Op 1, 2 en 3 juli 2016 gaan ruim 2.500 sporters met een verstandelijke beperking de strijd met elkaar aan. In 18 verschillende takken van sport strijden zij op de Special Olympics Nationale Spelen in Nijmegen, Groesbeek en Wijchen. Tot eind februari konden sporters en begeleiders zich inschrijven voor de 18 takken van sport die plaatsvinden tijdens de Special Olympics Nationale Spelen 2016. Het resultaat: 3.200 aanmeldingen voor het sporttoernooi (2.400 sporters en 800 begeleiders) waarvan er zo’n 2.000 blijven overnachten in ‘Special Olympics Dorp’ Heumensoord. Nog nooit eerder deden zoveel sporters mee. Het evenement belooft dan ook een ongekend succes te worden.

Als trotse sponsor nodigen wij u graag uit voor de openingsceremonie op vrijdagavond 1 juli in het Goffertstadion te Nijmegen. Nadat de sporters hun ereronde over het veld hebben gemaakt staan dans, zang en spektakel van formaat op het programma. Ook zal er een bekende Nederlandse artiest komen optreden. De openingsceremonie vangt aan om 18.30 uur en de afsluiting zal zijn omstreeks 23.00 uur.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy en vicevoorzitter van de stichting Special Olympics Nationale Spelen 2016, via telefoonnummer 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl. Neem ook eens een kijkje op de website van Special Olympics Nationale Spelen 2016: www.specialolympics2016.nl.

“Niet alleen de Belastingdienst timmert stevig aan de weg met de campagne ‘Vaarwel blauwe envelop’, ook lokale overheden en samenwerkingsverbanden maken meer en meer gebruik van de Berichtenbox. Dat geldt ook voor burgers. Medio februari 2016 hebben 3,5 miljoen burgers MijnOverheid geactiveerd en zijn er 148 overheidsorganisaties aangesloten of bezig met een aansluiting”, aldus accountmanager MijnOverheid Peter ter Telgte. “In de praktijk zien we dat een organisatie die aangesloten is een dekkingspercentage haalt van 20-25%. Dat betekent dat 1 op de 4-5 brieven inmiddels aangeboden kan worden via de Berichtenbox van MijnOverheid.”

Flinke groei WOZ-beschikkingen

Dit jaar bieden 150 gemeenten en 20 Waterschappen hun inwoners de mogelijkheid om de jaarlijkse aanslag digitaal te ontvangen. Tot eind februari 2016 versturen zij circa 800.000 aanslagberichten digitaal naar de Berichtenbox. Ten opzichte van vorig jaar betekent dit een groei van maar liefst 300%.

Decentrale overheden verzorgen bijna een landsdekkende aansluiting op MijnOverheid Berichtenbox

Top 5 communicatiecampagnes

Steeds meer overheden sluiten aan op MijnOverheid en proberen gebruikers te overtuigen hun post voortaan digitaal te ontvangen. Sommigen hebben zeer creatieve manieren bedacht om dat doel te bereiken. Logius heeft een top 5 met acties op een rij gezet:

1. Den Haag doneert 1 euro aan het goede doel namens iedere nieuwe gebruiker.
2. Montferland verloot een iPad onder nieuwe gebruikers en gemeenteambtenaren rijden in een bestickerde auto rond met de tekst ‘Digitaal? Ja graag!’.
3. Renkum organiseert consults MijnOverheid in internetcafé.
4. De Belastingdienst plaatst babbelbox op stadspleinen.
5. Gemeente Berg en Dal plakte stickers op uitgaande post met vermelding ‘Digitaal doen wat digitaal kan. Post van de gemeente digitaal ontvangen? Ga naar www.mijn.overheid.nl’. Inmiddels heeft de gemeente een tekstkader opgenomen op de enveloppe in de nieuwe huisstijl van de gemeente Berg en Dal (voorheen Groesbeek).

Ondersteuning bij campagnes

Logius kan u ondersteunen bij uw campagne over MijnOverheid. Daarvoor is een speciale toolkit ontwikkeld met communicatiemateriaal. U vindt de toolkit op www.toolkitmijnoverheid.nl. Deze toolkit bevat onder andere kernboodschappen, video’s, advertenties en online banners.

