Een tijd geleden schreef Kim Lenders een artikel over de nieuwe wetgeving op het gebied van Digitale Toegankelijkheid die Nederlandse overheidsinstanties verplicht te voldoen aan de standaard WCAG2.1 die is opgenomen in de Europese norm EN 301 549. Naar aanleiding van deze wetgeving heeft gemeente Helmond een project opgestart. In dit artikel ga ik hier dieper op in en licht ik toe hoe dit project kan worden vormgegeven en welke uitdagingen hierbij een rol kunnen spelen.

1. Inventariseer websites en apps

Bij de start van het project Digitale Toegankelijkheid is het belangrijk de scope te bepalen, zodat duidelijk is wat er precies aangepast moet worden. Daarom is de eerste stap het in kaart brengen van alle websites en applicaties van de gemeente. Bij gemeente Helmond heeft het webteam hierbij geholpen door een lijst op te stellen met alle, bij hen bekende, websites en applicaties en de betreffende interne contactpersonen. Dit leidde tot een lijst met zo’n 50 websites, wat als startpunt van het project fungeerde.

Vervolgens is het zaak te bepalen welke websites en applicaties wel en niet onder de wetgeving van de digitale toegankelijkheid vallen. Veel websites vallen namelijk onder samenwerkingen waarvoor de wet niet altijd geldt. Samen met de contactpersonen en een juridisch medewerker is dit besproken en kon uiteindelijk de lijst worden teruggebracht naar 26 websites.

Omdat het aanpakken van 26 websites nog altijd een behoorlijke klus is, is het handig om een prioritering aan te brengen. Bij gemeente Helmond is een top 10 bepaald waarmee gestart zal worden. Deze prioritering is onder andere gebaseerd op:

• De wettelijke deadlines: deadline voor applicaties is later (2021), dus start Helmond met de websites.
• De impact van de website: externe websites die actief gebruikt worden door inwoners hebben de grootste impact, interne websites de minste.
• De toekomst van de website: nieuwe aanbestedingen en mogelijke uitfaseringen in de komende twee jaar worden niet opgepakt.

2. Inventariseer leveranciers

Tijdens de inventarisatie van de websites en applicaties is het ook belangrijk de leveranciers te inventariseren. Hierbij dient gekeken te worden naar wie wat doet: wat beheert de gemeente en wat beheert de leverancier. Indien de leverancier verantwoordelijk is voor het technische beheer (wat in veel gevallen zo is), kan in contracten worden gecontroleerd welke afspraken hierover zijn gemaakt. Het kan namelijk zo zijn dat in een contract staat dat tijdens de loop van de overeenkomst wijzigingen ten behoeve van veranderende wetgeving zullen worden doorgevoerd. Indien dat het geval is, zal de leverancier de digitale toegankelijkheid kosteloos moeten aanpassen. Vaak zal het echter het geval zijn dat er aparte offertes worden opgesteld voor aanpassingen aan de website, waardoor het wel financiële consequenties zal hebben. Als de gemeente zo’n 30 websites wil aanpassen, kan het dus nog een behoorlijke kostenpost worden. Wat hierbij kan helpen is om eens kritisch naar websites te kijken en af te vragen of een website noodzakelijk is of dat een website wellicht kan worden samengevoegd met een andere website (zoals de gemeentelijke website). Op deze manier kan het aantal websites worden teruggebracht, wat leidt tot minder kosten en minder beheer.

3. Quickscan: huidige toegankelijkheid

Om in kaart te brengen hoeveel werk het project gaat kosten, dient een beeld te worden geschetst van de huidige toegankelijkheid van de websites. Hiervoor zijn online tools beschikbaar die per pagina controleren of de html code voldoet aan de standaard zoals beschreven in de WCAG 2.1. Daarnaast geven deze tools aan waar de fouten zitten en hoe deze kunnen worden opgelost. Gratis tools zijn echter wel minder secuur dan betaalde. Maar om een eerste indruk te krijgen van een website zijn ze prima te gebruiken.

Als er vervolgens behoefte is aan een meer uitgebreide scan, kan hiervoor een expert worden ingeschakeld. Zo heeft de gemeente Helmond een contactpersoon bij Logius opdracht gegeven een quickscan uit te voeren op de top 10 websites. Dit was een handmatige scan en heeft geleid tot resultaten op het gebied van toetsenbordnavigatie, contrast en validerende html code.

Door deze resultaten te combineren, ontstaat er een overzicht van de complexiteit van het uitvoeren van de aanpassingen die nodig zullen zijn. Dit overzicht is ook goed te gebruiken als communicatiemiddel richting leveranciers.

4. Bepaal maatregelen

Nadat alle informatie is geïnventariseerd, kunnen de maatregelen bepaald worden die nodig zijn om tijdig aan de wetgeving te voldoen. Hierbij is onderscheid te maken tussen maatregelen per website en organisatiebrede maatregelen. Zo kan per website worden aangegeven of deze wordt uitgefaseerd of samengevoegd, of hoeveel uur de aanpassingen gaan kosten. Omdat het lastig inschatten is hoeveel werk het aanpassen van een website is, is dit het beste te bepalen in overleg met de leveranciers.

