunnen ook samenwerkingsverbanden de Softwarecatalogus gebruiken. Zo kan bijvoorbeeld bij shared service centra en ambtelijke fusies inzicht in mogelijke harmonisatie van applicaties verkregen worden. Maar ook samenwerkingen in het Sociaal Domein en belastingsamenwerkingen kunnen het instrument gebruiken. De aangesloten gemeenten houden daarbij zelf ook inzicht in de applicaties die bij de samenwerkingsverbanden gebruikt worden.

Screenshot Softwarecatalogus 1Screenshot Softwarecatalogus 2

Jeroen de Ruig, projectleider Softwarecatalogus: “Gemeenten krijgen met de Softwarecatalogus steeds meer hulp bij hun informatiekundige vraagstukken. Sinds release 4.0 is er een dashboard waarmee direct antwoord wordt gegeven op bepaalde vraagstukken, zoals: Welke pakketversies in mijn applicatieportfolio worden niet meer ondersteund? Welke pakketversies in mijn applicatieportfolio voldoen aan zogenaamde eindproduct-standaarden, waarmee het eenvoudiger wordt om gegevensuitwisseling tussen twee verschillende applicaties te realiseren?”

Inkoopondersteuning

Ook nieuw in de Softwarecatalogus is de functie ‘inkoopondersteuning’. Gemeenten zijn vaak op zoek naar een nieuwe applicatie voor een bepaalde functie. De functie inkoopondersteuning helpt gemeenten met het selecteren van het pakket dat het beste aan bepaalde standaarden voldoet. Ook het opstellen van een bestek of uitvraag wordt eenvoudiger. Na selectie van het type applicatie (ofwel de ‘referentiecomponent’) wordt met een druk op de knop een standaardtekst gegenereerd, met daarbij een opsomming van de verplichte en aanbevolen standaarden. Deze tekst kan bijna één op één worden overgenomen in het bestek c.q. de offerteaanvraag.

Screenshot Softwarecatalogus 3

Doorpakken

Het dashboard wordt de komende tijd verder uitgebreid. De functionaliteit werkt alleen goed als gemeenten hun applicatieportfolio actueel houden in de Softwarecatalogus. Registreren wordt in de volgende release nog eenvoudiger. Gemeenten krijgen net als leveranciers een kopieerfunctie. Hiermee kan heel gemakkelijk een nieuwe versie van een pakket worden opgevoerd, inclusief het meenemen van de reeds geregistreerde koppelingen naar die laatste versie. Ook krijgen de leveranciers de mogelijkheid om aan te geven welke pakketversies in productie zijn bij gemeenten. De betreffende gemeenten ontvangen dan een signaal. Door het signaal te accepteren wordt eenvoudig de betreffende pakketversie opgevoerd in het applicatieportfolio van de gemeente.

De komende tijd gaat de werkgroep Softwarecatalogus, waarin diverse gemeenten vertegenwoordigd zijn, verder uitwerken hoe gemeenten nog beter kunnen worden gefaciliteerd in informatiekundige vraagstukken. Heeft u ideeën hierover? Laat het ons weten via een mail naar: softwarecatalogus@kinggemeenten.nl. Zie ook de Softwarecatalogus-website.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy en werkzaam voor KING, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: dirk.moree@kinggemeenten.nl.

‘Vaarwel blauwe envelop’ biedt kansen voor aansluiting Berichtenbox

Lees het gehele artikel

Berichtenbox 1

De afgelopen periode kan het je bijna niet ontgaan zijn: de 100 jaar oude blauwe envelop gaat verdwijnen. De Belastingdienst gaat brieven meer en meer via de Berichtenbox versturen en op termijn kun je als burger alleen nog via die Berichtenbox brieven ontvangen van de Belastingdienst. De huidige campagne van de Belastingdienst zal leiden tot een toenemend aantal burgers dat gebruik gaat maken van de Berichtenbox. “En dat biedt weer kansen aan gemeenten”, aldus Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy.

Op de goede weg

Nu is de dekkingsgraad voor het gebruik nog ongeveer 2 op de 10 brieven bij 1,8 miljoen burgers met een account op de Berichtenbox. Dat betekent dat 2 van de 10 brieven digitaal gepost kunnen worden, maar dat de resterende 8 nog via de traditionele brievenbus gaan. Sinds de start van de publiciteitscampagne op 14 oktober jl. zien we op sommige dagen al drie keer zo veel aanmeldingen voor de Berichtenbox dan voorheen. Dat zijn direct ook potentiële digitale brievenbussen voor gemeenten en samenwerkingsverbanden. Het wordt dus steeds interessanter om aan te sluiten.

