De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk hebben in 2015 besloten intensief samen te werken. Vanaf eind juni zitten de drie gemeenten op één gezamenlijk ICT platform. Oisterwijk en Hilvarenbeek namen hun ICT-diensten al af van Equalit. Goirle heeft zich hier eind juni aan toegevoegd. Dit vanuit het doel om de processen en applicaties verder te harmoniseren.

Goede voorbereiding cruciaal

Om samen op één ICT-platform te komen, ging er voor Goirle een hele migratie vooraf. Op papier lijkt het zo gemakkelijk: inpakken en wegwezen. Echter, in de praktijk is het vele malen weerbarstiger. Naast dat het een ICT-technische kluif is, zorgt dit ook voor vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. Vanuit haar rol als medewerker informatiemanagement heeft Teuntje Brouns zich intensief bezig gehouden met de voorbereiding. Dit om te zorgen dat de gemeente op een snelle, voor gebruikers vlotte manier naar de nieuwe omgeving konden overgaan. Je moet dan denken aan vraagstukken zoals: 

• Hardware: wat is er op dit moment in huis, wat is er daadwerkelijk nodig in de nieuwe situatie, welke impact heeft de wijziging op gebruikers? 
• Account/profielen: welke rechten en instellingen hebben medewerkers?  
• Processen: welke processen moeten op een andere manier georganiseerd worden? 
• Communicatie: welke gebruikersgroep moet op welke moment om welke manier geïnformeerd worden. 
  

Aandachtspunten voor een succesvolle ICT-migratie 

Tijdens de verschillende vraagstukken blijft steeds het betrekken en het communiceren met je gebruikers het belangrijkste aandachtpunt. Gebruikers zorgen namelijk voor essentiële input in de voorbereiding. Als hier op wordt ingespeeld, zorgt dit voor gebruikersadoptie en gebruikerstevredenheid bij gebruikers. Hieronder diverse aandachtspunten die deels bijdroegen aan een succesvolle ICT–migratie.  

Een goed begin is het halve werk

Zoals het eeuwenoude gezegde zegt: “Een goed begin is het halve werk”. Veel mislukte migraties vloeien niet voort uit haperende technische oplossingen of slechte consultancy. Regelmatig komt dit doordat de IT-omgeving wordt aangepakt, maar de organisatie niet in gereedheid worden gebracht.  

Betrek medewerkers

Als alleen de administratieve inventarisaties worden meegenomen en de gebruikers niet worden betrokken, heeft dit ten gevolg dat er niet de juiste resultaten uit inventarisaties komen. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers zich te laat verdiepen in wat er komen gaat. Je hebt juist medewerkers nodig die meedenken vanuit gebruikersperspectief. Dit zorgt voor een nog scherper beeld, ook voor de technici.  

Aanspreekpunt

Zorg dat er aanspreekpunt zichtbaar is op de werkvloer. Door een laagdrempelig aanspreekpunt aan te wijzen aan wie gebruikers hun vraag kunnen stellen, haal jij als organisatie belangrijke info op. Doordat medewerkers hun vraag stellen en feedback geven, kan de organisatie handelen waar nodig. Daarnaast voelen medewerkers zich op deze manier begrepen en gaan de dialoog met je aan. Dit moet zowel in de voorbereiding als de nazorg.  

Doorvragen naar beweegreden

Let er op dat je constant goed blijft doorvragen naar de beweegreden van een gebruiker. Het lijkt een open deur, maar deze vragen zijn zo goed dat ook kleine kinderen ze gebruiken. Blijf de vraag stellen: “Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Waarmee, Wie, Waarvoor”, enzovoorts. En om de vraag te begrijpen moet je ook de “Hoe”-vragen blijven stellen. Wees dus zichtbaar en ga de dialoog aan.  

Samenvattend is een ICT migratie niet alleen een technisch feestje. Uiteindelijk wil je dat gebruikers op een vlotte, probleemloze manier over gaan naar de nieuwe omgeving. Dit vergt een intensieve voorbereiding. In deze voorbereiding is het van belang dat je de organisatie in gereedheid brengt en de gebruikers betrekt. Zorg dan ook voor een laagdrempelig aanspreekpunt die de taal van de medewerkers spreekt en meedenkt in hun feedback. Daarna kan deze feedback meegenomen worden in het technische deel. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Op 1 juli 2018 is de Nederlandse wetgeving voor digitale toegankelijkheid voor de overheid in werking getreden. Hierin staat dat websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties aan de vastgestelde digitale toegankelijkheidscriteria moeten voldoen (WCAG 2.1 AA). Deze criteria hebben deels betrekking op de technische inrichting van een website of app, en deels op de content. Omdat de eerste soort criteria veelal zullen worden opgepakt door externe partijen die de website of app gebouwd hebben, ga ik in dit artikel in op de tweede soort: hoe zorg je als gemeente ervoor dat je gepubliceerde content voldoet aan de digitale toegankelijkheid? 

