Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

De nieuwe gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 ontstaat uit Nuth, Schinnen en Onderbanken de nieuwe gemeente Beekdaelen. Telengy is gevraagd om voor deze nieuwe gemeente een integrale visie informatisering en automatisering op te stellen. De komende maand zullen onze adviseurs hieraan bijdragen. Dit adviestraject wordt vanuit Telengy aangestuurd door Henk Albers en Ad van Dijck.

Gemeente Beuningen

Binnen de gemeente Beuningen heeft de afgelopen jaren een behoorlijke organisatieverandering ondervonden. Inmiddels staat de organisatie en is de tijd gekomen om op diverse onderdelen van de organisatie een doorontwikkeling in te zetten. Peter ter Telgte is gevraagd om de gemeente bij te staan bij de doorontwikkeling van het I-team. Hij wordt hierin bijgestaan door Wouter Le Febre.

Gemeente Heerlen

Ger Manders is aangesteld als manager Informatievoorziening bij de gemeente Heerlen. De komende maanden vervult hij deze functie en zal hij samen met zijn team werken aan een efficiënte informatieorganisatie.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft Ron de Vet aangesteld als teamleider Informatie & Gegevensbeheer. De komende periode (6 tot 12 maanden) zal hij de gemeente samen met zijn team verder ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Kim Lenders

Per 1 mei 2017 ben ik werkzaam als adviseur bij Telengy. Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in hoe en waarom informatie wordt gedeeld in onze maatschappij en welke invloed dit heeft, dus een master Communicatie- en Informatiewetenschappen voelde als een logische keuze. Tijdens deze studie is mijn interesse gewekt voor vraagstukken met betrekking tot bedrijfscommunicatie en informatiestromen binnen organisaties in tijden van constante, doordravende digitale ontwikkelingen. Als vervolgstap heb ik daarom gekozen voor een traineeship Informatiemanagement. Tijdens dit traject heb ik ook de opleiding ‘Informatiemanagement voor de praktijk’ gevolgd, waar ik onder andere heb geleerd hoe complexe vraagstukken kunnen worden aangepakt met behulp van design thinking.

Door de werkervaring die ik tijdens mijn traineeship heb opgedaan, heb ik van dichtbij gezien hoe complex en dynamisch de wereld van informatiemanagement bij overheidsinstellingen is. De technologische ontwikkelingen vliegen ons om de oren en deze vragen veel van medewerkers: ze moeten zich nieuwe technologieën eigen maken, anders leren kijken naar hun manier van werken (burger centraal) en inzicht krijgen in totale werkprocessen waarbij ze afhankelijk zijn van collega’s en samenwerken centraal staat. Naast de investering in ICT mag de menselijke factor dus niet vergeten worden. De relatie tussen deze twee factoren is wat mij ontzettend intrigeert: hoe zorg je voor een goed systeem en een goede inrichting van werkprocessen die bij je organisatie past? En hoe zorg je er vervolgens voor dat dit systeem ook goed gebruikt wordt en voordelen biedt aan burgers en bedrijven?

Naar mijn idee is er nog heel veel mogelijk en staan we pas aan het startpunt van een nieuwe digitale overheid. We hebben geen gerichte handleiding die ons vertelt hoe we deze ontwikkelingen aan moeten pakken en dat maakt deze uitdaging voor mij zo interessant. Het fascineert mij om te zien hoe anders elke organisatie weer is, ondanks dat overheidsinstellingen veel hetzelfde werk verrichten.  Elke organisatie heeft haar eigen doelen, werkprocessen en medewerkers en daardoor andere interne en externe factoren die organisatieontwikkelingen beïnvloeden. Het is de kunst om deze factoren helder te krijgen en op de juiste manier aan te pakken. Een kunst waar ik me graag verder in verdiep.

Ik ben een realist, ik bekijk situaties met een kritische en onderzoekende blik en maak deze overzichtelijk. Dit samen met mijn frisse blik in een wereld die net voor mij open gaat, maakt mij geschikt om samen met organisaties de uitdaging aan te gaan!

