“De Nederlandse overheid doet veel met data. Alleen komt de overheid vaak nog niet ver genoeg: de juiste randvoorwaarden ontbreken vaak zowel technisch, ethisch als wettelijk, en weinig pilots halen opschaling naar de praktijk. Het wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden. Weinigen staan op de schouders van anderen, omdat ieder project en iedere organisatie in isolatie lijkt te staan”

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Al werken we al jaren met data, het gaat er nu om dat we dit proces automatiseren, optimaliseren en dat we steeds meer verschillende data samenvoegen. Bij veel gemeenten zien wij dat er op verschillende plekken in de gemeente gestart wordt met een pilot of een project met data. Voor ambtenaren, raadsleden en burgers is het vaak niet te achterhalen welke datagedreven projecten zich allemaal ontplooien bij gemeenten, of data verantwoord gebruikt en verwerkt wordt en of beoogde maatschappelijke doelstellingen bereikt worden.

Waarborgen onderlinge samenhang

Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

In dit artikel een eerste aanzet vanuit verschillende perspectieven om grip te krijgen en te houden op de samenhang van dataprojecten in gemeenten waar datagedreven werken wordt ontwikkeld. Deze invalshoeken proberen zoveel mogelijk aan te sluiten bij reguliere gemeentelijke processen en structuren. In de komende reeks van artikelen beschrijf ik de volgende perspectieven:

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

In dit artikel staat grip op datagedreven werken door richting centraal.

Grip door sturen

CDO-office

 “De CDO is aanvoerder van de databeweging en draagt data als belangrijke ‘asset’ van de organisatie uit, zowel intern als extern.”

Onderzoek van ICTU naar de Chief Data Officer

Data is niet alleen technisch of alleen operationeel bruikbaar, data spelen een zodanig grote rol voor het vervullen van maatschappelijke opgave dat deze belegd dient te worden in een strategisch functie, de Chief Data Officer. Het aanstellen van deze rol gaat gepaard met het ontwikkelen een Office of the Chief Data Officer (OCDO). Een volwassen CDO-office is in staat om de behoeften vanuit de primaire processen te verbinden met de data, analyse en IT-skills van een gemeente, zonder de verantwoordelijkheid van een van deze ‘afdelingen’ over te nemen. Kortom één van de eerste stappen voor grip bij datagedreven werken.

Bestuurlijk draagvlak

In het artikel Democratisch Datagedreven Beleid geef ik aan dat bestuurlijk draagvlak onmisbaar is om een datagedreven beleid mogelijk te maken. Gemeente die vooroplopen met datagedreven werken, hebben vrijwel altijd een ambassadeur op bestuurlijk niveau. De directie kan op verschillende wijze bijdragen aan grip op datagedreven werken:

Daarnaast geeft het onderzoek van ICTU aan dat Chief Data Officers het meest succesvol zijn wanneer ze de volledige steun hebben van hun bestuurlijke en ambtelijke eindverantwoordelijken. Immers, het datagedreven werken is een organisatieverandering waarvoor de bestuurlijke en ambtelijke leiding verantwoordelijk voor is.

Bestuurlijke steun, een spraakmakend organisatiebesluit en -mandaat geeft de CDO-office meer grip en geloofwaardigheid in de datagedreven transitie.

Datastrategie

Voor een gemeente is het van belang dat het vanaf het begin duidelijk is hoe er datagedreven wordt gewerkt. Een datastrategie schetst op hoofdlijnen hoe de gemeente kansen om maatschappelijke opgaven met data op een effectieve manier aan te gaan vaker en beter kan realiseren, waarbij risico’s van datagebruik goed worden afgewogen. Een strategie zorgt ervoor dat we handelen vanuit één gezamenlijke idee voorbij ongestructureerd data- pilots en projecten. In de strategie staan gedeelde voorwaarden om zowel experimenten uit te kunnen voeren als op te schalen.

Kaderstelling

Wanneer datagedreven werken genoemd wordt is de reactie al snel: risico’s. De gemeenteraad dient te worden gevraagd welk risico’s zij durft te nemen met het middel datagedreven werken om de gestelde doelstellingen te bereiken. Uit onderzoek van het Rhatenau Instituut blijkt dat de gemeenteraad goede voorlichting kan gebruiken wanneer het om digitaliseringsvraagstukken gaat.

Bij het vormen van een kader kunnen gemeenteraden gebruik maken van het instrument van de Utrechtse Dataschool: de DataWijzer. Op deze manier kunnen raadsleden en daarmee partijen een beeld-, oordeel, en besluitvormen over de kaders waarbinnen datagedreven werken mag en kan plaatsvinden.