De inhoud van een website of app wordt meestal gecreëerd door medewerkers van de gemeente zelf, verdeeld over alle afdelingen. Denk hierbij aan webteksten, infographics, video’s en pdf’s. Wel is vaak één team verantwoordelijk voor de daadwerkelijke publicatie, maar de bronbestanden worden door de gehele organisatie gecreëerd. Juist bij deze bron wil je de toegankelijkheid borgen. Maar hoe?   

Tools voor digitale toegankelijkheid

Er zijn tal van tools die ondersteuning kunnen bieden bij het (deels) toegankelijk maken van documenten die op de website gepubliceerd worden. Met Adobe Pro is het bijvoorbeeld gemakkelijk te controleren of een pdf toegankelijk is, en waar nodig aanpassingen te doen. Het nadeel hiervan is echter dat dit een handeling is die achteraf plaatsvindt door een webteam of communicatieafdeling. En pdf’s publiceren kunnen gemeenten wel, dus hier gaan vele uren werk in zitten. Daarom wordt geadviseerd om toegankelijkheid bij de bron te regelen. Maar het bewust maken van de organisatie op het gebied van digitale toegankelijkheid is al een hele klus, laat staan dat iedereen ook nog moet weten aan welke criteria hun Word-bestand moet voldoen. Dus hoe krijg je het brondocument toegankelijk? 

Office 365

Een hulpmiddel dat kan helpen met het toegankelijk maken van brondocumenten, is Office 365. De producten van Microsoft worden wereldwijd gebruikt door overheidsinstellingen, waardoor Microsoft veel aandacht besteedt aan het voldoen aan wettelijke regelgeving en standaarden. Dit heeft geleid tot applicaties die zelf voldoen aan de standaard voor digitale toegankelijkheid en waarmee op een laagdrempelige manier toegankelijke producten kunnen worden gecreëerd. Omdat de applicaties toegankelijk gebouwd zijn, zijn ze erg gebruiksvriendelijk en bevatten ze allerlei hulpmiddelen. Deze zijn niet alleen handig voor mensen met een beperking, maar maken het voor iedereen gemakkelijk om ermee te werken. 

Daarnaast is de diversiteit in applicaties van Office een groot voordeel. Interne applicaties gaan namelijk ook onder de wetgeving vallen, wat betekent dat ook deze moeten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria. Office 365 is al toegankelijk, waardoor Word, Powerpoint, Excel, maar ook Outlook en zelfs je intranet (mits je dit bouwt in Sharepoint) automatisch voldoen aan de wetgeving. 

Praktische tips

• Gebruik de ‘Toegankelijkheidscontrole’ in Word

In het tabblad ‘controleren’ van Word is het mogelijk om, net als spellingscontrole, de toegankelijkheidscontrole aan te zetten. Dit hulpmiddel geeft exact aan welke onderdelen van het document niet toegankelijk zijn, waarom dat een probleem is en hoe dit op te lossen is. Dit is een erg gemakkelijke manier om documenten bij de bron te controleren en aan te passen. De toegankelijkheidscontrole is ook beschikbaar in andere applicaties van Office 365, zoals Outlook en Excel.  

• Schrijf alternatieve teksten bij afbeeldingen

Zodra je een afbeelding invoegt in een van de Office programma’s, wordt automatisch het veld voor de alternatieve tekst getoond met de vraag om de afbeelding zo duidelijk mogelijk te beschrijven. Dit is verplicht voor alle afbeeldingen die informatie overdragen en niet puur decoratief bedoeld zijn. Het programma genereert zelf al een basisbeschrijving, maar deze is niet voldoende om te voldoen aan de toegankelijksheidscriteria. Medewerkers zullen daarom moeten leren om op een goede manier alternatieve teksten te schrijven en deze in te voegen.  

• Werk met sjablonen

In Office 365 is het mogelijk om te werken vanuit sjablonen die al toegankelijk zijn. Deze sjablonen worden aangeboden in Word, maar ook in Powerpoint en Excel. Uiteraard kan de gemeente deze ook zelf maken. Microsoft heeft handleidingen online staan waarin staat uitgelegd hoe je een toegankelijk sjabloon maakt. Het voordeel van werken met sjablonen is dat degene die content schrijven niet hoeven na te denken over de toegankelijkheidscriteria. Zo staat bijvoorbeeld de koppenstructuur al automatisch goed ingesteld en is er een voorbeeld tabel aanwezig die toegankelijk is.  

Microsoft biedt bovendien ook toegankelijke sjablonen voor infographics en grafieken. Dit maakt het erg gemakkelijk om visuele informatie op een toegankelijke manier over te brengen. 