Telengy ondersteunt mij hierbij door me de mogelijkheid te geven om me verder te ontwikkelen binnen het vakgebied door werkervaring op te doen, met ervaren adviseurs samen te werken en opleidingsmogelijkheden aan te bieden. Ik ben dan ook ontzettend enthousiast om hier aan de slag te gaan!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl

Teuntje Brouns

Tijdens mijn studietijd ben ik in aanraking gekomen met verandertrajecten met het snijvlak ICT binnen de lokale overheid. Wat mij in deze trajecten sterk aantrok was het oog voor de gebruikersorganisatie bij de informatievoorziening. Daarnaast de aandacht voor de menselijke kant bij de implementatie van deze systemen. Je kan nog zulke dure software hebben aangeschaft maar sluit deze wel aan op het doel, de informatiebehoefte? Is de informatievoorziening zo ingericht, dat de medewerkers op de juiste manier worden geïnstrueerd en werkt het ook?

Ambitie in informatiemanagement

Na een aantal jaren ervaring te hebben opgedaan in diverse functies op het gebied van procesoptimalisaties en digitalisering in het publieke en sociaal domein, merkte ik dat mijn ambitie en kwaliteiten in het informatiemanagement liggen. Na een traineeship information management ben ik sinds 1 april actief bij Telengy. Door deelname aan de Telengy Academy en kennisdeling met collega-adviseurs zal ik mij voortdurend kunnen en blijven ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail: t.brouns@telengy.nl.

Telengy is per direct op zoek naar een Medewerker Marketing & Sales! Heb je interesse? Lees dan verder en neemt contact met ons op.

Telengy adviseert en ondersteunt organisaties bij de dagelijkse bedrijfsvoering en de dienstverlening maar zeker ook bij het verbeteren daarvan. Partners van Telengy zijn overheden, uitvoeringsorganisaties en zorginstellingen. We slaan graag met onze relaties de handen ineen en maken van ideeën plannen en van plannen realiteit. Telengy is gewoon dóen.

Wij zijn op zoek naar een

Medewerker Marketing & Sales

In deze functie geef je inhoud aan de volgende activiteiten:

Marketingcommunicatie

• Je geeft mede invulling aan het marketingplan en voert in samenwerking de marketingacties uit.
• Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en actueel houden van ons intranet, internet en de beschikbare social media.
• Je schrijft wervende teksten en/of ondersteunt onze adviseurs daarbij.
• Je beheert ons productportfolio.
• Je beheert ons relatiebestand.
• Je bewaakt onze huisstijl.

Sales

• Je beheert de commerciële ‘trechter’ samen met de commercieel manager.
• Je geeft mede uitvoering aan alle mogelijke vormen van acquisitie.
• Je bereidt offertes voor en werkt deze verder uit samen met de commercieel manager.
• Je geeft opvolging aan uitstaande offertes.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau, richting marketingcommunicatie en/of commerciële economie.
• Je hebt ongeveer drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt affiniteit met de overheid, digitale dienstverlening, organisatieontwikkeling, informatietechnologie en het sociaal domein.
• Je hebt een excellente pen.
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten.
• Je bent een dienstverlener pur sang, proactief, assertief en creatief, zelfstandig, flexibel, accuraat en stressbestendig.

Interesse?

Heb je interesse in deze functie, dan kun je dat kenbaar maken door een korte motivatie en je CV te sturen aan Peter ter Telgte via een e-mail naar p.t.telgte@telengy.nl. Ook voor nadere toelichting kun je hem benaderen, via mail of telefonisch: 06 46 72 42 05.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Nu de decentralisaties in het sociaal domein hebben plaatsgevonden, brengen gemeenten de basis van de bedrijfsvoering verder op orde. Waar onder tijdsdruk heel veel ad hoc geregeld moest worden om de transities in het sociaal domein (Awbz naar Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) gedraaid te krijgen, is het nu tijd om goed te kijken naar de processen, governance en systemen.

Algemene beeld decentralisaties

Het algemene beeld over de decentralisaties is behoorlijk positief. Er lijkt zich een verschuiving van individuele naar algemene voorzieningen af te tekenen, maar goede cijfers daarover ontbreken nog. Het uitvoeren van de nieuwe taken verloopt over het algemeen zonder grote problemen. Het betrof een complexe operatie waarbij de continuïteit van de hulp niet in gevaar is gekomen. Wel is de samenwerking binnen de keten nog een punt van aandacht. De transformatie moet daarbij nog echt van de grond komen. Dit blijkt onder meer uit het overall rapportage sociaal domein 2015 van het Sociaal en Cultureel Planbureau, dat is gepubliceerd in mei 2016.

En bij de gemeente?

