Vanaf 2026 moeten gemeenten voldoen aan de Wmebv (De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer)… ja, dat is een hele mond vol. Dat betekent o.a. dat tientallen e-formulieren in korte tijd moeten worden gebouwd, aangepast of gecontroleerd. Het maken van één formulier is niet ingewikkeld, maar de echte uitdaging zit in de schaal. 

E-formulieren en de Wmebv? 

E-formulieren zijn digitale formulieren die inwoners of organisaties online kunnen invullen om iets aan te vragen of door te geven aan de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan een vergunning aanvragen, een verhuizing doorgeven of een subsidieverzoek indienen.  

De Wmebv schrijft o.a. voor dat inwoners vanaf 2026 hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen op basis van een aanwijzingsbesluit. Denk bij gemeenten aan vergunningen aanvragen, subsidies indienen of klachten en Woo-verzoeken doorgeven.  

Dat betekent concreet dat er tientallen formulieren gebouwd, omgebouwd of gecheckt moeten worden. Per gemeente verschilt het hoeveel e-formulieren dit betreft. Zijn dit er veel (bijvoorbeeld 170), dan kan het nog weleens lastig zijn om in zo’n korte tijd veel formulieren klaar te krijgen. En daarmee ontstaat er precies die uitdaging waar we mee begonnen: hoe pak je in korte tijd zoveel werk slim en gestructureerd aan? 

Hoe kan je dit aanpakken? 

Lean werken 

Juist omdat er in korte tijd veel formulieren gebouwd moeten worden, kan Lean werken het verschil maken. Lean werken staat vooral bekend om verspilling te verminderen: alle overbodige stappen, wachttijden of dubbel werk uit het proces halen. Het betekent slim en efficiënt aan de slag gaan, zonder tijd te verliezen aan overbodige stappen. In Lean staat dat bekend als continue flow. Op het internet zijn genoeg tools hiervoor te vinden. 

Een voorbeeld: in plaats van dat iedereen een beetje overal mee bezig is en taken elkaar overlappen, krijgt ieder teamlid één duidelijke taak die volledig wordt uitgevoerd. Zo voorkom je overdracht, dubbel werk en rollen formulieren sneller en consistenter uit de werkstroom. Het resultaat? Een gestroomlijnd proces. 

2 praktische tips 

1. Begin bij de huidige situatie

Alles begint met overzicht. Breng in kaart welke formulieren er zijn en wat er per formulier moet gebeuren: nieuw te bouwen, ombouwen of alleen checken op inhoud. Zo zie je direct hoeveel werk er ligt en waar prioriteit nodig is. Dat kan bijvoorbeeld in een Excel-lijst of op een planbord in Microsoft Teams, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft. 

Veel gemeenten vinden dit overzicht creëren nou eenmaal lastig omdat het graven is in veel documenten. Wat is er al? Zijn er al PDF-bestanden van? In welk systeem staat misschien al een e-formulier opgeslagen? Wie hebben we hierbij nodig? En weten we zeker dat dit de juiste persoon is, of is misschien de informatie verouderd? 

Het overslaan van dit stapje zorgt later vaak voor verrassingen. Bijvoorbeeld extra formulieren die ineens opduiken en alsnog moeten worden toegevoegd aan de planning. Of formulieren die eigenlijk niet hadden moeten worden gebouwd, waardoor onnodig tijd verspild wordt. Een goed overzicht levert juist rust en duidelijkheid op: je weet precies waar je aan toe bent. Bij Lean werken geldt: eerst helderheid, dan pas snelheid.  

2. Stel kritische vragen

Het is verleidelijk om te denken: we maken e-formulieren, dus maken we álles een e-formulier. Niet echt ideaal voor de schaal. Het is belangrijk om kritisch te blijven en jezelf vragen te stellen, zoals: 

• Hoe vraagt de inwoner dit product het liefst aan? Als een e-formulier niet de beste optie is, kan ook gekozen worden voor telefonisch contact, per e-mail of fysiek. 

• Welke informatie vragen we in het formulier, en gebruiken we die ook echt? Vaak staan er onnodige vragen in een formulier. Door die eruit te filteren, bespaar je zowel de gemeente als de inwoner tijd. 

Door deze vragen te stellen, voorkom je onnodig werk en zorg je ervoor dat de formulieren die er wél zijn, daadwerkelijk waarde toevoegen. 

Overzicht en kritische vragen loont 

Door te beginnen met overzicht en kritisch te blijven op wat echt nodig is, werk je niet alleen efficiënter, maar zorg je ook dat de formulieren die er komen daadwerkelijk waarde toevoegen. Je voorkomt dubbel werk, bespaart tijd en frustratie, en maakt het voor inwoners makkelijker om hun zaken bij de gemeente te regelen. 

Kortom: door eerst helderheid te scheppen en vragen te stellen, leg je een stevig fundament. Pas daarna kun je echt snelheid maken – en dat maakt het hele proces een stuk slimmer, rustiger en effectiever. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met  Karlijn van Dam via de contactpagina.

Digitalisering brengt voordelen met zich mee, maar de overgang naar nieuwe systemen zoals Microsoft Teams verloopt niet altijd soepel en mogelijk te snel. In dit artikel belicht ik de ervaringen van een medewerker binnen mijn opdracht, die de overstap naar Teams heeft meegemaakt en de uitdagingen van digitalisering aan den lijve heeft ondervonden. Dit gesprek heb ik niet alleen met deze medewerker gevoerd; het is een onderwerp dat breder in de organisatie speelt. Veel collega’s geven aan dat het tempo te hoog ligt en dat ze moeite hebben om bij te blijven. Waar ligt dit aan? 