Meer weten over MijnOverheid?

Wilt u meer weten over MijnOverheid, dan kunt u trainingsmateriaal of een webinar bekijken via de volgende link.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

KING en Logius hebben eind januari de resultaten gepubliceerd van de marktscan Digikoppeling. Zes aanbieders voldoen aan de criteria zoals in de ‘requirements’ zijn opgesteld voor deze koppelvlakstandaarden voor berichtuitwisseling. Daarmee kunnen gemeenten, samenwerkingsverbanden en andere overheden vooruit. In plaats van zelf een marktconsultatie en/of verkenning te houden, kunnen organisaties op basis van de resultaten uit de marktscan al concrete stappen zetten in een aanbesteding voor Digikoppeling. Met één Digikoppeling-implementatie kan een organisatie berichten uitwisselen met alle overheden en aansluiten op vrijwel alle e-overheidbouwstenen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld basisregistraties, het Omgevingsloket, Digilevering en MijnOverheid.

Telengy-adviseur Peter ter Telgte is accountmanager Stelseldiensten bij Logius en nadrukkelijk betrokken bij de marktscan Digikoppeling. De marktscan is feitelijk een actualisatie van de eerder gehouden marktscan in 2013. “In de afgelopen drie jaar heeft de markt van Digikoppeling en servicebus zich nadrukkelijk ontwikkeld. Vrijwel elke gemeente maakt op een of andere manier gebruik van Digikoppeling en/of een servicebus. Daarnaast zien we nadrukkelijk de opkomst van SaaS-toepassingen; zo bieden twee leveranciers niet alleen een lokale oplossing aan, maar ook een SaaS-oplossing”, aldus Peter ter Telgte.

Zes aanbieders in de schijnwerpers

De zes aanbieders die voldoen aan de marktscan zijn Arpha, Centric, Enable-U, JNet, PinkRoccade en Yenlo. Enable-U en JNet bieden ook een SaaS-oplossing aan. Uitgebreide informatie over de aanbieders is te vinden op de website van Logius.

KING en Logius besteden tijdens een webinar op 18 februari specifiek aandacht aan de resultaten van de marktscan. U kunt zich nog inschrijven via het inschrijfformulier. Verder zijn er in maart meerdere regiodagen waar aanvullende informatie gegeven wordt over de mogelijke toepassingen. Tot slot gaat ook de softwarecatalogus van KING inzicht bieden in de referenties van werkende Digikoppeling-omgevingen bij gemeenten. Via het besloten gedeelte van de softwarecatalogus kan een gemeente de referenties inzien van de leveranciers.

Overzicht landelijke voorzieningen

Logius biedt tevens een overzicht van de landelijke voorzieningen die gebruik maken van Digikoppeling.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager Stelseldiensten bij Logius  en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Copyright: Siebe Swart, 2016

Alle gemeenten hebben te maken met de complexiteit van de processen Jeugd, Wmo en PGB. Vele gemeenten raken daardoor hun grip hierop kwijt. Dat ligt niet altijd aan de zorgaanbieders of aan de gemeente zelf, maar komt doordat handmatige en digitale werkzaamheden door elkaar heen lopen en zorgaanbieders inconsequent zijn in de wijze van declareren. Zowel op inhoudelijk, administratief, financieel als technisch gebied zijn er verscheidene uitdagingen. De procesgang rondom Jeugd, Wmo en PGB is daarom te bestempelen als ‘trial-and-error’; zeker voor gemeenten die de Wmo- en Jeugdtaken zelf uitvoeren.

Er zijn een aantal hoofdvragen waarmee gemeenten op dit moment worstelen:

• Krijgt u van uw accountant een goedkeurende verklaring voor de declaratie rond de processen Jeugd, Wmo en PGB?
• Constateren uw medewerkers dat de hoeveelheid tijd die zij moeten besteden aan de administratieve verwerking van declaraties van zorgaanbieders sterk oploopt?
• Verloopt het declareren door de zorgaanbieders nog voor een groot deel handmatig?
• Lopen de interne (geautomatiseerde) processen bij u nog niet naar wens?
• Bent u nog niet aangesloten op de webservice van het GGK?

Als u één deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, heeft Telengy voor u de oplossing!