Een middelgrote gemeente (60.000 inwoners) vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt in oktober vorig jaar om als projectleider te ondersteunen bij het op orde brengen van de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Er was een lijst opgesteld vanuit een grote groep van betrokkenen met daarop alle verbeterpunten. Een enorme lijst met knelpunten: groot en klein en van ‘nice to have’ tot zeer urgent. De issues waren onder andere het ontbreken van een actueel klantbeeld, het onbetaald blijven van facturen, geen berichtenverkeer, geen borging van privacy, geen stuurinformatie, inefficiënte processen en onduidelijkheid over wie nu waarvoor verantwoordelijk is en welk mandaat daarbij hoort.

Wat hebben we gedaan?

Doordat de knelpunten zo met elkaar verweven waren, was het lastig om de situatie te doorgronden. Het was eerst zaak om te ordenen, af te bakenen en een goede prioritering te maken. We zijn daarom gestart met een sessie waarbij managers, coördinatoren en adviseurs van een afstand hebben gekeken naar de organisatie. We hebben dat gedaan aan de hand van de vier vensters op de organisatie, gebaseerd op SqEME-procesmanagement. Daarbij kijken we naar de kenmerken van de organisatie, de factoren die zorgen voor beweging in de organisatie, de vormgeving van de organisatie en hoe we de vinger aan de pols houden.

Vanuit die vier vensters hebben we op hoofdlijnen gekeken naar de visie, de structuur van de organisatie, de wijze waarop verantwoordelijkheid is belegd, berichtenuitwisseling, gegevensgebruik, wet- en regelgeving, systemen, competenties, procesinrichting en -monitoring. Dat gaf een scherp beeld van de huidige stand van zaken. Zoals een manager zei: ‘schokkend maar herkenbaar’. De gevoelde urgentie die daaruit sprak was de ‘drive’ om hier met elkaar mee aan de slag te gaan. Daarnaast was er de lijst met knelpunten. Die hebben we met alle betrokkenen geordend, geanalyseerd (hoe zijn deze ontstaan) en geprioriteerd.

Vervolg

De analyse heeft geleid tot een tweesporen-aanpak met het tegelijkertijd aanpakken van de acute uitdagingen en het verstevigen van het fundament. Het aanpakken van de acute uitdagingen betrof het op orde brengen van het klantbeeld en het berichtenverkeer, zorgen dat facturen tijdig betaald worden, het waarborgen van de privacy en zorgen voor management- en stuurinformatie. Het verstevigen van het fundament is gedaan op basis van de knelpuntenlijst. Daaruit bleek dat veel van de verbeterpunten te maken hebben met processen (verantwoordelijkheden, efficiency, samenwerking), sturing van de organisatie (proces- versus lijnverantwoordelijkheid, mandaat) en systemen (beschikbaarheid en functionaliteit, koppelingen, architectuur). De ontwikkelingen in samenhang zien er als volgt uit:

De prioriteiten 1 en 2 (facturatieproces en klantbeeld, privacy en stuurinformatie) worden direct projectmatig aangepakt. Het uitbouwen van het fundament via Processen, Governance en Systemen verloopt ook grotendeels langs die weg.

Waar staan we nu?

Vijf maanden later is er al veel bereikt. Het management heeft, geadviseerd door een team van kwaliteitsmedewerkers, beslissingen genomen die richting geven aan het oplossen van knelpunten en aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Op basis daarvan is het klantbeeld op orde gebracht door de aanschaf van een nieuw systeem, waarmee het berichtenverkeer voor Jeugd elektronisch wordt afgehandeld (voor Wmo was dit al het geval.) De informatie vanuit de systemen is gecheckt door de zorgaanbieders en de resultaten zijn vervolgens verwerkt. Met het op orde gebrachte berichtenverkeer blijft dit nu actueel. De achterstand in het facturatieproces is weggewerkt. Doordat de gegevens nu in orde zijn, worden zorgaanbieders tijdig en correct betaald. Op het vlak van privacy is geïnventariseerd welke acties moeten worden opgepakt. Het projectplan ligt klaar om opgepakt te worden. Wat betreft stuurinformatie is in beeld gebracht waaraan behoefte is.

Hoe verder?

Nu gaan we verder met de projecten en met de drie pijlers van het fundament: processen, governance en systemen. Er is een duidelijke richting bepaald hoe te komen tot procesverbetering. Met een brede delegatie van ketenbetrokkenen herontwerpen we het proces. De tussenresultaten stemmen we frequent af met het management. Ook met het college zal geregeld worden afgestemd. Spannend in dit project is wat dit uiteindelijk zal betekenen voor de structuur van de organisatie en voor de medewerkers. In dit project zullen we de transformatie-opgave heel concreet kunnen maken.