De eerste kennismaking: “Hèh, alweer iets nieuws?”

Toen Microsoft Teams werd geïntroduceerd binnen de organisatie, had de medewerker een dubbel gevoel. “Teams biedt veel mogelijkheden, maar het was wéér iets nieuws om onder de knie te krijgen.” Ze moest wennen aan de digitale manier van samenwerken en merkte dat ze vaak op zoek was naar documenten in verschillende platforms. “Ik wil gewoon één manier van werken, niet steeds moeten schakelen tussen verschillende platforms. Te veel media, pak eens één manier.” Gaan we te snel van het ene systeem naar het andere, zonder eerst te zorgen dat de basis goed staat? 

De uitdaging van digitalisering: “Ik ben een volhouder, maar anderen laten het zitten.”

Als doorzetter bleef ze proberen, maar zag ook hoe collega’s moeite hadden met de verandering. “Boven een bepaalde leeftijd merk je dat mensen afhaken,” vertelt ze. “Sommigen laten het zitten, en dat maakt het probleem alleen maar groter.” Ze ervoer dat de digitale overstap niet alleen een technische uitdaging was, maar ook een mentale: onzekerheid, angst om op het verkeerde te klikken en het gevoel van afhankelijkheid van anderen speelden een grote rol. Er heerst een zekere schaamte: niemand wil degene zijn die ‘het nog steeds niet snapt’ of steeds weer om uitleg moet vragen. Wat zullen de ondersteuners wel niet denken? 

Waar begin je met zoeken?

Voor sommige medewerkers is niet alleen Teams een uitdaging, maar het hele proces van hulp vinden op het internet. “Als ik ga googlen, word ik er niet wijzer van,” vertelt een medewerker. “Ik krijg alleen algemene antwoorden, terwijl ik iets specifieks zoek. Misschien stel ik de vraag verkeerd, maar hoe moet het dan wél?”
Dit laat een dieper probleem zien: sommige mensen weten niet goed hoe ze hun eigen hulpvraag moeten formuleren. Ze merken dat iets niet werkt, maar kunnen niet precies aanwijzen wat er misgaat of waar ze vastlopen. Sommige medewerkers moeten eerst leren hoe ze grip krijgen op hun eigen vragen en uitdagingen. Zonder dat fundament blijft elke verandering voelen als een sprong in het diepe—zonder te weten waar de bodem is. 

Wat moet je wél doen? 

“We moeten met z’n allen loslaten hoe we vroeger werkten, maar daar moeten we wel samen in worden meegenomen,” benadrukt een medewerker. Door beter samen te werken en op tijd aan de bel te trekken bij onduidelijkheden, wordt de overgang een stuk makkelijker. “Bij het eerste gevoel van twijfel gewoon een mail sturen naar de ondersteuners—dat helpt enorm.” 

De balans tussen vernieuwing en menselijkheid

Deze ervaringen laten zien dat digitalisering meer is dan alleen technologie. De snelheid waarmee nieuwe systemen worden ingevoerd, kan leiden tot frustratie, onzekerheid en afhaken van medewerkers. De oplossing? Niet simpelweg meer tools en training, maar begrip, begeleiding en de ruimte om vragen te stellen zonder schaamte. Zo maken we niet alleen de overgang naar Teams makkelijker, maar bouwen we ook een sterkere basis voor toekomstige innovaties. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karlijn van Dam via de contactpagina.

Hallo! Mijn naam is Karlijn van Dam, een 23-jarige, pas afgestudeerde, studente Toegepaste Psychologie. Uitgedaagd door de zelfstandigheid en de inhoud van de opdrachten, heb ik gekozen voor een positie bij Telengy. Dit besluit werd mede beïnvloed door de strategische locatie van mijn nieuwe woonplaats Eindhoven en de klanten van Telengy, voornamelijk gemeenten.

Met mijn achtergrond in Toegepaste Psychologie en een specialisatie in Arbeids- en Organisatiepsychologie, kijk ik vooral naar hoe gedrag werkprocessen beïnvloedt en hoe we dat slimmer kunnen maken. Ik heb ervaring met het begeleiden van adoptieprocessen, zoals de invoering van Microsoft Teams binnen overheidsorganisaties. In die rol help ik medewerkers om makkelijker en beter digitaal samen te werken. Verandermanagement is ook iets waar ik veel mee bezig ben, omdat ik ervan overtuigd ben dat je echte veranderingen alleen bereikt door zowel de processen als de mensen daarbij centraal te zetten.

Ik haal veel voldoening uit het bijdragen aan een betere dienstverlening voor de samenleving, vooral binnen overheidsorganisaties. Mijn affiniteit ligt bij projecten die een directe impact hebben op het leven van burgers, zoals de ondersteuning van medewerkers in gemeenten. Dit past goed bij mijn achtergrond in Toegepaste Psychologie en mijn interesse in het mensgerichte aspect van verandermanagement. Het geeft me energie om te zien hoe kleine veranderingen in werkprocessen het werk voor mensen efficiënter en prettiger kunnen maken – en uiteindelijk ook de dienstverlening naar de burger verbeteren.

Ik kijk ernaar uit om de komende jaren veel te leren!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karlijn van Dam, k.v.dam@telengy.nl.

Terug naar de nieuwsbrief Overheid in Beweging

Logius liet afgelopen zomer weten dat de uitgifte van publiek vertrouwde webcertificaten (SSL/TLS) onder PKIoverheid per 4 december 2022 stopt. In vogelvlucht neemt dit artikel u mee in wat dit betekent voor uw organisatie en hoe Telengy u kan helpen bij deze transitie.