• Creëer toegankelijke pdf’s

Als het bronbestand toegankelijk is, kan het worden geconverteerd naar een toegankelijke pdf. In Word bestaat de mogelijkheid om het document op te slaan als pdf met de optie dat het ‘geschikt is voor elektronische distributie en toegankelijkheid’. Op deze manier worden alle labels meegenomen (bijvoorbeeld van de koppen– en tussenkoppenstructuur), zodat de pdf ook op zo’n manier gebouwd wordt dat hulpmiddelen, zoals voorleessoftware, deze begrijpt. 

• Ondertitel video’s

Video’s ondertitelen kost veel tijd. Om dit efficiënt aan te pakken, is Microsoft Stream ontwikkeld. Deze applicatie binnen Office 365 kan video’s automatisch ondertitelen. De tijd dat dit kost is ongeveer 1 à 2 keer de tijdsduur van de video en daarna is het nog mogelijk om eventuele aanpassingen zelf te doen. Helaas zit hier nog een grote ‘maar’ aan vast: op dit moment is het alleen nog mogelijk om in het Engels of Spaans te ondertitelen. Het is dus nog even wachten tot we het ook in Nederland goed kunnen gebruiken. Wat op dit moment wel een goed alternatief is, is om video’s via YouTube te publiceren. YouTube heeft een eigen service die automatisch ondertitelen mogelijk maakt. Dit is niet de meest mooie vorm van ondertitelen, maar het biedt wel een alternatief voor mensen die niet of slecht kunnen horen.  

Organisatie maakt het succes

Het creëren van toegankelijke content wordt met Office 365 gemakkelijk gemaakt en zal in de toekomst alleen nog maar gemakkelijker worden. Daarnaast biedt Office 365 veel mogelijkheden op het gebied van werken in de Cloud en samenwerken. Dit alles maakt het een compleet pakket dat goed ingezet kan worden binnen gemeenten om efficiënter te gaan werken. Echter mag niet vergeten worden dat de organisatie zelf het tot een succes moet maken. Hiervoor moet er bewustzijn worden gecreëerd op het gebied van digitale toegankelijkheid, zodat iedereen weet waarom het nodig is om op een bepaalde manier te werken en het gebruik van Office 365 tot een succes te maken. 

Sinds 2015 zijn gemeenten op grond van de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) verantwoordelijk voor de taak Beschermd Wonen (BW) voor mensen met psychiatrische problemen of licht verstandelijke beperkingen. De uitvoering van BW wordt, namens alle gemeenten, gedaan door 43 centrumgemeenten. Daarnaast wordt door de overheid steeds meer gestuurd op inclusie. Dat betekent dat iedereen zoveel mogelijk mee moet kunnen doen in de maatschappij; ook mensen met een beperking dus die (nog) niet zelfstandig kunnen wonen. Gemeenten zijn dus aan zet om dit te realiseren. Vanaf 2021 zullen alle gemeenten BW zelf moeten organiseren. Jos van Dijk, senior adviseur bij Telengy, begeleidt een tweetal gemeenten hierbij.  

Beschermd wonen en de Wet langdurige zorg

In 2015 verscheen het rapport van de commissie Dannenberg: ‘Van beschermd wonen naar beschermd thuis’. De huidige populatie BW is op dit moment 30.000 mensen die wonen in een beschermde woonomgeving en daar ook begeleiding ontvangen. De doelstelling van het Rijk is dat op termijn de helft, 15.000 mensen, begeleid gaan wonen in een ‘gewone’ woning met begeleiding, extramuraal dus. De verwachting is dat met deze transformatie tenminste 10 jaar gemoeid zal zijn.  

Gelijktijdig met de overgang van BW naar alle gemeenten wordt de Wet langdurige zorg (Wlz) opengesteld voor mensen die hun leven lang intensieve geestelijke gezondheidszorg (GGZ) nodig hebben. Ongeveer een derde van de huidige populatie BW zal naar verwachting instromen in de Wlz. De exacte aantallen kunnen per gemeente verschillen. Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) zal deze beoordelingen verzorgen. De beoordelingen zullen verspreid over 2020 plaats vinden.  

Zorgcontinuïteit is voor deze groep klanten belangrijk. Door het Zorgkantoor actief te betrekken bij deze overgang, bijvoorbeeld bij het opstellen van de inkoopstrategie en de inkoop kan een deel van deze kwetsbare doelgroep mogelijk bij dezelfde zorgaanbieder blijven.  

Inkoop

Gemeenten zullen ervoor moeten zorgen dat er op 1 januari 2021 nieuwe contracten liggen. In de regionale plannen van aanpak die bij het Ministerie zijn aangeleverd, zijn daar vaak al afspraken over gemaakt. Die plannen blijken echter nogal globaal te zijn. Vaak zien we dat de bestaande relatie met de huidige centrumgemeente in stand blijft. Gemeenten maken in deze situatie dan ook veelal de keuze om complexe zorg door de centrumgemeente te laten uitvoeren. Deze gemeenten hebben immers al veel expertise opgebouwd en veel voorzieningen bevinden zich in die gemeenten.  