Nu aanmelden loont

Voor organisaties die nog niet zijn aangemeld, is het van belang om nu vaart te maken. Dat heeft namelijk te maken met de aanmeldprocedure van nieuwe organisaties. De organisatie wordt opgenomen in de lijst met aangesloten organisaties zodra het aanmeldformulier is ingediend. Echter, de nieuw aangesloten organisaties beginnen met 0 burgers als gebruiker. De burger telt pas mee als abonnee van de Berichtenbox nadat hij of zij de nieuwe organisatie heeft opgenomen in zijn of haar MijnOverheid. Dat gebeurt door een inlogscherm te accorderen met nieuwe organisaties sinds de laatste keer dat de burger heeft ingelogd op MijnOverheid. De burger kan namelijk zelf bepalen of hij/zij berichten wil ontvangen via de Berichtenbox van andere overheidsorganisaties door het vinkje bij een organisatie aan te laten staan of uit te zetten. Alleen de Belastingdienst kan de burger niet ‘uit’ zetten.

Berichtenbox 2

Omdat de Belastingdienst zo fors investeert in het benutten van de Berichtenbox, is het juist nu relevant om zo snel mogelijk op de aansluitlijst te komen. De kans dat burgers gaan inloggen op MijnOverheid en daarmee de nieuw aansluitende organisatie activeren voor het verzenden van post via de Berichtenbox is de komende periode veel groter. Dat maakt de businesscase voor verzending via de Berichtenbox lonend.

Hoge verwachtingen

De verwachting is dat er eind 2015 een verdubbeling van het aantal abonnees is gerealiseerd en medio 2016 nogmaals een verdubbeling volgt. Dat betekent in relatief korte tijd dat in plaats van 2 brieven straks waarschijnlijk tussen 6 tot 8 van de 10 brieven digitaal aangeboden kunnen worden via de Berichtenbox. Met een potentiële besparing van 1 euro per digitaal verzonden document toch een mooie opsteker!

Berichtenbox 3

Meer weten?

Meer weten? Ga naar de website van Logius via de volgende link of volg een training of webinar. Voor meer algemene informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Terugblik Kennisplatform Organisatieontwikkeling

Lees het gehele artikel

Op 17-18 september kwamen bij de gemeente Nunspeet 10 gemeentemanagers bij elkaar in het Kennisplatform Organisatieontwikkeling om zich te buigen over de vraag: “Heeft het KCC nog toekomst?”

Peter Ruijters van NCOD trapte af met de stelling dat veel KCC’s ten dode zijn opgeschreven omdat:

  1. het vaak niet veel meer is dan burgerzaken plus receptie en telefonie en omdat het dan;
  2. een drempel is om toegang te krijgen tot de echte dienstverlening;
  3. het KCC het afvoerputje van de organisatie is en;
  4. het KCC slechts een verbindingsofficier is tussen lokale en regionale diensten zonder een gezamenlijk dienstverleningsconcept.

De toon was gezet! Als je dat dus wél goed regelt, hebben een KCC én gemeentelijke dienstverlening wel degelijk toekomst. Ook werd duidelijk dat als het KCC een geïsoleerde afdeling is, deze gedoemd is te sneuvelen. De totale gemeente als KCC, dát moet de insteek zijn. Ook zien we bij de KCC’s steeds zwaardere en complexere taken; immers veel kan digitaal en dan is de burger je goedkoopste medewerker (net zoals bij banken, reisbureaus, etc.). Dat dit een groot effect op de omvang en de aard van het personeelsbestand zal hebben, is geen vraag maar een feit. Dienstverlening wordt een combinatie van hostmanship en selfservice. Dit beeld werd ’s avonds bevestigd door Desiree van de Wiel, projectleider KCC bij de gemeente Best. Zij vulde dat aan met vele praktische ervaringen. Ook hier met de nadruk op de integrale aanpak (organisatie, processen, houding & gedrag en ICT), waarbij de keten zo sterk is als de zwakste schakel. Hospitality is iets van elke ambtenaar en niet alleen van het KCC. Desiree: “Best heeft al meer dan drie jaar een KCC en nog steeds is er elke dag aandacht nodig om de beste dienstverlening te bieden”.

Dat het KCC niet het alleenrecht heeft op effectieve dienstverlening betoogde Björn van den Brink, gemeentesecretaris van de gemeente Wierden. Wierden heeft geen KCC, maar een publieksplein waar alle vakgerichte balies gesitueerd zijn. Hiermee scoort Wierden als dienstverlener in de top van de gemeenten. Zo kan het dus ook, als je maar gelooft in de aanpak, die consequent doorvoert en steun hebt vanuit bestuur en MT.