Achtergrond van uitgiftestop PKIoverheid

Nadat in 2019 en 2020 incidenten plaatsvonden rondom de publiek vertrouwde webcertificaten (SSL/TLS) zijn al deze certificaten in het najaar van 2020 onder een nieuw PKI-domein uitgegeven: Server CA 2020. Daarnaast leidden deze incidenten tot een evaluatie van het continueren van de PKIoverheid certificaten.

Uit de evaluatie kwam naar voren dat het uitgeven van publiek vertrouwde webcertificaten (SSL/TLS) door een stelselverantwoordelijke niet langer noodzakelijk en realistisch is. De Staatssecretaris van BZK heeft daarom besloten om na het verlopen van het huidige publiek vertrouwde Domein Server CA 2020 voorlopig geen nieuwe publiek vertrouwde root op te starten.

Wat betekent dit voor een organisatie?

Alle PKIoverheid webcertificaten (SSL/TLS) die een overheidsorganisatie op dit moment in gebruik heeft, zijn uiterlijk tot 4 december 2022 geldig. Dit betekent dat bij de eerstvolgende certificaatvervanging en vóór 4 december de organisatie moet overstappen naar een certificaat van een marktpartij. Dit geldt alleen voor de publiek vertrouwde servercertificaten en niet voor andere PKIoverheid certificaten.

In het licht van deze verandering laat DigiD per direct de eis vervallen dat het webservercertificaat van de webdienst een PKIoverheid certificaat moet zijn (norm T2 uit de DigiD Checklist Testen). Voor de aansluiting blijft een PKI overheid certificaat wel verplicht. Dit moet een PKIo Private Root CA – G1 certificaat worden.

Het vervangen van het certificaat van de webdienst kunt u zelf regelen. De wijziging van het certificaat op de aansluiting dient u zoals gebruikelijk in via het wijzigingsformulier van DigiD. Afhankelijk van het type aansluiting dat u heeft zijn er voor u andere aandachtspunten.

Hoe overstappen?

Door de overstap naar een marktpartij voor deze webserver certificaten, heeft de organisatie de keuze uit een groot aantal leveranciers en uit verschillende typen certificaten voor de domeinen die beveiligd moeten worden.

Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) heeft een factsheet opgesteld. Hierin vindt u meer informatie over typen webcertificaten en aandachtspunten bij deze overstap. Als algemeen stappenplan stelt NCSC het volgende voor:

• Ga na welke van uw certificaten publiek vertrouwde webservercertificaten van PKIoverheid zijn.
• Bepaal voor elk van deze certificaten door welk type certificaat u het wilt vervangen.
• Kies vervolgens een of meerdere certificaatleveranciers die de benodigde certificaten kunnen leveren.

Coördineren overstap

Het is van belang dat u op tijd de nodige stappen zet voor de overstap naar certificaten van een marktpartij, zodat de beveiliging van de webdiensten ononderbroken wordt voortgezet. Telengy kan hierbij ondersteunen door de overstap te coördineren. Hierbij hanteren we de volgende aanpak:

• Projectgroep: we zorgen dat vooraf duidelijk is wie in uw organisatie op welke manier betrokken moet zijn bij de overstap.
• Inventarisatie huidige situatie: we zorgen voor een volledig beeld van de PKIoverheid webserver certificaten die u in gebruik heeft en wanneer de geldigheid van deze certificaten verloopt (het ideale moment voor de overstap naar een nieuw certificaat).
• Inventarisatie gewenste situatie: we brengen in kaart welke factoren voor u relevant zijn in de keuze van een nieuwe leverancier en type certificaten (denk hierbij aan zaken als procedures en ondersteuning vanuit de leverancier en het controleniveau van certificaten).
• Selectie: op basis van uw situatie en uw eisen/wensen voor de nieuwe situatie adviseren we u over de juiste match met mogelijke leveranciers en type certificaten voor uw domeinen.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Andriesa van der Klis, adviseur bij Telengy, via 06 15 24 10 98, A.v.d.Klis@telengy.nl of of Eline van Lieshout, e.v.lieshout@telengy.nl, 06 14 31 62 03.

Het woonplaatsbeginsel binnen de Jeugdwet bepaalt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de geïndiceerde jeugdhulp. Op dit moment is het woonplaatsbeginsel gebaseerd op de woonplaats van de gezagdrager van een jeugdige.

Woonplaatsbeginsel 2022

Dit is in de huidige praktijk soms ingewikkeld. Zo is in de Basisregistratie Personen (BRP) het gezag niet altijd te raadplegen en moet gebruik gemaakt worden van het gezagsregister. Ook levert een verhuizing van een gezagdrager tijdens een hulpverleningstraject een wijziging in woonplaats op. De uitvoeringslasten zijn daarom tot op heden hoog. Als het daarbij niet duidelijk is wie gezagdrager is, levert dit onduidelijkheid op tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en aanbieders. Dit is onder meer reden geweest om het woonplaatsbeginsel te laten aansluiten op de doelen van de Jeugdwet. Daarom wijzigt per 1 januari 2022 het woonplaatsbeginsel.

Vanaf dat moment gaat het woonplaatsbeginsel niet meer uit van de woonplaats van de gezagdrager, maar van de woonplaats waar de jeugdige staat ingeschreven op het moment van de zorgvraag. De gehele financieringssystematiek en de verdeling van het (rijks)budget gaat daarmee ook op de schop. Dit betekent dat bij de implementatie van de uitvoering er diverse, forse taken liggen voor gemeenten, zowel inhoudelijk als op administratief gebied.