Organisatiebrede maatregelen zijn afhankelijk van waar de organisatie op dit moment staat. Het kan noodzakelijk zijn om de medewerkers die content creëren voor een website (dit hoeven niet alleen communicatiemedewerkers te zijn) een training te geven in toegankelijk schrijven en het maken van toegankelijke pdf’s. Daarnaast is het gewenst om beleid op te stellen rondom websites (indien dat er nog niet is), zodat er geen wildgroei aan websites ontstaat en nieuwe websites direct aan de juiste eisen voldoen. Vervolgens is het ook noodzakelijk om in processen te borgen dat de websites blijven voldoen (website content wordt namelijk constant aangepast, wat periodiek controleren noodzakelijk maakt).

5. Voer maatregelen uit

Op het moment dat het plan van aanpak wordt goedgekeurd, kunnen de maatregelen worden uitgezet. Om ervoor te zorgen dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en leveranciers hun deadlines halen, is het aanbevolen een coördinator aan te wijzen die dit organiseert.

Uitdagingen

Zoals elk project kent ook dit project enkele uitdagingen waar we bij gemeente Helmond tegenaan lopen.

Bepalen welke websites wel en niet moeten voldoen aan de WCAG 2.1 standaard

Tijdens de inventarisatie werd al snel duidelijk dat er een vrij groot grijs gebied is van websites die wel of niet onder de wet digitale toegankelijkheid vallen. Zo zijn er websites van samenwerkingen waar de gemeente Helmond onderdeel van uitmaakt, maar niet elke samenwerking valt onder de wetgeving. Volgens de wet is de digitale toegankelijkheid verplicht voor alle overheidsinstanties. Hieronder vallen staats-, regionale of lokale overheidsinstanties; publiekrechtelijke instellingen; en samenwerkingsverbanden hiervan.

Om een goede splitsing te kunnen maken, hebben we deze definities nader bestudeerd en bepaalde samenwerkingen uit kunnen sluiten. Maar nog niet alle samenwerkingen hebben we goed in beeld, waardoor we tot op heden nog bezig zijn met het maken van deze afweging.

Daarnaast zijn er websites die niet bij de gemeente in beheer zijn, maar die alleen ‘gebruikt worden’. Denk bijvoorbeeld aan Infogram.com, een tool waarmee interactieve infographics worden gemaakt. Dit is een kant en klare website tool die de gemeente gebruikt en vult met haar eigen content, maar waar de gemeente weinig tot geen invloed heeft op technische aanpassingen. Toch dient informatie die de gemeente via dit soort website communiceert te voldoen aan de webrichtlijnen. De wetgeving is namelijk niet alleen van toepassing op websites die de gemeente beheert, maar ook op websites waarvoor de gemeente de publicerende organisatie is en dus verantwoordelijk is voor de publicatie. Er dient daarom onderzocht te worden of de website kan worden aangepast, of er een andere tool beschikbaar is, of dat er een alternatief kan worden aangeboden voor mensen die de interactieve infographic niet kunnen lezen (zoals een rapportage met dezelfde gegevens).

Weinig kennis in huis om goed te controleren op webrichtlijnen

De standaard WCAG2.1 kent 50 succescriteria waar websites en applicaties aan moeten voldoen (voor het volledige overzicht zie https://www.w3.org/TR/WCAG21/). Dit gaat van hele logische eisen (bv. ondertiteling toevoegen bij video’s) tot hele technische (bv. het inrichten van mechanismes voor goede navigatie). Bij het controleren van websites op toegankelijkheid, zijn vooral deze laatste moeilijk te interpreteren voor niet-websitebouwers. Vooral omdat het bouwen van websites meestal door de gemeente is uitbesteed aan externe organisaties. Tijdens dit project heeft het daarom wat extra moeite gekost om de tools die gebruikt zijn tijdens het scannen goed te interpreteren.

Om in de toekomst de websites periodiek te blijven testen, is het handig een (of meerdere) tool(s) aan te schaffen die dit voor de gemeente doet en rapportages aanlevert. Op het moment dat de rapportage niet voldoende is, kan dit worden teruggelegd bij de leverancier (zonder dat de gemeente hier zelf te inhoudelijk op hoeft in te gaan).

Toegankelijk maken van pdf’s

Naast dat de websites zelf toegankelijk moeten zijn, moet ook de content toegankelijk gemaakt worden. Hierbij zijn pdf’s de grootste uitdaging. Aangezien het toegankelijk maken van een pdf een lastige klus is (er zijn bepaalde programma’s en technieken voor nodig), is er nog niemand binnen de gemeente Helmond die weet hoe dit gedaan moet worden. Dit is vervelend, want hierdoor stapelen de pdf’s zich op die nog toegankelijk gemaakt moeten worden. Met terugwerkende kracht pdf’s toegankelijk maken, gaat daardoor veel tijd kosten. Een mogelijke manier om hier mee om te gaan is door eerst de pdf-bestanden die veel gebruikt worden (gebaseerd op statistieken) toegankelijk te maken en daarna op aanvraag de overige bestanden (op het moment dat een inwoner deze nodig heeft en niet kan lezen).

Daarnaast dient in het proces te worden geborgd dat bij het aanleveren van de informatie aan het webteam de pdf’s al voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat iedereen die pdf’s creëert voor publicatie op de website (zowel intern als extern) moet leren hoe ze dit doen. Hierbij kan eerst de afweging worden gemaakt of informatie wel via een pdf gecommuniceerd dient te worden. Door het direct op de webpagina te plaatsen is het veel sneller toegankelijk. Indien dit mogelijk is, is dit dus zeker aan te raden.