Ideale situatie

Bij het inrichten van het administratieve proces rondom de zorgdeclaraties kan het volgende ideaalplaatje worden geschetst:

“De gemeente sluit op basis van een intake een contract af met een zorgaanbieder. Na zorg te hebben verleend, dient de zorgaanbieder zijn declaraties in via het digitale platform van VECOZO op basis van gestandaardiseerde -en bij alle partijen bekende- productcodes en gegevens. VECOZO biedt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) de declaraties aan bij de gemeente. De gemeente controleert of de gegevens kloppen en of de juiste AGB-code bekend is, koppelt dit terug aan de zorgaanbieder en verwerkt de gegevens vervolgens volledig geautomatiseerd in zowel de domeinapplicatie voor Wmo en Jeugd als in de financiële applicatie. De afdeling Financiën gaat over tot uitbetaling van de declaratie.”

In de praktijk

De praktijk wijst echter uit dat de ideale situatie op dit moment niet altijd de werkelijkheid is. Er kunnen dus meerdere redenen zijn waarom u nog niet de volledige controle heeft op de processen Jeugd, Wmo en PGB:

• De contracten met de zorgaanbieders voor 2015 waren al eind 2013/begin 2014 afgesloten en op dat moment was er nog maar weinig bekend over de wijze waarop de administratieve verwerking van declaraties zou gaan plaatsvinden;
• De zorgaanbieders zijn nog niet allemaal aangesloten bij VECOZO, waardoor een deel van hen niet digitaal maar schriftelijk declaraties indient (dit genereert extra werk, bijv. scannen);
• De zorgaanbieders gebruiken niet altijd de juiste gegevens en productcodes;
• De gemeente maakt veelal gebruik van ‘eigen’ productcodes, omdat er nog geen alternatief is. Het gebruik van de productcodes van de gemeente en de zorgaanbieders kunnen daardoor van elkaar afwijken.

Nb. Eind 2015 zijn er landelijke standaardproductcodes beschikbaar gekomen, waardoor het voor alle partijen mogelijk wordt om eenduidige productcodes te gaan gebruiken;

• Bij de gemeente is niet altijd de juiste AGB-code van de zorgaanbieders bekend, waardoor betalingen niet kunnen worden uitgevoerd;
• De gemeente maakt nog gebruik van het webportaal van het GGK en niet van de webservice, waardoor er nog diverse handmatig handelingen moeten worden verricht.

Telengy helpt

Inmiddels heeft Telengy diverse gemeenten ondersteund in het oplossen van de problemen rondom deze materie. Hierbij hanteren wij de volgende aanpak:

• Het actuele declaratieproces met de bijbehorende gegevensstromen wordt exact in beeld gebracht;
• De contracten die met de zorgaanbieders zijn afgesloten worden gescreend op de vraag of zij wel de verplichting bevatten om declaraties via VECOZO in te dienen;
• Er wordt geïnventariseerd welke AGB-codes zorgaanbieders gebruiken c.q. dienen te gebruiken bij het declareren;
• Bij de afdeling I&A wordt nagegaan wat de stand van zaken is rondom de technische mogelijkheid om de domeinapplicaties aan te sluiten op de webservice van het GGK;
• Het toekomstige declaratieproces wordt vastgelegd met afspraken over gegevensstromen en activiteiten van medewerkers (inhoudelijk en financieel);
• Er worden in overleg aanvullende afspraken gemaakt met zorgaanbieders over het gebruik van codes en declaratiegegevens.

Op de korte termijn krijgt u inzicht in de stand van zaken in uw organisatie, gevolgd door een stappenplan om grip te krijgen op de processen. Voor de middellange en lange termijn maken wij een scenarioplan. Dit scenarioplan bevat alternatieven voor situaties die zich mogelijk zouden kunnen voordoen. Zo bent u ook voorbereid op toekomstige situaties.

Concreet resultaat tegen vooraf bepaalde investering

Telengy start met een oriënterend gesprek welke resultaten voor u van belang zijn. Naar aanleiding van onze eerdere ervaringen kunnen wij een zeer realistische inschatting maken van de noodzakelijke stappen en inspanningen.