Taken voor gemeenten

Gemeenten moeten allereerst uitzoeken welke jeugdige financieel onder de verantwoordelijkheid van welke gemeente gaat vallen. Voor 1 januari 2022 moeten alle jeugdigen bij de juiste gemeente geplaatst zijn. Daarom moeten sommige jeugdigen administratief verhuisd worden. De taak van gemeenten is dus om met behulp van de BRP uit te zoeken – op casusniveau – welke jeugdige nog wel en niet onder hun financiële verantwoordelijkheid valt per 2022. Volgens de routekaart die het ketenbureau i-sociaal domein heeft gepubliceerd moeten gemeenten dit voor 1 juli 2021 uitgezocht hebben. In de tweede helft van 2021 moeten de jeugdigen overgedragen worden aan de nieuwe gemeenten. Daarnaast moeten gemeenten ook voor de jeugdigen die onder hun verantwoordelijkheid gaan vallen (contractuele) afspraken maken met zorgaanbieders.

Wat betekent dit voor jeugdigen?

Voor de groep jeugdigen die onder de verantwoordelijkheid van een andere gemeente gaat vallen is een overgangsbepaling opgenomen in de wetswijziging. De jeugdige heeft recht op voortzetting van dezelfde jeugdhulp, onder dezelfde voorwaarden, tegen dezelfde tarieven en gedurende dezelfde toegewezen periode tot een maximum van 1 jaar en bij dezelfde zorgaanbieder voor zover mogelijk. Uiteindelijk doel is een invoering waarvan jeugdigen geen hinder zullen ondervinden.

Tweede helft van 2021

Inmiddels zijn de voorbereidingen voor de implementatie bij alle gemeenten in gang gezet. Over niet al te lange tijd zullen gemeenten hebben geïnventariseerd welke jeugdigen wel en niet onder hun financiële verantwoordelijkheid vallen per 1 januari 2022. In de tweede helft van dit jaar hebben gemeenten nog veel vervolgstappen te regelen: onder andere het maken van contractuele afspraken met aanbieders, het monitoren van in- en uitstroom tot 2022 en het aanpassen van de interne werkprocessen en -instructies.

Heeft u hulp of ondersteuning nodig bij dit traject?

Voor meer informatie over de inzet van onze adviseurs kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Roel Ottens via telefoonnummer: 06 50 43 15 77 of via e-mail: r.ottens@telengy.nl.

Aan de slag met privacy in het sociaal domein vanuit mogelijkheden!

Wilt u als gemeente weten hoe uw organisatie ervoor staat binnen privacy in het sociaal domein? Wij verzorgen vanuit Telengy een scan die inzicht geeft in waar u staat als organisatie. Door inzicht te krijgen in hoe u ervoor staat en waar u aan kunt werken, komt u in control. De scan geeft inzichten op de thema’s visie, beleid, overeenkomsten, verwerking van gegevens, delen van gegevens, werkprocessen, kennis, kunde en bewust handelen van medewerkers. Wij bieden praktische handvatten om privacy op een werkbare manier in uw werkwijze te verwerken. In het document vindt u meer informatie: Privacy in het Sociaal Domein; hoe kan het wel?

Het is bijna 12 november: de deadline voor de zorgverzekeraars om hun premies bekend te maken.

Ondersteuning aan chronisch zieken en gehandicapten

In 2014 werd de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten afgeschaft. Er kwamen middelen vanuit het Rijk beschikbaar voor gemeenten. Sinds 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor goede inkomensondersteuning voor mensen met een beperking of chronische ziekte. Veel gemeenten hebben deze middelen ingezet door collectieve zorgverzekeringen aan te bieden. Hierdoor konden gemaakte (meer)kosten van de doelgroep gecompenseerd worden.

Vervallen collectiviteitskorting

In Nederland bieden veel gemeenten dus een gemeentepolis aan. Dit is een collectieve zorgverzekering voor mensen met een laag inkomen en in veel gevallen ook voor mensen met een chronische ziekte of beperking. Onlangs kondigde minister Van Ark aan dat de collectiviteitskorting op de basisverzekering komt te vervallen. Zorgverzekeraars mogen wel korting blijven geven op aanvullende verzekeringen. Dit heeft ook gevolgen voor de gemeentepolis.

Uitdagingen

De gemeentepolis kent de laatste jaren wat uitdagingen: de collectiviteitskorting werd in 2020 naar beneden bijgesteld van 10% naar 5%. Daarnaast trekken steeds meer zorgverzekeraars zich terug uit gemeenten omdat de contracten niet langer kostendekkend waren. Dit maakte dat gemeenten zich zorgen maakten over de gevolgen van het wegvallen van het collectieve aanbod en de gemeentelijke bijdrage. Met name de zorg over een grotere kans op betalingsachterstanden en niet adequate verzekeringen. Dit leidt weer tot zorgmijding en een toenemend beroep op de bijzondere bijstand. Daarentegen blijkt dit niet altijd terecht: uit onderzoek van de VNG blijkt dat er weinig bekend is over de effectiviteit van gemeentepolissen op zorgkosten, zorgmijding en schuldpreventie.

De korting op de basisverzekering vervalt ook voor de gemeentepolis, maar op z’n vroegst in 2023. Echter, in veel gevallen is de collectiviteitskorting al relatief laag. Daarom zal de afschaffing van de korting niet altijd leiden tot een premieverhoging voor inwoners.