Nog onvoldoende bewustzijn binnen organisatie

Uiteindelijk staat en valt het project digitale toegankelijkheid natuurlijk met de bewustwording binnen de organisatie. Tijdens gesprekken met medewerkers ligt het voor de hand dat digitale toegankelijkheid belangrijk is, daar twijfelt niemand over. Maar in de praktijk wordt er nog te weinig naar gehandeld. Nieuwe websites (opgericht na 23 september 2018) dienen al op 23 september 2019 te voldoen. Dit betekent dat elke website die nu live gaat, binnen een half jaar aan de webrichtlijnen moet voldoen. Bij gemeente Helmond lopen we met regelmaat tegen een nieuwe website aan, die na 23 september 2018 live is gegaan, maar niet is afgestemd met de juiste adviseurs waardoor ze dus niet voldoen aan de webrichtlijnen. Het is voor veel medewerkers onduidelijk waar een nieuwe website aan moet voldoen. Om dit aan te pakken hebben we een communicatieplan opgesteld met acties die nodig zijn om dit bewustzijn te creëren (bv het geven van presentaties voor afdelingen en communiceren via het intranet) en is beleid rondom websites noodzakelijk.

Onlangs is de geactualiseerde marktscan Digikoppeling gepubliceerd. Negen leveranciers bieden twaalf oplossingen voor het leveren van een generieke Digikoppeling-adapter. Telengy-adviseur Peter ter Telgte heeft vanuit Logius de marktscan Digikoppeling uitgevoerd in samenwerking met VNG Realisatie. 

Aanbod en toetsing

Alle leveranciers in de markt kregen de mogelijkheid om hun dienstenaanbod aan te leveren of hun aanbieding te actualiseren. Dit gehele aanbod is door VNG-Realisatie en Logius getoetst en de negen leveranciers voldeden aan het Programma van Eisen van Digikoppeling (PvE). Vervolgens is het aanbod en de beoordeling gepubliceerd op Tenderned en via een uitgebreid overzicht op de website van Logius. 

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Met deze Digikoppeling oplossing kunnen overheden aansluiten op de Landelijke Voorzieningen. Digikoppeling is niet alleen relevant voor tal van reeds bestaande landelijke voorzieningen, maar ook voor het aansluiten op toekomstige voorzieningen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Peter ter Telgte via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Per 1 februari ben ik begonnen als adviseur bij Telengy. Een nieuwe en uitdagende stap na tweeënhalf jaar te hebben gewerkt in de woningbouwsector. In deze periode heb ik mij vooral ontwikkeld in gegevensmanagement, Business Intelligence en organisatieverandering. Gegevensmanagement vormt voor veel organisaties in het (semi-)publieke domein een uitdaging. Dit vraagt om nieuwe soorten sturing en in veel gevallen ook een organisatieverandering. Daar kan en wil ik graag een bijdrage aan leveren!

Al sinds mijn studie Bestuurskunde wil ik mij sterk maken voor de publieke zaak. Het is mijn overtuiging dat een goede informatiehuishouding en informatievoorziening belangrijke voorwaarden zijn voor een goede dienstverlening aan burgers en een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. In deze tijden worden we overspoeld door data en informatie, dus is het van belang dat op het juiste moment, aan de juiste personen in het juiste format kwalitatief goede informatie en gegevens worden getoond. Mijn uitgangspunt is dat datakwaliteit duurzaam moet worden geborgd en dat dit kan door te investeren in mens, organisatie en technologie.

Ik zou mezelf omschrijven als analytisch, verbindend en resultaatgericht. Daarbij houd ik van het oplossen van complexe en veelzijdige informatievraagstukken. Ik zal altijd zoeken naar de vraag achter de vraag en uitgaan van de meerwaarde voor de klant en uiteindelijk voor de burger. Deze kwaliteiten zet ik graag in bij mijn werk als adviseur! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Robbert Becker, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: r.becker@telengy.nl.

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft hoe te beginnen met toepasbare regels.

In 2018 hebben Telengy-adviseurs Jacob Ubbels en Willem Isendoorn een rol gespeeld bij de inrichting van de gemeente Altena; een herindeling van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Jacob was aangesteld als adviseur van de werkgroep Informatiemanagement. Willem was projectleider burgerzakenapplicatie en datadistributie en projectleider website.  

Inrichting BRP 

Bij een herindeling is de Basisregistratie Personen (BRP) een van de belangrijkste administraties. Het gaat immers om de persoonsgegevens van de inwoners, dus de conversie móet goed gaan en op tijd gereed zijn. Willem vertelt: “Gelukkig hebben de leveranciers hier in de afgelopen 25 jaar zoveel ervaring mee opgedaan dat dit zelden fout gaat. Natuurlijk moet ook de inrichting op tijd af zijn en denk ook aan alle sjablonen die een andere huisstijl moeten krijgen. Verder zullen de gebruikers voor wie het softwarepakket nieuw is opgeleid moeten worden.” 

Waar kan het traject dan toch vertraging opleveren? Dat zit met name in de relatie met andere partijen die een dienst leveren. Denk aan zaken als Logius (DigiD en toekenning OIN), KPN (voor certificaten en eHerkenning), Ingenico (betalen via pinapparaten), de leveranciers van pinapparaten en andere balie-apparatuur, de KvK voor toekenning van een nieuw vestigingsnummer, ID&D voor de RAAS-apparatuur, het RDW voor het aanvraagstation voor rijbewijzen en de Belastingdienst voor de toekenning van een fiscaal nummer.  