Voor een inkooptraject of aanbesteding is al gauw een jaar nodig. Dat betekent dat er nu al nagedacht moet worden over de inkoopstrategie. Onderdeel daarvan is de duur van de contracten. Een succesvolle transformatie is eigenlijk alleen mogelijk als aanbieders betrokken worden bij de inkoop. De duur van de contracten, continuïteit van zorg en een niet te abrupte afbouw van intramurale zorg zijn onderdelen die aandacht moeten krijgen. Dat samenspel tussen gemeenten, Zorgkantoor en aanbieders is belangrijk om te voorkomen dat mensen tussen de wal en het schip vallen, of dat aanbieders in liquiditeitsproblemen komen en de continuïteit van zorg in de knel komt.  

Daarnaast zal de duur van de contracten realistisch moeten zijn. Wanneer van aanbieders wordt verwacht dat zij veranderingen doorvoeren en contracten aanbieden met een korte doorlooptijd, is de kans groter dat aanbieders onvoldoende in staat zijn de gewenste veranderingen ook daadwerkelijk te realiseren. Daar staat tegenover dat mogelijk nieuwe aanbieders zich gaan aandienen die een deel van de (nieuwe) markt gaan verzorgen.  

Toegang

De toegang tot BW wordt in veel gevallen verzorgd door de centrumgemeente. De vraag is hoe gemeenten dit vanaf 2021 gaan organiseren. Bij de lokale toegangen zal kennis over BW opgebouwd moeten worden, zeker als de keuze wordt gemaakt om de complexe zorg regionaal te organiseren en de lichtere zorg lokaal in te zetten. Want waar leg je de knip tussen complexe zorg en lichtere zorg en hoe reken je de kosten toe?  

Daarbij zal ook de vraag naar geschikte huisvesting aan de orde komen. Door regionaal samen te werken, kan de zorg zo efficiënt mogelijk worden ingezet en kan dure, intramurale zorg eerder worden afgeschaald als bijvoorbeeld geschikte woonruimte bij een omliggende gemeente beschikbaar is. Eén van de huidige knelpunten bij BW is het gebrek aan geschikte woonruimte waardoor er onvoldoende doorstroming is en dure zorg onnodig lang doorloopt.  

Verdeelmodel

Op dit moment ontvangen centrumgemeenten voor BW en Maatschappelijke Opvang (MO) jaarlijks een bijdrage voor de uitvoering. Eventuele tekorten zijn voor rekening van de centrumgemeenten. Dat gaat veranderen. Per 2021 ontvangen alle gemeenten één budget voor BW, MO én Begeleiding (BG). Dat bedrag zal gebaseerd zijn op historische uitgaven, maar stapsgewijs de komende jaren worden omgezet naar een objectief verdeelmodel.  

In maart 2019 is al een voorlopige verdeling van de budgetten bekend gemaakt. Eventuele tekorten komen dan vanaf 2021 ten laste van alle gemeenten. Interessant is om na te denken over een vorm van verevening van kosten als een gemeente door niet te beïnvloeden factoren geconfronteerd wordt met een forse kostenstijging. Zeker de eerste jaren kan dat ervoor zorgen dat de samenwerking een positieve impuls krijgt.  

Preventie en nazorg

Dé uitdaging is om te voorkomen dat mensen op straat komen te staan. Voorkomen van huisuitzettingen, een integrale aanpak bij problemen en goed functionerende wijkteams zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat mensen in een beschermde woonvorm terecht komen. Samenwerken met de veiligheidsketen zorgt ervoor dat ook vanuit dat aspect wordt gekeken naar de beste oplossing voor de burger. Ook nieuwe vormen van opvang, zoals pauzeplekken om even op adem te komen, kunnen daaraan bijdragen. Daarbij is nazorg van belang. Hiermee wordt voorkomen dat mensen die zijn uitgestroomd uit BW terugvallen op zorg. Tot slot is er een goede verbinding nodig met de ‘sluitende aanpak verwarde personen’ en de nog in te voeren Wet op de verplichte GGZ .  

De uitdaging waar gemeenten voor staan is stevig. Een duidelijke en richtinggevende visie en overleg met ketenpartijen, regiogemeenten en het Zorgkantoor op basis van een duidelijke visie zijn randvoorwaarden voor een succesvolle transformatie.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers samen met collega’s van andere gemeenten geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. 

Tijdens de afgelopen editie op 28 en 29 maart was het onderwerp: bestuurlijk-ambtelijk samenspel.  