Bronnen

De inspiratie voor de serie Grip op datagedreven werken heb ik gehaald uit de presentatie van Ger Manders over Governance in Samenwerking bij de Telengy Academy. Daarnaast heeft Ger extra bijgedragen met een scherpe blik en constructieve feedback.

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte. Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte. Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rijksoverheid. NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• U.S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer

Meer weten?

“Diverse maatschappelijke ethische vragen, bijvoorbeeld over inzicht in algoritmen of een eerlijke data-economie, staan veel nadrukkelijker op de agenda… Op andere terreinen zijn thema’s wel geagendeerd, maar nog niet vertaald naar concrete beleidsmaatregelen.”

Kool, L., E. Dujso, en R. van Est (2018).

Het is een zoektocht op welke wijze datagerelateerde (ethische) vraagstukken vertaald kunnen worden naar beleid. Er kunnen verschillende oorzaken aangedragen worden waarom dit lastig is: gebrek aan kennis, ontbrekende wet- en regelgeving, een andere focus of diffuse verantwoordelijkheid. Voor datagedreven werken waar inwoners en publieke waarden centraal staan, is democratisch datagedreven beleid essentieel. In dit artikel staat een aantal aanbevelingen om dat te organiseren.

Hoofdrolspelers in beleid

Bestuurlijk draagvlak is onmisbaar om een democratisch datagedreven beleid mogelijk te maken. Organisaties die vooroplopen met datagedreven werken, hebben vrijwel altijd een ambassadeur op bestuurlijk niveau. Een ambassadeur kan vanuit een maatschappelijke vraag betrokken zijn bij een dataproject. Hij/zij kan de andere bestuurders en de samenleving voorlichten wat de meerwaarde van een datagedreven project is. Voor de ambtelijke organisatie is dit vaak de portefeuillehouder. Hij of zij is verantwoordelijk voor het verbinden van datagedreven werken aan beleidsdoelen en daarmee maatschappelijke vraagstukken. Hierdoor wordt het onderwerp meer grijpbaar voor de hele organisatie.

De tweede groep die geïdentificeerd kan worden, zijn de belanghebbenden. Wanneer we datagedreven werken op een democratische wijze willen ontwikkelen en implementeren, kunnen we hun waarden, belangen, verwachtingen en zorgen beter in het ontwerp meenemen. Bovendien draagt participatie van gebruikers bij aan hun begrip van de technologie (en bijbehorende regelgeving). Dit verstevigt de kennisbasis van beleidsmakers en ontwikkelaars en bevordert de acceptatie en legitimiteit van overheidsbeslissingen.

De gemeenteraad, zoals ik in mijn vorige artikel bepleitte, is verantwoordelijk voor de ethische kaders van datagedreven werken bij gemeenten. In de volgende paragraaf hoe de raad ondersteund kan worden tot het komen tot kaders.

Volksvertegenwoordigers aan zet

Het onderwerp moet duidelijk op de kaart staan. Bij de gemeente Kapelle was de aanleiding een  beeldvormende informerende sessie waarin de rol van de volksvertegenwoordigers centraal stond in het bewaken van de publieke waarden bij datagedreven plannen van de gemeente. Bij de gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch ontstond urgentie door de volgende vragen van de rekenkamer:

1. Bent u als raad voldoende op de hoogte op welke beleidsterreinen (welke) data analyses worden uitgevoerd, wat het doel is van deze analyses, en in hoeverre geautomatiseerde beslisregels (algoritmen) worden gebruikt?
2. Onderschrijft u de stelling dat er kaders ontbreken op basis waarvan het college tot politiek gedragen uitvoering kan komen waar het de toepassing betreft van complexe data analyses en algoritmen m.b.t. de realisatie van beleidsdoelstellingen? Bent u het met de rekenkamercommissie eens dat er een verantwoordelijkheid voor de raad is om kaders te stellen aan het gebruik van data-analyses en algoritmen door de gemeente?
3. Onder welke voorwaarden vindt u het acceptabel dat er voor de uitvoering en ontwikkeling van beleid gebruik wordt gemaakt van complexe data-analyses en algoritmen? Wat vindt u echt niet acceptabel en wat wel?Eventuele hulpvragen hierbij:
   • Welke eisen moeten gesteld worden aan algoritmes die worden gebruikt?
   • In hoeverre heeft de burger zicht en invloed op de gegevens die over hem/haar worden verzameld door de gemeente?
   • Met wie mag de gemeente data delen?
   • Onder welke voorwaarden mogen data van externe partijen (die misschien de grenzen van het mogelijke opzoeken) worden gebruikt?
4. Vindt u, met ons, dat u voor de invulling van uw kaderstellende en controlerende taken, op dit onderwerp, inzicht nodig heeft in:
   • Welke gemeentelijke data-projecten er lopen?
   • Waarom deze projecten lopen (oftewel: wat is de initiële doelstellingen en waarom wordt hiervoor gebruik gemaakt dan data)?
   • Welke data er, op hoofdlijnen, gebruikt worden in deze projecten?