Ontdekken wie kennis heeft 

De kennis van wat er precies gedaan moet worden om het traject succesvol te laten verlopen, is vaak erg versnipperd. De leverancier van de software weet maar deels wat nodig is, de leveranciers van de genoemde diensten kennen ook alleen hun eigen stukje van de puzzel en bij de betrokken gemeenten weet vaak ook niemand meer hoe dit destijds – vaak jaren geleden – geregeld is. Het is dus zaak om tijdig na te gaan wie nog kennis bezit bij de gemeente, hoe de aanvraagprocessen precies lopen (en in welke volgorde) en welke informatie daar precies voor nodig is. 

De herindeling Altena is desondanks succesvol verlopen. Jacob vertelt: “Dit kwam dankzij veel inspanning van diverse medewerkers, leidinggevenden en leveranciers.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06  50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

“Niets is zo constant als verandering”, zei de Griekse filosoof Heraclitus al zo’n 2500 jaar geleden. De afgelopen jaren is ook voor diverse toepassingen het hanteren van rekenmethoden met vierkante (m2) en/of kubieke meters (m3) nogal eens gewijzigd. Zo is de gebruiksoppervlakte in de BAG destijds voor een deel gevuld met een omrekenformule vanuit m3 uit andere registraties. Voor de WOZ wordt het vanaf 2022 verplicht om woningen getaxeerd te hebben op basis van gebruiksoppervlakten. 

Nú beginnen

Dit betekent dat je als gemeente of belastingsamenwerking vanaf nu nog (maar) twee jaar hebt om de registratie van de gebruiksoppervlakten voor woningen op orde te hebben. In 2021 worden die gegevens dan gebruikt om de WOZ-waarden te bepalen die begin 2022 vastgesteld worden. Daarbij wordt met name bij woningen veel gebruik gemaakt van de modelmatige waardebepaling, waarbij eventuele  afwijkingen wel gesignaleerd zullen worden door taxatiesystemen. Desalniettemin is het natuurlijk beter om al eerder waarschijnlijkheidscontroles uit te voeren op de verzamelde en vastgelegde gegevens.  

Slimme oplossingen

In diverse WOZ-journaals van de Waarderingskamer zijn de afgelopen tijd verhalen gepubliceerd van gemeenten die voorop lopen met deze transitie. De gebruiksoppervlakten mogen namelijk al eerder toegepast worden bij de taxaties. Hierbij wordt de inzet van innovatieve methoden genoemd, ondersteund door intelligente software. De vraag is dan natuurlijk of alle gemeenten die innovaties goed kunnen inzetten. Diverse factoren spelen dan een rol zoals de mate van beschikbaarheid van digitale bouwtekeningen, maar ook de aanwezige nauwkeurigheid van de BAG, en überhaupt het profiel van de bebouwing in de gemeente. Samenwerking met woningcorporaties wordt ook toegejuicht omdat die ook gebruiksoppervlakten gaan registreren. 

Feit is dat er dan toch nog veel handmatig werk bij kan komen. Een veelzeggend citaat van een gemeente in een van de WOZ-journaals:

“We waren ons ervan bewust dat een deel van het woningbestand vanuit de bouwdossiers, volgens de NEN2580, nagerekend moest worden.”

Bij veel gemeenten is een groot deel van de bouwdossiers nog steeds analoog. Je zou zeggen: beste afdelingen WOZ en DIV, sla de handen ineen en kies een slimme oplossing die beide vraagstukken oplost.  

BouwInformatieModel

Je vraagt je wel eens af waarom we toch niet sneller gaan met de inzet van innovaties die de digitalisering kunnen versnellen. Er zijn al jaren technologieën en concepten die elkaar versterken en ons al lang verder hadden kunnen helpen. Ik noem slechts drie voorbeelden: inwinning met LIDAR, toepassing van sensoren (Internet of Things) in Smart Cities, en detailgegevens van bouwwerken in BIM (BouwInformatieModellen), die al toegepast worden door architecten en projectontwikkelaars.  

Vooral de laatste ontwikkeling is van belang in het kader van de spreekwoordelijke kraan en dweil: alle nieuwe bouwwerken zouden volgens mij met een BIM opgeleverd moeten worden. Maar tot die tijd is het vergaren van benodigde gegevens zoals over de gebruiksoppervlakte monnikenwerk. Naast de genoemde innovatieve software kan i-Spiegel 3.0 wellicht als controle- hulpmiddel ingezet worden om het edele handwerk te verlichten. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Een gemeente van zo’n 60.000 inwoners vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt een jaar geleden om als projectleider de implementatie van een nieuw systeem in het Sociaal Domein te begeleiden. Dat betrof zowel de frontofficeprocessen, uitgevoerd door het Sociaal Team (ST) en het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG), als die van de backoffice. Er werden op dat moment systemen van twee verschillende leveranciers gebruikt. 

De behoefte aan een nieuw systeem was enerzijds ingegeven door ontevredenheid over de huidige systemen. Dat had allereerst te maken met het ontbreken van integratie: in twee systemen werken leidde tot veel dubbele handelingen en grotere foutkans. Daarnaast kwam de ontevredenheid voort uit de manier waarop het frontofficesysteem de processen van het ST en het CJG ondersteunde. Tot slot, en dat was een niet onbelangrijke aanleiding, had de gemeente besloten met vier andere gemeenten voor de uitvoering van de backofficeprocessen te gaan samenwerken. Eénzelfde systeem werd daarvoor als randvoorwaardelijk beschouwd. 