Op basis hiervan doen wij u een voorstel over de te leveren resultaten, de inzet die daarvoor nodig geacht wordt (zowel vanuit onze als uw organisatie) en de investering die u daarvoor moet doen. Op basis van het voorstel en de aangegeven investering zullen wij de afgesproken resultaten voor u realiseren. U weet dus vooraf waar u aan toe bent.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Lemmen via e-mail (m.lemmen@telengy.nl) of telefoon (06 50 43 15 77).

De afgelopen periode kan het je bijna niet ontgaan zijn: de 100 jaar oude blauwe envelop gaat verdwijnen. De Belastingdienst gaat brieven meer en meer via de Berichtenbox versturen en op termijn kun je als burger alleen nog via die Berichtenbox brieven ontvangen van de Belastingdienst. De huidige campagne van de Belastingdienst zal leiden tot een toenemend aantal burgers dat gebruik gaat maken van de Berichtenbox. “En dat biedt weer kansen aan gemeenten”, aldus Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy.

Op de goede weg

Nu is de dekkingsgraad voor het gebruik nog ongeveer 2 op de 10 brieven bij 1,8 miljoen burgers met een account op de Berichtenbox. Dat betekent dat 2 van de 10 brieven digitaal gepost kunnen worden, maar dat de resterende 8 nog via de traditionele brievenbus gaan. Sinds de start van de publiciteitscampagne op 14 oktober jl. zien we op sommige dagen al drie keer zo veel aanmeldingen voor de Berichtenbox dan voorheen. Dat zijn direct ook potentiële digitale brievenbussen voor gemeenten en samenwerkingsverbanden. Het wordt dus steeds interessanter om aan te sluiten.

Nu aanmelden loont

Voor organisaties die nog niet zijn aangemeld, is het van belang om nu vaart te maken. Dat heeft namelijk te maken met de aanmeldprocedure van nieuwe organisaties. De organisatie wordt opgenomen in de lijst met aangesloten organisaties zodra het aanmeldformulier is ingediend. Echter, de nieuw aangesloten organisaties beginnen met 0 burgers als gebruiker. De burger telt pas mee als abonnee van de Berichtenbox nadat hij of zij de nieuwe organisatie heeft opgenomen in zijn of haar MijnOverheid. Dat gebeurt door een inlogscherm te accorderen met nieuwe organisaties sinds de laatste keer dat de burger heeft ingelogd op MijnOverheid. De burger kan namelijk zelf bepalen of hij/zij berichten wil ontvangen via de Berichtenbox van andere overheidsorganisaties door het vinkje bij een organisatie aan te laten staan of uit te zetten. Alleen de Belastingdienst kan de burger niet ‘uit’ zetten.

Omdat de Belastingdienst zo fors investeert in het benutten van de Berichtenbox, is het juist nu relevant om zo snel mogelijk op de aansluitlijst te komen. De kans dat burgers gaan inloggen op MijnOverheid en daarmee de nieuw aansluitende organisatie activeren voor het verzenden van post via de Berichtenbox is de komende periode veel groter. Dat maakt de businesscase voor verzending via de Berichtenbox lonend.

Hoge verwachtingen

De verwachting is dat er eind 2015 een verdubbeling van het aantal abonnees is gerealiseerd en medio 2016 nogmaals een verdubbeling volgt. Dat betekent in relatief korte tijd dat in plaats van 2 brieven straks waarschijnlijk tussen 6 tot 8 van de 10 brieven digitaal aangeboden kunnen worden via de Berichtenbox. Met een potentiële besparing van 1 euro per digitaal verzonden document toch een mooie opsteker!

Meer weten?

Meer weten? Ga naar de website van Logius via de volgende link of volg een training of webinar. Voor meer algemene informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, accountmanager MijnOverheid en adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Een aantal adviseurs van Telengy heeft zich onlangs gecertificeerd voor de LEAN Green Belt. De Green Belt training is de meest gevolgde training om zelfstandig projecten op het gebied van Lean & Six Sigma uit te voeren.

Processen Lean maken

Telengy heeft zich toegelegd op deze methode omdat we bij onze opdrachtgevers steeds meer de wens en noodzaak zien om processen verder te vereenvoudigen. Middels deze kennis worden onze adviseurs completer in hun persoonlijke dienstverlening en referentiekader. Tevens zijn zij hierdoor in staat om iedere situatie onze relaties direct te voorzien van een advies hoe de dagelijkse praktijk in eenvoudige processen kan worden geborgd.