Daarnaast zijn we bezig om het preventieproces te ontwerpen. Sturing van de organisatie (governance) en systemen krijgen binnenkort aandacht.

Energie

Er is duidelijk een beweging ingezet waar de betrokkenen energie van krijgen. Waar de gemeente lang in de greep was van een kluwen van uitdagingen waarbij onduidelijk was waar te beginnen, is er nu een flow ontstaan om knelpunten weg te werken en het fundament te verstevigen. Mooi om te zien dat als er richting wordt geboden en beslissingen worden genomen de betrokken medewerkers in de organisatie enorm veel werk kunnen en willen verzetten en enthousiast zijn om resultaten te boeken. Dat dat zijn vruchten afwerpt, zien we nu elke dag!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Telengy start een onderzoek naar de stand van zaken rond beveiligd mailen bij gemeenten, belastingsamenwerkingen en omgevingsdiensten. Aanleiding voor het onderzoek is de hogere urgentie bij overheden om beveiligde gegevensuitwisseling met derden te organiseren zoals met de ketenpartners in het sociaal domein. Tevens worden overheden steeds vaker geconfronteerd met onveilig mailverkeer al dan niet leidend tot een informatielek.

Urgentie meer en meer zichtbaar

De urgentie van beveiligd mailen is op meerdere fronten zichtbaar. Bijvoorbeeld na onderzoek van Binnenlands Bestuur maar ook de opstart van de ‘Veilige E-mail Coalitie’ en recentelijk het onderzoek van de Rekenkamer Arnhem.

Weerbarstige praktijk

In theorie is beveiliging van e-mailverkeer snel en simpel te implementeren maar de praktijk is weerbarstiger. Diverse factoren kunnen een afremmende rol spelen, zoals een andere keuze in prioriteiten tussen ketenpartners, onvoldoende urgentie en/of te weinig kennis van potentiële oplossingen. Met het onderzoek trachten we een beeld te schetsen van de huidige situatie en de gewenste situatie en mogelijke verbetervoorstellen.

Brede uitvraag

Het onderzoek richt zich op mailverkeer binnen diverse beleidsterreinen zoals het fysieke domein, sociaal domein, lokale belastingen en natuurlijk het brede terrein van bedrijfsvoering en informatievoorziening. We willen natuurlijk zoveel mogelijk respondenten betrekken in ons onderzoek. De enquête wordt binnenkort landelijk verspreid. Wij vragen u dan ook dit onderzoek onder de aandacht te brengen bij uw verantwoordelijke collega’s op de diverse beleidsterreinen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Op maandag 30 januari is op kantoor van Telengy de workshop GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT georganiseerd. In totaal waren er 20 deelnemers aanwezig vanuit verschillende gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De centrale vraag: Wat is de meerwaarde van GIBIT en hoe kan deze set van voorwaarden door gemeenten geborgd worden in de organisatie?

Kennismaking met GIBIT

Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, verzorgde de opening van de workshop. Hij blikte kort terug op de succesvolle workshops leveranciersmanagement en de wens vanuit de deelnemers om hier een vervolg aan te geven met de GIBIT. Vervolgens namen Jeroen Schuuring en Peter Klaver van KING het stokje over voor hun eerste GIBIT-workshop in waarschijnlijk een lange reeks. Zij doken direct de inhoud in met een introductie en de achtergrond en structuur van de GIBIT: waarom en hoe is deze opgesteld? Een aantal deelnemers gaf hierbij aan dat zij al bekend waren met de GIBIT en dat zij deze voorwaarden al hadden doorgenomen. Eén deelnemer gaf te kennen dat de GIBIT-voorwaarden reeds zijn toegepast in één van de lopende aanbestedingstrajecten binnen de gemeente.

Vervolgens ging de groep plenair aan de slag met GIBIT en de wijze waarop deze in de organisatie geborgd kan worden. Aan de hand van 3 actuele aanbestedingen zijn specifieke inhoudelijke toelichtingen op GIBIT-voorwaarden bij de kop gepakt:

• Hoofstuk 2: Inhoudelijke toelichting algemeen
• Artikel 13: Aansprakelijkheid
• Artikel 17: Intellectueel eigendom
• Artikel 18: Toegang tot data

Met de GIBIT begint het pas!