“Een drammende bestuurder, een ambtenaar die blijft focussen op zijn vakgebied of een manager die nadruk legt op procesafspraken: iedereen heeft zijn eigen redenen om vanuit zijn eigen expertise, door zijn eigen bril naar zaken te kijken. Om effectief te zijn in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel moet je van je eigen eiland af. Je moet je verplaatsen in de werkelijkheid van de bestuurder, de politicus, de manager, de inwoner, de actievoerder of de ondernemer. Door elkaars logica te leren kennen, door het speelveld te verkennen en je te verplaatsen in die ander, kun je effectief verbindingen maken.”

Het zijn deze vraagstukken die aan de orde kwamen tijdens deze tweedaagse sessie die ditmaal plaatsvond bij de gemeente Nunspeet.  

‘De wet van Pleuris’ 

Christianne van den Broek (zelfstandig bestuursadviseur) verzorgde het donderdagmiddaggedeelte. Ze behandelde onder andere de vijf verschillende bestuursstijlen: leider, manager, verbinder, ambassadeur en beheerder. Aan de hand van praktijkvoorbeelden en gesprekken met de deelnemers kregen we een beeld hoe je die herkent en hoe je daar het beste mee kunt samenwerken. In het licht van politieke sensitiviteit kwam ‘de wet van Pleuris’ aan de orde: P = V * R * M2 . De mate van Pleuris is namelijk afhankelijk van de mate waarin een casus of crisis Verwijtbaar is aan de gemeente én van de maatschappelijke Relevantie van het onderwerp én van de Mediageniekheid (de mate waarin mensen het onderwerp kunnen visualiseren). Concrete voorbeelden illustreerden deze wetmatigheid. 

Wethouder en gemeentesecretaris 

Wethouder Mark van de Bunte (Nunspeet) en gemeentesecretaris Carla Kats (Epe) verzorgden de donderdagavond. Ervaringen van alledag in het (samen)spel passeerden de revue. Met de deelnemers, die hier uiteraard ook zelf veel ervaring mee hebben, gingen ze beiden vol toewijding het gesprek aan.    

Overheids Ontwikkel Model 

Elk van de deelnemers had als ‘huiswerk’ het onderdeel ‘bestuurlijk-ambtelijk samenspel’ van het Overheids Ontwikkel Model uitgewerkt. De resultaten, overeenkomsten en verschillen tussen de deelnemers werden onder begeleiding van Ger Manders op de vrijdagochtend met elkaar besproken. 

Boswandeling 

Tijdens de bijeenkomsten van het Kennisplatform is er ook ruimte voor ontspanning en persoonlijk contact. Omdat deze editie plaatsvond in Nunspeet, dat omgeven is door bossen, was het daarna tijd voor een gezamenlijke boswandeling onder begeleiding van een boswachter van de gemeente Nunspeet. 

Geen vaste kliek 

Deze editie waren 10 deelnemers aanwezig. Hieronder waren veel vaste deelnemers, maar ook een enkele nieuwkomer. Graag verwelkomen we bij toekomstige edities nog meer nieuwe gezichten! 

Volgende Kennisplatform: schrijf je in! 

Op 28 en 29 november 2019  vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Leudal. De deelnemers willen dan het volgende thema onder de loep nemen: hoe gaan we als gemeente om met het vraagstuk van duurzaamheid en energietransitie.  

Graag tot dan! 

Meer weten?

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in de bijeenkomsten van het Kennisplatform en u heeft nog een vraag of opmerking, neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wil, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft samen met Hein Corstens Tactisch gegevensmanagement voor de Omgevingswet.

Een tijd geleden schreef Kim Lenders een artikel over de nieuwe wetgeving op het gebied van Digitale Toegankelijkheid die Nederlandse overheidsinstanties verplicht te voldoen aan de standaard WCAG2.1 die is opgenomen in de Europese norm EN 301 549. Naar aanleiding van deze wetgeving heeft gemeente Helmond een project opgestart. In dit artikel ga ik hier dieper op in en licht ik toe hoe dit project kan worden vormgegeven en welke uitdagingen hierbij een rol kunnen spelen.

1. Inventariseer websites en apps

Bij de start van het project Digitale Toegankelijkheid is het belangrijk de scope te bepalen, zodat duidelijk is wat er precies aangepast moet worden. Daarom is de eerste stap het in kaart brengen van alle websites en applicaties van de gemeente. Bij gemeente Helmond heeft het webteam hierbij geholpen door een lijst op te stellen met alle, bij hen bekende, websites en applicaties en de betreffende interne contactpersonen. Dit leidde tot een lijst met zo’n 50 websites, wat als startpunt van het project fungeerde.