Zie ook onze publicatie lean management in 100.000+ gemeenten

Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, wil graag zo effectief mogelijk werken en op een moderne manier bereikbaar zijn voor klanten. Vandaar dat Justis een webapplicatie heeft laten ontwikkelen waarmee een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) plaats- en tijdonafhankelijk kan worden aangevraagd. Organisaties loggen in met eHerkenning, waarmee de veiligheid en betrouwbaarheid is gegarandeerd. Zie voor een uitgebreide beschrijving de site Goed Opgelost.

Steeds meer VOG-aanvragen digitaal

Het deels digitaal aanvragen van een VOG was al wat langer mogelijk, maar met de webapplicatie gaat voor sommigen onder ons een lang gekoesterde wens in vervulling. Al in 2005 hebben Indra Henneman en Peter ter Telgte bij EGEM werk gemaakt van het digitaal aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Waren in 2006 nog 277.000 bezoekjes aan het gemeentehuis nodig, inmiddels krijgt Justis circa 700.000 aanvragen per jaar. Het plaats- en tijdonafhankelijk aanvragen scheelt toch een gang van 700.000 ‘postbodes’ naar het gemeentehuis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy en accountmanager MijnOverheid bij Logius, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

De 3D’s vragen om hervorming van het lokale sociaal domein. Welke lessen kunnen tot dusver geleerd worden van de wijze waarop het transformatieproces verloopt? Telengy-adviseur Ernst Janssen deelt zijn ervaringen als directeur van Wellzo in Leeuwarden.

De invoering van de drie decentralisaties vraagt om een hervorming van het lokale sociaal domein. Nieuwe organisatorische kaders zijn nodig om het mogelijk te maken de basishulpverlening dicht bij de mensen in de wijk te organiseren, waarbij de vraag uitgangspunt is en de hulpverlener naast de wijkbewoner gaat staan en alleen doet wat nodig is. Vanuit het verleden is de hulpverlening opgebouwd vanuit maatschappelijke domeinen, dan wel doelgroepen. Dat heeft geleid tot een groot aantal instellingen op het gebied van zorg,  werk, inkomen en welzijn, op verschillende schalen georganiseerd en met ieder hun eigen regels en protocollen over intake en behandeling.  Om de nieuwe werkwijze te laten slagen moeten de bestaande instellingen transformeren naar een netwerkorganisatie, waarin vanuit de vraag van de burger centraal en integraal gestuurd kan worden op de ondersteuning die geleverd wordt.

In onderstaand schema zijn de oude en de nieuwe situatie weergegeven. In de situatie ‘vroeger’ zijn zorg en welzijn verkokerd georganiseerd. Wijkbewoners (de ‘B-s’ in het schema) met verschillende ondersteuningsvragen worden via verschillende organisaties geholpen. In de situatie ‘straks’ is er voor mensen op wijkniveau een loket waarin eenvoudige hulp geboden wordt en de regie gevoerd wordt op de inzet van gespecialiseerde zorg.

Er moet een omvangrijke organisatorische verandering plaatsvinden van instellingen in het sociaal domein. De organisatorische verandering moet gericht zijn op het realiseren van een netwerkorganisatie. Die netwerkorganisatie moet ervoor zorgen dat verschillende typen zorg en ondersteuning zo op elkaar worden afgestemd dat de hulpvrager niet merkt dat hij met verschillende organisaties van doen heeft. Hoe krijgt dat vanuit organisatorisch oogpunt vorm, of anders gezegd; hoe wordt de gewenste netwerkorganisatie in de praktijk gerealiseerd?