Procesoptimalisatie en samenwerking als ambitie

De ambitie was om niet alleen een nieuw systeem te implementeren, maar om dat op zo’n manier te doen dat daarmee de processen maximaal ondersteund worden zodat de klant beter bediend wordt. Ook zou er dan beter samengewerkt kunnen worden en processen efficiënter worden uitgevoerd. Dat is best een uitdaging, want het raakt niet alleen de inrichting maar ook de manier van werken van medewerkers en de wijze waarop deze met de klanten communiceren. 

Projectactiviteiten

We hebben een projectteam samengesteld met leden vanuit het ST en het CJG, de backoffice en de afdeling informatievoorziening. Met zijn vieren trokken wij de projectkar. Naast het projectteam zijn verschillende werkgroepen actief geweest: werkgroep front-processen, werkgroep backoffice-processen, werkgroep financiële processen, werkgroep stuurinformatie, werkgroep architectuur, techniek & koppelingen en een werkgroep migraties. Naast de leden van het projectteam hebben met name de werkgroepen voor de processen en voor de migraties veel tijd in het project gestoken. 

Binnen de werkgroepen bespraken we hoe medewerkers van het ST, het CJG en de backoffice willen (samen)werken. Samen met de leverancier hebben we ervoor gezorgd dat het systeem daar zo goed mogelijk op aan zou sluiten. Daarnaast hebben we alle brieven herschreven naar begrijpelijke, klantgerichte teksten; een voornemen dat al een paar jaar ‘lag te rijpen’, maar waar nu het momentum voor was. Ook hebben we voorgesorteerd op een adequaat archiefbeheer. 

Aan de andere kant moesten de koppelingen met het Gemeentelijk GegevensKnooppunt (GGK), de GBA en CORV worden gerealiseerd. Ook moest de gegevensuitwisseling met het financiële systeem, het CAK en de SVB worden ingericht. Er is tevens een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en er zijn SaaS- en verwerkersovereenkomsten opgesteld en ondertekend. Kortom: veel activiteiten tegelijkertijd. 

De livegang

Voorafgaand aan de livegang hebben we uitgebreid getest. Dat deden we als projectteam en met key users. Op basis van de testresultaten hebben we kunnen finetunen, maar het heeft er ook toe bijgedragen dat de key users goed in het systeem thuis raakten. 

Vanuit de twee uit te faseren systemen zijn data en bestanden gemigreerd. Dat was een complexe operatie, omdat de inrichtingen van die systemen op andere uitgangspunten gebaseerd waren dan het nieuwe. Daarnaast leverde een van de twee oude leveranciers tot driemaal toe de bestanden onvolledig aan. Hierdoor kostte de migratie niet alleen veel meer tijd dan nodig, maar kostte het ook veel extra tijd van medewerkers omdat zij veel dossierinformatie misten. Hiervan ondervond de gemeente ernstige hinder. 

Om de medewerkers goed voor te bereiden hebben ze allen een training gevolgd, verzorgd door een van de leden van het projectteam. Daarnaast zijn er key users ingezet om als eerste aanspreekpunt te dienen. Binnen het systeem zijn veel toelichtende tekstjes opgenomen die men zo nodig kan raadplegen. Ter aanvulling zijn er instructiefilmpjes gemaakt die medewerkers hebben bekeken en ook later nog kunnen raadplegen. Tenslotte is er in de periode na livegang intensieve begeleiding op de werkvloer geweest en is er een hulplijn ingezet die van 8.00 – 20.00 uur, 6 dagen per week bemensd was. 

Resultaten

De resultaten waren heel positief. Medewerkers waren, en dat maak je niet vaak mee, enthousiast over het nieuwe systeem en er was nauwelijks ‘ruis’. Door uit te leggen waar we nog mee aan de slag zijn, zoals de naweeën van de migratie, was er begrip voor eventuele tijdelijke onvolkomenheden. 

Heel bepalend voor deze positieve resultaten was dat we goed hebben gekeken hoe medewerkers (samen)werken en dit hebben vertaald naar de applicatie. We hebben de processen met elkaar geïnventariseerd en vastgelegd. Het systeem hebben we daarop, samen met de leverancier, ingericht. Die aanpak maakte dat bij het testen en trainen, en later bij livegang, medewerkers snel hun weg in het systeem wisten te vinden. Zij zagen direct hun werkwijze terug in de ingerichte processtappen. 

Ook bepalend voor het succes was de kwaliteit van de leden van het projectteam. De drie mensen uit de organisatie waarmee ik in het projectteam zat waren niet alleen deskundig; ze waren ook positief ingesteld en zetten stappen extra voor een goed resultaat. Dit was heel prettig samenwerken. 

Tot slot we hebben een prima leverancier getroffen, die zowel een goed product heeft als goede mensen. Zij zijn samen met ons voor een goed resultaat gegaan; een mooi voorbeeld van partnership. 

Borgingsfase

Nu zitten we in de fase van borgen: zorgen dat de medewerkers het systeem ook gebruiken waar het voor bedoeld is. Dat doen we onder andere door vragenuurtjes te organiseren, maar ook door lijsten uit het systeem te draaien en met medewerkers te bespreken zodat zij op de juiste manier gaan vastleggen. Daarnaast finetunen we het systeem zodat het nog beter aansluit op het werkproces. Ten slotte zorgen we voor goede stuur- en verantwoordingsinformatie, zodat de teams en het management goed zicht hebben op de prestaties en resultaten. 