Denkramen, kaders en controlemechanieken

Bovenstaande vragen verplaatsen het gesprek van het ingewikkelde en technisch thema naar de juiste vragen stellen en maatschappelijke vraagstukken. Om deze vraagstukken goed te beantwoorden hebben raadsleden denkramen, controlemechanieken en het ethische kaders nodig. Zij kunnen bijvoorbeeld gewezen worden op:

• Het denkraam van het Rhatenau Instituut gepresenteerd in het rapport Raad weten met digitalisering;
• De DataWijzer voor gemeenteraadsleden van de Utrechtste Data School en de rekenkamercommissie van ’s-Hertogenbosch.

Uiteindelijk moeten kaders, al dan niet met hulp, ontwikkeld en vastgesteld worden. Digitalisering en datagedreven werken blijven uitermate complexe thema’s. Om het college en de gemeenteraad gevraagd en ongevraagd te ondersteunen, start een aantal gemeenten experimenten met een ethische adviescommissie. Gemeente Utrecht, Eindhoven, Amersfoort en Enschede geven hier op verschillende wijze invulling aan. Sommige gemeenten werken bijvoorbeeld met hoogleraren en andere met experts uit het werkveld.

Datagedreven projecten staan voor veel gemeenten nog in de beginfase. De komende jaren zullen deze projecten en de bijbehorende technologie exponentieel groeien. Een analyse van de gemeenteraad voor elk project is in de toekomst niet werkbaar en tijdrovend.  De raad moet bij de ontwikkeling van datagedreven werken en de bijbehorende nieuwe technologieën een waardenkader afwegen, zodat het college en de ambtelijke organisatie dit kan vertalen naar beleid en de raad vervolgens de uitvoering kan controleren.

 Invloed op datagedreven werken

Een krachtig mechanisme van de gemeenteraad is zeggenschap over de financiële middelen. De gemeenteraad kan eisen aan projecten stellen aan datagedreven projecten en alleen middelen beschikbaar stellen wanneer maatschappelijke meerwaarde en oog voor maatschappelijk ethische kwesties is bewezen.

Grotere gemeenten ontwikkelen nu al strategieën en visies op gebruik van data. Een goed voorbeeld hiervan is:

• de Datastrategie: Datagedreven werken voor onze stad, van de gemeente Den Haag;
• de Visie: Digitale Stad 2021-2025 van de gemeente Utrecht.

Om meer zichtbaarheid te geven aan het beleid, kan de ambtelijke organisatie datagedreven werken opnemen in het informatiebeleidsplan. Niet alleen een paragraaf over de technologie en investeringskosten, maar ook de maatschappelijke impact en ethische effecten. Daarnaast doet de gemeente er verstandig aan om bij datagedreven projecten doelen te vertalen naar KPI’s om inzichtelijk te maken wat een project bereikt en analyses met voorziene en potentiële effecten toe te voegen.

Beleid communiceren naar de praktijk

Wanneer de richtlijnen, het beleid en het ethisch kader ontwikkeld zijn, moet er vorm worden gegeven aan het beleid. Voor de ambtelijke organisatie is ethiek vaak nieuw. Bespreek met de ambtelijke organisatie de professionele afwegingen, welke verantwoordelijkheid bij de ambtenaar ligt en wat aan de politiek is. Leer ethische problemen in dataprojecten, datamanagement en databeleid te herkennen door De Ethische Data Assistent (DEDA) te gebruiken van de Utrechtste Data School.

Vertaal beleid naar een handzaam en werkbare documenten, templates of sjablonen. Waardoor bij ieder dataproject de ethiek en de maatschappelijk impact vooraf centraal staat en achteraf gecontroleerd kan worden of hiernaar gehandeld is.