Praktijkervaringen vanuit Leeuwarden zijn leidend in dit artikel. In Leeuwarden worden al sinds 2007 stappen gezet in de hervorming van het sociaal domein. Die invoering gaat ‘van onderop’ en heeft ertoe geleid dat eind 2014 de gehele gemeente ‘bedekt’ was met wijkteams waarin de intakefunctie en eenvoudige hulpverlening zijn ondergebracht. Organisatorisch zijn deze wijkteams sinds mei 2014 ondergebracht in de Coöperatieve Vereniging Amaryllis, die door de gemeente gesubsidieerd wordt. Het loket en de eenvoudige hulpverlening (zie schema vorige pagina) zijn dus (organisatorisch!) gerealiseerd. Wat nog gerealiseerd moet worden is de duurzame samenwerking tussen de wijkteams en de instellingen voor zorg, inkomen, werk en welzijn in één netwerkorganisatie. De – in dit artikel centrale – vraag is: welke lessen kunnen in Leeuwarden geleerd worden vanuit de manier waarop het transformatieproces tot nog toe verlopen is? Die lessen (leerpunten) zijn een belangrijke basis voor het succesvol realiseren van de netwerkorganisatie en daarmee voor het realiseren van de ambities in het sociaal domein.

Lessen uit Leeuwarden

Vanuit de tot nog toe opgedane ervaringen in Leeuwarden worden bevorderende en belemmerende factoren onderscheiden om tot een duurzaam functionerende netwerkorganisatie te komen:

Bevorderende factoren

• Duidelijke gemeentelijke beleidslijn: Eind 2013 is door de gemeente het uitvoeringsbeleid concreet neergezet in het Koersdocument Hervorming Sociaal Domein. Dat geeft een duidelijk inhoudelijk kader voor de uitwerking van de samenwerking.
• Realisatie netwerk wijkteams: De vorming van een gemeente-afdekkend netwerk van wijkteams is voortvarend opgepakt. Voordeel daarbij is dat in Leeuwarden al jarenlang ervaring is opgedaan met het werken in wijkteams. Vandaar dat relatief snel opgeschaald kon worden naar een volledig netwerk van wijkteams, waardoor ook een basis ontstond – via de aansturing vanuit de Coöperatie – om met derde partijen samenwerkingsafspraken te maken.
• Tijdige keuze voor Coöperatie:Het uitwerken en invoeren van een nieuw organisatiemodel kost tijd. Eind 2013 is door de gemeente en uitvoerende instellingen gekozen voor het Coöperatiemodel: een belangrijke basis voor de uitwerking en invulling van verantwoordelijken voor de nieuwe organisatie (bestuur en directie). Zonder die basis is het niet mogelijk de organisatorische  uitwerking van de samenwerking op te pakken.
• Samenwerking vanuit praktijk:Voor de feitelijke invulling van de samenwerking is het adagium: aansluiten bij wat vanuit de praktijk nodig blijkt te zijn. Zoals een goede infrastructuur van een park vaak gevonden wordt door vanuit de praktijk ‘olifantenpaadjes’ te laten ontstaan, zo is ook met de ontwikkeling van de samenwerking ingestoken. Daar moeten wel meteen twee kanttekeningen bij geplaatst worden:
• Er moet wel aan bepaalde randvoorwaarden zijn voldaan om duurzame samenwerking te kunnen realiseren.  Zo bleek het in Leeuwarden voor veel instellingen lastig om te werken aan ‘de ontwikkeling van onderop’, zolang de gemeente nog geen besluit had genomen over het wel of niet inkopen van diensten van die instellingen. Om tot een duurzame samenwerkingsstructuur te komen moeten de resultaten van ‘ontwikkeling van onderop’ op het goede moment formeel vastgelegd worden.