Binnenkort ronden we het project af met een grootse borrel met muziek, hapjes en drankjes, waar alle betrokkenen voor zijn uitgenodigd: gebruikers, managers en leden van werkgroepen en projectteam. 

Zo wil ik nog wel een project….! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Op uiterlijk 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Aansluiten is in principe heel eenvoudig. Zorgen dat u ook de vruchten plukt, is echter een ander verhaal. Wij helpen u daar graag bij. In dit artikel leest u wat e-factureren is, hoe het werkt, en waarom u dit eigenlijk gewoon zou moeten willen.  

Wat is E-factureren? 

Elektronisch factureren (e-factureren) is het automatisch uitwisselen van gestandaardiseerde elektronische facturen (e-facturen) tussen het systeem van de leverancier en het systeem van de klant, bijvoorbeeld uw gemeente. Dit heeft als doel om facturen automatisch te verwerken, zonder dat daarbij gegevens overgetypt hoeven te worden. 

Het elektronisch uitwisselen van e-facturen zorgt voor minder (administratieve) fouten, het bespaart tijd en kosten en zorgt voor een snellere verwerking van de facturen. Dat klinkt wel heel aantrekkelijk. Is dat ook zo? 

Hoe werkt het? 

Om e-facturen te kunnen ontvangen, dien je als organisatie aangesloten te zijn op het Simpler Invoicing/ PEPPOL-netwerk via een van de access points. 

Als uw leveranciers zijn aangesloten op Simpler Invoicing/PEPPOL-netwerk, dan kan de e-factuur via deze beveiligde omgeving direct naar uw organisatie (financiële administratie) verstuurd worden. U bent er dan zeker van dat de factuur ook echt van de betreffende afzender afkomstig is. Voorwaarde is dat uw financiële systeem klaar is voor het ontvangen van een e-factuur; daarvoor dient de leverancier van het betreffende softwarepakket te zorgen.   

Welke kansen biedt het u? 

Binnenkomende facturen op papier of via email met een pdf als bijlage, bevatten ongestructureerde data. De papieren facturen moeten veelal eerst als pdf gescand worden alvorens de factuurdata met behulp van scan- en herkensoftware of (deels) handmatig kan worden overgenomen in het systeem van de gemeente. Gemeenten ontvangen veel facturen van relatief veel verschillende leveranciers. Het automatisch en in één keer goed registreren en verwerken van facturen is daarom een lastige zaak, die veel handwerk vraagt. De gemiddelde handelingskosten worden geschat op €40,- per factuur.  

Door gebruik te maken van e-factureren biedt dit uw organisatie een aantal kansen. Dit betekent onder andere dat de rechtmatigheid van betalingen wordt verhoogd, de uitval van onvolledige facturen wordt terug gedrongen, en spookfacturen niet meer binnenkomen.  

Overgangsfase 

Het duurt naar verwachting nog even voordat alle binnenkomende facturen als e-factuur aangeleverd worden. Niet alle leveranciers zijn ermee bekend dat het versturen van een e-factuur eenvoudig ingericht kan worden. De meeste overheidsinstellingen blijven voorlopig dan ook diverse vormen van facturen accepteren: de papieren factuur, een email met een pdf-factuur, een email met een xml-/ubl-factuur, en straks ook de echte e-factuur (via Simpler Invoicing). Aanbieders van software spelen hier op verschillende manieren op in.  

Samen kijken wat past 

Afhankelijk van uw huidige situatie is het meer of minder eenvoudig om snel op de toekomst in te spelen, en voordeel te halen uit de nieuwe mogelijkheden. Kiest u voor de traditionele manier van factuurverwerking, dan zult u nu minder investering hoeven te doen, maar is de efficiencyslag ook kleiner. Zet u in op het elektronisch verwerken van factuurdata, dan zult u nu uw processen mogelijk moeten aanpassen. Het loont dan om energie te steken in het meenemen van uw leveranciers (leveranciers verzoeken/verleiden om zo snel mogelijk e-facturen te sturen in plaats van papier of pdf). De handelingskosten van een e-factuur zijn namelijk vele malen lager dan die van een pdf-factuur. Met deze variant kunt u al snel tijdswinst gaan boeken en kostenbesparing teweeg brengen op de verwerking van facturen. 

Bij het kijken naar wat past voor uw organisatie is het belangrijk om een multidisciplinair team samen te stellen; de afdelingen Financiële Administratie, Inkoop en ICT spelen een rol, maar ook organisatorische aspecten zijn van belang. 

Meer weten? 

De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen kan ook als kans gezien worden om de processen rondom facturering te herzien en een flinke efficiencyslag te maken. Of dat zinvol is voor uw organisatie is erg afhankelijk van de huidige situatie. 

Telengy is er klaar voor! Wij kunnen desgewenst onze facturen als e-factuur aanleveren en helpen u daarmee tijd en kosten te besparen.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl, adviseur bij Telengy. 

Een gemeente in Gelderland, eentje in Zuid-Holland en twee in Friesland hebben de handen ineen geslagen om de digitale dienstverlening aan hun inwoners te verbeteren. Door de bijzondere samenwerking kunnen de vier gemeenten praktijkgerichter werken én kosten besparen.

“Voorheen waren we afhankelijk van de planning van grote leveranciers”, vertelt informatieadviseur en initiatiefnemer van het Open Webconcept Holger Peters van gemeente Buren (Gelderland).