De GIBIT is generiek, er wordt niet mee bepaald wát je inkoopt. Het intellectuele eigendom blijft altijd liggen bij de leverancier. Met de GIBIT ben je als gemeente niet klaar, het begint dan pas! Het is uiteindelijk een zwaarlijvig document geworden en veel artikelen zijn opgenomen om het ‘vangnet’ dat het GIBIT is, te versterken. Op een moment dat je als gemeente wat vergeet op te nemen in je programma van eisen, dan is daar GIBIT om je positie richting de leverancier een stuk sterker te maken. Het advies van KING: Blijf zelf nadenken over specifieke bepalingen die voor jouw situatie van toepassing zijn. Het verschil met de ARBIT is de volgorde van oplevering, oftewel de ‘lifecycle’. De GIBIT-modelovereenkomst kan beter worden geborgd doordat aan standaarden wordt voldaan.

Acties van morgen

Welke acties moet je morgen doen om ervoor te zorgen dat de GIBIT wordt geborgd in de organisatie op beleidsniveau, uitvoeringsniveau en wie betrekken? KING heeft daar zelf ook een beeld bij, maar is erg benieuwd naar de reacties en ervaringen van gemeenten. Vanuit de zaal kwam een aantal tips voor de praktijk: verwerk de GIBIT in de inkoopprogrammatuur, zorg dat je de inbedding op afdelingsniveau organiseert, of dat het wordt opgenomen in het inkoopbeleid door het gemeentebestuur. Daar sloot KING uiteraard bij aan: verweef de GIBIT in alle overeenkomsten en communiceer in de organisatie dat deze van toepassing is! Bij verlengingen of uitbreidingen ligt dan volgens de aanwezigen een uitdaging. Het zal slagen als alle gemeenten GIBIT omarmen.

Op het KING-congres in april wordt de contractgenerator voor GIBIT-overeenkomsten gelanceerd. Op die manier worden gemeenten geholpen om contracten te genereren. KING gaat verder aan de slag met meer kennissessies in het land. Handreikingen en FAQ’s zijn te vinden op de GIBIT-website van KING.

Meer weten?

Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

— Workshop GIBIT volgeboekt —

De workshop GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) van maandag 30 januari a.s. is inmiddels volgeboekt. Wilt u op de hoogte blijven van toekomstige workshops van Telengy? Abonneert u zich dan op onze nieuwsbrief Overheid in Beweging bovenaan deze pagina.

In november heeft Telengy een tweetal workshops georganiseerd met de titel: “Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn leverancier?”. Op basis van de ontvangen reacties is ons duidelijk geworden dat gemeenten een goede toepassing van dit onderwerp binnen de eigen organisatie van belang vinden. Daarbij heeft Telengy het signaal gekregen om aandacht te blijven geven aan de thema’s leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap. Een onderwerp waar KING/VNG al enige tijd mee bezig is, is de totstandkoming van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Telengy organiseert, in samenwerking met KING, een nieuwe workshop voor gemeenten over GIBIT en leveringsvoorwaarden in het algemeen. De workshop is bedoeld voor gemeenten die zich nadrukkelijk bezig (gaan) houden met de voorwaarden.

De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod:

• Achtergrond GIBIT – waarom en hoe opgesteld?
• Structuur van de overeenkomst
• Inhoudelijke toelichting
• Aan de slag met de GIBIT
• Borging binnen de organisatie

De workshop vindt plaats op maandag 30 januari 2017 in ons pand aan de Luchthavenweg 53 in Eindhoven. Ons inhoudelijke programma start om 13.30 uur en zal duren tot 17.00 uur. Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl. In de volgende nieuwsbrief Overheid in Beweging geven we een korte terugblik op de workshop.

In november heeft Telengy de workshop ‘Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn softwareleverancier?’ georganiseerd. 24 medewerkers van gemeenten kropen in de rol van accountmanager van de softwareleverancier. Achterliggend idee was om zich te verplaatsen in hun klant, de gemeente. Als ze dat goed deden, zou het bijdragen aan de klanttevredenheid, de omzet en de winst. Telengy-adviseur Harrie Gooskens heeft daar veel ervaring mee en ontwikkelde een workshop die een omgekeerd effect beoogt: een gemeente die de strategie van een leverancier beter kan doorgronden ter bevordering van het effectief onderhandelen, maar ook een gemeente die de argumenten van de leverancier beter kan beoordelen zodat de gemeente zich niet ‘met een kluitje in het riet laat sturen’.

De Gijzeling

Zo’n workshop is gebaat bij een gemeenschappelijk kennisfundament, in dit geval gebaseerd op de  Telengy-whitepaper ‘De Gijzeling’. Daarin wordt de marktwerking bij gemeentelijke software onder de loep genomen.