Tot slot transparantie

Transparantie en het afleggen van verantwoording zijn essentieel voor goed openbaar bestuur. Dit geldt zeker ook bij democratisch datagedreven werken. Transparantie zorgt er onder andere voor dat burgers voor hun rechten kunnen opkomen. Alleen met goed inzicht in datagedreven projecten, kunnen zij controleren of deze in lijn is met wat zij belangrijk vinden. Transparantie kan deels al worden geborgd in het ontwerp. Afhankelijk van de gebruikte technologie kan er over verschillende zaken, op de juiste manier verantwoording worden afgelegd. Een goed voorbeeld is het algoritmeregister van de gemeente Amsterdam, bij het gebruik van algoritmes, waar de inwoners mogen weten welke algoritmes de gemeente Amsterdam gebruikt bij gemeentelijke dienstverlening. Per algoritme wordt de algemene informatie over de bedoeling en werking van het algoritme inclusief de meer gedetailleerde technische informatie gemeld.

Nu kunnen we met zijn allen aan de slag met datagedreven beleid voor de inwoners van de gemeente. 

Alle theoretische kennis in dit stuk heb ik te danken aan de volgende bronnen:

• De Utrechtste Data School: De Ethische Data Assistent (DEDA).
• Digitale Overheid: Toolbox Datagedreven werken.
• Gemeente Amsterdam: Algoritmeregister.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad.
• Gemeente Utrecht: Visie digitale stad, 2021-2025.
• Kool, L., E. Dujso, en R. van Est (2018). Doelgericht digitaliseren – Hoe Nederland werkt aan een digitale transitie waarin mensen en waarden centraal staan. Den Haag: Rathenau Instituut
• Longread website Rathenau Instituut ‘Hoe beschermen gemeenten publieke waarden in de slimme stad?’
• Rathenau Instituut (2020): Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rekenkamercommissie ’s Hertogenbosch: Discussienotitie Verantwoord datagebruik en de rol van de raad.
• VNG realisatie: Principes voor een digitale samenleving.
• Ottens, D., R. (2021) Datagedreven werken en de Angst voor de Raad.
• De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken door 25 jaar ervaring van Telengy-collega’s bij gemeenten en mijn eigen gemeentelijke ervaringen.

Meer weten?

“Ik roep ambtelijk Nederland op de politiek meer te betrekken bij datagedreven werken en dit niet alleen te zien als uitvoerende taak.”

De gemeente heeft behoefte aan informatie: we willen bijvoorbeeld weten hoeveel afval er wordt verwerkt, op welke wijze er hulp wordt geboden door het sociaal domein en hoeveel geld er wordt uitgegeven aan veiligheid. Om deze informatie te verkrijgen, maken we bij gemeenten steeds meer gebruik van datagedreven technologie. Deze technologie heeft veel voordelen, maar het is ook een middel waarbij de impact vaak verder reikt dan waar het in eerste instantie voor bedoeld is. De publieke waarden van burgers worden hierdoor geraakt (privacy, autonomie, veiligheid, controle over technologie, menselijke waardigheid, rechtvaardigheid en machtsverhoudingen). Het beschermen van deze publieke waarden is de verantwoordelijkheid van lokale volksvertegenwoordigers. Zij stellen kaders op over welke wijze datagedreven technologie onze leefwereld mag bepalen. Helaas gebeurt dit niet altijd; datagedreven werken wordt vaak gezien als ‘bedrijfsvoering’ en is daarmee van de ambtelijke organisatie. Handig om dit op deze wijze praktisch te organiseren, maar dit is niet de plek om kaders te stellen over de invloed van datagedreven technologie op onze leefwereld.

Datagedreven werken en onze leefwereld

Datagedreven werken is in hoge mate wederkerig;

• de uitkomsten van een datagedreven project: het meten van veel overlast in een wijk; 
• kan ons handelen en beleid beïnvloeden: inzetten meer handhaving of politiecontrole met een streng beleid;
• waardoor de leefwereld kan veranderen: meer boetes en arrestaties in die betreffende wijk;
• waarmee de data wederom verandert: meer meldingen van geweld en agressie;
• etc.

De inwerking van datagedreven werken op onze publieke waarden en onze leefwereld heeft invloed op inwoners. Inwoners die als individu weinig zicht hebben op:

• wat er gebeurt bij de gemeente met gegevens;
• welke processen van toepassing zijn;
• welke keuzes voor hen gemaakt worden;
• welke manier deze keuzes gemaakt worden.

Diegenen die aan de lat staan om datagedreven werken in goede banen te leiden zijn de Nederlandse lokale volksvertegenwoordigers, gemeenteraadsleden.