Belemmerende factoren

• Geen gezamenlijke vernieuwing:Bij de vorming van de wijkteams en de doorontwikkeling binnen de wijkteams zijn veel wielen opnieuw uitgevonden (bijv. de aanpak van schuldenproblematiek en verbeteren van taalvaardigheid). Niet alleen is dat zonde van de onnodige investering, maar zo wordt ook de wenselijke samenwerking met de gespecialiseerde instellingen onnodig ingewikkeld gemaakt.
• Geen gezamenlijk veranderplan:Hervorming van het sociaal domein betekent verandering in de basisondersteuning via wijkteams én aanpassing van de gespecialiseerde zorg. Dit vraagt om een duidelijk uitgelijnd, gezamenlijk verandertraject, vastgelegd in een veranderplan. Zonder een duidelijke, gezamenlijke uitwerking van het verandertraject is er veel onnodige ruis ontstaan tussen wijkteams in wording en de bestaande instellingen.
• Onduidelijke toekomst medewerkers:De hervorming van het sociaal domein vraagt een andere manier van werken: ondernemend, vraaggericht en resultaatgericht en daarbij vooral de burger prikkelen om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen leven. Die omslag vraagt veel van de medewerkers. In Leeuwarden is vanuit de gemeentekant lang benadrukt dat de nieuwe wijkteams via een open sollicitatieprocedure bemenst zouden moeten worden.  Een stellingname die niet alleen formeel juridisch dubieus is, maar vooral ook veel onnodige onzekerheid bij medewerkers veroorzaakte; een belemmering om enthousiast mee te doen in de vernieuwing.
• Onenigheid over rolverdeling gemeente – instellingen:Bij de hervorming van het sociaal domein speelt de gemeente een sleutelrol. De gemeente vertaalt de verantwoordelijkheid voor resultaat met een sterk verminderd budget en onder een stevige tijdsdruk naar sturing op allerlei uitvoerende zaken zoals werkwijze en taken wijkteams, keuze van het registratiesysteem voor wijkteams, e.d. Als beleidsbepaler, financier en toezichthouder heeft de gemeente alle touwtjes in handen. Vanuit die positie zijn in het hervormingsproces de uitvoerende instellingen voortdurend geconfronteerd met door de gemeente opgelegde uitvoeringskeuzes. Het effect is dat de uitvoerende instellingen zich niet verantwoordelijk voelen voor die keuzes en daardoor lekt draagvlak voor het gezamenlijke proces weg.

Leeuwarder-lessen

Het lokale sociaal domein succesvol hervormen vraagt om:

• Omschrijving van ambitie: wat wil de gemeente bereiken en binnen welke (financiële) randvoorwaarden?
• Uitwerking van noodzakelijke gezamenlijke vernieuwing op basis van gemeentelijke ambitie, met onderscheid naar:
  • Samenwerking in het hulpverleningsproces (samen de zorg bieden die nodig is)
  • Samenwerking in vernieuwing en borgen kwaliteit; dit vraag ook om bundelen en onderhouden van kennis en expertise en samen trainen en scholen van uitvoerende medewerkers (zowel van de wijkteams als van de gespecialiseerde zorg)
  • Samenwerking op bedrijfsvoeringsthema’s; (bijv. inrichting administratie, gekozen applicaties, e.d.). Stroomlijnen en gezamenlijk uitvoeren van bedrijfsvoeringstaken versterkt de inhoudelijke samenwerking en vermindert de kosten van overhead.
• Beperking van  het aantal betrokken instellingen in de eerste fase, door de benoeming van kernpartners; met alle betrokkenen (veelal tussen 70 en 100) aan de slag gaan leidt tot een onbeheersbaar proces;
• Opstellen van een gezamenlijk veranderplan (gemeente en instellingen), gericht op realisatie van vernieuwing met daarin fasering, doorlooptijd, projectmatige aanpak uitvoering en duidelijke taakverdeling.
• Bestuurlijk vastleggen van gezamenlijk overall commitment van gemeente en uitvoerende instellingen voor de uitvoering van het veranderplan en de bijdragen van de betrokken partijen daarbij.
• Een bestuurlijke stuurgroep die de projectorganisatie aanstuurt en de voortgang bewaakt, inclusief de afgesproken bijdragen van de betrokkenen.
• Het zoeken naar de mogelijk gezamenlijk oplossingen voor problemen die bepaalde keuzes voor individuele instellingen met zich meebrengen.

Tot slot: ‘Zonder wrijving geen glans’ is mijn motto als extern veranderadviseur. Als bestuurder met weinig invloed op de inrichting van het veranderproces heb ik ervaren dat het niet gemakkelijk opereren is. Van de andere kant realiseer ik me dat geruisloos veranderen niet bestaat. Er zullen dus in de toekomst ‘wrijvingspunten’ blijven. De kunst is om ze te benoemen en gezamenlijk te leren van de manier waarop ze getackeld kunnen worden.

Meer weten?

Ernst Janssen is directeur-bestuurder van Wellzo in Leeuwarden. De auteur heeft dit artikel vooral geschreven vanuit zijn ervaringen bij de stichting Wellzo. Hij bedankt verschillende collega’s, die eerdere versies van dit artikel hebben tegengelezen, in het bijzonder An Luttikholt. U kunt Ernst Janssen bereiken via tel. nr. 06 15 47 92 99.