Vervolgens is het zaak te bepalen welke websites en applicaties wel en niet onder de wetgeving van de digitale toegankelijkheid vallen. Veel websites vallen namelijk onder samenwerkingen waarvoor de wet niet altijd geldt. Samen met de contactpersonen en een juridisch medewerker is dit besproken en kon uiteindelijk de lijst worden teruggebracht naar 26 websites.

Omdat het aanpakken van 26 websites nog altijd een behoorlijke klus is, is het handig om een prioritering aan te brengen. Bij gemeente Helmond is een top 10 bepaald waarmee gestart zal worden. Deze prioritering is onder andere gebaseerd op:

• De wettelijke deadlines: deadline voor applicaties is later (2021), dus start Helmond met de websites.
• De impact van de website: externe websites die actief gebruikt worden door inwoners hebben de grootste impact, interne websites de minste.
• De toekomst van de website: nieuwe aanbestedingen en mogelijke uitfaseringen in de komende twee jaar worden niet opgepakt.

2. Inventariseer leveranciers

Tijdens de inventarisatie van de websites en applicaties is het ook belangrijk de leveranciers te inventariseren. Hierbij dient gekeken te worden naar wie wat doet: wat beheert de gemeente en wat beheert de leverancier. Indien de leverancier verantwoordelijk is voor het technische beheer (wat in veel gevallen zo is), kan in contracten worden gecontroleerd welke afspraken hierover zijn gemaakt. Het kan namelijk zo zijn dat in een contract staat dat tijdens de loop van de overeenkomst wijzigingen ten behoeve van veranderende wetgeving zullen worden doorgevoerd. Indien dat het geval is, zal de leverancier de digitale toegankelijkheid kosteloos moeten aanpassen. Vaak zal het echter het geval zijn dat er aparte offertes worden opgesteld voor aanpassingen aan de website, waardoor het wel financiële consequenties zal hebben. Als de gemeente zo’n 30 websites wil aanpassen, kan het dus nog een behoorlijke kostenpost worden. Wat hierbij kan helpen is om eens kritisch naar websites te kijken en af te vragen of een website noodzakelijk is of dat een website wellicht kan worden samengevoegd met een andere website (zoals de gemeentelijke website). Op deze manier kan het aantal websites worden teruggebracht, wat leidt tot minder kosten en minder beheer.

3. Quickscan: huidige toegankelijkheid

Om in kaart te brengen hoeveel werk het project gaat kosten, dient een beeld te worden geschetst van de huidige toegankelijkheid van de websites. Hiervoor zijn online tools beschikbaar die per pagina controleren of de html code voldoet aan de standaard zoals beschreven in de WCAG 2.1. Daarnaast geven deze tools aan waar de fouten zitten en hoe deze kunnen worden opgelost. Gratis tools zijn echter wel minder secuur dan betaalde. Maar om een eerste indruk te krijgen van een website zijn ze prima te gebruiken.

Als er vervolgens behoefte is aan een meer uitgebreide scan, kan hiervoor een expert worden ingeschakeld. Zo heeft de gemeente Helmond een contactpersoon bij Logius opdracht gegeven een quickscan uit te voeren op de top 10 websites. Dit was een handmatige scan en heeft geleid tot resultaten op het gebied van toetsenbordnavigatie, contrast en validerende html code.

Door deze resultaten te combineren, ontstaat er een overzicht van de complexiteit van het uitvoeren van de aanpassingen die nodig zullen zijn. Dit overzicht is ook goed te gebruiken als communicatiemiddel richting leveranciers.

4. Bepaal maatregelen

Nadat alle informatie is geïnventariseerd, kunnen de maatregelen bepaald worden die nodig zijn om tijdig aan de wetgeving te voldoen. Hierbij is onderscheid te maken tussen maatregelen per website en organisatiebrede maatregelen. Zo kan per website worden aangegeven of deze wordt uitgefaseerd of samengevoegd, of hoeveel uur de aanpassingen gaan kosten. Omdat het lastig inschatten is hoeveel werk het aanpassen van een website is, is dit het beste te bepalen in overleg met de leveranciers.

Organisatiebrede maatregelen zijn afhankelijk van waar de organisatie op dit moment staat. Het kan noodzakelijk zijn om de medewerkers die content creëren voor een website (dit hoeven niet alleen communicatiemedewerkers te zijn) een training te geven in toegankelijk schrijven en het maken van toegankelijke pdf’s. Daarnaast is het gewenst om beleid op te stellen rondom websites (indien dat er nog niet is), zodat er geen wildgroei aan websites ontstaat en nieuwe websites direct aan de juiste eisen voldoen. Vervolgens is het ook noodzakelijk om in processen te borgen dat de websites blijven voldoen (website content wordt namelijk constant aangepast, wat periodiek controleren noodzakelijk maakt).