Politieke focus

Gemeenteraadsleden moeten kaders stellen en kritische vragen stellen bij de uitvoering waarbinnen de gemeentelijke organisatie datagedreven mag en kan handelen. Gemeenteraadsleden hebben het vaak druk, wachten op landelijke wet- en regelgeving en beschouwen datagedreven werken als digitalisering. Het Rhatenau Instituut (2020) stelt de volgende redenen vast waarom er weinig aandacht is voor digitalisering:

• Raadsleden zijn zich weinig bewust van de impact van digitalisering. Het ontbreekt hen aan inzicht in de mogelijke effecten.
• Raadsleden zien digitalisering vaak als een ingewikkeld en technisch thema en krijgen er moeilijk vat op. Hun primaire interesse ligt bij maatschappelijke thema’s.
• Wethouders vinden de betrokkenheid van raadsleden belangrijk, maar willen niet dat raadsleden op de stoel van de wethouder gaan zitten. Vaak zien zij digitalisering als beleidsuitvoering, en daar gaan zij over.

Schuwe ambtenaren

Het gebrek aan focus van de politiek is één kant van het verhaal. Het laatste punt van de vorige paragraaf heeft betrekking op de ambtelijke organisatie. De wethouder en ambtenaren hebben naar mijn mening gelijk dat zij verantwoordelijk zijn voor de organisatie van datagedreven werken, maar zij vertegenwoordigen geenszins de bevolking om te mogen bepalen wat de ethische kaders zijn waarbinnen datagedreven werken mag plaatsvinden. In de praktijk is te zien dat ambtelijke afdelingen het oordeel van gemeenteraden schuwen om geen moeilijke en/of kritische vragen te hoeven beantwoorden of te moeten wachten op het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. Het is praktischer om het onderwerp als een ambtelijke aangelegenheid te zien. De uitkomst kan zijn dat er ongecontroleerd data wordt verzameld en informatie wordt geleverd door de organisatie voor de organisatie en het bestuur, zonder dat de maatschappelijke impact is afgewogen door de gemeenteraadsleden.

Debat over normatieve kaders

Al eerder werd benoemd dat bij dataprojecten publieke waarden raakt en het steeds een afweging is in hoeverre dat wenselijk is. Informatie over inwoners raakt vaak de publieke waarden van inwoners. Denk aan het verzamelen van data voor surveillance waarbij veel data van onschuldige mensen wordt verzameld of een systeem voor vroeg signalering die via het combineren van verschillende databronnen de financiële situatie van inwoners analyseert. Deze voorbeelden kunnen leiden tot een verlies aan controle over data, discriminatie of gebrek aan controle over technologie. De politiek zou zich verschillende vragen moeten stellen of bijvoorbeeld in het eerste geval de privacy mag wijken voor de veiligheid van de inwoners. De afweging van deze publieke waarden hangt af van de normatieve kaders van de individuele volksvertegenwoordigers. De individuele kaders horen afgewogen te worden in een debat zodat er een gemeentelijke norm of waarden kader ontstaat. Uiteindelijk zorgt dit voor een responsief beleid waaraan ambtenaren, die de dataprojecten uitvoeren, zich kunnen conformeren.

Reactie van Fons Naterop, burgemeester van de gemeente Kapelle

“De gemeente levert meer dan 140 heterogeen samengestelde (hoofd)producten en diensten aan haar inwoners met ieder een eigen, vaak verticaal georganiseerde, informatiestroom. Met andere woorden de linkerhand weet soms niet wat de rechterhand doet terwijl we een organisatie zijn.

Hoog tijd om met datagedreven werken de horizontale verbanden aan te leggen. Niet alleen binnen de eigen organisatie maar zeker ook met andere publieke instellingen.

Denk bijvoorbeeld aan criminaliteitsbestrijding met politie, justitie, belastingdienst enz.

Bestuurlijk moet dat de komende jaren gefaciliteerd worden. De gemeenteraden horen daar in mee genomen te worden. Dit kan door aan de voorkant een handelingskader vast te stellen dat ook kan dienen als toetsingskader voor de controlerende taak van de raad.

Dit kader geeft de bestuurder en de organisatie de ruimte om de noodzakelijke stappen te maken.”

Tot slot

Omarm de politiek en geef de gemeenteraad zijn verantwoordelijkheid bij het organiseren van datagedreven werken. Vanuit de ambtelijke organisatie betekent dit toenadering zoeken tot de politiek, dit zorgt voor een gedegen en transparant beleid waar keuzes aan de voorkant door volksvertegenwoordigers worden gemaakt. Op deze manier geven we als betrouwbare en meest nabije overheid invulling aan het debat over ethisch verantwoord omgaan met de gegevens van onze inwoners.

Op welke manier de ambtelijke organisatie en de politiek samen beter kunnen optrekken in het vormgeven van democratisch datagedreven beleid leest u volgende maand meer.