Keuzehulp

Tot slot is de vraag: is de gemeentepolis voor inwoners wel de beste oplossing? Koepelorganisatie Iederin laat zien dat het aantal mensen dat kiest voor een uitgebreid pakket via hun gemeente licht stijgt. Dit betekent echter niet dat dit voor alle inwoners de beste optie is. Dit hangt af van het zorgverbruik van de inwoner, de dekking die de polis biedt en de premiehoogte. Niet alle inwoners die gebruik maken van dat uitgebreide pakket zijn zich ervan bewust dat dit minder goed bij hen past qua dekking en ook nog eens duurder is dan een reguliere zorgverzekering. Gemeenten doen er dus goed aan om hun inwoners te ondersteunen bij hun keuze, bijvoorbeeld door middel van keuzehulpen. Dit levert mogelijke kostenbesparingen op: zowel voor de gemeente als voor de inwoner.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00 of via e-mail: a.kersten@telengy.nl.

De coronacrisis is alweer heel wat weken aan de gang. Veel zaken die voorheen abnormaal leken, voelen nu als normaal. Toch brengt de crisis nog steeds onzekerheden met zich mee. Onder andere voor kwetsbare groepen en bedrijven, maar ook voor gemeenten. Met name in het sociaal domein is de onzekerheid groot. Dit leidt tot de noodzaak om met slimme manieren te komen om burgers van passende zorg te voorzien. In dit artikel bespreek ik daarom: de creatieve oplossingen van gemeenten binnen de WMO.

Onzekerheid in de Wmo

Het Rijk heeft de oproep gedaan aan gemeenten om zorgaanbieders door te blijven betalen, ook als de zorg niet of op alternatieve wijze geleverd wordt. Het aantal nieuwe Wmo-aanvragen is sinds de coronacrisis fors teruggelopen. Het is onzeker of deze aanvragen alsnog zullen komen zodra de coronacrisis voorbij is. De afgelopen weken is veel reguliere zorg niet of op een alternatieve manier doorgegaan. Dagbestedingslocaties sloten massaal hun deuren en GGZ-instellingen ondervonden allerlei restricties aan ambulante begeleiding.

Creatieve oplossingen

Dit heeft in het hele land geleid tot creatieve oplossingen om ervoor te zorgen dat cliënten de zorg krijgen die ze nodig hebben. Naast de opkomst van contact met cliënten via beeldbellen, zijn er talloze oplossingen ingezet door instellingen. Zo werd door GGZ-instelling Arkin het YouTubekanaal Thuisbuis opgericht. Hierop worden elke dag verschillende soorten activiteiten voor cliënten aangeboden. Ook werd het platform DigiDagbesteding gelanceerd door de VG Innovators om dagbestedingsideeën voor de verstandelijk gehandicaptensector te bundelen en om vol met activiteiten voor cliënten aan de slag te gaan. Daarnaast is er het initiatief van organisatie UP!, dat op vaste momenten in de week telefonische groepsgesprekken organiseert over belangrijke en zingevende thema’s die ertoe doen als je ouder wordt. Andere voorbeelden zijn het inzetten van zorgrobots om de dagelijkse structuur beter vorm te geven, online bewegingslessen en digitale museumrondleidingen als vormen van dagbesteding. Kenmerkend aan al deze creatieve oplossingen is dat technologie een grote rol speelt. De digitalisering van de zorg lijkt – noodgedwongen – in een stroomversnelling te zijn gekomen.

Kansen voor gemeenten

Het zou dan ook zonde zijn om dergelijke initiatieven straks niet door te zetten en uit te breiden. Zeker gezien de voorspelde piek aan cliënten na de coronacrisis, wat mogelijk tot een grote druk op het zorglandschap zal leiden. De gemeente kan hier een faciliterende en stimulerende rol in hebben, bijvoorbeeld door (extra) subsidies af te geven aan instellingen die creatieve, technologische oplossingen in (Wmo-)zorg inzetten, of dit zelfs in contractuele afspraken met aanbieders vast te leggen. Kortom: laten we dit zien als een kans en de noodgedwongen impuls van deze oplossingen doorzetten.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anouk Kersten, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 49 89 06 00 of via e-mail: a.kersten@telengy.nl.

Herijking middelgrote gemeente

Informatievoorziening krijgt een steeds belangrijkere rol in de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Veel gemeenten hebben daarom behoefte aan herijking van de organisatie van de informatievoorziening. Ook een visie op de toekomstige inrichting kan van waarde zijn. Telengy-adviseurs Henk Albers en Ton de Wit hebben voor een middelgrote gemeente de inrichting en het functioneren van de I&A-organisatie onder de loep genomen. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zijn:

1. Maak informatievoorziening expliciet een directie- en managementverantwoordelijkheid.
2. Actualiseer visie en beleid op informatievoorziening.
3. Professionaliseer de relatie met de IT-dienstverlener.
4. Zorg voor nabije ondersteuning in de gebruikersorganisatie.
5. Ontwikkel gegevensmanagement en -beheer.
6. Bevorder interactie en richt een overlegstructuur in.

Henk en Ton hebben voor deze herijking de papieren werkelijkheid van de organisatie bestudeerd. Deze eerste stap zetten zij aan de hand van diverse beleidsnota’s. De volgende stap betrof het in gesprek gaan met een brede vertegenwoordiging vanuit de organisatie, om zo de échte werkelijkheid te achterhalen. Deze gesprekken vormden een concreet beeld vanuit de praktijk hoe medewerkers, teamleiders, managers en directie de organisatie van de informatievoorziening hebben ervaren.