“Nu we zelf aan de knoppen zitten, kunnen we sneller vernieuwen en onze dienstverlening aanpassen aan de wensen van onze inwoners.”

Open Webconcept

In 2015 ging Heerenveen als eerste gemeente live met een WordPress website. Buren volgde kort daarna en startte in 2016 het initiatief van het Open Webconcept. De OpenPDC (producten en dienstencatalogus) was de eerste module in rij. Inmiddels is de OpenPDC uitgebreid en gebruiken steeds meer gemeenten deze. Zo ging 5 november gemeente Lansingerland (Zuid-Holland) live. Gemeente Súdwest-Fryslân volgt en lanceert op 29 november haar nieuwe website.

“Deze samenwerking bevestigt dat wij in 2015 een goed keuze hebben gemaakt”, zegt wethouder Hans Broekhuizen van Heerenveen. “We kijken er naar uit om onze kennis en ervaringen in te zetten voor meer dan alleen onze gemeente. Tegelijkertijd voelen we ons gesteund en geïnspireerd door de inbreng van onze vakgenoten van Lansingerland, Buren en Súdwest-Fryslân.”

Innovatiever en voordeliger

De nieuwe werkwijze van de vier is volgens het zogeheten Open Webconcept. Vanuit de overtuiging dat de digitale dienstverlening voor gemeenten innovatiever en voordeliger kan is de samenwerking Open Webconcept ontstaan. Het doel van de samenwerking is praktisch samenwerken met gemeenten en leveranciers om doorontwikkeling, flexibiliteit en continuïteit te realiseren.

Continu ontwikkelen

“We willen dat onze inwoners en ondernemers 24/7 de mogelijkheid hebben om benodigde informatie snel te vinden en producten en diensten aan te vragen of te regelen”, zegt Eduard Witteveen, procesbegeleider innovatie  van Súdwest-Fryslân. “De website wordt hierin een steeds belangrijker kanaal. Het is daarom nodig om continu ontwikkeling mogelijk te maken. Deze samenwerking stelt ons in staat om dit te doen.”

Common Ground

“We geloven erin samen te ontwikkelen en kennis en ervaringen te delen. En de regie hierin te pakken. Dit in navolging van de ontwikkelingen die op dit moment ook spelen bij ander gemeenten in Nederland zoals de Common Ground gedachte”, aldus burgemeester Jan de Boer van Buren. “Tijdens de Fieldlab Dienstverlening in Zwolle van de VNG hebben we hier al gezamenlijk concrete resultaten neergezet. Samen ontwikkelden we de basis voor een webapp voor meldingen woon- en leefomgeving met gebruik van NLX. Hiermee hebben we laten zien dat samenwerkende (kleinere) gemeenten flinke stappen kunnen zetten.”

Over grenzen heen

Samenwerking met buurgemeenten is dagelijkse praktijk in gemeenteland. Maar hoe vonden de Gelderse, Zuid-Hollandse en twee Friese gemeenten elkaar? Waar WordPress het meest gebruikte content management systeem in de wereld is, wordt deze nog maar weinig gebruikt door gemeenten. “Alle vier hebben wij de keuze gemaakt om te werken met dit systeem, dat zoveel doorontwikkeling mogelijk maakt”, zegt wethouder Simon Fortuyn van Lansingerland. “Daarom gaan wij graag over provinciegrenzen heen om onze ambities te realiseren.”

Ondertekening verklaring

Om de samenwerking en verdere ontwikkeling van het concept te bekrachtigen tekenden de vier gemeenten op 8 november een verklaring. Daarin maken ze afspraken over het beheren van de verschillende bouwstenen, zodat deze veilig beschikbaar blijven voor andere gemeenten en leveranciers. De gemeenten liggen fysiek ver uit elkaar. De ondertekening vond daarom plaats via een live-verbinding. Wel zo passend gezien het onderwerp.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie over het Open Webconcept op www.openwebconcept.nl of bel met Holger Peters van de gemeente Buren: 14 03 44.

In 2017 gaven gemeenten bijna 20% meer uit aan jeugdzorg en de verwachting is dat de kosten in 2018 verder zullen stijgen. Door meer in te zetten op preventie, dure jeugdzorg eerder af te schalen en de samenwerking met de huisartsen te verbeteren verwachten gemeenten de kosten beter in de hand te houden. Deze interventies zijn al vaker genoemd, maar hebben nog niet tot het gewenste resultaat geleid. Opvallend daarbij is dat besluiten die in het kader van de Jeugdwet zijn genomen verhoudingsgewijs veel minder vaak in bezwaar worden bestreden. Ligt daar mogelijk een causaal verband met de hoge kosten? De hamvraag is dan ook: welke interventies zijn effectief en hoe pak je dat aan? Uiteraard hangt dit sterk af van de lokale situatie, maar een aantal maatregelen die effect sorteerden en waarbij ik nauw betrokken was, wil ik graag met u delen.  