Bronnen

Alle theoretische kennis in dit stuk heb ik te danken aan het Rhatenau Instituut vanuit de volgende bronnen:

• Longread website Rathenau Instituut ‘Hoe beschermen gemeenten publieke waarden in de slimme stad?’
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken door 25 jaar ervaring van Telengy-collega’s bij gemeenten en de gesprekken met en feedback van Linda van Duiven-Van Dijk, Jolanda Boer en Fons Naterop.

Meer weten?

Een onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet is voor de meeste lokale overheden het inrichten van een nieuw VTH-systeem. De implementatie betekent veel werk voor de projectleiders en de functioneel beheerders:

• Verschillende afdelingen van de organisatie moeten bijdragen leveren.
• Koppelingen moeten gelegd worden met andere systemen.
• Derden moeten wel/niet toegang krijgen en aangesloten worden.
• Aansluiting op het DSO moet gerealiseerd worden.

Dit is nog maar een fractie van de werkzaamheden die de organisatie moet uitvoeren naast de reguliere werkzaamheden. In de praktijk zien we dat het helpt om losse onderdelen zorgeloos uit te kunnen besteden. Een afgekaderd project is het ontwikkelen en inrichten van sjablonen in het nieuwe VTH systeem.

Binnen Telengy hebben we een aanpak ontwikkeld waarbij een groep functioneel beheerders binnen enkele dagen alle sjablonen ontwikkelt en inricht. Dit pakken we op de volgende wijze aan:

Point of contact

De vraag van de organisatie komt binnen bij één functioneel coördinator, zij is het aanspreekpunt voor de organisatie. Zij heeft wekelijks een overleg met de verantwoordelijke functioneel beheerders en de afgevaardigde key-users van de sjablonen. Na het bestuderen van de sjablonen die op de rol staan om omgezet te worden zal het eerste overleg gaan over eisen en wensen van de inrichting. Vragen richten zich bijvoorbeeld op:

• de beschikbare huisstijlen;
• standaarden en terugkomende elementen;
• wie mandaat heeft om te ondertekenen;
• welke slimme oplossingen zijn wel of niet gewenst;
• moet een matrix in een huidig sjabloon meegenomen worden of mag deze omgezet worden naar platte tekst;
• welke meta-data beschikbaar is.

Prioriteren en samenvoegen

De functioneel coördinator neemt de antwoorden mee naar het functioneel beheerders team. De volgende stap is prioriteren en samenvoegen. In een workshop wordt gekeken waar de slimme oplossingen zitten, wat eerst kan en waar de organisatie zelf keuzes in kan maken.

Sprints

Kort cyclisch begint het team te bouwen. Wekelijks levert het team de sjablonen op die de functioneel coördinator als testversie wekelijks oplevert bij de opdrachtgevende organisatie (review sessie). De organisatie heeft een week om de sjablonen te testen, opmerkingen en wensen op te schrijven en het sjabloon te beoordelen. De volgende weekreview worden de op- en aanmerkingen in ontvangst genomen en de volgende set sjablonen opgeleverd

Nazorg

Na een maand zijn alle sjablonen ingericht in het systeem, het team begint er mee te werken en is tevreden, of niet?! Het helpt om realistisch te zijn, processen veranderen en de sjablonen moeten aangepast worden. Het is van belang dat de functioneel beheerder goed op de hoogte is op welke wijze de sjablonen zijn opgebouwd en aangepast kunnen worden. Dit kan op twee manieren:

1. Een halve dag opleiding bij de oplevering van de sjablonen, waar de functioneel beheerder uitgebreid geïnstrueerd wordt over de sjablonen van de organisatie, de inrichting en aanpassingsmogelijkheden.
2. Een andere mogelijkheid is om de maanden na de oplevering maandelijks een moment te plannen om de sjablonen aan te passen en vragen te beantwoorden.

Conclusie

Het inrichten van nieuwe VTH-systemen kost veel tijd van de eigen organisatie, veel van de taken kunnen niet zorgeloos worden ondergebracht bij een andere partij. Het ontwikkelen en inrichten van sjablonen wel! Met veel contactmomenten en één aanspreekpunt houdt u regie en zorgt u ervoor dat er niets ontwikkeld wordt wat niet past de organisatie.

Verhalen uit de praktijk?

Voor een verhaal uit de praktijk kunt u gerust contact opnnemen met functioneel coördinator Teuntje Brouns.

Meer weten?