Tijdens het derde dagdeel bleken de drie inleiders het nodige los te hebben gemaakt bij de deelnemers: Van eye-openers tot echt ‘out-of-the-box’ inzichten. Die inzichten werden nog eens aangevuld met twee praktijkcases vanuit de gemeenten Kapelle en Oldebroek. Bij de afronding van deze meeting gaven de deelnemers aan dat hun gedachten behoorlijk ‘gestretched’ zijn en dat ook duidelijk is dat er óók bij de dienstverlening meerdere wegen naar Rome leiden. Met elkaar is bepaald dat de volgende bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling plaatsvindt op 10 en 11 maart 2016 in Oldebroek. Het thema: Strategische Personeelsplanning bij gemeenten.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeenten met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen en vindt plaats op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 14 bijeenkomsten namen steeds 10-15 managers deel, waardoor de kosten tussen de € 250,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning van de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in de bijeenkomst van 10-11 maart 2016 neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Telengy trotse sponsor Special Olympics 2016

Winnende sporter Special Olympics
Lees het gehele artikel

Het duurt nog even, maar op 1, 2 en 3 juli 2016 vindt in Nijmegen, Groesbeek en Wijchen het grootste landelijke sportevenement voor mensen met een verstandelijke beperking plaats: de ‘Special Olympics Nationale Spelen’. Zo’n 2.500 sporters en 1.000 begeleiders zijn drie dagen actief in 18 verschillende sporten. Voor de organisatie van Special Olympics 2016 is een stichting opgericht. Henk Albers, partner en adviseur bij Telengy, bekleedt de functie van vice-voorzitter van deze stichting. Daarnaast is er de steun van vele vrijwilligers en coaches. Net als bij de Olympische Spelen is er een openings- en sluitingsceremonie. In het Special Olympics Dorp brandt drie dagen lang de Special Olympics vlam.

Henk Albers over de impact van de Special Olympics 2016 op de regio: “De zomer van 2016 staat in de regio Nijmegen in het teken van verschillende grote sportevenementen: de honderdste editie van de Vierdaagse van Nijmegen (wandelen), de doorkomst van de Giro van Italië (wielrennen) en daarnaast de Special Olympics Nationale Spelen. Grote evenementen die goed op elkaar afgestemd moeten worden qua logistiek, veiligheid, vervoer, overnachtingen, etc. Het zal bruisen in Nijmegen, Groesbeek en Wijchen volgend jaar!”

Telengy is een trotse sponsor van de Special Olympics 2016. Diverse Telengy-collega’s zijn inmiddels betrokken bij het evenement en helpen de organisatie waar mogelijk. Henk Albers over de betrokkenheid van Telengy bij Special Olympics 2016: “Partners en medewerkers van Telengy hebben naast hun grote passie voor het ondersteunen van gemeenten bij allerlei vernieuwingen ook oog voor andere maatschappelijke ontwikkelingen. Het mogelijk maken van sporten voor mensen met een verstandelijke beperking is daar een voorbeeld van. Nadat ik bestuurslid werd van de organiserende stichting was het ook niet verwonderlijk dat mijn collega’s dat voorbeeld volgden. Naast een financiële bijdrage aan Special Olympics willen we ook de handen uit de mouwen steken en daar waar mogelijk de organisatie van Special Olympics helpen.”

De steun van vrijwilligers en coaches is van onschatbare waarde. Bent u bereid om de organisatie van Special Olympics 2016, in welke hoedanigheid dan ook, te helpen? Neem dan contact op met Henk Albers via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: henk@specialolympics2016.nl Wilt u op de hoogte blijven van alle actualiteiten rondom de Special Olympics 2016? Meld u dan aan voor de maandelijkse nieuwsbrief via de volgende link. Meer informatie over Special Olympics 2016 ontvangt u via de promotievideo hieronder.

Stein legt basis voor digitaal en zaakgericht werken

Gemeentehuis Stein
Lees het gehele artikel

Gemeente Stein is in 2014 een traject gestart om organisatiebreed zaakgericht en digitaal te gaan werken. De gemeente verkeerde in zwaar weer, kreeg ‘code rood’ in een Berenschot rapport, en een transitietraject werd ingezet om het tij te keren. Digitaal en zaakgericht werken werd onderdeel van de transitie, met als voornaamste doel weer grip te krijgen op zaken.

De impact van digitaal en zaakgericht werken voor de organisatie is groot; het betekent een andere manier van werken voor bijna alle medewerkers, van DIV tot de beleidsafdelingen. De ervaring leert echter dat het voortraject -het leggen van alle technische koppelingen- nogal wat tijd en moeite kan kosten. Derhalve hebben we de organisatie nog ‘even met rust gelaten’, …en dat was maar goed ook.