De huisarts en toegang tot jeugdzorg 

Naast de gemeentelijke toegang kan jeugdzorg ook worden ingezet op basis van een verwijzing van de huisarts of jeugdarts. Landelijk gezien betreft dit ongeveer de helft van alle verwijzingen naar jeugdzorg. Weliswaar heeft de gemeente de formele bevoegdheid om de door de zorgaanbieder geïndiceerde zorg op basis van die verwijzing ter discussie te stellen, maar in de praktijk gebeurt dit vrijwel nooit. Ik vermoed dat inmiddels alle toegangsteams wel op een of andere manier met huisartsen samenwerken. Echter, nog steeds zien we dat het percentage verwijzingen via de huisarts gelijk blijft en dat daarmee ruim de helft van de gemeentelijke uitgaven voor jeugdzorg zijn gemoeid. Uitgaven waar gemeenten lastig grip op krijgen.  

Belangrijk is dan ook dat de samenwerking met huisartsen en POH-ers (praktijkondersteuners) wordt geïntensiveerd vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de meest effectieve zorg in te zetten. Als sociale problematiek een belangrijke reden is dat het met het kind niet goed gaat, is een verwijzing van een huisarts naar een GGZ-instelling waar daar niet aan wordt gewerkt weinig zinvol. Daar zullen gesprekken met huisartsen en POH-ers dus over moeten gaan. Ik heb goede ervaringen opgedaan met een verwijskaart die huisartsen en POH-ers ondersteunt bij het maken van een  bewuste afweging welke organisatie het beste de jeugdhulp kan bieden. Indien blijkt dat er door tijdgebrek (te) snel wordt verwezen, zorg er dan voor dat er voldoende POH-uren beschikbaar komen. Investeer als gemeente zo nodig zelf daarin. Tenslotte is een lange wachttijd bij de toegangsteams funest. Ouders willen immers het beste voor hun kind en zullen bij een lange wachttijd de huis- of jeugdartsentoegang kiezen.  

Het toegangsteam 

Naast een goede samenwerking met de huisartsen is voldoende deskundigheid binnen een toegangsteam en het zelf kunnen bieden van kortdurende hulp belangrijk. Daardoor hoeft minder snel te worden doorverwezen. Zo heb ik voor een gemeente waar ik actief ben ervaren dat het toevoegen van een psycholoog (die zelf ook behandelt) aan het toegangsteam leidt tot een grondigere analyse van de hulpvraag en minder doorverwijzingen. Daarnaast kan dan ook ingezet worden op gesprekken met ouders om de gevolgen van een dreigende (v)echtscheiding zoveel mogelijk te beperken.  

Samenwerken met het onderwijs 

Problemen met kinderen zijn meestal al vroeg bekend binnen het onderwijs. Door samen te werken met scholen en daar regelmatig aanwezig te zijn, kan afwijkend gedrag van kinderen vroegtijdig worden onderkend. Door snel de juiste ondersteuning te bieden wordt voorkomen dat op latere leeftijd de problemen verergeren en duurdere zorg nodig is. Zo bleek in een gemeente die ik adviseer bijvoorbeeld dat het product diagnostiek opvallend vaak werd ingezet. Door intensiever samen te werken bleek een diagnose in veel gevallen niet nodig te zijn. Betere samenwerking leidde ertoe dat het aantal indicaties diagnostiek gehalveerd kon worden.  

Eén gezin, één plan en één regisseur 

Bij de start van de transities was de opdracht aan gemeenten duidelijk. Samenwerken, informatie delen en indien nodig dienstverlening aan inwoners op elkaar afstemmen. Bij gezinnen waar meerdere problemen tegelijk spelen zal regie gevoerd moeten worden. Dat blijkt in de praktijk niet mee te vallen. Regievoering wordt namelijk op verschillende manieren ingericht. Dat is niet erg, zolang regievoering maar wordt gezien als middel en niet als doel op zich. In de meeste gevallen is regievoering niet nodig, is mijn stelling. Zelfs als er twee of meer ondersteuningsvragen van een inwoner gelijktijdig worden behandeld, hoeft daarop in veel gevallen geen regie te worden gevoerd. Zelf hanteer ik de volgende uitgangspunten voor regievoering: 

• Indien er twee of meer ondersteuningsvragen op meerdere leefgebieden spelen die in samenhang met elkaar opgepakt moeten worden voer je regie (vanuit de klant bezien en/of vanuit financieel oogpunt).
• De regievoerder stuurt op de voortgang van de dienstverlening. De regievoerder heeft doorzettingsmacht of kan escaleren.
• Voor iedereen binnen het sociaal domein is zichtbaar dat regie wordt gevoerd. Deel alleen dat er regie wordt gevoerd, en niet wat er speelt binnen het gezin.
• Doe wat nodig is, denk ‘out of the box’ en kijk daarna of dit binnen de regels past. Durf af te wijken van regels als dit in het belang is van het kind en/of gezin.  

Er kan op veel manieren gestuurd worden om meer ‘in control’ te komen. Een aantal mogelijkheden zijn hierbij de revue gepasseerd.

Meer weten?

Wilt u meer weten over deze of andere mogelijkheden om de kosten van jeugdzorg te beperken? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

De Omgevingswet is een ingrijpende verandering met een lange aanloop en 1-1-2021 lijkt nog ver weg. Dit zorgt ervoor dat gemeenten geen gevoel van urgentie hebben. Echter, welbeschouwd hebben we nog maar iets meer dan twee jaar. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is natuurlijk nog niet klaar en sommigen vragen zich af of het überhaupt wel gaat werken. Ook dat nodigt gemeenten nog niet uit om in actie te komen. Waarom zijn er dan toch gemeenten die al wel prioriteit geven aan de voorbereidingen?

Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft waarom sommige gemeente wél de urgentie voelen om met de Omgevingswet aan de slag te gaan.