Opeens zit ik thuis met een laptop en mijn mobiel. Alle deuren gaan dicht, maar thuis gaan alle kanalen open. Terwijl half Nederland minder kan werken, merk ik dat er een enorme efficiëntie slag plaatsvindt. Waar ik vroeger vaak 4 uren per dag in de auto zat naar verschillende klanten, speelt zich nu alles af in de tuin van mijn woning.

Effectief vergaderen

De vergadertips kennen we allemaal; stel een goede agenda op, benoem een procesbegeleider, benoem doelen van punten en bepaal in welke mate er besluiten over genomen moeten worden. Toch plannen we vaak een vergadering van 1 of meerdere uren. Nu ik thuiswerk wordt er vergaderd in 30 minuten, hoe komt dit toch?

• Het vragen of het goed met iedereen gaat is digitaal minder uitgebreid. Korte antwoorden zijn vaak goed genoeg.
• We wachten tot de ander uitgesproken is, door elkaar praten werkt gewoonweg niet.
• De procesbegeleider krijgt een veel dominantere rol en kan de agenda beter bewaken.
• Als iemand wordt gestoord, hoeft hij niet uit de ruimte weg te lopen, maar zet hij zijn geluid op stil.

Tijd voor het werk

Op kantoor wordt er steeds aandacht van je gevraagd; ‘wil je nog koffie, wie is de nieuwe buurman, heb jij vanmiddag nog een vergadering?’ Thuis kan de telefoon op niet storen zetten en e-mail uit. Zo maak ik eindelijk het werk volledig af, inclusief de normaal ophopende administratie.

E-mailen en administreren

Waar ik vroeger een vraag stelde aan mijn collega’s, stuur ik een nu een e-mail. Dit heeft zijn voordelen;

• Mijn vraagstelling is beter geformuleerd en meer uitputtend.
• De antwoorden staan gelijk geregistreerd en kan ik makkelijk hergebruiken in stukken.

Organiseren van werkzaamheden

Er ontstaat bij mij en mijn collega’s een betere organisatie van werkzaamheden. Er wordt zelfs ingelopen op de enorme to-do lijsten van mensen. Door het verminderen van de interpersoonlijke contacten worden taken sneller uitgevoerd.

Logistieke besparing

Ik sta op, douche en trek een comfortabele trui en spijkerbroek aan. Geen overhemden strijken, niet het baardje bijwerken en de schoenen even poetsen (bespaart op voorbereidingstijd 30 minuten). Daarna loop ik naar beneden, ontbijt en sla de laptop open (bespaart reistijd 90 minuten). Twee uren die ik nu aan directe werkzaamheden kan besteden.

Vitaal rondje lopen

Rond het kantoorpand ligt de snelweg en een saaie woonwijk. Niet een uitnodiging om in de middag een rondje te gaan lopen. Thuis woon ik in het mooie groen. Ik ren een uurtje of wandel met de hond. Daarna ga ik een stuk aangenamer en met meer energie aan het werk.

Conclusie

Eerlijk moet ik bekennen dat de laatste week de wasmachine wel meer draait en het stoepje goed geveegd is. Daarnaast mis ik de energie van mijn ondernemende collega’s die vaak mijn ideeën net iets helderder en scherper maken.

Conclusie; thuis werk ik effectief, maar ik heb jullie wel nodig collega’s!

Wat zijn volgens jou de voordelen?

Gemeenten hebben snel geanticipeerd op het thuiswerken en projecten worden weer opgepakt. Ook nieuwe projecten worden opgestart die ook vitaal zijn voor het thuiswerken.

Onze adviseur Frank Huijbregts start in de gemeente Gemert-Bakel met het aanbesteden en het implementeren van een ESB.

Naast de extra werkzaamheden in het sociaal domein blijft privacy daar een aandachtspunt. In de gemeente Asten gaan Wouter Le Febre en Femke de Vos aan de slag met dit onderwerp.

Tenslotte is het leuk om te melden dat er door het digitaal werken steeds meer behoefte is aan iCoaches. Ajmal gaat vanaf huis gebruikers ondersteunen bij de livegang van VTH-applicaties.

Nu zien we het belang van ons vakgebied informatievoorziening. Samen met klanten bekijken we de mogelijkheden voor thuiswerken. Alle andere ontwikkelingen liggen ook niet stil. Vooral op het gebied van de Omgevingswet blijven gemeenten goed doorzetten in deze nieuwe situatie.

Zo zijn Ajmal Khan Sayedi en Jorn Berentsen gestart bij twee opdrachtgevers; de Veiligheidsregio Hollands Midden en de gemeente Drimmelen met het inrichten van de nieuwe applicaties. Ook Ton de Wit begeleidt MijnGemeenteDichtbij richting 1 januari 2020. Peter ter Telgte ondersteunt gemeenten bij de aansluiting op het DSO vanuit VNG Realisatie.