Businessmodel & case

In de inleiding zijn verschillende businessmodellen besproken, waarbij uitgebreid werd stilgestaan bij het specifieke businessmodel van een pakketleverancier. Aan de hand van een uitgewerkte businesscase kropen de deelnemers in de huid van de softwareleverancier, gevoed met een berekening van verschillende scenario’s met financieel-economische effecten van een investering in pakketsoftware en het terugverdienen daarvan. Toen het model een beetje duidelijk was, kon men aan de slag met de eerste groepsopdracht: ‘Verplaats je in het MT van een leverancier en probeer de aandeelhouder tevreden te stellen via een ander scenario en reken dat door’. Mede vanwege de beperkte tijd een pittige opdracht die een aantal goed doordachte en soms verrassende uitkomsten opleverde. Een enkeling had wat moeite met de businesscase, de meesten lieten echter zien dat creatief ondernemerschap niet is voorbehouden aan de leveranciers.

Conflictmanagement

In het tweede deel van de workshop werd ingegaan op geschillenpreventie en conflictmanagement in de relatie met een leverancier. Daarin kwam een stappenplan aan bod met acties die een gemeente het beste kan doorlopen om bij problemen aan het stuur te blijven zitten, zodat de rechtspositie niet verslechtert. Ook dat deel werd afgesloten met een oefening in groepen. Hiertoe was een verschil van inzicht met een leverancier uitgewerkt en diende elke groep een strategie te ontwikkelen, deze keer als gemeentelijk managementteam. Oefening baart kunst, want het ging de groepen goed af om geschillen bespreekbaar te maken en waar nodig het conflict niet uit de weg te gaan. Veel deelnemende gemeenten bleken al een fundament te hebben gelegd voor het beter organiseren van contractmanagement. Voor hen werd duidelijk hoe op dat fundament kan worden doorgebouwd aan professioneel opdrachtgeverschap.

Leveringsvoorwaarden en geschilbeslechting

Tenslotte werd ingegaan op de leveringsvoorwaarden. Dit thema werd afgesloten met een groepsdiscussie waaruit bleek dat dit onderwerp veel belangstelling geniet. Dat gold ook voor het aanpalende thema ADR (Alternative Dispute Resolution). Zowel de verschillende soorten leveringsvoorwaarden als de alternatieve mogelijkheden tot geschilbeslechting bleken aansprekende thema’s te zijn waar de deelnemers graag meer van willen weten.

Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente

Veel informatie in een workshop van drie uur, met ook nog eens een paar uitdagende oefeningen. Toch waren de deelnemers over het algemeen heel tevreden over de workshop. De verrassende kijk aan de andere kant van de tafel en het concreet bezig zijn met leveranciersmanagement bleken een schot in de roos. Ook was er onder de deelnemers veel waardering voor whitepaper ‘De Gijzeling’. Dit blijkt ook uit het feit dat de whitepaper inmiddels bijna 200 keer is opgevraagd. Volgens de deelnemers aan de workshop is Telengy het enige adviesbureau is dat naast aanbestedingsbegeleiding concreet werk maakt van de thema’s opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement. De deelnemers moedigen Telengy dan ook aan om het hier niet bij te laten, maar in 2017 met vervolgbijeenkomsten en andere aanvullende vormen van dienstverlening te komen. Een motiverend bijpassend advies van een van de deelnemers: “Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente en organiseer dit soort bijeenkomsten vaker!”

Meer weten?

Wilt u meer weten over de workshops of over whitepaper ‘De Gijzeling’? U kunt contact opnemen met Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer  06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.

— De Gijzeling op de agenda in Tweede Kamer-overleg —

In navolging van de recente Kamervragen van mevrouw Oosenburg en mevrouw Fokke (PvdA) aan minister Ronald Plasterk van BZK over de gemeentelijke afhankelijkheid van softwareleveranciers, is whitepaper ‘De Gijzeling’ van Telengy verstuurd naar de vaste Kamercommissie van het Ministerie van BZK, ter ondersteuning van de beeldvorming over dit onderwerp. De commissie betrekt ‘De Gijzeling’ in het Tweede Kamer-overleg rondom Digitale Infrastructuur – e/ID op 18 januari 2017.

De laatste workshop “Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn leverancier?”op 28 november a.s. is volgeboekt. Heeft u interesse in deelname aan een volgende workshop? Meld u aan via het formulier onderaan de pagina!