Om een toekomstvaste omgeving neer te zetten is gekozen om te koppelen via de ‘koninklijke weg’, oftewel volgens de KING-standaarden. De gegevens- en documentoverdracht zal plaatsvinden via de nieuwe Zaak-DMS koppeling en de al even nieuwe standaard documentcreatieservices. Daarmee is in theorie een prachtige architectuur gecreëerd tussen het zaaksysteem (CZA van leverancier PinkRoccade Local Government), het DMS (iDocuments van PinkRoccade Local Government), het sjablonenpakket (Smartdocuments) en de taakspecifieke applicatie voor vergunningen (Squit XO van Roxit). Net als de situatie bij de gemeente Best van vorig jaar leert de praktijk ons dat, ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld,  de ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe kunnen leiden dat de gegevensuitwisseling niet altijd goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de grip op zaken vergroten.

Ook reden voor de gemeente Stein om eind 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken en mee te doen aan de Winstpakker Documentcreatie. Hierin is KING samen met de gemeente en de leveranciers om de tafel gegaan en is gekeken wat in de praktijk nodig is om de gewenste gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Onlangs was het zover en is de praktijkbeproeving voor beide leveranciers (PinkRoccade Local Government en Smartdocuments) in deze combinatie geslaagd. Met deze koppeling worden gegevens die door de gemeente vastgelegd zijn, in de zaakapplicatie automatisch doorgegeven aan de sjablonenapplicatie voor het maken van het document. Dit werkt efficiënt, en de foutenkans neemt af. Doorontwikkeling op deze standaard is wat de gemeente Stein betreft gewenst, want men wil ook graag dat de wijzigingen gecontroleerd plaatsvinden.

In het speelveld tussen de verschillende leveranciers, de wensen van de gemeente en de standaarden van KING, fungeert Telengy-adviseur Monique Verbeeten als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de juiste omgeving. Daarbij steeds het eindresultaat voor ogen houdend; digitaal en zaakgericht werken, grip op zaken, volgens de standaard architectuur.

Eind juli wil de gemeente Stein operationeel zijn met het organisatiebreed digitaal en zaakgericht werken. De technische fase is nu grotendeels afgerond, de laatste puntjes op de i worden gezet met betrekking tot de inrichting van de processen. Er wordt gestart met één generiek proces voor bijna alle zaaktypes, aangevuld met contracten en het bestuurlijke besluitvormingsproces. Alle aandacht gaat nu uit naar de verandering voor de organisatie. Je zou het bijna vergeten…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

LEAN Green Belt voor aantal Telengy-adviseurs

Lees het gehele artikel

Een aantal adviseurs van Telengy heeft zich onlangs gecertificeerd voor de LEAN Green Belt. De Green Belt training is de meest gevolgde training om zelfstandig projecten op het gebied van Lean & Six Sigma uit te voeren.

Lean green belt

Processen Lean maken

Telengy heeft zich toegelegd op deze methode omdat we bij onze opdrachtgevers steeds meer de wens en noodzaak zien om processen verder te vereenvoudigen. Middels deze kennis worden onze adviseurs completer in hun persoonlijke dienstverlening en referentiekader. Tevens zijn zij hierdoor in staat om iedere situatie onze relaties direct te voorzien van een advies hoe de dagelijkse praktijk in eenvoudige processen kan worden geborgd.

Zie ook onze publicatie lean management in 100.000+ gemeenten

Voor een VOG niet meer de deur uit!

Lees het gehele artikel

Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, wil graag zo effectief mogelijk werken en op een moderne manier bereikbaar zijn voor klanten. Vandaar dat Justis een webapplicatie heeft laten ontwikkelen waarmee een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) plaats- en tijdonafhankelijk kan worden aangevraagd. Organisaties loggen in met eHerkenning, waarmee de veiligheid en betrouwbaarheid is gegarandeerd. Zie voor een uitgebreide beschrijving de site Goed Opgelost.

VOG

Steeds meer VOG-aanvragen digitaal

Het deels digitaal aanvragen van een VOG was al wat langer mogelijk, maar met de webapplicatie gaat voor sommigen onder ons een lang gekoesterde wens in vervulling. Al in 2005 hebben Indra Henneman en Peter ter Telgte bij EGEM werk gemaakt van het digitaal aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Waren in 2006 nog 277.000 bezoekjes aan het gemeentehuis nodig, inmiddels krijgt Justis circa 700.000 aanvragen per jaar. Het plaats- en tijdonafhankelijk aanvragen scheelt toch een gang van 700.000 ‘postbodes’ naar het gemeentehuis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy en accountmanager MijnOverheid bij Logius, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.