5. Voer maatregelen uit

Op het moment dat het plan van aanpak wordt goedgekeurd, kunnen de maatregelen worden uitgezet. Om ervoor te zorgen dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en leveranciers hun deadlines halen, is het aanbevolen een coördinator aan te wijzen die dit organiseert.

Uitdagingen

Zoals elk project kent ook dit project enkele uitdagingen waar we bij gemeente Helmond tegenaan lopen.

Bepalen welke websites wel en niet moeten voldoen aan de WCAG 2.1 standaard

Tijdens de inventarisatie werd al snel duidelijk dat er een vrij groot grijs gebied is van websites die wel of niet onder de wet digitale toegankelijkheid vallen. Zo zijn er websites van samenwerkingen waar de gemeente Helmond onderdeel van uitmaakt, maar niet elke samenwerking valt onder de wetgeving. Volgens de wet is de digitale toegankelijkheid verplicht voor alle overheidsinstanties. Hieronder vallen staats-, regionale of lokale overheidsinstanties; publiekrechtelijke instellingen; en samenwerkingsverbanden hiervan.

Om een goede splitsing te kunnen maken, hebben we deze definities nader bestudeerd en bepaalde samenwerkingen uit kunnen sluiten. Maar nog niet alle samenwerkingen hebben we goed in beeld, waardoor we tot op heden nog bezig zijn met het maken van deze afweging.

Daarnaast zijn er websites die niet bij de gemeente in beheer zijn, maar die alleen ‘gebruikt worden’. Denk bijvoorbeeld aan Infogram.com, een tool waarmee interactieve infographics worden gemaakt. Dit is een kant en klare website tool die de gemeente gebruikt en vult met haar eigen content, maar waar de gemeente weinig tot geen invloed heeft op technische aanpassingen. Toch dient informatie die de gemeente via dit soort website communiceert te voldoen aan de webrichtlijnen. De wetgeving is namelijk niet alleen van toepassing op websites die de gemeente beheert, maar ook op websites waarvoor de gemeente de publicerende organisatie is en dus verantwoordelijk is voor de publicatie. Er dient daarom onderzocht te worden of de website kan worden aangepast, of er een andere tool beschikbaar is, of dat er een alternatief kan worden aangeboden voor mensen die de interactieve infographic niet kunnen lezen (zoals een rapportage met dezelfde gegevens).

Weinig kennis in huis om goed te controleren op webrichtlijnen

De standaard WCAG2.1 kent 50 succescriteria waar websites en applicaties aan moeten voldoen (voor het volledige overzicht zie https://www.w3.org/TR/WCAG21/). Dit gaat van hele logische eisen (bv. ondertiteling toevoegen bij video’s) tot hele technische (bv. het inrichten van mechanismes voor goede navigatie). Bij het controleren van websites op toegankelijkheid, zijn vooral deze laatste moeilijk te interpreteren voor niet-websitebouwers. Vooral omdat het bouwen van websites meestal door de gemeente is uitbesteed aan externe organisaties. Tijdens dit project heeft het daarom wat extra moeite gekost om de tools die gebruikt zijn tijdens het scannen goed te interpreteren.

Om in de toekomst de websites periodiek te blijven testen, is het handig een (of meerdere) tool(s) aan te schaffen die dit voor de gemeente doet en rapportages aanlevert. Op het moment dat de rapportage niet voldoende is, kan dit worden teruggelegd bij de leverancier (zonder dat de gemeente hier zelf te inhoudelijk op hoeft in te gaan).

Toegankelijk maken van pdf’s

Naast dat de websites zelf toegankelijk moeten zijn, moet ook de content toegankelijk gemaakt worden. Hierbij zijn pdf’s de grootste uitdaging. Aangezien het toegankelijk maken van een pdf een lastige klus is (er zijn bepaalde programma’s en technieken voor nodig), is er nog niemand binnen de gemeente Helmond die weet hoe dit gedaan moet worden. Dit is vervelend, want hierdoor stapelen de pdf’s zich op die nog toegankelijk gemaakt moeten worden. Met terugwerkende kracht pdf’s toegankelijk maken, gaat daardoor veel tijd kosten. Een mogelijke manier om hier mee om te gaan is door eerst de pdf-bestanden die veel gebruikt worden (gebaseerd op statistieken) toegankelijk te maken en daarna op aanvraag de overige bestanden (op het moment dat een inwoner deze nodig heeft en niet kan lezen).

Daarnaast dient in het proces te worden geborgd dat bij het aanleveren van de informatie aan het webteam de pdf’s al voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat iedereen die pdf’s creëert voor publicatie op de website (zowel intern als extern) moet leren hoe ze dit doen. Hierbij kan eerst de afweging worden gemaakt of informatie wel via een pdf gecommuniceerd dient te worden. Door het direct op de webpagina te plaatsen is het veel sneller toegankelijk. Indien dit mogelijk is, is dit dus zeker aan te raden.