Belangrijke constateringen waren:

• Vanuit directie en management is onvoldoende aandacht voor, en sturing op informatievoorziening.
• Een niet actueel en niet vastgesteld informatiebeleid.
• Onduidelijkheid over verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Gebruikersondersteuning die niet voldeed aan de verwachting.

De bevindingen uit de gevoerde gesprekken zijn vervolgens besproken met en geaccordeerd door de opdrachtgever. In enkele sessies met de geformeerde kerngroep zijn de bevindingen besproken en vertaald naar verschillende aanbevelingen.

Een en ander is uitgewerkt in een advies voor de (her)inrichting van de organisatie van de informatievoorziening. Tevens zijn de zogenaamde groei- en krimpfuncties benoemd ten behoeve van de strategische personeelsplanning. Alles bij elkaar een waardevol en verhelderend proces, resulterend in een praktisch en gedragen adviesrapport waarmee de gemeente verder kan.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers via tel. nr. 06 22 92 24 16 of email: h.albers@telengy.nl of Ton de Wit via tel. nr. 06 22 97 29 46

Het belang van beveiliging binnen de ICT groeit en applicaties en omgevingen moeten flexibeler, transparanter en efficiënter worden. Zeker nu de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening continue verandert. Dit heeft veelal als gevolg dat er een herziening moet komen van ICT-infrastructuur en beheer, helemaal als gemeenten applicaties en/of diensten gaan outsourcen. En met een tekort aan ICT-professionals en ICT-kosten die verder omlaag moeten, ontkomen gemeenten er niet aan om hierdoor meer applicaties en computing te outsourcen.

Graag neem ik u mee in de totstandkoming van een regieorganisatie, het inrichten ervan en de rollen en taken die hiervoor benodigd zijn. Het blijft een complex proces wat niet met één artikel in te richten valt, maar ik hoop hiermee verheldering te brengen in wat er nodig is.

Wanneer is regie nodig?

Bij het outsourcen van enkele externe applicaties is de ICT-afdeling goed in staat dit samen met de bestaande on-site voorzieningen te beheren. Wanneer de externe cloudoplossingen toenemen, vergt dit een andere aanpak. De beheerrol verandert in een regierol en waar eerst de focus lag op eigen organisatie, ligt deze nu tussen klant en leverancier.

Wanneer het snijvlak tussen vraag en aanbod groter wordt, ontstaat de behoefte voor een regieorganisatie. Hiermee komen we tot de kern van de regieorganisatie. Een regieorganisatie bestaat namelijk uit twee onderdelen: een deel dat de vraag organiseert (focus op de klant en/of interne organisatie) en een deel dat het aanbod organiseert (focus op de leverancier). In figuur 1 een weergave van het Demand Supply model van de regieorganisatie.

Figuur 1. Demand Supply model

Wij adviseren om er zo snel mogelijk mee te starten. Een regieorganisatie vraagt om andere vaardigheden en kennis van de medewerkers. Een transitie van een beheerorganisatie naar een regieorganisatie gaat voornamelijk over de medewerker en dat heeft tijd nodig.

Inrichten van een regieorganisatie

Er is niet één blauwdruk voor de inrichting van een regieorganisatie. Elke organisatie heeft haar eigen kenmerken, haar eigen behoeften en ambities. Om de regieorganisatie vorm te geven, gebruiken wij het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit model leent zich goed om de processen, functies en rollen in te delen en onder te brengen.

Het hoofddoel van een regieorganisatie is het optimaal afstemmen tussen vraag en aanbod van de diensten. In figuur 2 een weergave van het vraag- en aanbodproces in het negenvlaksmodel. Daarin wordt de functieketen zichtbaar, die begint bij de (interne)organisatie en via demandmanagement en supplymanagement eindigt bij de ICT-leverancier.

Figuur 2. Proces Demand Supply

Rollen in de regieorganisatie

In de transitie van een beheerorganisatie naar een regieorganisatie veranderen de rollen van medewerker en management. In figuur 3 worden de rollen getoond die in de ICT-regieorganisatie moeten worden ondergebracht. Hiermee kan de gemeente de relevante verantwoordelijkheden nemen voor vraag en aanbod.

Figuur 3. Rollen binnen de regieorganisatie

Een discussiepunt blijft altijd de Servicedesk. Waar de ene organisatie overtuigd is dat de Servicedesk tot het operationele deel van de organisatie behoort en daarmee ondergebracht wordt bij de leverancier, is de andere organisatie ervan overtuigd dat de Servicedesk het gezicht is van de facilitaire organisatie en moet behoren tot de regieorganisatie. Beide opties zijn mogelijk, waar bij uitbesteding van de Servicedesk deze vervolgens verschuift naar aanbod en onderdeel uit maakt van de Service delivery.

Taken binnen de regieorganisatie

Bij de introductie van de rollen horen ook nieuwe taken. Sommige taken verplaatsen met het outsourcen naar de leverancier, maar hierdoor ontstaan ook nieuwe taken. In figuur 4 een overzicht van taken die er zoal binnen de regieorganisatie ingericht dienen te worden.

Figuur 4. Taken binnen de regieorganisatie

In het overzicht van figuur 4 komen ook taken terug. Hoewel deze in benamingen overeenkomen, is de kans groot dat in aanpak deze taken binnen de regieorganisatie afwijken van de initiële taken die vervult worden in de huidige organisatie. Alle rollen en taken kunnen gefaseerd geïmplementeerd worden. Dit heeft echter tijd nodig. Ook hier weer ons advies: start er zo snel mogelijk mee.