Telengy-adviseur Evelien van Deursen werkt momenteel binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch aan de invoering van het trekkingsrecht PGB. Evelien coördineert de werkgroep die zich hiermee bezighoudt.

Ingrijpende verandering

De decentralisaties in het sociaal domein hebben grote gevolgen voor houders van een persoonsgebonden budget, oftewel ‘PGB’; een subsidie van het Rijk waarmee een zorgbehoevende zijn of haar eigen zorg kan inkopen. Deze mensen hebben sinds 1 januari 2015 met het trekkingsrecht te maken; klanten met een PGB voor Wmo en Jeugdhulp ontvangen hun tegemoetkoming niet meer op hun eigen rekening. Om fraude te voorkomen heeft het Rijk de Sociale Verzekeringsbank (SVB) aangewezen om het PGB te beheren en te betalen aan de zorgverleners. In ’s-Hertogenbosch gaat het om ongeveer 1.200 inwoners. De invoering van deze verandering voor budgethouders gaat niet zonder slag of stoot. De nieuwe werkwijze zorgt in sommige gevallen voor problemen, waaronder onduidelijkheid over betalingen waardoor er bijvoorbeeld nog niet wordt gedeclareerd bij de SVB. Om de omvang van de problematieken rondom het PGB te beperken en te zorgen dat de zorgcontinuïteit niet in het gedrang komt is in ’s-Hertogenbosch, naast de geformeerde werkgroep, een klein en slagvaardig noodteam opgericht dat op een effectieve manier kan schakelen met de SVB en de klant.

Evelien: “Als coördinator van de werkgroep PGB is het mijn taak om alle ontwikkelingen in het sociaal domein in de gaten te houden: een mooie en brede uitdaging. Het betreft namelijk de taakgebieden voor het beleid Wmo, beleid Jeugd, beleid Beschermd Wonen en de uitvoering van de Wmo, Jeugd, financiën en informatievoorziening. De opdracht van de werkgroep is geslaagd wanneer de herstelacties van de SVB zijn verdeeld en de processen voor het PGB juist zijn ingebed. Het is daarnaast ook belangrijk dat er voldoende duidelijkheid is over deze nieuwe manier van werken en dat de verantwoordelijkheden zijn belegd binnen de organisatie. Ten slotte zal de werkgroep worden overgedragen aan de lijnafdeling.”

Onderzoek

De gemeente ’s-Hertogenbosch wil ervoor zorgen dat PGB-houders zo min mogelijk hinder ondervinden van de aanloopproblemen bij de SVB en dat continuïteit van de zorg gewaarborgd is. Om de aanloopproblemen rondom de SVB in ‘s-Hertogenbosch in kaart te brengen heeft de gemeente zelf een onderzoek gehouden onder de PGB-houders. Uit het onderzoek blijkt dat de nieuwe uitbetaling van het PGB door de SVB vooralsnog voor de meeste PGB-houders in ‘s-Hertogenbosch geen invloed heeft op de zorg en ondersteuning die zij krijgen. De meeste PGB-houders hebben hun zorgovereenkomst opgestuurd naar de SVB en twee derde heeft ook al één of meerdere declaraties ingediend. Uit het onderzoekt blijkt ook dat een deel nog niets heeft gedeclareerd. De nieuwe werkwijze, waaronder de hoogte van het PGB-saldo en informatie over het vrij te besteden deel, blijkt niet duidelijk genoeg gecommuniceerd in de ogen van de ondervraagden. Daarnaast is een groot deel ontevreden over de dienstverlening van de SVB. Belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek aan de SVB zijn dan ook tijdige en correcte betalingen en duidelijke manier van communiceren. ‘s-Hertogenbosch gaat direct over tot actie door onder andere meer samenwerking te zoeken met de SVB.

In een brief aan staatssecretaris Martin van Rijn (Volksgezondheid) doet de gemeente ‘s-Hertogenbosch een klemmend verzoek voor een betere PGB-afhandeling: link. (Bron: Omroep Brabant)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Evelien van Deursen, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: e.v.deursen@telengy.nl.