Tenslotte ondersteunt Dirk Moree ArchiXL met  de implementatie van de Softwarecatalogus.

Ik wens u een productieve maand toe.

Nu we allemaal écht aan de slag zijn gegaan met de omgevingswet zien we dat ook terug in de opdrachten, maar ook andere ontwikkelingen zijn onder de aandacht zoals de transitie naar de cloud en het mogelijk gebruik van Common Ground.

Als voorbeeld start Frank Huijbregts voor de Werkorganisatie Duivenvoorde met het schrijven van een cloud-strategie. Dit om de nieuw aan te besteden ICT-infrastructuur onder te brengen in “de cloud”.

Belastingkantoor GBLT is een pilot gestart met het effectiever delen van gegevens. Common Ground zou hier een methode voor kunnen zijn. Als ICT-architect ontwikkelt Arjan Kloosterboer mee aan deze opgave.

Arno van Waesberghe en Dimphy Severijnen hebben zich nu ook definitief op het onderwerp Omgevingswet gestort. Arno gaat het komende jaar aan het werk als projectmanager DSO bij de gemeente Zeist. Dimphy is begonnen als functioneel beheerder VTH-applicatie bij de gemeente Eindhoven.

Een nieuw decennium. Na een ontspannen jaarwisseling is het aanpoten voor de Telengy-adviseurs. Er staan ontzettend veel nieuwe wetten klaar, innoveren is tegenwoordig meer een must dan een pré en dan verplaatst het werk zich ook nog meer naar de keten; hierdoor is samenwerken onoverkomelijk. Enkele bijzondere projecten van de komende tijd:

• Ton de Wit blijft doorgaan met het uitvoeren van impactanalyses bij gemeenten om hen voor te bereiden op de Omgevingswet. Komende maand start er één bij de gemeente Kapelle.
• Monique Verbeeten start een verkenning voor een vergadertool bij DSM Pension Services (DPS). Deze organisatie voert de pensioenregelingen uit van SPF en van Pensioenfonds DSM Nederland (PDN).
• De samenwerking met de Veiligheidsregio Midden-West Brabant blijft nog even bestaan. Frank Huijbregts is voor de komende maanden verlengd als projectregisseur implementatie TIS.

De laatste maanden van het jaar zijn de drukste maanden van het jaar. Sommige adviseurs hebben altijd nog een stukje week over om te adviseren:

• Henk Albers heeft uitvoerig gesproken met Servicecentrum MER over de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering. Henk is inmiddels gestart als Programmamanager I&A.
• Luc Aarts lijkt een vast katern te krijgen in Ondertussen in…! Gemeente Zevenaar heeft hem gevraagd om advies te geven rondom data.
• Dat de omgevingswet nu echt onder de aandacht is gekomen bij gemeenten en dat zij hier hard aan werken mag nu wel duidelijk zijn. Arjan Kloosterboer is hier dan ook druk mee. Met de vernieuwde impactanalyse helpt hij de gemeente Zutphen op weg.
• Femke de Vos wordt nu ook gevraagd als spreker met het onderwerp: “Mindfuck in de zorg”. Zij staat bij Dedoreon op het congres.

Bijna het einde van een bevlogen jaar.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode.

Een drukke maand voor de adviseurs. In verschillende windstreken gaan zij aan de slag.  

Eric Leroi start in het noorden van Nederland, de gemeente Groningen. Samen met Geon voert hij een audit uit op de basisregistraties.  

Aan de andere kant van het land, in de gemeente Kapelle, begint Luc Aarts met zijn onderzoek naar geo-informatie. Luc beschrijft hier de nieuwste en komende ontwikkeling op geo-gebied en adviseert op welke wijze de gemeente Kapelle hierop kan inspelen.  

Wouter le Febre is de laatste maanden voornamelijk in gemeente Rotterdam te vinden. Daarnaast is hij gevraagd om ondersteunend advies te geven in de gemeente Beuningen rondom privacy. Een gemeente die hij al kent en waar hij graag het land voor doorreist.  

Ten slotte heeft Anouk Kersten de afgelopen maanden van Eindhoven naar GR de Bevelanden gereisd. Nu kan zij eindelijk een keer met de fiets naar de opdracht, zij start bij de gemeente Oirschot met de implementatie van de Wet verplichte GGZ (Wvggz) en Wet zorg en dwang (Wzd).  

Meer weten?