Gevolgen van een regieorganisatie

Als een organisatie ervoor kiest om een regieorganisatie te worden dan heeft dit directe gevolgen voor het personeel. Soms kan dit betekenen dat uitvoerende medewerkers een overstap maken naar de leverancier, maar veelal komt er een verschuiving van competentiegebieden.

De overgang naar een regieorganisatie is dus niet alleen een technische exercitie. Het grootste aandachtsgebied zijn de competentiegebieden en deze hebben personele consequenties. Start dus tijdig met de inventarisatie van de benodigde competenties en bijhorende activiteiten om te bepalen hoe je de bestaande en gevraagde competenties gaat overbruggen. Deze zijn namelijk bepalend voor de transitie die je zal ondergaan.

Tip: neem de tijd en geef het de tijd! Het is een hele omslag voor medewerker en organisatie.

Verder ontwikkelen van een regieorganisatie

Wanneer de regieorganisatie goed functioneert, is de laatste stap het ‘Business-ICT alignment’. Dit is het continu verder ontwikkelen van de ICT-regieorganisatie door het aanscherpen van het vraagmanagement en aanbodmanagement. Dit geeft weer inhoud aan de hoofdtaak van de regieorganisatie: het op elkaar afstemmen van de vraag naar en het aanbod van de diensten.

Meer weten?

Een referentiecasus waarin we organisatie naar regie hebben begeleid is terug te lezen in Gemeente Vught stapt in de cloud.

Telengy-adviseur Femke de Vos is van juni 2018 tot en met 31 december 2018 als regionale projectleider inkoop Wmo aan de slag gegaan. Haar taak was om samen met de regiogemeenten te komen tot een inkoopstrategie voor de inkoop van begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf (Wmo 2015 taken) en bijbehorende noodzakelijke samenwerkingsafspraken.

Terug in de tijd

Eerst even terug in de tijd: in 2015 hebben de gemeenten in de regio Meierij (de gemeenten Boxtel, Haaren, Sint Michielsgestel, Vught, Meierijstad en ’s-Hertogenbosch) hun samenwerking rondom de inkoop van specialistische hulp voor Wmo bekrachtigd in de Samenwerkingsovereenkomst Specialistische hulp Wmo Meierij. Deze regeling loopt tot 1 januari 2020. In juni 2018 is deze samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende inkoopsystematiek geëvalueerd.

Bij de evaluatie van de regionale samenwerking rondom inkoop Wmo is het volgende geconstateerd:

• De gehanteerde samenwerkingsafspraken en inkoopsystematiek hebben ertoe bijgedragen dat de transitie van Wmo naar de gemeenten goed is verlopen.
• De gewenste inhoudelijke vernieuwingen (transformatie) zijn nog onvoldoende zichtbaar.
• De regionale samenwerking is onvoldoende slagvaardig.

Het advies luidde:

“Zorg voor effectievere inkoopafspraken die bijdragen aan het realiseren van de regionale en lokale beleidsdoelstellingen en maak goede afspraken over taken, verantwoordelijkheden, heldere kaders en aansturing voor de regionale inkooporganisatie en de regiogemeenten.”

Naar aanleiding van de evaluatie zijn vervolgens de volgende regionale bestuurlijke uitgangspunten geformuleerd:

1. Ruimte om als gemeenten in te kunnen spelen op vragen die zich voordoen (ruimte voor lokale pilots) en meer ruimte voor tussentijdse toetreding lokale aanbieders.
2. Administratieve eenvoud voor gemeenten, aanbieders, inwoners en toegang waardoor zoveel mogelijk middelen naar de specialistische ondersteuning kunnen.

Proces om te komen tot de inkoopstrategie en centrumregeling

Vervolgens is een ambtelijke werkgroep aan de slag gegaan waarin vertegenwoordigers zaten vanuit de zes gemeenten en vanuit verschillende functies (o.a. beleidsadviseurs, financieel adviseurs en inkoopadviseurs). Deze werkgroep heeft een vertaling gemaakt van leerpunten en bestuurlijke uitgangspunten naar een inkoopstrategie. Daar zijn huidige zorgaanbieders, toegangsmedewerkers en Wmo-adviesraden bij betrokken. In december 2018 heeft dit geleid tot een Regionale Inkoopstrategie Specialistische Ondersteuning 2020-2021 en een daarbij behorende nieuwe Centrumregeling regio Meierij Wmo 2020. Ondertussen zijn deze stukken vastgesteld door alle  colleges van B&W en de gemeenteraden.

Een blik in de inkoopstrategie

De leerpunten uit de evaluatie en bestuurlijke wensen rondom de regionale samenwerking, bekostigingsmethodiek en financieringssystematiek zijn meegenomen bij het opstellen van de inkoopstrategie.

In de inkoopstrategie gaan we uit van:

• Open House als inkoopmethodiek, waarbij we streven naar een beperking van het aantal aanbieders, via het in stand houden en of faciliteren van bepaalde functies van een huidige Wmo-coöperatie;
• een inspanningsbekostiging als financieringssystematiek voor de verschillende hulpvormen en categorieën door middel van een vast bedrag per klant per maand;
• twee keer per jaar een toetredingsmogelijkheid voor nieuwe aanbieders:
• het hanteren van drie hulpvormen (begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf) om in te kopen;
• een overeenkomst voor de duur van twee jaar, met jaarlijks stilzwijgende verlenging.