Het overkomt vroeg of laat elke overheidsorganisatie: een verschil van inzicht met een leverancier over een cruciale toepassing in het applicatielandschap. Een al dan niet contractueel vastgelegde belofte die niet wordt nagekomen, tóch maatwerk in plaats van de afgesproken landelijke standaard of een plots aangekondigde prijsstijging. Hoe kan een dergelijke situatie worden voorkomen en, als onverhoopt toch een dreigend conflict ontstaat, wat kan de organisatie dan doen? Dit actuele thema ‘opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement’ behandelt Telengy in een workshop op maandag 28 november a.s. Een eerste workshop heeft al plaatsgevonden op woensdag 9 november jl. Naast handige tips en praktische handreikingen besteden we ook aandacht aan de laatste ontwikkelingen in dit kennisveld en natuurlijk komt de huidige actualiteit in de leveranciersmarkt aan bod. Deelname aan de workshop is gratis.

De Gijzeling

Het afgelopen jaar heeft Telengy diverse keren aandacht besteed aan de thema’s opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement, zoals in de whitepaper ‘De Gijzeling’, die door meer dan 100 gemeenten is opgevraagd. Hierin wordt de huidige marktwerking onder de loep genomen. Tevens gaat er veel aandacht uit naar het ontstaan van de markt om een goed beeld te krijgen bij alle ontwikkelingen die hebben geleid tot de huidige marktsituatie. Verder biedt ‘De Gijzeling’ diverse praktische handvatten om opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement goed vorm te geven.

‘De Gijzeling’ is gratis verkrijgbaar, waarbij kan worden gekozen tussen de complete uitgave of alleen de management samenvatting.

Marktontwikkelingen en contractuele kaders

De stelling dat gemeenten het zich niet kunnen veroorloven nog heel veel langer passief te blijven, in de hoop op meer collectiviteit en complete vervanging van alle systemen, is goed te verdedigen. De overheid is immers in beweging en leveranciers bewegen mee. Maar leveranciers bewegen zelf ook; denk aan overnames en fusies of doordat een andere technologie zijn intrede doet en andere serviceafspraken nodig zijn. Ook aanzienlijke tariefstijgingen zoals bij PinkRoccade en onlangs bij Vicrea hebben impact op de gemeentelijke bedrijfsvoering.

De centrale vraag bij iedere beweging is: “Welke initiatieven van een leverancier passen wel binnen het lopende contract en welke niet?” Maar ook: “Hoe kunnen nieuwe behoeften van gemeenten worden ingepast, zonder volledig afhankelijk te worden van de leverancier?”

Unieke, vaak sterke positie

‘Actief contractbeheer’ is een belangrijk maar ook lastig aandachtsgebied. Iedere gemeente kent hierbij immers een unieke situatie vanwege op de individuele situatie afgestemde aanbestedingen (onderhands of openbaar), die op hun beurt weer leiden tot een daarop afgestemde inschrijving door de leverancier, wat vervolgens resulteert in unieke contracten.

Maar de genoemde drie ‘unieke’ elementen (de aanbesteding, de inschrijving en het contract) geven gemeenten vaak een veel sterkere juridische positie dan ze zelf beseffen. Een goed aanbestedingsbestek (of programma van eisen en wensen) bevat namelijk niet alleen functionele wensen en service levels, maar ook criteria ten aanzien van tariefstijgingen. Deze zijn opgenomen in de inkoopvoorwaarden die de gemeente bij de aanbesteding van toepassing verklaarde, of zijn van toepassing vanuit de verklaarde ARBIT-voorwaarden.

Sterker worden door van elkaar te leren

Dat elke gemeente een unieke juridische positie heeft, wil niet zeggen dat elke gemeente het optimaliseren van het contractbeheer op eigen houtje moet uitvoeren. Telengy wil daarbij graag helpen en investeert daarom in het thema door haar relaties op weg te helpen en van elkaar te laten leren.

Interesse?

De workshop is bestemd voor management, informatiemanagement en contractmanagement (inkoop) van een overheidsorganisatie of samenwerkingsverband en duurt ca. 3,5 uur. Locatie is kantoor Telengy nabij Eindhoven Airport of, bij voldoende belangstelling in de regio, op locatie van een van de geïnteresseerden. U kunt uw interesse in een workshop kenbaar maken via onderstaand formulier. Naast onderwerpen die u zelf kunt inbrengen, besteden we in ieder geval aandacht aan de volgende onderwerpen:

1. Bewegingen in de markt en de gevolgen voor de relatie opdrachtgever-leverancier

Vanuit het perspectief “De overheid beweegt”:

• Van GBA naar BRP en zaakgericht werken
• Intergemeentelijke samenwerking

Vanuit het perspectief “De leverancier beweegt”:

• Service Levels (ontzorging)
• Tariefsverhoging

2. Afhankelijkheid beheersbaar houden; het voorkomen van de ‘vendor lock-in’?

• Standaardisering en Open Source Software
• Leveringsvoorwaarden

Tweede Kamer

In navolging van de recente Kamervragen van mevrouw Oosenburg en mevrouw Fokke (PvdA) aan minister Ronald Plasterk van BZK over dit onderwerp, is whitepaper ‘De Gijzeling’ verstuurd naar de vaste Kamercommissie van het Ministerie van BZK, ter ondersteuning van de beeldvorming over de gemeentelijke afhankelijkheid van softwareleveranciers. De commissie zal ‘De Gijzeling’ betrekken in het Tweede Kamer-overleg rondom Digitale Infrastructuur – e/ID op 18 januari 2017.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Lemmen, commercieel manager van Telengy, via 06 50 43 15 77 of via m.lemmen@telengy.nl.

Aanmelden

Er zijn 2 workshops georganiseerd:

• Woensdag 9 november, 13.30-17.00 uur, kantoor Telengy (Luchthavenweg 53, Eindhoven). – VOL! –
• Maandag 28 november, 13.30-17.00 uur, kantoor Telengy (Luchthavenweg 53, Eindhoven). – VOL! –

“Doe het veilig!” is de slogan van de bewustwordingscampagne over de thema’s informatiebeveiliging en privacy binnen de gemeente Berg en Dal. De campagne maakt onderdeel uit van het project ‘Informatiebeveiliging, privacy en datalekken’. Waarom een bewustwordingscampagne? Als gemeente kun je het organisatorisch (beleid, rolverdeling, procedures, etc.) en technisch (beveiligde infrastructuur, autorisaties en wachtwoorden etc.) nog zo goed voor elkaar hebben, maar zonder bewuste medewerkers schiet je daar weinig mee op.

Voorlichting en hulp

De insteek van de campagne is om alle medewerkers ‘onbewust bekwaam’ te maken, dus bestuur, management en medewerker. Geen nadruk op regels, verboden en verplichtingen, maar op voorlichting en hulp. Dit op een toegankelijke manier en met humor gebracht. Denk bijvoorbeeld aan posters die verspreid door het gemeentehuis hangen. Steeds een grappige context en een prikkelende tekst die bedoeld is om mensen er weer even over na te laten denken. Dit samen met een “doe het veilig!” logo.

Enquête onder medewerkers

Daarnaast worden er artikeltjes op intranet geplaatst, steeds met een ander thema en telkens met nieuwe tips en tricks om veilig met de gegevens van inwoners om te gaan. De volgorde van de artikelen is mede bepaald door middel van een enquête. Deze is gebruikt om de startsituatie van de organisatie te kunnen bepalen, maar ook om later te kunnen meten of en hoeveel er al geleerd is. De enquête geeft inzicht in wat medewerkers al weten, wat er al goed gaat en waar wij een toegevoegde waarde kunnen leveren door middel van voorlichting. De resultaten geven ons bovendien de mogelijkheid om in te zoomen op behoeften en daarbij onderscheid te kunnen maken per afdeling.

De eerste resultaten

De bewustwordingscampagne is begin september gestart met posters en de enquête. De eerste artikelen staan op intranet en er zijn al korte presentaties / workshops gegeven aan afdelingen. De resultaten van de enquête zijn in een infographic verwerkt die dient als ‘praatplaat’ en er voor zorgt dat de resultaten gemakkelijker blijven hangen. Wat blijkt is dat de meeste interactie ontstaat bij een simpele rondgang door het gemeentehuis, een menselijke benadering. Je komt er zo snel achter wat er speelt bij medewerkers en welke vragen zij graag beantwoord zien. Tijdens onze campagne proberen we daarnaast ook in te spelen op actuele gebeurtenissen, waar we bij aanhaken. Een mooi voorbeeld is de uitrol van nieuwe telefoons onder medewerkers. Denken medewerkers eraan om de informatie op de telefoons goed te beveiligen door het gebruik van een toegangscode? Voorwaarde voor een succesvolle campagne is een managementteam dat het belang van de boodschap onderschrijft en hierin een voorbeeldfunctie en ambassadeursrol vervult. De gemeente Berg en Dal heeft hier niets over te klagen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Marc Mulder, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 49 89 06 00 of via e-mail: m.mulder@telengy.nl.