Nog onvoldoende bewustzijn binnen organisatie

Uiteindelijk staat en valt het project digitale toegankelijkheid natuurlijk met de bewustwording binnen de organisatie. Tijdens gesprekken met medewerkers ligt het voor de hand dat digitale toegankelijkheid belangrijk is, daar twijfelt niemand over. Maar in de praktijk wordt er nog te weinig naar gehandeld. Nieuwe websites (opgericht na 23 september 2018) dienen al op 23 september 2019 te voldoen. Dit betekent dat elke website die nu live gaat, binnen een half jaar aan de webrichtlijnen moet voldoen. Bij gemeente Helmond lopen we met regelmaat tegen een nieuwe website aan, die na 23 september 2018 live is gegaan, maar niet is afgestemd met de juiste adviseurs waardoor ze dus niet voldoen aan de webrichtlijnen. Het is voor veel medewerkers onduidelijk waar een nieuwe website aan moet voldoen. Om dit aan te pakken hebben we een communicatieplan opgesteld met acties die nodig zijn om dit bewustzijn te creëren (bv het geven van presentaties voor afdelingen en communiceren via het intranet) en is beleid rondom websites noodzakelijk.

Onlangs is de geactualiseerde marktscan Digikoppeling gepubliceerd. Negen leveranciers bieden twaalf oplossingen voor het leveren van een generieke Digikoppeling-adapter. Telengy-adviseur Peter ter Telgte heeft vanuit Logius de marktscan Digikoppeling uitgevoerd in samenwerking met VNG Realisatie. 

Aanbod en toetsing

Alle leveranciers in de markt kregen de mogelijkheid om hun dienstenaanbod aan te leveren of hun aanbieding te actualiseren. Dit gehele aanbod is door VNG-Realisatie en Logius getoetst en de negen leveranciers voldeden aan het Programma van Eisen van Digikoppeling (PvE). Vervolgens is het aanbod en de beoordeling gepubliceerd op Tenderned en via een uitgebreid overzicht op de website van Logius. 

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Met deze Digikoppeling oplossing kunnen overheden aansluiten op de Landelijke Voorzieningen. Digikoppeling is niet alleen relevant voor tal van reeds bestaande landelijke voorzieningen, maar ook voor het aansluiten op toekomstige voorzieningen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Peter ter Telgte via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft hoe te beginnen met toepasbare regels.

In 2018 hebben Telengy-adviseurs Jacob Ubbels en Willem Isendoorn een rol gespeeld bij de inrichting van de gemeente Altena; een herindeling van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Jacob was aangesteld als adviseur van de werkgroep Informatiemanagement. Willem was projectleider burgerzakenapplicatie en datadistributie en projectleider website.  

Inrichting BRP 

Bij een herindeling is de Basisregistratie Personen (BRP) een van de belangrijkste administraties. Het gaat immers om de persoonsgegevens van de inwoners, dus de conversie móet goed gaan en op tijd gereed zijn. Willem vertelt: “Gelukkig hebben de leveranciers hier in de afgelopen 25 jaar zoveel ervaring mee opgedaan dat dit zelden fout gaat. Natuurlijk moet ook de inrichting op tijd af zijn en denk ook aan alle sjablonen die een andere huisstijl moeten krijgen. Verder zullen de gebruikers voor wie het softwarepakket nieuw is opgeleid moeten worden.” 

Waar kan het traject dan toch vertraging opleveren? Dat zit met name in de relatie met andere partijen die een dienst leveren. Denk aan zaken als Logius (DigiD en toekenning OIN), KPN (voor certificaten en eHerkenning), Ingenico (betalen via pinapparaten), de leveranciers van pinapparaten en andere balie-apparatuur, de KvK voor toekenning van een nieuw vestigingsnummer, ID&D voor de RAAS-apparatuur, het RDW voor het aanvraagstation voor rijbewijzen en de Belastingdienst voor de toekenning van een fiscaal nummer.  

Ontdekken wie kennis heeft 

De kennis van wat er precies gedaan moet worden om het traject succesvol te laten verlopen, is vaak erg versnipperd. De leverancier van de software weet maar deels wat nodig is, de leveranciers van de genoemde diensten kennen ook alleen hun eigen stukje van de puzzel en bij de betrokken gemeenten weet vaak ook niemand meer hoe dit destijds – vaak jaren geleden – geregeld is. Het is dus zaak om tijdig na te gaan wie nog kennis bezit bij de gemeente, hoe de aanvraagprocessen precies lopen (en in welke volgorde) en welke informatie daar precies voor nodig is. 

De herindeling Altena is desondanks succesvol verlopen. Jacob vertelt: “Dit kwam dankzij veel inspanning van diverse medewerkers, leidinggevenden en leveranciers.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06  50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.