De echte gewenste veranderingen binnen de zorg (transformatie) waar gemeenten verantwoordelijk voor zijn en naar streven is een lokale, gemeentebrede verantwoordelijkheid. De regionale samenwerking rondom de inkoop van de functies begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf (specialistische ondersteuning) maakt hier maar een klein onderdeel van uit. Specialistische ondersteuning is het sluitstuk in het ondersteuningsaanbod dat gemeenten hun burgers kunnen bieden. De regionale inkoop is daarmee faciliterend aan de transformatie, niet richtinggevend. We vragen wel van aanbieders dat zij deze specialistische ondersteuning op een juiste manier inzetten: dichtbij in de wijk, samen met de (eigen kracht van de) cliënt (en zijn sociaal netwerk). Daarbij moet de ondersteuning niet zwaarder en langer zijn dan nodig. De lokale toegangen krijgen de rol om op cliëntniveau hierop te sturen.

Daarnaast hebben gemeenten de behoefte om zelf lokale projecten of pilots te kunnen starten om invulling te geven aan de gewenste veranderingen. Afhankelijk van het type pilot kan het gaan om gebiedsgerichte experimenten of afspraken met lokale aanbieders die kunnen overlappen met lopende contracten of aanbestedingen. Dit kan, maar onder voorwaarden, afhankelijk van de kenmerken van een pilot en de mate waarin het ingrijpt op de ingekochte hulp.

In de nieuwe centrumregeling wordt door elke gemeente de zorg betaald voor de eigen inwoners op basis van aantallen en komt de huidige financiele solidariteit te vervallen. Dat betekent dat er met name lokaal ingezet wordt op de transformatie: het geschikt en toegankelijk maken van het voorliggend veld voor inwoners met een beperking en een strikte toegangspoortfunctie.

Een blik in de Centrumregeling

De huidige samenwerkingsovereenkomst is een lichte vorm van samenwerken. De gemeenten Boxtel, Haaren, Sint Michielsgestel, Vught, Meierijstad en ‘s-Hertogenbosch waren gezamenlijk verantwoordelijk voor de inkoop en accountmanagement. Vanaf 2020 is het voorstel om te gaan werken met een centrumregeling. Dan wordt gemeente ‘s-Hertogenbosch de centrumgemeente. Er zal door deze centrumregelingsconstructie intensiever worden samengewerkt, zoals ook landelijk wordt aangegeven. De nieuwe centrumregeling Wmo sluit aan bij de gelijktijdig vastgestelde regionale centrumregeling Jeugdzorg.

Uitgangspunt van de centrumregeling is dat de gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de inkoopopdracht aan een onafhankelijke inkooporganisatie en dat een duidelijke scheiding wordt aangebracht tussen inkoop en beleid. Dit is in de voorgelegde centrumregeling geborgd. De regionale inkooporganisatie wordt los van het beleid gepositioneerd en bestaat uit toegewijde professionals met grote deskundigheid die in staat zijn het zakelijk opdrachtgeverschap regionaal vorm te geven. De lokale en regionale rollen worden expliciet gescheiden om onafhankelijkheid te borgen.

Het gezamenlijk vormgeven van de inkoop via de centrumregeling draagt bij aan de vereenvoudiging van de zorg. Daarnaast wordt voor aanbieders helder dat de centrumgemeente ‘s-Hertogenbosch aanspreekpunt is, en dat de inkoop en het contract- en leveranciersmanagement van de zes gemeenten gezamenlijk wordt vormgegeven. Ook hebben gemeenten in de fase van contracteren gezamenlijk een sterkere onderhandelingspositie bij het bepalen van tarief en contract afspraken richting aanbieders van Wmo specialistische ondersteuning, dan wanneer per individuele gemeente gecontracteerd zou worden.

Continuering van de regionale samenwerking bij de inkoop van de gespecialiseerde Wmo voorkomt bureaucratie en zorgt ervoor dat zoveel mogelijk middelen besteed worden aan het doel waarvoor zij beschikbaar worden gesteld, namelijk de hulp en ondersteuning aan onze inwoners.

Monitoring en evaluatie

In de nieuwe Regionale Inkoopstrategie en Centrumregeling worden taken op gebied van monitoring en sturing nadrukkelijk meegenomen. Het gaat hierbij om voortgangsbewaking en het inspelen op (lokale en regionale) ontwikkelingen. Uitgangspunt hierbij is dat de informatievoorziening op regionaal en lokaal niveau wordt ingericht met als doel:

• inzicht te geven aan alle betrokkenen in de Wmo-keten;
• op basis van dit inzicht lokaal sturing mogelijk maken door betrokkenen.

Door een juiste inrichting van de monitoring maakt de regio Meierij het mogelijk om te evalueren of gestelde beleidsdoelen en normen op een efficiënte, effectieve en flexibele wijze worden gerealiseerd.

Tot slot

Nu op naar de voorbereidingen om voor de zomer van 2019 de aanmelddocumenten te publiceren op Tenderned. Verder worden voorbereidingen gestart om de uitvoeringszaken die erbij komen kijken te borgen zodat de toegangsmedewerkers gefaciliteerd zijn om hun werk goed en prettig te kunnen doen voor de inwoners. De betrokkenheid van alle medewerkers was hoog en de kwaliteit van zorg voor inwoners stond en staat voorop in deze regio. Het was mede daarom een mooi en boeiend project om aan mee te mogen werken.

Meer weten?

Wilt u meer weten, neem dan contact op met Femke de Vos via telefoonnummer 06 52 58 57 08 of via e-mail: f.d.vos@telengy.nl.